Inscription en ligne aux missions commerciales du Canada
Sommaire exécutif
Le rôle principal de la Direction des missions commerciales internationales (BTM) du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international du Canada (MAECI) consiste à assurer la planification, la coordination et le bon déroulement des missions commerciales à l’étranger dirigées par le premier ministre, le ministre du Commerce international et/ou de hauts fonctionnaires du Ministère pour le compte du MAECI. Pour l’organisation des missions commerciales, la Direction communique avec des intervenants, auxquels elle formule des conseils, tels que le Bureau du Conseil privé, le Cabinet du ministre du Commerce international, la haute gestion, diverses directions et missions à l’étranger ainsi que d’autres ministères et organismes fédéraux, les gouvernements provinciaux et territoriaux et, surtout, les milieux d’affaires canadiens.
Outre la coordination des missions commerciales internationales, la Direction est également chargée de projets particuliers, tels que la participation du Canada à la réunion annuelle du Forum économique mondial (FEM) à Davos, en Suisse; la mise en place d’un nouveau programme de reconnaissance des entreprises appelé à remplacer le Programme de Prix d'excellence à l'exportation canadienne et d’autres projets du Ministère, selon le cas.
En vue de recruter des sociétés pour les missions commerciales du Canada, BTM consulte diverses sources afin de recenser des noms d’entreprises (notamment, le nom d’une personne–ressource au sein de l’organisation, une adresse électronique, l’adresse professionnelle de l’entreprise, etc.) et se met en relation avec des associations d’entreprises susceptibles d’être intéressées par la destination prévue ou le secteur visé par la mission commerciale. Ces renseignements sont généralement recueillis auprès des missions du Canada à l’étranger ou d’autres ministères fédéraux, mais il arrive que d’autres entités, comme des associations professionnelles, souhaitent communiquer la liste de leurs membres et d’autres listes accessibles au public (p. ex.,leurs sitesWeb). La plupart du temps, ces renseignements sont transmis sous la forme de tableurs électroniques qui nous sont envoyés par courriel.
Après avoir reçu notre invitation, les entreprises ayant manifesté leur intérêt pour la mission commerciale prévue recevront un dossier d’inscription à remplir. Avec leur consentement, un répertoire des participants est imprimé, et les profils des sociétés sont affichés sur le siteWeb du MAECI.
BTM dispose de très peu de temps pour organiser ces missions. La plupart du temps, elles ne sont approuvées que deux mois avant leur déroulement, ce qui laisse peu de temps pour les préparatifs. Il faut donc réunir de l’information en un temps record. Il est donc impossible d’obtenir l’autorisation et de demander le consentement de toutes les personnes–ressources de la liste relativement à l’utilisation des renseignements les concernant.
Description des éléments de données
La section suivante consiste en une liste de tous les renseignements recueillis en vue d’une mission commerciale et de tous les événements associés organisés par la Direction des missions commerciales internationales (BTM). Pour chaque section de cette liste, le motif pour lequel le renseignement est demandé, le type de renseignement demandé, la forme sous laquelle il est gardé et la période durant laquelle il sera conservé sont indiqués.
a) Dossier d’inscription
Motif
Les représentants de l’entreprise remplissent ce dossier d’inscription pour transmettre à BTM les coordonnées d’une personne–ressource, ainsi que des renseignements sur l’entreprise et sur le mode de paiement choisi.
Format(s)
Les représentants de l’entreprise sont priés de renvoyer l’original du dossier d’inscription dûment rempli à BTM (il peut être envoyé par télécopie dans un premier temps, mais l’original doit être envoyé par la poste). Nos agents de développement des affaires conservent un exemplaire du dossier rempli dans leurs dossiers.
