Rapport annuel au Parlement
sur l’application de la
Loi sur la protection des
renseignements personnels- 2011-2012
Table des Matières
Partie A:Affaires étrangères et Commerce international
Partie B: Passeport Canada
- Introduction
- Administration des demandes
- Communication de renseignements personnels
- Plaintes et enquëtes
- Administration des renseignements personnels
- Opérations internes
- Annexe A: Arrêté sur la délégation
- Annexe B: Rapport statistique 2011-2012
Introduction
Nous sommes heureux de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice 2011-2012, conformément aux paragraphes 72(1) et 72(2) de la Loi.
But de la Loi sur la protection des renseignements personnels
La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux citoyens canadiens et aux personnes vivant au Canada le droit d’avoir accès aux renseignements personnels qui les concernent et que détient le gouvernement fédéral. Elle régit aussi la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et l’élimination des renseignements personnels.
Mandat du ministère
Au nom du gouvernement du Canada, Affaires étrangères et Commerce international Canada est le porte-parole du pays dans le monde, et fait la promotion des intérêts politiques et économiques du Canada au sein de la communauté internationale et applique l'expérience canadienne pour contribuer à résoudre les enjeux mondiaux.
Le mandat du Ministère, énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, L.R.C. (1985), ch. E-22, consiste à :
- diriger toutes les relations diplomatiques et consulaires du Canada;
- assurer les communications officielles entre, d'une part, le gouvernement du Canada et, d'autre part, les gouvernements étrangers ou les organisations internationales;
- mener et gérer les négociations internationales auxquelles le Canada participe;
- coordonner les relations économiques du Canada;
- stimuler le commerce international du Canada;
- coordonner les orientations données par le gouvernement du Canada aux chefs des missions diplomatiques et consulaires du Canada et gérer ces missions;
- assurer la gestion du service extérieur;
- encourager le développement du droit international et son application dans les relations extérieures du Canada.
En outre, Passeport Canada, un organisme de service spécial d’Affaires étrangères et Commerce international Canada, est responsable de la délivrance, du refus de délivrance, de la révocation et de la retenue des passeports canadiens, ainsi que de leur utilisation et de leur récupération. Passeport Canada orchestre tous les aspects relatifs aux documents de voyage canadiens et donne des conseils aux bureaux du gouvernement du Canada à l’étranger pour leur permettre de délivrer des passeports. Passeport Canada offre non seulement des services directement au public, mais il collabore également avec les autorités policières nationales et internationales, les agents de sécurité, les autorités frontalières ainsi que les autorités fédérales, provinciales et territoriales qui délivrent des documents d’identité. Pour de plus amples renseignements, voir la section sur les pouvoirs délégués.
Le ministre des Affaires étrangères est également responsable de l’application de la Loi sur les licences d’importation et d’exportation, L.R.C. (1985), ch. E-19, qui autorise le gouvernement à surveiller et à réglementer le passage à la frontière de certaines marchandises, et de la Loi sur les mesures économiques spéciales, 40-41 Elizabeth II, ch. 17, qui autorise le gouvernement à appliquer des sanctions économiques en réponse à une menace sérieuse à la paix et à la sécurité internationales.
Le Ministère fournit également un soutien administratif aux autres ministères qui ont du personnel à l'étranger.
Pouvoirs délégués
Selon l'article 73 de la Loi, le pouvoir du ministre peut être délégué afin que le Ministère soit en mesure de satisfaire aux exigences législatives et d'exercer ses pouvoirs. En octobre 2009, la responsabilité relative à tous les articles de la Loi a été déléguée aux sous-ministres, au secrétaire des Services intégrés, au directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, aux directeurs adjoints du Bureau de l'AIPRP ainsi qu'aux chefs de mission, pour la divulgation dans l'intérêt public en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. (Voir l'annexe A.)
En outre, Passeport Canada, à titre d'organisme de service spécial, a obtenu sa propre délégation de pouvoirs relative à l'AIPRP pour répondre aux demandes ayant trait aux renseignements de passeport en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La délégation de pouvoirs est entrée en vigueur le 1er avril 2011. Toutefois, aux fins des rapports, le Bureau de l’AIPRP du MAECI continuera à inclure PPTC dans ses rapports annuels au Parlement.
Structure organisationnelle
La Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (Bureau de l'AIPRP) est chargée de l'application de la Loi sur l’accès à l’information, y compris du traitement des demandes et des consultations. Le directeur du Bureau de l'AIPRP relève du secrétaire des Services intégrés, qui relève pour sa part du sous-ministre délégué des Affaires étrangères.
En 2011‑2012, l’effectif du Bureau de l’AIPRP variait de 45 à 53 employés, ce qui comprenait les entrepreneurs. À compter de septembre 2011, le Bureau disposait de 45 employés pour assumer les obligations du MAECI selon la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le Bureau de l’AIPRP se compose du directeur, de quatre directeurs adjoints, de six chefs d’équipe, de vingt‑deux analystes de différents niveaux, de cinq employés de soutien et de six consultants. Le travail consiste à traiter des demandes complexes ou volumineuses autant que des demandes routinières plus simples et à répondre à des demandes de consultations venant d’autres ministères, ainsi qu’à fournir des conseils à des intervenants internes ou externes et à donner de la formation à des employés du Ministère.
Les récents changements apportés à la structure du Bureau de l’AIPRP comprennent une nouvelle équipe de consultation accélérée et une unité de réception. Ces changements ont été mis en œuvre pendant la période de rapport 2011‑2012.
Certaines mesures de dotation ont été achevées pendant cette période de rapport, dont un processus de dotation externe qui a été reporté à 2012‑2013.
Administration des demandes
La section qui suit explique plus en détail le rapport statistique du SCT figurant à l'annexe B.
Demandes de communication de renseignements personnels
Entre le 1er avril 2011 et le 31 mars 2012, le Ministère a reçu 116 demandes de communication de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il faut ajouter à ces nouvelles demandes 33 demandes reportées de l'exercice financier précédent, pour un total de 149 demandes. Durant la période de rapport, 137 demandes ont été traitées et 12 toujours en cours ont été reportées à la prochaine période de rapport.
Répartition des demandes
La répartition des demandes traitées est la suivante :
| Demandes | nombre de demandes |
|---|---|
| Total | 137 |
| Communication totale | 47 |
| Communication partielle | 62 |
| Aucune communication (exclusion) | 0 |
| Aucune communication (exemption) | 0 |
| Traitement impossible | 13 |
| Abandon de la demande | 15 |
| Transmission | 0 |
Exemptions et exclusions
L'exemption la plus souvent utilisée par le Ministère au cours de l'exercice financier relève de l'article 26 [Renseignements concernant un autre individu] de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle a été invoquée à 53 reprises. Le Ministère a utilisé une fois l’exclusion prévue au paragraphe 70(1) [documents confidentiels du Cabinet] durant la période de rapport.
Prorogations
Au cours de la période de rapport, le Ministère a demandé des prorogations en vertu des sous‑alinéas 15a)i) et 15a)ii), à 19 et 15 reprises, respectivement.
