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Vérification des dépenses d'accueil des missions

mai 2009

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Sommaire executif

En 2007, le comité de vérification et d'évaluation a donné son approbation pour que soit entreprise une vérification des dépenses d'accueil des missions. Le Bureau de l'inspecteur général a entrepris ladite vérification des dépenses d'accueil engagées à l'étranger dans le cadre du plan de vérification approuvé pour 2007–2008.Cette vérification a par la suite été parachevée par le Bureau du dirigeant principal de la vérification.

L'accueil officiel à l'étranger est régi par les dispositions de deux directives du Conseil du Trésor : la Directive concernant les chefs de mission et la Directive sur les dépenses de représentation officielle du Service extérieur. Ces directives sont complémentaires et servent toutes deux de base à l'affectation et à la dépense de fonds réservés aux activités d'accueil officiel par les chefs de missions consulaires et diplomatiques du Canada nommés par décret et par tous les autres employés du gouvernement à l'étranger qui sont chargés d'organiser des activités de réception officielles. Le montant des dépenses d'accueil enregistré par les missions dans le Système de gestion intégrée (SGI) du Ministère1au cours des années financières 2005–2006 et 2006–2007 représentaient 0,28 p. 100 et 0,39 p. 100 respectivement des dépenses d'exploitation globales du Ministère, ***.

Des orientations ministérielles concernant les dépenses d'accueil engagées par les missions figurent au chapitre 9 du Manuel du protocole, intitulé Accueil officiel à l'étranger. Le contenu du chapitre 9 a été jugé conforme aux renseignements figurant dans les directives du Conseil du Trésor.

Les objectifs de la vérification étaient les suivants : évaluer la pertinence du cadre appliqué par les missions pour administrer les dépenses d'accueil; et, déterminer dans quelle mesure le personnel des missions respecte la politique du Ministère sur l'accueil officiel à l'étranger – une politique pour lequel cette vérification recommande les révisions substantielles.

Le travail de vérification comprenait un échantillon de 375 opérations liées aux activités d'accueil qui avaient été effectuées au quatrième trimestre de l'année financière 2006–2007. Vingt cinq (25) missions ont été sélectionnées et quinze (15) opérations ont été choisies au hasard pour chacune de ces missions. Une description complète des objectifs, des critères, de la méthodologie et de l'étendue de la vérification figure à l'annexe A – À propos de la vérification.

Bien que certaines possibilités d'amélioration pour renforcer le cadre ainsi que certains cas de non–conformité aient relevé :
  • les vérificateurs n'ont trouvé aucune indication d'abus des fonds d'accueil;
  • les coûts réclamés pour les activités d'accueil étaient raisonnables.

L'équipe de vérification a conclu ne pas avoir trouvé aucune indication de manquements graves dans les contrôles, d'abus ou d'autres formes d'utilisation inappropriée des fonds d'accueil. Aussi, l'équipe de vérification a noté qu'il y a possibilités d'amélioration pour mieux démontrer une saine administration et renforcer la conformité, en améliorant la documentation relative au cadre d'administration de l'accueil applicable aux missions dans les domaines mentionnés ci–dessous.

  • Documentation pour étayer de manière adéquate les dépenses, et démontrant le lien entre les événements et les objectifs de programme.
  • Documentation pour démontrer :
    • les efforts de supervision du Comité de gestion de la mission pour assurer une diligence raisonnable et fournir des orientations;
    • la planification des activités d'accueil pour que l'affectation des fonds soit établie en fonction des besoins ou de l'importance du secteur de programme;
  • Formation pour s'assurer que la politique d'accueil et les exigences procédurales sont bien comprises par toute personne impliquée dans les dépenses des fonds d'accueil.
  • Orientation politique, en particulier la pertinence d'établir et d'utiliser des coûts unitaires.

Les résultats de la vérification ont indiqué que pour respecter tous les éléments de la politique, le Ministère allait devoir améliorer sa documentation au regard des dépenses d'accueil. Des problèmes de conformité ont été relevés lors de l'examen des opérations, notamment en ce qui concerne :

  • l'exhaustivité et l'exactitude des documents fournis pour corroborer les frais d'accueil, fournir des preuves de paiement, obtenir des autorisations, démontrer l'optimisation des ressources et rendre compte des dépenses;
  • le contrôle des stocks.

Résumé des recommandations

  • La politique sur l'accueil officiel à l'étranger devrait être mise à jour pour prendre en considération les secteurs qu'il convient de clarifier ou de mettre en relief, comme il a été déterminé dans le cadre de la vérification. Les éléments de la politique devraient être examinés pour confirmer leur applicabilité et leur efficacité pour consolider le cadre de contrôle et s'assurer qu'ils n'ont pas pour effet d'alourdir le fardeau administratif.
  • Le processus servant à enregistrer les dépenses d'accueil et à en rendre compte à des fins de divulgation proactive devrait être clarifié pour assurer son exactitude et sa cohérence.
  • La formation du Ministère sur les activités d'accueil devrait :
    • mettre l'accent sur les rôles et les responsabilités de l'ensemble des intervenants des missions et de l'Administration centrale;
    • décrire le but du Journal d'accueil (formulaire ministériel EXT 52) et le Relevé des avances et des dépenses liées à l'accueil officiel (formulaire ministériel EXT 904)) et montrer la manière de les remplir correctement.
  • Une planification de l'accueil devrait avoir lieu pour définir clairement les événements–clés, leur lien avec les objectifs de programme, les participants ciblés, et les coûts estimatifs, afin d'avoir une vue d'ensemble sur les activités d'accueil et l'affectation des fonds aux secteurs de programme.
  • Les chefs de mission devraient renforcer leurs pratiques administratives liées aux activités d'accueil pour assurer un respect plus rigoureux des exigences de la politique sur l'accueil officiel à l'étranger, y compris la documentation requise et l'application effective des principaux contrôles financiers.

Vous trouverez à l'annexe B une liste complète de recommandations ainsi qu'un plan d'action de la gestion pour donner suite aux recommandations de la vérification.

1.0 Introduction

L'accueil officiel à l'étranger désigne une forme de réception ou de représentation amicale, approuvée par la direction, qui est organisée ou acceptée par un employé à l'étranger dans le but de maintenir ou de développer, avec certaines personnes au sein du pays d'affectation, des relations jugées nécessaires à l'exécution fructueuse de programmes gouvernementaux2.

Chaque année, les chefs de mission reçoivent des fonds, alloués par les bureaux compétents, afin de supporter les coûts raisonnables qui sont engagés pour organiser des réceptions officielles à l'appui des programmes du gouvernement à l'étranger. Les fonds d'accueil sont ensuite affectés par le chef de mission après consultation du Comité de gestion de la mission (CGM), en tenant compte des restrictions budgétaires, en fonction des exigences en matière d'accueil de l'activité de programme. Le CGM doit prévoir une affectation spéciale qui sera prise en charge par les fonds de prévoyance, ou réévaluer ses priorités en matière de dépenses, pour couvrir les frais d'accueil de grands événements non prévus au moment de finaliser l'affectation annuelle des fonds d'accueil de la mission. Les fonds, les avances et les affectations réservés à des activités d'accueil sont des ressources de programme qui sont allouées à des personnes nommément désignées, strictement en fonction des besoins du programme. Les exigences en matière de reddition de comptes s'appliquent sans exception à l'ensemble des avances et des dépenses3.

Le Bureau de l'inspecteur général a mené une vérification des dépenses d'accueil des missions qui ont été engagées par les chefs de mission en 1998. Depuis cette date, le Ministère a révisé sa politique sur l'accueil officiel à l'étranger et a institué des exigences en matière de divulgation proactive4concernant les frais de déplacement et d'accueil qui sont engagés par les chefs de mission.

Le montant des dépenses d'accueil enregistré par les missions dans le Système de gestion intégrée (SGI) du Ministère5au cours des années financières 2005–2006 et 2006–2007 représentaient 0,28 p. 100 et 0,39 p. 100 respectivement des dépenses d'exploitation globales du Ministère, ***. Les dépenses d'accueil sont discrétionnaires et sujettes à des examens. Elles requièrent une application constante et cohérente des politiques et des directives du Ministère et du Conseil du Trésor.

Les phases de planification et d'examen de la vérification ont eu lieu pendant la période allant de juin à septembre 2007. Les missions comprises dans l'échantillon sont énumérées à l'annexe C. Les opérations incluses dans l'échantillon correspondaient aux dépenses d'accueil engagées au quatrième trimestre de 2006–2007.

2.0 Observations et recommandations

2.1 Cadre d'administration des activités d'accueil

Les domaines recensés ci–dessous ont été passés en revue lors de l'examen du cadre de gestion appliqué par les missions comprises dans l'échantillon pour administrer les activités d'accueil.

  • Politique sur l'accueil officiel à l'étranger
  • Comité de gestion de la mission et Lignes directrices en matière d'accueil
  • Planification des activités d'accueil
  • Formation sur l'accueil

2.1.1 Politique sur l'accueil officiel à l'étranger

L'accueil officiel à l'étranger est régi par les dispositions de deux directives du Conseil du Trésor : la Directive concernant les chefs de mission et la Directive sur les dépenses de représentation officielle du Service extérieur. Des orientations ministérielles concernant les dépenses d'accueil engagées par les missions figurent au chapitre 9 du Manuel du protocole, intitulé Accueil officiel à l'étranger. Le contenu du chapitre 9 a été jugé conforme aux renseignements figurant dans les directives du Conseil du Trésor.

La Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD) a mis à jour la politique sur l'accueil officiel à l'étranger en 2005. Des modifications apportées dans plusieurs domaines (c.à.d. les rôles et les responsabilités, les cotisations à un club, l'accueil indirect, etc.) ont amélioré la qualité des orientations politiques. Cette démarche a été une initiative positive.

