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Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2007–2008

Table des matières

Introduction

Le présent Rapport annuel au Parlement concerne l’exercice financier 2007–2008, conformément aux paragraphes 72(1) et 72(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP).

Mandat du ministère

Au nom du gouvernement du Canada, le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international est le porte–parole du pays dans le monde, et œuvre en vue de promouvoir les intérêts politiques et économiques du Canada au sein de la communauté internationale et d'appliquer l'expérience canadienne pour contribuer à résoudre les enjeux mondiaux.

Les trois principaux domaines d'intérêt du Ministère en 2007–2008 étaient la mission canadienne en Afghanistan, et un engagement accru dans les Amériques ainsi que dans les marchés émergents, un accent particulier étant mis sur la Chine et l'Inde. Le Ministère gère les relations politiques, économiques et culturelles du Canada avec les autres nations de façon bilatérale ainsi que dans le cadre des organisations internationales auxquelles appartient le Canada, notamment l’Organisation mondiale du commerce, l’Organisation des Nations Unies, le G8, le Commonwealth, la Francophonie, l’Organisation des États américains, l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) et l’Organisation du Traité de l'Atlantique Nord (OTAN).

Le Ministère mène une politique étrangère dynamique qui soutient les intérêts canadiens, projette les valeurs et la culture du Canada dans le monde entier et protège la sécurité du pays. Il fournit des services aux entreprises (commerce et investissement) et des services de passeport, entre autres, aux Canadiens qui voyagent, travaillent ou font des affaires à l'étranger. Il soutient en outre les activités internationales de ses partenaires fédéraux, provinciaux et territoriaux dans les missions canadiennes de par le monde.

En 2007–2008, le Ministère employait 11 965 équivalents temps plein. Ses effectifs sont composés de trois groupes. On compte tout d'abord le personnel canadien permutant, principalement des agents du service extérieur, des employés assurant le soutien administratif et des spécialistes des technologies de l'information, qui sont réaffectés régulièrement entre l'Administration centrale et les missions canadiennes à l'étranger. Ensuite, les employés non permutants travaillent principalement à l'Administration centrale. Enfin, le personnel recruté sur place travaille dans les missions à l'étranger.

Pouvoirs délégués

En vertu de l'article 73 de la Loi, le pouvoir du ministre est délégué afin que le Ministère soit en mesure de satisfaire aux exigences prévues par la loi et d'exercer ses pouvoirs. La responsabilité de tous les articles de la Loi est déléguée aux sous–ministres, au secrétaire des Services intégrés (anciennement directeur général des Services exécutifs), au directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels ainsi qu’aux chefs de mission, mais dans leur cas uniquement en ce qui a trait à la divulgation en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels (intérêt public ou à l’avantage de la personne concernée). (Voir l’annexeA)

À titre d'organisme de service spécial, Passeport Canada, au moment de la rédaction de ce rapport, étudiait la possibilité de détenir lui–même la pleine délégation de pouvoirs relativement à l'AIPRP afin de pouvoir administrer tous les dossiers relatifs à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels en ce qui a trait à la gestion et à la prestation des services de passeport.

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Structure organisationnelle

La Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (le « Bureau de l’AIPRP ») est responsable d'administrer la Loi sur la protection des renseignements personnels, notamment le traitement des demandes et des consultations. Le directeur du Bureau de l’AIPRP relève du secrétaire des Services intégrés, qui relève à la fois du sous–ministre des Affaires étrangères et du sous–ministre du Commerce international.

Au cours de la période visée par le rapport, le Bureau de l’AIPRP s'est agrandi et restructuré à la suite de l’ajout de douze (12) équivalents temps plein en 2007–2008. La direction comprend maintenant cinq équipes d'analystes de traitement relevant de deux directeurs adjoints. Les directeurs adjoints et le gestionnaire des Pratiques et des Systèmes opérationnels relèvent du directeur. (Voir la Figure 1)

organigramme tel que décrit ci-haut

Défis actuels

Des mesures ont été prises depuis 2004–2005 pour renforcer la capacité et la conformité du Ministère à l'égard de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des politiques connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Compte tenu de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelon international, le MAECI joue un rôle consultatif clé en vertu des deux Lois au nom des autres ministères.

