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Vérification des recettes de Passeport Canada (Droits PPTC)

(Juin 2008)

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Sommaire

La Direction de la vérification (ZIV) a effectué la vérification des recettes de Passeport Canada (PPTC), conformément au Plan de vérification de 2006-2007. L'objectif de cette évaluation était d'évaluer la pertinence du cadre de contrôle de gestion lié à la perception et à la production des recettes durant l'exercice 2006-2007. PPTC a déclaré des recettes totales de 231 millions de dollars pour l'exercice 2006-2007.

Bureaux de délivrance de passeports au Canada

Dans l'ensemble, les rôles et responsabilités sont bien compris par la direction et par le personnel, et sont mis en pratique de façon uniforme dans tous les bureaux de délivrance. Les tâches sont, en général, bien réparties parmi le personnel. La vérification a permis de conclure que, dans l'ensemble, la direction exerce une surveillance appropriée du processus de rapprochement à l'échelon local.

Les documents décrivant les pratiques de gestion des recettes et de caisse que les bureaux de délivrance doivent appliquer contiennent des lacunes et n'ont pas été publiés et distribués à tous ceux les concernés. De plus, aucune formation en finances portant sur l'exécution de leurs responsabilités de gestion financière n'est offerte aux gestionnaires de bureau et à leurs adjoints. Cela a eu des conséquences négatives sur la conformité des bureaux de délivrance, a donné lieu à des lacunes dans les contrôles internes, a affaibli l'efficacité des contrôles internes existants et a réduit l'efficacité opérationnelle.

Dans les bureaux de délivrance visités par l'équipe de vérification, on avait mis en oeuvre des mesures pour améliorer la sécurité des employés et pour favoriser la protection des actifs. Ces mesures comprenaient l'installation de caméras de sécurité aux endroits clés du bureau et l'utilisation de tiroirs-caisses doubles avec verrouillage. Il faut cependant continuer d'améliorer l'efficacité des contrôles liés à la réception des demandes envoyées par la poste, à la petite caisse et à la caisse d'appoint, et des contrôles liés au transfert des espèces entre l'agent et le gestionnaire adjoint.

Direction des services financiers

L'équipe de vérification a vérifié les contrôles financiers clés liés aux dépôts bancaires et aux recettes et a trouvé que, durant l'exercice 2006-2007, ils avaient été effectivement appliqués par la Direction des services financiers (Direction des services financiers PPCF). Par conséquent, les résultats de la vérification donnent à la haute direction de PPTC l'assurance que l'information sur les dépôts bancaires et les recettes qui est enregistrée dans PASSAP et utilisée pour la présentation de l'information interne et externe, est exacte et complète.

Même si les contrôles financiers clés ont été appliqués avec efficacité durant l'exercice 2006-2007, il est possible d'apporter des améliorations. Il faut définir et officialiser des normes d'application des contrôles dans la documentation du processus opérationnel. De plus, les pratiques actuelles de surveillance de la direction peuvent être élargies. Ces améliorations réduiront le risque d'erreur et d'incohérence, amélioreront l'efficience opérationnelle et relèveront le moral des employés.

Un contrôle de détection appliqué par les Services ministériels PPTC a mis au jour 274 cas en 2006-2007 où un passeport (1) était entre les mains du requérant sans qu'aucune écriture de paiement (DZ) et de recettes (RV) n'ait été enregistrée dans PASSAP (dans le présent document, ces cas seront appelés « sans DZ/RV »). On a également relevé 628 autres cas où il n'y avait pas d'écriture de recettes (RV) dans PASSAP (dans le présent document, ces cas seront appelés  sans « RV » (2)). Les cas « sans DZ/RV » et « sans RV » ont fait l'objet d'une certaine surveillance de gestion par la haute direction de PPTC.

Toutefois, l'équipe de vérification est d'avis qu'il faut faire plus d'efforts pour déterminer les causes des cas « sans DZ/RV » et des cas « sans RV ». Les bureaux de délivrance ont donné une explication insuffisante à la Direction des services financiers PPCF pour 62 % des cas (171 des 274 cas signalés « sans DZ/RV »). Il se fait actuellement un suivi des 628 cas signalés « sans RV », pour trouver les causes possibles. ***

Les Services ministériels PPTC ont lancé une initiative, le Cadre de contrôle interne (CCI), en 2006-2007 en prévision de l'adoption, par le Conseil du Trésor, d'une politique sur le contrôle interne. La portée des recommandations formulées dans ce rapport par l'équipe de vérification concorde largement avec les objectifs de l'initiative CCI. C'est pourquoi l'équipe de vérification considère le CCI comme une initiative ministérielle clé.

La Direction des services financiers PPFC a élaboré un plan d'action pour mettre en oeuvre l'initiative CCI sur trois ans (de 2006-2007 à 2008-2009). Le plan a été préparé dans les grandes lignes, avec indication des principales tâches par exercice et forte prise en compte des exigences concernant les ressources. L'équipe de vérification est d'avis qu'un plan d'action plus détaillé serait requis, étant donné l'importance de l'initiative CCI (conformité aux exigences de la politique du SCT et réponse aux observations issues de la vérification).

1.0 Contexte

1.1. En vertu du Décret sur les passeports canadiens, Passeport Canada (PPTC) a la responsabilité de délivrer des documents d'identité aux Canadiens et aux résidents du Canada aux fins de voyage à l'étranger. Le Décret sur les passeports canadiens charge Passeport Canada de l'administration de toutes les questions liées à la délivrance, à la révocation, à la retenue, à la récupération et à l'utilisation des passeports canadiens.