La Politique sur l'accueil officiel à l'étranger fournit des orientations dans 14 domaines différents. Les résultats de l'examen des opérations mené dans le cadre de la vérification ainsi que l'examen de la politique par l'équipe de vérification indiquent qu'il pourrait être utile de clarifier ou de mettre en relief un certain nombre de secteurs de la politique, entre autres : les rôles et les responsabilités, l'affectation des fonds d'accueil ainsi que les objectifs des activités d'accueil. Ces secteurs politiques, les observations connexes de la vérification ainsi que la nature de la clarification requise ou des points à mettre en relief sont détaillés à l'annexe D.

Les méthodes utilisées pour demander le remboursement des dépenses d'accueil représentent un aspect essentiel de la politique. Deux méthodes acceptables sont décrites dans la Politique sur l'accueil officiel à l'étranger : il s'agit de l'approche fondée sur les coûts unitaires et de celle fondée sur les coûts réels.

Ce ne sont pas toutes les activités d'accueil qui font appel à des services de traiteur ou qui sont organisées dans des établissements commerciaux; par conséquent, en cas de circonstances exceptionnelles, il n'est pas toujours possible d'utiliser les coûts réels comme moyen de remboursement. Les coûts unitaires deviennent nécessaires lorsque des reçus ne peuvent être fournis. En outre, les coûts unitaires aident à prévoir les dépenses au moment de la planification de l'activité, même lorsque les coûts réels seront remboursés.

La politique n'est pas clairement formulée. Certains passages dans la politique laissent entendre que les coûts unitaires devraient être utilisés dans les cas suivants :

  • Pour déterminer les coûts pouvant être réclamés quand tous les reçus ne sont pas disponibles;
  • Pour fin de planification d'événements et des prévisions des dépenses;
  • Pour fixer un plafond maximum en matière de dépenses d'accueil pouvant être réclamé sur base de coûts réels;
  • Pour démontrer que les frais d'accueil encourus (qu'ils soient fondés sur les coûts actuels ou les coûts unitaires) sont raisonnables.

La politique énonce qu'à l'exception des petites missions :

  • le Comité de gestion de la mission (groupe de gestionnaires de programme supérieurs présidé par le chef de mission) doit établir les coûts unitaires pour des activités organisées dans des établissements commerciaux ainsi qu'à la résidence officielle et dans les logements du personnel;
  • les coûts unitaires doivent être établis d'après un échantillon représentatif des coûts réels;
  • des coûts unitaires doivent être établis pour chaque type d'activité (c.à.d. petit–déjeuner, déjeuner régulier, déjeuner pour une occasion spéciale, dîner);
  • les coûts unitaires doivent être examinés chaque année par le Comité de gestion de la mission.

Les examens de la vérification ont révélé que :

  • les dépenses d'accueil étaient généralement réclamées d'après les frais réels engagés, que l'activité ait été organisée dans un établissement commercial, à la résidence officielle ou dans les logements du personnel;
  • les coûts unitaires n'étaient pas toujours établis pour chaque type d'activité;
  • les coûts unitaires n'étaient pas souvent établis d'après un échantillon représentatif des coûts réels;
  • certains éléments particuliers pris en compte dans le coût unitaire n'étaient pas toujours indiqués;
  • les demandes de remboursement fondées sur les coûts unitaires étaient rarement étayées par des reçus servant de justificatifs pour prouver les activités organisées, comme requis6.

L'établissement des coûts unitaires et leur utilisation comme base pour demander le remboursement de dépenses d'accueil ont été problématiques, comme le montrent les observations soulevées plus haut. Si une autre approche normalisée pouvait être élaborée, l'efficacité opérationnelle des missions s'améliorerait étant donné que les ressources n'auraient pas à être investies dans l'établissement de coûts unitaires individuels qui sont rarement utilisés. Les répercussions financières et opérationnelles des changements, quels qu'ils soient, devraient être analysées avant la mise en oeuvre de cette approche.

Dans l'ensemble, La Politique sur l'accueil officiel à l'étranger offre des orientations complètes au personnel des missions. Toutefois, l'équipe de vérification a relevé un certain nombre de secteurs de la politique qu'il serait utile de clarifier ou de mettre en relief. Cette démarche permettrait de consolider la politique, d'encourager une interprétation cohérente de ses exigences et de promouvoir la coordination et la rentabilité des activités d'accueil à l'étranger.

Recommandation 1

Le directeur de la Direction de la politique financière, contrôle et développement de la communauté (SMO) devrait mettre à jour la politique sur l'accueil officiel à l'étranger en révisant le texte des secteurs stratégiques devant être clarifié ou mis en relief, comme il a été déterminé à l'annexe D. La révision de la politique devrait s'appuyer sur les éléments suivants pour simplifier les processus et clarifier le message : pertinence et possibilité de concrétisation.

Recommandation 2

Le directeur de la Direction de la politique financière, contrôle et développement de la communauté (SMO) devrait :

  • définir clairement le but des coûts unitaires et leur portée;
  • étudier d'autres méthodes d'établissement des coûts unitaires ainsi que le coût maximum par personne, c'est–à–dire des plafonds ne pouvant être dépassés par le demandeur (dans un établissement commercial) à moins d'être totalement justifiés et approuvés au préalable par le chef de mission.

2.1.2 Comité de gestion de la mission et Lignes directrices en matière d'accueil des missions

Les comités de gestion des missions sont constitués d'un groupe de gestionnaires de programme supérieurs qui, sous la présidence du chef de mission, dispense des conseils et offre son aide pour mener à bien les programmes des missions. Ils revêtent d'importantes fonctions en ce qui concerne l'accueil, à savoir : orientations pour déterminer des coûts raisonnables; planification, coordination et supervision des activités d'accueil. Par conséquent, le Comité de gestion de la mission aide le chef de mission à assumer ses responsabilités pour assurer une bonne intendance des ressources de la mission réservées aux activités d'accueil. Pour cette raison, l'équipe de vérification s'attendait à trouver des éléments probants, dans les procès–verbaux des réunions du Comité, indiquant que ces rôles avaient été correctement exercés.

En plus de ce qui précède, la politique sur l'accueil officiel à l'étranger recommande que les CGM fournissent des orientations dans les domaines suivants :

  • planification et organisation des activités d'accueil;
  • coût de l'aide domestique attribuable à l'activité d'accueil;
  • occasions d'offrir des gratifications et pertinence des gratifications;
  • utilisation des locaux à bureaux pour organiser des activités d'accueil;
  • utilisation des moyens de transport locaux pour le trajet aller–retour vers le lieu de l'activité d'accueil.

L'examen des procès–verbaux de l'année financière 2006–2007 a révélé que souvent, les procès–verbaux ne contenaient aucune preuve de l'utilisation générale des fonds réservés aux activités d'accueil. Il convient de ne pas en conclure pour autant que les chefs de mission et le Comité n'exerçaient pas leur rôle de conseillers et de superviseurs de manière efficace. Les résultats indiquent plutôt que leurs efforts à cet égard doivent être mieux consignés afin de démontrer si une diligence raisonnable a été exercée, en plus de servir de point de référence important pour les nouveaux chefs de mission et d'autres employés permutants.

Recommandation 3

Le Groupe géographique (GEM, GLM, GNM, GPM et DFM) devrait veiller à ce que les comités de gestion des missions :

  • améliorent la documentation afférente à leurs efforts de supervision et de diligence raisonnable concernant l'utilisation des fonds réservés aux activités d'accueil;
  • offrent des orientations dans les domaines stipulés dans la Politique sur l'accueil officiel à l'étranger;
  • veillent à ce qu'une analyse documentée de l'échantillon représentatif des coûts actuels soit préparée, définissant clairement les éléments du prix de revient inclus dans chaque unité de coût des activités d'accueil et étaye ce montant. [Veuillez noter que si une autre option devait être adoptée (comme le suggère la recommandation 2), cette recommandation pourrait ne pas être applicable.];
  • intègrent la planification des activités d'accueil aux pratiques de planification existantes des missions.

2.1.3 Planification des activités d'accueil

Les récipiendaires de fonds d'accueil doivent prévoir leurs dépenses afin d'atteindre les objectifs de programme de la manière la plus économique possible, et les coûts admissibles ne pourraient être remboursés que s'ils ont été engagés dans le cadre d'une activité d'accueil approuvée.

La documentation fournie par les missions contenait certains éléments probants (c.à.d. calendriers des événements, partie des plans d'activité, etc.) de l'exercice de planification des activités d'accueil. Toutefois, aucune des missions de notre échantillon n'avait institué de pratique pour préparer un plan de travail qui aurait permis :

  • de déterminer les activités d'accueil prévues pour l'année;
  • de décrire les objectifs, les participants ciblés, les délais et le coût estimatif de chacune des activités d'accueil prévues.

Ce type d'information offrirait un aperçu général des activités d'accueil prévues et déterminerait clairement les liens entre les activités d'accueil et les objectifs du programme, permettant ainsi aux chefs de mission d'affecter les fonds d'accueil en fonction des exigences et des besoins reconnus du programme.

Recommandation 4

Les missions devraient élaborer des plans qui définissent clairement les principales activités d'accueil pour l'année financière, leur lien avec les objectifs du programme, les participants ciblés et le coût estimatif de chaque activité prévue.

2.1.4 Formation du Centre d'apprentissage des services ministériels (CFSS)

CFSS est chargé de concevoir et de dispenser le Programme de perfectionnement en gestion consulaire (PPGC), le Programme de perfectionnement des adjoints administratifs (PPAA) ainsi que le Programme de formation au Canada à l'intention des employés recrutés sur place (ARP) pour les comptables et les adjoints administratifs des gestionnaires de programme.

