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Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (Affaires étrangères)

Rapports annuels sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

2004-2005

On peut obtenir des exemplaires de ce document en s’adressant à :

Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements Personnels
Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international
Édifice Lester B. Pearson
125, Promenade Sussex
Ottawa (Ontario) K1A 0G2

Vous pouvez, sur demande, obtenir cette publication sur disquette, cédérom ou imprimée en gros caractères.

Adresser les demandes de renseignements sur le présent document comme suit :

Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international
Édifice Lester B. Pearson
125 Promenade Sussex
Ottawa (Ontario) K1A 0G2
Tél : (613) 992-1425
Téléc. : (613) 995-0116

**Pour les besoins de cette publication, toute référence au Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (Affaires étrangères) sera représentée par Affaires étrangères Canada (AEC).

PARTIE I – INTRODUCTION

RÔLE ET MANDAT D’AFFAIRES ÉTRANGÈRES CANADA

Affaires étrangères Canada (AEC) a d’abord la responsabilité de promouvoir et de protéger les intérêts du Canada à l’étranger et de diriger les relations du Canada avec les autres pays. Le Ministère travaille en faveur de la paix, de la prospérité et des valeurs canadiennes de par le monde. Voici son mandat :

  • diriger toutes les relations diplomatiques et consulaires du Canada;
  • assurer les communications officielles entre le gouvernement du Canada, d’une part, et les gouvernements étrangers ou les organisations internationales, d’autre part;
  • mener et gérer les négociations internationales auxquelles le Canada participe;
  • coordonner les orientations données par le gouvernement du Canada aux chefs de missions diplomatiques et consulaires du Canada et gérer ces missions;
  • assurer la gestion du Service extérieur du Canada;
  • encourager le développement du droit international et son application dans les relations extérieures du Canada.

Le Ministère offre aussi une aide au voyageur et des services de passeports aux Canadiens, ici et à l’étranger.

Le ministre des Affaires étrangères reçoit l’appui du ministre de la Coopération internationale (Agence canadienne de développement international), du ministre responsable de la Francophonie, d’un Secrétaire parlementaire et d’un autre Secrétaire parlementaire chargé tout spécialement des relations canado-américaines.

Le ministre des Affaires étrangères a également la responsabilité d’organismes externes, nommément le Centre de recherche pour le développement international, la Commission mixte internationale et Droits et Démocratie (c’est-à-dire le Centre international des droits de la personne et du développement démocratique).

ORGANISATION DU MINISTÈRE

Est survenu en décembre 2003 un changement important dans la structure de l’appareil gouvernemental, entraînant la subdivision de l’ancien ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) en deux organismes, à savoir Affaires étrangères Canada (AEC) et Commerce international Canada (CICan).

Le présent rapport porte sur l’exercice 2004-2005 et sur Affaires étrangères Canada. Le rapport ne comporte pas de données sur Commerce international Canada, qui a préparé son propre rapport annuel au Parlement.

Affaires étrangères Canada (AEC) a une administration centrale et représente le Canada dans le monde grâce à son réseau d'ambassades, de bureaux commerciaux et diplomatiques dans plus de 180 pays, à sa participation à des institutions multilatérales et en étant partie prenante à des ententes et à des traités internationaux. Il travaille à favoriser la prospérité, à garantir la sécurité des Canadiens dans un contexte mondial et à promouvoir les valeurs et la culture canadiennes sur la scène internationale.

Le Bureau des passeports, qui relève du Sous-ministre, est un organisme de services spéciaux au sein d’Affaires étrangères Canada.

ADMINISTRATION DU VOLET AIPRP

Le directeur, Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (Bureau de l’AIPRP du Ministère) a reçu la pleine délégation des pouvoirs découlant de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le directeur de l’AIPRP relève du directeur général, Direction générale des services exécutifs, qui, à l’instar du sous-ministre des Affaires étrangères, dispose de la pleine délégation des pouvoirs. Tous les chefs de mission sont désignés pour exécuter des tâches prévues à l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

À titre provisoire pendant la période de transition, le Bureau de l’AIPRP continuera de traiter les demandes touchant à la fois AEC et CICan, jusqu’à ce que ce dernier puisse pleinement absorber et exécuter cette fonction.

En 2004-2005, le Bureau de l’AIPRP a continué à fournir des séances de formation aux employés. Ainsi, 150 employés ont pu se familiariser avec ces lois et mieux comprendre leurs obligations et le mécanisme afférent au sein d’AEC et de CICan. Les équipes des directions ont également, sur demande, bénéficié de séances personnalisées.

PARTIE II - LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION

APERÇU

Nous décrivons ici l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le ministère, Affaires étrangères Canada, à partir du 1 avril 2004 jusqu’au 31 mars 2005.