Consultations reçues d'autres institutions
Lorsqu'une demande renferme des documents qui présentent un intérêt plus grand pour une autre institution, le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l’institution concernée est consulté. Entre le 1er avril 2011 et le 31 mars 2012, le Ministère a reçu d'autres institutions du gouvernement fédéral 86 consultations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Pendant la période rapport, 73 consultations ont été reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui a représenté 2 151 pages.
Communication de renseignements personnels
Le paragraphe 8(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que « les renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale ne peuvent être communiqués, à défaut du consentement de l'individu qu'ils concernent, que conformément au présent article ».
Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que « la communication des renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale est autorisée » dans certaines circonstances spéciales.
Alinéa 8(2)b)
Les renseignements personnels peuvent être communiqués « aux fins qui sont conformes avec les lois fédérales ou ceux de leurs règlements qui autorisent cette communication ».
Le Bureau de l’AIPRP n’a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de cet alinéa durant la période de rapport.
Alinéa 8(2)c)
La communication de renseignements personnels peut être exigée « par subpoena, mandat ou ordonnance d'un tribunal, d'une personne ou d'un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements ou exigée par des règles de procédure se rapportant à la production de renseignements ».
Le Bureau de l’AIPRP n’a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de cet alinéa durant la période de rapport.
Alinéa 8(2)d)
Des renseignements personnels peuvent être communiqués « au procureur général du Canada pour usage dans des poursuites judiciaires intéressant la Couronne du chef du Canada ou le gouvernement fédéral »”.
Le Bureau de l’AIPRP n’a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de cet alinéa durant la période de rapport.
Alinéa 8(2)e)
Des renseignements personnels peuvent être communiqués « à un organisme d'enquête […] en vue de faire respecter les lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d'enquêtes licite ».
Six demandes ont été reçues et traitées selon cet alinéa de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La plupart des demandes soumises proviennent de la GRC et du SCRS, qui veulent avoir accès à des dossiers de demandes de passeport. À ce titre, l’équipe de l’AIPRP de Passeport Canada traite l’ensemble de ces demandes.
Alinéa 8(2)f)
Des renseignements personnels peuvent être communiqués « aux termes d'accords ou d'ententes conclus d'une part entre le gouvernement du Canada et le gouvernement d'une province [ou d'un territoire] […] en vue de l'application des lois ou pour la tenue d'enquêtes licites ».
Le Bureau de l’AIPRP n’a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de cet alinéa durant la période de rapport.
Alinéa 8(2)g)
Les renseignements personnels peuvent être communiqués « à un parlementaire fédéral en vue d'aider l'individu concerné par les renseignements à résoudre un problème ».
Le Bureau de l’AIPRP n’a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de cet alinéa durant la période de rapport.
Alinéa 8(2)l)
Des renseignements personnels peuvent être communiqués « à toute institution fédérale en vue de joindre un débiteur ou un créancier de Sa Majesté du chef du Canada ».
Le Bureau de l’AIPRP n’a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de cet alinéa durant la période de rapport.
Alinéa 8(2)m)
Des renseignements personnels peuvent être communiqués « à toute autre fin dans les cas où, de l'avis du responsable de l'institution
(i) des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée,
(ii) l’individu concerné en tirerait un avantage certain ».
Pendant la période de rapport, une demande a été traitée en vertu de cet alinéa de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La demande en vertu du sous‑alinéa 8(2)m)(ii) provenait de l'Agence de la santé publique du Canada (ASPC). L'Agence avait besoin des coordonnées de personnes identifiées comme ayant occupé dans un avion commercial pendant plus de huit heures d’affilée des places assises dans le voisinage immédiat d'une personne atteinte de tuberculose infectieuse latente. Cette communication est présumée nécessaire pour prévenir les autorités provinciales/territoriales concernées, qui aviseront ces personnes du risque d’avoir contracté la tuberculose infectieuse latente. Le MAECI n’a aucune objection à communiquer ces renseignements personnels en l’absence du consentement de l’individu en question, car l’information sera clairement utile aux personnes à qui elle s’applique. Dans tous les cas, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada est avisé de la divulgation au moment même où l’information est communiquée à l’ASPC en raison du caractère urgent des questions de cette nature.
Plaintes et enquêtes
Plaintes reçues et traitées
Durant la période de référence, cinq plaintes à l'encontre du Ministère ont été déposées auprès du Commissariat à la protection de la vie privée.
| Motif des plaintes | Nombre de plaintes |
|---|---|
| Retard | 1 |
| Prorogation | 0 |
| Frais | 0 |
| Refus – Exemptions | 1 |
| Refus – Généralités | 2 |
| Divers | 1 |
| Utilisation et divulgation | 0 |
Trois enquêtes ont été effectuées durant la période de rapport.
| Conclusion | Résultat | ||
| Interrompue | 0 | Aucune mesure requise | 3 |
| Non justifiée | 0 | Mesure corrective prise | 0 |
| Non légitime | 2 | ||
| Résolue | 0 | ||
| Légitime | 1 | ||
Atteintes à la vie privée
Durant la période de rapport, le Bureau de l’AIPRP a traité six cas d’atteinte à la vie privée qui touchaient la perte ou le vol de demandes de passeport par des missions ainsi que la communication inappropriée de renseignements personnels. Dans tous les cas, dans la mesure du possible, les personnes concernées ont été avisées par écrit de l'infraction et de leur droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP). Le Bureau de l’AIPRP a également avisé directement le CPVP, qui s’est dit satisfait du processus et des mesures correctives prises.
Administration des renseignements personnels
La Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été mise en œuvre par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) le 1er avril 2010. Cette directive fait en sorte que la protection des renseignements personnels soit prise en compte et que les conséquences sur la protection des renseignements personnels soient bien cernées, évaluées et contrôlées avant qu’une activité ou un programme ou service nouveau ou substantiellement modifié soit mis en œuvre; lorsque des renseignements personnels sont utilisés ou seront peut‑être utilisés dans le cadre d’un processus de décision qui touche directement une personne; et lorsque que des activités ou un programme faisant l’objet d’un marché de services ou transférés à un autre niveau de gouvernement ou au secteur privé donnent lieu à une modification considérable du programme ou des activités. Il s'agit d'une évaluation progressive de la circulation des renseignements personnels détenus dans le cadre d'un programme, d'une activité ou d’un service donné. Plus précisément, ce processus permet au Ministère de déterminer si les nouvelles technologies, les systèmes d'information, les initiatives et les programmes ou politiques proposés respectent les exigences du gouvernement en matière de protection des renseignements personnels.
De plus, en raison des exigences de la Gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI) instaurée en 2005 par le SCT, le MAECI doit assurer la sécurité des actifs en matière de sécurité de l'information et de technologies de l'information (TI), ce qui englobe l'obligation de préparer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour la plupart de ces systèmes.
Dès le début d'une EFVP jusqu'au produit final, le Bureau de l'AIPRP fournit conseils et orientations stratégiques en matière de protection des renseignements personnels aux secteurs des programmes du Ministère.