Depuis 2002, l'accueil a été intégré à ces programmes de formation comme thème d'étude. Même si cette formation a été dispensée, elle consistait essentiellement en une répétition du contenu de la politique sur l'accueil officiel à l'étranger, et on ne s'est pas attaché à décrire les rôles et les responsabilités des missions et de l'Administration centrale. En plus, un accent particulier n'a été mis ni sur les objectifs associés aux deux principaux formulaires ministériels sur l'accueil, à savoir le Journal d'accueil (EXT 52) et le Relevé des avances et des dépenses liées à l'accueil officiel (EXT 904), ni la manière de les remplir correctement.

En se fondant sur les résultats des examens de la vérification, le cours sur l'accueil officiel à l'étranger doit mettre l'accent sur trois domaines clés : les rôles et les responsabilités des intervenants dans les missions et à l'Administration centrale; le but et l'importance des formulaires EXT 904 et EXT 52 et la façon de les remplir convenablement; les secteurs de la Politique sur l'accueil officiel à l'étranger devant être clarifiés ou mis en relief, comme il a été constate lors de cette vérification. CFSS reconnaît l'importance de se concentrer sur ces secteurs et il a structuré le plan de cours en conséquence.

2.1.5 Formation du Centre d'apprentissage en affaires internationales et en gestion (CFSD)

CFSD est chargé de dispenser le Programme de pré affectation pour les chefs de mission et le programme intitulé Gestion de programmes à l'étranger. L'accueil est l'un des nombreux sujets abordés dans le cadre de ces programmes, et la quantité de temps qui lui a été consacré a été proportionnelle aux objectifs du cours (c.à.d. que le cours n'était pas uniquement consacré à l'accueil). Les résultats de la vérification laissent toutefois entendre que les spécialistes des finances qui ont participé à ces programmes de formation devaient mettre davantage l'accent sur ce domaine.

Recommandation 5

Le directeur de la Direction de la politique financière, contrôle et développement de la communauté (SMO) devrait veiller à ce qu'une formation appropriée soit offerte aux employés qui participent au processus des activités d'accueil. Plus précisément :

  • les révisions apportées à la Politique sur l'accueil officiel à l'étranger devraient être communiquées au Centre d'apprentissage des services ministériels (CFSS) et au Centre d'apprentissage en affaires internationales et en gestion (CFSD) afin qu'ils puissent mettre à jour le matériel didactique sur l'accueil, selon le cas;
  • les spécialistes des finances devraient être disponibles lors de la formation sur l'accueil qui est offerte par CFSS;
  • le contenu de la formation devrait :
    • mettre l'accent sur les rôles et les responsabilités;
    • décrire le but des formulaires EXT 904 et 52, et démontrer, au moyen d'exemples, la façon de les remplir correctement;
    • décrire les principaux contrôles financiers associés au paiement des dépenses d'accueil, leurs objectifs connexes ainsi que la manière de les appliquer et de les consigner par écrit de façon efficace;
    • Inclure le contrôle des stocks.

Recommandation 6

Le secteur Finances et opérations ministérielles (SCM), devrait accorder plus d'importance à la politique sur l'accueil officiel à l'étranger dans les volets de formation du Programme de pré affectation pour les chefs de mission et celui de Gestion de programmes à l'étranger qui sont dirigés par les spécialistes des finances dans ce domaine.

2.2 respect des exigences de la politique sur l'accueil officiel à l'étranger

La politique sur l'accueil officiel à l'étranger recense de nombreux éléments qu'il convient de respecter et qui ont des degrés variables d'importance.

La section 9.13 de la politique sur l'accueil officiel à l'étranger requiert que les exceptions au respect des exigences de la politique soient préalablement autorisées par écrit par le sous–ministre. Il convient de noter qu'aucun des cas de non–conformité aux exigences de la politique sur l'accueil officiel à l'étranger décrites dans cette section n'avait été préalablement approuvé par le sous–ministre. Il n'aurait même pas été raisonnable d'impliquer le sous–ministre dans les cas de non–conformité relevés ci–haut parce qu'ils étaient relativement mineurs et ils n'étaient pas planifiés à l'avance.

Recommandation 7

L'exigence de recevoir une approbation préalable du sous–ministre pour des problèmes de non–conformité devrait être réglée dans le contexte de la révision de la politique sur l'accueil officiel à l'étranger pour s'assurer que cela est pratique.

Si cette exigence demeurait, il faudrait insister auprès des chefs de mission sur le fait que les exceptions au respect des exigences de la politique sur l'accueil officiel à l'étranger doivent être préalablement autorisées par écrit par le sous–ministre.

2.2.1 Application des contrôles internes

Un formulaire du Relevé des avances et des dépenses liées à l'accueil officiel (EXT 904) doit être rempli pour chaque déboursement lié à une activité d'accueil officiel. Le processus comprend les étapes suivantes :

  • Le demandeur prépare, signe et date le formulaire et joint les reçus s'il y a lieu;
  • Le comptable de la mission signe et date la demande de remboursement pour la vérifier;
  • Le chef de mission (ou autre gestionnaire de programme désigné) signe et date le formulaire en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (indiquant la réception des biens ou des services);
  • Les formulaires et les pièces jointes sont envoyés à la section de la comptabilité de la mission pour vérification;
  • La personne à qui l'on a délégué le pouvoir de signature en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (autorisation de paiement) signe et date le formulaire.

Ce processus vise à assurer une répartition appropriée des tâches et à veiller à ce que seules les personnes ayant le pouvoir de signature délégué puissent autoriser les opérations effectuées au titre des activités d'accueil au moment opportun, afin d'assurer l'intégrité des paiements.

Les examens du formulaire du Relevé des avances et des dépenses liées à l'accueil officiel (EXT 904) ont révélé des cas ou les signatures et les dates démontrant vérification et approbation en vertu des articles 34 et 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques étaient manquantes. En plus, dans un cas, une répartition appropriée des tâches était absente puisque la même personne a signe les articles 34 et 33. Aussi, dans trois (3) cas, le demandeur avait signe sa propre demande.

Il est important d'inclure la date a cote de la signature afin de démontrer que les contrôles en place sont appliques effectivement et que les demandes de remboursement sont examines de façon appropries avant le paiement. Si ce n'est pas possible d'établir la date où le comptable de la mission ou l'agent de gestion et des affaires consulaires a examine la demande afin de déterminer qu'elle est appropriée et complète avant de signer les articles 34 et 33, les contrôles relatifs à la répartition des taches n'ont plus grande valeur.

Recommandation 8

Les chefs de mission devraient consolider leurs pratiques relatives à l'accueil pour assurer un respect plus rigoureux des exigences de la politique sur l'accueil officiel à l'étranger, y compris la documentation requise et l'application effective des principaux contrôles financiers.

Recommandation 9

Le directeur général de la Direction générale des affectations et de la gestion des cadres (HFD) devrait élaborer un texte normalisé sur la gestion des dépenses d'accueil pour l'intégrer aux ententes et aux plans de gestion du rendement. Des mesures du rendement connexes devraient être élaborées dans le cadre des responsabilités afférentes à la gestion financière.

2.2.2 Intégrité des données relatives aux affectations et aux dépenses du budget d'accueil

Les demandeurs sont tenus de soumettre un Relevé des avances et des dépenses (EXT 904) dans un délai de 10 jours suivant la fin de chaque trimestre. Le formulaire présente une liste des activités d'accueil qui ont été organisées au cours du trimestre et précise leur date et leur coût total7. Le formulaire EXT 904 possède également une section « nouvelle avance », qui fournit de l'information sur les avances octroyées au demandeur relativement à l'accueil (lorsqu'il y a lieu) ainsi que sur le solde restant de son affectation budgétaire8. À ce titre, les renseignements figurant dans la section « nouvelle avance » servent aux besoins de contrôle financier.

Les observations qui suivent ont été faites d'après l'examen des renseignements consignés dans la section « nouvelle avance » des formulaires EXT 904.

  • Le coût total de chaque activité d'accueil consignée dans le formulaire EXT 904 correspondait au montant déclaré dans le formulaire EXT 52 connexe et, dans la plupart des cas, ce coût pouvait être retracé dans le système financier ministériel.
  • Le coût total de toutes les activités d'accueil déclarées dans le formulaire EXT 904 a été calculé avec exactitude dans 98 p. 100 des cas.
  • Dans l'ensemble, l'information contenue dans la section « nouvelle avance » du formulaire EXT 904 a été correctement calculée et cette dernière était conforme aux données enregistrées dans les journaux d'accueil et le Système de gestion intégrée. L'information incomplète et inexacte contenues dans la ligne « affectations révisées » ont réduit l'utilité des données et accroît le risque qu'un demandeur engage des dépenses d'accueil excédentaires par rapport à son affectation.

2.2.3 Remplir le Journal d'accueil (EXT 52)

Les récipiendaires des fonds réservés à l'accueil, y compris les chefs de mission, sont tenus d'enregistrer toutes les activités d'accueil dans un Journal d'accueil (EXT 52). Ce formulaire doit inclure, au minimum, les éléments suivants :

  • la date, la nature et le lieu de l'activité;
  • le lien entre l'activité d'accueil et les objectifs de programme approuvés;
  • le but de l'activité d'accueil, ou les circonstances qui motivent cette activité d'accueil;
  • une évaluation de l'activité;
  • les coûts engagés, détaillés comme il se doit, y compris la quantité d'alcool sorti de l'inventaire et consommé;
  • les noms, le poste/titre et l'organisation de toutes les personnes qui ont participé à l'événement;
  • la signature de l'employé.