Le rendement du ministère (données combinées AEC et CICan) en vertu de la Loi sur l’accès à l’information continue d’être examiné par le Commissariat à l’information et ce, depuis 1998. Le classement général du ministère a été inférieur à la norme au courant de cette période. Quoique certaines mesures ont été prises pour augmenter sa capacité et mieux respecter la loi, son rendement demeure problématique et inacceptable.

Résultats des fiches de rendement pour le ministère (MAECI)

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

F

F

F

D

B

D

F

 

Pendant la période 2004-2005, le ministère a entrepris la conduite d’un examen approfondi de la fonction d’accès et de vie privée afin de cibler les délais et de développer des solutions durables. Il s’est également engagé à élaborer un plan d’action pour rectifier la situation et d’améliorer le rendement du ministère.

Les résultats de cette revue et le plan d’action feront l’object du rapport annuel de l’an prochain.

CHARGE DE TRAVAIL

En 2004-2005, le ministère a reçu 349 demandes touchant la Loi sur l’accès à l’information. Vous trouverez une illustration graphique du volume de demandes reçues chaque année par le Ministère depuis 1999 au graphique 1 qui suit :

Graphique 1 : Demandes reçues par AEC touchant la Loi sur l’accès à l ’information

1998 - 1999

1999 - 2000

2000 - 2001

2001 - 2002

2002 – 2003

2003 - 2004

2004 – 2005

386

437

496

259

490

439

561

MAECI

AEC

 

Le Ministère doit également traiter de nombreuses demandes de consultations des autres ministères et d’autres gouvernements. Nous donnons l’illustration graphique du volume de demandes de consultations reçues par le Ministère au graphique 2 qui suit :

Graphique 2 : Consultations reçues par AEC touchant la Loi sur l’accès à l’information

1998 - 1999

1999 -2000

2000 - 2001

2001 - 2002

2002 – 2003

2003 - 2004

2004 – 2005

263

332

421

526

540

562

468

MAECI

AEC

 

DONNÉES STATISTIQUES

Comme nous l’avons mentionné, le Ministère a reçu 349 nouvelles demandes d’accès en 2004-2005. Si l’on ajoute cela aux 128 demandes reportées de l’exercice précédent, cela signifie qu’AEC devait traiter 477 demandes en 2004-2005.

Le Ministère a pu mener à terme le traitement de 332 demandes, de sorte que 145 demandes seront reportées sur le prochain exercice.

Des 349 demandes reçues en 2004-2005, le type le plus courant de demandeurs était le public (175), suivi par les journalistes (102), divers types d’organismes (40), des entreprises (26) et des universités (6).

Des 332 demandes réglées, il y a eu pleine divulgation dans le cas de 57, divulgation partielle pour 118 et refus de tous les dossiers dans le cas de 10 demandes. En sus, 111 demandes ont été acheminées à un autre ministère et le Ministère a été dans l’impossibilité de traiter 58 demandes. Des 66 demandes, les demandeurs ont renoncé à leur requête et 12 demandes ont été traitées informellement.

Les trois raisons principales d’un refus d’accès à l’information touchaient soit le fonctionnement du gouvernement (article 21), soit les renseignements personnels (article 19), soit les affaires internationales (article 15).

Des 332 demandes menées à terme en 2004-2005, 123 ont été réglées en 30 jours ou moins, 36 demandes entre 31 et 60 jours, 64 entre 61 et 120 jours, 109 demandes ayant nécessité plus de 120 jours pour être réglées. Le Ministère a dû prolonger le délai dans 178 cas pour mener de vastes recherches, effectuer des consultations externes et(ou) servir des avis à des tiers

AUTRES DEMANDES ET DIVULGATIONS OFFICIEUSES
Programme d’examen des dossiers

Le Bureau de l’AIPRP a la charge d’examiner les dossiers du Ministère avant leur transfert aux Archives nationales. Il s’agit d’un programme obligatoire grâce auquel le Ministère peut chaque année rendre publics certains dossiers, mettant ainsi à la disposition des chercheurs davantage d’information sur le rôle du Canada dans les affaires internationales. En 2004-2005, le Bureau de l’AIPRP a examiné environ 219,663 pages de dossiers historiques du Ministère avant leur transfert aux Archives nationales.

Affaires historiques - Programme d’accès non officiel

Ce programme donne aux universitaires et aux chercheurs sérieux la possibilité de consulter à des fins professionnelles des dossiers détenus par le Ministère. Avec le concours des diverses directions, la consultation des dossiers détenus par le Ministère s’effectue à l’extérieur du cadre officiel sans pour autant compromettre le caractère confidentiel des renseignements délicats. Au total, le Ministère a traité 12 demandes portant sur plus de 4 300 pages de renseignements.