Durée de conservation
Exemplaires papier : deux ans
Version électronique : s/o
Éléments du dossier d’inscription
- Nom de l’entreprise
- Adresse postale de l’entreprise (siège social)
- Numéros de téléphone et de télécopieur de l’entreprise
- Adresse électronique et site Web de l’entreprise
- Nom du représentant de l’entrepriseTitre du représentant de l’entrepriseAdresse postale du représentant de l’entreprise (si elle est différente de celle du siège social)
- Numéros de téléphone et de télécopieur du représentant de l’entreprise (s’ils sont différents de ceux du siège social)
- Adresse électronique du représentant de l’entrepriseLangue de correspondance souhaitée par le représentant de l’entreprise
- Expérience de la société en matière d’exportation (prête à exporter, expérimentée, déjà active sur ce marché)Attentes/intérêts/objectifs dans le ou les pays de destinationType d’entreprise (petite ou moyenne entreprise, entreprise autochtone, tenue par des femmes ou gérée par de jeunes entrepreneurs)Principal secteur d’activité de l’entrepriseProfil de la société (description en 150mots des activités commerciales de l’organisation, de ses produits ou de ses services)
- Villes qui seront visitées au cours de la mission commercialeCoordonnées de la personne–ressource dans les villes citées (si l’entreprise prend ses propres dispositions pour l’hébergement)
- Si le représentant de l’entreprise souhaite que BTM se charge des réservations hôtelières : Dates d’arrivée et de départ; Type de chambre;
- Renseignements sur la carte de crédit (formulaire d’autorisation de paiement);
- Renseignements sur le passeport; Renseignements sur le visa (le cas échéant); Autres exigences/besoins
- Renseignements sur les personnes à inviter aux activités d’accueil au nom du représentant de l’entreprise : Nom;
- Coordonnées (adresses postale / électronique et numéros de téléphone)
- Si le représentant de l’entreprise envisage de signer un accord commercial, fournir les renseignements suivants : type d’accord; ville où sera signé l’accord; description rapide du projet et valeur en dollars canadiens; nom, société et ville de leur pendant étranger; nom, titre, société, ville/pays des deux;
- Renseignements relatifs aux médias : les médias peuvent–ils communiquer avec l’entreprise pour un reportage ou un article (médias locaux, canadiens, internationaux); le cas échéant, coordonnées de la personne à contacter (nom et numéro de téléphone)
- Signature du représentant de l’entreprise sur le formulaire d’exonération de responsabilité et d’indemnisation
b) Base de données (s’applique à l’actuelle base de données et à notre future base de données TRIO)
Motif
Les renseignements sont conservés dans la base de données pour qu’on puisse les consulter et disposer de références documentaires. Toutes les données recueillies sur les participants aux missions antérieures sont conservées (à moins que l’information ne soit plus valide). BTM ajoute au fur et à mesure tous les renseignements sur les représentants d’entreprises qui s’inscrivent aux missions et actualise les données sur les participants qui y figurent déjà.
Format(s)
L’information saisie dans la base de données est conservée sous forme électronique, mais il est possible d’en extraire des portions sous la forme de tableurs électroniques Excel. La base de données peut être consultée à partir de la plateformeSIGNET, mais elle est protégée par des mots de passe (seuls les employés de la Direction des missions commerciales internationales (BTM) y ont accès, ainsi que quelques employés ministériels auxquels l’agent de gestion de l’information de BTM a confié des autorisations d’accès).
Durée de conservation
Exemplaires papier : s/o
Version électronique : pas de suppression
Renseignements de la base de données
- Nom de l’entreprise
- Adresses postales de la société iège social)
- Numéros de téléphone et de télécopieur de l’entreprise
- Adresse électronique et site Web de la société
- Nom du représentant de l’entrepriseTitre du représentant de l’entreprise
- Adresse postale du représentant de l’entreprise (si elle est différente de celle de l’entreprise)
- Adresse électronique du représentant de l’entreprise
- Langue de correspondance préférée du représentant de l’entreprise
- Type de société (petite ou moyenne entreprise, entreprise autochtone, société tenue par des femmes ou gérée par de jeunes entrepreneurs)
- Villes qui seront visitées au cours de la mission commerciale
- Secteurs d’intérêt dans chacune des villes citéesSi le représentant de l’entreprise accepte que BTM se charge des ré
- servations hôtelières : dates d’arrivée et de départ; type de chambre; renseignements sur la carte de crédit; information sur le passeport; information sur le visa (le cas échéant)
- Section réservée aux commentaires
- Missions auxquelles la société a déjà participé
c) Listes (liste de base des invités, listes des entreprises intéressées et inscrites)
Motif
Les listes d’inscriptions regroupent des renseignements de base sur les représentants d’entreprises qui sont intéressés par une mission commerciale ou qui s’y inscrivent. Ces listes permettent d’envoyer aux partenaires de BTM (d’autres directions du MAECI, des missions, etc.) des renseignements sur les participants inscrits avant le départ de la mission commerciale. Elles ont également valeur de références documentaires à l’issue de la mission, car elles sont faciles à trouver et à consulter.
