Affaires étrangères, Commerce et Développement Canada
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Vérification interne de la trésorerie et de la gestion bancaire

Version PDF (911 mo)*

Juin 2009

Sommaire Executif

1. Introduction

2. Observations et Recommandations

3.0 Conclusion

Annexe A – Renseignements sur la Vérification

Annexe B – Plan d'action de la Direction

Annexe C – Ville et Pays des Missions de L’échantillon

Sommaire Exécutif cutif

Le Bureau du dirigeant principal de la vérification (ZBD) a entrepris une vérification de la trésorerie et de la gestion bancaire dans le cadre du plan de vérification transitionnelle pour l’exercice 2008 2009. La trésorerie et la gestion bancaire à Affaires étrangères et Commerce international Canada (MAECI) ont été couvertes en raison du risque élevé posé par le nombre important de comptes bancaires ministériels (appelés au MAECI « comptes bancaires des missions ») dans diverses devises, du nombre important d’opérations, de l’existence de comptes de caisse, du roulement élevé des membres du personnel à la Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD) et de la dispersion géographique des opérations de trésorerie et de gestion bancaire du Ministère.

La vérification avait pour objectif d’évaluer l’efficacité et la rigueur des contrôles appliqués aux activités de trésorerie et de gestion bancaire afin d’en garantir raisonnablement la conformité avec les politiques en vigueur du Conseil du Trésor. La trésorerie et la gestion bancaire sont régies par la Politique sur les comptes bancaires ministériels du Conseil du Trésor, la Politique sur la petite caisse, la Politique sur la comptabilisation des rentrées de fonds, la Politique sur les dépôts ainsi que les parties II et III du Règlement sur l'émission des chèques (1997).

Des travaux de vérification ont été effectués dans huit missions et à l’Administration centrale. Les inspections ont eu lieu entre décembre 2008 et mars 2009. Les missions ont été sélectionnées de sorte à fournir un aperçu général représentatif de l’état des processus et contrôles visant les activités de trésorerie et de gestion bancaire au MAECI. Les travaux de vérification ont inclus le contrôle des opérations enregistrées au cours de l’exercice financier terminé le 31 mars 2009, des entrevues avec des membres du personnel de l’Administration centrale et des missions et la révision de processus; ces activités visaient à fournir un niveau d’assurance élevé.

L’objectif, les critères, la méthode et la portée de la vérification sont exposés en détail à l’annexe A, Renseignements sur la vérification.

Dans l’ensemble, les contrôles des activités de trésorerie et de gestion bancaire étaient efficaces et rigoureux; ils fournissaient une garantie raisonnable de la conformité avec les politiques en vigueur du Conseil du Trésor. Les exigences des politiques et des procédures en matière de gestion des comptes bancaires ministériels étaient généralement respectées. La surveillance, le rapprochement et le dépôt des fonds publics étaient, dans la plupart des cas, effectués efficacement de sorte à prévenir et à réduire le plus possible les cas d’erreur, les délits d’action ou de commission et les omissions. Un rapprochement bancaire était effectué tous les mois pour chaque compte bancaire actif.

Pour renforcer le contrôle de la trésorerie et de la gestion bancaire, il faut apporter des améliorations sur les plans suivants :

  • politique et directives procédurales;

  • uniformité dans l’application des contrôles de la manutention de l’argent comptant;

  • surveillance.

Le rapport contient des recommandations au sujet des éléments suivants :

  • mise en application des politiques et procédures grâce à une surveillance accrue des comptes bancaires inactifs;

  • autorisation des opérations des comptes bancaires des missions;

  • clarification des fonctions du MAECI et de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) liées au traitement et à la protection des recettes des services d’immigration;

  • traitement et rapprochement des recettes des services d’immigration et des activités consulaires;

  • surveillance et examen des rapprochements bancaires;

  • utilisation des comptes de caisse;

  • séparation des tâches pour la gestion des comptes de caisse;

  • respect des exigences procédurales pour la gestion des fonds de petite caisse;

  • relation entre les Opérations financières internationales (SMFF) et les missions.

Les Opérations financières internationales (SMFF) sont responsables de la trésorerie et de la gestion bancaire, y compris les processus et contrôles en place pour les comptes bancaires ministériels, les dépôts, les rapprochements bancaires, les opérations au comptant et l’encaisse. Les travaux de vérification ont porté sur les activités de trésorerie et de gestion bancaire des missions à l’étranger et les liens avec les opérations de la Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD) et plus particulièrement avec les Opérations financières internationales (SMFF).

La direction a déjà pris des mesures importantes en fonction des discussions avec les vérificateurs. De plus, elle a élaboré un plan d’action pour corriger les problèmes mentionnés précédemment. Une liste complète des recommandations et le plan d’action de la direction figurent à l’annexe B.

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1. Introduction

Les ministères fédéraux utilisent les moyens de paiement du receveur général du Canada pour les rentrées et les sorties de fonds. Des exceptions sont faites pour la gestion des comptes bancaires ministériels (appelés au MAECI « comptes bancaires des missions »), dans les cas où les moyens de paiement du receveur général du Canada ne sont pas immédiatement disponibles, par exemple dans d’autres pays. Les missions du MAECI à l’étranger utilisent donc des comptes bancaires individuels.

Le MAECI perçoit et traite les recettes consulaires et effectue la surveillance, le rapprochement et le dépôt des recettes des services d’immigration, comme convenu dans un protocole d’entente (PE) avec Citoyenneté et Immigration Canada (CIC). Les fonds publics sont reçus, contrôlés et déposés par les employés du MAECI dans les comptes bancaires de la mission ou, dans certains cas, gardés en sécurité dans le coffre fort de la mission, désigné ci après « compte de caisse ».

Les opérations de trésorerie et les opérations bancaires au MAECI relèvent de la Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD), qui englobe les Opérations financières internationales (SMFF) et les Opérations financières nationales (SMFH).

La trésorerie et la gestion bancaire constituent une priorité au MAECI, parce qu’un fractionnement des contrôles aurait d’importantes conséquences sur les finances et la réputation du Ministère. La trésorerie et la gestion bancaire constituent un secteur à risque élevé de délits d’action ou de commission; ces activités doivent donc faire l’objet d’un contrôle efficace et pertinent.

2. Observations et Recommandations

2.1 Comptes bancaires des missions

Le gouvernement a pour politique d’utiliser les moyens du receveur général du Canada (RG) pour les rentrées et sorties de fonds. Les ministères peuvent présenter une demande d’approbation de l’utilisation de comptes bancaires ministériels (appelés au MAECI « comptes bancaires des missions ») dans les cas où il ne leur est pas possible d’utiliser les moyens habituels du receveur général du Canada.

