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Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international Rapport annuel au Parlement
sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information 2008–2009

Introduction

Le présent Rapport annuel au Parlement concerne l'exercice financier 2008–2009, conformément aux paragraphes 72(1) et 72(2) de la Loi sur l'accès à l'information (LAI).

But de la Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information confère aux citoyens et aux résidents permanents canadiens, de même qu’aux sociétés et aux personnes présentes au Canada, le droit de demander accès à l’information et aux dossiers relevant du gouvernement fédéral.

Mandat du Ministère

Au nom du gouvernement du Canada, le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international est le porte–parole du pays dans le monde, et œuvre en vue de promouvoir les intérêts politiques et économiques du Canada au sein de la communauté internationale et d'appliquer l'expérience canadienne pour contribuer à résoudre les enjeux mondiaux.

Le mandat du Ministère, énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, L.R.C. (1985), ch. E–22, consiste à :

  • diriger toutes les relations diplomatiques et consulaires du Canada;
  • assurer les communications officielles entre le gouvernement du Canada, d'une part, et les gouvernements étrangers ou les organisations internationales, d'autre part;
  • mener et gérer les négociations internationales auxquelles le Canada participe;
  • coordonner les relations économiques du Canada;
  • stimuler le commerce international du Canada;
  • coordonner les orientations données par le gouvernement du Canada aux chefs des missions diplomatiques et consulaires du Canada et gérer ces missions;
  • administrer le Service extérieur;
  • encourager le développement du droit international et son application dans les relations extérieures du Canada.

Le ministre des Affaires étrangères est également responsable de l'application de la Loi sur les licences d'exportation et d'importation, L.R.C. (1985), ch. E–19, qui autorise le gouvernement à surveiller et à réglementer le passage à la frontière de certaines marchandises, et de la Loi sur les mesures économiques spéciales, 40–41 Elizabeth II, ch. 17, qui autorise le gouvernement à appliquer des sanctions économiques en réponse à une menace sérieuse à la paix et à la sécurité internationales.

Le Ministère fournit également un soutien administratif aux autres ministères qui ont du personnel à l'étranger.

En 2008–2009, les efforts du Ministère ont porté sur les quatre priorités suivantes :

  • L'Afghanistan : Nous avons travaillé en étroite collaboration avec les autres ministères et organismes gouvernementaux, ainsi qu'avec nos partenaires de l'OTAN, à la consolidation de la sécurité, au développement et à la gouvernance de l'Afghanistan, en particulier à Kandahar.
  • L'Amérique du Nord et l'hémisphère : Nous avons dirigé l'engagement renouvelé du Canada dans les Amériques, qui reflète plus concrètement les intérêts canadiens. Le modèle canadien de la liberté démocratique et de l'ouverture économique, conjugué à un soutien régional et social efficace, peut servir d'exemple aux pays qui cherchent à se doter d'institutions démocratiques, de marchés libres et d'égalité sociale.
  • Les marchés en développement et émergents, avec un accent sur la Chine et sur l'Inde : Dans le cadre de la stratégie commerciale mondiale du Canada, nous avons poursuivi la mise en œuvre à l'échelle du gouvernement de plans pluriannuels d'accès au marché pour la Chine, l'Inde et onze autres marchés prioritaires, ainsi que l’identification des priorités et des débouchés sectoriels en fonction des capacités et des intérêts commerciaux du Canada.
  • La transformation du Ministère : Nous avons consolidé la plateforme étrangère du Canada ainsi que son réseau de missions, notamment par l'envoi de plus de ressources et de personnel sur le terrain, une meilleure harmonisation des ressources avec les priorités du gouvernement et la modernisation de la gestion financière et des ressources humaines au sein du Ministère.

En 2008–2009, le Ministère employait 12 975 équivalents temps plein, dans ses effectifs qui sont composés de trois groupes : en premier lieu, les employés canadiens permutants, composés principalement d’agents du service extérieur, d’employés de soutien administratif et de spécialistes des technologies de l'information, régulièrement réaffectés entre l'Administration centrale et les missions canadiennes à l'étranger; en deuxième lieu, les employés non permutants, qui travaillent surtout à l'Administration centrale; et en troisième lieu, le personnel recruté sur place, qui travaille dans les missions à l'étranger.

