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Rapport annuel au Parlement sur l’application de la
Loi sur l’accès à l’information 2007–2008

Table des matières

Introduction

Le présent Rapport annuel au Parlement concerne l'exercice financier 2007–2008, conformément aux paragraphes 72(1) et 72(2) de la Loi sur l'accès à l'information (LAI).

Mandat du ministère

Au nom du gouvernement du Canada, le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international est le porte–parole du pays dans le monde, et œuvre en vue de promouvoir les intérêts politiques et économiques du Canada au sein de la communauté internationale et d'appliquer l'expérience canadienne pour contribuer à résoudre les enjeux mondiaux.

Les trois principaux domaines d'intérêt du Ministère en 2007–2008 étaient la mission canadienne en Afghanistan, et un engagement accru dans les Amériques ainsi que dans les marchés émergents, un accent particulier étant mis sur la Chine et l'Inde. Le Ministère gère les relations politiques, économiques et culturelles du Canada avec les autres nations de façon bilatérale ainsi que dans le cadre des organisations internationales auxquelles appartient le Canada, notamment l’Organisation mondiale du commerce, l’Organisation des Nations Unies, le G8, le Commonwealth, la Francophonie, l’Organisation des États américains, l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) et l’Organisation du Traité de l'Atlantique Nord (OTAN).

Le Ministère mène une politique étrangère dynamique qui soutient les intérêts canadiens, projette les valeurs et la culture du Canada dans le monde entier et protège la sécurité du pays. Il fournit des services aux entreprises (commerce et investissement) et des services de passeport, entre autres, aux Canadiens qui voyagent, travaillent ou font des affaires à l'étranger. Il soutient en outre aux activités internationales de ses partenaires fédéraux, provinciaux et territoriaux dans les missions canadiennes de par le monde.

En 2007–2008, le Ministère employait 11 965 équivalents temps plein. Ses effectifs sont composés de trois groupes. On compte tout d'abord le personnel canadien permutant, principalement des agents du service extérieur, des employés assurant le soutien administratif et des spécialistes des technologies de l'information, qui sont réaffectés régulièrement entre l'Administration centrale et les missions canadiennes à l'étranger. Ensuite, les employés non permutants travaillent principalement à l'Administration centrale. Enfin, le personnel recruté sur place travaille dans les missions à l'étranger.

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Pouvoirs délégués

En vertu de l'article 73 de la Loi, le pouvoir du ministre est délégué afin que le Ministère soit en mesure de satisfaire aux exigences prévues par la loi et d'exercer ses pouvoirs. La responsabilité de tous les articles de la Loi est déléguée aux sous–ministres, au secrétaire des Services intégrés (anciennement directeur général des Services exécutifs) et au directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. (Voir l'annexe A).

À titre d'organisme de service spécial, Passeport Canada, au moment de la rédaction de ce rapport, étudiait la possibilité de détenir lui–même la pleine délégation de pouvoirs relativement à l'AIPRP afin de pouvoir administrer tous les dossiers relatifs à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels en ce qui a trait à la gestion et à la prestation des services de passeport.

Structure organisationnelle

La Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (« Bureau de l'AIPRP ») est responsable d'administrer la Loi sur l’accès à l’information, notamment le traitement des demandes et des consultations. Le directeur du Bureau de l'AIPRP relève du secrétaire des Services intégrés, qui relève à la fois du sous–ministre des Affaires étrangères et du sous–ministre du Commerce international.

Au cours de la période visée par le rapport, le Bureau de l’AIPRP s'est agrandi et restructuré à la suite de l’ajout de douze (12) équivalents temps plein en 2007–2008. La direction comprend maintenant cinq équipes d'analystes relevant de deux directeurs adjoints. Les directeurs adjoints et le gestionnaire des Pratiques et Systèmes opérationnels relèvent du directeur. (Voir la Figure 1)

organigramme tel que décrit ci-haut

Défis actuels

Des mesures ont été prises depuis 2004–2005 pour renforcer la capacité et la conformité du Ministère à l'égard de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des politiques connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Compte tenu de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelon international, le MAECI joue un rôle consultatif clé en vertu des deux Lois au nom des autres ministères.