Le MAECI doit répondre à un nombre sans cesse croissant de demandes d’AIPRP. Le graphique présenté à la Figure 2 illustre l’augmentation des demandes d’AIPRP depuis 1995–1996 de même que la charge de travail actuelle et prévue à ce chapitre. La charge de travail prévue pour 2008–2009 se fonde sur l’augmentation de la demande observée au Ministère au cours de la première moitié du présent exercice financier comparativement à la même période les années précédentes. Le nombre prévu de demandes en 2009–2010 se fonde sur une augmentation annuelle moyenne de 13,2% par rapport aux chiffres prévus pour 2008–2009.

Il est important de noter également que les comparaisons récentes avec les autres ministères et organismes gouvernementaux, par exemple la GRC, le MDN, Justice et Industrie Canada, permettent de constater que les demandes d’AIPRP présentées au MAECI continuent d’augmenter à un rythme plus élevé.

L'évaluation de la charge de travail du Bureau de l’AIPRP à la fin de l'exercice 2007–2008 ainsi que du volume projeté des nouvelles demandes d’AIPRP pour 2008–2009 démontre clairement que même avec son effectif existant de 42équivalents temps plein (ETP), les ressources ne seront pas suffisantes pour traiter la charge de travail actuelle et future. Ainsi, le Ministère continuera de lutter pour essayer de satisfaire aux obligations prévues par la loi et établies dans les politiques du SCT.

Parmi les autres défis, mentionnons :

  • Le niveau de complexité et de sensibilité toujours plus élevé des demandes d’AIPRP présentées au MAECI, auxquelles s’ajoutent les litiges qui ont lieu en parallèle (par ex. affaire Arar, Afghanistan, bois d’œuvre résineux et Iacobucci).
  • Le MAECI a des responsabilités uniques en vertu des deux Lois dont le Ministère doit s’acquitter au nom d’autres ministères et en conformité avec les politiques connexes du SCT. Le MAECI consulte les organismes étrangers pour le compte des autres ministères qui traitent les demandes d’information provenant de l’étranger. En fait, l'an dernier, le MAECI a traité encore plus de demandes de consultations en matière d'accès à l'information provenant des autres ministères (1025) que de demandes d'accès à l'information portant sur des documents sous son contrôle (736). Ce rôle primordial ajoute encore au fardeau des ressources déjà limitées du Bureau de l'AIPRP.
  • Il existe un bassin limité d’analystes de l’AIPRP chevronnés dans la communauté fédérale de l’AIPRP et le Ministère doit consacrer beaucoup de temps et d’argent à « former lui–même » ses propres analystes de l’AIPRP.
  • Des défis importants dans le domaine de la GI/TI se posent au MAECI, lesquels sont actuellement à l’étude.

Principales considérations

L'une des priorités du Ministère est d'améliorer la conformité à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP), surtout si l'on tient compte de l'accroissement des demandes d'information adressées au Ministère concernant les priorités internationales clés du gouvernement comme l'Afghanistan. De plus, un engagement et un respect accrus à l'égard de ces responsabilités législatives constituent une priorité du gouvernement du Canada dont rendent compte les instruments suivants :

  • Loi fédérale sur la responsabilité – engagements en matière d'ouverture, de transparence et de reddition de comptes en ce qui concerne ses activités de programme, en vertu de ses obligations au titre de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

  • Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). Efficacité de la gestion de l’information (indicateur numéro 12) : « Gouvernance et gestion de l’information et des documents de manière à soutenir les résultats des programmes et des services, les besoins et les responsabilités opérationnels ainsi que l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l’accès à l’information. »

  • Les politiques du SCT sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels font état du rôle « quasi constitutionnel » joué par l'AIPRP et de l'importance de la conformité pour la responsabilité du gouvernement et le processus démocratique.

  • La Politique d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT a été mise en place en mai 2002 et le MAECI doit mettre en place les ressources nécessaires pour veiller à s'y conformer. De plus, par suite des exigences de la Gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI) instaurée en 2005 par le SCT, le MAECI doit assurer la sécurité les actifs en matière de sécurité de l'information et de technologies de l'information (TI), ce qui englobe l'obligation de préparer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour la plupart de ses systèmes.

Les services aux Canadiens constituent l'un des trois résultats stratégiques dans le cadre de l'Architecture des activités de programme (AAP) du Ministère. L'AIPRP est l'un des services essentiels qu'offre ce dernier au grand public canadien et pour améliorer ce service, il convient de renforcer la conformité aux lois correspondantes. En outre, compte tenu de la fonction supplémentaire du Bureau ministériel de l'AIPRP qui est de consulter les gouvernements étrangers sur la diffusion de l'information qu'ils fournissent, un des principaux éléments de la mise en œuvre de l'AIPRP consiste à gérer les relations internationales et à garantir à nos partenaires que leur information est correctement gérée.