Pouvoirs Délégués

En vertu de l'article 73 de la Loi, le pouvoir du ministre est délégué afin que le Ministère soit en mesure de satisfaire aux exigences législatives et d'exercer ses pouvoirs. Durant la période de référence du présent rapport, la responsabilité relative à tous les articles de la Loi était déléguée aux sous–ministres, au secrétaire des Services intégrés (précédemment directeur général des Services exécutifs) et au directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (voir l'annexe A).

Vers la fin de la période de référence, le MAECI a aussi lancé le processus de mise à jour de son instrument de délégation pour l’harmoniser avec sa structure administrative actuelle et pour déléguer des pouvoirs d’approbation des demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels au niveau des directeurs adjoints. Le document en question sera joint au prochain rapport annuel au Parlement.

En outre, Passeport Canada, à titre d'organisme de service spécial au moment de la rédaction de l’ébauche de ce rapport, se préparait à mettre en place sa propre pleine délégation de pouvoirs relative à l'AIPRP dans l’exercice financier 2009–2010, afin de pouvoir administrer tous les dossiers relatifs à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels ayant trait à la gestion et à la délivrance des services de passeport.

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Structure Organisationnelle

La Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (« Bureau de l'AIPRP » ) est chargée de l'administration de la Loi sur l’accès à l’information, y compris du traitement des demandes et des consultations. Le directeur du Bureau de l'AIPRP relève du secrétaire des Services intégrés, qui relève à la fois du sous–ministre des Affaires étrangères et du sous–ministre du Commerce international.

La direction comprend cinq équipes d'analystes relevant de deux directeurs adjoints. Les directeurs adjoints et le gestionnaire des Pratiques et Systèmes opérationnels relèvent du directeur.

organigramme tel que décrit ci-haut

Défis Actuels

Des mesures ont été prises depuis 2004–2005 pour renforcer la capacité et la conformité du Ministère à l'égard de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des politiques connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). En raison de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelle internationale, le MAECI joue un rôle consultatif clé en vertu des deux lois, au nom des autres ministères fédéraux.

MAECI reçoit toujours un nombre croissant de demandes en vertu des deux lois incluant les consultations des autres ministères. Plus précisément, dans les quatre exercices de 2004–2005 à 2008–2009, le MAECI a connu une hausse annuelle moyenne de 15,5 % de ces demandes pour une augmentation globale de 78 %. Le nombre attendu de demandes en 2009–2010 est basé par rapport à la hausse annuelle moyenne.

L'évaluation de la charge de travail du Bureau de l’AIPRP en fin d'exercice 2008–2009 et de son volume projeté de nouvelles demandes d’AIPRP pour 2009–2010 démontre clairement que son effectif actuel de 42 équivalents temps plein (ETP) ne suffira pas à traiter la charge de travail actuelle et future. Le Ministère continuera donc d’avoir du mal à satisfaire aux obligations législatives et aux politiques du SCT.

Parmi les autres défis, mentionnons :

  • Le niveau de complexité et de sensibilité toujours plus élevé des demandes d’AIPRP présentées au MAECI, auxquelles s’ajoutent les cas contentieux parallèles.
  • Le MAECI a des responsabilités uniques en vertu des deux Lois dont le Ministère doit s’acquitter au nom d’autres ministères et en conformité avec les politiques connexes du SCT. Le MAECI consulte des organismes étrangers pour le compte d’autres ministères fédéraux qui traitent les demandes d’information provenant de l’étranger. En fait, l'an dernier, le MAECI a traité encore plus de demandes de consultations en matière d'accès à l'information provenant des autres ministères (1 039) que de demandes d'accès à l'information portant sur des documents sous son contrôle (665). Ce rôle primordial ajoute encore au fardeau des ressources déjà limitées du Bureau de l'AIPRP.
  • Il existe un bassin limité d’analystes de l’AIPRP chevronnés dans la communauté fédérale de l’AIPRP et le Ministère doit consacrer beaucoup de temps et d’argent à former lui–même ses propres analystes de l’AIPRP.
  • Des défis importants dans le domaine de la GI/TI se posent au MAECI, lesquels sont actuellement à l’étude.