Pendant la période de rapport et conformément à la directive mentionnée ci‑dessus, le MAECI a entamé dix nouvelles EFVP. En outre, il a achevé et soumis neuf EFVP au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) pour examen. Pendant la même période, le MAECI a également publié une EFVP achevée sur son site Internet. Depuis, le Ministère a ajouté neuf EFVP à son site Internet.
Les renseignements ci‑dessous concernent les EPFVP et les EFVP effectuées en 2011 2012 et apparaissent en ordre alphabétique :
Évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée (EPFVP)
Portail de gestion des urgences
Le portail de gestion des urgences est un outil Web de reddition de comptes qui offre à la haute direction et aux équipes opérationnelles de l’Administration centrale et des missions un aperçu centralisé des urgences touchant nos missions dans le monde entier. Il permettra d’unir toutes les activités et tous les renseignements liés à la gestion des urgences pour la surveillance, la gestion et la responsabilisation en matière d’urgences internationales et de crises humanitaires, consulaires, sanitaires, environnementales, politiques et économiques, ainsi que de crises liées à la sécurité. Avec le portail, les utilisateurs pourront connaître et analyser les situations en temps réel, ainsi que voir les leçons apprises en vue d’améliorer la gestion des urgences et des crises.
Une EPFVP a été entamée et terminée, et une copie de cette évaluation a été soumise au CPVP. Le résumé de cette EPFVP a été publié sur le site Web du MAECI pendant la période de rapport à l’adresse suivante : Publication – Accès à l'information et protection des renseignements personnels.
Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
ccmMercury
ccmMercury est une application de base de données qui permet aux utilisateurs de suivre le cheminement d’un document, y compris ses pièces jointes dans de nombreux formats de fichier. La fonction d'imagerie intégrée dans le système permet aux utilisateurs de numériser des documents, et grâce à des modèles, de créer automatiquement des documents, par exemple des réponses normalisées et des bordereaux de transmission. Les fonctions de recherche et d'établissement de rapports permettent aux utilisateurs de trouver facilement des données dans le système et de produire des rapports. Le MAECI a mis ccmMercury en application en 2001. À l'époque, un système unique avait été mis au point pour gérer la correspondance ministérielle. Au fil des ans, d'autres systèmes ont été déployés par l'intermédiaire de ccmMercury selon les besoins du Ministère. Dans l’environnement de ccmMercury, chaque système est indépendant dans autres.
Une EFVP a été initiée, achevée et soumise au CPVP. Pendant la période rapport, le CPVP a indiqué qu’il n’avait aucun commentaire et a fermé son dossier. Le Bureau de l’AIPRP a également été avisé que l’accès à la base de données ccmMercury serait accordé à Passeport Canada et a recommandé qu’un ajout à l’EFVP actuelle soit fait pour permettre une évaluation des répercussions connexes sur la vie privée. À la fin de la période de rapport, le Bureau de l'AIPRP attendait toujours la première ébauche de l’ajout.
Système de gestion des affaires consulaires (COSMOS)
La Direction générale des affaires consulaires fournit des renseignements et des services aux Canadiens qui vivent ou qui voyagent à l’étranger. Quand une personne demande des services ou de l'aide à la Direction générale, un dossier de cas consulaire est créé. Le Ministère a créé COSMOS afin de mieux gérer les affaires et activités consulaires : le système offre un ensemble complet d'outils conçus pour faciliter la gestion des cas consulaires, la délivrance de passeports d'urgence et de passeports ordinaires aux Canadiens à l'étranger, ainsi que l'enregistrement des Canadiens qui se trouvent dans d'autres pays. Ainsi, avec le système COSMOS, les missions parviennent à mieux aider les Canadiens en voyage à l’étranger.
Une EFVP a été amorcée, et une copie a été envoyée au CPVP, qui a formulé des recommandations pendant la période de rapport. Le Bureau de l’AIPRP a répondu à ces recommandations et attendait toujours les commentaires du CPVP à la fin de cette même période.
Entrevue/questionnaire de fin d’emploi au MAEC
Le MAECI élabore actuellement, à des fins de recherche en comportement, une entrevue/un questionnaire de fin d’emploi afin de déterminer les secteurs où il y a souvent des départs d’employés et les causes du roulement de personnel. Bien qu’il soit improbable qu’une décision administrative touchant un employé soit prise à partir du questionnaire, étant donné que la personne pourrait donner des renseignements de nature très délicate, le Bureau de l’AIPRP a recommandé qu’une EFVP soit effectuée pour cette nouvelle activité.
Une EFVP a été amorcée pendant la période de rapport. Lorsqu’elle sera terminée, le MAECI affichera le résumé sur son site Internet.
Conseiller en responsabilité sociale des entreprises (RSE) de l'industrie extractive
Le Bureau du conseiller en RSE de l'industrie extractive a été fondé en 2009 dans le cadre de la Stratégie de RSE du gouvernement du Canada pour les sociétés extractives présentes à l'étranger. Cette stratégie vise à aider les sociétés canadiennes du secteur minier, pétrolier et gazier à s’acquitter de leurs responsabilités sociales et environnementales à l’étranger. Le Bureau du conseiller en RSE a le mandat d'examiner les pratiques de RSE des entreprises canadiennes qui œuvrent à l'étranger, de conseiller les intervenants au sujet des pratiques exemplaires reconnues et des normes de rendement approuvées et de régler toutes les plaintes à cet égard.
Une EFVP a été entreprise, achevée et transmise au CPVP pendant la période de rapport.
Le Bureau de l’AIPRP a depuis publié le résumé de l’EFVP sur le site Internet du MAECI.
Portail des Directives sur le service extérieur (DSE)
Les DSE constituent un système selon lequel le MAECI d’offrir des indemnités, des avantages et des conditions d'emploi qui, combinées à la rémunération, permettent aux ministères et organismes de recruter, de conserver et d'affecter des fonctionnaires compétents pour appuyer les divers programmes du gouvernement à l'étranger.
Le Portail des DSE est une application qui servira à gérer les clients dans les missions canadiennes à l'étranger. Il recevra des données du Système de gestion des ressources humaines pour tous les clients du MAECI. Des renseignements sur les clients d’autres ministères seront entrés manuellement dans le Portail. Le Portail des DSE fournira également au Système de gestion intégrée du MAECI les renseignements nécessaires pour faire en sorte que les clients soient payés en temps opportun.
Une EFVP a été entamée pour cette activité. Elle a été achevée, et une copie a été soumise au CPVP pendant la période de rapport.
Le Bureau de l’AIPRP a depuis affiché le résumé de l’EFVP sur le site Internet du MAECI. Toutefois, le résumé sera inscrit pour la prochaine période de rapport.
Système de gestion des ressources humaines (SGRH) et mise en œuvre du module Recrutement
Comme beaucoup d'autres ministères, le MAECI utilise le Système de gestion des ressources humaines pour traiter toutes les questions liées aux ressources humaines, par exemple les nominations, les congés, etc.
Une EFVP a été entreprise pour la mise en œuvre du module Recrutement de l’application SGRH. Pendant la période de rapport, l’EFVP a été achevée, et une copie a été soumise au CPVP, qui a indiqué qu’il n’avait aucun commentaire et a fermé son dossier.
