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Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international

Accès à l’information et protection des renseignements personnels rapport annuel

2002-2003

Le Contexte

LE BUREAU DE L’AIPRP DU MINISTÈRE DES AFFAIRES ÉTRANGÈRES ET DU COMMERCE INTERNATIONAL

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) s’étend d’Ottawa jusqu’à ses missions à travers le monde et joue un rôle spécifique et parfois difficile, ce qui rend celui du Bureau de l’AIPRP également étendu et complexe.

Une foule de sujets

Les demandes reçues en 2002-2003 portaient sur une vaste gamme de sujets: événements politiques d’actualité, affaires consulaires (Canadiens en difficultés à l’étranger), l’ALENA, questions concernant les finances, problèmes d’importation et d’exportation, questions relatives au commerce, relations du Canada avec différents pays, renseignements sur les passeports, questions concernant le personnel, les dépenses du ministre et d’ambassadeurs, l’immunité diplomatique, les subventions et les contributions, entres autres.

Un exemple frappant et inhabituel est celui des 61 demandes - reçues à la même date d’un seul demandeur - pour tous les documents dans le système courriel d’une large gamme d’employés du Ministère, ce qui a exigé un effort immédiat et considérable de la part du Bureau de l’AIPRP, effort qui devra continuer pendant encore au moins un an.

Les défis qui se posent au Ministère

Les employés du Ministère se déplacent souvent, passant d’affectations à l’administration centrale à d’autres dans des missions à l’étranger et vice-versa. Il incombe au Bureau de l’AIPRP d’assurer la continuité de l’information et de sensibiliser chacun aux obligations juridiques découlant de la loi.La sensibilisation des collègues aux dispositions des deux lois est une préoccupation importante. De bonnes relations professionnelles avec les Bureaux de première responsabilité (BPR) ont permis au Bureau de l’AIPRP de se servir de divers outils de formation. Compte tenu de l’accroissement exponentiel de l’information, le MAECI a entrepris, comme d’autres organismes fédéraux, de réviser ses systèmes de gestion des documents et de stockage de l’information. Dans ce contexte, le Bureau de l’AIPRP fait de sérieux efforts pour rappeler aux agents l’importance d’une bonne gestion des documents et de l’information et pour encourager les collègues à enregistrer et à garder tous les écrits relatifs à leur travail.

Compte tenu de l’augmentation incessante du nombre total de demandes (voir graphique 1998-2003 à la page 12), ainsi que du nombre de demandes de consultation et du nombre total de pages examinées (voir graphique, page 11), l’accroissement du rendement du Bureau de l’APRP a constitué un objectif prioritaire. Le nouveau Guide des procédures s’est avéré un outil utile, et a été régulièrement mis à jour au cours de l’année.

Demandeurs

Au cours de l’exercice, les demandeurs (voir graphique, page 13) se recrutaient souvent parmi les membres des médias, suivis par les entreprises, avec une augmentation considérable du nombre de demandes cette année. Ceci reflète l’intérêt que les Canadiens portent au travail du Ministère et à ses interventions dans de nombreux domaines publics.

Bilan des efforts déployés

Depuis 1999, le Commissaire à l’information du Canada a adopté une nouvelle approche en matière de surveillance des activités des ministères et organismes fédéraux. Le MAECI et d’autres ministères ont été choisis pour faire l’objet d’un suivi particulier qui s’est poursuivi dans les années suivantes. Pour la période du 1er avril au 30 novembre 2002, le Commissaire à l’information a accordé au MAECI un meilleur résultat, en reconnaissance de l’augmentation de la proportion des réponses données à temps.