Principales Considérations

Améliorer la conformité à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP) est une priorité ministérielle, surtout en présence du nombre croissant de demandes d'information adressées au Ministère sur les priorités internationales clés du gouvernement, comme l'Afghanistan.

Depuis 1998, le rendement du MAECI en vertu de la Loi sur l’accès à l’information est soumis à un examen minutieux du Commissariat à l’information du Canada du fait de la mauvaise performance du Ministère en termes de respect des délais prévus par la Loi. En outre, un plus grand respect de ces responsabilités législatives a été identifié comme une priorité du gouvernement du Canada, comme le manifestent les instruments suivants :

  • Loi fédérale sur la responsabilité — engagements en matière d'ouverture, de transparence et de reddition de comptes en ce qui concerne ses activités de programme, en vertu de ses obligations au titre de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  • Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). Efficacité de la gestion de l’information (indicateur numéro 12) : « Gouvernance et gestion de l’information et des documents de manière à soutenir les résultats des programmes et des services, les besoins et les responsabilités opérationnels ainsi que l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l’accès à l’information. »
  • Les politiques du SCT sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels font état du rôle « quasi constitutionnel » joué par l'AIPRP et de l'importance de la conformité pour la responsabilité du gouvernement et le processus démocratique.
  • La Politique d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT a été mise en place en mai 2002 et le MAECI doit mettre en place les ressources nécessaires pour veiller à s'y conformer. De plus, en raison des exigences de la Gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI) instaurée en 2005 par le SCT, le MAECI doit assurer la sécurité des actifs en matière de sécurité de l'information et de technologies de l'information (TI), ce qui englobe l'obligation de préparer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour la plupart de ces systèmes.

Les services aux Canadiens comprennent l'un des trois résultats stratégiques de l'architecture d’activités de programmes (AAP) du Ministère. L'AIPRP est l'un des services essentiels offerts par le Ministère au public général au Canada, et un service amélioré exige une plus grande conformité aux lois pertinentes. Qui plus est, compte tenu de la fonction supplémentaire du bureau ministériel de l'AIPRP qui est de consulter les gouvernements étrangers sur la diffusion de l'information qui en émane, un des principaux éléments de la mise en œuvre de l'AIPRP consiste à gérer les relations internationales et garantir à nos partenaires que l’information en émanant est gérée de manière appropriée.

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Administration des demandes

La section suivante explique plus en détail le rapport statistique du SCT figurant à l'annexe B.

Demandes d'accès à l'information

Entre le 1er avril 2008 et le 31 mars 2009, le Ministère a reçu six cent soixante–cinq (665) demandes d'information en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Il faut ajouter à ces nouvelles demandes quatre cent cinquante–neuf (459) demandes reportées de l'exercice financier précédent, soit un total de mille cent vingt–quatre (1 124) demandes.

Durant la période de référence, sept cent trente–neuf (739) demandes ont été traitées et trois cent quatre–vingt–cinq (385) dossiers toujours en cours ont été reportés à la prochaine période de rapport.

Origine des demandes

Les demandes d’accès à l’information reçues durant la période de référence du présent rapport se répartissent comme suit (voir la figure 3) :

Médias267
Secteur universitaire37
Secteur commercial88
Organismes61
Public212
TOTAL665

Disposition des demandes Traitées

La répartition des demandes traitées est la suivante:

Communication Toale78
Communication partielle314
Aucune communication (exclusion)5
Aucune communication (exemption)17
Transmission6
Traitement imposible157
Abandon de la demande159
Traitement non officiel3

Exemptions et Exclusions

Les exemptions les plus courantes utilisées par le Ministère au cours de l'exercice relèvent des paragraphes 15(1) [affaires internationales et défense] et 19(1) [renseignements personnels] ainsi que des alinéas 21(1)a) [conseils] et 21(1)b) [consultations et délibérations]. Elles ont été invoquées pour 383, 404, 224 et 226 demandes, respectivement. Le Ministère a également utilisé des exclusions pour 52 demandes en vertu du sous–paragraphe 69(1) [documents confidentiels du Cabinet].