Administration des demandes

La section suivante explique plus en détail le rapport statistique du SCT figurant à l'annexe B.

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Demandes de communication des renseignements personnels

Entre le 1er avril 2007 et le 31 mars 2008, le Ministère a reçu trois cent quinze (315) demandes d'information en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il faut y ajouter trente (30) demandes reportées de l'exercice précédent. Au cours de la période visée par le rapport, deux cent soixante–quatorze (274) demandes ont été traitées et soixante et onze (71) sont toujours en cours de traitement en date du 31 mars 2008.

Le nombre de demandes présentées au Ministère augmente à un taux annuel moyen de 18 % depuis l'exercice financier 1995–1996 (Voir la Figure 3). En 2007–2008, le nombre de demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels reçues par le MAECI s’est accru de 55,4%.

Disposition à l'égard des demandes traitées

La distribution des demandes traitées est la suivante

Communication Totale99
Communication partielle74
Aucune communication (exclusion)0
Aucune communication (exemption)0
Traitement impossible58
Abandon de la demande34
Transmission9
Total274

Exemptions et exclusions

L'exemption la plus courante utilisée par le Ministère au cours de l'exercice correspond à l'article 26 [Renseignements concernant un autre individu]. Elle a été invoquée à soixante–treize (73) reprises.

Consultations reçues d'autres institutions

Lorsqu'une demande renferme des documents qui présentent un intérêt plus grand pour une autre institution, le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est consulté. Entre le 1er avril 2007 et le 31 mars 2008, le Ministère a reçu d'autres institutions du gouvernement fédéral trente–trois (33) consultations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le nombre de consultations reçues par le Ministère augmente à un taux annuel moyen de 17,4 % depuis l'exercice financier 1995–1996. En 2007–2008, le nombre de consultations concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels reçues par le MAECI a augmenté de 43,5 %.

Au cours de la période de référence, 28consultations ont été effectuées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui représente 1 235 pages.

Consultations auprès d'autres institutions

Le Ministère a consulté à son tour d'autres institutions gouvernementales au cours de la période visée par le rapport, selon la répartition suivante

Autres institutions du gouvernement fédéral21
Bureau du Conseil privé (documents confidentiels du Cabinet)0
Institutions provinciales ou municipalités3
Gouvernements étrangers ou institutions d'État5
Total29

Communication des renseignements personnels

Le paragraphe 8(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que « les renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale ne peuvent être communiqués, à défaut du consentement de l'individu qu'ils concernent, que conformément au présent article ».

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que « la communication des renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale est autorisée dans certains cas précis ».

Alinéa 8(2)(b)

Les renseignements personnels peuvent être divulgués « aux fins qui sont conformes avec les lois fédérales ou ceux de leurs règlements qui autorisent cette communication ».

Trois (3) demandes ont été reçues et traitées en vertu de cette disposition.

Alinéa 8(2)(e)

Les renseignements personnels peuvent être divulgués « à un organisme d'enquête […] en vue de faire respecter les lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d'enquêtes licites… »

Deux cent quarante–neuf (249) demandes ont été reçues et traitées en vertu de cette disposition.

Alinéa 8(2)(f)

Les renseignements personnels peuvent être divulgués « aux termes d'accords ou d'ententes conclus d'une part entre le gouvernement du Canada et, d’autre part, le gouvernement d’une province [ou d’un territoire] [...] en vue de l'application des lois ou pour la tenue d'enquêtes licites ».

Deux cent sept (207) demandes ont été reçues et traitées en vertu de cette disposition.

Alinéa 8(2)(g)

Les renseignements personnels peuvent être divulgués « à un parlementaire fédéral en vue d'aider l'individu concerné par les renseignements à résoudre un problème ».

Le Ministère n'a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de cette disposition.

Alinéa 8(2)(m)

Les renseignements personnels peuvent être divulgués « à toute autre fin dans les cas où, de l'avis du responsable de l'institution :

(i) des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée,

(ii) l'individu concerné en tirerait un avantage certain ».

Treize (13) demandes ont été reçues et traitées en vertu de cette disposition.

Plaintes et enquêtes

Plaintes reçues et traitées

Au cours de la période de référence, onze (11) plaintes à l'encontre du Ministère ont été déposées auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Motif des plaintes
Retard6
Prorogation0
Refus – Exemptions1
Refus – Général2
Divers2

Quinze (15) enquêtes ont été effectuées au cours de l'exercice.