I. Organisation du Bureau de l’AIPRP et mise en application des Lois

Organisation

1. Le directeur du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) a toute l’autorité nécessaire pour exercer les pouvoirs qui lui sont conférés par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

2. Le directeur de l’AIPRP relève du directeur général des Services exécutifs. Outre le directeur, le sous-ministre des Affaires étrangères, le sous-ministre du Commerce international et le directeur général des Services exécutifs disposent aussi des pleins pouvoirs en la matière, et tous les chefs de mission ont le pouvoir d’intervenir en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

3. À part le directeur, le Bureau de l’AIPRP a un effectif de six agents, de trois employés de soutien et de plusieurs consultants qui s’occupent tous, à temps plein, de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de fonctions directement liées à ces deux domaines. Tous les membres du Bureau sont des spécialistes de l’AIPRP dont les postes ne sont pas permutants. Toutefois, la moitié des agents ont acquis beaucoup d’expérience à l’étranger. Cette composition du personnel assure un équilibre approprié entre le besoin de continuité dans la gestion d’une charge de travail d’AIPRP en expansion constante et la nécessité d’une expérience approfondie des politiques et du fonctionnement d’un grand ministère polyvalent.

4. Les estimations des traitements et frais de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP qui figurent dans les statistiques jointes au présent rapport regroupent les chiffres concernant les activités qui relèvent aussi bien de la Loi sur l’accès à l’information que de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La répartition de ces chiffres entre les deux lois serait extrêmement malaisée.

II. Activités principales du Bureau de l’AIPRP

1. L’élaboration, la coordination et la mise en oeuvre de politiques, lignes directrices et procédures visant à assurer que le Ministère se conforme aux deux lois.

2. La surveillance de l’observation par le Ministère des deux lois, de leurs règlements d’application et des procédures et politiques pertinentes. Le Bureau de l’AIPRP à Ottawa répond à toutes les demandes présentées au Ministère au Canada ou aux missions canadiennes à l’étranger.

3. La promotion d’une meilleure connaissance des deux lois grâce à l’organisation de séances d’information et à la prestation de conseils aux services ministériels sur le respect des deux lois.

4. La réponse à des demandes de divulgation de renseignements personnels à des organismes d’enquête fédéraux aux termes de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

5. Des consultations avec les gouvernements étrangers, à la demande d’autres ministères, par l’entremise de nos missions à l’étranger ou des missions étrangères au Canada.

6. Les demandes de déclassification et de divulgation de documents canadiens présentées par les gouvernements étrangers.

7. La collecte, en vertu de diverses dispositions législatives ou autres, de renseignements commerciaux fournis à titre confidentiel par des entreprises canadiennes ayant des activités à l’étranger ou traitant avec des gouvernements étrangers. Si, après réception d’une demande visant de tels renseignements, le Ministère estime que les renseignements ne présentent pas pour lui d’intérêt particulier, il informe ou consulte en conséquence les parties intéressées avant de communiquer un document quelconque.

8. L’examen des documents du Ministère avant leur envoi aux Archives nationales.

III. Autres responsabilités

Étant donné son rôle international, le MAECI a des défis particuliers à relever dans l’application de la législation sur l’AIPRP. En effet, la divulgation à mauvais escient de renseignements délicats pourrait gravement compromettre les intérêts d’autres États et d’organisations internationales. Si de tels renseignements ne sont pas adéquatement protégés, des préjudices graves peuvent en découler, non seulement dans les relations du Canada avec la partie touchée, mais aussi dans ses relations avec d’autres pays, qui risquent par la suite d’avoir des réticences à communiquer des dossiers intéressant les Canadiens.

La règle générale, dans les relations entre États et lors de la participation du Canada aux délibérations d’organisations internationales ou d’organismes multilatéraux, est que les communications entre gouvernements sont privées. Les lois canadiennes, conçues pour les besoins intérieurs, doivent être appliquées judicieusement si le Canada veut conserver la confiance des gouvernements et des organisations avec lesquels il traite. En même temps, le MAECI possède des données et d’autres renseignements fournis, ordinairement à titre confidentiel, par des gouvernements provinciaux, d’autres ministères fédéraux et le secteur privé canadien.