Prorogations de Délais

Durant la période de référence, le nombre de fois que le Ministère a demandé des prorogations de délais en vertu des alinéas 9(1)a), 9(1)b) et 9(1)c) a été de 319, 131 et 16 fois respectivement.

Frais et Coûts

Durant la période de référence, le Ministère a perçu des frais de 8 026,97 $, et renoncé à 2 535,40 $ de frais. C’est là une hausse notable du montant perçu par rapport aux exercices précédents. En janvier 2008, le Ministère a établi un processus de facturation des frais de préparation conformément à la LAI et à son Règlement d’application.

Consultations Reçues d'autres Institutions

Lorsqu'une demande renferme des documents qui présentent un intérêt plus grand pour une autre institution, le bureau de l'AIPRP de l'institution concernée est consulté.

Compte tenu de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelle internationale, le MAECI joue un rôle clé en vertu de la LAI au nom des autres ministères. Plus précisément, le MAECI consulte des organismes à l'étranger pour le compte d’autres institutions fédérales qui traitent les demandes de documents provenant de l'étranger.

Entre le 1er avril 2008 et le 31 mars 2009, le Ministère a reçu mille trente–six (1 039) consultations provenant d’autres institutions gouvernementales. En fait, l’an dernier, le MAECI a même reçu plus de demandes de consultations (1 039) que de demandes d’AI visant l’accès à des documents placés sous sa garde (665). Ce rôle important continue d’imposer un lourd fardeau aux ressources limitées de la Direction de l’AIPRP. La plupart de ces demandes proviennent d’institutions fédérales assujetties à la Loi sur l'accès à l'information. Toutefois, un faible pourcentage de consultations provient d’institutions provinciales et de gouvernements étrangers.

Durant la période de référence, mille cent trente–quatre (1 134) consultations ont été effectuées, représentant 95 921 pages.

Consultations auprès d'autres Institutions

Le MAECI a consulté à son tour d'autres institutions gouvernementales durant la période de référence, selon la répartition suivante :

Autres institutions du gouvernement fédéral423
Bureau du Conseil privé (documents confidentiels du Cabinet)181
Institutions provinciales ou municipalités35

Gouvernements ou institutions étatiques de l’étranger

71
Total871

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Plaintes et Enquêtes

Plaintes Reçues et Traitées

Durant la période de référence, cent vingt–quatre (124) plaintes à l'encontre du Ministère ont été déposées auprès du Commissariat à l'information du Canada.

Motif des plaintes
Retard20
Prorogation60
Frais11
Divers4
Refus – Exemptions6
Refus – Général23

Quatre–vingts (80) enquêtes ont été effectuées durant la période de référence.

ConclusionRésultat
Interrompue40Aucune mesure requise79
Non justifiée12Mesure corrective prise1
Résolue27  
Légitime1  

Cour Fédérale

Aucune procédure nouvelle n’a été intentée devant la Cour fédérale durant la période de référence.

Cependant, durant la période de référence du rapport précédent, le professeur Amir Attaran avait saisi la Cour fédérale d’une plainte contre le MAECI (T–2257–07) concernant les exemptions invoquées en vertu de la Loi sur l'accès information pour un rapport interne intitulé « Afghanistan 2006 : Bonne gouvernance, démocratie et droits de la personne ». Le demandeur n'était pas satisfait du bien–fondé de l’argument avancé par le MAECI pour justifier la non–divulgation de certaines parties du rapport ni des conclusions du Commissariat à l'information de novembre 2007 qui étayaient certains des prélèvements invoqués dans le cadre des articles 13, 15 et 17 de la LAI. À la fin de la période de référence, la Cour avait fini de délibérer mais le jugement n’avait pas encore été rendu. On estime toutefois que le Ministère a bien justifié la majorité des exemptions invoquées au motif que la divulgation de renseignements sur différents organismes et directeurs du gouvernement de l’Afghanistan et des alliés du Canada pourrait porter préjudice aux relations internationales du Canada.

