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Vérification des contrôles des dépenses

Septembre 2010

(Version PDF, 836 ko) *

 

Tout renseignement personnel et toute information sensible contenus dans ce rapport ont été supprimés (indiqués par les astérisques "*****" dans le rapport), conformément à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Table des Matières

Message du dirigeant principal de la vérification

Le présent rapport donne les résultats d’une vérification interne des contrôles des dépenses qui se font au ministère des Affaires étrangères (MAECI). Cette vérification s’inscrivait dans le Plan de vérification interne axé sur les risques de 2009-2010. Elle complète la série de vérifications de la gestion financière menée au cours de l’exercice 2009-2010 qui visait à renforcer le régime de gestion des ressources du Ministère. Tandis que les vérifications antérieures s’intéressaient à l’affectation des ressources au sein du Ministère, la vérification des contrôles des dépenses visait à évaluer les contrôles en vigueur s’appliquant au paiement des opérations.

Le contrôle des dépenses est une activité importante qui comporte un risque élevé parce qu’elle concerne la façon dont les fonds publics sont dépensés. Le MAECI dépense plus de deux milliards de dollars par an pour s’acquitter de son mandat. La gestion des dépenses est au cœur de la responsabilisation du Parlement à l’égard de l’utilisation des fonds publics. Sous ce rapport, le Parlement a promulgué trois articles de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) portant sur la dépense des fonds publics :

article 32 - impose aux gestionnaires autorisés l’obligation de s’assurer de la disponibilité de fonds suffisants avant d’engager des dépenses; l’article prévoit également l’inscription de ces engagements de dépenses;

article 34 - impose aux gestionnaires autorisés l’obligation d’attester de la réception complète des biens et des services avant que le paiement soit versé; et,

article 33 - impose aux agents financiers autorisés l’obligation de verser les paiements selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor.

La vérification des contrôles des dépenses a porté sur le processus en vigueur, en commençant par l’attestation donnée par le gestionnaire au titre de l’article 34. Elle s’est concentrée surtout sur la vérification de l’opération qui précède et englobe l’étape du paiement. Il s’agit en fait de la vérification des comptes. Les exigences qui s’y rattachent sont exposées dans la Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor.

Notre vérification a révélé que le MAECI effectue essentiellement un examen préalable au paiement complet pour la totalité de ses opérations, c’est-à-dire que tous les paiements reçoivent une attestation au titre des articles 34 et 33 avant d’être saisis dans le système de paiement. Cela signifie que toutes les opérations, peu importe leur valeur, reçoivent la même attention. Cette procédure diffère de celle qui serait utilisée avec un système reposant sur une évaluation appropriée des risques et qui garantirait que les ressources limitées sont essentiellement concentrées sur les comptes plus complexes à risque élevé. En fait, selon la directive actuelle du Conseil du Trésor, il faut appliquer une approche coût efficacité à la vérification des comptes – une approche qui permet d’améliorer le contrôle tout en procurant des avantages sur le plan des ressources.

Le processus de vérification des comptes offre aux responsables des finances une occasion de le faire de façon plus efficace et d’apporter une valeur ajoutée à la gestion des dépenses.

Les recommandations formulées à la suite de la vérification visent avant tout l’établissement d’une stratégie d’avenir pour garantir que les contrôles des paiements sont documentés et qu’un suivi se fait en fonction d’une approche fondée sur les risques reposant sur des indicateurs de rendement pertinents, y compris des seuils de tolérance acceptables. Cette approche aurait comme objectif de garantir que des contrôles rentables et bien ciblés sont effectués selon une utilisation optimale des ressources affectées à l’examen des comptes.

Le dirigeant principal des finances du Ministère a approuvé les recommandations de la vérification et a élaboré un plan d’action approprié.

Yves Vaillancourt, Dirigeant principal de la vérification, MAECI

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Sommaire Exécutif

Le présent rapport donne les résultats d’une vérification interne des contrôles des dépenses qui se font au ministère des Affaires étrangères (MAECI). Cette vérification s’inscrivait dans le Plan de vérification interne axé sur les risques de 2009-2010.

Le contrôle des dépenses est une activité importante qui comporte un risque élevé parce qu’il concerne la façon dont les fonds publics sont dépensés. Le MAECI dépense plus de deux milliards de dollars par an pour s’acquitter de son mandat. La gestion des dépenses est au cœur de la reddition de comptes au Parlement à l’égard de l’utilisation des fonds publics. Sous ce rapport, le Parlement a promulgué trois articles de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) portant sur la dépense des fonds publics :

Article 32 - Pouvoir d’engager des dépenses : Il s’agit du pouvoir que le ministre délègue aux gestionnaires d’attester qu’il reste un solde disponible suffisant dans le crédit pour acquitter l’engagement.

Article 34 - Attestation d’exécution des travaux : Il s'agit du pouvoir que le ministre délègue à différents niveaux de gestion, tant dans les missions qu'à l'Administration centrale, pour leur permettre d'administrer des programmes et de gérer des dépenses qui relèvent de leur compétence. Il incombe à ces gestionnaires d'attester, d'une part, que les travaux ont été exécutés, les fournitures ont été livrées ou les services ont été rendus pour le paiement demandé et, d'autre part, que le prix demandé est raisonnable et conforme au marché et que le bénéficiaire est admissible au paiement. Chaque opération attestée au titre de l'article 34 doit être codée pour indiquer la nature de l'opération et le centre de responsabilité ou de coût pour lequel la dépense est engagée. Aucune dépense ne peut être faite sans une attestation au titre de l'article 34.

Article 33 - Autorisation de paiement : Il s’agit de l’attestation, habituellement donnée par un agent des finances, que les gestionnaires se sont acquittés de leurs obligations au titre de l’article 34. L’article 33 confère le pouvoir de demander des paiements à imputer au crédit.

Le Bureau du contrôleur général (BCG) a encouragé les fonctions de vérification interne du Ministère à porter attention aux contrôles financiers de base. Il a exécuté un certain nombre de vérifications internes à l'échelle du gouvernement relatives au contrôle des dépenses; la vérification la plus récente, qui a fait l'objet d'un rapport en septembre 2009, portait sur les contrôles des dépenses à risque plus élevé1 . Le MAECI n'a pas fait partie de la vérification horizontale du BCG. Les critères de vérification du BCG ont cependant été adaptés et utilisés comme base de la vérification du MAECI effectuée entre juin 2009 et février 2010. Les éléments de notre vérification, y compris les critères, sont énumérés à l'annexe A : Au sujet de la vérification, où nous faisons le lien entre ces critères et le Cadre de responsabilisation de gestion et les Contrôles de gestion de base applicables.

La présente vérification visait à déterminer si les contrôles établis au MAECI sont rentables pour le traitement des dépenses, que ces paiements soient de routine, de faible valeur ou à plus haut risque. Aux fins de la présente vérification, les contrôles des dépenses comprennent :

  • l’autorisation donnée par des gestionnaires d’effectuer des paiements sur lesquels ils exercent un contrôle budgétaire (article 34);
  • la vérification financière du paiement pour garantir que les gestionnaires se sont acquittés de leurs responsabilités (article 33); et,
  • la surveillance générale de la gestion pour donner l’assurance de l’intégrité du processus de gestion des dépenses (article 33).

La vérification suit l'orientation générale des décisions se rattachant au mode de fonctionnement du MAECI, qui consiste à tenir compte de l'efficacité par rapport au coût et de la viabilité à long terme. Elle fait aussi partie de l'évaluation globale de la gestion financière du MAECI et vise principalement à répondre à la question suivante :

« L’importance d’une opération de paiement et le niveau de risque de paiement sont-ils pris en compte de façon à orienter des ressources limitées en vue de leur usage optimal? »

Le MAECI applique actuellement une approche conventionnelle, qui consiste à vérifier tous les paiements avant qu'ils ne soient effectués. Bien que 20 % du volume des opérations se rapportant aux comptes de dépenses représente 66 % de la valeur totale en dollars, le Ministère n'a pas mis en œuvre de processus adapté et fondé sur la gestion des risques, qui ferait appel à des techniques d'échantillonnage. Par conséquent, nous n'avons guère l'assurance que l'utilisation des ressources de vérification est optimale, car une attention disproportionnée est accordée aux paiements à volume élevé et à faible valeur. La surveillance de l'ensemble des paiements comme base de l'évaluation continue des risques et des tolérances est également insuffisante. Il y a des possibilités d'améliorer à la fois le contrôle et l'efficience du traitement des dépenses tout en obtenant une meilleure conformité aux politiques pertinentes du Conseil du Trésor.