En plus de recevoir cette approbation, en raison de la nature des activités du MAECI, certaines exceptions ont été accordées au Ministère quant aux catégories de paiements et au montant maximum des paiements effectués sur les comptes bancaires des missions.

Les exigences des politiques et des procédures du Conseil du Trésor pour les comptes bancaires ministériels sont généralement respectées. Des occasions d’amélioration ont toutefois été définies dans les secteurs suivants.

2.1.1. Comptes bancaires inactifs dans le Système de gestion intégrée (SGI)

Plusieurs comptes bancaires enregistrés dans le Système de gestion intégrée (SGI) étaient inactifs depuis plus d’un an. Pour l’exercice terminé le 31 mars 2009, selon les dossiers du SGI, 31 comptes bancaires inactifs présentaient un solde non réglé. Dix sept de ces comptes présentaient un solde débiteur (positif), le total s’élevant à 497 000 $ et quatorze d’entre eux présentaient un solde créditeur (négatif), le total des soldes atteignant 502 000 $. Le Ministère n’a pu fournir d’explications aux vérificateurs au sujet de cette situation.

Il n’a pas été possible d’établir clairement quels comptes bancaires inactifs du SGI correspondaient à des comptes bancaires réels existant toujours, mais non utilisés, et lesquels correspondaient à des comptes bancaires ayant été fermés en réalité, mais non fermés dans le système. L’existence de ces comptes inactifs crée un fardeau administratif sur le plan du rapprochement et un risque d’utilisation non autorisée et non décelée.

Recommandation no 1

Corriger le problème actuel des comptes bancaires inactifs comportant des soldes dans le SGI :

  • en éliminant ou en transférant tous les soldes non nécessaires des comptes bancaires inactifs du Système de gestion intégrée (SGI);

  • en fermant tous les comptes bancaires locaux qui ne sont pas utilisés.

Prévenir la récurrence du problème :

  • en veillant à ce que le personnel des missions reçoive le soutien et la formation nécessaires pour fermer les comptes bancaires selon les règles;

  • en mettant en application les politiques et procédures;

  • en améliorant la surveillance des comptes bancaires inactifs.

2.1.2. Autorisation des opérations

C’est l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) qui établit le pouvoir exercé par les gestionnaires pour confirmer que les biens et services ont été reçus conformément aux spécifications. L’article 33 confère quant à lui le pouvoir d’effectuer des paiements. Le processus d’attestation de l’article 33 garantit le respect de toutes les exigences de l’article 34.

Les procédures de vérification ont révélé que le processus d’approbation aux termes des articles 33 et 34 de la LGFP n’était pas toujours respecté dans les missions. En effet, dans trois missions sur huit, des employés ont dans certains cas signé des documents financiers sans que les pouvoirs nécessaires ne leur aient été délégués. Dans trois autres missions, la signature aux termes de l’article 33 a été apposée dans certains cas sans la réception au préalable de la confirmation que les biens ou services avaient bien été reçus aux termes de l’article 34. Il a également été constaté que les cartes de spécimen de signature pour les nominations intérimaires étaient rarement remplies dans les missions lorsqu’un agent occupait temporairement un poste. Cette pratique augmente le risque que des employés non autorisés exercent les pouvoirs de signature visés par les articles 33 et 34.

À la suite des travaux de vérification sur place, un chef de mission a constaté la gravité de la situation et il a demandé qu’une formation soit fournie sans délai à tous les employés possédant les pouvoirs délégués de signature dont il est question ici. Cette formation a été fournie par les Opérations financières internationales (SMFF).

Recommandation no 2

Les Opérations financières internationales (SMFF) ou le Centre d’apprentissage des services ministériels (CFSS) doivent rappeler aux employés des missions qui possèdent les pouvoirs délégués aux termes des articles 33 et 34 l’importance de se conformer à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Il faudrait envisager de donner des séances d’information.

SMFF doit veiller à ce que les cartes de spécimen de signature, y compris les cartes temporaires pour les nominations intérimaires, soient à jour et à ce que les employés qui apposent leur signature possèdent les pouvoirs nécessaires.

2.1.3. Compte du grand livre no 24010 – Chèques sur le compte d'avances de caisse

Le compte du grand livre général no 24010 – « Chèques sur le compte d’avances de caisse » a pour objet d’établir un élément de passif en attendant l’émission d’un chèque de remplacement pour un chèque émis antérieurement qui a été annulé ou qui est périmé.

Bon nombre des chèques périmés enregistrés dans ce compte traitaient de remboursements reliés aux services d’immigration. Ces remboursements n’avaient pas été réclamés et ne le seront probablement jamais. Les directives n’étaient pas claires quant à la façon de radier ces montants et au moment de la radiation.

Le manque de clarté des directives sur l’utilisation du compte a également mené à l’enregistrement de nombreuses opérations non liées au remplacement de chèques annulés ou périmés. Un grand nombre de ces opérations avaient été lancées au cours du transfert de l’ancien système comptable Finex vers le nouveau Système de gestion intégrée (SGI) et avaient été effectuées avant 1999. Dans d’autres cas, les opérations ne sont pas valides ou leur provenance est inconnue. Le solde du compte a été reporté d’année en année.

Recommandation no 3

Faire en sorte que le compte du grand livre général no 24010 – « Chèques sur le compte d’avances de caisse » corresponde exactement aux éléments de passif courants :

  • déterminer, conjointement avec Citoyenneté et Immigration Canada, la façon de radier les remboursements non perçus et le moment de la radiation;

  • régler les autres opérations en suspens enregistrées dans le compte;

  • comme l’a recommandé le Bureau de l’inspecteur général (ZID) en 2003, émettre des directives claires sur l’utilisation pertinente du compte et les moyens de mettre le compte en règle.

2.2 Dépôts

Dans l’ensemble, l’efficacité et la rigueur des contrôles en place pour le dépôt de fonds publics sont satisfaisantes. Des occasions d’amélioration ont cependant été définies dans les secteurs suivants.

2.2.1. Fonctions du MAECI et de CIC

Le protocole d’entente (PE) signé le 5 juin 1992 entre Affaires extérieures et Commerce international Canada (maintenant connu sous l’appellation « ministère des Affaires étrangères et du Commerce international » – MAECI) et la Commission de l’emploi et de l’immigration du Canada (maintenant connue sous l’appellation « Citoyenneté et Immigration Canada » – CIC) ne contient pas de précisions quant aux fonctions de vérification de l’existence de contrôles efficaces et rigoureux pour la perception et la protection des recettes des services d’immigration.

Il est par ailleurs clairement indiqué dans le protocole d’entente de 1992 que le MAECI fournira aux programmes d’immigration des services de gestion financière à l’étranger, y compris des moyens pour les rentrées et dépôts de fonds.