ConclusionRésultat
Interrompue0Aucune mesure requise11
Non justifiée6Légitime4
Résolue2  
Légitime7  

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Cour fédérale

Au cours de la période visée par le rapport, le MAECI n'a fait l'objet d'aucun recours judiciaire auprès de la Cour fédérale dans le cadre de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Questions soulevées par les agents du parlement

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international n'a pas été montré du doigt dans le Rapport annuel du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) et n'a été mis en évidence dans aucun rapport du CPVP.

Cependant, durant la période de référence, le CPVP a effectué une vérification des pratiques de gestion en matière de renseignements personnels des activités de Passeport Canada. Le rapport de vérification définitif devrait être déposé avant la fin de l’année civile 2008.

Administration des renseignements personnels

La Politique d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), qui a été mise en place par le SCT en mai2002, constitue une évaluation progressive de la circulation des renseignements personnels détenus dans le cadre d'un programme ou service donné. Ce processus permet au Ministère de déterminer si les nouvelles technologies, les systèmes d'information, les initiatives et les programmes ou politiques proposés respectent les exigences du gouvernement en matière de protection des renseignements personnels.

De plus, en raison des exigences de la Gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI) instaurée en 2005 par le SCT, le MAECI doit assurer la sécurité les actifs en matière de sécurité de l'information et de technologies de l'information (TI), ce qui englobe l'obligation de préparer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour la plupart de ces systèmes.

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est effectuée lorsqu'il est clair que le programme ou le système doit recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels, si ces activités doivent être effectuées par un entrepreneur, si les données sont couplées, si les renseignements doivent être communiqués à d'autres institutions gouvernementales, d'autres compétences, des tiers, à l’étranger, etc. L’EFVP expose les points fondamentaux sur les activités de gestion des renseignements personnels nouvelles ou existantes, y compris sur format papier ou au moyen de systèmes technologiques, en répondant aux questions sur les renseignements qui seront recueillis, sur ceux qui seront en mesure d'y accéder, sur la façon de maintenir l'information et les données, sur les contrôles administratifs qui seront mis en place, et sur la façon dont la décision d'utiliser les renseignements a été prise.

Une évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée (EPFVP) est normalement effectuée au tout début d'un projet lorsqu'il n’est pas clair si le programme ou le système doit recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels, si ces derniers sont ou non recueillis directement ou indirectement, si les renseignements personnels seront communiqués ou non à des tiers, etc. La réalisation d'une EPFVP permet souvent de déterminer si une EFVP complète est nécessaire.

Du début d'une EPFVP ou EFVP au produit final, le Bureau de l’AIPRP fournit une orientation stratégique en matière de protection des renseignements personnels aux secteurs des programmes du Ministère.

Au cours de la période de référence, le MAECI a procédé à quatre (4) nouvelles EPFVP et à deux (2) nouvelles EFVP et a par ailleurs présenté une (1) EPFVP et six (6) EFVP au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) aux fins d'examen. Aucune EPFVP ni EFVP n'a été publiée au cours de la période visée par le rapport étant donné que le Bureau de l’AIPRP était en train de remanier son site Internet ministériel pour une mise à jour complète en novembre 2008. Les renseignements suivants ont trait aux activités d’EPFVP et d’EFVP en 2007–2008 :

Évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée (EPFVP)

Système de gestion intégrée

Le Système de gestion intégrée (SGI) représente le système ministériel de planification des ressources de l'organisation utilisée pour la comptabilité, notamment l'affichage des opérations de relevés salariaux, le contrôle, l'établissement du budget, la gestion de l'inventaire, l'approvisionnement et la comptabilité des immobilisations. Toutes les opérations financières et matérielles du Ministère se trouvent dans le SGI.

État d’avancement – Au moment de l'établissement du rapport, l’EPFVP était en cours de préparation par le service des Systèmes financiers ministériels.

Mise en œuvre du projet de loi C–14

Le projet de loi C–14 est une loi modifiant la Loi sur la citoyenneté qui accorde la citoyenneté aux personnes adoptées à l'étranger par des citoyens canadiens. Il est entré en vigueur le 23 décembre 2007 et il répondra aux nouvelles exigences relatives aux passeports canadiens à la suite des modifications.

État d’avancement – Au moment de l’établissement du rapport, l’EPFVP était en cours de préparation par Passeport Canada.

Service en direct de filtrage de sécurité du personnel (SDFSP)

Passeport Canada s'est adressé au Secteur de la sécurité industrielle de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour acheter son Service en direct de filtrage de sécurité du personnel. Cette application Web, conçue pour contribuer à la cueillette d'informations aux fins de sécurité du personnel, doit remplacer le système manuel actuel pour la cueillette de renseignements. La cueillette des renseignements personnels en elle–même ne sera pas modifiée.