Le fait d'apporter des améliorations aux contrôles des dépenses permettra :

  • d'améliorer le contrôle et de produire des avantages du point de vue des ressources;
  • de seconder le sous-ministre dans son rôle d'administrateur des comptes, tel que décrit dans la Politique sur le contrôle interne;
  • de renforcer l'assurance donnée par le sous-ministre dans la lettre annuelle de déclaration au vérificateur général selon laquelle les contrôles internes sont équilibrés et proportionnels aux risques qu'ils atténuent;
  • d'harmoniser les pratiques du MAECI avec les directives applicables du Conseil du Trésor demandant que la vérification des comptes soit efficiente.

La vérification horizontale du BCG a produit des résultats similaires à ceux que nous avons obtenus au MAECI. Selon la vérification du BCG : « Les [grands ministères et organismes] n’exploitent pas les possibilités d’une gestion des risques pour accroître l’efficience de leurs pratiques de vérification des comptes. Il s'ensuit que la plupart d'entre eux vérifient de manière intégrale toutes leurs opérations financières. Pourtant, des stratégies adaptées de gestion des risques donneraient lieu à des pratiques plus efficientes. »

À l’exercice 2008-2009, le MAECI a effectué un million d’opérations d’une valeur totale de 2,4 milliards de dollars par ses comptes de dépenses. Toutes ces opérations – 1 million pour 2,4 milliards de dollars – qu’elles aient été de faible valeur ou de valeur élevée – ont consommé des quantités relativement égales de ressources ministérielles afin d’avoir un examen minutieux aux fins de l’assurance de la qualité, que l’on désigne couramment « autorisation » en vertu de l’article 33. L’annexe F renferme une description détaillée des tâches découlant de l’application des articles 34 et 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Les dépenses du MAECI sont celles de ses 190 bureaux à l’étranger et au Canada, dont le paiement s’effectue par le système courant du gouvernement, les pièces de journal, les transferts électroniques de fonds, les chèques, les cartes de crédit pour des achats, les cartes de crédit pour les voyages et les liquidités dans de nombreuses devises. Les opérations bancaires à l’étranger, la fluctuation des taux de change et les normes commerciales différentes utilisées dans les autres pays ajoutent à la complexité du processus de paiement par le Ministère. Même si certains types de paiements font l’objet d’un examen plus minutieux que d’autres, le degré de complexité variable de ces opérations n’est pas pris en compte dans la méthode actuellement utilisée qui consiste à vérifier tous les comptes avant le paiement. De plus, le processus se caractérise par le double emploi qui, certes, peut réduire le nombre d’erreurs de paiement, mais consomme du temps et des ressources.

Compte tenu de l’approche prudente appliquée à l’examen des comptes, notre vérification n’a guère fourni de preuves d’erreurs dans le traitement des paiements du Ministère. D’après les résultats de notre échantillon, nous n’avons pu observer aucun signe que les contrôles établis n’étaient pas efficaces. Par ailleurs, nous ne pouvons donner une assurance d’une utilisation optimale des ressources affectées à la vérification, que les opérations qui présentent un risque plus élevé bénéficient d’une attention suffisante ni que le système en place pourra progressivement permettre d’obtenir un meilleur rapport coût-efficacité.

Conclusion

Au MAECI, il existe des possibilités d’améliorer l’efficience du traitement des dépenses. Le processus de surveillance de la qualité (article 33) représente une occasion d’utiliser plus efficacement les ressources actuellement affectées au traitement des opérations de façon à ajouter de la valeur au processus de contrôle des dépenses et à renforcer la gestion des finances au MAECI. En mettant en œuvre les recommandations suivantes, le Ministère pourra s’orienter vers un processus fondé sur le risque et plus rentable.

Recommandations

  1. Le Ministère doit concevoir et mettre en œuvre une méthode axée sur le risque pour l’autorisation des dépenses. Une fois qu’elle sera conçue, il faudra l’officialiser sous forme de politiques et de procédures.
  2. Le Ministère doit consigner les processus et les contrôles actuels touchant les dépenses, de façon à avoir une base de référence permettant d’élaborer un processus conforme, rentable et axé sur le risque.
  3. Il faut élaborer un plan d’assurance de la qualité pour orienter le processus de l’article 33, communiquer le plan, le mettre en œuvre et en rendre compte.
  4. Il faut concevoir un processus de surveillance et de production de rapports pour l’ensemble du système, de façon à donner un degré d’assurance élevé quant au processus de paiement et à confirmer la fiabilité des dépenses consignées sur les états financiers.
  5. La direction doit absolument comprendre que seul le ministre a le droit de déterminer à quels niveaux de poste les pouvoirs de signer des documents financiers sont délégués. Tous les cas de délégation inappropriée doivent être éliminés immédiatement. Les Finances doivent appliquer des contrôles adaptés pour s’assurer qu’une telle situation ne se reproduise plus.

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1.0 Contexte

Le Plan de vérification axé sur le risque du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) de 2009-2012 comprenait une vérification des contrôles des dépenses. La Loi sur la gestion des finances publiques, promulguée par le Parlement, établit les assises d'une saine gestion des finances au gouvernement. Trois articles de la loi revêtent une importance particulière à l'égard des contrôles des dépenses :

Article 32 - Pouvoir d’engager des dépenses : Il s’agit du pouvoir que le ministre délègue aux gestionnaires d’attester qu’il reste un solde disponible suffisant dans le crédit pour acquitter l’engagement.

Article 34 - Attestation d’exécution des travaux : Il s'agit du pouvoir que le ministre délègue à différents niveaux de gestion, tant dans les missions qu'à l'Administration centrale, pour leur permettre d'administrer des programmes et de gérer des dépenses qui relèvent de leur compétence. Il incombe à ces gestionnaires d'attester, d'une part, que les travaux ont été exécutés, les fournitures ont été livrées ou les services ont été rendus pour le paiement demandé et, d'autre part, que le prix demandé est raisonnable et conforme au marché et que le bénéficiaire est admissible au paiement. Chaque opération attestée au titre de l'article 34 doit être codée pour indiquer la nature de l'opération et le centre de responsabilité ou de coût pour lequel la dépense est engagée. Aucune dépense ne peut être faite sans une attestation au titre de l'article 34.

Article 33 - Autorisation de paiement : Il s’agit de l’attestation, habituellement donnée par un agent des finances, que les gestionnaires se sont acquittés de leurs obligations au titre de l’article 34. L’article 33 confère le pouvoir de demander des paiements à imputer au crédit.

Ces trois points de contrôle essentiels sont enchâssés dans le régime de gestion des finances du gouvernement, illustré ci-dessous, de manière à garantir que les crédits votés par le Parlement sont utilisés et enregistrés comme il se doit. La portée de la vérification comprend les étapes 4 et 5, une attention plus grande étant portée à l’étape 5 – article 33.

Tableau du Régime de gestion des finances
ÉtapesDescription
Étape 1Crédits parlementaire au Ministère
Étape 2Affectation des fonds par le Ministère
Étape 3Engagement des fonds par la direction (article 32)
Étape 4Autorisation de paiement par la direction (article 34)
Étape 5Attestation financière du paiement (article 33)
Étape 6Paiement consigné dans le système des finances
Étape 7Rapports au Parlement sur les finances

Comme nous le mentionnons plus haut, c'est la Loi sur la gestion des finances publiques qui définit les exigences en matière de paiement. L'article 33 est le volet assurance de la qualité du contrôle des dépenses. À l'AC du Ministère, l'autorisation de l'article 33 est administrée centralement par la Direction générale des finances, Services de paiement, pour la majorité des opérations. Dans les missions, cette responsabilité est en général assumée par l'agent de gestion et des affaires consulaires, un employé canadien.

Le Ministère a traité environ 2,4 milliards de dollars de dépenses à l'exercice 2008-2009 par ses comptes de dépenses. Vingt pour cent du volume des opérations représentaient 66 % de la valeur en dollars. Toutes ces opérations – environ un million, pour une valeur totale de 2,4 milliards de dollars, qu'elles aient été de faible valeur ou de valeur élevée, ont fait l'objet d'un examen minutieux aux fins de l'assurance de la qualité nécessaire pour l'attestation du paiement (c'est-à-dire : autorisation prévue par l'article 33). Les graphiques ci-dessous illustrent la répartition des paiements au sein du MAECI et la prépondérance des opérations de faible valeur.