Dans le même ordre d’idées, il est important de souligner également qu’on observe depuis quelques années une augmentation du nombre de demandes parallèles et de litiges. Cette situation augmente sensiblement la charge de travail du Bureau de l’AIPRP parce qu’il doit évaluer les exemptions invoquées en vertu des dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et celles relatives aux divulgations partielles faites en vertu de l’article 38 de la Loi sur la preuve au Canada.

Questions Soulevées par les agents du Parlement

Le MAECI a compté, une fois de plus, parmi les dix institutions sélectionnées par le Commissariat à l’information du Canada pour sa fiche de rendement annuelle. Pour son examen de l’exercice 2007–2008, le Commissaire avait remplacé son échelle de notation de A à F par une échelle de notation à cinq étoiles. Le MAECI a obtenu une note « inférieure à la moyenne » de deux étoiles pour son rendement général, et il continue de se faire reprocher de ne pas en faire assez pour se conformer aux obligations législatives. Le Commissaire a recommandé, une fois de plus, que des ressources suffisantes soient affectées pour garantir que les droits d’accès à l’information des Canadiens soient respectés et pour réduire l’effet domino sur d’autres organismes gouvernementaux qui doivent consulter le MAECI au sujet de dossiers qui, s’ils étaient divulgués, pourraient porter préjudice aux affaires internationales.

Le MAECI n’a pas fait l’objet de vérifications ou d’examen de la part d’autres agents du Parlement en ce qui concerne l’administration de la LAI durant la période de référence.

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Opérations Internes

Formation et Perfectionnement

En 2008–2009, le Bureau de l'AIPRP a veillé à ce que tous les analystes de l'AIPRP, indépendamment de leurs années d'expérience, reçoivent la formation et les outils nécessaires pour accomplir efficacement leur travail. De plus, chaque analyste au Bureau de l’AIPRP dispose maintenant d’un mentor ou d’un encadreur particulier (aussi appelé chef d’équipe) dont les principales responsabilités consistent à offrir aux spécialistes de l’AIPRP un milieu d’apprentissage continu positif propice à leur perfectionnement. En outre, les plans d'apprentissage individuel ont été élaborés en collaboration avec chaque employé du Bureau de l'AIPRP de manière à ce que tous les besoins en matière de formation et de perfectionnement soient satisfaits.

Le Bureau de l’AIPRP a également appliqué un programme de perfectionnement professionnel afin de former ses propres analystes de l’AIPRP au sein du MAECI, étant donné que la collectivité fédérale de l’AIPRP a grandement besoin d'analystes expérimentés. Un programme de ce type a également permis d'améliorer le maintien en poste du personnel et la planification de la relève.

Même si des séances de sensibilisation à l’AIPRP ont été dispensées aux fonctionnaires du Ministère au fil des ans, le Bureau de l’AIPRP a mis en œuvre un programme de sensibilisation panministériel mieux structuré pour veiller à ce que les fonctionnaires de l’ensemble du Ministère comprennent leurs rôles et leurs responsabilités en matière d’AIPRP. Le Bureau de l'AIPRP a également mis au point un programme de formation pratique plus approfondi à l'intention des agents de liaison de l'AIPRP du Ministère.

En tout, le Bureau de l’AIPRP a dispensé, durant la période de référence, 23 ateliers distincts de formation sur l’AIPRP à des centaines d’employés du Ministère, dont :

  • les nouveaux agents de liaison de l’AIPRP et leurs substituts (140 personnes environ);
  • les cadres du Programme de services consulaires et ceux qui se préparent à occuper des postes dans les missions à l’étranger (130 personnes environ);
  • divers cadres du programme du Ministère, y compris les participants aux cours sur la sécurité de l’information (200 personnes environ).

Processus Ministériel

En octobre 2008, le Bureau de l’AIPRP a mis en œuvre un processus d'attribution des tâches simplifié en matière d’AIPRP qui a été mis en place à l’échelle du MAECI. Ce guichet unique a fourni un système de suivi commun de l’AIPRP en vue d’accroître l’efficacité et de mesurer le rendement.

