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Rapport annuel sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2006–2007

Table des matières

Des copies de ce document sont disponibles à l'adresse suivante :

Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements Personnels
Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international
Édifice Lester B. Pearson
125, Promenade Sussex
Ottawa ON K1A 0G2

Cette publication peut être produite sur disquette, disque compact ou en gros caractères, sur demande.

Pour de plus amples renseignements sur le présent document :

Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international
Édifice Lester B. Pearson
125 Promenade Sussex
Ottawa ON  K1A 0G2
Tél : 613–992–1425
Téléc. : 613–995–0116

Introduction

En février 2006, après l'élection d'un nouveau gouvernement, les deux composantes du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international ont été réintégrées.

Actuellement, le Ministère réaménage sa structure de gestion et ses activités de programme. Les futures publications ministérielles tiendront compte de ces modifications.

Le directeur de l'Accès à l'information et de la Protection des renseignements personnels (le bureau de l'AIPRP du Ministère) exerce une entière délégation des pouvoirs relatifs à la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le directeur de l'AIPRP relève du directeur général des Services exécutifs qui, avec le sous–ministre des Affaires étrangères et le sous–ministre du Commerce international, exerce également une entière délégation des pouvoirs. De plus, tous les chefs de mission sont désignés pour agir en vertu de l'alinéa 8(2) m ) de la Loi sur la protection des renseignements personnels en matière de divulgation de renseignements personnels dans l'intérêt public.

Défis et mesures prises

Depuis l'exercice 2004–2005, le Ministère a pris des mesures pour renforcer sa capacité d'appliquer la Loi sur l'accès à l'information et on a noté à cet égard certaines améliorations, sa cote étant passée de F à D en 2006–2007. Ceci dit, les défis demeurent tel que mentionné cidessous, et on s'attend à ce que la cote pour 2007–2008 prendra encore un recul vers la cote F.

De nombreux facteurs influencent la performance du MAECI et les efforts soutenus qu'il déploie pour être davantage conforme à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP). Au cours des trois, voire cinq dernières années, le nombre de requêtes en vertu des deux lois a connu une hausse soutenue, s'établissant à une moyenne annuelle d'environ 10 %, et le MAECI continue de faire face à un éventail grandissant de requêtes en vertu de l'AIPRP de nature très sensible et complexe, dont bon nombre ont entièrement épuisé les ressources de l'AIPRP, peu expérimentées.

Compte tenu de son mandat et de ses nombreuses responsabilités à l'international, le MAECI exerce un rôle clé dans le cadre de ses responsabilités en vertu des deux lois au nom d'autres ministères. En particulier, le MAECI consulte des organisations étrangères pour le compte d'autres institutions fédérales qui traitent des demandes de documents provenant de l'étranger. En fait, l'an dernier, le MAECI a traité plus de demandes de consultation de la part d'autres ministères que de demandes d'accès à des dossiers sous sa responsabilité. Ce rôle important ajoute à la charge imposée aux ressources limitées du bureau de l'AIPRP.

En ce sens, des efforts soutenus sont déployés pour maintenir et continuer d'améliorer les résultats en ce qui concerne le volume sans cesse grandissant ainsi que la complexité des dossiers de l'AIPRP, notamment :

  • modifier la structure organisationnelle du bureau de l'AIPRP et ajouter d'autres ressources permanentes chargées d'administrer les deux lois et les politiques du Conseil du Trésor afférentes, notamment le respect des exigences du Cadre de responsabilisation en matière de gestion.
  • Combler tous les postes vacants au bureau de l'AIPRP par tous les moyens possibles tels que les concours, les détachements, les affectations, les mutations et les programmes de recrutement dans les universités afin de réduire la dépendance aux experts–conseils externes. Malgré l'ajout de quinze nouveaux postes ces deux dernières années, la dotation demeure problématique en raison de la difficulté persistante que nous avons à recruter et à conserver du personnel compétent en la matière, vu que, dans son ensemble, l'effectif fédéral oeuvrant dans le domaine de l'AIPRP ne compte qu'un nombre fort limité d'analystes d'expérience.
  • Mettre la touche finale au Programme de perfectionnement professionnel PM au MAECI, qui permettra de créer des postes de débutants, ce qui devrait permettre de former et de garder en poste des recrues à l'interne et d'assurer la relève. Ces mesures contribueront grandement à remédier à la pénurie de personnel expérimenté et à accroître la capacité du Ministère à ce chapitre.
  • Doter le bureau de l'AIPRP d'une capacité permanente en matière de politiques, de procédures et de formation pour que l'ensemble des analystes de l'AIPRP reçoivent la formation approfondie ainsi que les outils nécessaires pour accomplir leur travail. De plus, cette capacité permettra de veiller à ce que les fonctionnaires du Ministère reçoivent également la formation de sensibilisation à l'AIPRP requise. On continue d'offrir des séances sur mesure aux directions qui en font la demande, mais on note un besoin urgent d'offrir une formation à toutes les directions du Ministère et sur une base permanente; pour ce faire, le bureau de l'AIPRP doit établir une capacité de formation permanente dans ses fonctions au quotidien.
  • Tirer parti des améliorations au processus de l'AIPRP qui ont été apportées il y a quelques années lors de la migration vers un processus sur support informatique, en mettant en oeuvre d'autres mesures pour rationaliser davantage le processus.