Il existe une certaine ambiguïté quant aux fonctions liées à la mise en œuvre de contrôles efficaces et rigoureux quant à la perception et à la protection des recettes des services d’immigration. Cette ambiguïté pourrait empêcher la mise en œuvre des mesures correctives prévues dans les cas où des lacunes seraient décelées au cours des contrôles.

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Divers moyens peuvent être utilisés pour soumettre une demande d’immigration et payer les droits s’y rattachant :

  • tiers fournisseurs de services;

  • boîte de courrier interne dans une mission, pas nécessairement dans la zone des services;

  • services postaux et services de messagerie;

  • remise en personne à la mission.

Pour chacun de ces scénarios, les agents de gestion et des affaires consulaires (AGC) ont exprimé leur souci de connaître le seuil de la responsabilité du MAECI quant à la protection des recettes. La responsabilité des sommes d’argent, de la présentation d’une demande à son enregistrement dans le programme logiciel Point de vente (PDV) de l’Immigration, n’était pas clairement attribuée.

Dans certaines missions :

Le nombre de dossiers d’immigration en attente de traitement était important; il correspondait parfois à un retard de plusieurs semaines. D’autres missions ayant un important nombre de demandes d’immigration à traiter étaient pourtant à jour dans leurs activités. Les pratiques exemplaires de ces missions devraient être communiquées.

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Les vérificateurs ont remarqué dans plusieurs missions que des solutions de rechange comme l’utilisation de cartes de crédit et de cartes de débit auraient été bien accueillies. Elles ne représentaient cependant pas des méthodes de paiement acceptables pour la perception des recettes des services d’immigration dans les missions en 2008 2009.

Le 27 avril 2009, le MAECI et ses partenaires ont signé un protocole d’entente (PE) sur les activités et le soutien dans les missions à l’étranger. Ce PE n’a pas pour objet de fournir des renseignements sur tous les éléments des responsabilités convenues du MAECI et des ministères partenaires. Il prévoit toutefois la rédaction d’annexes supplémentaires pour couvrir les questions de programme touchant des partenaires précis, s’il y a lieu.

Recommandation no 4

Clarifier les rôles et responsabilités d’Affaires étrangères et Commerce international Canada et de Citoyenneté et Immigration Canada quant à la vérification et à la mise en place de contrôles efficaces de la perception et de la protection des recettes des services d’immigration. Communiquer clairement les modifications aux Opérations financières internationales (SMFF) ainsi qu’à tous les chefs de mission (CDM) et agents de gestion et des affaires consulaires (AGC).

Recommandation no 5

Les instruments financiers considérés relevant du MAECI à la suite de la clarification des rôles et responsabilités du MAECI et de CIC devraient être suffisamment protégés.

De plus, il faudrait envisager, avec les ministères partenaires, l’utilisation de modes de paiement comme les cartes de crédit et de débit afin de réduire les risques au minimum.

2.2.2. Reçus pour recettes consulaires

L’article 5.11.3 du chapitre cinq du Manuel des instructions consulaires stipule que « le reçu officiel (EXT 25) n’est jamais remis au public sur réception des droits versés pour services de passeport. Il est réservé aux droits versés pour tous les autres services consulaires. [...] Sur demande, le fonctionnaire consulaire peut remettre au client un reçu pour les droits versés au titre de services de passeport rendus ».

Selon la politique de perception de revenus et d'émission de reçus par les missions de la Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD), « dès que la mission perçoit des fonds publics, un reçu doit être émis ».

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Recommandation no 6

Élaborer, mettre en œuvre et communiquer une politique uniforme pour l’émission de reçus dans les missions. À titre de mesure de contrôle supplémentaire, les missions devraient afficher cette politique et un exemple de reçu dans la salle d’attente de leurs services consulaires pour informer les clients de la procédure normale.

2.2.3. Formulaire de rapprochement – recettes des services d’immigration

Pour lancer le rapprochement des recettes quotidiennes dans le programme logiciel Point de vente (PDV) de l’Immigration, l’agent d’immigration principal doit entrer un mot de passe personnel et autoriser le rapprochement. Dans le cadre du processus de rapprochement, le rapport 1203A, liste des divers paiements reçus, est imprimé et comparé avec la bande sommaire et les reçus de caisse; la comparaison permet de déceler les écarts.

Le rapport 1203A n’était habituellement pas paraphé ni signé par l’agent d’immigration principal, car celui ci devait déjà fournir son mot de passe pour créer le rapport. Dans certaines missions, l’agent d’immigration principal paraphait ou signait le rapport pour compenser les manquements possibles de la protection par mot de passe. Cette pratique exemplaire conférait une garantie additionnelle de l’exactitude et de l’exhaustivité des recettes des services d’immigration sans alourdir le processus.

Une autre pratique exemplaire a été constatée dans une autre mission : les commis au recouvrement des coûts de l’Immigration comptaient les sommes d’argent perçues pendant la journée et communiquaient les totaux réels au superviseur du recouvrement des coûts sans connaître les totaux enregistrés dans le système PDV. Le superviseur faisait ensuite imprimer les rapports de rapprochement et exécutait le processus de rapprochement. Les écarts faisaient l’objet d’un suivi auprès des commis. Le processus constituait un contrôle additionnel pour la comptabilisation de toutes les recettes perçues.

Recommandation no 7

Comme contrôle pour compenser un manquement à la protection par mot de passe, veiller à ce que l’agent d’immigration principal signe le rapport 1203A du programme logiciel Point de vente (PDV) de l’Immigration avant que la section de la comptabilité de la mission accepte le rapport.

2.2.4. Formulaire de rapprochement – recettes consulaires

Selon l’article 5.11.4 du chapitre cinq du Manuel des instructions consulaires, tous les droits reçus pour des services consulaires rendus doivent être enregistrés sans délai, à la réception du formulaire « Registre des droits perçus – services consulaires et des passeports (EXT 119) ».

Dans la plupart des missions inspectées, le rapprochement des recettes consulaires se faisait au moyen de formulaires internes, plutôt qu’au moyen des formulaires prescrits. Ces formulaires ne contenaient pas toujours tous les champs d’information nécessaires, comme un champ pour le numéro de reçu du client et un champ pour l’approbation du gestionnaire.

Il manquait également dans le formulaire EXT 119 ces mêmes champs d’information importants; le lien vers ce formulaire dans la page d’accueil des services consulaires sur le site intranet du MAECI ne fonctionnait pas. De plus, le formulaire n’était pas disponible dans la section des formulaires en ligne de la page principale du site intranet.

L’utilisation d’un formulaire détaillé contribuerait à la réalisation d’un rapprochement des recettes consulaires efficace et rigoureux dans toutes les missions.