1.2 Passeport Canada, dont les activités sont financées à l'aide d'un fonds renouvelable, s'autofinance grâce aux frais d'utilisation perçus pour divers documents de voyage. À la différence des autres organismes gouvernementaux, PPTC ne reçoit pas de crédit annuel du parlement pour financer ses activités et doit générer suffisamment de recettes pour couvrir ses dépenses. En décembre 2001, les droits d'obtention d'un passeport pour adulte sont passés à 87 $. Sur ce montant, 62 $ servent à financer les opérations de PPTC au moyen de son fonds renouvelable, et le reste, 25 $, sert à couvrir les coûts des services consulaires. Les recettes de PPTC pour l'exercice 2006-2007 se sont élevées à 231 millions de dollars.

1.3 Actuellement, Passeport Canada dispense au Canada des services de délivrance de passeports en personne dans 33 bureaux régionaux. Il dispense également des services par l'intermédiaire d'une direction centrale qui reçoit et qui traite les demandes reçues par la poste.

1.4 Étant donné l'importance, les risques et les sommes élevées liés à la gestion des droits de services de passeports, le Comité ministériel de vérification et d'évaluation a approuvé la vérification des recettes dans le Plan de vérification de 2006-2007.

2.0 Portée, objectif, approche et calendrier de la vérification

2.1 Objectif et portée de la vérification

2.1.1 Dans l'ensemble, l'objectif de la vérification était d'évaluer le caractère satisfaisant du cadre de contrôle de gestion lié à la perception et à la déclaration des recettes durant l'exercice 2006-2007. L'annexe A contient une description détaillée des objectifs et de la portée de la vérification.

2.2 Approche et calendrier de la vérification

2.2.1 Les tâches principales liées à la vérification consistaient à examiner les politiques et procédures PPTC pertinentes, à avoir des entrevues avec la direction et le personnel et à évaluer l'efficacité des contrôles internes clés liés au cycle de recettes, qui sont appliqués par un échantillon de bureaux de délivrance (3) et la Direction des services financiers (Direction des services financiers PPCF).

2.2.2 La vérification a eu lieu entre octobre 2006 et mai 2007.

Observations et recommandations

3.0 Cadre de contrôle de gestion - Bureaux de délivrance

3.1 Rôle, responsabilités et pouvoirs

3.1.1 Dans l'ensemble, les rôles et les responsabilités sont bien compris par la direction et le personnel et sont exercés avec cohérence dans tous les bureaux de délivrance. La répartition des tâches est généralement bien respectée. Les rôles et responsabilités reconnus par le personnel sont conformes aux politiques et procédures prescrites.

3.1.2 Dans l'ensemble, la surveillance exercée par la direction est appropriée en ce qui concerne le processus de rapprochement utilisé pour le Rapport sur les fiches de contrôle du bureau, y compris l'approbation par le gestionnaire de bureau ou la personne déléguée.

3.1.3 Les situations dans lesquelles les rôles et responsabilités des membres du personnel n'étaient pas exercés efficacement, s'expliquaient en général par leur ignorance ou leur manque de compréhension des politiques et procédures financières ainsi que des conséquences de leurs actions sur d'autres domaines de l'organisation (p. ex., gestion des fonds d'appoint, suffisance des documents justificatifs).

3.2 Information

3.2.1 Les entrevues avec les gestionnaires et les gestionnaires adjoints ont révélé des lacunes quant à la compréhension des politiques et procédures financières s'appliquant au traitement et à la réception des recettes. Les connaissances sont en général transmises d'un gestionnaire à un autre par la formation sur le tas. Ce manque de connaissances est surtout notable au Centre de traitement national, où le rapprochement des fiches de contrôle quotidien de la caisse a été enlevé aux services de soutien et confié aux gestionnaires adjoints il y a environ deux ans, sans que ceux-ci bénéficient de la formation ni l'information utile.

3.2.2 Les politiques financières n'ont pas été traduites en procédures opérationnelles. Par conséquent, les procédures à l'appui des exigences opérationnelles ont été élaborées indépendamment à l'échelon local, et, dans la plupart des cas, elles satisfont aux besoins du bureau. Toutefois, dans certains cas, les procédures ne correspondent pas entièrement les exigences des politiques, ce qui donne lieu à des cas de non-conformité ou à des lacunes dans les contrôles internes.

3.2.3 Les bureaux de délivrance ne font pas systématiquement de rapprochement selon le mode de paiement. Alors qu'il s'agit là d'un contrôle clé qui assure l'exactitude des montants déclarés dans le Rapport sur les fiches de contrôle du bureau et l'exactitude de l'information dans les dossiers des clients, l'exigence de rapprochement selon le mode de paiement n'a jamais été rendue officielle. Le Manuel de gestion de caisse et des recettes fournit des lignes directrices sur les exigences en matière de rapprochement; mais même s'il existe depuis plusieurs années, il n'avait pas encore été distribué au moment de la vérification.

3.2.4 L'information justifiant les écarts du Rapport sur les fiches de contrôle du bureau est limitée et de haut niveau. Les documents internes ne fournissent pas de directives suffisantes sur le type et le niveau d'information requis pour justifier les excédents et les déficits d'encaisse; ils indiquent simplement qu'il faut une justification. Par conséquent, les justifications sont fournies sous diverses formes et à des niveaux d'information variés, l'approbation par le gestionnaire ou son adjoint manque d'uniformité et, parfois, aucune information n'est fournie.

3.2.5 Les gestionnaires adjoints ont une connaissance limitée de l'information dont il est question à la section du Rapport sur les fiches de contrôle du bureau traitant de la Liste des caissiers et des statuts des FEDS (excédent ou déficit de paiement). Cette section donne une liste des cas où les paiements sont traités pour des services offerts le jour précédent, ou des cas où le service est vendu le jour même mais où le paiement n'a pas encore été traité (p. ex., le paiement par carte de crédit a été refusé). Si l'information contenue dans cette section du Rapport sur les fiches de contrôle du bureau est utilisée efficacement, elle pourrait être utile aux fins de surveillance.