La question principale posée dans notre vérification était la suivante : « L’importance d’une opération de paiement et le niveau de risque du paiement sont-ils pris en compte de façon à orienter des ressources limitées en vue de leur usage optimal? » Sans perdre de vue cette question, le but de cette vérification était de fournir une opinion sur le degré d’efficience et d’efficacité des contrôles établis pour gérer les risques liés aux dépenses du MAECI.

La Politique de vérification des comptes du Conseil du Trésor visait à s’assurer que l’on vérifiait, de manière efficace et rentable, les paiements et règlements selon les procédures décrites aux articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, tout en maintenant le niveau de contrôle requis. La politique était favorable à l’utilisation d’un échantillonnage adapté qui tienne compte du niveau de risque des opérations soumises à l’examen. La Directive sur la vérification des comptes, qui a remplacé la Politique de vérification des comptes du Conseil du Trésor le 1er octobre 2009, justifie encore plus le principe de l’échantillonnage et affirme que les agents financiers ont la responsabilité d’« établir des plans et des pratiques d’échantillonnage rigoureux ».

Après la vérification des comptes selon l'article 34, tous les paiements sont soumis à deux niveaux d'examen aux fins de l'article 33 avant d'être attestés. Certains sont examinés de manière plus approfondie que d'autres à la première étape. Il y a une répétition des tâches aux deux niveaux d'examen – certains contrôles identiques sont effectués par deux personnes distinctes dans le cadre du processus. Ce n'est pas une utilisation optimale des ressources.

Le lecteur doit garder à l’esprit la complexité du traitement des paiements au MAECI. Le Ministère a des dépenses à l’AC et dans 190 bureaux à l’étranger et au Canada. Des paiements s’effectuent couramment par le système courant de paiement du gouvernement, les transferts électroniques de fonds, les chèques, les cartes d’achat de BMO, les cartes de voyage AMEX et les liquidités dans de nombreuses devises. Les opérations bancaires à l’étranger, la fluctuation des taux de change et les normes commerciales différentes utilisées par les autres pays ajoutent à la complexité du processus de paiement du Ministère et influent sur le niveau de risque des paiements.

Le secteur de la vérification interne du Bureau du contrôleur général (BCG) a mené une vérification interne horizontale des mécanismes de contrôle des dépenses à risque élevé dans les grands ministères et organismes en septembre 2009. Le MAECI n'en faisait pas partie, mais dans la présente vérification, nous avons adapté les critères du BCG. À l'annexe A : Au sujet de la vérification, nous faisons le lien entre ces critères et le Cadre de responsabilisation de gestion et les Contrôles de gestion de base applicables.

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2.0 Observations et recommandations

2.1 Il n’y a actuellement aucune évaluation ministérielle des risques liés aux paiements à l’appui d’une méthode du traitement des dépenses axée sur le risque au MAECI.

Bien que 20 % du volume des opérations aient représenté 66 % (1,6 milliard de dollars) de la valeur en dollars des dépenses du MAECI, la méthode de l’AC et des missions a consisté à appliquer les procédures d’attestation (article 33) avant le paiement à la totalité des comptes de dépenses. Si l’on ne distingue pas les types de paiement à risque élevé, moyen ou faible, et si on ne les traite pas en fonction du niveau de risque, on s’expose à laisser passer des erreurs importantes en raison du volume des opérations de moindre importance que l’on contrôle. En outre, la capacité des ressources disponibles risque d’être dépassée. Si l’on cessait d’attester au titre de l’article 33 la totalité des opérations, les ressources limitées pourraient être mieux utilisées et assurer les fonctions de vérification par sondages, de surveillance et de production de rapports.

À l’AC, nous avons relevé un niveau d’examen plus minutieux pour certains types de paiement concernant les voyages, les activités d’accueil, les directives du service extérieur, les subventions et les contributions, les cartes de voyages et les cartes d’achat. Par ailleurs, les paiements de plus de ***** et un échantillon constitué de un paiement sur ***** ont été également soumis à cet examen plus poussé. Il existe donc une certaine forme de hiérarchisation, mais aucune base n’a été fournie, comme l’importance relative ou le taux d’erreur historique, pour cette limite.

Les entrevues menées avec les chefs de mission et l’examen du manuel qui leur est destiné (2009) ont permis de déterminer qu’une évaluation des risques liés aux paiements est censée être effectuée aux missions. Toutefois, comme l’application n’est pas uniforme, l’évaluation est laissée à la discrétion des chefs de mission individuellement. Nous avons également interrogé les employés de trois secteurs de programme à l’AC qui sont chargés des subventions, des contributions et des biens immobiliers, et nous avons noté qu’ils évaluaient les risques des projets, ce qui est implicitement lié au risque des paiements.

La Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor exige l'établissement de pratiques de gestion et des contrôles axés sur le risque, afin d'assurer l'efficacité des contrôles internes sur la vérification des comptes. À cet égard, la responsabilité du dirigeant principal des finances est clairement énoncée. Il va sans dire que les agents financiers doivent s'assurer que « toutes les opérations à risque élevé font l'objet d'un examen complet », tandis qu'un échantillon « des opérations à risque moyen et faible est sélectionné selon une méthode de prélèvement et assujetti à un examen des aspects les plus importants de chaque opération choisie ». Il est fondamental, pour appliquer ce processus, de fixer les critères des paiements à risque élevé, moyen et faible. Les critères de détermination des niveaux de risque des opérations doivent tenir compte du type d'opération, de son incidence potentielle à l'égard du risque pour la réputation, les opérations et la responsabilité légale, de la valeur en dollars, et le cas échéant, du taux d'erreur courant.

Répartition des paiements de dépenses de moins de 20 000 $ (80% supérieurs), et les Valeurs de la fonction publique

Ces renseignements pourraient contribuer à déterminer les niveaux de risque des différentes catégories de dépenses et servir de point de départ à un plan d’échantillonnage.

L’absence de détermination et d’évaluation des risques a des conséquences de vaste portée, car si cette étape n’est pas suivie :

  • les ressources pourraient être mal réparties entre les différents types de paiement ou entre les activités de traitement des paiements et de surveillance, ce qui aurait deux effets : une attention disproportionnée serait accordée aux paiements courants et de faible valeur, et la surveillance serait insuffisante;
  • une bonne méthode d’échantillonnage pour traiter les paiements ne peut pas être établie conformément à la Directive sur la vérification des comptes2 du Conseil du Trésor;
  • la capacité du dirigeant principal des finances de fournir une assurance quant à l’état des contrôles des paiements à risque élevé s’en trouve limitée.

Les ressources affectées au processus d'assurance de la qualité (article 33) sont réparties à peu près également entre toutes les opérations compte tenu que le processus actuel assure la vérification de la totalité des opérations. Il s'en suit que l'utilisation des ressources n'est pas proportionnelle au risque financier de l'opération. Le graphique ci-dessous illustre la comparaison de l'effort (utilisation de ressources) à la valeur financière des catégories de dépenses. Il révèle un écart considérable entre les ressources utilisées au titre de l'article 33 et le risque financier qui s'y rattache : 50 % des ressources se concentrent sur seulement 20 % des dépenses.

À l’Administration centrale du MAECI, 17,2 équivalents temps plein s’occupent de l’attestation selon l’article 33. Cela varie d’opérations routinières de très faible valeur et présentant un risque faible à des opérations exceptionnelles de très grande valeur et présentant un risque élevé.

Les vérificateurs suggèrent de transférer des ressources de la fonction d’attestation selon l’article 33 à l’exécution de contrôles des dépenses, d’analyses des tendances et d’établissement de rapports. Ces renseignements seraient utiles à la haute direction pour déterminer si les contrôles des dépenses en vigueur sont suffisants et s’ils représentent une saine gestion des finances.

Le tableau suivant montre les ressources qu’il serait possible de réaffecter en réduisant le pourcentage des opérations soumises à l’attestation selon l’article 33 à l’Administration centrale du MAECI, de 20 %, 30 % et 50 %.

