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Rapports annuels sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements Personnels; 2005–2006

On peut obtenir des exemplaires de ce document en s’adressant à :

Access to Information and Privacy Protection Division
International Trade Canada
Lester B. Pearson Building
125 Sussex Drive
Ottawa, Ontario K1A 0G2

Vous pouvez, sur demande, obtenir cette publication sur disquette, cédérom ou imprimée en gros caractères.

Adresser les demandes de renseignements sur le présent document comme suit :

Access to Information and Privacy Protection Division
International Trade Canada
Lester B. Pearson Building
125 Sussex Drive
Ottawa, Ontario K1A 0G2
Tel : 613–992–1425
FAX : 613–995–0116

Le contexte

Aperçu

Nous décrivons ici l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels au Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI), à partir du 1 avril 2005 jusqu’au 31 mars 2006.

Organisation du ministère

Est survenu en février 2006, un changement important dans la structure de l’appareil gouvernemental, entraînant la fusion des deux omposantes du Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international en un organisme. Présentement, le Ministère met à jour sa structure organisationnelle et ses activités. Ce travail sera éventuellement reflété dans les publications ministérielles futures.

Administration de la fonction

Le directeur, Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (Bureau de l’AIPRP du Ministère) a reçu la pleine délégation des pouvoirs découlant de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le directeur de l’AIPRP relève du directeur général, Direction générale des services exécutifs, qui, à l’instar du sous–ministre des Affaires étrangères et de la sous–ministre du Commerce international, dispose de la pleine délégation des pouvoirs. Tous les chefs de mission sont désignés pour exécuter des tâches prévues à l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les défis

Le rendement du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information continue d’être examiné par le Commissariat à l’information et ce, depuis 1998. Le classement général du Ministère a été inférieur à la norme au courant de cette période. Quoique certaines mesures ont été prises pour augmenter sa capacité et mieux respecter la loi, son rendement demeure problématique et inacceptable.

Résultats des fiches de rendement pour le Ministère (MAECI)
19981999200020012002200320042005
FFFDBDFF

Pendant la période 2004–2005, le Ministère a entrepris la conduite d’un examen approfondi de la fonction d’accès et de vie privée afin de cibler les délais et de développer des solutions durables. Il s’est également engagé à élaborer un plan d’action pour rectifier la situation et améliorer le rendement du Ministère

Bilan des efforts

Le Ministère entreprend présentement une stratégie d’envergure pour améliorer sa performance. Afin de développer un plan d’action pour soutenir la fonction, le Ministère a effectué une évaluation indépendante de la fonction de l’AIPRP par l’Inspecteur général, commencée au début de 2004 et terminée le 3 mai 2005.

L’étude conclu que la fonction AIPRP constitue une des priorités intrinsèques du MAECI. Il est obligatoire d’assurer cette fonction, d’autant que le respect de la réglementation et des politiques est d’une grande importance pour les Canadiens, les parlementaires et les ministères. Ces derniers ne pouvant ni contrôler le volume de demandes qui leur sont soumises, ni sacrifier la qualité de leurs réponses, ni décider des délais, le seul moyen de mettre efficacement cette fonction en œuvre est

d’intégrer à la culture de l’organisation l’ensemble des impératifs et des contraintes qu’elle entraîne, et de faire en sorte que les personnes à qui l’on en confie l’exécution aient les moyens de le faire efficacement.

L’examen faisait ressortir la non–conformité du Ministère en vertu des deux lois, la nécessité d’une formation dans tout le Ministère pour appuyer la fonction d’AIPRP et pallier le manque de technologie en place. La charge de travail des employés comparativement à ceux des autres ministères montre clairement que des améliorations n’étaient possibles qu’avec l’ajout d’employés. Le Ministère a pris connaissance des résultats de l’examen avec un vif intérêt et a conçu un plan d’action exhaustif qui a été officiellement adopté par le Comité de gestion du Ministère, le 14 juin 2005.

Le Ministère a été pleinement engagé dans la mise en œuvre de ce plan en 2005–2006. Les préparatifs pour l’embauche de ces employés sont en cours. En plus des 15 postes actuels, 15 autres postes seront comblés de façon indéterminée. La structure organisationnelle incorpore également des postes pour permettre le développement d’agents au sein du Ministère afin de recruter et de retenir l’expertise. Cette mesure cible grandement la pénurie d’expert et vise à assurer la capacité au sein du Ministère. Entre–temps, le Bureau AIPRP continu d’utiliser les services de consultants pour les besoins immédiats.