DCP a depuis affiché le résumé de l’EFVP sur le site Web du MAECI. Toutefois, le résumé sera inscrit pour la prochaine période de rapport.
Système de détection des intrusions et de contrôle de l’accès (IDACS)
L’Édifice Lester B. Pearson, au 125, promenade Sussex, est le site principal pour le Système de détection des intrusions et de contrôle de l’accès (IDACS). Le MAECI a en tout 11 bureaux satellites dans la région de la capitale nationale (RCN) qui sont tous desservis par l’IDACS à l’Administration centrale. Le MAECI dispose également de 11 bureaux régionaux dans l’ensemble du Canada, mais aucun d'entre eux n'était relié à l'IDACS au moment de l'EFVP, ce qui veut dire que ces bureaux n'étaient pas visés par l'évaluation. Le bureau d’Halifax a depuis été intégré au système, et les bureaux de Moncton et Toronto le seront sous peu.
Dans la vaste majorité des sites de la RCN, l'IDACS est utilisé de concert avec des agents de sécurité pour contrôler l'accès physique aux bureaux du MAECI. Les sites qui n'ont pas d'agents de sécurité sont sécurisés en tout temps et leur accès est contrôlé par l'IDACS. Tous les sites sont également protégés contre toute intrusion illégale par la surveillance qu’offre l'IDACS. Ce système signale toutes les alertes au centre de contrôle de la sécurité de l'Administration centrale du MAECI et les agents de sécurité réagissent selon les besoins de chaque site.
Une EFVP a été entreprise pour l’IDACS, puis terminée et soumise au CPVP pendant la période de rapport. Le Bureau de l’AIPRP a depuis affiché le résumé de l’EFVP sur le site Internet du MAECI à l’adresse suivante :
http://www.international.gc.ca/about-a_propos/atip-aiprp/IDACS-SDICA.aspx?lang=fra&view=d.
Infobanque
Infobanque est un système de gestion de l’information. Il s'agit du Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI) utilisé par le MAECI.
Le MAECI a entamé une EFVP pour ce système, qui a été mise au point comme EFVP complète pour ce système, et une copie a été soumise au CPVP pendant la période de rapport. Le CPVP a répondu qu’il n’avait aucun commentaire sur l’EFVP.
Le Bureau de l’AIPRP a depuis affiché un résumé de l’EFVP sur le site Internet du MAECI. Toutefois, le résumé sera inscrit pour la prochaine période de rapport.
Système des activités officielles (SAO)
Le Bureau du Protocole d’Affaires étrangères et Commerce international Canada (MAECI) est responsable de l'organisation de toutes les activités officielles et de la mise en place de tous les préparatifs d'accueil nécessaires. Il reçoit des demandes de services du Cabinet du premier ministre, du Bureau du Conseil privé, des secteurs géographiques et d’autres ministères (AM). Le Bureau du Protocole planifie, coordonne et met en œuvre toutes les activités officielles au Canada et à l’étranger; facilite l’accueil en sol canadien des représentants étrangers et de leurs familles; voit à la planification, à la coordination et au déroulement de toutes les visites officielles au Canada; et coordonne les voyages officiels à l’étranger du gouverneur général du Canada, du premier ministre et des ministres du portefeuille du MAECI et assure la représentation des ministres et des fonctionnaires aux conférences internationales.
Le Bureau du Protocole utilise le système des activités officielles (SAO) pour l’aider à gérer les activités officielles tenues par le gouvernement du Canada. Le SAO a remplacé le système d’accueil qui avait été utilisé par le Bureau du Protocole depuis 1998. Le nouveau SAO intègre de nouvelles fonctionnalités et spécifications en matière de portabilité qui en font un système plus fiable et plus souple.
Une EFVP a été entreprise, terminée et transmise au CPVP pendant la période de rapport.
Le Bureau de l’AIPRP a depuis affiché un résumé de l’EFVP sur le site Internet du MAECI. Toutefois, le résumé sera inscrit pour la prochaine période de rapport.
Enregistrement en direct des missions commerciales du Canada
Le rôle principal de la Direction des missions commerciales internationales consiste à assurer la planification, la coordination et le bon déroulement des missions commerciales à l’étranger.
Une EPFVP a tout d’abord été soumise au CPVP le 14 août 2007. Le CPVP a formulé certaines recommandations et posé d’autres questions auxquelles le Bureau de l’AIPRP a répondu.
En raison de changements majeurs apportés à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels, une EFVP a été amorcée pendant la période de rapport.
Une fois l’EFVP terminée, le résumé sera affiché sur le site Internet du MAECI à l’adresse suivante : http://www.international.gc.ca/about-a_propos/atip-aiprp/publications.aspx?lang=fra&menu_id=3.
Bourses d’études – Financement d’études en diplomatie publique
Les bourses internationales du Programme de relations académiques du gouvernement du Canada sont gérées par le MAECI. L’objectif du programme est de promouvoir les valeurs et l’identité canadiennes partout dans le monde, en vue de consolider les relations internationales du pays. Grâce aux programmes de bourses internationales, qui comprennent des bourses offertes aux Canadiens par des gouvernements étrangers, le MAECI est déterminé à encourager la participation aux partenariats d'études et de recherches internationales qui favorisent une meilleure compréhension mutuelle entre les peuples, forment des citoyens et des leaders mondiaux et contribuent au développement des nations. Le Programme des bourses du Commonwealth, qui figure parmi les premiers programmes de bourses internationales à être établis, a vu le jour en 1959, alors que les pays du Commonwealth, le Canada en tête, ont mis en place un régime de bourses visant à renforcer les liens les unissant et à encourager les études supérieures. Le Canada est le principal bailleur de fonds des bourses du Commonwealth, après le Royaume-Uni.
L'EFVP a été soumise au CPVP en novembre 2006. Le CPVP a recommandé la réalisation d’une EFVP complète. L’EFVP a été effectuée, et une copie a été soumise au CPVP pendant la période de rapport.
Le Bureau de l’AIPRP a depuis affiché un résumé de l’EFVP sur le site Internet du MAECI. Toutefois, le résumé sera inscrit pour la période de rapport 2012‑2013.
Test de compétence en intégration sociale (TCIS) du Modular Object-Oriented Dynamic Learning Environment (Moodle) Network (environnement d’apprentissage libre)
Ce nouveau logiciel servira à évaluer la compétence en langue orale des étudiants et à suivre leurs progrès pendant la formation linguistique.
Une EFVP a été amorcée pour cette nouvelle activité pendant la période de rapport. Une fois l’EFVP terminée, le résumé sera affiché sur le site Internet du MAECI.
Sommets
Le Ministère a participé à de nombreux sommets (G7, G8, G20, La Francophonie, etc.), au cours des dernières années et continuera à faire de même. Les sommets font tous intervenir le même processus et les mêmes répercussions, c’est‑à‑dire accréditation, médias, site Internet, déplacement, hébergement, etc., et le Bureau de l’AIPRP a fait fonction de leader dans l’élaboration d’une EFVP couvrant tous les aspects des sommets, peu importe lequel. Une EFVP a été élaborée en consultation avec les différentes directions générales du MAECI qui participent à la collecte, à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels pour la préparation de ces sommets.