3.2.6 Les écritures de rajustement sont mal définies. Les lignes directrices sur les cas nécessitant une écriture de rajustement et la manière de la préparer ne sont pas disponibles et sont mal comprises par les bureaux de délivrance. Selon le Manuel de gestion de caisse et des recettes, le gestionnaire de bureau doit préparer une écriture de rajustement dans les cas d'excédent ou de déficit d'encaisse. D'après nos entrevues avec les gestionnaires de bureau et nos observations et examens des rapports sur les fiches de contrôle du bureau, aucun des bureaux de délivrance ayant fait l'objet de cette vérification ne prépare d'écriture de rajustement parce que, pour le moment, cette tâche relève de la Direction des services financiers.

3.2.7 Les gestionnaires de bureau, ou leurs délégués, ont la responsabilité d'autoriser la création et la distribution des codes utilisés pour les appareils de paiement par carte de débit ou de crédit. Il n'existe toutefois aucune politique ou procédure sur l'utilisation et la configuration de ces appareils. Il n'est donc pas possible de savoir clairement quelles sont les pratiques et les normes en ce qui concerne les aspects suivants :

  • exigences concernant le code d'utilisateur;
  • rôles, responsabilités et pouvoirs;
  • contrôles d'accès;
  • autorisation des remboursements;
  • traitement des dépôts (p. ex., informatique ou au niveau du bureau);
  • information sur les reçus.

3.2.8 Dans certains cas, le code d'utilisateur demandé pour l'utilisation des appareils de paiement par carte de débit ou de crédit n'est pas utilisé. Bien que pareille exigence n'ait pas été officiellement annoncée, l'absence d'un contrôle financier de ce genre réduit la reddition de comptes pour les transactions traitées par un agent et nuit à la capacité de la direction d'effectuer un rapprochement efficace et minutieux par type de paiement et par agent.

3.2.9 Dans l'ensemble, les documents décrivant les pratiques de gestion de caisse et des recettes qui doivent être appliquées par les bureaux de délivrance contiennent des lacunes et n'ont pas été publiés et distribués à tous les intéressés. Par conséquent, les connaissances au sein de PPTC des politiques, procédures et directives de gestion des recettes et de caisse varient et affectent le niveau de conformité des bureaux de délivrance.

Recommandation - Directeur des services financiers

3.2.10 En priorité, veiller à ce que les documents financiers actuels concernant les politiques et procédures opérationnelles de rapprochement soient valides, à jour et accessibles à tout le personnel.

3.2.11 Préparer, en consultation avec la Direction générale des opérations, un document qui décrit entièrement le processus de rapprochement du Rapport sur les fiches de contrôle du bureau que les bureaux de délivrance devront adopter, y compris les Services de traitement national. La documentation sur le processus ministériel doit traiter au moins des points suivants :

  • le rôle, les responsabilités et les pouvoirs de la direction et du personnel, notamment les exigences en matière d'examen et d'approbation;

  • les normes et procédures à appliquer pour documenter les excédents ou les déficits d'encaisse, y compris la documentation justificative;

  • la description de l'objectif de l'information contenue dans le rapport sur les fiches de contrôle du bureau;

  • les lignes directrices pour résoudre les anomalies, les exigences pour faire le rapprochement par mode de paiement, et les outils dont on dispose pour accomplir ces fonctions;

  • la description des rapports disponibles au moyen de MARA et IRIS, et leur utilisation.

3.2.12 Distribuer la documentation sur le processus ministériel en matière de Rapport sur les fiches de contrôle du bureau, élaborée selon le point 3.2.11, aux personnes concernées, et donner aussi la formation connexe.

3.2.13 Établir les normes à appliquer pour l'utilisation et la configuration des appareils de paiement par carte de débit ou de crédit.

Mesures prises par la direction et échéanciers

3.2.10 PPCF s'assurera que les politiques appropriées existent, qu'elles sont à jour et accessibles à tout le personnel. Il s'assurera également qu'il existe des procédures de rapprochement internes et qu'elles sont à jour et accessibles à tout son personnel.

3.2.11 PPCF se chargera de créer un groupe de travail conjoint, composé de représentants des Opérations, des Systèmes, de la Formation RH et de PPCF, dont l'objectif sera d'élaborer une documentation complète décrivant le rapprochement et de fournir un cours de formation avancé sur IRIS (3.3.3) à l'intention des gestionnaires de bureau et des gestionnaires adjoints.

3.2.12 Durant l'exercice 2007-2008, on créera un nouveau poste FI-02 (liaison opérationnelle) à la Division de comptabilité intégrée et attestation de la qualité. L'une des responsabilités associées à ce poste sera de fournir des conseils à la Direction générale des opérations et à la Formation des RH sur la gestion des droits, afin de s'assurer que les procédures opérationnelles respectent les politiques et les règlements. De plus, le titulaire de ce poste aidera la Direction générale des opérations à concevoir et à approuver les spécifications des demandes de changement ou de développement des systèmes, des rapports et des formulaires qui touchent à la gestion des droits.

3.2.13 Chaque bureau recevra du fournisseur des instructions sur l'utilisation et la configuration des terminaux, en plus des normes internes et des exigences établies par Passeport Canada. En outre, PPCF recommande que la personne responsable de la liaison opérationnelle s'assure que cette information soit tenue à jour dans un manuel des opérations des gestionnaires de bureau.

3.3 Formation

3.3.1 Les agents des passeports sont généralement au courant des procédures décrites dans le Manuel de formation des agents. Tous les bureaux ont indiqué que la formation théorique des agents est complétée par la formation sur le tas, y compris par l'apprentissage des particularités de chaque bureau.