Recommandation no 8

Remanier le formulaire « Registre des droits perçus – services consulaires et des passeports (EXT 119) » de sorte qu’il contienne un champ pour l’approbation de la direction et un champ pour le numéro de reçu du client. Créer un lien rapide vers le nouveau formulaire EXT 119 dans la liste des Formulaires en direct et dans la page d’accueil des Services consulaires. L’Administration centrale devrait contrôler efficacement le processus de rapprochement des recettes consulaires.

2.2.5. Remise de monnaie aux clients

Les versements qui dépassaient les droits exigés n’étaient pas traités de façon uniforme dans les missions.

Certains clients sont arrivés dans une mission canadienne sans la monnaie exacte ou avec des instruments financiers d’un montant supérieur aux droits en vigueur. Souvent, il ne leur était pas possible de revenir avec le montant exact. Parmi les difficultés rencontrées dans divers pays figurent l’obtention de dollars canadiens ou des instruments financiers, la nécessité d’effectuer des déplacements sur de longues distances pour se rendre à la mission et les changements fréquents du montant des droits attribuables à la volatilité des taux de change.

Dans certaines missions, il y avait des volants de liquidité et on remettait la monnaie aux clients. Dans d’autres missions, la pratique consistait à ne pas rendre la monnaie aux clients et à accepter le montant excédentaire. Les clients disaient parfois aux employés de la mission de « garder la monnaie », plutôt que d’avoir à quitter et à revenir avec le montant exact. Dans d’autres missions encore, on demandait aux clients de signer une renonciation dans laquelle ils déclaraient ne pas s’attendre à recevoir la monnaie.

Dans le cas des demandes reçues par la poste, certaines missions avaient pour pratique de retourner les chèques visés ou les mandats poste ou encore d’émettre un remboursement par le biais du système de règlement des chèques. Dans d’autres missions, les chèques visés et les mandats–poste étaient acceptés, mais aucun remboursement n’était émis si le montant excédentaire se situait dans une fourchette acceptable correspondant approximativement à un rajustement récent du taux de change.

Recommandation no 9

Élaborer, communiquer et mettre en œuvre une politique claire et uniforme sur les paiements dont le montant ne correspond pas aux droits exigés; toutes les missions doivent suivre cette politique. La politique doit tenir compte tant de l’obligation de comptabiliser les sommes reçues que de celle de fournir un bon service aux clients.

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2.3 Rapprochements bancaires

2.3.1. Vérification et surveillance des rapprochements bancaires à l’Administration centrale

La vérification et la surveillance des rapprochements bancaires constituent des mesures de contrôle de détection clés pour les opérations de trésorerie et de gestion bancaire. Il existe habituellement des écarts entre les relevés bancaires et les livres comptables, qui sont attribuables aux différences dans le moment où les données sont enregistrées dans les livres comptables et à la banque. Le rapprochement bancaire a pour objet de vérifier si ces différences découlent du moment de l’enregistrement plutôt que d’une erreur. Il est important qu’une vérification et un suivi suffisants soient effectués, de sorte qu’une mesure soit prise sans délai pour la correction des erreurs comptables ou l’analyse des opérations inhabituelles.

Bien que préparés par les missions, les dossiers de rapprochement bancaire n’étaient pas présentés dans les délais la plupart du temps; les rapprochements bancaires en suspens faisaient l’objet d’une surveillance insuffisante des Opérations financières internationales (SMFF). Dans certains cas, ces dossiers n’avaient pas été soumis à SMFF pendant plusieurs mois. La politique exige pourtant que les dossiers de rapprochement bancaire soient présentés à SMFF dans les dix jours ouvrables suivant la clôture de la période financière. Dans bon nombre de missions, ce délai ne laissait pas une période de temps raisonnable pour recevoir le relevé de fin de mois officiel de la banque, remplir le dossier de rapprochement bancaire et envoyer ce dossier par les moyens qui conviennent le mieux à l’Administrations centrale. Dans certains pays, les délais étaient plus longs que prévu en raison de l’accès limité aux relevés bancaires en direct et du manque de fiabilité de la poste et des services de messagerie et de valise diplomatique.

SMFF a utilisé une approche fondée sur le risque pour choisir l’échantillon des rapprochements bancaires à vérifier en détail. Pour l’exercice terminé le 31 mars 2009, les Opérations financières internationales ont prévu effectuer 219 vérifications détaillées sur un nombre de 2088 vérifications possibles. Des vérifications réelles ont été effectuées pour 82 dossiers de rapprochement bancaire. SMFF a ramené à 109 rapprochements la taille de son échantillon de rapprochements bancaires pour l’exercice se terminant le 31 mars 2010.

Recommandation no 10

Les Opérations financières internationales (SMFF) doivent exercer une surveillance efficace du processus de rapprochement bancaire pour garantir, dans la mesure du possible, la détection des erreurs, des omissions et des délits d’action ou de commission :

  • en élaborant, en documentant et en mettant en œuvre un plan de surveillance axé sur une méthode d’échantillonnage favorisant des évaluations fiables;

  • en faisant en sorte que tous les rapprochements bancaires soient effectués et soumis comme exigé.

SMFF doit fixer des délais raisonnables pour la soumission des rapprochements bancaires qui ne dépassent pas 30 jours après la clôture de la période financière. Dans des cas exceptionnels, il pourrait s’agir de méthodes de soumission de rechange, comme l’envoi de copies numérisées suivi de l’envoi des originaux.

2.3.2. Relevé de rapprochement bancaire dans le Système de gestion intégrée (SGI)

Au fil des ans, des améliorations ont été apportées au relevé de rapprochement bancaire du Système de gestion intégrée (SGI). Ces modifications ont entraîné une amélioration de la qualité des données et facilité l’examen du rapport. L’une des récentes modifications a entraîné une amélioration de la fonctionnalité en permettant l’enregistrement des travaux de rapprochement bancaire en cours.

Comme dans le cas de l’ancien relevé, le SGI a prévu un écran séparé qui contient des renseignements sur : 1) « Transactions non inscrites sur le relevé bancaire » et 2) les « Transactions non inscrites dans le SGI ». Le total des articles entrés dans ces sections figure à titre de rajustement sur le relevé de rapprochement bancaire. On encourage les missions à fournir la plus grande quantité possible de renseignements pour aider à définir ces opérations.

Les sections des rajustements du relevé de rapprochement bancaire dans le SGI étaient interprétées de façon non uniforme par les experts comptables des missions. Les rajustements qui auraient figuré dans la première section des « Transactions non inscrites sur le relevé bancaire » ont été inscrits dans la deuxième section à titre de « Transactions non inscrites dans le SGI » et inversement. Il était donc difficile pour l’examinateur d’établir la nature des rajustements. De plus, les rajustements qui exigeaient un suivi n’ont peut être pas été indiqués correctement et ils ont pu passer inaperçus lors de l’examen de la direction de la mission ou de l’examen à l’Administration centrale.