Le MAECI doit répondre à un nombre sans cesse croissant de demandes d’AIPRP. Le graphique présenté à la Figure 2 illustre l’augmentation des demandes d’AIPRP depuis 1995–1996 de même que la charge de travail actuelle et prévue à ce chapitre. La charge de travail prévue pour 2008–2009 se fonde sur l’augmentation de la demande observée au Ministère au cours de la première moitié du présent exercice financier comparativement à la même période les années précédentes. Le nombre prévu de demandes en 2009–2010 se fonde sur une augmentation annuelle moyenne de 13,2% par rapport aux chiffres prévus pour 2008–2009.

Il est important de noter également que les comparaisons récentes avec les autres ministères et organismes gouvernementaux, par exemple la GRC, le MDN, Justice et Industrie Canada, permettent de constater que les demandes d’AIPRP présentées au MAECI continuent d’augmenter à un rythme plus élevé.

L'évaluation de la charge de travail du Bureau de l’AIPRP à la fin de l'exercice 2007–2008 ainsi que du volume projeté des nouvelles demandes d’AIPRP pour 2008–2009 démontre clairement que même avec son effectif existant de 42équivalents temps plein (ETP), les ressources ne seront pas suffisantes pour traiter la charge de travail actuelle et future. Ainsi, le Ministère continuera de lutter pour essayer de satisfaire aux obligations prévues par la loi et établies dans les politiques du SCT.

Parmi les autres défis, mentionnons:

  • Le niveau de complexité et de sensibilité toujours plus élevé des demandes d’AIPRP présentées au MAECI, auxquelles s’ajoutent les litiges qui ont lieu en parallèle (par ex. affaire Arar, Afghanistan, bois d’œuvre résineux et Iacobucci).
  • Le MAECI a des responsabilités uniques en vertu des deux Lois dont le Ministère doit s’acquitter au nom d’autres ministères et en conformité avec les politiques connexes du SCT. Le MAECI consulte des organismes étrangers pour le compte d’autres ministères fédéraux qui traitent les demandes d’information provenant de l’étranger. En fait, l'an dernier, le MAECI a traité encore plus de demandes de consultations en matière d'accès à l'information provenant des autres ministères (1025) que de demandes d'accès à l'information portant sur des documents sous son contrôle (736). Ce rôle primordial ajoute encore au fardeau des ressources déjà limitées du Bureau de l'AIPRP.
  • Il existe un bassin limité d’analystes de l’AIPRP chevronnés dans la communauté fédérale de l’AIPRP et le Ministère doit consacrer beaucoup de temps et d’argent à « former lui–même » ses propres analystes de l’AIPRP.
  • Des défis importants dans le domaine de la GI/TI se posent au MAECI, lesquels sont actuellement à l’étude.

Principales considérations

L'une des priorités du Ministère est d'améliorer la conformité à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP), surtout si l'on tient compte de l'accroissement des demandes d'information adressées au Ministère concernant les priorités internationales clés du gouvernement comme l'Afghanistan. De plus, un engagement et un respect accrus à l'égard de ces responsabilités législatives constituent une priorité du gouvernement du Canada dont rendent compte les instruments suivants :

  • Loi fédérale sur la responsabilité – engagements en matière d'ouverture, de transparence et de reddition de comptes en ce qui concerne ses activités de programme, en vertu de ses obligations au titre de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

  • Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). Efficacité de la gestion de l’information (indicateur numéro 12) : « Gouvernance et gestion de l’information et des documents de manière à soutenir les résultats des programmes et des services, les besoins et les responsabilités opérationnels ainsi que l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l’accès à l’information. »

  • Les politiques du SCT sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels font état du rôle « quasi constitutionnel » joué par l'AIPRP et de l'importance de la conformité pour la responsabilité du gouvernement et le processus démocratique.

  • La Politique d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT a été mise en place en mai 2002 et le MAECI doit mettre en place les ressources nécessaires pour veiller à s'y conformer. De plus, en raison des exigences de la Gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI) instaurée en 2005 par le SCT, le MAECI doit assurer la sécurité les actifs en matière de sécurité de l'information et de technologies de l'information (TI), ce qui englobe l'obligation de préparer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour la plupart de ces systèmes.

