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Vérification du Conseil canadien des normes – Centre de demandes de renseignements

Mars 2011

(Version PDF, 167 ko) *

 

Tout renseignement personnel et toute information sensible contenus dans ce rapport ont été supprimés (indiqués par les astérisques "*****" dans le rapport), conformément à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Table des Matières

Sommaire exécutif

Introduction

Ce rapport présente les résultats d'une vérification interne effectuée auprès du Conseil canadien des normes (CCN) en sa qualité de fournisseur de services faisant fonction de centre de demandes de renseignements pour le compte du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI).

En tant que membre de l'Organisation mondiale du commerce (OMC) et signataire de l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), le Canada est tenu de recueillir et de distribuer parmi les membres des renseignements sur la réglementation et les normes applicables au commerce. Il incombe au ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) de maintenir, au nom du Canada, le centre de demandes de renseignements du pays afin de faire en sorte que celui-ci s'acquitte de ses obligations en matière de transparence aux termes des accords.

Le MAECI a retenu les services du CCN pour qu'il fasse fonction de centre de demandes de renseignements du Canada. Le CCN est une société d'État fédérale et offre ce service au MAECI depuis plus de 25 ans. Un protocole d'entente en vigueur du 1er avril 2008 au 31 mars 2011 définit les services que le CCN assure moyennant une somme annuelle maximale de *****. Ces services comprennent ce qui suit :

  • répondre aux demandes de renseignements;
  • préparer des avis destinés aux partenaires du Canada au sein de l'OMC et de l'ALENA;
  • diffuser des renseignements auprès d'autorités compétentes au Canada;
  • fournir en temps opportun des renseignements exacts au MAECI et, au besoin, à d'autres ministères fédéraux relativement au centre de demandes de renseignements.

La Direction des règlements et obstacles techniques, qui relève du Secteur de la politique et des négociations commerciales du MAECI, applique le protocole d'entente. Les conditions du protocole seront renégociées avant que celui-ci ne prenne fin le 31 mars 2011.

L'objectif de la vérification était de déterminer si les montants facturés par le Conseil canadien des normes pour assurer le fonctionnement des centres de demandes de renseignements sont raisonnables et ouvrent droit à remboursement conformément aux conditions du protocole d'entente entre le MAECI et le CCN. La vérification a porté sur la période comprise entre le 1er avril 2009 et le 30 novembre 2010.

L'équipe de vérification a également comparé les critères de vérification sélectionnés aux contrôles de gestion de base du Bureau du contrôleur général. Pour plus de précisions à ce sujet, voir l'annexe A.

Principaux points forts et secteurs à améliorer

Tout au long des travaux de vérification sur le terrain, l'équipe de vérification a observé des points forts dans l'administration des centres de demandes de renseignements du CNN. Parmi les principaux points forts relevés figurent :

  • l'expérience et la continuité avec lesquelles le personnel du CCN fournit les services au MAECI;
  • une facturation bien documentée et adressée en temps opportun au MAECI.

La vérification n'a révélé aucun risque important dans les frais fixes et discrétionnaires facturés au MAECI. Le coût fixe des salaires, des avantages sociaux et des locaux se sont révélés raisonnables par rapport aux frais réellement engagés. En outre, les frais discrétionnaires facturés ont été jugés raisonnables du fait qu'ils sont calculés en fonction des coûts réellement engagés ou d'un pourcentage des coûts totaux engagés par le CCN.

Recommandation

En raison du secteur à améliorer qui a été relevé, il est recommandé :

  1. que le MAECI envisage de définir dans le protocole d'entente des modalités acceptables pour les réaffectations budgétaires effectuées entre les postes de dépenses discrétionnaires.

Conclusion

Les frais fixes facturés au MAECI sont raisonnables compte tenu de la quantité et de la qualité des services fournis, et les frais discrétionnaires facturés au MAECI sont bien documentés. Tous les frais sont conformes au protocole d'entente.

Il importe toutefois de signaler que le coût des centres de demandes de renseignements augmentera graduellement chaque année, sinon à cause des exigences accrues en matière de rapports, à tout le moins en raison de l'inflation. Pendant ce temps, le budget du MAECI diminue d'année en année; il se peut donc que ce mode de prestation de services ne puisse être maintenu à moyen ou à long terme. La direction devrait évaluer l'impact de la hausse des coûts durant les processus de planification stratégique et opérationnelle.