Recommandation no 11

Reformuler les titres des sections des rajustements du relevé de rapprochement bancaire dans le Système de gestion intégrée (SGI) pour éliminer toute ambiguïté. Inclure une directive dans le SGI pour garantir l’uniformité dans toutes les missions.

2.4 Comptes de caisse

2.4.1. Utilisation de comptes de caisse et expédition de sommes d’argent par valise diplomatique

Le Ministère possédait seize comptes de caisse actifs dans les missions au cours de l’exercice terminé le 31 mars 2009. Les comptes de caisse s’avèrent parfois nécessaires en raison de conditions locales. Ainsi, une mission avait payé les salaires des employés en argent comptant, parce qu’il lui était interdit par la loi d’émettre des chèques ou d’effectuer des paiements par voie électronique aux employés recrutés sur place.

Les comptes de caisse servent principalement à payer les dépenses de fonctionnement courantes, à fournir des avances de voyage aux employés qui doivent se rendre dans d’autres pays, à déposer des recettes en argent comptant et à payer les salaires des employés recrutés sur place. Ces comptes sont réapprovisionnés soit directement sur le compte bancaire de la mission, où sont versées les recettes tirées des services d’immigration et des activités consulaires, *****.

Les mesures de contrôle en place pour les comptes de caisse étaient dans l’ensemble efficaces et suffisantes pour garantir la protection de l’argent comptant et du traitement des paiements et des dépôts. Toutes les missions de l’échantillon de la vérification qui possédaient des comptes de caisse en avaient besoin pour exercer leurs activités dans leur pays respectif. Certaines missions pourraient cependant réduire leur utilisation de ces comptes et ainsi atténuer les risques liés aux opérations au comptant.

Dans une mission, presque tous les paiements aux fournisseurs et aux employés recrutés sur place étaient effectués sur le compte de caisse. ***** parce que la banque dont la mission utilisait les services n’offrait pas le transfert électronique de fonds. D’autres banques du pays avaient toutefois commencé dernièrement à offrir ces services. Après les travaux de vérification sur place, la mission a changé de banque, ce qui veut dire *****. La mission envisageait également effectuer des paiements électroniques aux membres du personnel recruté sur place et aux fournisseurs, pratique qui allait entraîner une diminution importante de l’utilisation d’argent comptant.

Les opérations au comptant augmentent les risques liés à la protection des fonds publics et à la sécurité des employés. ***** peuvent avoir des effets négatifs sur le flux de trésorerie de la mission.

Recommandation no 12

Réduire le risque en diminuant l’utilisation d’argent comptant :

  • utiliser les pratiques bancaires locales modernes, *****

  • effectuer des paiements au moyen de transferts électroniques de fonds, si possible.

2.4.2. Séparation des tâches des employés responsables de l’argent comptant

La séparation des tâches constitue un contrôle fondamental qui réduit le risque d’erreur ou d’adoption de mesures non pertinentes. Si possible, une organisation doit veiller à ce qu’aucune personne ne puisse exercer le contrôle de tous les éléments d’une opération financière donnée.

Affaires étrangères et Commerce international Canada possède plusieurs comptes de caisse actifs dans les missions. Dans certains cas, les fonds étaient rarement utilisés et les soldes, assez bas et le risque associé, faible. *****

*****. Cette pratique, combinée à des lacunes dans le processus d’autorisation des opérations dans les missions (voir la recommandation no 2), accroît le risque de perte et de délit d’action ou de commission.

Recommandation no 13

Dissocier les fonctions de garde, d’enregistrement et de rapprochement des comptes de caisse. Examiner les cas où les tâches ne peuvent être séparées et mettre en place des contrôles compensatoires.

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2.5 Petite caisse

2.5.1. Respect des exigences procédurales visant les fonds de la petite caisse

On considère que la petite caisse présente un faible risque compte tenu de son faible degré d’importance pour le MAECI, mais l’avance maximale, qui est égale à 2 000 dollars canadiens, constitue toutefois une somme importante dans certains pays. L’attrait que représente la petite caisse entraîne un risque élevé pour le gardien des fonds, qui pourrait être tenu responsable si l’argent disparaissait. Des incohérences ont été constatées dans la mise en œuvre des procédures de gestion de la petite caisse dans la plupart des missions visitées. Des incohérences ont aussi été décelées à l’Administration centrale, mais elles étaient moins graves.

*****

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*****

Le remboursement des dépenses sur la petite caisse n’était pas toujours effectué selon les règles. Voici les problèmes constatés :

  • Les paiements étaient versés au demandeur avant l’approbation aux termes de l’article 34;

  • Un accusé de réception du paiement n’était pas toujours obtenu du demandeur;

  • Les sommes d’argent comptant versées avant les achats n’étaient pas toujours enregistrées,

  • Un rapprochement de l’encaisse, des pièces justificatives et des avances n’était pas toujours effectué au cours du réapprovisionnement de la petite caisse.

Les formulaires officiels pour la gestion de la petite caisse n’étaient pas conçus pour consigner tous les renseignements pertinents, faciliter le rapprochement et guider les utilisateurs tout au long des processus à utiliser. Les missions ont souvent amélioré ces formulaires en les adaptant aux besoins du gardien de la petite caisse.

Certains gardiens et gestionnaires de petite caisse ne comprenaient pas bien leurs responsabilités.

Recommandation no 14

Mettre en œuvre les mesures suivantes pour améliorer la gestion de la petite caisse :

  • Améliorer la surveillance des comptes de la petite caisse en suivant les politiques du Conseil du Trésor en matière de rapprochement ordinaire et de rapprochements sans préavis des fonds de la petite caisse;

  • Évaluer et modifier au besoin les formulaires officiels de gestion de la petite caisse pour faire en sorte que tous les renseignements pertinents y soient saisis et que les besoins des utilisateurs soient couverts. Les pratiques exemplaires des missions utilisant d’excellents formulaires internes devraient être examinées;

  • Créer et tenir des dossiers exacts des fonds de petite caisse actifs et fermés à l’Administration centrale;

  • Veiller à donner une formation adéquate aux gestionnaires et aux gardiens de petite caisse.

2.6 Divers

2.6.1. Soutien fourni aux missions par les Opérations financières internationales (SMFF)

Les opérations de trésorerie et de gestion bancaire au MAECI relèvent de la Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD) et plus particulièrement des Opérations financières internationales (SMFF).

Les connaissances et l’expérience des membres du personnel de SMFF sont bien appréciées des experts comptables des missions ainsi que des agents de gestion et des affaires consulaires. Certaines missions ont toutefois exprimé leur mécontentement quant au niveau de communication et d’aide disponible rapidement de SMFF. Dans certains cas où les employés n’avaient pas reçu de réponses à leurs questions ou d’explications au sujet des méthodes à utiliser, leur mécontentement a entraîné un manque d’uniformité des contrôles et procédures. Les experts comptables des missions utilisaient parfois leur expérience et leur jugement pour prendre leurs propres décisions opérationnelles après avoir consulté d’autres missions. Enfin, certaines missions ont déclaré qu’elles apprécieraient un plus grand nombre d’inspections et de séances de formation par le personnel de SMFF.