État d’avancement – Au cours de la période de référence, cette EPFVP a été présentée au Bureau de l’AIPRP du MAECI pour fins d'examen et renvoyée à Passeport Canada accompagnée de recommandations de révisions. Au moment de l'établissement du rapport, Passeport Canada travaillait toujours sur la révision de l'EPFVP.

Infobanque

Infobanque est un système de gestion de l'information. Il s'agit de la version du Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI) utilisée par le MAECI.

État d’avancement – Au cours de la période de référence, le SCT a fourni au MAECI un exemplaire de son EPFVP sur le SGDDI; le document était en voie de mofification par le Ministère dans le cadre de la préparation de sa propre EPFVP relative à Infobanque.

Enregistrement en direct des missions commerciales du Canada

La Direction des missions commerciales internationales est principalement responsable de la planification, de la coordination et de l'exécution des missions commerciales à l'étranger dirigées par le premier ministre, le ministre du Commerce international et les hauts fonctionnaires du Ministère pour le compte d'Affaires étrangères et Commerce international Canada.

État d’avancement – L’EPFVP a été présentée au CPVP le14août2007. Le CPVP a formulé certaines recommandations et une réponse à ces recommandations était en cours de préparation durant la période visée par le rapport.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Système de gestion des opérations consulaires (COSMOS)

La Direction générale des affaires consulaires offre des services de renseignement et d'assistance aux Canadiens qui vivent et voyagent à l'étranger. Lorsqu'une personne demande des services ou de l'assistance aux Affaires consulaires, un dossier consulaire est créé. Pour une meilleure gestion des dossiers consulaires, le système COSMOS offre une série complète d'outils conçus pour faciliter la gestion de ce type de dossiers, la délivrance de passeports urgents et de passeports ordinaires pour les Canadiens à l'étranger et l'enregistrement des Canadiens à l'étranger. Grâce au système COSMOS, les missions sont en mesure d'apporter une aide plus efficace aux Canadiens qui voyagent à l'étranger.

État d’avancement – L’EFVP a été initiée au cours de la deuxième moitié de la période visée par le rapport.

MITNET/SIGNET D

Le Ministère dispose d'un réseau informatique appelé SIGNET D. Ce réseau sert principalement au traitement, au stockage et à la gestion des renseignements non protégés ainsi qu'aux messages non sécurisés (jusqu'au niveau Protégé A). Le réseau a presque 15 ans et a déjà subi plusieurs révisions. SIGNET D est le cadre d'exploitation de réseau et les protocoles connexes qui fonctionnent sur MITNET (le réseau de télécommunications du MAECI), offrant ainsi une infrastructure unique à l'échelle du Ministère pour prendre en charge les données et les applications vocales.

Tandis que SIGNET D est un environnement réseau de plus haut niveau et offre une connexion opérationnelle aux utilisateurs, le système MITNET fournit des protocoles de connexion au réseau de bas niveau et une infrastructure matérielle. Il permet de connecter le réseau local à 160 missions canadiennes dans 111 pays, et dessert directement plus de 10 000 personnes, dont plus de 6 000 travaillent à l'extérieur du Canada.

État d’avancement – Une EFVP pour le système SIGNET D existait déjà mais une mise à jour a été faite pour y inclure le système MITNET. L'EFVP a été reçue par le Bureau de l'AIPRP aux fins d'examen pendant la présente période de référence.

Délégué commercial virtuel (DCV) – TRIO

Membre essentiel d'Équipe Canada Inc., le Service des délégués commerciaux du Ministère offre un « appui dans les marchés visés » aux exportateurs chevronnés et aux entreprises canadiennes qui ont étudié et ciblé leurs marchés. Le rôle du Service des délégués commerciaux est de favoriser les intérêts économiques du Canada à l'étranger comme l'expansion des marchés d'exportation, l'investissement étranger direct au Canada, le réseautage en science et technologie, et la collaboration internationale en recherche et développement.

État d’avancement – L’EFVP a été soumise au CPVP le 7 avril 2007. Le CPVP a formulé des recommandations et une réponse était en cours de préparation à la clôture du présent exercice. Depuis, le CPVP a souscrit à toutes les recommandations concernant les mesures d’atténuation et le dossier a été fermé.