Consultation

Le gouvernement du Canada détient des documents et renseignements reçus à titre confidentiel de gouvernements étrangers et d’organisations internationales. Les autres institutions fédérales sont encouragées à consulter le Ministère pour établir le niveau de confidentialité des renseignements de source étrangère ou pour déterminer dans quelle mesure leur divulgation nuirait à la conduite des affaires internationales. De telles consultations peuvent être longues et complexes. Le Bureau de l’AIPRP est chargé des consultations avec les gouvernements étrangers et les organisations internationales, qui s’effectuent habituellement par l’entremise de nos missions à l’étranger ou des missions étrangères au Canada.

Le Ministère recueille également, en vertu de diverses dispositions législatives ou autres, un volume appréciable de renseignements commerciaux qui lui sont fournis à titre confidentiel par des entreprises ayant des activités à l’étranger. Lorsque, après réception d'une demande visant de tels renseignements, le Ministère estime que les renseignements ne présentent pas pour lui d'intérêt particulier, il informe ou consulte adéquatement les parties intéressées avant de divulguer quelque document que ce soit.

Demandes d’organismes d’enquête

Le Bureau de l’AIPRP a traité 174 demandes de divulgation d’information présentées aux termes de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ceci représente une hausse considérable (de 26%) par rapport à l’exercice précédent.

Accès amélioré

Programme d’examen des dossiers Ce programme permet au Ministère de rendre public certains dossiers, mettant ainsi à la disposition des chercheurs davantage d’information sur le rôle du Canada dans les affaires internationales. En 2002-2003, le Bureau de l’AIPRP a examiné 118,000 pages d’anciens dossiers avant leur transfert

aux Archives Nationales. Le travail ayant commencé plus tard que d’habitude cette année, le nombre de pages examinées a diminué; on s’attend à ce que ce chiffre double l’année prochaine.

Section historique – Programme d’accès non officiel

Ce programme donne aux universitaires et aux chercheurs la possibilité de consulter des dossiers détenus par le Ministère à des fins professionnelles. Avec le concours des différentes directions, il est parfois possible ainsi de faciliter l’accès aux dossiers du Ministère, en dehors du cadre officiel de la Loi sur l’accès à l’information, sans pour autant compromettre le caractère confidentiel des renseignements délicats.

Accès non officiel

Le Bureau de l’AIPRP a répondu à plusieurs demandes d’accès non officiel à des renseignements. Des demandes non officielles sont également adressées à des directions du Ministère, au Service des relations avec les médias, à la bibliothèque principale du Ministère (qui est située au rez-dechaussée de l’édifice pour faciliter l’accès au public), ainsi qu’aux missions à l’étranger. Les agents ministériels sont encouragés à envisager de répondre à ces demandes non officielles. L’AIPRP tient en outre un site Web où sont placées des descriptions des demandes après leur traitement, afin de renseigner le public sur les renseignements déjà divulgués par le Ministère.

Salle de consultation

Une salle de consultation est ouverte au public près des locaux du Bureau de l’AIPRP. Les manuels en usage au Ministère et d’autres documents y sont à la disposition du public et des personnes qui souhaitent consulter sur place des documents rendus publics sans avoir à acquitter des frais de photocopie.

IV. Défis

Le nombre de demandes d’accès à l’information et aux renseignements personnels a continué à s’accroître rapidement, de même que les demandes de consultation provenant d’autres ministères et de gouvernements étrangers. On peut s’attendre à ce que l’intérêt porté à l’information détenue par le Ministère continue à croître, au fur et à mesure que le public en prend conscience.

La mise en vigueur, à la date du 1er mai 2002, de la politique du Conseil du Trésor en ce qui concerne les évaluations des répercussions sur la protection des renseignements personnels a déjà eu un effet considérable sur plusieurs secteurs du Ministère et sur le Bureau de l’AIPRP, et il est probable que cet effet continue à s’accroître.