Recommandation no 15

La Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD) et plus particulièrement les Opérations financières internationales (SMFF) doivent :

  • évaluer le niveau et la qualité du soutien fourni aux missions;

  • tenir compte de la rétroaction des missions;

  • mettre en œuvre les mesures nécessaires pour renforcer le soutien offert

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3. Conclusion

Dans l’ensemble, les contrôles des activités de trésorerie et de gestion bancaire étaient efficaces et rigoureux; ils fournissaient une garantie raisonnable de la conformité avec les politiques en vigueur du Conseil du Trésor. Les exigences des politiques et des procédures en matière de gestion des comptes bancaires ministériels étaient généralement respectées. La surveillance, le rapprochement et le dépôt des fonds publics étaient, dans la plupart des cas, effectués efficacement de sorte à prévenir et à réduire le plus possible les cas d’erreur, les délits d’action ou de commission et les omissions. Un rapprochement bancaire était effectué tous les mois pour chaque compte bancaire actif.

Pour renforcer le contrôle de la trésorerie et de la gestion bancaire, il faut apporter des améliorations sur les plans suivants :

  • politiques et directives procédurales;

  • uniformité dans l’application des mesures de contrôle de la manutention de l’argent comptant;

  • surveillance.

Les recommandations formulées portent sur les éléments suivants :

  • mise en application des politiques et procédures grâce à une surveillance accrue des comptes bancaires inactifs;

  • autorisation des opérations des comptes bancaires des missions;

  • clarification des fonctions du MAECI et de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) liées au traitement et à la protection des recettes des services d’immigration;

  • traitement et rapprochement des recettes des services d’immigration et des activités consulaires;

  • surveillance et examen des rapprochements bancaires;

  • utilisation des comptes de caisse;

  • séparation des tâches pour la gestion des comptes de caisse;

  • respect des exigences procédurales pour la gestion des fonds de la petite caisse;

  • relation entre les Opérations financières internationales (SMFF) et les missions.

La direction a déjà pris d’importantes mesures en fonction des discussions avec les vérificateurs. De plus, elle a élaboré un plan pour corriger les problèmes mentionnés précédemment. Une liste complète des recommandations et le plan d’action de la direction figure à l’annexe B.

Annexe A – Renseignements sur la Vérification

Objectif de Vérification

La vérification avait pour objectif d’évaluer l’efficacité et la rigueur des contrôles appliqués aux activités de trésorerie et de gestion bancaire afin d’en garantir raisonnablement la conformité avec les politiques en vigueur du Conseil du Trésor.

Étendue de la Vérification

La vérification couvrait les activités de trésorerie et de gestion bancaire des missions à l’étranger ainsi que les liens avec les opérations de la Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD), responsable de la trésorerie et de la gestion bancaire au MAECI. Ces activités englobent les processus et les contrôles en place pour les comptes bancaires ministériels (comptes bancaires des missions), les opérations de trésorerie, l’encaisse, les dépôts et la réalisation de rapprochements bancaires.

Des travaux de vérification sur place ont été nécessaires dans un échantillon de missions et à l’Administration centrale. Les inspections ont eu lieu de décembre 2008 à mars 2009. Les missions ont été sélectionnées de sorte à fournir un aperçu général représentatif de l’état des processus et contrôles visant les activités de trésorerie et de gestion bancaire au MAECI. La vérification incluait un examen des opérations effectuées au cours de l’exercice financier terminé le 31 mars 2009.

Critères de Vérification

Les critères de la vérification étaient les suivants :

  1. Les comptes bancaires ministériels (CBM) sont utilisés efficacement et font l’objet d’un contrôle rigoureux;

  2. Le dépôt de fonds publics fait l’objet d’un contrôle efficace et rigoureux;

  3. Les rapprochements bancaires constituent des contrôles efficaces;

  4. La trésorerie fait l’objet d’un contrôle efficace et rigoureux.

Stratégie de Vérification

On a utilisé les techniques de vérification suivantes dans le cadre de la vérification de la trésorerie et de la gestion bancaire afin d’effectuer pour chacun des critères :

  • l’exploration et l’analyse des données sur les opérations de trésorerie et de banque enregistrées dans le Système de gestion intégrée (SGI);

  • la définition et l’analyse du contrôle des processus;

  • l’inspection;

  • le contrôle des opérations (p. ex. vérification des rapprochements bancaires, des reçus de dépôt et des pièces justificative de petite caisse);

  • les entrevues avec les représentants de l’Administration centrale et le personnel des missions;

  • l’examen des documents (p. ex. politiques, procédures et directives).

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Annexe B – Plan D'action de la Direction

Indice d’importanceImportance

1

Absence de conformité avec les lois et règlements ou lacune grave du contrôle de base et absence de facteurs compensatoires pertinents

2

Absence de conformité avec les politiques ou procédures ministérielles ou lacune du contrôle de base; présence de certains facteurs compensatoires

3

Possibilité d’amélioration de la rentabilité des programmes et processus

Degré d’importanceRecommandationRéponse de la directionSecteur responsableDate d’achèvement prévue

3

1) Corriger le problème actuel des comptes bancaires inactifs comportant des soldes dans le SGI :

  • en éliminant ou en transférant tous les soldes non nécessaires des comptes bancaires inactifs du Système de gestion intégrée (SGI);
  • en fermant tous les comptes bancaires locaux qui ne sont pas utilisés.

Prévenir la récurrence du problème :

  • en veillant à ce que le personnel des missions reçoive le soutien et la formation nécessaires pour fermer les comptes bancaires selon les règles;
  • en mettant en application les politiques et procédures;
  • en améliorant la surveillance des comptes bancaires inactifs.

SMFF examine déjà les comptes bancaires inactifs et fermera tous les comptes locaux non utilisés. Tout solde superflu sera éliminé du Système de gestion intégrée (SGI).

SMFF donnera les consignes nécessaires aux missions pour fermer les comptes selon les règles. Nous surveillerons tous les comptes bancaires afin que les comptes inactifs soient fermés sans plus tarder dès qu’il n’y aura plus d’opérations en suspens.

Voir la liste des sigles ci–après

SMFF

Septembre 2009

1

2) Les Opérations financières internationales (SMFF) et/ou le Centre d’apprentissage des services ministériels (CFSS) doivent rappeler aux employés des missions qui possèdent les pouvoirs délégués aux termes des articles 33 et 34 l’importance de se conformer à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Il faudrait envisager de donner des séances d’information.