L'information contenue dans le formulaire EXT 52 sert deux objectifs principaux. Premièrement, le formulaire permet de saisir les données de base liées à l'activité d'accueil et, deuxièmement, il permet d'enregistrer des renseignements qui démontreront dans quelle mesure les dépenses engagées représentent une utilisation efficace des fonds réservés aux activités d'accueil (c.à.d. le degré d'optimisation des ressources) en documentant le lien entre l'activité d'accueil et les objectifs de programme.

Dans l'ensemble, les demandeurs avaient rempli avec exactitude et constance les champs du formulaire EXT 52 réservés aux données de base. Les formulaires officiels ont été utilisés, correctement signés et datés par le demandeur, et la date ainsi que le type de l'activité d'accueil ont été indiqués. Un point qui pourrait être amélioré serait la constance dans le fait d'indiquer le lieu spécifique de l'activité et si de l'alcool sorti de l'inventaire a été consommé. Toutefois, ces éléments à améliorer n'ont pas encore de place où les consigner sur le journal d'accueil.

Une section du formulaire EXT 52 sert à démontrer si les ressources ont été optimisées dans l'utilisation des fonds d'accueil. Bien que les demandeurs aient constamment rempli cette section, l'information enregistrée ne servait pas toujours les fins prévues, à savoir, démontrer clairement le lien entre l'activité d'accueil et les objectifs proposés du programme. Aussi, l'évaluation de l'activité ne démontrait pas souvent les résultats et la façon dont elle contribuait dans l'atteinte des objectifs de programme approuvés.

Notons que l'évaluation faite par l'équipe de vérification du degré d'optimisation des ressources démontré s'est strictement limitée à l'information contenue dans le formulaire EXT 52. L'équipe n'a pas pris en compte les rapports ou les exposés que le personnel a pu produire à la suite de l'activité. Ainsi, le lecteur ne devrait pas conclure des observations de vérification soulevées ci–dessus que les activités d'accueil n'ont pas été rentables pour le Ministère. Ces observations indiquent que les missions sélectionnées doivent démontrer la mesure dans laquelle les ressources ont été optimisées en documentant clairement les résultats de l'activité sur le formulaire EXT 52 et en les reliant à l'atteinte d'un objectif particulier du programme. En plus de respecter les exigences de la politique, des renseignements fiables sur l'optimisation des ressources aideraient les gestionnaires de la mission à affecter correctement aux programmes les fonds d'accueil et à apporter les révisions qui s'imposent. L'élaboration de plans de travail pour planifier les activités d'accueil, dont il est question à la section 2.1.3, permettrait de documenter ces renseignements importants et de réduire la quantité de détails requis sur le formulaire EXT 52.

Recommandation 10

Le directeur de la Direction de la politique financière, contrôle et développement de la communauté (SMO) devrait améliorer l'efficacité et la facilité d'utilisation du Journal d'accueil comme suit :

  • en créant un nouveau champ de données pour enregistrer la quantité et la valeur des boissons alcoolisées qui sont sorties de l'inventaire et qui sont consommées (besoin d'amélioration de documentation comme discuté plus loin en 2.2.6);
  • en offrant des orientations sur la quantité de détails requise sous les en–têtes Type d'activité, Objectif du programme, But de l'activité et Évaluation de l'activité afin de s'assurer qu'une information complète et exacte est consignée.

2.2.4 Admissibilité et caractère raisonnable des coûts réclamés

Les coûts admissibles renvoient aux biens et services qui sont utilisés ou consommés lors d'une occasion particulière au cours de laquelle une réception est organisée par un employé, ou en l'honneur de celui–ci, pour appuyer une activité de programme approuvée. Des orientations quant à l'admissibilité et au caractère raisonnable des coûts réclamés sont fournies dans plusieurs sections de la politique sur l'accueil officiel à l'étranger.

Les vérificateurs se sont concentrés sur deux domaines particuliers pour évaluer l'admissibilité des coûts réclamés :

  1. les activités d'accueil organisées à l'intention des employés de la mission;
  2. la participation des conjoints à ces activités.

Bien que les coûts doivent être considérablement plus bas que pour des réceptions diplomatiques équivalentes, il est autorisé d'organiser des réceptions officielles à l'intention du personnel des missions pour certaines occasions telles que :

  • des activités auxquelles participe le personnel de la mission qui requièrent de briffer des délégations ministérielles ou des délégations de hauts fonctionnaires;
  • des rafraîchissements, des repas ou les deux si les employés de la mission doivent participer à des séances de travail qui empiètent sur les heures des repas ou qui dépassent les heures normales de travail;
  • une cérémonie de reconnaissance officielle des employés (p. ex. reconnaissance des états de service);
  • un événement pour renforcer l'esprit de corps au sein de la mission qui est autorisé une fois par an par le chef de mission.

À chaque fois que des activités d'accueil ont été organisées à l'intention des employés de la mission, ces dernières respectaient les critères susmentionnés.

Dans certaines circonstances, les conjoints peuvent être tenus d'organiser certaines réceptions officielles ou d'y participer. Les dépenses engagées à ces occasions doivent être préalablement approuvées par le chef de mission. Six cas au total ont été relevés pour lesquels la documentation contenue dans le dossier n'indiquait pas clairement que le chef de mission avait préalablement approuvé la participation des conjoints. Aucun espace n'a été prévu sur les formulaires pour indiquer si une approbation préalable a été octroyée ou si la politique requiert une approbation préalable écrite. En examinant en détail ces six cas, la participation des conjoints ne semblait pas inappropriée. Bien qu'il eût fallu demander une approbation préalable au chef de mission, le risque de non–respect des exigences semble minime dans les dossiers de l'échantillon examiné.

Des coûts raisonnables pourraient être définis comme des coûts qui ne dépassent pas un plafond maximal prédéterminé pour un type d'activité particulier. Toutefois, comme nous l'avons mentionné pour l'objectif 1, une certaine confusion et irrégularité a été relevée dans l'élaboration et l'application des coûts unitaires, d'où la difficulté de les utiliser comme base pour déterminer leur caractère raisonnable. Les résultats de la vérification indiquent que les coûts réels ont dépassé les coûts unitaires dans seulement 12 p. 100 des journaux d'accueil examinés. Dans 13 p. 100 supplémentaires des cas, aucun coût unitaire n'avait été établi. Après un examen approfondi de la documentation (menus, reçus, etc.) afférente à chacun de ces dossiers, les vérificateurs ont conclu que les coûts réclamés étaient raisonnables.

2.2.5 Corroboration des coûts réclamés

Toutes les demandes de remboursement de frais d'accueil doivent être étayées par des reçus originaux sauf pour des remboursements fondés sur des coûts unitaires. Pour ces derniers, les demandeurs doivent joindre tous les justificatifs en leur possession comme preuve de l'activité d'accueil. La politique du Ministère sur les types de reçus acceptables pour les demandes de remboursement des dépenses décrit les renseignements qui doivent normalement apparaître sur les reçus, dont une preuve de paiement. La politique sur l'accueil officiel à l'étranger mentionne également que tous les coûts engagés doivent être détaillés de manière appropriée au moment de soumettre le Journal d'accueil (formulaire EXT 52).

Parfois, les coûts réclamés n'étaient pas étayés par des reçus originaux et une preuve de paiement. Même si des reçus étaient soumis dans la plupart des cas où les réclamations étaient fondées sur les coûts réels, il y avait au moins six (6) réclamations pour lesquelles aucun reçu n'était attaché. En outre, dans les cas où les réclamations étaient fondées sur les coûts unitaires, les reçus n'étaient pas souvent attachés pour étayer l'activité9.

L'agent de gestion et des affaires consulaires (AGAC)/agent d'administration de la mission (AAM) est chargé de vérifier les demandes de remboursement des frais d'accueil pour assurer le respect des exigences de la politique sur l'accueil officiel à l'étranger. En outre, une personne ayant le pouvoir de signature délégué doit certifier les dépenses d'accueil réclamées en vertu de l'article 34 de la LGFP. Les résultats des examens de la vérification soulignent la nécessité d'améliorer l'efficacité de ces contrôles internes afin d'atténuer les risques de rembourser des demandeurs pour des coûts non admissibles ou des frais qui n'ont pas été engagés. La recommandation 8 permettrait également de résoudre efficacement cette question.

2.2.6 Inventaire des boissons alcoolisées

Parfois, les missions achètent les boissons alcoolisées en vrac afin de mettre en valeur les produits canadiens lors des activités d'accueil. Un inventaire écrit de ces achats doit être tenu et mis à jour, au minimum chaque trimestre. En outre, un inventaire physique des stocks doit être entrepris chaque année, et son résultat doit être rapproché avec les registres des stocks de la mission. L'état de rapprochement doit être joint aux demandes de remboursement de frais d'accueil du quatrième trimestre qui sont soumises par les employés.

Les registres des stocks des missions étaient présentés sous différentes formes et ils ne précisaient pas toujours le décompte d'ouverture et de clôture de l'article en stock. En outre, les registres des stocks n'indiquaient souvent le coût, la date, la quantité et la description des boissons alcoolisées achetées ou l'événement d'accueil où des stocks étaient consommés. Une copie de l'état de rapprochement de fin d'année, comparant l'information (c.à.d. le type, les quantités, la valeur, etc.) contenue dans les registres des stocks de la mission avec les résultats de l'inventaire physique des stocks, n'était pas généralement joint aux formulaires EXT 904 examinés.

Ces observations indiquent que les contrôles appliqués à l'inventaire des boissons alcoolisées ne sont pas adéquats. Les données requises pour rapprocher les résultats de l'inventaire annuel des stocks physiques avec les registres des missions ne sont pas enregistrées de manière régulière. ***.