L’achat du logiciel ATIPImage constituait l’une de ses priorités. Le Ministère a acheté, mis en place les ressources techniques nécessaires et a procédé à son installation en septembre 2005, y compris une personne–ressources dévoué aux opérations du système.

Par ailleurs, un schéma des étapes du processus d’AIPRP a été soigneusement réalisé et fait actuellement l’objet d’une restructuration visant à accroître son efficacité par un expert–conseil.

Le Ministère est à élaborer un programme structuré de sensibilisation à l’AIPRP afin d’enseigner aux employés du Ministère en quoi consistent leurs rôles et responsabilités, programme qui nécessitera que la haute direction procède à l’établissement d’un réseau d’agents bien informés à tous les niveaux. En 2005–2006, le Bureau de l’AIPRP a continué de fournir des séances de formation aux employés. Ainsi, 100 employés ont pu se familiariser avec ces lois et mieux comprendre leurs obligations et le mécanisme afférent au sein du MAECI. Les équipes des directions ont également, sur demande, bénéficié de séances personnalisées.

En 2005, le Ministère a adopté une stratégie afin de répondre aux délais qui a produit des résultats très positifs dans le court terme après avoir répondu à 153 plaintes de délai que le Bureau du Commissaire à l’information avait initié. Toutes ces plaintes ont été résolues avant la fin de l’année fiscale.

Le Ministère continue d’évaluer la performance de l’AIPRP étroitement et veille à la mise en œuvre du plan d’affaire pour améliorer l’ensemble de la fonction.

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Partie I – loi sur l’accès à l’information

Données statistiques

Le Ministère a reçu 447 nouvelles demandes d’accès en 2005–2006. Si l’on ajoute cela aux 163 demandes reportées de l’exercice précédent, cela signifie que le MAECI devait traiter 610 demandes en 2005–2006.

Le Ministère a pu mener à terme le traitement de 479 demandes, de sorte que 131 demandes seront reportées sur le prochain exercice. Un total de 64,000 pages d’information ont été traité en vertu de la Loi.

Des 447 demandes reçues en 2005–2006, le type le plus courant de demandeurs était le public (222), suivi par les journalistes (100), des entreprises (75), divers types d’organismes (38) et des universités (12).

Des 479 demandes réglées, il y a eu pleine divulgation dans 69 cas, divulgation partielle pour 178 demandes et refus de tous les dossiers dans le cas de 16 demandes. En sus, 12 demandes ont été acheminées à un autre ministère et le Ministère a été dans l’impossibilité de traiter 99 demandes, les demandeurs ont renoncé à leur requête dans 93 demandes et 12 demandes ont été traitées informellement.

Les trois raisons principales d’un refus d’accès à l’information touchaient soit le fonctionnement du gouvernement (article 21), soit les renseignements personnels (article 19), soit les affaires internationales (article 15).

Des 479 demandes menées à terme en 2005–2006, 145 ont été réglées en 30 jours ou moins, 62 demandes l’ont été entre 31 et 60 jours, 70 entre 61 et 120 jours, 202 demandes ont nécessité plus de 120 jours pour être réglées. Le Ministère a dû prolonger le délai dans 125 cas pour mener de vastes recherches, effectuer des consultations externes et(ou) servir des avis à des tiers.

Autres demandes et divulgations officieuses

Consultations des autres ministères

Le Ministère doit également traiter de nombreuses demandes de consultations des autres ministères et d’autres gouvernements. En 2005–2006, il a reçu 676 demandes et complété 702 demandes, certaines reportées de l’année précédente. Un total de 60,000 pages d’information ont été traité en vertu de la Loi.

Programme d’examen des dossiers

Le Bureau de l’AIPRP a la responsabilité d’examiner les dossiers du Ministère avant leur transfert aux Archives nationales. Il s’agit d’un programme obligatoire grâce auquel le Ministère peut chaque année rendre publics certains dossiers, mettant ainsi à la disposition des chercheurs davantage d’information sur le rôle du Canada dans les affaires internationales. En 2005–2006, le Bureau de l’AIPRP a examiné environ 300,000 pages de dossiers historiques du Ministère avant leur transfert aux Archives nationales.