Passeport électronique

Faisant suite à certaines résolutions des Nations Unies sur la lutte contre le terrorisme, l'Organisation de l'aviation civile internationale a adopté de nouvelles caractéristiques en matière de passeports qui prévoyaient un plan détaillé global pour l'intégration des renseignements d'identification biométrique dans les passeports et dans les autres documents de voyage lisibles à la machine. Ces nouvelles caractéristiques exigent l'insertion d'un microcircuit intégré sur lequel sera conservée la photo d'identité du détenteur du passeport. En 2004, le gouvernement canadien a instauré sa Politique de sécurité nationale et présenté un plan de mise en œuvre en vue de poursuivre les initiatives de renforcement de la sécurité aux frontières.

État d’avancement – Cette EFVP a été soumise au CPVP le 19mars2008. Par la suite, le MAECI a reçu les recommandations du CPVP et, au moment de la rédaction de ce rapport, une réponse était en cours de préparation.

L'application Dialogue

Dialogue est une application Web qui permettra au Centre d'apprentissage en affaires internationales et en gestion de produire des questionnaires et des rapports de rétroaction à 360 et 180 degrés en ligne sur mesure.

État d’avancement – Cette EFVP a été soumise au CPVP le 14 août 2007. Le CPVP a formulé des recommandations et une réponse était en cours de préparation durant la présente période de référence.

Système des contrôles des exportations en direct (CEED)

La Direction des contrôles à l’exportation du MAECI a la responsabilité d'évaluer et d'approuver les demandes de permis visant l'exportation de marchandises et de technologies stratégiques contrôlées. Il lui incombe également de délivrer des permis d'exportation pour les marchandises contrôlées, de faire le suivi des marchandises exportées par rapport au permis autorisé, et d'appuyer les autres processus d'importation et d'exportation comme la vérification des livraisons. Le processus de délivrance et de gestion des permis d'exportation est conçu de façon à ce que les exportations canadiennes ne contribuent pas à la production ou à l'utilisation d'armes nucléaires, chimiques ou biologiques. Le CEED remplace l'ancien système de permis manuel qui était utilisé depuis 1988. Le CEED est une application informatisée interactive qui permet aux clients de soumettre en ligne leur demande de permis et leur certificat d'exportation à l'aide d'une voie de communication protégée.

État d’avancement – L’EVP a été soumise au CPVP le 14 août 2007. Le CPVP a formulé des recommandations et une réponse était en cours de préparation durant la présente période de référence.

SIGNET C5

Le réseau informatique protégé du Ministère est connu sous le nom de SIGNET–C4 et sert principalement au traitement sécurisé des textes et des messages. Il a presque dix ans et est en train d'être remplacé par un nouveau système, SIGNET–C5. Le nouveau système C5 comporte essentiellement les mêmes fonctions que le C4 mais le matériel et les logiciels sont à la fine pointe.

État d’avancement – L’EFVP a été soumise au CPVP le 5 avril 2007. Le CPVP a formulé des recommandations et une réponse était en cours de préparation durant la présente période de référence.

Le système des contrôles à l'exportation et à l'importation

Le système des contrôles à l'exportation et à l'importation est un système crucial pour les missions qui permet aux courtiers en douane canadiens agréés de présenter une demande en ligne pour obtenir les permis nécessaires à l'importation et à l'exportation de certaines marchandises à destination et en provenance du Canada.

État d’avancement – L’EFVP a été soumise au CPVP le 26 février 2008. Le MAECI a reçu par la suite les recommandations du CPVP et, au moment de la rédaction du présent rapport, la préparation d’une réponse était en cours.

Couplage et partage des données

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Bureau de l’AIPRP a bien entamé des discussions avec le Bureau du protocole concernant la mise en œuvre d'une nouvelle entente sur le partage de l’information avec la province de Québec en ce qui concerne le système d'inscription des diplomates du Ministère. Cette entente peut également comporter des activités de couplage des données entre les gouvernements fédéral et provincial, ce dernier point étant actuellement à l'étude. Une EFPV sera élaborée en 2008–2009 pour tenir compte de ces conséquences sur la protection des renseignements personnels.

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Opérations internes

Formation et perfectionnement

Pendant 2007–2008, le Bureau de l'AIPRP a veillé à ce que tous les analystes de l'AIPRP, indépendamment de leurs années d'expérience, reçoivent la formation et les outils nécessaires pour accomplir efficacement leur travail. De plus, chaque analyste au Bureau de l’AIPRP dispose maintenant d’un mentor ou d’un encadreur particulier (aussi appelé chef d’équipe) dont les principales responsabilités consistent à offrir aux spécialistes de l’AIPRP un milieu d’apprentissage continu positif propice à leur perfectionnement. En outre, les plans d'apprentissage individuel ont été élaborés en collaboration avec chaque employé du Bureau de l'AIPRP de manière à ce que tous les besoins en matière de formation et de perfectionnement soient satisfaits.