Une EFVP a été amorcée, terminée et transmise au CPVP pendant la période de rapport. À la fin de cette même période, le Bureau de l’AIPRP a été informé des changements majeurs qui touchent le traitement des renseignements personnels. Par la suite, une nouvelle EFVP a été entamée afin d’évaluer correctement les répercussions de ces changements sur la protection des renseignements personnels.
Le Bureau de l’AIPRP a depuis affiché un résumé de l’EFVP sur le site Internet du MAECI. Toutefois, le résumé sera inscrit pour la période de rapport 2012‑2013.
Initiatives liées à la téléphonie et au système de messagerie – Projet pilote
Le MAECI envisage de remplacer son système de messagerie vocale dans certaines missions à l’étranger, ainsi que de mettre en place à l’Administration centrale la téléphonie IP, qui offre un système complet de téléphonie et de messagerie vocale. Ces deux initiatives seront lancées dans le cadre d’un projet pilote. La téléphonie IP sera mise en application dans l’ensemble des missions.
Une EFVP a été amorcée pour ce projet pilote pendant la période de rapport. Une fois l’EFVP terminée, le résumé sera affiché sur le site Internet du MAECI.
Le programme « Comprendre le Canada »
Le fructueux programme des études canadiennes a été remplacé par le programme Comprendre le Canada, qui appuie des activités et des thèmes afin de faire progresser le programme bilatéral du Canada ainsi que de créer un bassin de spécialistes capables de transmettre des connaissances et une meilleure compréhension du Canada chez les dirigeants actuels et futurs à l’étranger.
Une EFVP était nécessaire et a été entamée pendant la période de rapport. Une fois l’EFVP terminée, le résumé sera affiché sur le site Internet du MAECI.
Virtual Venture North (VVN)
Le MAECI examine actuellement la possibilité de créer une plateforme Internet à l’intention des dirigeants du gouvernement du Canada et de certaines personnes du secteur privé en vue d’échanger différents dossiers et renseignements.
Une EFVP était nécessaire et a été amorcée pendant la période de référence. Une fois l’EFVP terminée, le résumé sera affiché sur le site Internet du MAECI.
Secrétariat des ententes et de l’ALENA et Commission du libre‑échange
Le Secrétariat des ententes et de l’ALENA gère les dispositions en matière de règlement des différends des accords de libre‑échange (ALE) du Canada. Il fournit aussi un soutien administratif général pour la mise en œuvre et le fonctionnement de ces accords et pour la gestion des comités de gouvernance, y compris l'organisation administrative des réunions des ministres, des sous-ministres et des hauts fonctionnaires et la coordination des processus sectoriels de préparation des documents d'information. De plus, le Secrétariat est chargé de coordonner les évaluations environnementales liées aux accords commerciaux et la recherche générale liée aux négociations et à la mise en œuvre des ALE.
Le Secrétariat de l’ALENA, section canadienne, était autrefois un partenaire du portefeuille indépendant. Mais l’adoption de la Loi d’exécution du budget 2010, un décret en conseil, a intégré le Secrétariat au MAECI.
Une EFVP était nécessaire et a été amorcée pendant la période de rapport. Une fois l’EFVP terminée, le résumé sera affiché sur le site Internet du MAECI.
Couplage et partage des données
Aucun nouveau protocole d’entente ni nouvelle entente de partage de données n’a été signé pendant la période de rapport.
Opérations internes
Projet relatif au traitement de l’arriéré
Grâce aux nouveaux fonds octroyés pour l'AIPRP en juin 2010, le Bureau de l'AIPRP a non seulement ajouté dix équivalents temps plein à son effectif, mais a aussi lancé un projet relatif au traitement de l'arriéré en juillet 2010 afin de traiter l'ensemble des dossiers en retard d'ici l'été. Ce projet a été un franc succès. Il reste seulement trois dossiers à traiter, des dossiers qui doivent faire l’objet de consultations avec d’autres ministères.
Politiques et gouvernance
L’équipe spécialisée en politiques et en gouvernance (P et G) du Bureau de l’AIPRP du MAECI fournit des conseils au Ministère et conçoit et donne de la formation sur l’AIPRP qui s’adresse aux employés du Ministère, aux employés d’autres ministères et aux nouveaux membres du Bureau de l’AIPRP.
Les responsabilités de l’équipe spécialisée en politiques et en gouvernance comprennent ce qui suit : tenir à jour les lignes directrices des analystes de l’AIPRP en ce qui concerne le traitement des demandes d’AIPRP; fournir aux employés du Ministère des conseils, de l’aide et de l’orientation au moment de la création de composantes touchant la politique en matière de protection des renseignements personnels; fournir des avis et de l’aide pour l’établissement des rapports statistiques au SCT et des rapports annuels au Parlement relativement à la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels (les lois); demeurer au fait des nouvelles politiques ou des politiques mises à jour; participer à des groupes d’intérêts spéciaux au bénéfice de la communauté de l’AIPRP; examiner les instruments et les outils stratégiques conformément aux lois, ainsi que les politiques du SCT en matière d’AIPRP, et poursuivre l’élaboration de nouveaux instruments stratégique afin d’aider le Ministère à respecter ses obligations en matière de protection de la vie privée.
L'équipe est également chargée de mettre à jour le chapitre du MAECI dans la publication Info Source du SCT, d'enregistrer les banques de renseignements personnels auprès du SCT et de donner des séances d'information, de sensibilisation et de formation sur Info Source.
Info Source : À la suite de l’examen approfondi effectué l’année dernière, le Bureau de l’AIPRP poursuit ses efforts en vue de garantir que le chapitre du Ministère est tenu à jour et est conforme aux exigences du SCT, en apportant de nombreux changements afin que ce chapitre corresponde à la structure et aux activités toujours changeantes du Ministère.
Processus lié à l’Internet/intranet : Au cours du dernier exercice, un nouveau processus a été lancé selon lequel tous les formulaires nouveaux ou mis à jour destinés aux sites Internet et intranet du Ministère doivent être approuvés par le Bureau de l’AIPRP. En raison de la complexité de la politique en matière de protection de la vie privée et de ses nombreuses composantes (catégorie de dossiers, catégorie de renseignements personnels, Banque de renseignements personnels (BRP), énoncé de confidentialité ou Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée EFVP, ou les deux), l’équipe spécialisée en politiques et en gouvernance s’efforce d’examiner en détail toutes les composantes dans un délai opportun.
Comme prévu, à la suite de l’entrée en vigueur de cette nouvelle obligation d’obtenir une autorisation, le nombre de formulaires reçus et examinés par le Bureau de l’AIPRP a considérablement augmenté pendant la période de rapport. Le Bureau est d’avis que ce nombre augmentera encore lorsqu’un processus similaire sera en place pour les formulaires PDF.
À noter que ce processus profite aussi au Ministère, aux missions et aux bureaux régionaux parce qu’il constitue un autre moyen et une autre possibilité de sensibilisation à l’AIPRP.