Tableau du potentiel remaniement des ressources de l'administration centrale
ScénarioRessources utilisées pour l’article 33 à l’Administration centraleRessources pouvant être réaffectées
Source des données : Gestion de la fonction d’assurance de la qualité
Processus actuel de vérification à 100 %17,200
Réduction de 20 % du volume13,553,65
Réduction de 30 % du volume11,855,35
Réduction de 50 % du volume8,608,60

Le MAECI n'a pas adopté de méthode axée sur le risque pour vérifier les comptes. De ce fait, les contrôles liés aux dépenses ne peuvent pas être jugés rentables. Dans sa Directive sur la vérification des comptes, le Conseil du Trésor dit ne pas s'attendre que les paiements soient exempts d'erreur, mais que le processus soit conçu de façon à ce que les erreurs se maintiennent à des niveaux de tolérance établis et raisonnables. Faute de méthode axée sur le risque, le Ministère laisse passer des possibilités d'améliorer le contrôle de la vérification des comptes et de réaliser des économies de ressources. Actuellement, le positionnement du MAECI n'est pas suffisamment bon pour qu'il puisse avancer dans la conception et dans la mise en œuvre d'un processus rentable.

Recommandation 1 : Le Ministère doit concevoir et mettre en œuvre une méthode axée sur le risque pour l’autorisation des dépenses. Une fois qu’elle sera conçue, il faudra l’officialiser sous forme de politique et de procédures.

2.2 Il est nécessaire de consigner les processus et les contrôles actuels de façon à avoir une base pour l’évaluation des contrôles/des risques et la reconfiguration.

Il existe des données et des outils utiles qui pourraient servir à créer des diagrammes du contrôle des processus. Par exemple, les politiques applicables à la vérification des comptes sont facilement accessibles dans le site intranet des Finances du MAECI, et certaines directions générales ont des liens directs avec le site. L'annexe C de la Politique de vérification des comptes du MAECI comprend une liste d'éléments à cocher destinée aux employés ayant des pouvoirs délégués en vertu de l'article 34.

Toutefois, le processus des dépenses n’a pas été consigné. Pourtant, un processus bien consigné fournit de l’information nécessaire pour comprendre la situation actuelle et déterminer plus facilement les changements à y apporter afin d’atteindre l’objectif visé. Plusieurs autres possibilités sont créées lorsqu’on consigne le processus et les contrôles, notamment :

  • cerner les points de contrôle clés qui pourraient aider le MAECI à passer à un système évolué de vérification des contrôles au lieu de contrôler les opérations;
  • révéler les activités sans valeur ajoutée, les étapes redondantes et les goulots d'étranglement qui pourraient être rapidement éliminés;
  • cerner les étapes du processus qui permettent de recueillir des données pouvant servir à la prise de décisions;
  • établir des mesures et des cibles de rendement;
  • harmoniser l'application des processus et éviter que les employés aient à élaborer individuellement leurs propres outils et aide-mémoire;
  • élaborer et communiquer une interprétation du processus global;
  • former le personnel qui participe au processus.

Recommandation 2 : Le Ministère doit consigner le processus et les contrôles actuels des dépenses de façon à avoir une base de référence pour élaborer un processus conforme et rentable axé sur le risque.

2.3 Il n’y a pas de plan ministériel d’assurance de la qualité (fonction prévue à l’article 33) établi pour orienter le processus de vérification des comptes.

La Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor décrit l’assurance de la qualité comme étant les activités exécutées par les agents financiers en vertu de l’article 33 qui fournissent une assurance sur le système de vérification des comptes.

La fonction de l'assurance de la qualité (article 33) joue un rôle essentiel puisqu'elle permet d'assurer l'intégrité des paiements et l'exactitude des états financiers. Malgré l'importance de cette fonction, il n'existe pas de plan pour l'orienter. Cela limite la capacité du Ministère de formuler et de communiquer clairement les éléments suivants :

« Un bon plan est comme une carte routière ... il indique la destination finale et généralement la meilleure façon d'y arriver ». – H. Stanley Judd

  • des objectifs concrets et mesurables;
  • les obligations de rendre compte;
  • les rôles et les responsabilités;
  • le fondement de la méthode adoptée;
  • les liens avec la détermination et l’évaluation des risques des opérations;
  • les besoins en ressource; la capacité et les lacunes actuelles;
  • les attentes relatives au rendement, y compris les normes de prestation, les taux d’erreur acceptables et les niveaux de tolérance au risque;
  • le régime de surveillance de la gestion;
  • le mécanisme correctif;
  • les besoins d’informations et la source des informations;
  • les rapports à produire compte tenu des paramètres de rendement définis.

L’élaboration d’un plan d’assurance de la qualité permettrait :

  • de bien faire comprendre la fonction et son importance;
  • de guider les responsables;
  • de démontrer la diligence requise en ce qui concerne les principales décisions portant sur la tolérance au risque;
  • de favoriser l’utilisation efficace des ressources.

Selon la Politique et la Directive du Conseil du Trésor, ce plan doit se fonder sur une approche de l’échantillonnage axée sur le risque pour les paiements visés par l’attestation de l’article 33. De plus, les techniques d’échantillonnage sélectionnées doivent être suffisamment précises pour qu’on puisse tirer des conclusions générales sur le caractère adéquat et la fiabilité du processus de vérification des comptes.

Recommendation 3 : Il faut élaborer un plan d’assurance de la qualité pour orienter le processus de l’article 33, communiquer le plan, le mettre en œuvre et en rendre compte.

2.4 Il faut améliorer le régime de surveillance, de mesure du rendement et de production de rapports, qui est limité actuellement, afin que la prise de décisions en gestion puisse se fonder sur des données solides et comparables, de façon à soutenir le sous-ministre dans son rôle d’administrateur des comptes et faire évoluer le traitement des dépenses vers un modèle efficace sur le plan des coûts.

La Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor décrit la surveillance comme étant les activités établies par le dirigeant principal des finances (DPF) pour surveiller la mise en application de la Directive au Ministère. Ces activités doivent lui permettre de porter à l’attention du sous-ministre toute difficulté, écart de rendement ou problème de conformité significatif et d’élaborer des propositions pour les résoudre. La surveillance doit aussi aider le DPF à rendre compte des problèmes de rendement ou de conformité importants au Bureau du contrôleur général.

Bien que certains aspects du processus fassent l’objet d’un suivi et d’une surveillance, les données ne sont pas recueillies d’une manière qui les rend utiles pour aider la direction à surveiller l’efficacité de la vérification des comptes. Par exemple :

  • les Services de paiement (SMFP) font un suivi des documents qui comportent des erreurs; ceux-ci documents sont renvoyés pour correction aux directions générales. Ainsi, on dispose d'une information sur le nombre de paiements retournés pour correction et sur le type d'erreur, mais on ne compare pas cette information au nombre global d'opérations traitées. Si cette comparaison était faite, on aurait les renseignements/les tendances sur les taux d'erreur, ce qui serait utile pour déterminer les niveaux de risque et de tolérance.
  • la Gestion des systèmes intégrés (SMSF) prépare un rapport qui met en évidence les profils d’utilisateurs que l’on juge normalement incompatibles (c’est-à-dire : accès pour activer la sortie des paiements et la saisie des factures). Ce rapport est envoyé aux Opérations financières internationales (SMFF) afin de s’assurer que des mesures d’atténuation sont établies.

Nous avons noté, toutefois, que les techniques d'exploration et d'analyse de données efficaces pour repérer les anomalies et les tendances en matière de paiement ne sont pas pleinement utilisées comme contrôle de prévention ou de détection. Les rapports n'ont pas été conçus, analysés ou distribués de façon à renseigner les cadres supérieurs sur l'efficacité du contrôle des dépenses.

La surveillance est un volet essentiel des cadres de contrôle interne et elle est censée permettre à la direction de savoir si les contrôles fonctionnent ou non comme ils le devraient. Les résultats attendus d’une surveillance efficace seraient les suivants :

  • fournir au dirigeant principal des finances et au sous-ministre des documents à l’appui de leurs attestations portant sur le contrôle des dépenses du Ministère;
  • appuyer une prise de décisions éclairée;
  • apporter une information exacte à la méthode axée sur le risque de façon à ce qu’on puisse procéder aux rajustements nécessaires en fonction des lacunes relevées, des tendances nouvelles ou de l’évolution du contexte.