Recommandation 11

La gestion des stocks de boissons alcoolisées devrait être bien contrôlée et étayée par des documents adéquats pour veiller à ce que les stocks puissent être rapprochés efficacement des résultats de l'inventaire annuel des stocks physiques. Le contrôle des inventaires est essentiel pour atténuer le risque de mauvaise utilisation ou de vol.

2.2.7 Divulgation proactive

Le 12 décembre 2003, le premier ministre a annoncé une nouvelle politique sur la publication obligatoire des frais de déplacement et d'accueil pour certains représentants du gouvernement. Sur notre échantillon de 25 missions, il y avait trois pour lesquelles les dépenses d'accueil devraient être divulguées conformément a l'annonce du premier ministre. L'équipe de vérification a examiné l'information communiquée par ces personnes sur le site Web du Ministère et constaté ce qui suit :

  • Toutes les activités d'accueil ont été divulguées de manière proactive sur le site Web du Ministère;
  • Les dépenses divulguées n'ont pas toujours pu être comparées aux journaux d'accueil utilisés comme pièces justificatives. Dans une des missions, le chef de mission n'a pas rempli les journaux d'accueil pour des activités organisées dans la résidence officielle; toutefois, ces activités ont été divulguées de manière proactive.
  • Deux cas ont été relevés où les sommes divulguées n'étaient pas exactes.

Une divulgation proactive exacte des dépenses d'accueil est importante pour maintenir la réputation et la crédibilité du Ministère.

Recommandation 12

Le directeur de la Direction de la politique financière, contrôle et développement de la communauté (SMO) devrait veiller à ce que :

  • les exigences de la politique sur l'accueil officiel à l'étranger en matière d'enregistrement des données et d'établissement des rapports soient clarifiées et respectées;
  • le montant des dépenses divulguées sur le site Web du Ministère concorde avec l'information figurant dans le système financier du Ministère (c.à.d. le SGI).

3.0 Conclusion

L'équipe de vérification a conclu que les frais d'accueil dans les missions sont utilisés comme prévu. Toutefois, l'équipe de vérification a aussi conclu qu'il était possible d'améliorer le cadre d'administration des frais d'accueil appliqué par les missions dans les domaines mentionnés ci–dessous, afin d'accroître la conformité et de démontrer une saine administration des fonds.

  • Orientations stratégiques, en particulier la pertinence d'établir et d'utiliser des coûts unitaires.
  • Documentation pour démontrer :
    • les efforts de supervision du Comité de gestion de la mission pour assurer une diligence raisonnable et fournir des orientations;
    • la planification des activités d'accueil pour que l'affectation des fonds soit établie en fonction des besoins ou de l'importance du secteur de programme;
  • Documentation pour étayer de manière adéquate les dépenses d'accueil.
  • Formation.

Les résultats de la vérification ont indiqué que pour respecter tous les éléments de la politique, le Ministère allait devoir améliorer sa documentation au regard des dépenses d'accueil. Quelques problèmes de conformité relevés concernent:

  • l'exhaustivité et l'exactitude des documents fournis pour corroborer les frais d'accueil, fournir des preuves de paiement, obtenir des autorisations, démontrer l'optimisation des ressources et rendre compte des dépenses;
  • l'admissibilité de la présence des conjoint(e)s à certains événements – une approbation préalable du chef de mission est requise;
  • le contrôle des stocks.

Malgré ces quelques cas de non–conformité, il est important de faire remarquer que :

  • les vérificateurs n'ont trouvé aucune indication d'abus des fonds d'accueil;
  • les coûts réclamés étaient, pour la plupart, admissibles.

Annexe A – À propos de la vérification

Objectifs de la vérification

L'objectif général de la vérification consistait à fournir l'assurance que les dépenses d'accueil sont administrées conformément aux politiques et aux directives du Ministère et des organismes centraux. Les objectifs spécifiques de la vérification consistaient à :

  1. évaluer la pertinence du cadre appliqué par les missions pour gérer les dépenses d'accueil et confirmer qu'elles administrent leurs programmes dans le strict respect des politiques et des directives du Ministère et du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT);
  2. déterminer dans quelle mesure les politiques et les directives du Ministère et des organismes centraux afférentes à l'accueil sont respectées;
  3. déterminer des possibilités d'amélioration et d'économies, le cas échéant.

Étendue de la vérification

L'étendue de la vérification comprenait toutes les dépenses d'accueil réclamées dans certaines missions au cours du quatrième trimestre de l'année financière 2006–2007 (de janvier à mars 2007), notamment par les chefs de mission, les employés canadiens et les employés recrutés sur place, ainsi que les politiques et les lignes directrices propres à chaque mission qui sont liées à l'utilisation des fonds d'accueil.

Critères de vérification

Les critères de vérification généraux qui suivent ont servi à évaluer la documentation liée au cadre de gestion des activités d'accueil des missions ainsi que les renseignements connexes sur les dépenses qui sont liés au quatrième trimestre de l'année financière 2006–2007.

Cadre de gestion des activités d'accueil des missions

  • Les budgets d'accueil sont affectés par le chef de mission après consultation du Comité de gestion de la mission (CGM), proportionnellement aux exigences en matière d'accueil de l'activité de programme.
  • Le CGM établit une fois l'an les coûts unitaires des activités d'accueil qui sont organisées dans des établissements commerciaux et à la résidence officielle.
  • Le CGM établit des lignes directrices comme le stipule la politique sur l'accueil officiel à l'étranger du Ministère.
  • Les demandes originales de remboursement des frais d'accueil sont vérifiées pour garantir leur conformité avec la politique sur l'accueil officiel à l'étranger et stockées dans la section des finances de la mission.

Formulaires sur l'accueil du Ministère

  • Les journaux d'accueil sont intégralement remplis et signés pour les activités d'accueil offertes et reçues.
  • Le coût réel par personne d'une activité d'accueil ne dépasse pas le coût unitaire applicable établi par le CGM.
  • Des reçus originaux sont présentés et ces derniers fournissent suffisamment de détails pour confirmer la date et l'heure de l'activité ainsi que le nombre d'invités.
  • Les frais réclamés sont admissibles en vertu de la politique sur l'accueil officiel à l'étranger.
  • Les certifications en vertu des articles 34 et 33 sont signées par une personne autorisée.
  • Il existe une preuve de la vérification des dépenses d'accueil par la section des finances de la mission.
  • Les dépenses d'accueil trimestrielles du chef de mission devraient, s'il y a lieu, être divulguées avec exactitude dans le site intranet du Ministère.
  • Les objectifs, le but et l'évaluation de l'activité d'accueil sont suffisamment détaillés pour établir la preuve de l'optimisation des ressources.
  • Le Journal d'accueil (c.à.d. le formulaire EXT 52) devrait clairement décrire le lien entre l'activité d'accueil et les objectifs du programme de la mission.

Stratégie de vérification

La stratégie de vérification a consisté à accomplir les principales tâches qui suivent :

  • Examiner les politiques et les procédures financières applicables du Ministère et des organismes centraux;
  • Planifier et mener des entrevues auprès du personnel des missions et de l'AC;
  • Sélectionner un échantillon de missions, obtenir les dossiers sur l'accueil pour le quatrième trimestre de 2006–2007 et les évaluer par rapport aux critères de vérification;
  • Présenter un compte rendu aux intervenants sur les résultats de la vérification;
  • Préparer un rapport de vérification provisoire ainsi que des lettres de gestion pour les missions faisant partie de l'échantillon, au besoin;
  • Obtenir des réponses de la direction pour faire suite aux recommandations du rapport de vérification;
  • Parachever le rapport de vérification.

Annexe B – Résumé des recommandations et du plan d'action de gestion

Degré d'imp–
ort–
ance
RecommandationRéponse de la directionDirec–
tion/ pers–
onne respon–
sable
Date d'achève–
ment prévue
Inobservation de lois et de règlements ou faiblesse importante des contrôles généraux sans facteur compensatoire convenable
Inobservation de politiques ou de procédures ministérielles ou faiblesse des contrôles généraux avec certains facteurs compensatoires
Possibilité d'amélioration pour rendre les programmes et les processus plus rentables
1111. Le directeur de la Direction de la politique financière, contrôle et développement de la communauté (SMO)devrait mettre à jour la politique sur l'accueil officiel à l'étranger en révisant le texte des secteurs stratégiques qui doivent être clarifiés ou mis en relief, comme il est déterminé à l'annexe D. Les éléments de la politique devraient être examinés pour confirmer leur applicabilité et leur efficacité pour consolider le cadre de contrôle et s'assurer qu'ils n'ont pas pour effet d'alourdir le fardeau administratif.

Le 31 août 2008, la Direction de la politique financière, contrôle et développement de la communauté (SMO) a soumis un plan de projet à l'équipe de direction de la Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD) afin de réviser les sections de la politique sur l'accueil officiel à l'étranger qui doivent être clarifiées ou mises en relief, comme il a été déterminé au cours de la vérification (c.à.d., annexe D). Le plan de projet comprenait les consultations avec les intervenants.

SMO a préparé un chapitre provisoire qui aborde les différents secteurs qui requéraient un examen, comme il a été défini à l'annexe D du rapport de vérification.

Une première ronde de consultations s'est tenue en octobre 2008 auprès de certaines missions sélectionnées. D'après la rétroaction reçue, des questions clés ont été soulevées qui nous obligent à apporter d'autres modifications au chapitre provisoire (coût unitaire, cadeaux, gestion des achats d'alcool en vrac, reçus, activités d'accueil organisées à l'intention des employés, utilisation d'un formulaire, etc.). SMO a demandé une rétroaction aux missions en employant des moyens très divers, notamment en effectuant des visites sur les lieux, en sollicitant leur rétroaction dans le cadre de conférences et de séances de formation et par échange de courriels. Le chapitre provisoire a été ajusté et envoyé pour une deuxième ronde de consultations en mars 2009 afin de sélectionner des intervenants à l'Administration centrale (y compris au sein de la Vérification interne et du Bureau de l'inspecteur général) et au sein des missions.