Affaires historiques – Programme d’accès non officiel

Ce programme donne aux universitaires et aux chercheurs sérieux la possibilité de consulter à des fins professionnelles, des dossiers détenus par le Ministère. Avec le concours des diverses directions, la consultation des dossiers détenus par le Ministère s’effectue à l’extérieur du cadre officiel sans pour autant compromettre le caractère confidentiel des renseignements délicats. Au total, le Ministère a traité 3 demandes portant sur plus de 100 pages de renseignements.

Demandes internes de conseils

Le Bureau de l’AIPRP a également agi en tant que ressource pour les représentants du MAECI et a offert conseils et orientations sur les dispositions de la Loi. Le Bureau de l’AIPRP a été consulté sur 145 questions ministérielles touchant une vaste gamme de domaines comme les sondages, les questionnaires, les protocoles d’entente, les accords de partage de l’information, les bases de données, les marchés, la protection des renseignements personnels et des questions de ressources humaines.

Ressources

Les dépenses ministérielles directement attribuées à l’administration de la Loi sur l’accès à l’information représentent la somme de 1 518 699 $, soit 611 401 $ en salaire et 907 298 $ pour les coûts administratifs. Les équivalents à temps plein (ETP) utilisés représentent 15.

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Partie II – loi sur la protection des renseignements personnels

Données statistiques

Le Ministère a reçu 205 nouvelles demandes sur la protection des renseignements personnels en 2005–2006. Si on les ajoute aux 57 demandes reportées de l’exercice précédent, cela signifie que le MAECI devait traiter 262 demandes en 2005–2006.

Le Ministère a mené à terme le traitement de 208 demandes au cours de la période visée au rapport, de sorte qu’il en reste 54 à reporter en 2006–2007.

Des 208 demandes réglées, il y a eu pleine divulgation dans 71 cas, divulgation partielle pour 71 et refus de tous les dossiers dans le cas de 2 demandes. En sus, le Ministère n’a pu, pour diverses raisons, traiter 39 demandes. Ajoutons que 24 demandes ont été soit abandonnées par les demandeurs et une demande a été acheminé vers une autre institution.

Les trois grandes raisons du refus de l’accès à l’information touchaient soit des renseignements sur une autre personne (article 26), soit l’application de la loi et les enquêtes (article 22), soit les relations internationales et la défense (article 21).

Des 208 demandes réglées en 2005–2006, 105 ont été en 30 jours ou moins, 36 entre 31 et 60 jours, 24 entre 61 et 120 jours, tandis que 43 demandes ont nécessité plus de 120 jours pour être réglées. Des prolongations de délai ont été demandées dans le cas de 42 demandes, 35 en raison d’interférence avec le fonctionnement des opérations et 7 pour des consultations externes. Toutes ces prolongations portaient sur une période de 30 jours ou moins.

Divulgations aux termes du paragraphe 8(2) de la loi sur la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l’AIPRP a traité 436 demandes de divulgation de renseignements personnels en application de l’alinéa 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Évaluation des répercussions sur la protection des renseignements personnels

Conformément à la politique sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) en vigueur depuis le 2 mai 2002, le Secrétariat du Conseil du Trésor vérifie de différentes façons la conformité avec la politique sur l'EFVP. Étant donné les exigences précédentes de la politique, les institutions sont tenues de déclarer les renseignements ci–après pour la période 2005–2006 :

  • Nombre d'EFVP effectuées : 4
  • Nombre d'EFVP préliminaires effectuées : 1
  • Nombre d'EFVP préliminaires et d'EFVP transmises au Commissariat à la protection de la vie privée : 2
  • Nombre de sommaires d'EFVP publiés sur des sites Web institutionnels : aucun

Le Bureau de l’AIPRP a pris part à la préparation des évaluations suivantes :

  • Protocole d’entente entre Passeports Canada et Services correctionnels Canada
  • Système de vérification des certificats de naissance (Passeports Canada)
  • Demande de subvention en ligne (Arts et Culture) Promart
  • Passeports en ligne
  • Système de ressources humaines MAECI

Ressources

Les dépenses ministérielles directement attribuées à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels représentent la somme de 506 232 $, soit 203 800 $ en salaire et 302 432 $ pour les coûts administratifs. Les équivalents à temps plein (ETP) utilisés représentent 5.

Partie III – annexes

Annexe A – Rapport statistique sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information

Annexe B – Rapport statistique sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Pied de page

Date de modification :
2012-02-13