Recommandation 4 : Il faut concevoir un processus de surveillance et de production de rapports pour l’ensemble du système, de façon à donner un degré d’assurance élevé quant au processus de paiement et à confirmer la fiabilité des dépenses consignées sur les états financiers. L’analyse automatisée des données (c'est-à-dire : paiements en double) doit être intégrée lorsque c’est possible, et les taux d’erreur et les anomalies doivent être disponibles pour l’analyse.

2.5 Notre vérification par sondage des opérations n'a guère fourni de preuves d'erreurs dans le processus de paiement du Ministère, qui repose sur le processus actuel d'assurance de la qualité de 100% des opérations. À l'examen des résultats de notre échantillon discrétionnaire limité, nous n'avons rien observé qui puisse indiquer que les contrôles établis n'étaient pas efficaces.

Nous avons prélevé un échantillon discrétionnaire pour vérifier les contrôles établis pour assurer l’intégrité du processus d’autorisation des paiements et de versement. La valeur absolue en dollars (y compris les dépenses payées et les montants négatifs saisis dans les comptes de dépenses du grand livre) de l’échantillon était de 78 millions de dollars. L’échantillon se structurait comme suit :

  • 119 opérations au total – 43 des missions et 76 de l'AC;
  • 101 opérations représentant 10 types d'engagements financiers (c'est-à-dire : voyages, rémunération et salaires des employés recrutés sur place, etc.) ont fait partie de l'échantillon;
  • 8 opérations étaient évaluées à plus de 2 millions de dollars – 5 de l'AC et 3 des missions (26 millions de dollars);
  • 10 opérations importantes présentaient des montants négatifs sur les comptes de dépenses du grand livre (48 millions de dollars ).

Les résultats ont montré que les contrôles utilisés dans la vérification des comptes étaient efficaces pour prévenir des paiements inappropriés ou inexacts. Il faut noter toutefois que cette efficacité repose sur le processus actuel d'assurance de la qualité. Une séparation des tâches adéquate a été observée dans toutes les opérations contrôlées. Même si nous n'avons pas pu vérifier que toutes les opérations ont été effectuées à temps, les paiements ont été émis assez rapidement pour que le Ministère n'ait pas à payer des montants d'intérêt importants. Certaines erreurs mineures ont été relevées comme des signatures non datées et l'utilisation des initiales au lieu de la signature. Deux erreurs de codage du grand livre (valeur de 31 112 $, soit 0,03 % du total vérifié) ont également été décelées. Cependant, aucun résultat observé ne pouvait avoir d'effet tangible sur les rapports produits par le Ministère.

Dans deux cas, des opérations ont été attestées par des employés qui exerçaient les pouvoirs délégués de signer des documents financiers mais dont les postes n'étaient pas au niveau organisationnel indiqué sur la charte actuelle de la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers. Dans un cas, le chef de mission avait donné l'autorisation de signer à son adjoint; dans l'autre, l'agent de gestion financière l'avait donnée à l'agent de gestion financière adjoint. Ceci est un problème étant donné que seul le Ministre a le droit de déléguer les pouvoirs financiers.

Recommandation 5 : La direction doit absolument comprendre que seul le ministre a le droit de déterminer à quels niveaux de poste les pouvoirs de signer des documents financiers sont délégués. Tous les cas de délégation inappropriée doivent être éliminés immédiatement. Les Finances doivent appliquer des contrôles adaptées pour s’assurer que cette situation ne se reproduise plus.

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3.0 Conclusion

Les contrôles établis pour gérer les risques liés aux dépenses du MAECI ne peuvent pas être considérés comme rentables puisqu’aucune évaluation des risques à l’échelle du Ministère n’a été effectuée à l’appui d’une méthode du contrôle des dépenses axée sur le risque.

  • Le Ministère consacre des ressources aux fonctions de vérification des comptes et d’assurance de la qualité, mais le travail n’est pas accompli d’une façon aussi efficace et efficiente qu’il pourrait l’être, car le Ministère n’a pas déterminé le niveau de risque élevé, moyen ou faible des dépenses.
  • Si le Ministère ne distingue pas les paiements à risque élevé, moyen ou faible et qu’il ne les traite pas en conséquence, il pourrait laisser passer des erreurs importantes en raison du volume des opérations de moindre importance qui sont contrôlées et s’expose au risque de dépasser la capacité des ressources disponibles.
  • Le Ministère n’a pas de plan d’assurance de la qualité pour orienter les opérations ministérielles relatives au contrôle des dépenses.
  • La surveillance et la production de rapports par la direction ne sont pas suffisantes pour faciliter la prestation d’un niveau élevé d’assurance sur le traitement des paiements. De plus, la direction n’a pas l’information nécessaire pour prendre des décisions éclairées, ni l’information voulue pour alimenter une nouvelle méthode axée sur le risque.
  • D’après le contrôle par sondages des opérations effectué par l’équipe de vérification, les erreurs décelées n’ont pas d’effet tangible sur les états financiers du Ministère. Des contrôles sont établis pour assurer l’intégrité des processus d’autorisation des paiements et de décaissement. Cependant, ils ne sont pas rentables et ne représentent pas une utilisation optimale des ressources.
  • Le Ministère ne se conforme donc pas à la Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor, qui stipule qu’une méthode officielle et axée sur le risque offrant des possibilités d’améliorer le contrôle tout en procurant des avantages sur le plan des ressources doit être appliquée au Ministère.

Le processus de vérification des comptes représente une occasion d'utiliser plus efficacement les ressources actuellement affectées au traitement des opérations de façon à ajouter de la valeur au processus de contrôle des dépenses et à renforcer la gestion des finances au MAECI. Pour le gouvernement, l'assurance que les ressources administratives sont utilisées de façon efficace est une priorité importante, tel que mentionné dans le récent Budget, dans le Discours du Trône et dans le message du greffier du Conseil privé de même que par les sous-ministres du MAECI.

Énoncé d’assurance

D'après mon jugement professionnel à titre de dirigeant principal de la vérification, je suis d'avis que nous avons exécuté des procédures de vérification suffisantes et adéquates et recueilli les preuves nécessaires pour étayer l'exactitude de l'information contenue dans le présent rapport. Nous avons fondé notre opinion sur une comparaison des situations qui existaient au moment de la vérification avec des critères de vérification convenus au préalable avec la Direction. Les éléments de preuve ont été recueillis conformément à la politique, aux directives et aux normes relatives à la vérification interne du Conseil du Trésor, pour le Gouvernement du Canada.

Original signé par:

Yves Vaillancourt, dirigeant principal de la vérification, le 20 septembre 2010

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Annexe A : Au sujet de la vérification

Objectif de la vérification

La présente vérification visait à fournir une opinion sur le degré d'efficacité et d'efficience des contrôles établis pour gérer les risques liés aux dépenses du MAECI. Pour évaluer les résultats au regard de cet objectif, nous l'avons divisé en critères plus précis afin de faciliter la production de rapports sur la conformité, les saines pratiques de gestion et toute pratique novatrice ou modèle mise en œuvre que nous avons observée à l'échelle du Ministère. Voici quels étaient les critères de vérification :

  1. Les opérations sont soumises à une évaluation des risques.
  2. L'évaluation des risques mène à l'élaboration de politiques et de procédures ministérielles.
  3. Il existe un plan et un processus internes d'assurance de la qualité.

Des contrôles sont établis pour assurer l'intégrité des processus d'autorisation des paiements et du processus de décaissement.

Étendue de la vérification

Le Bureau du dirigeant principal de la vérification examine trois volets du processus financier au gouvernement : allocation budgétaire, dépenses et rapports financiers.

  • L'allocation budgétaire a été examinée dans le cadre de la vérification de l'allocation des ressources de 2009.
  • La production de rapports financiers sera examinée dans le cadre de la vérification des rapports financiers qui aura lieu sous peu.
  • La présente vérification est centrée sur les dépenses et privilégie les mesures de contrôle et la gestion des paiements à risque élevé.

La vérification couvre la période allant du 1er août 2008 au 31 juillet 2009. Nous avons inclus un examen du Système de gestion de l'information, afin de nous assurer que des mesures de contrôle sont établies et qu'elles fonctionnent.

Les dépenses des missions représentaient environ un tiers des dépenses du MAECI. Le pourcentage de l'échantillon des missions reflète cette pondération.