On estime que le chapitre provisoire mis à jour sera approuvé d'ici le 30 juin 2009, qu'il sera diffusé d'ici le 15 juillet 2009 et qu'il prendra effet le 1erseptembre 2009.

SMOApprobation : 30 juin 2009
Diffusion : 15 juillet 2009
Entrée en vigueur : 1er septembre 2009
12. SMO devrait : clairement définir le but des coûts unitaires et leur importance; étudier d'autres méthodes d'établissement des coûts unitaires ainsi qu'un plafond maximum par personne qui ne devra pas être dépassé par les demandeurs dans des établissements commerciaux, à moins d'être totalement justifiés et préalablement approuvés par le chef de mission.

SMO a mené une première ronde de consultations auprès des intervenants (les AGAC dans les missions) pour déterminer l'incidence qu'aurait la mise en oeuvre de cette recommandation. D'après la rétroaction reçue à l'issue de la première ronde de consultations, SMO a mis à jour le chapitre provisoire et organisé une deuxième ronde de consultations en mars 2009 avec des intervenants des missions et de l'Administration centrale. Le chapitre provisoire mis à jour précise que les coûts unitaires ne peuvent être utilisés que pour des activités ne faisant pas appel à des services de traiteurs et qu'ils peuvent uniquement couvrir le coût de la nourriture, réduisant ainsi de manière importante les articles pouvant être inclus aux coûts unitaires. Du fait que les coutumes locales à l'étranger ne sont pas uniformes, l'utilisation des coûts unitaires a été retenue pour la chancellerie et les logements du personnel, en plus de la résidence officielle.

Le chapitre provisoire mis à jour propose un processus normalisé pour établir différents taux maximums pour les activités d'accueil. Il inclut également l'utilisation des taux quotidiens des repas du Conseil du Trésor, en accord avec la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor. Les missions auraient la possibilité de modifier (à la hausse ou à la baisse)

SMO30 juin 2009
23. Le Groupe géographique (GEM, GLM, GNM, GPM et DFM) devrait Veiller à ce que le Comité de gestion de la mission (CGM) : améliore la documentation relative à ses efforts en matière de supervision et de diligence raisonnable concernant l'utilisation des fonds d'accueil. dispense des orientations dans les secteurs précisés dans la politique sur l'accueil officiel à l'étranger.veille à ce qu'une analyse documentée d'un échantillon représentatif des coûts réels soit préparée, qu'elle définisse clairement les éléments de coût compris dans chaque coût unitaire des activités d'accueil et qu'elle corrobore ce montant. [Veuillez noter que si une autre option devait être adoptée (comme le suggère la recommandation 2), cette recommandation pourrait ne pas être applicable].intègre la planification des activités d'accueil aux pratiques de planification existantes des missions.Un message a été envoyé à tous les CDM mi–février 2008 pour souligner ce point (RGM0006, 15/02/2008). Dans le cadre de la communication de mai 2008 sur les niveaux de référence et les budgets des missions réservés aux activités d'accueil pour la nouvelle année, on a attiré l'attention des CDM et des AGAC, de manière ciblée, sur les constatations et les recommandations de certaines vérifications, y compris sur la vérification des dépenses d'accueil des missions.GEM, GLM, GNM, GPM, DFMTerminé
Un message mis à jour sera envoyé à tous les CDM pour leur transmettre des instructions claires et veiller à ce qu'ils respectent ces recommandations. Une copie du rapport de vérification final sera jointe à ce message mis à jour une fois qu'il aura été finalisé et approuvé par le sous–ministre. Le CDM sera tenu de mettre en oeuvre ces recommandations. Il sera également tenu de prendre des mesures coordonnées avec l'AGAC afin d'améliorer la qualité de la documentation ainsi que les contrôles financiers, pour respecter les exigences.GEM, GLM, GNM, GPM, DFMUne fois que le rapport de vérification aura été finalisé.
14. Élaborer des plans de travail pour planifier les activités d'accueil qui définissent clairement les activités clés de l'année financière, leurs liens avec les objectifs du programme, les participants ciblés et le coût estimatif de chaque activité planifiée.Nous avons consulté le Comité de gestion de la mission au sujet des propositions de changements à apporter à la politique. Compte tenu de la nature des activités d'accueil, les membres du Comité se sont interrogés sur l'utilité d'établir un plan détaillé en début d'année. Bien que plusieurs activités soient planifiées bien à l'avance, un nombre important d'événements n'est planifié que quelques semaines à l'avance, voire moins. Les membres du Comité de gestion de la mission ont insisté sur le fait que les activités devraient être reliées à la stratégie nationale et évaluées une fois terminées. SCM a accepté d'examiner ce point et de consulter une nouvelle fois le CGM avant de parachever cette section de la politique.SMOTerminé
35.Veiller à ce qu'une formation appropriée soit dispensée aux employés qui participent au processus de planification et de mise en oeuvre des activités d'accueil. Plus précisément, les révisions apportées à la politique sur l'accueil officiel à l'étranger devraient être communiquées au Centre d'apprentissage des services ministériels (CFSS) et au Centre d'expertise en affaires internationales et en gestion (CFSD) afin qu'ils puissent mettre à jour le matériel didactique sur l'accueil, suivant le cas; les spécialistes des finances devraient être disponibles lors de la formation sur l'accueil qui est offerte par CFSS;Le contenu de la formation devrait : mettre l'accent sur les rôles et les responsabilités;
  • décrire le but des formulaires EXT 904 et 52 et démontrer, au moyen d'exemples, la façon de les remplir correctement;
  • décrire les principaux contrôles financiers associés au paiement des dépenses d'accueil, leurs objectifs de contrôle connexes ainsi que la manière de les appliquer et de les documenter le plus efficacement possible;
  • inclure un contrôle des stocks.
SMO communiquera les révisions apportées au chapitre 9 mis à jour et approuvé au CFSS et au CFSD d'ici le 30 juin 2009. SMD veillera à ce que le matériel didactique comprenne toutes les révisions apportées au chapitre 9 mis à jour et approuvé. En outre, le CFSS et le CFSD seront invités à faire partir de l'équipe centrale du projet pour pouvoir apporter leurs conseils sur le contenu de la formation et son exécution tout au long du processus d'examen de la politique. La formation sur l'accueil devrait normalement débuter avec la formation préparatoire à l'affectation, au mois de mai ou juin, et se poursuivre tout au long de l'année financière 2009–2010, d'après le calendrier établi par le CFSS.SMO30 juin 2009
SMO déploiera un expert en la matière pour la formation dispensée par le CFSS pendant la période de mise en place du chapitre mis à jour et approuvé, étant donné qu'aucune nouvelle ressource n'est disponible actuellement.SMOAu début du mois de mai 2009

Le CFSS collaborera avec la Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD) pour examiner et mettre à jour le cours sur l'accueil officiel à l'étranger une fois que l'examen de la politique aura été achevé.

  1. Le cours sur l'accueil officiel à l'étranger contient une description détaillée des rôles et des responsabilités pour : le SMA/DG; le CDM; le Comité de gestion de la mission; l'AGAC/AAM; le gestionnaire du programme; le bénéficiaire des fonds; et le comptable de la mission.
  2. Le cours sur l'accueil officiel à l'étranger sera mis à jour dans un délai de 60 jours après réception du nouveau formulaire EXT 2043 (fusion des formulaires EXT 52 et EXT 902).
  3. Le CFSS communiquera avec SMO/SMFF d'ici la fin du mois de mars 2009 et demandera une description du processus de paiement des dépenses d'accueil, y compris une description de l'application des principaux contrôles financiers. Le matériel didactique du cours sur l'accueil officiel à l'étranger sera mis à jour dans un délai de 60 jours après réception de l'information demandée à SMFF.
  4. Le CFSS mettra à jour le matériel didactique du cours sur l'accueil officiel à l'étranger dans un délai de 60 jours après réception du texte envoyé par SMO clarifiant/mettant en relief les secteurs stratégiques déterminés par les vérificateurs.
CFSS

60 jours après avoir reçu les instructions de SMO (date d'achèvement de SMO : du 30 juin)
Terminé