Le Bureau de l’AIPRP a également mis au point un programme de perfectionnement professionnel afin de former ses propres analystes de l’AIPRP au sein du MAECI, étant donné que la collectivité fédérale de l’AIPRP a grandement besoin d'analystes expérimentés. Un programme de ce type permettra également d'améliorer la conservation du personnel et la planification de la relève.

Même si des séances de sensibilisation à l’AIPRP ont été dispensées aux fonctionnaires du Ministère au fil des ans, la Direction de l’AIPRP a entrepris la mise en œuvre d'un programme de sensibilisation panministériel structuré pour veiller à ce que les fonctionnaires à l’échelle du Ministère comprennent leurs rôles et leurs responsabilités en matière d’AIPRP. Le Bureau de l'AIPRP a également entrepris la mise au point d'un didacticiel en ligne sur l'AIPRP pour le site intranet du Ministère. Il développe en outre un programme de formation pratique plus approfondi à l'intention des agents de liaison de l'AIPRP à l'échelle du Ministère.

Processus ministériel

En 2007–2008, le Bureau de l’AIPRP a entrepris la mise en œuvre d'un processus d'attribution des tâches simplifié en matière d’AIPRP qui a été mis en place à l’échelle du MAECI en octobre 2008. Ce guichet unique fournira un système de suivi commun de l’AIPRP en vue d’accroître l’efficacité et de mesurer le rendement.

Politiques internes sur l'application de la loi

Au cours de la présente période de référence, le Bureau de l'AIPRP n'a instauré aucune nouvelle politique interne concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Améliorations continues

Voici une liste des améliorations apportées depuis l’an dernier environ de même que les initiatives en cours visant à améliorer la fonction globale en ce qui a trait à l’AIPRP au MAECI :

  • A poursuivi la mise en place de capacités plus stables et plus robustes au sein de la Direction de l’AIPRP grâce à l’ajout de 12 nouveaux équivalents temps plein en 2007–2008. A amélioré le recrutement et la conservation des employés de l’AIPRP pour une fonction plus durable à long terme, y compris l’élaboration d’un programme de perfectionnement professionnel dans l’optique de la planification de la relève. La plupart des postes ont été pourvus dans le cadre de concours et de mutations. De plus, le moral des employés et leur dévouement envers le Ministère se sont améliorés. Le MAECI plaide également en faveur de solutions pangouvernementales en matière de dotation, comme la centralisation accrue du recrutement des spécialistes de l’AIPRP.

  • A réduit la charge de travail par analyste grâce à l’ajout de nouveaux effectifs et le recours en continu à des experts–conseils pour aider à réduire l’arriéré. Une stratégie révisée de gestion des cas a été mise en œuvre pour permettre aux ressources disponibles de s'occuper des demandes en retard ainsi que de la charge de travail actuelle et à venir.

  • A mis en place une capacité de formation mieux structurée pour le personnel ministériel chargé de l’AIPRP mettant à contribution les programmes de formation en AIPRP tant internes qu’externes. Le Bureau de l’AIPRP compte maintenant deux directeurs adjoints, un gestionnaire des pratiques et systèmes opérationnels de même que cinq chefs d’équipe qui ont comme principales responsabilités d’assurer que toutes les activités de formation, de mentorat et d’encadrement sont offertes au personnel de la Direction et que tous les outils nécessaires sont fournis. De même, le Bureau a initié la mise à jour des guides de politiques et procédures de la Direction.

  • A veillé à ce que les volets Affaires étrangères et Commerce international du MAECI aient dorénavant un processus AIPRP identique.

  • A commencé à créer une capacité stratégique permanente au sein de la Direction de l’AIRPR dans le but d’assurer la disponibilité des ressources nécessaires pour satisfaire aux diverses exigences du SCT en matière d’AIPRP, par exemple la Politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Un nombre important d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée sont actuellement en cours pour satisfaire à la Politique en la matière de même qu’aux exigences en matière de gestion de la sécurité des technologies de l’information (GSTI) du SCT. Parmi les autres exigences en matière de rapports qui exigent beaucoup de travail de la part de l’équipe des politiques, mentionnons les rapports annuels sur l’AIPRP présentés au Parlement, les rapports statistiques annuels au SCT, les fiches de rendement présentées au Commissaire à l’information du Canada de même que les mises à jour continues des sites web du Ministère sur l’AIPRP (Intranet et Internet), lesquels ont tous une incidence directe sur les résultats énoncés au CRG.