3.3.2 Les gestionnaires de bureau et les gestionnaires adjoints ne reçoivent aucune formation financière qui pourrait les aider à mieux s'acquitter de leurs tâches de rapprochement. L'équipe de vérification a constaté que l'on connaissait peu de chose des causes possibles, des conséquences et de la correction des anomalies trouvées dans les rapports sur les fiches de contrôle de bureau, qui nécessitent une connaissance approfondie des fonctions « service vendu » et « traitement des droits » d'IRIS. Les rapprochements sont effectués avec divers degrés d'efficacité et l'on fait un usage limité des outils et des rapports qui se trouvent dans IRIS, et surtout, dans MARA.

Recommandation - Directeur des services financiers

3.3.3 En partenariat avec la Direction de la formation opérationnelle, concevoir un cours de formation avancé sur IRIS à l'intention des gestionnaires de bureau et des gestionnaires adjoints, dans le but précis de leur faire acquérir la formation nécessaire pour remplir leurs tâches de gestion financière, l'accent étant mis en particulier sur le processus de rapprochement du Rapport sur les fiches de contrôle du bureau.

Mesures prises par la direction et échéanciers

3.3.3 PPCF dirigera, en consultation avec Opérations, TI et Formation RH, l'élaboration du processus de rapprochement du Rapport sur les fiches de contrôle de bureau, et il offrira un cours avancé sur IRIS à l'intention des gestionnaires de bureau et des gestionnaires adjoints. À cette fin, PPCF veillera à ce que les fonctions du nouveau poste FI-02 (agent de liaison des opérations) prévoient le pouvoir d'intervenir et d'approuver les sections liées aux droits. La Direction générale des opérations lancera la formation et en assurera le suivi avec la Formation RH, une fois que les cours seront conçus (inclus dans le matériel de formation officiel). Elle s'assurera que les changements de politique sont communiqués aux bureaux de délivrance.

3.4 Sauvegarde des biens

3.4.1 Des mesures pour améliorer la sécurité des employés et pour favoriser la sauvegarde des biens ont été mises en place dans tous les bureaux de délivrance visités. Elles comprenaient entre autres l'installation de caméras de sécurité à des endroits clés du bureau et l'utilisation de tiroirs-caisses doubles avec verrouillage. ***

3.4.2 Selon les politiques en matière de finances, lorsqu'on reçoit de l'argent par la poste, l'ouverture du courrier doit toujours se faire par deux employés. Cette exigence n'est pas toujours respectée dans la zone de réception du courrier.

3.4.3 Dans l'un des bureaux de délivrance, l'équipe de vérification a remarqué qu'il n'y avait pas d'approbation de l'agent et du gestionnaire adjoint durant le transfert des espèces. L'absence de ce type de contrôle augmente le risque d'irrégularités et de problèmes potentiels en cas de perte ou de vol d'argent.

3.4.4 L'équipe de vérification a remarqué des incohérences dans la gestion et le contrôle des fonds d'appoint. Un seul des six bureaux visités a mis en oeuvre des processus et des contrôles conformes à la directive sur la petite caisse et les fonds d'appoint. Les autres bureaux ont établi des procédures internes avec divers degrés d'efficacité et d'efficience. Voici les problèmes observés:

  • ***
  • La petite caisse et les fonds d'appoint sont utilisés l'un à la place de l'autre;
  • Les fonds d'appoint sont utilisés pour « combler » les déficits ou pour déposer les excédents;
  • ***

3.4.5 Ces observations découlent des lacunes qui existent dans les lignes directrices et de l'application non uniforme des normes. ***

Recommandation - Directeur des services financiers

3.4.6 Favoriser une séparation complète entre la petite caisse et les fonds d'appoint, émettre à nouveau la directive sur la petite caisse et les fonds d'appoint dans deux documents distincts. À l'occasion de cette initiative, réévaluer les procédures de gestion des fonds d'appoint afin de simplifier les activités de contrôle et d'encourager un plus grand degré de conformité.

Recommandation - Directeur des opérations générales

3.4.7 Instaurer un contrôle double (présence de deux personnes) pour l'ouverture des demandes de passeport dans la zone de réception du courrier.

Mesures prises par la direction et échéanciers

3.4.6 PPCF séparera les directives portant sur la petite caisse de celles portant sur les fonds d'appoint. PPCF consultera les bureaux pour savoir ce qui les empêche de respecter les procédures figurant dans la directive sur les fonds d'appoint.

3.4.7 La Direction générale des opérations déterminera la faisabilité et l'impact sur le personnel. L'impact sera considérable puisqu'il faudra doubler le nombre d'employés présents à l'ouverture du courrier.

3.5 Contrôles des systèmes

3.5.1 Les contrôles et fonctionnalités automatiques d'IRIS servant à l'enregistrement des paiements en espèces étaient généralement faibles, comme en témoignent les faits suivants :

  • Les agents utilisent rarement la fonction « montant fourni », préférant calculer manuellement la « monnaie à rendre ». Les cas de surplus ou de déficit se produisent généralement parce qu'on se trompe dans la monnaie rendue au client, surtout lorsque ce dernier a obtenu plusieurs services;

  • Les contrôles pour traiter et enregistrer les paiements en espèces ne sont pas suffisants par rapport aux contrôles des paiements par carte de débit ou de crédit, car les agents ne sont pas tenus de conserver une copie du reçu du paiement pour les besoins de rapprochement.

3.5.2 Les gestionnaires de bureau examinent régulièrement les profils IRIS, afin de veiller à la validité des privilèges d'accès. Toutefois, les profils assignés ne cadrent pas avec les responsabilités opérationnelles du personnel des bureaux de délivrance. Selon les processus PPTC, on doit attribuer aux préposés à la production les mêmes privilèges et profils d'utilisateur IRIS que ceux des agents des passeports, ce qui augmente le risque d'actions non appropriées (p. ex., admissibilité au passeport). ***

Recommandations - Directeur des services financiers et DG, Opérations

3.5.3 Chercher à connaître les raisons pour lesquelles le personnel de la Direction générale des opérations n'utilise pas les fonctionnalités « montant fourni » et « monnaie à rendre » d'IRIS, dans le but d'améliorer cette fonction ou d'offrir d'autres types de contrôles.