Formation et perfectionnement
En 2011-2012, le Bureau de l'AIPRP a continué de veiller à ce que tous les analystes de l'AIPRP reçoivent la formation nécessaire pour accomplir efficacement leur travail. En effet, des séances de formation ont été mises au point pour répondre aux besoins du Bureau et chaque analyste a un mentor ou un encadreur particulier (aussi appelé chef d'équipe). Les responsabilités des chefs d'équipe consistent à offrir aux employés un milieu d'apprentissage continu qui soit positif et propice à leur perfectionnement en tant que spécialistes de l'AIPRP. En outre, des plans d’apprentissage sont élaborés en consultation avec chaque employé afin de cerner efficacement les besoins de formation.
Le Bureau de l'AIPRP a aussi continué de profiter de son programme de perfectionnement professionnel en matière d'AIPRP, qui permet au MAECI de former ses propres candidats, en raison de la pénurie d'analystes d'expérience au sein de la communauté de l'AIPRP fédérale. Ce programme a connu beaucoup de succès à résoudre des questions de recrutement, de maintien en poste et de planification de la relève.
L’Équipe des politiques et de la gouvernance répond aux besoins de formation du Ministère et du Bureau de l’AIPRP à temps plein et forme les nouveaux employés dès leur entrée en fonction au Ministère, et s’assurer que le MAECI se conforme à tous les autres aspects et règlements de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Le site intranet de l’AIPRP du MAECI est accessible à tous les employés du Ministère parce qu’il s’agit d’une nouvelle page wiki. Cette page wiki est encore en élaboration au stade du projet pilote. Elle devrait être entièrement opérationnelle en 2012‑2013.
Le Bureau de l'AIPRP a mis en œuvre un programme panministériel de sensibilisation à l'AIPRP structuré de manière à ce que les employés du Ministère comprennent leurs rôles et leurs responsabilités. En outre, le MAECI a diversifié le type d’instances au cours desquelles il offre une formation sur l’AIPRP, par exemple les réunions du personnel et le cours MAECI 101, qui s’adresse aux nouveaux employés du Ministère. L'AIPRP est aussi l'un des sujets abordés lors des diverses séances de formation données aux employés qui quittent le Canada afin de mieux les préparer au travail dans une mission à l'étranger.
Le Bureau de l’AIPRP offre également des séances avec des spécialistes, au cours desquelles des dossiers sont examinés afin de sensibiliser les employés à l’exercice de la discrétion au moment de formuler des recommandations dans les cas de cessation d’emploi, d’obstruction et de préjudice.
Afin de garantir que les employés des missions reçoivent aussi la formation nécessaire, des séances sont offertes aux employés recrutés sur place, aux agents des affaires commerciales, politiques et consulaires et aux adjoints administratifs, soit par vidéoconférence, soit par technologie Webinar. Pendant cette période de report, 11 missions ont reçu de la formation par vidéoconférence. En outre, un tutoriel interactif en ligne sur l’AIPRP élaboré en collaboration avec l’Institut canadien du service extérieur est maintenant disponible. Il comprend un module de sensibilisation à l'AIPRP, et d'autres modules seront ajoutés dans un avenir rapproché. Il s'agit d'un outil important, car il permet aux employés de recevoir de la formation sans que l'on y consacre des ressources supplémentaires. Le MAECI partage cet outil avec d’autres ministères afin d’aider la communauté fédérale de l’AIPRP.
Comme indiqué dans le Rapport annuel au Parlement 2010‑2011, un nouveau programme de formation sur l’article 15 de la Loi sur l’accès à l’information (préjudice aux affaires internationales) a été élaboré et réalisé pendant la période de rapport à la communauté fédérale de l’AIPRP par le biais de réunions des communautés du SCT et de différentes séances de formation. Ce programme donne de l’information sur les responsabilités du MAECI relativement aux deux lois lorsqu’il est question de dossiers ayant des répercussions internationales et fournit à d’autres institutions fédérales une orientation claire des cas où elles devraient consulter le MAECI. On espère qu’une telle formation facilitera le traitement du nombre élevé de consultations reçues par le Ministère et aidera d’autres ministères fédéraux à déterminer les types de renseignements ou de dossiers, ou les deux, pour lesquels ils devraient consulter le MAECI.
En collaboration avec le Bureau des opérations consulaires, un programme de formation particulier a été élaboré pour les agents des affaires consulaires afin de les aider à comprendre leurs rôles et leurs responsabilités à l’égard des deux lois dans le contexte de la prestation des services consulaires offerts aux Canadiens. Des exercices pratiques basés sur des scénarios ont été conçus pour préparer les agents aux situations auxquelles ils pourraient être confrontés dans le cadre de leurs fonctions. Pendant la période de rapport, huit séances de formation ont été données à 99 participants.
Le Bureau de l'AIPRP a aussi restructuré et amélioré le programme de formation pour les agents de liaison de l'AIPRP et les spécialistes au sein des bureaux de première responsabilité (BPR) à l’échelle du Ministère. Les employés peuvent maintenant s'inscrire à ces cours au moyen d'un service automatisé en ligne, ce qui a renforcé la capacité du Bureau de l'AIPRP de donner de la formation.
En tout, 67 séances de formation à l’AIPRP ont été données pendant la période de rapport, à 916 employés, dont :
- les nouveaux agents de liaison de l’AIPRP et leurs suppléants;
- les spécialistes faisant partie des bureaux de première responsabilité (BPR);
- les représentants des programmes consulaires et ceux qui se préparent à aller travailler dans des missions à l’étranger comme agents des affaires consulaires, agents du service extérieur et consuls honoraires;
- différents représentants de programmes du Ministère.
Le Bureau de l'AIPRP du MAECI s'efforce continuellement d'améliorer ses outils didactiques et il est très ouvert aux commentaires des employés qui ont pris part aux diverses séances de formation offertes. Il a d'ailleurs mis en place de nombreux plans pour accroître l'efficacité des programmes actuels et élaborer de nouveaux programmes.
Politiques, lignes directrices et procédures
Depuis le 1er janvier 2012, le Bureau de l’AIPRP affiche tous les mois des résumés des demandes d’accès à l’information sur le site Web du Ministère afin de promouvoir la transparence dans la conformité aux lignes directrices du SCT. Un processus interne a été établi pour les affichages mensuels, ainsi que pour le traitement des demandes informelles de renseignements déjà communiqués.
Aucun changement important n’a été apporté aux politiques ou aux processus internes liés à la Loi sur l’accès à l’information en 2011‑2012. Par contre, on consacre beaucoup d’efforts à mettre les fonctionnaires du Ministère au courant de leurs rôles et responsabilités en matière d’AIPRP et à veiller à ce qu’ils s’en acquittent efficacement.
Pendant la période de rapport, l’équipe des politiques et de la gouvernance a continué à réviser ses instruments liés à la vie privée actuels et a entrepris la rédaction de nouveaux instruments qui cadrent mieux avec les politiques nouvelles ou révisées du SCT concernant l’AIPRP. Les instruments de politique dont il est question comprennent un nouveau modèle d’EFVP, le Protocole de la protection de la vie privée, etc. Ces instruments étaient presque achevés à la fin de la période de rapport. D’autres instruments sont envisagés et seront créés pendant le prochain exercice financier.