Les services aux Canadiens constituent l'un des trois résultats stratégiques dans le cadre de l'Architecture des activités de programme (AAP) du Ministère. L'AIPRP est l'un des services essentiels qu'offre ce dernier au grand public canadien et pour améliorer ce service, il convient de renforcer la conformité aux lois correspondantes. En outre, compte tenu de la fonction supplémentaire du Bureau ministériel de l'AIPRP qui est de consulter les gouvernements étrangers sur la diffusion de l'information qu'ils fournissent, un des principaux éléments de la mise en œuvre de l'AIPRP consiste à gérer les relations internationales et à garantir à nos partenaires que leur information est correctement gérée.

Depuis 1998, le rendement du MAECI en vertu de la Loi sur l’accès à l’information fait l’objet d’un examen minutieux de la part du Commissariat à l’information du Canada du fait que le Ministère n'observait que très médiocrement les délais prescrits par la Loi. Le Comité permanent sur l'accès à l'information, la protection des renseignements personnels et l'éthique a également suivi de près le rendement du MAECI à l'égard de l’AIPRP au cours du dernier exercice financier.

Administration des demandes

La section suivante explique plus en détail le rapport statistique du SCT figurant à l'annexe B.

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Demandes d'accès à l'information

Entre le 1er avril 2007 et le 31 mars 2008, le Ministère a reçu sept cent trente–six (736) demandes d'information dans le cadre de la Loi sur l'accès à l'information. Il faut ajouter à ces nouvelles demandes deux cent soixante–quatre (264) demandes reportées de l'exercice financier précédent, soit un total de mille (1 000) demandes.

Depuis l'exercice financier 1995–1996, le taux de croissance annuel moyen du nombre de demandes présentées au Ministère est de 11,2 %. En 2007–2008, le nombre de demandes d'AIPRP reçues par le MAECI s'est accru de 13,6 %.

Au cours de la période visée par le rapport, cinq cent quarante et une (541) demandes ont été traitées et quatre cent cinquante–neuf (459) dossiers toujours en cours ont été reportés à la prochaine période de rapport.

Origine des demandes

Les demandes d’accès à l’information reçues au cours de la période de référence se répartissent comme suit :

Médias277
Secteur universitaire16
Secteur Commercial67
Organisme91
Public285
Total736

Disposition à l'égard des demandes traitées

La répartition des demandes traitées est la suivante :

Communication Totale68
Communication partielle206
Aucune communication (exclusion)3
Aucune communication (exclusion)3
Transmission14
Traitement impossible133
Abandon de la demande108
Traitement non officiel6

Exemptions et exclusions

Les exemptions les plus courantes utilisées par le Ministère au cours de l'exercice correspondent aux articles 15(1) [affaires étrangères et défense nationale] et 19(1) [renseignements personnels] ainsi qu'aux paragraphes 21(1)(a) [conseils] et 21(1)(b) [consultations et délibérations]. Elles ont été invoquées pour 166, 167, 112 et 95 demandes, respectivement. Le Ministère a également utilisé des exclusions pour 39 demandes en vertu du sous–paragraphe 69(1) [documents confidentiels du Cabinet].

Prorogations

Au cours de la période de référence, le Ministère a demandé des prorogations en vertu des alinéas 9(1)a), 9(1)b) et 9(1)c), à 196, 128 et 12 reprises, respectivement.

Frais et Coûts

Pendant la période visée par le rapport, le Ministère a perçu des frais s'élevant à
98 427,30 $, et a renoncé à 2 180,20 $ de frais. Cela représente une hausse considérable du montant d'honoraires collectés par rapport aux années précédentes. En janvier 2008, le Ministère a établi un processus de facturation des frais de préparation conformément à la LAI et à son Règlement d’application.

Consultations reçues d'autres institutions

Lorsqu'une demande renferme des documents qui présentent un intérêt plus grand pour une autre institution, le bureau de l'AIPRP de l'institution concernée est consulté.

Compte tenu de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelon international, le MAECI joue un rôle clé en vertu de la LAI au nom des autres ministères. Plus précisément, le MAECI consulte des organismes à l'étranger pour le compte d’autres institutions fédérales du gouvernement qui traitent les demandes de documents provenant de l'étranger.