3.5.4 Exiger qu'un second reçu pour les paiements en espèces soit imprimé à partir d'IRIS et joint au Rapport sur les fiches contrôle du bureau.

3.5.5 Établir des profils d'utilisateur qui cadrent avec les responsabilités opérationnelles du personnel des bureaux de délivrance et attribuent des privilèges d'agent uniquement aux employés qui ont suivi le cours de formation et possèdent des privilèges d'admissibilité.

3.5.6 ***

Mesures prises par la direction et échéanciers

3.5.3 La Direction générale des opérations enverra un avis aux gestionnaires de bureau et aux caissiers pour leur rappeler d'utiliser les fonctions « montant fourni » et « monnaie à rendre » d'IRIS, en vue d'améliorer cette fonction ou de proposer d'autres types de contrôles.

3.5.4 PPCF ne voit pas l'utilité ou le contrôle supplémentaire découlant de l'impression de reçus pour les paiements en espèces, qui sont joints au Rapport sur les fiches de contrôle du bureau à la fin de chaque journée. L'impression supplémentaire augmentera le temps de traitement de chaque FEDS, et chaque reçu devra être sauvegardé et remis au gestionnaire à la fin de la journée. Une meilleure solution serait peut-être de fournir une copie du rapport des fiches de contrôle des espèces de chaque examinateur. La Direction générale des opérations et PPCF étudieront cette solution.

3.5.5 La Direction générale des opérations se chargera de cette tâche et travaillera avec Développement des TI et avec la Sécurité pour mettre en oeuvre cette recommandation.

3.5.6 La Direction générale des opérations travaillera avec Services des TI et avec la Sécurité pour mettre en oeuvre cette recommandation.

4.0 Contrôles des dépôts et des recettes - Direction des services financiers PPCF

4.1 Processus de rapprochement des dépôts bancaires

4.1.1 L'unité d'attestation de la qualité financière de PPCF fait le rapprochement de l'information des dépôts bancaires (4) enregistrés dans PASSAP grâce aux interfaces IRIS/PASSAP et au système de gestion bancaire et de la trésorerie (5) (SGBT)/PASSAP, tous les mois. Le rapprochement des dépôts bancaires (processus de rapprochement) est un contrôle financier clé, car il fournit à la haute direction PPTC l'assurance que l'information sur les dépôts PASSAP (à savoir, les reçus), utilisée pour la présentation de rapports internes et externes, est complète et exacte.

4.1.2 Dans l'ensemble, le contrôle de rapprochement a été fait avec efficacité par l'unité d'attestation de la qualité financière PPCF durant l'exercice 2006-2007.

  • L'unité d'attestation de la qualité financière PPCF a préparé, en temps opportun, 425 (6) tableurs de rapprochement Excel, un par bureau de délivrance et par mois de l'exercice. Ces tableurs ont montré des déficits et des excédents (7) par jour et par mode de paiement (8) et ont indiqué des montants nets de déficit et d'excédent par jour et par mois.

  • Les rajustements pour concilier l'information des dépôts PASSAP avec les montants enregistrés dans le SGBT sont reportés dans le compte GL 30015 (PPT comptant excédent/déficit). Le montant net total imputé au compte GL 30015 durant l'exercice 2006-2007 par l'agent de l'unité d'attestation de la qualité financière équivaut à un déficit net de 9,2 k$ (9). Après avoir vérifié un échantillon d'écritures de rajustement, l'équipe de vérification a trouvé qu'elles étaient correctement justifiées et reportées dans PASSAP.

4.1.3 La haute direction PPTC peut être rassurée par les faits suivants :

  • Le processus de rapprochement en place identifie et justifie les rajustements, le cas échéant;

  • L'examen d'un échantillon de tableurs de rapprochement Excel a indiqué que les chiffres contenus dans les feuilles de calcul concordent avec l'information de dépôt enregistrée dans PASSAP et avec les données pertinentes saisies dans les rapports sur les fiches de contrôle du bureau pertinents (à savoir, des chiffres exacts ont été utilisés aux fins de rapprochement et d'écritures de rajustement);

  • Le montant net (9,2 k$) des écritures de rajustement indiquées dans PASSAP en 2006-2007 résultant du processus de rapprochement, n'était pas important par rapport au montant des dépôts des bureaux de délivrance du Canada en 2006-2007 (environ 283 M$). Cela indique qu'en général, le montant des dépôts inscrit dans PASSAP au moyen de linterface IRIS/PASSAP concorde avec le montant des dépôts dans PASSAP, affiché au moyen de l'interface SGBT/PASSAP. Par conséquent, le processus de rapprochement garantit l'intégrité de l'information des dépôts bancaires concernant les opérations canadiennes enregistrées dans PASSAP (à savoir, écritures reportées dans les comptes GL 62200 et GL 119XX).