  1. 30 juin 2009 (dans un délai de 60 jours après avoir reçu les instructions de SMO).
  2. dans un délai de 60 jours après avoir reçu les instructions de SMFF.
  3. 30 juin 2009 (dans un délai de 60 jours après avoir reçu les instructions de SMO).
36. Accorder plus d'importance à la politique sur l'accueil officiel à l'étranger dans le volet du Programme de pré affectation pour les chefs de mission et de la formation Gestion de programmes à l'étranger qui est dirigé par les spécialistes des finances dans ce domaine.SMD mettra à disposition un expert en la matière pour la formation dispensée par le CFSS. SMD veillera à ce que le cours se concentre davantage sur la politique sur l'accueil officiel à l'étranger.SCMEn cours
27. L'exigence de recevoir une approbation préalable du sous–ministre pour des problèmes de non–conformité devrait être réglée dans le contexte de la révision de la politique sur l'accueil officiel à l'étranger pour s'assurer que cela est pratique
Si cette exigence demeurait, il faudrait insister auprès des chefs de mission sur le fait que les exceptions au respect des exigences de la politique sur l'accueil officiel à l'étranger doivent être préalablement autorisées par écrit par le sous–ministre.
Ceci a été intégré aux communications envoyées mi–mars 2008 aux CDM et aux AGAC.GEM, GLM, GNM, GPM, DFMTerminé
18. Les chefs de mission devraient consolider leurs pratiques relatives à l'accueil pour assurer un respect plus rigoureux des exigences de la politique sur l'accueil officiel à l'étranger, notamment en fournissant la documentation requise et en appliquant efficacement les principaux contrôles financiers.Un message a été envoyé à tous les CDM mi–février 2008 soulignant ce point (RGM0006, 15/02/2008). Dans le cadre de la communication de mai 2008 sur les niveaux de référence et les budgets des missions réservés aux activités d'accueil pour la nouvelle année, on a attiré l'attention des CDM et des AGAC, de manière ciblée, sur les constatations et les recommandations de certaines vérifications, y compris sur la vérification des dépenses d'accueil des missions.GEM, GLM, GNM, GPM, DFMTerminé
Un message mis à jour sera envoyé à tous les CDM pour leur transmettre des instructions claires et veiller à ce qu'ils respectent ces recommandations. Une copie du rapport de vérification final sera joint à ce message mis à jour une fois qu'il aura été finalisé et approuvé par le sous–ministre. Le CDM sera tenu de mettre en oeuvre ces recommandations. Il sera également tenu de prendre des mesures coordonnées avec l'AGAC afin d'améliorer la qualité de la documentation ainsi que les contrôles financiers, pour respecter les exigences.GEM, GLM, GNM, GPM, DFMUne fois que le rapport de vérification aura été finalisé.
39. Élaborer un texte normalisé sur la gestion des dépenses d'accueil pour l'intégrer aux ententes et aux plans de gestion du rendement. Des mesures du rendement connexes devraient être élaborées dans le cadre des responsabilités afférentes à la gestion financière.

Pour faire suite à la demande présentée l'été dernier par le Comité exécutif, un langage normalisé a été élaboré pour englober les responsabilités des gestionnaires EX en matière de gestion financière. Un texte décrivant de manière explicite les engagements actuels ainsi que les mesures du rendement a été distribué aux membres du Comité exécutif à titre de document de référence, ou pour être entièrement intégré à leurs ententes de rendement et à celles de leurs subordonnés.

Aucun texte particulier faisant référence aux affectations de fonds réservés aux activités d'accueil n'a été élaboré étant donné que la majorité des EX – à moins de travailler au sein d'une mission – n'assument pas de responsabilités relatives à l'accueil. Néanmoins, le texte générique diffusé aux membres du Comité exécutif englobe les fonds d'accueil, puisqu'il fait référence à l'ensemble des fonds sous le contrôle du gestionnaire.

La Direction de la gestion financière et de la politique de responsabilisation (SMO) de la Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD) inclura HFD à son processus de consultation en révisant la politique sur l'accueil.

HFDTerminé
Un texte générique a été diffusé à tous les membres du Comité exécutif le 9 septembre 2007 par ***, afin d'être utilisé comme document de référence pour la préparation de leurs ententes de rendement et celles de leurs subordonnés.HFDTerminé
Le texte normalisé et les mesures du rendement ont été intégrés aux ententes de rendement et aux PGR suivant les besoins pour le cycle de rendement de 2008–2009 et les années à venir. Cette mesure a été communiquée comme il se doit à la direction du Secteur.GEM, GLM, GNM, GPM, DFMTerminé
310. Améliorer l'efficacité et la et la facilité d'utilisation du Journal d'accueil comme suit : en créant un nouveau champ de données pour enregistrer la quantité et la valeur des boissons alcoolisées qui sont sorties de l'inventaire et qui sont consommées (la nécessité d'améliorer la documentation est incluse à la recommandation 11); en offrant des orientations sur la quantité de détails requise sous les en–têtes Genre de fonction, But du programme, Objet de la fonction et Évaluation de l'activité pour veiller à ce que des renseignements exacts et complets soient enregistrés.

SMO a rédigé un nouveau formulaire pour le Journal d'accueil afin de donner suite à ces recommandations.

Entre septembre et novembre 2008, SMO a mené une première ronde de consultations (avec les AGAC dans les missions) sur les propositions de changements à apporter aux formulaires sur l'accueil.

SMO consultera les intervenants pour examiner le formulaire provisoire intitulé « Formulaire sur l'accueil officiel à l'étranger (EXT 2043) ». Ce formulaire provisoire regroupe les formulaires EXT 904 et EXT 52. Il sera soumis à une deuxième ronde de consultations en mars 2009.

On estime que le nouveau formulaire sera prêt à être mis en application au moment de l'entrée en vigueur de la nouvelle politique, le 1er septembre 2009.

La faisabilité d'utiliser, comme il a été recommandé, un menu déroulant pour les encadrés 7 et 8 a été étudiée. Encadré 7 « But du programme » : SMO décidera de la pertinence d'utiliser la sous–sous–activité de l'architecture d'activités de programme (AAP) pour le menu déroulant. Encadré 8 « Objet de l'activité » : le formulaire provisoire (EXT 2043) possède un menu déroulant qui utilise la même convention d'appellation que la divulgation proactive.

SMO1er septembre2009
111. ***.

Le formulaire provisoire (EXT 2043) a intégré un mécanisme de communication des coûts de l'inventaire.

Le coût de l'alcool sorti de l'inventaire et consommé qui est déclaré par le demandeur pour une activité sera automatiquement compilé sur la page du sommaire (la première page) du formulaire. Par conséquent, le demandeur/responsable des achats d'alcool en vrac sera chargé de rendre compte manuellement sur le formulaire du coût d'ouverture et de clôture de l'alcool en stock. SMO entreprendra une deuxième ronde de consultations sur le formulaire en mars 2009.

SMO révisera la politique sur l'inventaire au cours de la nouvelle année financière et envisagera de créer un formulaire d'inventaire pour faciliter la gestion des achats d'alcool en vrac et l'établissement des rapports connexes.

La formulation du projet de politique a été modifiée afin de charger le responsable des achats d'alcool en vrac de gérer les achats en vrac ainsi que la consommation d'alcool et d'en rendre compte.

SMOFormulaire de la politique sur l'accueil officiel à l'étranger : 1er septembre 2009
Examen de la politique sur l'inventaire d'ici le 31 mars 2010 :
312. Veiller à ce que : les exigences de la politique sur l'accueil officiel à l'étranger en matière d'enregistrement des données et d'établissement des rapports soient clarifiées et respectées; le montant des dépenses divulguées sur le site Web du Ministère concorde avec l'information figurant dans le système financier du Ministère (c.à.d. le SGI).Le formulaire provisoire sur l'accueil (EXT 2043) normalise l'enregistrement et la communication de toutes les dépenses d'accueil liées à chaque activité d'accueil. Une section toute particulière intitulée « divulgation proactive » a été intégrée au formulaire afin de faciliter la divulgation proactive des coûts d'accueil par activité, lorsque cette mesure est requise.SMO1er septembre 2009

Annexe C – Liste des missions incluses dans l'échantillon

RégionMission
Amérique du NordLos Angeles, San Francisco, Atlanta, Miami et New York
Asie du Sud et du Sud–estHô Chi Minh–Ville, Hanoï et Singapour
Europe centrale, de l'Est et du SudCopenhague
AfriqueKhartoum, Kinshasa et Nairobi
Amérique latine et des AntillesPanama, Quito, Bridgetown, Santiago et Caracas
Moyen–Orient et de l'Afrique du NordTunis et Le Caire
Asie orientaleTokyo et Guangzhou
Union européenne, de l'Europe du Nord et de l'OuestBerne, Bruxelles, Dublin et Paris

Annexe D – Propositions de révisions à apporter à la politique sur l'accueil officiel à l'étranger

Secteur de politiqueRenvoi de la politique sur l'accueil officiel à l'étrangerObservation(s) du vérificateurNature de la clarification requise/des points qu'il convient de mettre en relief
Responsabilités relatives à la politique9.3

La section 9.3.1 stipule que « le directeur général des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD) est responsable devant le sous–ministre des Affaires étrangères de l'application efficace de la politique d'accueil officiel au ministère ». La section 9.3.2 indique que « les sous–ministres adjoints (SMA) ont la responsabilité de veiller à l'application cohérente de la politique d'accueil officiel dans leurs régions respectives ».

Bien que la section 9.3 fournisse un aperçu des responsabilités liées à la politique, elle ne définit pas clairement en quoi la responsabilité de SMD visant une application « efficace » de la politique diffère de celle du SMA visant une application « cohérente » de la politique. En outre, on remarque un manque de concordance inhérent des responsabilités. En ce sens qu'il serait très difficile de tenir SMD responsable d'assurer la mise en oeuvre « efficace » de la politique lorsque les ressources responsables de sa mise en oeuvre (c.à.d. le personnel des missions) rendent compte aux sous–ministres adjoints (SMA) responsables du groupe géographique.

Clarifier de quelle manière les responsabilités relatives à la politique qui incombent à SMD diffèrent de celles qui incombent au SMA responsable du groupe géographique pour les missions.
Rôles et responsabilités9.6.4

En outre, la section 9.9.1 stipule que les coûts réels réclamés pour une activité d'accueil « [doivent correspondre au] coût unitaire établi pour l'activité en question » lorsque l'activité a lieu dans un établissement commercial.

La section 9.6.4 confie à l'AGAC/AAM la responsabilité de vérifier la conformité des demandes de remboursement des frais d'accueil aux exigences de la politique. Toutefois, dans les faits, cette responsabilité est assumée par le comptable de la mission, qui signe et date le formulaire EXT 904 sous le bloc signature « vérifié par ». Ainsi, on observe un manque de concordance entre le chapitre 9 et le formulaire EXT 904 quant à la personne responsable d'accomplir et de documenter le contrôle de vérification.