Entre le 1er avril 2007 et le 31 mars 2008, le Ministère a reçu mille vingt–cinq (1025) consultations provenant d’autres institutions gouvernementales. En fait, l’an dernier, le MAECI a même reçu plus de demandes de consultations (1025) que de demandes d’AI visant l’accès à des documents placés sous sa garde (736). Ce rôle important continue d’imposer un lourd fardeau aux ressources limitées de la Direction de l’AIPRP. La plupart de ces demandes proviennent d’institutions fédérales assujetties à la Loi sur l'accès à l'information. Toutefois, un faible pourcentage de consultations provient des institutions provinciales et des gouvernements étrangers.

Le nombre de consultations reçues par le Ministère augmente à un taux annuel moyen de 17,4% depuis l'exercice financier 1995–1996. En 2007–2008, le nombre de consultations relatives à la Loi sur l’accès à l’information reçues par le MAECI en provenance d'autres institutions gouvernementales a augmenté de 37%.

Au cours de la période de référence, huit cent soixante–sept (867) consultations ont été effectuées, ce qui représente 78 538 pages.

Consultations auprès d'autres institutions

Le MAECI a consulté à son tour d'autres institutions gouvernementales au cours de la période visée par le rapport, selon la répartition suivante :

Autres institutions du gouvernement fédéral248
Bureau du Conseil privé (documents confidentiels du Cabinet)28
Institutions provinciales ou municipalités7
Gouvernements étrangers ou institutions d'État43
Total326

Plaintes et enquêtes

Plaintes reçues et traitées

Au cours de la période de référence, soixante–six (66) plaintes à l'encontre du Ministère ont été déposées auprès du Commissariat à l'information du Canada.

Motif des plaintes
Retard19
Prorogation23
Refus – Exemptions19
Refus – Général3
Divers2

Cinquante–deux (52) enquêtes ont été effectuées au cours de la période de référence.

ConclusionRésultat
Interrompue2Aucune mesure requise51
Non justifiée13Mesure corrective prise1
Résolue37  
Légitime0  

Cour fédérale

Au cours de la période visée par le présent rapport, le professeur Amir Attaran a saisi la Cour fédérale d’une plainte contre le MAECI (T–2257–07) concernant les exemptions invoquées en vertu de la Loi sur l'accès information pour un rapport interne intitulé « Afghanistan 2006 : Bonne gouvernance, démocratie et droits de la personne ». Le demandeur n'était pas satisfait du bien–fondé de l’argument avancé par le MAECI pour justifier la non–divulgation de certaines parties du rapport ni des conclusions du Commissariat à l'information de novembre 2007 qui étayaient certains des prélèvements invoqués dans le cadre des articles 13, 15 et 17 de la LAI. L’affaire est toujours en cours.

Questions soulevées par les agents du parlement

Encore une fois, le MAECI compte parmi les dix institutions retenues par le Commissariat à l’information du Canada pour sa fiche de rendement annuelle. Au moment de la rédaction du présent rapport annuel, le MAECI n’était pas au courant des notes précises qui lui seraient attribuées pour son rendement en 2007–2008, notamment en raison du fait que le commissaire a modifié l’échelle de notation (l’échelle de A à F est remplacée par des étoiles (jusqu’à 5étoiles); toutefois, on prévoit que le MAECI continuera de faire l’objet de critiques parce qu’il ne fait pas assez pour satisfaire aux exigences de la loi. Par exemple, le commissaire recommandera à nouveau sans aucun doute que des ressources suffisantes soient prévues pour assurer le respect du droit d’accès à l’information des Canadiens.

Le MAECI n’a pas fait l’objet de vérifications ou d’examen de la part d’autres agents du Parlement en ce qui concerne l’administration de la LAI au cours de la période visée par le rapport. Cependant, il importe de signaler la comparution du MAECI devant le Comité permanent de l'accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique (« Comité ETHI ») de la Chambre des communes au printemps 2007 et la réponse subséquente du gouvernement au Quatrième rapport du Comité ETHI, qui recommandait différentes améliorations au système d'accès à l’information du gouvernement.