Politiques Internes sur l'application de la Loi

Durant la période de référence du présent rapport, le Bureau de l’AIPRP a commencé à réviser et à améliorer des Lignes directrices en matière d’AIPRP adaptées pour le traitement des demandes faites au MAECI. Une fois leur rédaction terminée au début de l’exercice 2009–2010, ces Lignes directrices rassemblent toutes les politiques et procédures du MAECI ayant trait à l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des politiques connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Améliorations Continues

Voici une liste des améliorations apportées depuis le dernier rapport, de même que les initiatives en cours visant à améliorer la fonction globale de l’AIPRP au MAECI :

  • Durant la période de référence du présent rapport, le Bureau de l’AIPRP a fermé environ 1 000 dossiers d’AIPRP de plus que dans l’exercice précédent, du fait de l’entrée en fonction de nouvelles ressources permanentes (12 ETP en 2007–2008) et du recours à des experts–conseils en AIPRP pour aider à rattraper les retards.
  • A poursuivi la mise en place de capacités plus stables et plus robustes au sein de la Direction de l’AIPRP. A amélioré le recrutement et le maintien en poste des employés de l’AIPRP pour une fonction plus durable à long terme, y compris l’élaboration d’un programme de perfectionnement professionnel dans l’optique de la planification de la relève. La plupart des postes ont été pourvus à la suite de concours et de mutations. De plus, le moral des employés et leur dévouement envers le Ministère se sont améliorés. Le MAECI plaide également en faveur de solutions pangouvernementales en matière de dotation, comme la centralisation accrue du recrutement des spécialistes de l’AIPRP.
  • A continué de réduire la charge de travail par analyste grâce à l’ajout de nouveaux effectifs et le recours en continu à des experts–conseils pour aider à réduire l’arriéré. Une stratégie révisée de gestion des cas a été mise en œuvre pour permettre aux ressources disponibles de s'occuper des demandes en retard ainsi que de la charge de travail actuelle et à venir.
  • A mis en place une capacité de formation mieux structurée pour le personnel ministériel chargé de l’AIPRP mettant à contribution les programmes de formation en AIPRP tant internes qu’externes. Le Bureau de l’AIPRP compte maintenant deux directeurs adjoints, un gestionnaire des pratiques et systèmes opérationnels de même que cinq chefs d’équipe qui ont comme principales responsabilités d’assurer que toutes les activités de formation, de mentorat et d’encadrement sont offertes au personnel de la Direction et que tous les outils nécessaires sont fournis. De même, le Bureau a rédigé de nouvelles lignes directrices en matière d’AIPRP pour mettre à jour et consolider les manuels de politiques et procédures en matière d’AIPRP de la Direction.
  • Sous réserve de la disponibilité des ressources, a commencé à créer une capacité stratégique permanente au sein du Bureau de l’AIPRP dans le but d’assurer la disponibilité des ressources nécessaires pour satisfaire aux diverses exigences du SCT en matière d’AIPRP, par exemple la Politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Un nombre important d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée sont actuellement en cours pour satisfaire à la Politique en la matière de même qu’aux exigences en matière de gestion de la sécurité des technologies de l’information (GSTI) du SCT. Parmi les autres exigences en matière de rapports qui exigent beaucoup de travail de la part de l’équipe des politiques, mentionnons les rapports annuels sur l’AIPRP présentés au Parlement, les rapports statistiques annuels au SCT, les fiches de rendement présentées au Commissaire à l’information du Canada de même que les mises à jour continues des sites Web du Ministère sur l’AIPRP (intranet et Internet), lesquels ont tous une incidence directe sur les résultats énoncés au CRG.