4.1.4 Même si le processus de rapprochement a été efficace en 2006-2007, il est possible d'y apporter quelques améliorations. L'examen des 425 tableurs de rapprochement préparés en 2006-2007 fait par l'équipe de vérification a fait ressortir les points suivants :

  • 194 (46 %) des 425 tableurs de rapprochement ont montré un excédent ou un déficit net par mois dépassant le seuil de 87 $ (10). 47 (24,2 %) des tableurs ne contenaient pas d'explication sur l'excédent ou le déficit net, alors que la pratique d'attestation de la qualité financière PPCF l'exige;

  • 239 (56,2 %) des tableurs de rapprochement n'indiquaient pas si une écriture de redressement avait été enregistrée dans PASSAP par suite du processus de rapprochement;

  • 182 (98 %) des 186 tableurs de rapprochement indiquant qu'une écriture de redressement (11) avait été inscrite dans PASSAP ne précisaient pas, à l'exception des transferts, le numéro du document PASSAP pertinent utilisé pour effectuer l'écriture. L'unité d'attestation de la qualité financière, toutefois, indiquait que cette information avait été reportée régulièrement dans les dossiers des feuilles de travail de rapprochement;

  • On a utilisé différentes pratiques pour documenter l'impact des écritures de redressement sur les montants utilisés aux fins de rapprochement (à savoir, le rajustement du montant associé à une attribution et à une date de règlement données versus l'indication de l'impact net de toutes les écritures de redressement montré en un seul montant sur la feuille de rapprochement);

  • Le degré de détail des explications de l'excédent ou du déficit net pour le mois, lorsqu'il était supérieur au seuil de 87 $, variait;

  • La présentation ou la conception du tableur de rapprochement variait (à savoir qu'on a utilisé différentes pratiques pour montrer les écritures de redressement effectuées et les explications de l'excédent ou du déficit net pour le mois);

  • La « zone de texte » de l'écriture de compensation indiquée sur le tableur de rapprochement et inscrite dans PASSAP ne montrait pas exactement la raison de lécriture (à savoir, qu'elle contient d'habitude une description telle que « concordance » suivi du nom du bureau de délivrance, sans la mention qu'un montant a été reporté dans le compte GL 30015 (excédent/déficit);

  • Des pratiques différentes ont été utilisées pour rapprocher les montants inscrits dans le compte GL 62200 (rapprochement de trésorerie X - Trésor) : il y avait parfois une écriture de compensation dans PASSAP pour les montants enregistrés dans le compte GL 62200 associés à un jour, un groupe de jours ou au mois entier;

  • Les résultats du processus de rapprochement ne sont pas officiellement revus ni approuvés par le gestionnaire, Opérations financières, ni par la directrice adjointe, Opérations et systèmes financiers (aucune approbation officielle n'est documentée dans le tableur de rapprochement).

4.1.5 À l'heure actuelle, il n'y a pas de document qui décrit le processus de rapprochement opérationnel. Cela explique, en partie, la variation dans la pratique observée par l'équipe de vérification, signalée plus haut. De plus, l'absence de documentation du processus opérationnel crée des risques du point de vue de l'efficience opérationnelle et de la mémoire institutionnelle.

4.1.6 Dans l'ensemble, le processus de rapprochement appliqué par l'agent de l'unité d'attestation de la qualité financière fait l'objet d'une certaine surveillance par le gestionnaire, Opérations financières, et par la directrice adjointe, Opérations et systèmes financiers. Ils exercent cette surveillance à l'occasion de l'examen périodique du tableur Excel qui montre les bureaux de délivrance et les mois pour lesquels les procédures de rapprochement ont été appliquées. Ils l'exercent aussi par la tenue de réunions officielles et officieuses avec l'agent de l'unité d'attestation de la qualité financière afin de discuter de l'état du processus de rapprochement et de toute autre question pertinente. Il faudrait, toutefois, renforcer les pratiques de surveillance de la Direction des services financiers PPCF en demandant à une personne qui s'acquitte des fonctions de gestionnaire d'examiner officiellement et d'approuver les résultats du processus de rapprochement mensuel, y compris l'analyse des raisons de l'excédent ou du déficit net déclaré. On a aussi constaté que la Direction des services financiers n'effectue pas de surveillance du rapprochement opérationnel et des activités de gestion financière, à l'échelon local. L'équipe de vérification est d'avis que cette surveillance additionnelle est justifiée pour les raisons suivantes :

  • Exécuter et documenter le processus de rapprochement est un contrôle financier clé;

  • Le processus de rapprochement donne souvent lieu à des écritures de redressement, de rajustement et de compensation enregistrées dans PASSAP;

  • Il n'y a actuellement aucun document décrivant le processus de rapprochement, ce qui augmente le risque d'incohérences et d'erreurs.

4.1.7 En résumé, les opérations canadiennes de PPTC traitent une grande quantité de paiements de clients (environ 283 M$ en 2006-2007) qui sont déposés dans des institutions financières dans tout le pays. La concordance entre le montant des dépôts déclarés par les institutions financières et le montant des dépôts enregistrés dans PASSAP devient, donc, un contrôle financier clé. L'équipe de vérification a examiné les pratiques de rapprochement suivies par la Direction de services financiers PPCF durant 2006-2007 et a trouvé qu'elles étaient appliquées avec efficacité. Par conséquent, les résultats de la vérification attestent de l'intégrité de l'information sur les dépôts bancaires concernant les opérations canadiennes enregistrées dans PASSAP (à savoir, les écritures reportées dans les comptes GL 62200 et GL 119XX).

Même si le processus de rapprochement a été exercé efficacement en 2006-2007, il est possible d'y apporter des améliorations. Il faut définir les normes pour documenter le processus de rapprochement et officialiser le document du processus opérationnel. De plus, la Direction des services financiers PPCF devrait déployer de plus grands efforts en matière de surveillance, étant donné l'importance du processus de rapprochement du point de vue du contrôle financier.

Recommandations - Directeur des services financiers

4.1.8 Préparer un document décrivant le processus de rapprochement des dépôts bancaires. Il faudrait que la documentation sur le processus traite au moins des aspects suivants :

  • Les objectifs du processus de rapprochement des dépôts bancaires;

  • Le rôle et les responsabilités des intervenants de la Direction des services financiers PPCF et des bureaux de délivrance, y compris l'examen et les exigences d'approbation;

  • La fréquence du processus de rapprochement;

  • Les tâches à exécuter et leur échéancier;

  • Les seuils à appliquer pour expliquer l'excédent ou le déficit net du mois;

  • Les normes à appliquer pour documenter les résultats du processus de rapprochement;

  • Le contenu, la structure et les pratiques d'archivage des dossiers des feuilles de travail.