Le Ministère a également d’autres défis à relever, qui ne touchent peut-être pas d’autres ministères fédéraux :

1. La nécessité d’obtenir des documents détenus dans des missions diplomatiques à l’étranger pour répondre aux demandes;

2. L’importante proportion de cas exigeant la consultation de tiers, d’autres gouvernements, d’organisations internationales et d’organismes multilatéraux;

3. La complexité et la nature délicate des demandes reçues.

De plus, compte tenu des responsabilités du Ministère, ses employés doivent souvent réagir rapidement à des crises internationales urgentes. Ainsi, le Ministère se trouve quotidiennement dans l’obligation de s’occuper sur-le-champ et de situations urgentes et de demandes prioritaires d’accès à l’information.

V. Progrès réalisés

Le Commissaire à l’information a accordé au Ministère une note de “B” pour la période d’évaluation du 1er avril au 30 novembre 2002 , suite à un “D” l’année précédente et à un “F” les trois années précédentes.

Au cours du dernier exercice, le Bureau de l’AIPRP a examiné au total 168 077 pages d’information, dont 103 067 en réponse à des demandes d’accès à l’information, 6 992 en réponse à des demandes de renseignements personnels et 58 018 en réponse à des demandes de consultation. Par comparaison, le total de l’année dernière était de 159 150. Il y a donc eu une hausse de 5,6 %. Au total, 39 333 pages ont été communiquées en 2001-2002, soit 35,7 % des pages examinées dans le cadre des demandes d’accès à l’information et aux renseignements personnels (une légère baisse comparée au pourcentage de l’année dernière, soit 36,3 %). Sur ce nombre, 33 001 pages ont été communiquées en réponse à des demandes d’accès à l’information et 6 332 en réponse à des demandes de communication de renseignements personnels. Le nombre de pages examinées en réponse à ces dernières demandes a augmenté de 39 % par rapport à l’exercice précédent.

Partie I – Accès à l’information

Rapport statistique

On trouvera un rapport statistique détaillé à l’annexe A, à la fin du présent document.

Interprétation/explication

Durant l’exercice 2002-2003, le Ministère a reçu 529 nouvelles demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, une hausse de 7 %, qui se sont ajoutées à 143 demandes reportées de l’exercice précédent. Sur ce total de 672 demandes, 461 ont été traitées pendant la période visée par ce rapport et 211 ont été reportées. Dans l’ensemble, 208 demandes ont été traitées en 30 jours ou moins et 53 autres, en moins de 60 jours. Il a fallu plus de 60 jours pour traiter les demandes restantes (200).

Demandes traitées

Les demandes traitées se répartissaient comme suit :

  • Communication totale 45
  • Communication partielle 196
  • Aucune communication (exemption) 8
  • Aucunes communications (exclusion) 1
  • Transmission 13
  • Traitement impossible 112
  • Désistement 78
  • Traitement non officiel 8
  • TOTAL 461

Le rapport statistique ne tient pas compte des 540 demandes de consultation que d’autres ministères et d’autres gouvernements ont adressées au Ministère, une légère hausse par rapport aux 526 demandes reçues l’année dernière.

Demandeurs

La ventilation des demandeurs présentée ci-dessous ne renseigne pas nécessairement sur les utilisateurs ultimes de l’information. La ventilation est la suivante :

  • Médias 165 – 31%
  • Universités 19 – 4%
  • Entreprises (demandeurs professionnels inclus) 149 – 28%
  • Organismes (députés inclus) 96 – 18%
  • Grand public 100 – 19%

Les demandes provenant des médias ont diminué de 16 %, celles du public de 23 % (une différence frappante comparée à l’année dernière) et celles des organismes de 7,5 %; les demandes des entreprises, par contre, ont augmenté de façon dramatique de près de 250 % et celles des universités de 237 %, quoique le nombre de demandes est restreint.

Plaintes

Sur les 54 plaintes reçues pendant l’année par les deux commissaires au sujet du Ministère (48 l’année précédente), 48 ont été présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Aucune de ces plaintes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information portait sur des retards (comparé à six l’année dernière). Après enquête, 12 des plaintes concernant l’accès à l’information ont été considérées comme réglées, quatre ont été jugées sans fondement et il y a eu six désistements.