Plus précisément, en avril et mai 2007, les articles de presse critiquaient le mauvais rendement du MAECI dans ses réponses aux demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information pour obtenir un rapport interne intitulé « Afghanistan 2006: Bonne gouvernance, démocratie et droits de la personne ». Le Comité ETHI a donc par la suite entrepris une série de réunions pour étudier la façon dont le MAECI avait géré ces demandes. Le Quatrième rapport du Comité ETHI, déposé le 2 avril 2008, formulait cinq recommandations en vue d'améliorer le système d'accès à l'information. Aucune de ces recommandations ne visait le MAECI en particulier. Trois ciblaient le Secrétariat du Conseil du Trésor, étant donné qu'elles concernaient les politiques, les lignes directrices et la formation sur l'AIPRP à l'échelle pangouvernementale. L'une des recommandations s'adressait au ministère de la Justice, car elle concernait la réforme législative, et la dernière s'adressait au Bureau du Conseil privé et portait sur les rôles et les responsabilités des fonctionnaires lors d'une comparution devant les comités du Parlement. Le MAECI a appuyé les recommandations formulées par le Comité ETHI.

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Opérations internes

Formation et perfectionnement

Pendant 2007–2008, le Bureau de l'AIPRP a veillé à ce que tous les analystes de l'AIPRP, indépendamment de leurs années d'expérience, reçoivent la formation et les outils nécessaires pour accomplir efficacement leur travail. De plus, chaque analyste au Bureau de l’AIPRP dispose maintenant d’un mentor ou d’un encadreur particulier (aussi appelé chef d’équipe) dont les principales responsabilités consistent à offrir aux spécialistes de l’AIPRP un milieu d’apprentissage continu positif propice à leur perfectionnement. En outre, les plans d'apprentissage individuel ont été élaborés en collaboration avec chaque employé du Bureau de l'AIPRP de manière à ce que tous les besoins en matière de formation et de perfectionnement soient satisfaits.

Le Bureau de l’AIPRP a également mis au point un programme de perfectionnement professionnel afin de former ses propres analystes de l’AIPRP au sein du MAECI, étant donné que la collectivité fédérale de l’AIPRP a grandement besoin d'analystes expérimentés. Un programme de ce type permettra également d'améliorer la conservation du personnel et la planification de la relève.

Même si des séances de sensibilisation à l’AIPRP ont été dispensées aux fonctionnaires du Ministère au fil des ans, le Bureau de l’AIPRP a entrepris la mise en œuvre d'un programme de sensibilisation panministériel structuré pour veiller à ce que les fonctionnaires à l’échelle du Ministère comprennent leurs rôles et leurs responsabilités en matière d’AIPRP. Le Bureau de l'AIPRP a également entrepris la mise au point d'un didacticiel en ligne sur l'AIPRP pour le site intranet du Ministère. Il développe en outre un programme de formation pratique plus approfondi à l'intention des agents de liaison de l'AIPRP à l'échelle du Ministère.

Processus ministériel

En 2007–2008, le Bureau de l’AIPRP a entrepris la mise en œuvre d'un processus d'attribution des tâches simplifié en matière d’AIPRP qui a été mis en place à l’échelle du MAECI en octobre 2008. Ce guichet unique fournira un système de suivi commun de l’AIPRP en vue d’accroître l’efficacité et de mesurer le rendement.

Politiques internes sur l'application de la loi

En janvier 2008, le Bureau de l'AIPRP a également mis en place deux processus pour tenter de résoudre le problème de l’important arriéré accumulé en ce qui a trait aux demandes. Tout d'abord, le Bureau de l'AIPRP a expédié environ 120 lettres aux demandeurs qui avaient présenté leurs demandes depuis un certain temps en leur demandant s'ils souhaitaient toujours y donner suite. Aussi, depuis janvier 2008, le Bureau de l’AIPRP a instauré l'administration de frais de préparation, en conformité avec la LAI et son Règlement d’application, même lorsque les demandes d’accès étaient déjà en retard.

Il va sans dire que ces deux approches ont soulevé des inquiétudes chez certains clients à l'égard des intentions du Bureau de l'AIPRP. Des spéculations laissent entendre que ce dernier essayait de décourager ses clients d'exercer leur droit à l'accès à l'information, mais le fait est que le Bureau de l'AIPRP s'efforçait avant tout de réduire la charge de travail par analyste afin d'offrir un meilleur service à ses clients. En fait, pour finir, le Bureau de l’AIPRP a été en mesure de réduire son arriéré de quelque 200000pages de documents qui ne présentaient plus d’intérêt pour les demandeurs ou pour lesquels les demandeurs avaient préféré abandonner leur demande ou en modifier la portée après avoir reçu l'estimation des honoraires.