4.1.9 Diffuser le document du processus opérationnel, conformément au point 4.1.8, auprès des intervenants appropriés de la Direction des services financiers PPCF et des bureaux de délivrance et offrir la formation connexe.

4.1.10 Augmenter les pratiques actuelles de surveillance de la gestion en confiant au gestionnaire, Opérations financières, les tâches suivantes :

  • Examiner et approuver les résultats du processus de rapprochement mensuel des dépôts bancaires;

  • Passer en revue un rapport trimestriel qui fournit une analyse des raisons de l'excédent ou du déficit net signalé durant le mois;

  • Mettre en oeuvre des mesures correctives s selon les résultats de l'examen du rapport trimestriel, le cas échéant;

  • Effectuer des visites de surveillance périodiques dans les régions.

Mesures prises par la direction et échéanciers

4.1.8 La Direction des systèmes financiers PPCF révise la conception de l'interface IRIS-PASSAP, ce qui changera considérablement les procédures de gestion des recettes et de caisse. Une partie de ce projet consisterait à documenter et à présenter les nouvelles procédures de rapprochement bancaire à tout le personnel PPCF et à offrir la formation requise. Il faudrait ajouter des procédures de surveillance au projet concernant les exigences de documentation, notamment l'examen régulier et l'approbation des rapports sur le rapprochement bancaire en plus de l'analyse et de l'explication des excédents et déficits et des suivis.

4.1.9 Voir 4.1.8

4.1.10 Voir 4.1.8

4.2 Contrôles financiers des recettes

4.2.1 La Direction des services financiers PPCF suit un certain nombre de procédures garantissant que les données sur les recettes enregistrées dans PASSAP sont exactes et complètes. L'équipe de vérification a examiné les procédures concernant les éléments suivants :

  • Rapprochement des ventes IRIS et de l'information sur les recettes dans PASSAP;
  • Rapprochement des postes non soldés du compte client;
  • Examen des cas de passeports délivrés sans paiement ou écriture de recettes enregistré dans PASSAP.

4.3 Rapprochement des recettes IRIS/PASSAP

4.3.1 Les recettes, les comptes créditeurs et les comptes débiteurs (RCCCD) rapprochent les données de vente d'IRIS avec les données des recettes de PASSAP (rapprochement des recettes). Le rapprochement des recettes se fait dans le cadre des procédures de fin d'exercice appliquées par la Direction des services financiers PPCF. Il représente un contrôle financier clé. Il fournit à la haute direction de PPTC l'assurance que les données sur les recettes enregistrées dans PASSAP, utilisées pour la présentation des rapports financiers, sont complètes et exactes.

4.3.2 Le RCCCD de PPCF documente l'application des procédures de rapprochement des recettes à l'aide d'une série de tableurs Excel. Par comparaison, ces tableurs déterminent les écarts entre les données de vente enregistrées dans IRIS et les données des recettes inscrites dans PASSAP, au niveau du bureau de délivrance. L'écart net total entre les données des ventes dans IRIS et les données des recettes dans PASSAP était de 270 k$ sur des recettes totales de 231 M$ pour l'exercice 2006-2007. L'écart net total représentant moins de un pour cent des recettes totales déclarées, il est négligeable. L'équipe de vérification a constaté que les montants figurant sur les tableurs provenaient d'IRIS ou de PASSAP et a établi que les chiffres utilisés aux fins du rapprochement des recettes étaient exacts.

4.3.3 Le rapprochement des données de ventes d'IRIS et des données des recettes de PASSAP donne l'occasion de renforcer le contrôle, de la façon suivante :

  • Le rapprochement des recettes est fait actuellement tous les ans, dans le cadre des procédures de fin d'exercice de la Direction des services financiers PPCF. En augmentant la fréquence des rapprochements, pour la faire passer d'une fois par an à une fois par trimestre, la direction pourra détecter et examiner les écarts importants (le cas échéant) et prendre des mesures correctives en temps opportun. De plus, un rapprochement des recettes plus fréquent s'impose car ce dernier constitue un contrôle financier clé;

  • L'information IRIS contenue dans les tableurs de rapprochement de 2006-2007 était corroborée par un rapport imprimé IRIS donnant la liste détaillée des droits pour les services offerts, par bureau de délivrance. Ce n'était pas le cas pour l'information (12) sur les recettes PASSAP inscrite sur les tableurs de rapprochement. En 2005-2006, le dossier de rapprochement des recettes RCCCD de PPCF contenait une copie imprimée du rapport de « compte de résultats » qui justifiait les données PASSAP utilisées aux fins du rapprochement;

  • Les seuils en dollars et en pourcentage n'ont pas été officiellement établis pour guider l'analyse des écarts signalés par le processus de rapprochement des recettes;

  • Il n'y a pas de preuve documentaire indiquant que les écarts associés au rapprochement des recettes de 2005-2006 ont fait l'objet d'une analyse. Jusqu'à présent, la Direction des services financiers PPCF n'a pas examiné les écarts constatés dans les tableurs de rapprochement des recettes 2006-2007. ***

  • Les résultats du rapprochement des recettes 2006-2007 ont fait l'objet d'une surveillance par la direction. À savoir que le gestionnaire, Opérations financières, et la directrice adjointe, Opérations et systèmes financiers, ont tous deux revu les tableurs de rapprochement des recettes et donné leurs commentaires à l'employé qui les avait préparés. Cependant, les tableurs ne portent aucune indication (signatures) de la surveillance exercée par la direction.