Énoncé d'assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, des procédures de vérification suffisantes et pertinentes ont été suivies et des éléments probants ont été recueillis pour étayer l'exactitude de l'opinion donnée dans le présent rapport. Cette opinion repose sur une comparaison de la situation au moment de la vérification par rapport aux critères de vérification préétablis. Les éléments probants ont été recueillis conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne.

Original signé par:

Yves Vaillancourt, dirigeant principal de la vérification, le 25 mars 2011

1.0 Contexte

En tant que membre de l'Organisation mondiale du commerce (OMC) et signataire de l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), le Canada est tenu de recueillir et de distribuer parmi les membres des renseignements sur la réglementation et les normes applicables au commerce. Pour respecter cette obligation, il est nécessaire de constituer deux entités, soit une autorité nationale responsable des notifications et un point national d'information. Dans le cas du Canada, le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) a regroupé ces deux entités en un seul centre des demandes de renseignements afin de faire en sorte que le Canada s'acquitte de ses obligations en matière de transparence aux termes des accords.

Le MAECI a retenu les services du Conseil canadien des normes (CCN) pour qu'il fasse fonction de centre de demandes de renseignements pour divers organismes et systèmes internationaux et régionaux. Le CCN est une société d'État fédérale qui a pour mandat d'encourager au Canada une normalisation efficiente et efficace. Il relève du Parlement par l'entremise du ministre de l'Industrie et il gère le Système national de normes. Le CCN offre ce service au MAECI depuis plus de 25 ans.

Un protocole d'entente en vigueur du 1er avril 2008 au 31 mars 2011 définit les services que le CCN assure :

  • répondre aux demandes de renseignements reçues de pays étrangers;
  • préparer des avis destinés aux partenaires du Canada au sein de l'OMC et de l'ALENA au sujet des mesures que se proposent de prendre les autorités fédérales, provinciales et territoriales canadiennes pour protéger la vie et la santé humaines, animales et végétales;
  • tenir des dossiers à jour sur les avis et les commentaires envoyés ou reçus par le Canada, et dresser des rapports;
  • diffuser des renseignements auprès d'autorités compétentes au Canada;
  • fournir en temps opportun des renseignements exacts au MAECI et, au besoin, à d'autres ministères fédéraux relativement au centre de demandes de renseignements.

Aux termes du protocole d'entente, une somme annuelle maximale de ***** est versée au CCN. Cette somme se compose d'un montant fixe de ***** au titre des salaires, des contributions de l'employeur et des locaux, ainsi que d'une somme variable correspondant aux frais généraux de bureau qui sont remboursés après avoir été engagés. Étant donné que 92 % des dépenses sont fixes et que le reste est variable, le MAECI s'expose à un risque très faible.

La Direction des règlements et obstacles techniques, qui relève du Secteur de la politique et des négociations commerciales du MAECI, applique le protocole d'entente. Les conditions du protocole seront renégociées avant que celui-ci ne prenne fin le 31 mars 2011.

À la demande de la Direction, le Bureau du dirigeant principal de la vérification a entrepris la présente vérification dans le cadre du plan de vérification en fonction du risque pour 2010-2011. Puisque le centre de demandes de renseignements n'avait jamais fait l'objet d'une vérification, la Direction a fait savoir que les résultats de cette vérification constitueront une précieuse source d'information en prévision du processus de renégociation.

2.0 Observations et Recommandations

Afin de mieux comprendre les services que fournit le CCN pour assurer le fonctionnement du centre de demandes de renseignements, nous avons examiné de la documentation et effectué un certain nombre d'entrevues. Une évaluation a ensuite permis de déterminer dans quelle mesure chacun des critères de vérification avait été respecté. Des écarts importants ont été constatés entre un critère de vérification et une pratique utilisée, et on a tenu compte du niveau de risque afin de recommander des améliorations. Des précisions sur les observations sont fournies dans la présente partie.

2.1 Frais fixes facturés au MAECI

Aux termes du protocole d'entente, le CCN peut facturer des frais annuels de ***** pendant les trois années du protocole. Ces frais fixes sont définis ci-dessous.