Demandes internes de conseils

Le Bureau de l’AIPRP a également agi en tant que ressource pour les représentants d’AEC et a offert conseils et orientations sur les dispositions de la Loi. Le Bureau de l’AIPRP a été consulté concernant 123 questions ministérielles touchant une vaste gamme de domaines comme les sondages, les questionnaires, les protocoles d’entente, les accords de partage de l’information, les bases de données, les marchés, la protection des renseignements personnels et des questions de ressources humaines.

RESSOURCES

Les dépenses ministérielles directement attribuées à l’administration de la Loi sur l’accès à l’information représentent la somme de $703,120, soit $472,600 en salaire et $230,520 pour les coûts administratifs. Les équivalents à temps plein (ETP) utilisés représentent 8.84.

PARTIE III - LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

CHARGE DE TRAVAIL

En 2004-2005, le Ministère a reçu 196 demandes touchant la Loi sur la protection des renseignements personnels. Nous donnons l’illustration graphique du volume annuel de demandes reçues par le Ministère depuis 1999 au graphique 3 qui suit :

Graphique 3 : Demandes reçues par AEC - Loi sur la protection des renseignements personnels

1998 - 1999

1999 -2000

2000 - 2001

2001 - 2002

2002 – 2003

2003 - 2004

2004 – 2005

61

76

118

109

120

148

196

MAECI

AEC

 

DONNÉES STATISTIQUES

Comme nous l’avons mentionné, le Ministère a reçu 196 nouvelles demandes sur la protection des renseignements personnels en 2004-2005. Si on les ajoute aux 21 demandes reportées de l’exercice précédent, cela signifie qu’AEC devait traiter 217 demandes en 2004-2005.

Le Ministère a mené à terme le traitement de 162 demandes au cours de la période visée au rapport, de sorte qu’il en reste 55 à reporter en 2005-2006.

Des 162 demandes réglées, il y a eu pleine divulgation concernant 54, divulgation partielle pour 53 et refus de tous les dossiers dans le cas de 2 demandes. En sus, le Ministère n’a pu, pour diverses raisons, traiter 27 demandes. Ajoutons que 25 demandes ont été soit abandonnées par les demandeurs ou acheminées vers d’autres institutions.

Les trois grandes raisons du refus de l’accès à l’information touchaient soit des renseignements sur une autre personne (article 26), soit l’application de la loi et les enquêtes (article 22), soit les relations internationales et la défense (article 21).

Des 162 demandes réglées en 2004-2005, 92 l’ont été en 30 jours ou moins, 36 entre 31 et 60 jours, 18 entre 61 et 120 jours, tandis que 15 demandes ont nécessité plus de 120 jours pour être réglées. Des prolongations de délai ont été demandées dans le cas de 51 demandes, 44 en raison d’interférence avec le fonctionnement et 7 pour des consultations externes. Toutes ces prolongations portaient sur une période de 30 jours ou moins.

DIVULGATIONS AUX TERMES DU PARAGRAPHE 8(2) DE LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Bureau de l’AIPRP a traité 386 demandes de divulgation de renseignements personnels en application de l’alinéa 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, soit une augmentation importante (57 p. 100) par rapport à l’exercice précédent.

ÉVALUATION DES RÉPERCUSSIONS SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Conformément à la politique sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) en vigueur depuis le 2 mai 2002, le Secrétariat du Conseil du Trésor vérifie de différentes façons la conformité avec la politique sur l'EFVP. Étant donné les exigences précédentes de la politique, les institutions sont tenues de déclarer les renseignements ci-après pour la période 2004-2005 :

  • Nombre d'EFVP effectuées: 7
  • Nombre d'EFVP préliminaires effectuées: 3
  • Nombre d'EFVP préliminaires et d'EFVP transmises au Commissariat à la protection de la vie privée : aucun
  • Nombre de sommaires d'EFVP publiés sur des sites Web institutionnels: aucun

Le Bureau de l’AIPRP a pris part à la préparation des évaluations suivantes : Programme échanges de jeunes, Renouvellement de passeports (Slipstream), Gestion du rendement en-ligne, Programme de jeunes professionnels, Programme de recouvrement intergouvernemental, Programme d’auto-évaluation des employés, Services d’émission de passeports d’urgence, Base de données des activités de rayonnement et Base de données de diplômés d’universités.

RESSOURCES

Les dépenses ministérielles directement attribuées à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels représentent la somme de $206,800, soit $139,000 en salaire et $67,800 pour les coûts administratifs. Les équivalents à temps plein (ETP) utilisés représentent 2.6.

PARTIE IV – ANNEXES

Annexe A - Rapport statistique sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information

Annexe B - Rapport statistique sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels

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Date de modification :
2009-06-26