Méthodologie

La vérification a été exécutée conformément aux normes en matière de vérification interne du Conseil du Trésor. Nous avons utilisé les techniques suivantes pour vérifier les mesures de contrôle des dépenses afin de pouvoir conclure sur chaque critère de vérification :

  • examiner la politique législative, les procédures et les directives obtenues auprès des directions générales, et sur les sites Web du MAECI et du Conseil du Trésor;
  • observer et consigner les processus de vérification des comptes pour différents types de dépenses afin d'élaborer des diagrammes de contrôle des processus et de cerner les points de contrôle du processus des dépenses;
  • contrôler un échantillon de 119 opérations pour déterminer si la méthode axée sur les risques a été appliquée au niveau des opérations et si l'application des mesures de contrôle des dépenses, y compris celles prévues par les articles 33 et 34, au niveau des opérations, était uniforme et efficace;
  • des entrevues ont été menées avec les cadres supérieurs suivants de certaines directions générales et avec des employés du MAECI qui appliquent les mesures de contrôle des dépenses. Pour mener ces entrevues, nous avons utilisé des guides d'entrevue préparés en fonction de l'objectif de la vérification :
    • Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD);
    • Bureau du directeur général du Secrétariat du Groupe de travail pour la stabilisation et la reconstruction (IRD-GTSR);
    • Direction générale des biens (ARD);
    • Direction générale du Programme de partenariat mondial (IGX);
    • Service à la clientèle des missions et Innovation (ASD);
    • deux anciens chefs de mission; et
    • le personnel des Services de paiement (SMFP).

Critères

Les vérificateurs ont examiné le degré de conformité à la législation en matière de gestion financière, aux politiques et aux directives relatives à la gestion et au contrôle des dépenses ministérielles, en mettant l'accent sur les paiements à risque élevé, comme l'indique le plan de vérification axé sur les risques du Dirigeant Principal de la Vérification de 2009-2012.

Le secteur de la vérification interne du Bureau du contrôleur général (BCG) a exécuté une vérification interne horizontale des mécanismes de contrôle des dépenses à risque élevé dans les grands Ministères et organismes en 2009. Le MAECI n'en faisait pas partie, mais nous avons adapté nos critères en nous fondant sur la vérification du BCG. Les secteurs d'intérêt de la vérification étaient liés aux éléments du Cadre de responsabilisation en gestion, à savoir la gérance, la responsabilisation et la gouvernance ainsi que les contrôles de base applicables à la gouvernance, à la gérance, la responsabilisation et la gestion des risques. Les secteurs d'intérêt et les critères précis sont décrits dans le graphique ci-dessous.

Secteurs d'intérêt et critères de la vérification

1. Les opérations sont soumises à une évaluation des risques.

  • 1.1 Le Ministère doit déterminer le niveau de risque des divers types d'opérations qu'il traite.
  • 1.2 Les critères de détermination du niveau de risque des opérations sont décrits et consignés. Les critères doivent comprendre, au moins :
    • 1.2.1 Une prise en compte du type d'opération;
    • 1.2.2 La valeur en dollars; et
    • 1.2.3 Le taux d'erreur actuel, le cas échéant.
  • 1.3 Une analyse complète du risque a été effectuée, consignée et examinée par la haute direction dans les secteurs des finances et des programmes.
  • 1.4 Avant d'avoir recours à l'échantillonnage, une évaluation du risque, avec les gestionnaires concernés du Ministère, a été effectuée pour déterminer l'état actuel de la vérification des comptes (VC), pour évaluer ou élaborer des mesures de contrôle adéquates.

2. L'évaluation mène à l'élaboration de politiques et de procédures ministérielles.

  • 2.1 Le MAECI a établi et consigné des politiques internes décrivant le degré requis de vérification des comptes, d'après les facteurs de risque.
  • 2.2 La documentation à l'appui des méthodes de la vérification des comptes pour les opérations à risque élevé est satisfaisante.
  • 2.3 Un mécanisme efficace pour maintenir et diffuser les politiques, les procédures et les lignes directrices existe.
  • 2.4 La formation interne fournie au personnel de la vérification des comptes qui participe à la détermination des risques est adéquate.
  • 2.5 Les processus de vérification des comptes sont consignés pour les processus et activités de programme distincts d'après les risques cernés.
  • 2.6 La politique et les procédures décrivent les processus attribués aux transactions à risques élevés.
  • 2.7 La responsabilité de revue et de révision des politiques de gestion finales et des autorités est connue, saisie par le personnel et appliquée en conséquence.
  • 2.8 Les changements aux politiques et procédures sont communiqués à toutes les parties prenantes.
  • 2.9 Le personnel ayant reçu une autorité pour la Section 33 et 34 de la Loi fédérale sur la responsabilité , est conscient et comprend la politique, la procédure et les responsabilités de la vérification des comptes.

3. Il existe un plan et un processus internes d'évaluation de l'assurance de la qualité (AQ).

  • 3.1 Les agents des finances qui exercent des pouvoirs délégués conformément à l'article 33 de la LGFP ont établi un processus d'examen aux fins de l'assurance de la qualité qui fournit l'assurance que la vérification des comptes en vertu de l'article 34 est adéquate. Les processus particuliers à l'assurance de la qualité sont élaborés et appliqués, afin d'évaluer et de confirmer l'application de la politique et des procédures de vérification des comptes. Le processus de vérification des comptes fournit des preuves contrôlables de la vérification, notamment en cernant les différentes personnes qui exécutent la vérification.
  • 3.2 Les agents principaux des finances sont en mesure d'affirmer que les mesures de contrôle adéquates sont en place et sont correctement et consciencieusement suivies, d'après les résultats des activités d'assurance de la qualité et de surveillance.
  • 3.3 Les processus d'assurance de la qualité utilisés pour évaluer le caractère adéquat du système de vérification des comptes, sont élaborés de façon à prendre en compte le niveau de risque des opérations soumises à l'examen. Au minimum, des processus détaillés et des listes de contrôle pour l'assurance de la qualité sont disponibles et utilisés.
  • 3.4 Les résultats de l'assurance de la qualité font régulièrement l'objet de rapports à la haute direction. Les rapports incluent l'information sur le degré de conformité et les infractions, ainsi que sur les mesures correctives, s'il y a lieu.

4. Des contrôles sont établis pour assurer l'intégrité des processus d'autorisation des paiements et de versement.

  • 4.1 La séparation des tâches du processus d'attestation aux fins des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques est adéquate.
  • 4.2 Les dépenses sont attestées conformément aux articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques par les titulaires des pouvoirs délégués.
  • 4.3 Les paiements sont traités rapidement dans le système financier.
  • 4.4 Le bon codage financier est utilisé.

Critère de vérification et cadre de responsabilité de gestion relatif au contrôle de gestion

Tableau de critère de vérification et cadre de responsabilité de gestion relatif au contrôle de gestion
Critère de vérification et cadre de responsabilité de gestion relatif au contrôle de gestion

Régie et orientation stratégique

Les conditions essentielles — cohérence interne, discipline organisationnelle et harmonisation en fonction des résultats — sont réunies pour assurer une orientation stratégique efficace, appuyer le ministre résponsable et le Parlement et obtenir des résultats.

Valeurs de la fonction publique

De par leurs actions, les loaders ministériels soulignent continuellement l'importance des valeurs et de l'éthique de la FP dans les efforts déployés pour fournir des résultats aux Canadiens et aux Canadiennnes (il s'agit de valeurs démocratiques, professionnnelles, éthiques et axées sur les personnes).

Résultats et rendement

De l'information pertinente est recueillie au sujet des résultats (internes et liés aux prorammes et services) et utilisée dans le cadre du processus décisonnel, et les rapports transmis au public sont équilibrés, limpides et faciles à comprendre

Politiques et programmes

La capacité ministérielle continue de recherche et d'analyse est développée et maintenue afin de permettre la formulation d'options de haute qualité en matière de politiques, de conception de programme et de conseils à l'intention des ministres.

Personnes

Le ministère possède les effectifs et le milieu de travail voulu et met l'accent sur l'acquisition des compétences pour assurer son succès et un excellent avenir pour la fonction publique du Canada.

Services axés sur les citoyens

Les services sont axés sur les citoyens, les politiques et programmes sont élborée selon l'approche — extérieur–intérieur — et les partenariats sont encouragés et gérés efficacement.

Gestion des risques

L'équipe de la haute direction définit clairement le contexte ministériel et les pratiques de gestion proactive des risques organisationnnels et stratégiques.