Améliorations
Voici une liste des améliorations apportées depuis le dernier rapport (2011-2012), de même que les initiatives en cours visant à améliorer la fonction globale de l'AIPRP au MAECI :
- Le Bureau de l'AIPRP a mis en œuvre son plan d'activités triennal et a réaffecté les ressources pour que les équipes se consacrent aux dossiers qui sont à temps et au projet relatif à l'arriéré. Il a embauché des consultants pour éliminer l'arriéré, créé dix nouveaux ETP, réaménagé la structure organisationnelle pour mieux répondre aux demandes d'AIPRP et remanié les équipes tout au long de l'année pour régler les affaires urgentes et à risque élevé.
- En raison des problèmes de recrutement et de maintien en poste à l'échelle de la communauté fédérale de l'AIPRP, il n'a pas été possible de pourvoir tous les postes vacants. Néanmoins, les efforts en ce sens se poursuivent, y compris la participation à des processus de dotation collective et la tenue d’un processus de dotation externe exclusif au Ministère. Le Programme de perfectionnement professionnel en matière d’AIPRP continue de prouver sa valeur, surtout puisque le Bureau de l'AIPRP a pu recruter et promouvoir plusieurs candidats faisant partie du bassin de personnes qualifiées.
- Le Bureau de l’AIPRP s’est efforcé de satisfaire à toutes les exigences du SCT en matière de politiques et de rapports. Actuellement, trois analystes sont affectés à temps plein à l’équipe des politiques et de la gouvernance de l’AIPRP. Cette équipe est chargée de tenir à jour les lignes directrices sur l’AIPRP, de donner des séances de sensibilisation à l’AIPRP dans l’ensemble du MAECI de mettre à jour les sites Internet et intranet du Bureau de l’AIPRP, de voir à ce que les nouvelles recrues de l’AIPRP reçoivent de la formation pratique, de lancer le nouveau tutoriel en ligne sur l’AIPRP et de rédiger les rapports annuels au Parlement, les rapports statistiques du SCT, Info Source du GC, de revoir les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et de fournir régulièrement de l’orientation et des conseils stratégiques sur l’AIPRP aux dirigeants du Ministère.
- Pendant la période de rapport, l’équipe des politiques et de la gouvernance a continué à consacrer du temps et des efforts au processus relatif à l’Internet/intranet décrit dans une section précédente. Ce processus a été mis en œuvre dans le cadre de l’engagement du MAECI à s’assurer que la protection de la vie privée est une priorité dans l’administration des programmes, des activités et des services qui font intervenir des renseignements personnels. Ce processus efficient a également contribué à assurer la conformité aux exigences législatives en matière de protection de la vie privée et à d’autres obligations connexes liées à la gouvernance, ainsi qu’à accroître la sensibilisation aux politiques de protection de la vie privée dans l’ensemble du MAECI.
- Au cours de la période de rapport, le MAECI a apporté d’importantes améliorations à la mise à jour de son chapitre dans la publication Info Source. Voici en quoi elles consistent :
- Three (3) new institution-specific Personal Information Banks (PIBs) were created, registered and inserted into DFAIT’s Info Source Chapter.
- Five (5) additional institution-specific Personal Information Banks (PIBs) were initiated and were still under development at the end of the reporting period.
- Two (2) existing Classes of Personal Information were updated and two (2) new ones were inserted into DFAIT’s Chapter.
- Pendant la période de rapport, une nouvelle équipe de consultation accélérée et une unité des arrivages ont été mises en place.
Annexe A : Arrêté sur la délégation
Privacy Act Designation Order
The Minister of Foreign Affairs, pursuant to section 73 of the Privacy Act, hereby designates the persons holding the positions set out in the schedule hereto, or the persons acting in those positions, to exercise the powers and perform the duties and functions of the Minister of Foreign Affairs as the head of a Government institution under the Act. This designation replaces the designation dated March 11, 1998.
Schedule
| Position | Sections of Privacy Act |
|---|---|
| 1. Deputy Minister of Foreign Affairs | All sections |
| 2. Deputy Minister for International Trade | All sections |
| 3. Director General Corperate Secretariat | All sections |
| 4. Director, Access to Information and Privacy Protection Division | All sections |
| 5. Deputy Director, Access to Information and Privacy Protection Division | All sections |
| 6. Heads of diplomatic/consular missions | Paragraph 8(2)(m) |
The Honourable Lawrence Cannon, P.C., M.P.
Ottawa, October 2nd, 2009
Annexe A : Arrêté sur la délégation
Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
En vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre des Affaires étrangères délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci‑après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d’une institution fédérale investi par les articles de la Loi mentionnés dans l’annexe au regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule celui daté du 11 mars 1998.
Annexe
| Poste |
|---|
| 1. Sous‑ministre des Affaires étrangères |
| 2. Sous‑ministre du Commerce international |
| 3. Directeur général, Secrétariat ministériel |
| 4. Directeur, Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels |
| 5. Directeurs adjoints, Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels |
Annexe B : Rapport statistique 2011-2012
Report statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Non de l'institution: Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international
Période visée par le rapport : 2011/04/01 au 2012/03/31
Partie 1 - Demandes en vertu de la LPRP
| Nombre de demandes | |
|---|---|
| Reçues pendant la période visée par le rapport | 116 |
| En suspens à la fin de la période de rapport précédente | 33 |
| Total | 149 |
| Fermées pendant la période visée par le rapport | 137 |
| Reportées à la prochaine période de rapport | 12 |
Partie 2 - Demandes fermées pendant la période visée par le rapport
2.1 Disposition et délai de traitement
| Disposition | Délai de traitement | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 60 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Total | 30 | 61 | 21 | 9 | 4 | 5 | 7 | 137 |
| Communication totale | 3 | 34 | 6 | 3 | 0 | 0 | 1 | 47 |
| Communication partielle | 8 | 21 | 14 | 6 | 3 | 5 | 5 | 62 |
| Tous exemptés | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Tous exclus | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n’existe | 9 | 2 | 1 | 0 | 1 | 0 | 0 | 13 |
| Demande abandonnée | 10 | 4 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 15 |
2.2 Exceptions
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 18(2) | 0 |
| 19(1)(a) | 10 |
| 19(1)(b) | 1 |
| 19(1)(c) | 0 |
| 19(1)(d) | 0 |
| 19(1)(e) | 0 |
| 19(1)(f) | 0 |
| 20 | 0 |
| 21 | 16 |
| 22(1)(a)(i) | 4 |
| 22(1)(a)(ii) | 2 |
| 22(1)(a)(iii) | 0 |
| 22(1)(b) | 8 |
| 22(1)(c) | 0 |
| 22(2) | 0 |
| 22.1 | 0 |
| 22.2 | 0 |
| 22.3 | 0 |
| 23(a) | 0 |
| 23(b) | 0 |