SMFF doit veiller à ce que les cartes de spécimen de signature, y compris les cartes temporaires pour les nominations intérimaires, soient à jour et à ce que les employés qui apposent leur signature possèdent les pouvoirs nécessaires.

SMO est chargé de tenir à jour le tableau de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers et assume donc la responsabilité principale de cerner tout besoin de formation à ce chapitre de concert avec d’autres intéressés (ICSE, SMFF, SMFH).

SMO participe aux ateliers à l’AC et à l’étranger pour offrir de l’aide pratique et expliquer la manière de remplir les cartes de spécimen de signature dans la mesure où elles se rapportent au tableau de délégation des pouvoirs, ainsi que les conséquences que cela peut avoir. Les séances de formation suivantes sont en cours :

1) SMO de concert avec l’ICSE :

  • CDM
  • gestionnaires de programme
  • comptables ERP
  • perfectionnement des AGC

2) École de la fonction publique du Canada – Formation obligatoire pour les gestionnaires (G110)

3) Didacticiel du MAECI

SMFF surveillera les opérations financières dans les missions afin de veiller à leur conformité aux pouvoirs délégués par le Ministère et de s’assurer que les employés exerçant ces pouvoirs en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP sont au courant de leurs responsabilités. SMFF rencontrera tous les AGC devant quitter Ottawa cet été pour leur rappeler leur responsabilité à l’égard des pouvoirs de signer des documents financiers.

SMFF contrôlera toutes les cartes de spécimen de signature des employés dans les missions afin de veiller à leur conformité avec la délégation de pouvoirs et vérifiera s’ils ont suivi la formation obligatoire (cours G110) avant d’exercer ces pouvoirs financiers. SMFF demandera une carte de spécimen de signature pour les employés affectés à titre intérimaire.

SMFF/SMO et/ou CFSS

SMFF

Décembre 2009

Décembre 2009

3

3) Faire en sorte que le compte du grand livre général no 24010 – « Chèques sur le compte d’avances de caisse » corresponde exactement aux éléments de passif courants :

  • déterminer, conjointement avec Citoyenneté et Immigration Canada, la façon de radier les remboursements non perçus et le moment de la radiation;
  • régler les autres opérations en suspens enregistrées dans le compte;
  • comme l’a recommandé le Bureau de l’inspecteur général (ZID) en 2003, émettre des directives claires sur l’utilisation pertinente du compte et les moyens de le mettre en règle.

SMFF rencontrera des représentants de Citoyenneté et Immigration afin de discuter de la radiation des remboursements non perçus au chapitre de l’immigration et de régler toute opération en suspens dans le compte des chèques sur le compte d’avances de caisse.

SMFF émettra des directives pour surveiller ce compte et pour garantir que seules les opérations pertinentes y soient consignées.

SMFF31 décembre 2009

2

4) Clarifier les rôles et responsabilités d’Affaires étrangères et Commerce international Canada et de Citoyenneté et Immigration Canada quant à la vérification et à la mise en place de contrôles efficaces de la perception et de la protection des recettes de l’immigration; communiquer clairement les modifications aux Opérations financières internationales (SMFF) ainsi qu’à tous les chefs de mission (CDM) et agents de gestion et des affaires consulaires (AGC).

SMF examinera le PE actuel avec le concours de APD en vue de clarifier les rôles et responsabilités entre Affaires étrangères et Commerce international Canada et Citoyenneté et Immigration Canada à l’égard de la vérification et de la mise en place de contrôles efficaces de la perception et de la protection des recettes de l’immigration. SMF est en train d’examiner les processus opérationnels afin d’améliorer le contrôle de la perception de recettes et de déterminer la viabilité du recours à des cartes de crédit/débit dans les missions.

SMD se chargera de communiquer tout changement requis aux chefs de mission et aux AGC.

SMD/APD

Mars 2010

1

5) Les instruments financiers considérés relevant du MAECI à la suite de la clarification des rôles et responsabilités avec CIC devraient être suffisamment protégés.

De plus, il faudrait envisager, avec les ministères partenaires, l’utilisation de modes de paiement comme les cartes de crédit et de débit afin de réduire les risques au minimum.

Une fois les rôles et responsabilités clarifiées. SMD modifiera toute pratique courante au besoin.

SMD/APD

 

2

6) Élaborer, mettre en œuvre et communiquer une politique uniforme pour l’émission de reçus dans les missions. À titre de mesure de contrôle supplémentaire, les missions devraient afficher cette politique et un exemple de reçu dans la salle d’attente de leurs services consulaires pour informer les clients de la procédure normale.

La politique actuelle du MAECI en ce qui a trait aux reçus et le manuel de comptabilité des missions sont conformes aux exigences de la politique du CT en la matière.

La politique existante en matière de reçus officiels précise que ces reçus doivent être émis chaque fois que des deniers publics sont perçus. Le manuel de comptabilité des missions indique que ces reçus doivent être émis pour toute encaisse ou sur demande.

SMO entamera des discussions avec la Direction générale des affaires consulaires en vue de clarifier les procédures énoncées dans le manuel consulaire et de les harmoniser avec la politique de SMD.

SMO

Octobre 2009

3

7) Comme contrôle pour compenser un manquement à la protection par mot de passe, veiller à ce que l’agent d’immigration principal signe le rapport #1203A du logiciel Point de vente (PDV) de l’Immigration avant que la section de la comptabilité de la mission n’accepte le rapport.

SMD procédera à un examen complet dans le cadre du projet d’évaluation de l’état de préparation à une vérification en ce qui a trait à la perception d’argent à l’étranger. Des contrôles adéquats seront établis et intégrés lors de la normalisation des processus. Des directives détaillées seront mises au point pour la perception d’argent à l’étranger.

SMFF donnera des consignes à la section de la comptabilité de la mission afin qu’elle n’accepte le rapport que s’il est signé par l’agent d’immigration principal.

SMF

Mars 2010

3

8) Remanier le formulaire « Registre des droits perçus – services consulaires et des passeports (EXT 119) » de sorte qu’il contienne un champ pour l’approbation de la direction et un champ pour le numéro de reçu du client. Créer un lien rapide vers le nouveau formulaire EXT 119 dans la liste des Formulaires en direct et dans la page d’accueil des Services consulaires. L’Administration centrale devrait contrôler efficacement le processus de rapprochement des recettes consulaires.

SMD procédera à un examen complet dans le cadre du projet d’évaluation de l’état de préparation à une vérification en ce qui a trait à la perception d’argent à l’étranger. Des contrôles adéquats seront établis et intégrés lors de la normalisation des processus. Des directives détaillées seront mises au point pour la perception d’argent à l’étranger.