Ces deux exercices ont permis au Ministère d'économiser énormément au titre des coûts de traitement et de réduire le nombre de cas à un niveau plus gérable. Il convient toutefois de signaler que, étant donné le volume sans cesse croissant des demandes d’AIPRP adressées au MAECI, il reste encore des dossiers en retard, mais ils devraient être terminés d'ici la fin de l'exercice 2008–2009 avec l’aide d’experts–conseils en AIPRP dans le cadre du projet relatif au traitement de l’arriéré.

En outre, il faut noter que la politique du Bureau de l'AIPRP prévoit le renoncement aux frais de photocopies pour les dossiers dont les documents à communiquer comptent moins de 200 pages. De plus, des diffusions sur CD sont fournies gratuitement lorsque les documents comptent plus de 200 pages, cette solution étant considérée comme plus économique pour le Bureau de l’AIPRP.

Améliorations continues

Voici une liste des améliorations apportées depuis l’an dernier environ de même que les initiatives en cours visant à améliorer la fonction globale en ce qui a trait à l’AIPRP au MAECI :

  • A poursuivi la mise en place de capacités plus stables et plus robustes au sein de la Direction de l’AIPRP grâce à l’ajout de 12 nouveaux équivalents temps plein en 2007–2008. A amélioré le recrutement et la conservation des employés de l’AIPRP pour une fonction plus durable à long terme, y compris l’élaboration d’un programme de perfectionnement professionnel dans l’optique de la planification de la relève. La plupart des postes ont été pourvus dans le cadre de concours et de mutations. De plus, le moral des employés et leur dévouement envers le Ministère se sont améliorés. Le MAECI plaide également en faveur de solutions pangouvernementales en matière de dotation, comme la centralisation accrue du recrutement des spécialistes de l’AIPRP.

  • A réduit la charge de travail par analyste grâce à l’ajout de nouveaux effectifs et le recours en continu à des experts–conseils pour aider à réduire l’arriéré. Une stratégie révisée de gestion des cas a été mise en œuvre pour permettre aux ressources disponibles de s'occuper des demandes en retard ainsi que de la charge de travail actuelle et à venir.

  • A mis en place une capacité de formation mieux structurée pour le personnel ministériel chargé de l’AIPRP mettant à contribution les programmes de formation en AIPRP tant internes qu’externes. Le Bureau de l’AIPRP compte maintenant deux directeurs adjoints, un gestionnaire des pratiques et systèmes opérationnels de même que cinq chefs d’équipe qui ont comme principales responsabilités d’assurer que toutes les activités de formation, de mentorat et d’encadrement sont offertes au personnel de la Direction et que tous les outils nécessaires sont fournis. De même, le Bureau a initié la mise à jour des guides de politiques et procédures de la Direction.

  • A veillé à ce que les volets Affaires étrangères et Commerce international du MAECI aient dorénavant un processus AIPRP identique.

  • A commencé à créer une capacité stratégique permanente au sein de la Direction de l’AIRPR dans le but d’assurer la disponibilité des ressources nécessaires pour satisfaire aux diverses exigences du SCT en matière d’AIPRP, par exemple la Politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Un nombre important d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée sont actuellement en cours pour satisfaire à la Politique en la matière de même qu’aux exigences en matière de gestion de la sécurité des technologies de l’information (GSTI) du SCT. Parmi les autres exigences en matière de rapports qui exigent beaucoup de travail de la part de l’équipe des politiques, mentionnons les rapports annuels sur l’AIPRP présentés au Parlement, les rapports statistiques annuels au SCT, les fiches de rendement présentées au Commissaire à l’information du Canada de même que les mises à jour continues des sites web du Ministère sur l’AIPRP (Intranet et Internet), lesquels ont tous une incidence directe sur les résultats énoncés au CRG.