Un autre élément important du plan organisationnel révisé consistera à doter le Ministère d'une capacité permanente en matière de politique sur la protection des renseignements personnels. Ainsi, on s'assurera que les ressources voulues sont en place pour pouvoir répondre à un volume considérable de demandes internes de consultation en matière de protection des renseignements personnels découlant particulièrement de l'obligation qui incombe au Ministère de préparer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour toutes ses activités de traitement de nouveaux renseignements personnels ou de modification de renseignements personnels. La politique d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été adoptée par le SCT en mai 2002, et le MAECI doit se doter des ressources dont il a besoin pour être à même de respecter cette politique ainsi que d'autres politiques afférentes du SCT, comme celle exigeant une mise à jour annuelle d'Info Source et les exigences relatives à la Politique sur la gestion des technologies de l'information et à la Politique sur la sécurité.

Le Ministère continue à suivre de près l'évaluation de son rendement en matière d'AIPRP, et il entend prendre les mesures voulues pour que toutes ses composantes s'améliorent sur ce plan.

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Partie I – loi sur l'accès à l'information

Statistiques

Alors que dans la plupart des autres ministères, la plus grande partie de la charge de travail d'AIPRP semble porter sur des demandes d'accès à des documents, le MAECI se trouve dans une situation particulière, parce que d'autres ministères le consulte au sujet de documents qui présentent un intérêt pour d'autres pays. En fait, en 2006–2007, le MAECI a reçu plus de demandes de consultation (748) que de demandes d'accès à des documents (648) en vertu de la Loi sur l'accès à l'information (LAI).

En 2006–2007, le Ministère a reçu 648 nouvelles demandes en vertu de la LAI visant des documents qui relèvent de ses compétences. En ajoutant les 131 demandes reportées de l'exercice précédent, le MAECI avait la responsabilité de traiter 779 demandes en 2006–2007. Le Ministère a été en mesure de compléter le traitement de 515 demandes, ce qui laissait 264 demandes à reporter à l'exercice suivant. Un total de 67 338 pages ont été examinées en vertu de la LAI. Pour les 648 demandes reçues en 2006–2007, le type de demandeur le plus fréquent était le public (255) suivi des médias (243), d'organisations (66), de divers types d'entreprises (63), et des milieux universitaires (21).

Des 515 demandes complétées, une entière divulgation a été consentie pour 79 demandes, et une divulgation partielle pour 179 demandes, alors que tout accès aux documents a été refusé pour 13 demandes. Par ailleurs, dans 19 cas, les demandes ont été transférées à un autre ministère, le MAECI a été incapable de traiter 95 demandes, les requérants en ont abandonné 122, tandis que huit d'entre elles ont été traitées de manière informelle. Les trois principaux motifs de refus d'accès à l'information touchaient les activités du gouvernement (article 21), les renseignements personnels (article 19) ou les affaires internationales (article 15).

Pour ce qui est du délai de traitement des 515 demandes complétées en 2006–2007, il s'établissait à 30 jours ou moins pour 287 demandes, entre 31 et 60 jours pour 70 demandes, entre 61 et 120 jours pour 73 demandes, et à plus de 120 jours pour 85 demandes. Le Ministère a jugé nécessaire de proroger le délai à 195 occasions, afin d'exécuter des recherches étendues, d'effectuer des consultations externes, ou d'envoyer des avis à des tiers.

Autres demandes et divulgations informelles

Consultations pour d'autres ministères

Comme on l'a mentionné, le Ministère a traité encore plus de demandes de consultation, du fait de sa responsabilité fondamentale de consultation à l'étranger au nom d'autres ministères, un fardeau considérable pour ses ressources très limitées. Le Ministère a reçu 748 demandes de ce type et en a traité 660, dont certaines avaient été reportées de l'exercice précédent. Un total de 48 630 pages d'information a été examiné en vertu de la Loi pour d'autres ministères.

Programme d'examen des dossiers

Le bureau de l'AIPRP est chargé d'examiner les documents ministériels avant leur transfert aux Archives nationales. Ce programme permet au Ministère de divulguer chaque année des documents qui facilitent l'accès aux fins de recherche à de plus grandes quantités de renseignements sur la conduite des relations internationales du Canada. En 2006–2007, le bureau de l'AIPRP a examiné 300 000 pages de documents ministériels historiques avant leur transfert aux Archives nationales.