Salaires et avantages sociaux

Le protocole d'entente actuel est fondé sur une grille salariale prévue qui a été dressée en 2008 et qui se compose de ce qui suit :

Tableau 1 : Prévison salariale (2008)
SujetMontant
Total*****
**********
**********

Le CCN a affecté deux employés à temps plein et quatre autres à temps partiel, ce qui représente un total de 4,35 années-personnes (AP) comme l'indique le tableau ci-dessous.

Tableau 2 : Personnel affecté aux activités du Centre de demande de renseignements par le CCN
Poste au CCNApport (années-personnes)
Total*****
Coordonnateur du centre*****
Agent d'information*****
Adjoint administratif du centre*****
Adjoint du centre*****
Analyste d'entreprise*****
Secrétaire des services intégrés*****

Nous avons mené des entrevues avec le coordonnateur, son adjoint et l'adjoint administratif du centre de demandes de renseignements afin de mieux saisir leur rôle et les fonctions qu'ils accomplissent dans leurs tâches quotidiennes. Il semble qu'il n'y a pas de système de compte rendu du temps qui permette de connaître le temps réel qui est consacré aux activités du centre; toutefois, en 2008, le CCN a effectué une analyse afin d'évaluer le temps consacré par les employés à des activités rattachées au centre pendant une période d'un mois. Cette analyse a révélé un total de 3,7 AP.

Depuis l'époque où cette analyse a été faite, le nombre d'avis au centre de demandes de renseignement n'a pas été stable. Depuis 2007, les avis de l'OMC ont augmenté de 35 p. 100 et ceux du Canada ont augmenté de 150 p. 100. Ces changements sont dus à l'augmentation du nombre de membres de l'OMC, à des règles plus exigeantes en matière de transparence et à l'évolution des exigences au Canada. Face au surcroît d'avis et de demandes de renseignements, on a accru l'effectif à un rythme moindre en équilibrant la charge de travail et les ressources grâce à des améliorations sur le plan de l'automatisation et de la gestion de l'information.

D'après les entrevues réalisées auprès du personnel clé rattaché au centre et selon la hausse du volume d'activité depuis 2007, l'affectation de 4,35 AP est raisonnable.

Nous avons consulté les registres de paie pour obtenir les salaires des huit employés. Nous avons ensuite calculé leurs salaires au prorata du temps consacré au centre de demandes de renseignements, et nous y avons ajouté, au titre des avantages sociaux, 24 p. 100 des salaires ainsi calculés. Puis nous avons comparé ce total au montant versé par le MAECI au titre des frais salariaux. D'après notre analyse, les salaires réellement versés correspondent au montant du budget salarial prévu dans le protocole d'entente.

Le CCN a facturé les avantages sociaux à raison de 24 p. 100 des salaires. Ces avantages comprennent la contribution de l'employeur aux régimes de soins dentaires et de soins de santé, le régime de pension, l'assurance-emploi, le Régime de pensions du Canada, etc. Nous avons comparé le montant facturé à celui des avantages effectivement payés, et nous considérons que la somme facturée au titre des avantages sociaux est raisonnable.

Locaux

Chaque année, une somme de ***** est facturée au MAECI au titre des locaux, somme qui est incluse dans les frais fixes prévus par le protocole d'entente. Nous avons examiné la grille des coûts de location de 2010 fournie par le propriétaire des locaux du CCN, laquelle précisait le loyer net, l'entreposage, le stationnement, l'électricité, les frais d'exploitation et les taxes foncières. Les frais pour les locaux sont calculés à raison du pourcentage de l'espace occupé par les 4,35 AP par rapport à la totalité de l'effectif du CCN. Nous avons examiné le calcul effectué par le CCN, qui donnait un résultat de 4,52%, et nous l'avons jugé raisonnable. Nous avons calculé la part du coût des locaux qui est attribuable au centre de demandes de renseignements et nous l'avons comparée à la somme de *****. Le montant fixe prévu par le protocole d'entente est raisonnable.

2.2 Frais discrétionnaires facturés au MAECI

Aux termes du protocole d'entente, les frais convenables et raisonnables engagés dans le cadre de l'exécution du travail peuvent être remboursés au CCN. Ces frais sont payés mensuellement et ne doivent pas dépasser 29 250 $ chaque année.

Le tableau qui suit précise les frais remboursables prévus par le protocole d'entente, les frais réellement engagés en 2009-2010 et les écarts par rapport aux montants prévus.