Gérance

Le régime de contrôle ministériel (actif, fonds, effectifs, services, etc.) est intégré et efficace et tous les employés comprennent bien ses principes sous-jacents.

Responsabilisation

Les responsabilités en ce qui concerne les résultats sont clairement attribuées et correspondent aux ressources et les délégations tiennent compte des capacités.

Apprentissage, innovation et gestion du changement

Le ministère gère par l'innovation et la transformation continues, favorise l'apprentissage organisationnel attache de l'importance au savoir ministériel et apprend de son rendement

  1. Les opérations sont soumises à une évaluation des risques.

    Gestion des risques

    GR1 La direction dispose d'une approche documentée sur la gestion des risques.
    GR2 La direction cerne les risques susceptibles d'empêcher l'atteinte des objectifs.
    GR4 La direction évalue les risques qu'elle a cernés.

  2. L'évaluation mène à l'élaboration de politiques et de procédures ministérielles.

    Gérance

    GR5 Les politiques et les autorisations en matière de gestion financière sont établies et communiquées.

    Gestion des risques

    GR3 La direction cerne et évalue les mesures de contrôle en place pour gérer ses risques.

    Personnes

    P4 L'organisation fournit aux employés la formation, les outils, les ressources et l'information dont ils ont besoin pour assumer leurs responsabilités.

    Responsabilisation

    R1 L'autorisation, la responsabilité et l'obligation de rendre compte sont claires et communiquées.
    R2 Les employés reconnaissent officiellement qu'ils comprennent et acceptent leur obligation de rendre compte.

  3. Il existe un plan et un processus internes d'évaluation de l'assurance de la qualité (AQ).

    Gérance

    G7 La conformité aux lois, aux politiques et aux autorisations en matière de gestion financière est régulièrement surveillée.
    G11 Il existe des mesures de contrôle adéquates des applications des systèmes.
    G16 La direction compare périodiquement les résultats obtenus aux attentes.

    Gestion des risques

    GR1 La direction dispose d'une méthode consignée sur la gestion des risques.
    GR3 La direction cerne et évalue les mesures de contrôle en place pour gérer ses risques.

    Personnes

    P4 L'organisation fournit aux employés la formation, les outils, les ressources et l'information dont ils ont besoin pour assumer leurs responsabilités.

    Responsabilisation

    R2 Les employés reconnaissent officiellement qu'ils comprennent et acceptent leur obligation de rendre compte.

  4. Des contrôles sont établis pour assurer l'intégrité des processus d'autorisation des paiements et de versement.

    Gérance

    G6 Les politiques et autorisations en matière de gestion financière sont examinées et révisées régulièrement, s'il y a lieu.
    G10 Les opérations sont codées et enregistrées correctement et rapidement à l'appui du traitement exact et rapide de l'information.
    G2 Les dossiers et l'information sont tenus à jour, conformément aux lois et règlements.
    G13 La séparation des tâches est adéquate.

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Annexe B : Plan d’action de la direction

Tableau du Plan d'action de la direction
RecommandationMesure de la directionSecteur responsableDate d'exécution prévue
1. Le Ministère doit concevoir et mettre en œuvre une méthode axée sur le risque pour l'autorisation des dépenses. Une fois qu'elle sera conçue, il faudra l'officialiser sous forme de politique et de procédures.Pour ce qui est de l’autorisation des dépenses, SMD mettra au point une approche basée sur le risque.  
Une approche globale incluant les objectifs et les jalons sera élaborée.SMF30 juin 2010
Une évaluation des niveaux de risque (élevé, moyen, faible) selon le type de transaction, la valeur de la monnaie et le taux d’erreur courant,SMF30 septembre 2010
Mettre à jour la politique sur la vérification des comptes et des procédures. (Voir # 3 Plan d'assurance de la qualité) comme demandé.SMF/SMO31 mars 2011
2. Le Ministère doit consigner les processus et les contrôle actuels touchant les dépenses, de façon à avoir une base de référence permettant d’élaborer un processus conforme, rentable et axé sur le risque.Les processus de paiement courants seront consignés par type de transaction et les contrôles clés identifiés.SMF30 septembre 2010
3. Il faut élaborer un plan d'assurance de la qualité pour orienter le processus de l'article 33, communiquer le plan, le mettre en œuvre et en rendre compte.Quand le plan d'échantillonnage basé sur le risque sera prêt (rec. 1), le cadre de l'assurance de la qualité (QA) sera élaboré comme exigé.SMF31 mars 2011
Un plan de mis en œuvre sera élaboré, incluant les objectifs clés et les jalons.SMF30 septembre 2010
4. Le Ministère doit élaborer un processus de surveillance et de production de rapports à l'échelle du système, de façon à donner un degré d'assurance élevé quant au processus de paiement et à appuyer la fiabilité des dépenses consignées sur les états financiers. Une analyse automatisée des données (c'est-à-dire : paiements en double) doit être intégrée lorsque c'est possible, et les taux d'erreur et les anomalies doivent être disponibles pour l'analyse.La surveillance des activités sera développée dans l’objectif de fournir une analyse de haut niveau à l’appui de l’attestation du dirigeant principal des finances et du sous-ministre.SMF31 décembre 2010
Des mesures de rendement clés vont être mises au point et l’évaluation des rapports sera produite et communiqué aux secteurs.SMF31 décembre 2010
Le nouveau processus de surveillance et de production de reports sera communiqué et présenté aux secteurs.SMD15 janvier 2011
5. La direction doit comprendre clairement que seul le ministre a le droit de déterminer à quels niveaux de poste les pouvoirs de signer des documents financiers sont délégués. Tous les cas de délégation inappropriée doivent être éliminés immédiatement. Les Finances doivent appliquer des contrôles adaptés pour s'assurer qu'une telle situation ne se reproduise plus.SMD veillera à ce que les documents de formation destinés aux chefs de mission et aux agents de gestion et des affaires consulaires (AGC) mettent l’accent sur les concepts clés de la délégation d’autorité.SMO30 juin 2010
Nous ferons enquête auprès des deux cas (sur l’échantillon de 119) où des opérations ont été approuvées par une personne n’occupant pas un poste désigné dans l’instrument de délégation.SMF30 juin 2010

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Annexe C : Définitions

Assurance de la qualité

Dans la norme ISO 9000 2005 Plain English Quality Management Dictionary, on décrit l'assurance de la qualité comme une série d'activités qui permet de donner l'assurance que les exigences de qualité seront respectées. La Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor d'octobre 2009 décrit l'assurance de la qualité comme étant les activités exécutées par les agents des finances exerçant les pouvoirs délégués en vertu de l'article 33 qui sont destinées à fournir une assurance sur le système de vérification de comptes. L'assurance de la qualité doit donner une assurance sur les éléments suivants :

  • des examens de vérification des comptes ont été correctement menés par les personnes exerçant des pouvoirs délégués aux fins de l'article 34;
  • les paiements sont légaux et conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques;
  • l'étendue de la vérification tient compte du niveau de risque de l'opération soumise à l'examen;
  • des plans et des pratiques judicieux d'échantillonnage sont établis d'après les niveaux de risque des opérations;
  • les pratiques et les techniques d'échantillonnage sont suffisamment précises et permettent de se faire une opinion sur le caractère adéquat et la fiabilité globales de la vérification des comptes;
  • le caractère raisonnable des paiements est contrôlé avant la vérification des comptes;
  • les paiements sont consignés avant la vérification des comptes;
  • les rapports aux fins de l'impôt sont préparés conformément aux exigences de l'Agence du revenu du Canada;
  • il faut cerner les erreurs critiques et demander des mesures correctives.

Mesures de contrôle aux fins de la présente vérification

La présente vérification a examiné les processus établis pour gérer les méthodes utilisées par le MAECI afin de s'assurer que les paiements sont effectués au bon fournisseur dans le but défini, au montant exact et au bon moment. L'étendue de l'examen mené pour vérifier les éléments susmentionnés doit tenir compte des risques de chaque type de dépense.