Section historique – programme d'accès informel

Ce programme offre aux universitaires et chercheurs sérieux une forme d'accès à des documents détenus par le Ministère qu'ils désirent consulter pour accomplir leur travail. Avec l'aide des directions ministérielles, l'accès à des documents détenus par le Ministère est accéléré sans passer par le cadre officiel de la LAI, tout en assurant la protection de renseignements sensibles. Un total de 11 demandes a été traité, portant sur 4 829 pages de renseignements.

Ressources

Les dépenses ministérielles directement attribuables à l'administration de la Loi sur l'accès à l'information atteignaient un total de 1 705 580 $, soit 751 057 $ pour la rémunération, et 954 523 $ pour des coûts administratifs connexes. L'activité a mobilisé 11,25 années–personnes.

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Partie II – loi sur la protection des renseignements personnels

Statistiques

En 2006–2007, le Ministère a reçu 202 nouvelles demandes de renseignements personnels au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels . En ajoutant les 54 demandes reportées de l'exercice précédent, le MAECI avait la responsabilité de traiter 256 demandes en 2006–2007.

Le Ministère a été en mesure de compléter le traitement de 226 demandes pendant la période de rapport, ce qui laissait 30 demandes à reporter à l'exercice suivant. Des 226 demandes traitées, une entière divulgation a été consentie pour 65 demandes, et une divulgation partielle pour 87 demandes. Par ailleurs, le Ministère a été incapable de traiter 40 demandes pour divers motifs, les requérants ont abandonné 26 demandes, et dans huit cas, les demandes ont été transférées à une autre institution.

Les trois principaux motifs de refus d'accès à l'information touchaient des renseignements concernant un autre individu (article 26), les affaires internationales et la défense (article 21) ou le secret professionnel des avocats (article 27). Pour ce qui est du délai de traitement des 226 demandes complétées en 2006–2007, il s'établissait à 30 jours ou moins pour 134 demandes, entre 31 et 60 jours pour 38 demandes, entre 61 et 120 jours pour 15 demandes, et à plus de 120 jours pour 39 demandes.

Le délai de traitement de 49 demandes a fait l'objet d'une prorogation, soit 40 pour cause d'entrave au fonctionnement de l'institution, et neuf pour des consultations. Toutes ces prorogations portaient sur un délai de 30 jours ou moins.

Autres demandes

Divulgations en vertu de l'article 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Les ressources limitées du bureau de l'AIPRP sont également sollicitées de manière significative par le traitement de demandes de renseignements, principalement liées aux passeports, de la part de services d'enquêtes policières. Le bureau de l'AIPRP a traité 448 demandes de divulgation de renseignements personnels au titre du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Demandes internes de conseils

Le bureau de l'AIPRP a également été source de conseils et d'orientations sur les dispositions de la Loi pour des fonctionnaires du MAECI. Le bureau a été consulté à propos de 145 questions ministérielles, touchant principalement des activités de traitement des renseignements personnels comme des enquêtes, des questionnaires, des protocoles d'entente, des modalités de partage de renseignements, des bases de données, des marchés et des questions de ressources humaines.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

En vertu de la Politique d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), le MAECI rapporte ce qui suit pour l'exercice 2006–2007 :

  • Nombre d'EFVP amorcées : 5
  • Nombre d'EFVP préliminaires amorcées : 4
  • Nombre d'EFVP/EFVP préliminaires transmises au Commissariat à la protection de la vie privée : 1
  • Nombre de sommaires d'EFVP publiés sur des sites Web institutionnels : aucun

Il importe également de signaler que les nouvelles exigences du SCT sur la conformité à la GSTI imposent de préparer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée relativement aux systèmes indispensables, ce qui s'est traduit par une augmentation du nombre de ces évaluations depuis le dernier exercice.

Le bureau de l'AIPRP a participé à la réalisation des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée qui suivent, une liste non exhaustive :

  • déclaration sur le Web d'incidents importants à l'étranger;
  • réseau informatique sécurité SIGNET C5;
  • projets de sécurité de Passeport Canada;
  • marchés de service d'ambulance aérienne pour l'effectif canadien à l'étranger et ses personnes à charge;
  • Programme des relations universitaires internationales (bourses internationales);
  • contrôles des exportations en direct;
  • outil d'auto–évaluation Dialogue;
  • Délégué commercial virtuel.

Ressources

Les dépenses ministérielles directement attribuables à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels atteignaient un total de 568 528 $, soit 250 353 $ pour la rémunération, et 318 175 $ pour des coûts administratifs connexes. L'activité a mobilisé 3,75 années–personnes.

Partie III – annexes

Annexe A – Rapport statistique sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information

Annexe B – Rapport statistique sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Pied de page

Date de modification :
2012-01-26