Format(s)
Les listes d’inscriptions sont dressées sur des tableurs électroniques Excel; ces fichiers sont conservés sur le lecteurI du Ministère : les listes imprimées sont détruites et seuls les fichiers électroniques sont conservés.
Durée de conservation
Exemplaires papier : deux ans (si des exemplaires papier sont imprimés)
Versions électroniques : non supprimées
Les éléments de la liste d’inscriptions
- Nom du représentant de l’entreprise
- Titre du représentant de l’entrepriseOrganisation du représentant
- Adresse postale du représentant de l’entreprise
- Numéros de téléphone et de télécopieur du représentant de l’entreprise
- Adresse électronique du représentant de l’entrepriseSecteur(s) dont est chargé le représentant de l’entreprise
- Villes visitées Objectifs durant la mission commerciale
- Type de structure (petite ou moyenne entreprise, entreprise dirigée par de jeunes entrepreneurs, par des femmes ou par des Autochtones)
- Langue de correspondanceDate d’inscription
d) Listes d’informations financières
Motif
La section administrative de la Direction des missions commerciales internationales (BTM) dresse des listes d’informations financières pour faire le suivi des inscriptions des entreprises et des paiements.
Format(s)
Les listes d’informations financières sont préparées sur des tableurs électroniques QuattroPro. Des versions papier sont imprimées, mais étant donné la nature délicate des renseignements, elles demeurent confidentielles.
Durée de conservation
Exemplaires papier : cinq ans
Versions électroniques : deux ans
Éléments des listes d’informations financières
- NNom de l’entreprise
- Nom du représentant de l’entreprise
- Mode de paiement : numéro de carte de crédit; numéro de chèque (chèque certifié ou numéro de traite bancaire)
- Villes visitées durant la mission commerciale
- Montant payé
- Date de réception du montant
- Date de dépôt du montant
e) SiteWeb
Motif
Un site Web est créé pour chaque mission commerciale. Il permet essentiellement d’afficher de l’information que peuvent consulter les représentants d’entreprises inscrits ou susceptibles d’être intéressés par la mission. À l’interne, nous l’utilisons également comme un outil de référence documentaire pour réunir des renseignements sur les anciens participants, les sociétés partenaires et les programmes commerciaux.
Format(s)
Tous les sitesWeb sont en ligne et aucune impression du contenu affiché n’est réalisée.
Durée de conservation
Exemplaires papier : s/o
Versions électroniques : non supprimées
Éléments des sitesWeb
- Nom du représentant de l’entreprise
- Titre du représentant de l’entreprise
- Adresse postale de l’entreprise
- Numéros de téléphone et de télécopieur de l’entreprise
- Adresse électronique du représentant de l’entreprise et siteWeb de l’entreprise
- Photos des représentants d’entreprises ayant participé aux missions commerciales (nom et titre des représentants sous chaque photo)
f) Formulaires sur les activités d’accueil
Motif
À l’inscription, nous demandons à tous les représentants d’entreprises d’indiquer le nom des contacts d’affaires qu’ils souhaitent inviter aux réceptions de réseautage organisées au cours de la mission commerciale. Un formulaire conçu à cette fin figure dans le dossier d’inscription.
Format(s)
Les formulaires sur les activités d’accueil sont envoyés en version papier ou électronique. L’information est ensuite transférée dans un tableur électronique. Tous ces renseignements sont conservés sur support électronique.
Durée de conservation
Exemplaires papier : deux ans
Versions électroniques : deux ans
Éléments des formulaires sur les activités d’accueil
- Nom et titre de l’invité
- Nom de l’entreprise
- Adresse postale de l’entreprise
- Numéros de téléphone et de télécopieur de l’entreprise
- Numéro de cellulaire
- Adresse électronique
g) Répertoire des participants
Motif
La Direction constitue un répertoire des participants pour chaque mission commerciale. Les répertoires sont distribués aux représentants des entreprises qui participent à la mission commerciale et aux contacts d’affaires locaux. Nos agents conservent également un exemplaire du répertoire pour le consulter ultérieurement au besoin.
Format(s)
Le produit fini est imprimé, mais la Direction conserve également une version électronique du répertoire des participants avec leur photo. On conserve des exemplaires papier pour constituer des références documentaires.