  • A présenté au SCT, en juin 2008, une mise à jour de la publication annuelle InfoSource après presque sept années de négligence attribuable au manque de ressources à la Direction de l’AIPRP, ce qui permettra sans nul doute de mieux respecter l’indicateur numéro 12 du CRG. Étant donné l’ampleur du travail nécessaire à cause des années de négligence, le SCT a accepté que le MAECI commence dans un premier temps, en 2008, par l’information sur l’Architecture des activités de programmes du MAECI actuelle et les fonds de renseignements principaux sur les programmes pour la publication Info Source. La prochaine étape de la mise à jour, en 2009, consistera en un examen en profondeur de tous les fonds de renseignements, y compris tous les fichiers de renseignements personnels.

  • Un autre projet marqué par de longs retards a été exécuté tout récemment il s’agit du site Internet sur l’AIPRP, qui a été revu de fond en comble et mis à jour. Par exemple, conformément aux exigences de la Politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT, le site Web comprend maintenant des sommaires des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée qui ont été effectuées par le MAECI au cours des six dernières années, depuis l’entrée en vigueur de la Politique en
    mai 2002.

  • A mis sur pied un groupe de travail ministériel GI/TI/AIPRP chargé de diverses questions au MAECI touchant la gestion de l’information et la technologie. Par exemple, l’incapacité du Bureau de l’AIPRP d’échanger avec la clientèle du MAECI de manière efficace et efficiente sur le réseau protégé et, de ce fait, la trop grande dépendance à l’égard des documents papier par rapport aux documents électroniques.

  • A amorcé la mise en place d’un processus d’attribution des tâches simplifié en matière d’AIPRP dans l’ensemble du MAECI, y compris des agents de liaison de l’AIPRP désignés pour la création d’un guichet unique pour tous les services et tous les bureaux des SMA. Nous avons ainsi beaucoup amélioré le système de suivi de l’AIPRP afin de mesurer le rendement et d’accroître l’efficience du service dans ce domaine.

  • A instauré la production de rapports mensuels de rendement AIPRP pour la haute direction, ce qui permettra de mieux faire comprendre et respecter les exigences relatives à l’AIPRP au Ministère.

  • A instauré la mise en œuvre d’un programme de sensibilisation à l’AIPRP panministériel structuré de manière à ce que les employés du Ministère comprennent leurs rôles et leurs responsabilités en matière d’AIPRP. Les étapes préliminaires ont également été franchies en vue de la mise au point d’un didacticiel en ligne sur l’AIPRP pour le site intranet du Ministère.

  • Le Secrétariat des Services intégrés a aussi prévu d’embaucher un expert–conseil spécialisé dans les processus administratifs, qui effectuera un examen plus approfondi de la fonction AIPRP au MAECI et formulera des recommandations visant à apporter de nouvelles améliorations au programme d’activités de l’AIPRP dans son ensemble.

  • Enfin, le Bureau de l’AIPRP effectuera aussi une autre analyse de rentabilisation dans l’espoir d’obtenir des fonds additionnels afin d’assurer que les ressources permanentes nécessaires sont en place, ce qui se traduirait par

    • des capacités ministérielles durables en matière d'AIPRP pour appuyer les obligations législatives et celles découlant des politiques du SCT;
    • une conformité accrue à l'égard des lois sur l’AIPRP et un meilleur rendement (c.–à–d. des réponses opportunes, soit 80% ou plus);
    • une réduction importante du recours à long terme à des consultants en AIPRP, dont les services coûtent cher;
    • une source stable et fiable d'expertise en AIPRP permettant aux fonctionnaires du Ministère d'être mieux informés et créant une culture qui comprend et apprécie à sa juste valeur l'engagement du Ministère à l'égard de l'ouverture et de la transparence;
    • une planification de la relève efficace grâce à l'obtention et la conservation d'une expertise interne en AIPRP;
    • des consultations externes en matière d’AIPRP plus rapides auprès des autres institutions gouvernementales et des autres administrations;
    • un meilleur service aux intervenants et aux clients;
    • un cadre de travail moins stressant et moins pénible pour le personnel dont l’effectif est actuellement insuffisant; et
    • un processus d'AIPRP simplifié, plus efficace et plus efficient, au sein du MAECI.

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Date de modification :
2012-02-14