Mettre l’accent sur le coût unitaire (à moins qu’une méthode alternative soit déterminée) doit être également utilisé comme un coût maximum par personne pour un test de vraisemblance.

S’assurer de la cohérence entre la directive de la politique et la conception du formulaire.

Orientations du CGM9.6.2, 9.8.2, 9.9.1, 9.9.2, 9.9.5Le chapitre 9 précise les domaines pour lesquels le CGM devrait fournir des orientations supplémentaires au personnel de la mission. Ces orientations sont actuellement éparpillées dans différentes sections de la politique.Regrouper, dans un secteur de la politique, les orientations devant être fournies par le CGM afin d'accroître l'importance accordée à cet aspect des pratiques de gestion des missions.
Planification des activités d'accueil9.6.5, 9.9.2Les sections 9.6.5 et 9.9.2 décrivent la nécessité de planifier correctement les activités d'accueil afin de maximiser le rendement des ressources investies. Une mission de grande envergure a institué cette pratique pour l'année financière 2007–2008.Mettre en évidence une planification des activités d’accueil effective qui pourrait servir à plusieurs fins et soutenir le CDM. Donner une direction dans ce secteur pour démontrer l’optimisation des ressources, allocation liée au besoin du programme, les objectifs clés qui appuient l’événement, etc.
Coûts unitaires9.9.1La section 9.9.1 fournit des orientations relativement à l'établissement des coûts unitaires pour les activités d'accueil. Plus particulièrement, elle stipule que « [le coût est établi d'après un échantillonnage représentatif de coûts réels ».Souligner l'importance de consigner par écrit la méthodologie et l'analyse associées à l'établissement des coûts unitaires.
Coûts unitaires9.9.2La politique indique que les coûts spécifics peuvent être remboursés pour une activité d'accueil approuvée. Ce n'est pas claire de quelle manière une autorisation/pré–autorisation d'une activité devrait être démontrée/documentée et par qui.Clarifier le processus d'autorisation pour les activités d'accueil et donner une méthode appropriée pour documenter.
Achats en vrac de boissons alcoolisées9.9.4La section 9.9.4 précise qu'un inventaire écrit doit être tenu de tous les achats en vrac de boissons alcoolisées. Elle précise également qu'un inventaire des stocks matériels doit être effectué chaque année et rapproché avec les registres des stocks. La vérification a noté que le décompte d'ouverture et de clôture de l'inventaire n’est toujours pas enregistré dans des registres des stocks. Ainsi, il n'est pas possible de rapprocher les résultats du décompte physique aux registres des stocks.Souligner l'importance de gérer les inventaires des boissons alcoolisées et de fournir des lignes directrices à l'égard d'un processus pour documenter, incluant les décomptes d'ouverture et de clôture.
La section 9.9.4 précise que les achats en vrac sont faits à des fins de "représentation". Parfois, les achats en vrac des boissons alcoolisées non–canadiennes se sont produits. La pratique appropriée en lieu de mettre en valeur et promouvoir les produits canadiens et leurs valeurs devrait prendre en considération dans un contexte des activités d’accueil.Définir le terme de "représentation" et les types de produits qui seraient inclus. Clarifier si oui ou non l'achat en vrac des boissons alcoolisées est limité aux produits canadiens, lorsque ces produits existent.
Cadeaux9.9.2, 9.9.5 et 9.10Le sujet des cadeaux est couvert dans trois sections distinctes du chapitre 9 : les dépenses d'accueil admissibles, les pourboires et les gratifications ainsi que les dépenses d'accueil non admissibles. Le texte applicable dans ces trois sections porte à confusion. Le lecteur a de la difficulté à déterminer en vertu de quelles circonstances particulières le coût d'un cadeau est admissible en vertu du chapitre 9.Simplifier le texte utilisé pour décrire les circonstances en vertu desquelles un demandeur peut réclamer le remboursement du coût d'un cadeau au titre de dépense d'accueil.
Journal d'accueil9.11.1Le formulaire du journal d'accueil (c.à.d. le formulaire EXT 52) présente des rubriques distinctes (c.à.d. les encadrés 7 et 8) pour décrire le but de l'activité d'accueil et le lien avec l'objectif ou les objectifs particuliers du programme. Il contient également une rubrique (c.à.d. l'encadré 9) pour documenter l'évaluation de l'activité. Les résultats de la vérification (voir le paragraphe 6.14) indiquent que le l'information contenue dans ces encadrés ne répond pas toujours aux fins prévues.Souligner l'importance des encadrés 7 à 9 afin de démontrer l'optimisation des ressources. Ceci en définissant leurs fins prévues et en décrivant, au moyen d'un échantillon de formulaire EXT 52 rempli, le type et le niveau d'information à inscrire dans chaque encadré. Plus particulièrement, les aspects qui suivent devraient être mis en relief pour définir les fins prévues des encadrés 7 à 9 : Encadré 7 – Objectif du programme : décrire, à titre de référence, le lien avec un ou plusieurs objectifs particuliers contenus dans le document de la stratégie nationale. Encadré 8 – But de l'activité : décrire le lien avec « les objectifs et raisons d'être de l'accueil » qui sont décrits au chapitre 9 – section 9.7.Encadré 9 – Évaluation de l'activité d'accueil : décrire le ou les résultats particuliers de l'activité et la manière dont ils ont contribué à l'atteinte des objectifs du programme décrits dans l'encadré 7.
Relevé des avances et des dépenses liées à l'accueil officiel9.11.2La section « nouvelle avance » du Relevé des avances et des dépenses liées à l'accueil officiel (c.à.d. le formulaire EXT 904 contient des renseignements sur les avances octroyées au demandeur relativement à une activité d'accueil (le cas échéant) et le solde restant de son affectation budgétaire. L'équipe de vérification a constaté que les en–têtes utilisés pour préciser le type de renseignements à inscrire dans la section « nouvelle avance » prêtaient à confusion, ce qui expliquait certainement, en partie, les inexactitudes relevées.Simplifier la section « nouvelle avance » du formulaire EXT 904 et clarifier la manière dont il doit être rempli en définissant les renseignements à inscrire sous chaque en–tête et en utilisant un échantillon de formulaire rempli. Une autre possibilité consisterait à supprimer la section « nouvelle avance » s'il est possible d'atteindre les mêmes fins que celles associées à cette section en utilisant les rapports disponibles dans le SGI.
Approbation et acheminement des formulaires sur l'accueil9.11.3Le formulaire EXT 904 contient une rubrique pour les personnes ayant le pouvoir financier délégué de certifier les dépenses d'accueil en vertu des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). La vérification ont constaté que, parfois, l'application de ce contrôle n'est pas documentée sur le formulaire EXT 904. Au lieu de cela, les éléments probants confirmant que ce contrôle a été exercé sont consignés dans divers autres documents, tels que le formulaire de codage du SGI et le rapport en vertu des articles 33 et 34.Décrire la ou les méthodes acceptables pour certifier les dépenses d'accueil en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP afin de normaliser le processus, d'accroître la cohérence et de minimiser la duplication.
Reçus9.11.4La section 9.11.4 indique que « toutes les dépenses d'accueil réclamées sur le formulaire EXT 904 doivent être soutenues par les reçus originaux (consulter la politique du ministère sur les types de reçus acceptables pour les demandes de remboursement de dépenses ». L'exigence pour le demandeur de fournir une preuve de paiement est décrite dans la politique sur les types de reçus acceptables pour les demandes de remboursement de dépenses (c.à.d. l'exigence prévue dans le chapitre 9 en faisant référence à une autre politique ministérielle). Par conséquent, il serait très utile de décrire de manière explicite les exigences à cet égard directement au chapitre 9, plutôt que de faire référence à la politique sur les types de reçus acceptables pour les demandes de remboursement de dépenses.Décrire de manière explicite les exigences relatives aux preuves de paiement directement au chapitre 9.

1Le SGI est le système financier général du Ministère.

2Directive sur les dépenses de représentation officielle du Service extérieur du Conseil du Trésor, 1er avril 1970.

3Manuel du protocole du MAECI, chapitre 9 – Accueil officiel à l'étranger.

4Les exigences en matière de divulgation proactive s'appliquent aux postes classifiés aux niveaux EX–04 et supérieurs.

5Le SGI est le système financier général du Ministère.

6Les demandeurs ne sont pas tenus de soumettre des pièces justificatives qui corroborent le montant total (c.–à–d. 100 p. 100 du montant) réclamé. Plus exactement, la section 9.11.4 indique que « [l]orsqu'il y a réclamation de dépenses par le biais de l'utilisation du "coût unitaire", les réclamants devront joindre à la demande toutes les pièces justificatives appropriées ».

7La section 9.11.1 de la politique sur l'accueil officiel à l'étranger oblige également les demandeurs à préparer un Journal d'accueil (EXT 52) pour chaque activité recensée sur le formulaire EXT 904. Le Journal d'accueil présente une description plus détaillée de l'activité et précise son coût, qui devrait correspondre au montant réclamé sur le formulaire.

8Le formulaire EXT 904 établit le solde restant sur l'affectation d'un demandeur comme suit : l'affectation révisée correspond aux dépenses totales engagées à ce jour, auxquelles est rajouté le montant de la nouvelle avance.

9Les demandeurs ne sont pas tenus de soumettre des reçus qui corroborent le montant total (c.à.d. 100 p. 100 du montant) réclamé. Plus exactement, la section 9.11.4 indique que « lorsqu'il y a réclamation de dépenses par le biais de l'utilisation du "coût unitaire", les réclamants devront joindre à la demande, toutes les pièces justificatives appropriées ».

Bureau du dirigeant de la vérification


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Date de modification :
2013-01-03