SMR

Mars 2010

2

9) Élaborer, communiquer et mettre en œuvre une politique claire et uniforme sur les paiements dont le montant ne correspond pas aux droits exigés; toutes les missions devront suivre cette politique. La politique doit tenir compte tant de l’obligation de comptabiliser les sommes reçues que de celle de fournir un bon service aux clients.

Il sera très important pour SMF d’examiner la politique relative au montant exact et les remboursements souvent requis dans ce contexte. C’est un fardeau pour les missions et le MAECI que de fournir des niveaux de service différents d’une mission à l’autre.

SMO est chargé d’élaborer les politiques financières, et SMFF et SMFH, les procédures opérationnelles.

Les politiques sont habituellement des énoncés plutôt généraux, contrairement aux procédures détaillées. La recommandation de la vérification décrit un document énonçant des procédures ou pratiques exemplaires en vue de clarifier les processus dans les diverses situations pouvant se produire dans les missions.

Des directives et procédures claires seront établies et communiquées aux missions.

SMFF/APD

Mars 2010

2

10) Les Opérations financières internationales (SMFF) devraient exercer une surveillance efficace du processus de rapprochement bancaire pour garantir, dans la mesure du possible, la détection des erreurs, des omissions et des délits d’action ou de commission :

  • en élaborant, en documentant et en mettant en œuvre un plan de surveillance axé sur une méthode d’échantillonnage favorisant des évaluations fiables;
  • en faisant en sorte que tous les rapprochements bancaires soient effectués et soumis comme exigé.

SMFF devrait fixer des délais raisonnables pour la présentation des rapprochements bancaires (au plus 30 jours après la clôture de la période financière). Dans des cas exceptionnels, cela pourrait comprendre d’autres méthodes de présentation, comme l’envoi de copies numérisées suivi de l’envoi des originaux.

SMFF mettra en œuvre un plan de surveillance afin de veiller à l’absence de toute erreur, omission ou malfaisance en sollicitant les documents financiers de manière ponctuelle ou en suivant une méthode d’échantillonnage.

SMFF instituera des procédures afin que tous les rapprochements bancaires soient effectués et présentés dans les délais prévus tous les mois.

SMFF

Mars 2010

Décembre 2009

3

11) Reformuler les titres des sections de rajustement du relevé de rapprochement bancaire dans le Système de gestion intégrée (SGI) pour éliminer toute ambiguïté. Inclure une directive dans le SGI pour garantir l’uniformité dans toutes les missions.

SMFF demandera que le SGI soit modifié de manière à clarifier les titres des sections de rajustement du relevé de rapprochement bancaire et exigera qu’une note soit ajoutée à la fonction d’aide pour faire comprendre explicitement la procédure à suivre en la matière.

SMFF

Décembre 2009

1

12) Réduire le risque en diminuant l’utilisation d’argent comptant :

  • utiliser les pratiques bancaires locales modernes, *****
  • effectuer des paiements au moyen de transferts électroniques de fonds, si possible.

SMFF a sensiblement réduit l’envoi d’argent comptant aux missions et prendra des mesures pour éliminer ce besoin.

SMFF favorise le recours aux transferts électroniques de fonds pour tous les paiements et continuera à étudier les processus opérationnels suivis dans les missions afin de veiller à ce que la technologie disponible soit effectivement utilisée pour les paiements.

SMFF

Mars 2009

1

13) Dissocier les fonctions de garde, d’enregistrement et de rapprochement des comptes de caisse. Examiner les cas où les fonctions ne peuvent être séparées et mettre en place des contrôles compensatoires.

SMFF est en train d’examiner la dissociation des fonctions dans les missions pour tous les comptes de caisse afin de garantir que des contrôles adéquats sont en place.

SMFF fournira des directives claires pour les cas où la dissociation des fonctions poserait problème.

SMFF

Décembre 2009 et en cours

1

14) Mettre en œuvre les mesures suivantes pour améliorer la gestion de la petite caisse et réduire le risque :

  • Améliorer la surveillance des comptes de la petite caisse en suivant les politiques du Conseil du Trésor en matière de rapprochement ordinaire et de rapprochement de comptes sans préavis des fonds de la petite caisse.
  • Évaluer et modifier, au besoin, les formulaires officiels de gestion de la petite caisse pour faire en sorte que les renseignements pertinents y soient saisis et que les besoins des utilisateurs soient couverts. Les pratiques exemplaires des missions ayant créé d’excellents formulaires internes devraient être examinées.
  • Créer et tenir des dossiers exacts des fonds de petite caisse actifs et fermés à l’Administration centrale.
  • Veiller à donner une formation adéquate aux gestionnaires et aux gardiens de la petite caisse.

SMFH/SMFR ont mis au point un processus conforme à la politique du Conseil du Trésor et entreprendront un rapprochement sans préavis de tous les comptes de la petite caisse dans les semaines à venir. Cette activité a été ajoutée au plan de travail annuel.

SMFH/SMFR/SMFP entreprendront un examen de tous les formulaires et documents de la petite caisse et les actualiseront au besoin afin de veiller à leur exactitude et à leur adéquation aux besoins des utilisateurs.

Lors de la remise des fonds de la petite caisse, SMFH/SMFP fourniront aux nouveaux gardiens de la petite caisse et à leur gestionnaire un exemplaire de la politique relative à la petite caisse et des annexes correspondantes, en veillant à ce que leur contenu soit bien compris.

SMFF examinera tous les documents de la petite caisse des missions et veillera à ce que tous les formulaires et documents requis soient tenus à jour conformément aux politiques du Conseil du Trésor et du Ministère.

SMFF et SMFH

Décembre 2009

3

15) La Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD) et plus particulièrement les Opérations financières internationales (SMFF) devraient :

  • évaluer le niveau et la qualité du soutien fourni aux missions;
  • tenir compte de la rétroaction des missions;
  • mettre en œuvre les mesures nécessaires pour renforcer le soutien offert.

Malgré ses ressources limitées, SMFF mettra au point un plan pour améliorer le soutien offert aux missions. SMFF élaborera un plan de voyage en fonction des besoins des missions afin d’offrir de meilleurs services de soutien à davantage de missions.

Un processus de surveillance sera mis au point pour assurer le suivi nécessaire auprès des missions dans des délais raisonnables.

SMD/SMFF

 

Secteurs de responsabilité

AGC Agent de gestion et des affaires consulaires

AMFH Opérations financières nationales

APD Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels

CDM Chef de mission

CFSS Centre d'apprentissage des services ministériels

ICSE Institut canadien du service extérieur

SMD Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels

SMFF Opérations financières internationales

Annexe C – Villes et Pays des Missions de L'échantillion

MissionPays
AlgerAlgérie
BuffaloÉtats–Unis
CaracasVenezuela
DamasSyrie
La HavaneCuba
LondresRoyaume–Uni
ManillePhilippines
New DelhiInde

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Date de modification :
2012-02-28