  • A présenté au SCT, en juin 2008, une mise à jour de la publication annuelle InfoSource après presque sept années de négligence attribuable au manque de ressources à la Direction de l’AIPRP, ce qui permettra sans nul doute de mieux respecter l’indicateur numéro 12 du CRG. Étant donné l’ampleur du travail nécessaire à cause des années de négligence, le SCT a accepté que le MAECI commence dans un premier temps, en 2008, par l’information sur l’Architecture des activités de programmes du MAECI actuelle et les fonds de renseignements principaux sur les programmes pour la publication Info Source. La prochaine étape de la mise à jour, en 2009, consistera en un examen en profondeur de tous les fonds de renseignements, y compris tous les fichiers de renseignements personnels.

  • Un autre projet marqué par de longs retards a été exécuté tout récemment : il s’agit du site Internet sur l’AIPRP, qui a été revu de fond en comble et mis à jour. Par exemple, conformément aux exigences de la Politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT, le site Web comprend maintenant des sommaires des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée qui ont été effectuées par le MAECI au cours des six dernières années, depuis l’entrée en vigueur de la Politique en
    mai 2002.

  • A mis sur pied un groupe de travail ministériel GI/TI/AIPRP chargé de diverses questions au MAECI touchant la gestion de l’information et la technologie. Par exemple, l’incapacité du Bureau de l’AIPRP d’échanger avec la clientèle du MAECI de manière efficace et efficiente sur le réseau protégé et, de ce fait, la trop grande dépendance à l’égard des documents papier par rapport aux documents électroniques.

  • A amorcé la mise en place d’un processus d’attribution des tâches simplifié en matière d’AIPRP dans l’ensemble du MAECI, y compris des agents de liaison de l’AIPRP désignés pour la création d’un guichet unique pour tous les services et tous les bureaux des SMA. Nous avons ainsi beaucoup amélioré le système de suivi de l’AIPRP afin de mesurer le rendement et d’accroître l’efficience du service dans ce domaine.

  • A instauré la production de rapports mensuels de rendement AIPRP pour la haute direction, ce qui permettra de mieux faire comprendre et respecter les exigences relatives à l’AIPRP au Ministère.

  • A instauré la mise en œuvre d’un programme de sensibilisation à l’AIPRP panministériel structuré de manière à ce que les employés du Ministère comprennent leurs rôles et leurs responsabilités en matière d’AIPRP. Les étapes préliminaires ont également été franchies en vue de la mise au point d’un didacticiel en ligne sur l’AIPRP pour le site intranet du Ministère.

  • Le Secrétariat des Services intégrés a aussi prévu d’embaucher un expert–conseil spécialisé dans les processus administratifs, qui effectuera un examen plus approfondi de la fonction AIPRP au MAECI et formulera des recommandations visant à apporter de nouvelles améliorations au programme d’activités de l’AIPRP dans son ensemble.

  • Enfin, le Bureau de l’AIPRP effectuera aussi une autre analyse de rentabilisation dans l’espoir d’obtenir des fonds additionnels afin d’assurer que les ressources permanentes nécessaires sont en place, ce qui se traduirait par :

    • des capacités ministérielles durables en matière d'AIPRP pour appuyer les obligations législatives et celles découlant des politiques du SCT;
    • une conformité accrue à l'égard des lois sur l’AIPRP et un meilleur rendement (c.–à–d. des réponses opportunes, soit 80% ou plus);
    • une réduction importante du recours à long terme à des consultants en AIPRP, dont les services coûtent cher;
    • une source stable et fiable d'expertise en AIPRP permettant aux fonctionnaires du Ministère d'être mieux informés et créant une culture qui comprend et apprécie à sa juste valeur l'engagement du Ministère à l'égard de l'ouverture et de la transparence;
    • une planification de la relève efficace grâce à l'obtention et la conservation d'une expertise interne en AIPRP;
    • des consultations externes en matière d’AIPRP plus rapides auprès des autres institutions gouvernementales et des autres administrations;
    • un meilleur service aux intervenants et aux clients;
    • un cadre de travail moins stressant et moins pénible pour le personnel dont l’effectif est actuellement insuffisant; et
    • un processus d'AIPRP simplifié, plus efficace et plus efficient, au sein du MAECI.

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Date de modification :
2012-02-14