Durée de conservation
Exemplaires papier : non supprimés
Versions électroniques : non supprimées
Éléments du répertoire des participants
- Nom du représentant de l’entreprise
- Titre du représentant de l’entreprise
- Adresse postale du représentant de l’entreprise
- Numéros de téléphone et de télécopieur du représentant de l’entreprise
- Adresse électronique du représentant et site Web de l’entreprise
- Photo du représentant de l’entreprise
h) Photos
Motif
La Direction retient les services d’un photographe à chaque mission commerciale. Les photos prises sont envoyées aux représentants d’entreprises à l’issue de la mission, et certaines d’entre elles sont affichées sur le siteWeb de la mission commerciale.
Format(s)
Les photos sont conservées sous format papier et électronique.
Durée de conservation
Exemplaires papier : non supprimés
Versions électroniques : non supprimées
Renseignements accompagnent les photos
- Photo
- Nom du représentant de l’entreprise
- Nom de l’entreprise
i) Formulaires de la Gendarmerie royale du Canada (GRC)
Motif
La GRC vérifie les antécédents de tous les représentants d’entreprises qui souhaitent participer à une mission commerciale. Les représentants d’entreprises joignent le formulaire de la GRC à leur dossier d’inscription (il faut remplir ce formulaire pour pouvoir s’inscrire à la mission). BTM transmet ces renseignements à la GRC et conserve un exemplaire du formulaire dans ses dossiers.
Format(s)
Les formulaires sont envoyés et conservés sous format papier.
Durée de conservation
Exemplaires papier : deux ans
Versions électroniques : s/o
Éléments des formulaires de la GRC
- Nom et prénom
- Sexe
- Date de naissance
- Lieu de naissance
- Si le représentant est né à l’étranger : Point d’entrée au Canada; Date d’arrivée au Canada
- Taille
- Poids
- Couleur des cheveux
- Couleur des yeux
- Adresse domiciliaire
- Numéro de téléphone
- ProfessionNom de l’employeur
- Adresse de l’employeur
- Information sur le passeport :
- Pays;
- Numéro;
- Date de délivrance;
- Date d’expiration;
- Point d’entrée au Canada;
- Date d’arrivée au Canada
- Signature du demandeur
Mesures de protection des renseignements personnels
La plupart des renseignements recueillis et échangés ne sont pas des renseignements à caractère personnel. La Direction des missions commerciales internationales (BTM) range les documents renfermant de l’information de nature délicate dans des armoires verrouillées à clé. Les renseignements qui figurent dans les documents électroniques et dans la base de données peuvent être consultés par le réseauSIGNET (l’accès à la base de données est protégé par mot de passe) et sur le lecteurI, auquel seul le personnel de BTM a accès.
Les employés de BTM ont reçu de brèves directives verbales et écrites sur la façon de traiter les renseignements personnels recueillis.
Contrôles d’accès et intégrité des renseignements
Seul le personnel de la Direction des missions commerciales internationales (BTM) et des missions a accès aux renseignements recueillis par BTM. L’information est saisie dans la base de données (à laquelle on accède par le réseauSIGNET à l’aide de mot de passe) et sauvegardée sur le lecteurI de BTM.
Les renseignements recueillis ne sont en aucun cas modifiés ou transformés. Comme la plupart de ces renseignements sont des coordonnées de dirigeants d’entreprises, ils demeurent intacts.
Collaboration
Missions et autres ministères fédéraux
La collecte de renseignements auprès de nos missions à l’étranger ne présente aucun risque puisque celles–ci font partie de notre ministère. Pour ce qui est des autres ministres fédéraux, des protocoles d’entente seront conclus pour qu’ils puissent nous envoyer des renseignements. Les autres sources d’information pouvant fournir des noms de sociétés seront étudiées au cas par cas en collaboration avec la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (DCP) du MAECI.
Solutions en matière d’applications (SXED), MAECI
SXED a participé activement à la constitution et au lancement de la base de données actuelle. Avec la collaboration de cette Direction, il a été décidé du type d’information à saisir et de l’endroit où elle serait conservée. Une fois la base de données mise en place, la Direction prendra part à toute modification éventuelle de sa structure et extraction de données de la base de données.
PDME et Services électroniques (TCE/BOI), MAECI
BOl est la direction qui a mis au point TRIO, la nouvelle base de données du Service des délégués commerciaux. Cette base de données avait en premier lieu été conçue pour les délégués commerciaux, mais comme elle correspond à un grand nombre de ses besoins, la Direction des missions commerciales internationales (BTM) a jugé utile de migrer l’information de la base de données d’Équipe Canada vers la base de données TRIO. TRIO a donc une section réservée à BTM, qui n’est accessible que par le personnel de BTM et par quelques autres employés du Ministère auxquels l’agent de gestion de l’information de BTM a confié des autorisations d’accès. La création de cette section est le fruit d’une collaboration entre BOI et BTM.