| 24(a) | 0 |
| 24(b) | 0 |
| 25 | 0 |
| 26 | 53 |
| 27 | 13 |
| 28 | 0 |
2.3 Exclusions
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 69(1)(a) | 2 |
| 69(1)(b) | 0 |
| 69.1 | 0 |
| 70(1)(a) | 0 |
| 70(1)(b) | 0 |
| 70(1)(c) | 0 |
| 70(1)(d) | 1 |
| 70(1)(e) | 0 |
| 70(1)(f) | 0 |
| 70.1 | 0 |
2.4 Support des documents divulgués
| Disposition | Papier | Électronique | Autres |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 43 | 4 | 0 |
| Communication partielle | 43 | 19 | 0 |
| Total | 86 | 23 | 0 |
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
| Disposition des demandes | Nombre de pages traitées | Nombre de pages divulguées | Nombre de demandes |
|---|---|---|---|
| Demande abandonnée | 278 | 0 | 15 |
| Communication totale | 1 378 | 1 369 | 47 |
| Communication partielle | 28 765 | 19 083 | 62 |
| Tous exemptés | 0 | 0 | 0 |
| Tous exclus | 0 | 0 | 0 |
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes
| Disposition | Moins de 100 pages traitées | 101 à 500 pages traitées | ||
|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages divulguées | Nombre de demandes | Pages divulguées | |
| All disclosed | 43 | 90 | 4 | 1279 |
| Disclosed in part | 34 | 916 | 14 | 2887 |
| All exempted | 0 | 0 | 0 | 0 |
| All excluded | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Abandoned | 14 | 0 | 1 | 0 |
| Total | 91 | 1006 | 19 | 4166 |
| Disposition | 501-1 000 pages traitées | 1 001-5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages divulguées | Nombre de demandes | Pages divulguées | Nombre de demandes | Pages divulguées | |
| All disclosed | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Disclosed in part | 6 | 3154 | 7 | 11205 | 1 | 921 |
| All exempted | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| All excluded | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Abandoned | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 6 | 3154 | 7 | 11205 | 1 | 921 |
2.5.3 Autres complexités
| Disposition | Consultation requise | Avis juridique | Renseignements entremêlés | Autres | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Total | 24 | 0 | 4 | 16 | 44 |
| Communication totale | 5 | 0 | 0 | 4 | 5 |
| Communication partielle | 18 | 0 | 4 | 15 | 37 |
| Tous exemptés | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Tous exclus | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 1 | 0 | 0 | 1 | 2 |
2.6 Retards
2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
| Nombre de demandes fermées en retard | Raison principale | |||
|---|---|---|---|---|
| Charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autres | |
| 28 | 12 | 15 | 0 | 1 |
2.6.2 Nombre de jours de retard
| Nombre de jours en retard | Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé | Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé | Total |
|---|---|---|---|
| Total | 11 | 17 | 28 |
| 1 à 15 jours | 2 | 0 | 2 |
| 16 à 30 jours | 2 | 5 | 7 |
| 31 à 60 jours | 0 | 1 | 1 |
| 61 à 120 jours | 3 | 3 | 6 |
| 121 à 180 jours | 0 | 1 | 1 |
| 181 à 365 jours | 0 | 4 | 4 |
| Plus de 365 jours | 4 | 3 | 7 |
2.7 Demandes de traduction
| Demandes de traduction | Acceptées | Refusées | Total |
|---|---|---|---|
| Total | 0 | 0 | 0 |
| De l’anglais au français | 0 | 0 | 0 |
| Du français à l’anglais | 0 | 0 | 0 |
Partie 3 - Communications en vertu du paragraphe 8(2)
| Alinéa 8(2)(e) | Alinéa 8(2)(m) | Total |
|---|---|---|
| 6 | 1 | 7 |
Partie 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
| Nombre | |
|---|---|
| Demandes de correction reçues | 0 |
| Demandes de correction acceptées | 0 |
| Demandes de correction refusées | 0 |
| Mentions annexées | 1 |
Partie 5 - Prorogations
5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
| Disposition des demandes nécessitant une prorogation | 15(a)(i) Entrave au fonctionnement | 15(a)(ii) Consultation | 15(b) Traduction ou Article 70 conversion | |
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autres | |||
| Total | 19 | 0 | 15 | 0 |
| Communication totale | 6 | 0 | 2 | 0 |
| Communication partielle | 13 | 0 | 12 | 0 |
| Tous exemptés | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Tous exclus | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n’existe | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 1 | 0 |
5.2 - Durée des prorogations
| Durée des prorogations | 15(a)(i) Entrave au fonctionnement | 15(a)(ii) Consultation | 15(b) Traduction ou conversion | |
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autres | |||
| 1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 jours | 19 | 0 | 15 | 0 |
| Total | 19 | 0 | 15 | 0 |
Partie 6 - Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes
6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et organismes
| Consultations | Autres institutions fédérales | Nombre de pages à traiter | Autres organismes | Nombre de pages à traiter |
|---|---|---|---|---|
| Reçues pendant la période visée par le rapport | 77 | 1 831 | 1 | 9 |
| En suspens à la fin de la période de rapport précédente | 8 | 323 | 0 | 0 |
| Total | 85 | 2 154 | 1 | 9 |
| Fermées pendant la période visée par le rapport | 73 | 2 151 | 1 | 9 |
| Reportées à la prochaine période de rapport | 12 | 3 | 0 | 0 |
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communiquer en entier | 5 | 3 | 5 | 1 | 0 | 0 | 1 | 15 |
| Communiquer en partie | 0 | 3 | 4 | 4 | 0 | 1 | 0 | 12 |
| Exempter en entier | 2 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 |
| Exclure en entier | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 26 | 7 | 4 | 1 | 2 | 1 | 0 | 41 |
| Autre | 3 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 3 |
| Total | 36 | 13 | 13 | 6 | 2 | 2 | 1 | 73 |
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communiquer en entier | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communiquer en partie | 0 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Exempter en entier | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclure en entier | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
Partie 7 - Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet
| Nombre de jours | Nombre de réponses reçues | Nombre de réponses reçues après l’échéance |
|---|---|---|
| 1 à 15 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 1 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 |
| Total | 1 | 0 |
Partie 8 - Ressources liées à la LPRP
8.1 Coûts
| Dépenses | Montant | |
|---|---|---|
| Salaires | 403 674$ | |
| Heures supplémentaires | 1 604$ | |
| Biens et services | 324 907$ | |
| - Marchés pour les EFRVP | 0$ | |
| - Marchés de services professionnels | 304 620$ | |
| - Autres | 20 287$ | |
| Total | 730 185$ | |
8.2 Ressources humaines
| Ressources | Voués à la LPRP à temps plein | Voués à la LPRP à temps partiel | Total |
|---|---|---|---|
| Total | 12.96 | 0.00 | 12.96 |
| Employés à temps plein | 7.36 | 0.00 | 7.36 |
| Employés à temps partiel et occasionnels | 0.64 | 0.00 | 0.64 |
| Employés régionaux | 0.00 | 0.00 | 0.00 |
| Experts-conseils et personnel d’agence | 4.96 | 0.00 | 4.96 |
| Étudiants | 0.00 | 0.00 | 0.00 |