Tableau 3 : Frais remboursable selon le protocole d'entente, frais encourus, écarts budgétaires
Frais discrétionnairesMontant annuel prévu (protocole d'entente)Frais réels (2009-2010)Écart en $ (en moins) ou en plusÉcart en $ (en moins) ou en plus
Total********************
Publicité********************
Livres et abonnements********************
Impression et reproduction********************
Déplacements (personnel)********************
Télécommunications********************
Fournitures de bureau********************
Location d'équipement********************
Réunions********************
Poste********************
Affrètement********************

Même si le montant des frais totaux de ***** est tout près de celui de ***** qui était prévu, il y a des écarts considérables parmi les divers postes de dépenses. Par exemple, les frais de déplacement ont été moindres en 2009-2010 parce que les réunions du comité des points d'information, à Genève, ont eu lieu au cours de l'année suivante. Le CCN a réaffecté le budget des déplacements vers d'autres postes pour faire face aux fluctuations. En outre, des sommes additionnelles ont été transférées à partir d'autres postes sous-utilisés vers le budget réservé aux livres et aux abonnements, qui sert à financer la part incombant au MAECI parmi les services et les bases de données d'information et de recherche qu'achète le CCN.

Étant donné que le protocole d'entente ne définit pas la manière de traiter les écarts budgétaires, le CCN a demandé l'autorisation du MAECI avant de procéder à des réaffectations d'un poste de dépenses à un autre. Le MAECI a fait valoir que si les affectations ne sont pas bien réparties, il y aurait lieu de s'efforcer d'équilibrer convenablement les écarts. Il faudrait songer à définir des modalités appropriées pour les écarts en cours d'exercice dans les frais discrétionnaires prévus.

Nous avons discuté des méthodes utilisées pour la facturation et la saisie des coûts et pour leur attribution au MAECI dans chacun des postes de dépenses remboursables. Nous avons constaté que le CCN tient un compte des frais réels engagés par les employés qui fournissent des services rattachés au centre de demandes de renseignements. Par exemple, les frais de télécommunications, de photocopie et de compteur postal sont les frais réels engagés par les employés affectés au centre. Dans le cadre des travaux de vérification sur le terrain, des factures ont été choisies parmi les postes de dépenses à partir des réclamations faites entre le 1er avril 2009 et le 30 novembre 2010 (*****). Les frais facturés étaient directement rattachés à des activités prévues par le protocole d'entente. Les factures originales correspondaient aux montants dont on avait demandé le remboursement au MAECI. Toutes les factures du CCN qui ont été examinées étaient bien documentées et ont pu être reliées à des factures de fournisseurs et au grand livre du CCN comme preuve du paiement effectué par le CCN.

La vérification n'a révélé aucun risque important dans les frais discrétionnaires facturés au MAECI.

Recommandation :

  1. Que le MAECI envisage de définir dans le protocole d'entente des modalités pour les réaffectations budgétaires effectuées entre les postes de dépenses.

2.3 Niveaux de service et exigences en matière de rapports

Le CCN fournit semestriellement au MAECI des rapports statistiques sur les volumes d'activité du centre de demandes de renseignements. Des normes de service sont également définies dans la partie du protocole d'entente consacrée aux indices de rendement et aux normes de service.

Le CCN a fait valoir qu'il y aurait lieu de songer à allonger le délai prescrit pour les avis, soit de deux jours ouvrables à trois ou quatre jours après la publication dans la Gazette du Canada, pour l'aider à atteindre ce niveau de service exigeant. En outre, le CCN divulgue à titre d'exceptions les cas où les avis du centre des demandes de renseignements ne respectent pas les délais définis par l'OMC et par l'ALENA. Pour la période comprise entre janvier et juin 2010, environ 15% des avis signifiés à l'OMC n'ont pas respecté les délais prescrits en ce qui a trait à la période réservée aux commentaires. Le CCN a expliqué l'écart dans chaque cas, et ces explications ont été jugées raisonnables par le MAECI.

Enfin, la Direction des règlements et obstacles techniques, du Secteur de la politique et des négociations commerciales, a reconnu que le niveau de service et les rapports que le CCN a fournis au cours des trois dernières années ont été conformes aux attentes.

3.0 Conclusion

Les frais fixes facturés au MAECI sont raisonnables par rapport à la quantité et à la qualité des services fournis, et sont conformes au protocole d'entente. Les frais discrétionnaires facturés au MAECI sont bien documentés et sont conformes au protocole d'entente.