Plan pour la qualité

Un plan pour la qualité est un document utilisé pour préciser les procédures et les ressources qui seront nécessaires pour réaliser un projet, exécuter un processus, réaliser un produit ou gérer un contrat. Les plans pour la qualité indiquent également qui fera quoi et quand. (ISO 9000 2005 Plain English Quality Management Dictionary)

Planification de la qualité

La planification de la qualité consiste à établir des objectifs de qualité, puis à décrire les processus et les ressources opérationnels nécessaire pour les atteindre. La planification de la qualité fait partie de la gestion de la qualité. (ISO 9000 2005 Plain English Quality Management Dictionary)

Risque

L'IIA définit les risques comme « l'incertitude sur la réalisation d'un événement qui pourrait avoir un impact sur l'atteinte des objectifs ».

Surveillance

On entend par surveillance les activités que le dirigeant principal des finances (DPF) a établies pour surveiller la mise en œuvre de la Directive sur la vérification des comptes au Ministère. Ces activités devraient permettre au DPF de porter à l'attention du sous-ministre toute difficulté, toute lacune dans le rendement ou tout problème de conformité important, et d'élaborer des propositions pour les éliminer. La surveillance doit également aider le DPF à signaler au Bureau du contrôleur général les problèmes de rendement ou de conformité importants (tiré de la Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor).

Vérification des comptes

Selon la Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor, la vérification des comptes est l'examen effectué par les personnes exerçant les pouvoirs délégués en vertu de l'article 34 pour garantir l'exactitude du paiement demandé. L'examen consiste à déterminer l'obligation de paiement et l'exactitude de l'information sur le paiement, et doit être effectué à temps. Il doit fournir des preuves vérifiables de la réception des biens et des services et de l'autorisation de la personne exerçant des pouvoirs délégués en vertu de l'article 34.

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Annexe D : Politiques applicables

  1. Politique de vérification des comptes – ministère des Affaires étrangères. En vigueur le 24 septembre 2004
  2. Loi sur la gestion des finances publiques (L.R.C., 1985, c. F-11) (LGFP)
  3. ISO 9000 2005 Plain English Quality Management Dictionary
  4. Politique de vérification des comptes – Conseil du Trésor, annulée (11 mai 1998)
  5. Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière – Conseil du Trésor
  6. Directive sur la vérification des comptes – Conseil du Trésor, 1er octobre 2009
  7. Politique sur le contrôle interne – Conseil du Trésor, 1er avril 2009

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Annexe E : Description de l'article 33 et de l'article 34

Tableau de la description de l'article 33 et de l'article 34
Liste de contrôle (art. 34) tirée de la Politique sur la vérification des comptes 2004 du MAECIListe de contrôle (art. 33) de SMD – Paiement au fournisseur 4
(4)Finances, planification et systèmes ministériels (SMD)
Chaque fois qu'un fondé de pouvoir (gestionnaire ou autre employé) au titre de l'article 34 de la LGFP certifie une demande de paiement, il doit prendre en considération les éléments suivants :
Étape 1 - Les travaux ont été exécutés, les produits ont été fournis ou les services ont été rendus ou, dans le cas d'autres demandes, le bénéficiaire a droit ou est admissible au paiement.Étape 1 - Assurez-vous que les paiements sont signés par un agent auquel a été délégué le pouvoir de payer conformément aux articles 32 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).
Étape 2 - Assurez-vous que les articles 32 et 34 sont lisibles (écrire en caractères d'imprimerie ou estampiller le nom) aux fins d'identification et de vérification.
Étape 2 - Les modalités du marché ou de l'accord pertinent ont été respectées, notamment le prix, la quantité et la qualité. Si, dans des cas exceptionnels, le prix n'est pas spécifié dans le marché, ce prix est raisonnable.Étape 3 - Assurez-vous que la valeur figurant sur la facture est conforme à l'entente.

Assurez-vous que le montant de la facture correspond à celui du contrat et que les services fournis respectent l'objectif, la valeur et l'échéancier du contrat.

Assurez-vous de joindre à la KR le contrat, le bon de commande, la commande d'achat local, la lettre d'entente ou tout autre document pertinent.
Étape 3 - La facture est un document original appuyé par les originaux des reçus et autres documents pertinents;Étape 4 - Assurez-vous que toutes les Factures Originales sont jointes à la KR.
Étape 4 - Le compte n'a pas été déjà payé, en totalité ou en partie;
Étape 5 - Le paiement est imputé à l'exercice approprié et le code financier exact a été fourni, c.-à-d. le Fonds + le centre financier + le compte du grand livre.Étape 5 - Assurez-vous que le Codage Financier est conforme (grand livre général et fonds).

Assurez-vous que l'exercice pour lequel le paiement doit être imputé est indiqué clairement et que le paiement est imputé à la bonne période.
Étape 6 - Si le paiement est fait avant l'achèvement des travaux, la livraison des produits ou la fourniture des services, selon le cas, ce paiement anticipé est requis en vertu des dispositions contractuelles.Étape 6 - Si le paiement est effectué avant l'achèvement des travaux, la livraison des biens ou la prestation des services, assurez-vous que les activités prévues au contrat sont conformes aux termes du contrat.
Étape 7 - L'opération est exacte, les remises applicables ont été déduites, les frais non exigibles ont été éliminés et les multiplications et calculs sur les factures sont exacts.Étape 7 - Assurez-vous que tous les rabais applicables et les frais non payables (par ex. la taxe de vente provinciale) ont été déduits de la facture. Le fournisseur doit donner son numéro de TVP.

Assurez-vous que les calculs indiqués sur la facture sont exacts et qu'ils correspondent au montant de la KR.
Étape 8 - Les lois, règlements et décrets et les politiques du Conseil du Trésor ont tous été respectés (politique sur les voyages, frais de représentation, etc.);Étape 8 - Assurez-vous que le paiement à effectuer est conforme aux lois, règlements et décrets applicables ainsi qu'aux directives du CT.
Étape 9 - Assurez-vous que le nom au complet et l'adresse sont clairement indiqués sur la KR, qu'ils sont identiques à ceux qui figurent sur les documents pertinents, comme les factures, bons de commande, contrat ou offre à commandes, et que le code du fournisseur, son adresse et son nom concordent.
Étape 9 - L'application de la délégation de pouvoir en vertu de l'article 34 de la LGFP n'entraînera aucun bénéfice personnel pour l'individu qui l'exerce.

Extraits de la Loi sur la gestion des finances publiques (L.R., 1985, ch. F-11)

Article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques

  1. Il ne peut être effectué de paiement imputable sur un crédit affecté à un ministère qu’à la demande du ministre compétent ou de la personne à qui il a donné délégation écrite.
  2. Les demandes de paiement sur le Trésor sont à présenter en la forme, avec les documents d'accompagnement et selon les modalités de certification prévus par règlement du Conseil du Trésor.
  3. Il est interdit de demander des paiements sur le Trésor dans les cas où ils entraîneraient :
    1. une imputation irrégulière sur un crédit;
    2. une dépense supérieure à un crédit;
    3. une réduction du solde du crédit à un niveau insuffisant pour l'exécution des autres engagements.
  4. Avant de procéder à certaines demandes de paiement, le ministre compétent peut en référer au Conseil du Trésor, lequel peut ordonner ou refuser le paiement. R.S, c.F-10, s.26.

Article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques

  1. Tout paiement d’un secteur de l’administration publique fédérale est subordonné à la remise des pièces justificatives et à une attestation de l’adjoint ou du délégué du ministre compétent selon laquelle :
    1. en cas de fournitures, de services ou de travaux :
      1. d'une part, les fournitures ont été livrées, les services rendus ou les travaux exécutés, d'autre part, le prix demandé est conforme au marché ou, à défaut, est raisonnable,
      2. tout paiement anticipé est conforme au marché;
      3. si le paiement est à effectuer antérieurement à la détermination de l'admissibilité selon les règles et méthodes prévues au paragraphe (2), la demande de paiement est raisonnable;
    2. en tout autre cas, le bénéficiaire est admissible au paiement.
  2. Le Conseil du Trésor peut établir les règles et méthodes à suivre concernant l'attestation et la détermination de l'admissibilité visées au paragraphe (1).

L.R. (1985), ch. F-11, art. 34; 1991, ch. 24, art. 13.


1 Vérification interne horizontale des mécanismes de contrôle des dépenses à risque élevé dans les grands ministères et organismes.

2 La Politique de vérification des comptes du Conseil du Trésor a été annulée le 1er octobre 2009 et remplacée par la Directive sur la vérification des comptes. Les opérations contrôlées dans le cadre de la présente vérification étaient toutes antérieures à octobre 2009.


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Date de modification :
2013-01-10