Affaires portées devant la Cour fédérale

En 2002-2003, aucune nouvelle demande n’a été déposée en vertu de l’article 41 de la Loi sur l’accès à l’information. Toutefois, deux demandes étaient encore à l’étude.

Partie II – Protection des renseignements Personnels

Rapport statistique

On trouvera un rapport statistique détaillé à l’annexe B, à la fin du présent document.

Interprétation/explication

Durant l’exercice 2002-2003, le Ministère a reçu 120 demandes de communication de renseignements personnels (une hausse de 10 % par rapport à l’année précédente), auxquelles se sont ajoutées 21 demandes reportées de l’exercice précédent. Sur ces 141 demandes, 132 ou 93,6 % ont été traitées pendant l’exercice, une amélioration de 10%.

Demandes traitées

Ces demandes se répartissaient comme suit :

  • Communication totale 59
  • Communication partielle 41
  • Aucune communication (exclusion) 0
  • Aucune communication (exemption) 1
  • Traitement impossible 24
  • Désistement 7
  • Transmission 0

         TOTAL 132

Parmi les demandes traitées, 96 ont fait l’objet d’une réponse en 30 jours ou moins, 29 en 60 jours ou moins et sept en plus de 60 jours.

Plaintes

Sur les 54 plaintes reçues pendant l’année par les deux commissaires au sujet du Ministère (48 l’année précédente), six ont été présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Aucune de ces plaintes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ne portait sur des retards (en baisse par rapport aux quatre de l’année précédente). Une seule plainte a été considérée réglée, ayant été jugée sans fondement.

Demandes de correction de renseignements

Au cours de la période visée par le présent rapport, il n’y a eu aucune demande de correction de renseignements détenus par le Ministère.

Évaluation des répercussions sur la protection des renseignements personnels

La politique du Conseil du Trésor en ce qui concerne les évaluations des répercussions sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur à la date du 1er mai 2002, et plusieurs secteurs de programmes ont déjà entrepris des évaluations. De son côté, le Bureau de l’AIPRP a participé pleinement à ce travail, et les répercussions sur le Bureau ont déjà été considérables. Le Ministère essayant d’équilibrer les besoins en sécurité et les questions de protection des renseignements personnels, il est probable que les pressions sur le Bureau aillent en augmentant.

Voies officielles et non officielles

Il n’y a eu aucun changement depuis le dernier rapport. Les employés du Ministère continuent d’avoir accès aux dossiers du personnel à titre non officiel et habituellement sans passer par le Bureau de l’AIPRP. Les demandes provenant de particuliers ont été traitées aussi rapidement que possible, aussi bien par les voies officielles que non officielles.

Divulgation aux termes de l’alinéa 8(2)(e)

Le Ministère a reçu des organismes d’enquête fédéraux 174 demandes de divulgation présentées en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elles ont toutes été traitées conformément à la Loi. Ce chiffre représentait une hausse de 26 %, suivant une baisse de 22 % l’année précédente.

Divulgation aux termes de l’alinéa 8(2)(m)

Santé Canada a demandé au Ministère de divulguer les renseignements permettant la localisation d’individus qui auraient pu être exposés au Syndrome respiratoire aigu sévère (SRAS). Le Bureau du Commissaire à la protection de la vie privée a été averti, et le Commissaire a donné son accord à ce que ces renseignements soient divulgués aux termes de l’alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ceci représente la première fois que le Ministère reçoive une demande de ce genre.

Usage et divulgation

Comme le Ministère n’administre qu’un nombre restreint de fichiers de renseignements personnels, la mise en application du code régissant l’usage et la divulgation de ces renseignements n’a causé aucune difficulté.

Affaires portées devant la Cour fédérale

La Cour fédérale n’a reçu aucune nouvelle demande durant l’exercice 2002-2003.

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Date de modification :
2009-06-26