Il importe toutefois de signaler que le coût des centres de demandes de renseignements augmentera graduellement chaque année, sinon à cause des exigences accrues en matière de rapports, à tout le moins en raison de l'inflation. Pendant ce temps, le budget du MAECI diminue d'année en année; il se peut donc que ce mode de prestation de services ne puisse être maintenu à moyen ou à long terme. La direction devrait évaluer l'impact de la hausse des coûts durant les processus de planification stratégique et opérationnelle.

Annexe A : À propos de la vérification

Objectif

L'objectif de la vérification était de déterminer si les montants facturés par le Conseil canadien des normes pour assurer le fonctionnement des centres de demandes de renseignements sont raisonnables et ouvrent droit à remboursement conformément aux conditions du protocole d'entente entre le MAECI et le CCN.

Portée

La vérification s'est déroulée à l'Administration centrale du MAECI et dans les locaux du CCN situés à Ottawa. Elle a compris l'examen d'un échantillon d'opérations financières effectuées entre le 1er avril 2009 et le 30 novembre 2010. Bien que la vérification ait pris en considération la quantité de travail accomplie et les normes de service pour déterminer si les frais étaient raisonnables, elle n'a pas compris une évaluation de la qualité des services fournis par le CCN. La direction du MAECI a fait savoir qu'il ne s'agissait pas d'un secteur préoccupant.

Approche et méthodologie

La vérification a été effectuée conformément aux Normes relatives à la vérification interne du Conseil du Trésor. Les méthodes suivantes ont été employées pour recueillir des éléments probants permettant de tirer des conclusions sur les critères :

  • entrevues auprès d'employés clés du MAECI et du CCN;
  • analyse de données financières et non financières;
  • contrôle par sondage d'un échantillon d'opérations financières pour justifier le montant et l'admissibilité des frais facturés au MAECI;
  • examen de documents (rapports portant sur le volume de travail, les normes de service, etc.).

Critères de vérification

La vérification a cherché à déterminer :

  • si les frais fixes facturés au MAECI étaient raisonnables par rapport à la quantité et à la qualité des services fournis et si elles étaient conformes au protocole d'entente;
  • si les frais discrétionnaires facturés au MAECI étaient bien documentés et étaient conformes au protocole d'entente.

En matière de gérance, les champs d'enquête de la vérification étaient rattachés aux éléments pertinents des contrôles de gestion de base[1].

Tableau 4 : En matière de gérance, les champs d'enquête de la vérification étaient rattachés aux éléments pertinents des contrôles de gestion de base
Élément du CRGContrôles de gestion connexes
GéranceG-1 : intégration au budget des activités, échéanciers et ressources nécessaires à la réalisation des objectifs.
ST-2 : mise en place d'un processus formel d'analyse critique des hypothèses et des affectations de ressources en découlant.
ST-4 : surveillance des prévisions à intervalles réguliers.
ST-10 : codage et enregistrement des opérations de manière à permettre, en temps opportun, un traitement exact de l'information.
ST-12 : conservation des dossiers et des documents de manière conforme aux lois et règlements.
ST-16 : comparaison par la direction, à intervalles réguliers, des résultats atteints par rapport aux attentes.

Annexe B : Plan d'action de la direction

Tableau 5 : Plan d'action de la direction
Recommandation de la vérificationMesure de la directionGroupe responsableDate d'achèvement prévue
Date d'achèvement prévue.La Direction des règlements et obstacles techniques accepte cette recommandation et a ajouté au protocole d'entente qui entre en vigueur le 1er avril une nouvelle disposition qui prévoit ce qui suit :

« Le CCN devra aviser sans délai le Ministère, par écrit, lorsque des dépenses variables à l'appui du fonctionnement du centre de demandes de renseignements, définies dans le présent protocole, nécessitent le virement de fonds entre des postes de dépenses discrétionnaires prévus à l'annexe A du protocole. A cette fin, le CCN produit au Ministère des motifs suffisants et des copies de factures originales afin de justifier la réaffectation budgétaire. Le Ministère répondra sans délai, par écrit, à toute demande de réaffectation budgétaire. »
Directeur/ Directrice – Direction des règlements et obstacles techniques, TIB1er avril 2011

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Date de modification :
2013-01-03