Gendarmerie royale du Canada (GRC)
À la demande de la Direction des missions commerciales internationales, la GRC vérifie les antécédents de tous les participants éventuels aux missions. Un formulaire de la GRC est donc joint au dossier d’inscription. (Les renseignements qui y sont demandés comprennent le nom, la date de naissance et l’adresse du représentant de l’entreprise). Une fois les inscriptions terminées, BTM envoie à la GRC tous les formulaires remplis par les participants. La GRC a expressément demandé à BTM de lui faire parvenir tous les formulaires en une seule fois, comme le font les autres ministères fédéraux. Si la GRC découvre une anomalie durant la vérification, elle le fait savoir à BTM (sans donner de détails). BTM peut ensuite informer le représentant de l’entreprise concerné que les droits d’inscription lui seront remboursés, car il ne peut pas participer à la mission.
BTM demandera un numéro de fichier de renseignements personnels au Conseil du Trésor pour attester son droit de recueillir ce type de renseignements. BTM doit également signer un protocole d’entente avec la GRC concernant l’échange conjoint de renseignements.
Collecte de renseignements
Les agents de développement des affaires, l’agent de gestion de l’information et l’agent administratif travaillent de concert pour dresser les listes des invitations pour les missions commerciales à venir. Ils consultent d’autres ministères fédéraux pour recenser le nom des entreprises susceptibles d’être intéressées par la mission qu’ils organisent. Une fois ces listes dressées, ils envoient une invitation à ces entreprises par courriel, par télécopie et par la poste.
Traitement des renseignements
À la réception de la lettre d’invitation, les représentants s’inscrivent à la mission commerciale en envoyant leur dossier d’inscription à la Direction des missions commerciales internationales. Les agents de développement des affaires et l’agent de projet prélèvent les renseignements sur les représentants d’entreprises en vue de constituer le répertoire des participants, effectuer les réservations d’hôtels, concevoir le siteWeb, envoyer les demandes de vérification des antécédents à la GRC et organiser les activités d’accueil. Les agents du groupe Services administratifs recueillent les renseignements liés au paiement à verser pour participer à la mission. Une liste des « participants inscrits » est également dressée et est transmise aux directions et aux missions qui prennent part à l’organisation de la mission commerciale.
Divulgation des renseignements
Tous les employés sont responsables de la divulgation des renseignements dont ils assurent la collecte et le traitement.
Sommaire des risques
La présente section constitue un résumé des risques cernés au cours de l’Évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée réalisée par la Direction des missions commerciales internationales (BTM) du MAECI.
1. Demande de vérification des antécédents par la Gendarmerie royale du Canada (GRC)
Le risque déterminé est moyen.
BTM élaborera des processus opérationnels pour gérer le transfert et la transmission des formulaires de vérification des antécédents de la GRC remplis par les participants éventuels aux missions commerciales.
BTM mettra au point des procédures sécurisées pour la réception, le traitement et l’envoi des formulaires de la GRC. Ces procédures seront conformes aux politiques de sécurité et de protection des renseignements personnels. BTM prend également des dispositions pour conclure un accord officiel avec la GRC afin d’officialiser ce processus.
2. Divulgation des renseignements personnels aux autres ministères fédéraux
Le risque établi est faible.
BTM prend des mesures pour la signature d’un protocole d’entente avec les ministères fédéraux auxquels BTM et le MAECI divulguent des renseignements personnels. L’officialisation de ce processus d’échange d’information permettra au MAECI de surveiller et de gérer plus efficacement la divulgation de renseignements personnels.
BTM reconnaît qu’avant de transmettre des renseignements à d’autres ministères fédéraux, elle doit obtenir le consentement des personnes concernées. BTM ne divulguera aucun renseignement personnel à un autre ministère sans le consentement des personnes concernées.
3. Utilisation des renseignements personnels à d’autres fins que l’objectif original
Le risque cerné est faible.
Dans la mesure du possible, BTM prendra les mesures nécessaires pour obtenir le consentement des personnes au sujet desquelles des renseignements seront divulgués ou utilisés à d’autres fins.