  • A présenté au SCT, en juin 2008, une mise à jour de la publication annuelle InfoSource après presque sept années de négligence attribuable au manque de ressources du Bureau de l’AIPRP, ce qui a permis d’améliorer la conformité à l’indicateur numéro 12 du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du SCT. Étant donné l’ampleur du travail nécessaire dû à des années de négligence, le SCT a accepté que le MAECI commence dans un premier temps, en 2008, par l’information sur l’Architecture des activités de programmes du MAECI actuelle et les fonds de renseignements principaux sur les programmes pour la publication Info Source. Sous réserve de la disponibilité des ressources, la prochaine étape de la mise à jour, en 2009–2010, consistera en un examen en profondeur de tous les fonds de renseignements, y compris tous les fichiers de renseignements personnels.
  • Un autre projet marqué par de longs retards qui a été réalisé durant l’exercice de référence est le site Internet de l’AIPRP qui a été modernisé et mis à jour. Comme l’exige la Politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT, le site comprend dorénavant des sommaires des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée qui ont été effectuées par le MAECI au cours des sept dernières années, depuis l’entrée en vigueur de la Politique en mai 2002.
  • A continué à participer au groupe de travail ministériel GI/TI/AIPRP chargé de diverses questions au MAECI touchant la gestion de l’information et la technologie. Par exemple, l’incapacité du Bureau de l’AIPRP d’échanger avec la clientèle du MAECI de manière efficace et efficiente sur le réseau protégé entraîne une trop grande dépendance à l’égard des documents papier.
  • A mis en place en octobre 2008 un processus d’attribution des tâches simplifié en matière d’AIPRP dans l’ensemble du MAECI, y compris des agents de liaison de l’AIPRP désignés pour la création d’un guichet unique pour tous les services et toutes les directions générales. Nous avons ainsi beaucoup amélioré le système de suivi de l’AIPRP afin de mesurer le rendement et d’accroître l’efficience du service dans ce domaine.
  • A instauré la production de rapports mensuels de rendement AIPRP pour la haute direction, lesquels ont démontré qu’ils permettaient de mieux faire comprendre et respecter les exigences relatives à l’AIPRP au Ministère.
  • A mis en œuvre un programme de sensibilisation à l’AIPRP panministériel structuré de manière à ce que les employés du Ministère comprennent leurs rôles et leurs responsabilités en matière d’AIPRP. Les étapes préliminaires ont également été franchies en vue de la mise au point d’un didacticiel en ligne sur l’AIPRP pour le site intranet du Ministère qui sera disponible en 2009–2010, sous réserve de la disponibilité des fonds.
  • À la fin de la période de référence, le Secrétariat des Services intégrés a embauché deux experts–conseils, respectivement spécialisés dans l’AIPRP et dans les processus administratifs, qui examineront la fonction AIPRP au MAECI et formulera des recommandations visant à apporter de nouvelles améliorations au programme d’activités de l’AIPRP dans son ensemble. Le prochain rapport annuel au Parlement fera état de leurs rapports.
  • Enfin, le Bureau de l’AIPRP a produit une autre analyse de rentabilisation en janvier 2009 dans l’espoir d’obtenir des fonds additionnels afin d’assurer que les ressources permanentes nécessaires sont en place, ce qui se traduirait par :
    • des capacités ministérielles durables en matière d'AIPRP pour appuyer les obligations législatives et celles découlant des politiques du SCT;
    • une conformité accrue à l'égard des lois sur l’AIPRP et un meilleur rendement (c’est–à–dire des réponses opportunes, soit 80 % ou plus);
    • une réduction importante du recours à long terme à des consultants en AIPRP, dont les services coûtent cher;
    • une source stable et fiable d'expertise en AIPRP permettant aux fonctionnaires du inistère d'être mieux informés et créant une culture qui comprend et apprécie à sa juste valeur l'engagement du Ministère à l'égard de l'ouverture et de la transparence;
    • une planification de la relève efficace grâce à l'obtention et la conservation d'une expertise interne en AIPRP;
    • des consultations externes en matière d’AIPRP plus rapides auprès des autres institutions gouvernementales et des autres administrations;
    • un meilleur service aux intervenants et aux clients;
    • un cadre de travail moins stressant et moins pénible pour le personnel dont l’effectif est actuellement insuffisant; et
    • un processus d'AIPRP simplifié, plus efficace et plus efficient, au sein du MAECI.

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Date de modification :
2012-02-14