4.3.4 L'équipe de vérification attribue les observations mentionnées ci-dessus à l'absence de document officiel qui préciserait des normes pour effectuer le processus de rapprochement des recettes et en documenter l'application. L'absence de normes augmente le risque d'incohérences et d'erreurs et réduit l'efficience opérationnelle. De plus, le personnel risque d'être découragé s'il n'a pas de directives précises sur la façon d'exécuter et de documenter le rapprochement des recettes.

4.3.5 En résumé, rapprocher les données de ventes d'IRIS et les données des recettes de PASSAP constitue un contrôle financier clé. Ce contrôle a été intégré au cadre de contrôle de la gestion des services financiers de PPCF et il a été clairement établi qu'il est appliqué annuellement. Il est cependant possible de renforcer la conception et l'application du contrôle. On doit élaborer des normes, qui s'appuieront sur la documentation du processus opérationnel qu'il faudra préparer et diffuser, et on doit accorder une attention accrue à l'analyse des écarts.

Recommandations - Directeur des services financiers

4.3.6 Préparer un document qui décrit le processus de rapprochement des recettes IRIS/PASSAP. Il faudrait que la documentation du processus opérationnel traite au moins des points suivants :

  • Les objectifs du processus de rapprochement des recettes;

  • Les rôles et les responsabilités du personnel de PPCF, y compris les exigences d'examen et d'approbation;

  • La fréquence du processus de rapprochement;

  • Les tâches à exécuter et leur échéancier;

  • Les rapports à produire pour justifier les données dans IRIS/PASSAP utilisées aux fins de rapprochement;

  • Les seuils à appliquer aux fins de l'analyse des écarts;

  • Les normes à appliquer pour documenter les résultats du processus de rapprochement;

  • Le contenu, la structure et les pratiques d'archivage des dossiers des feuilles de travail.

4.3.7 Diffuser le document sur le processus opérationnel, conformément au point 4.3.6, auprès des personnes concernées de la Direction des services financiers PPCF et leur fournir la formation appropriée.

4.3.8 Faire le rapprochement IRIS/PASSAP tous les trimestres.

(Remarque - la fréquence trimestrielle devrait être intégrée dans la documentation du processus opérationnel, conformément à la recommandation 4.3.6.)

4.3.9 Établir un seuil dans le but d'analyser les écarts choisis, relevés dans les tableurs de rapprochement des recettes 2006-2007. Les résultats de l'analyse des écarts devraient être documentés et des mesures correctives devraient être définies et mises en oeuvre, au besoin.

(Remarque - les seuils établis aux fins de l'analyse des écarts devraient être intégrés à la documentation du processus opérationnel, conformément à la recommandation 4.3.6.)

4.3.10 S'assurer que le gestionnaire, Opérations financières, et la directrice adjointe, Opérations et systèmes financiers, signent les tableurs de rapprochement des recettes pour indiquer qu'ils ont examiné et approuvé les résultats du processus de rapprochement des recettes.

Mesures prises par la direction et échéanciers

4.3.6 La Direction des systèmes financiers PPCF révise actuellement la conception de l'interface IRIS-PASSAP, ce qui changera considérablement les procédures de gestion des recettes et de caisse. Une partie de ce projet consistera à documenter et à fournir les nouvelles procédures de rapprochement des recettes et à offrir la formation requise à tout le personnel approprié. Les exigences concernant la signature des rapports trimestriels, les seuils, l'analyse des écarts et les actions de suivi seront ajoutées à la documentation du projet de ce système.

4.3.7 Voir la réponse au point 4.3.6

4.3.8 Voir la réponse au point 4.3.6

4.3.9 Voir la réponse au point 4.3.6

4.3.10 Voir la réponse au point 4.3.6

4.4 Rapprochement des postes non soldés des comptes clients (CC)

4.4.1 Le rapprochement des postes non soldés des comptes clients est un contrôle financier destiné à améliorer l'intégrité et la fiabilité de l'information sur les recettes et sur les droits consulaires, enregistrée dans PASSAP.

4.4.2 L'Unité d'attestation de la qualité financière de PPCF rapproche 30 postes non soldés de comptes clients tous les mois, ce qui revient à une moyenne de 360 postes non soldés par an. Les postes non soldés des comptes clients ne sont donc pas importants du point de vue de leur volume et de leur valeur pécuniaire (13). L'équipe de vérification a déterminé qu'il n'y avait pas de postes non soldés dans les comptes clients au 31 mars 2007.

4.4.3 Le rapprochement des postes non soldés des comptes clients donne lieu à des écritures dans PASSAP. L'Unité d'attestation de la qualité financière de PPCF n'a toutefois pas fait de suivi régulier des écritures enregistrées dans PASSAP durant l'exercice 2006-2007. De plus, elle n'a pas régulièrement accédé aux tableurs Excel, introduits par le gestionnaire des opérations financières en janvier 2007, pour indiquer que la tâche de fin de mois a été terminée. Compte tenu de ce qui précède, les pratiques de documentation portant sur le rapprochement des postes non soldés pourraient être améliorées. L'équipe de vérification attribue cette situation à l'absence de diffusion de documentation expliquant le processus opérationnel pour rapprocher des postes non soldés de comptes clients.

Recommandations - Directeur des services financiers

4.4.4 Préparer un document qui décrit le processus de rapprochement des postes non soldés des comptes clients. Il faudrait que la documentation du processus opérationnel traite au moins des points suivants :

  • Les objectifs du processus de rapprochement des postes non soldés des CC;
  • Les rôles et les responsabilités du personnel de PPCF;
  • La fréquence du processus de rapprochement;
  • Les tâches à exécuter et leurs échéanciers;
  • Les normes à appliquer pour consigner les résultats du processus de rapprochement;
  • Le contenu, la structure et les pratiques d'archivage du dossier des feuilles de travail.

4.4.5 Veiller à améliorer les pratiques de documentation en maintenant un dossier complet des écritures inscrites dans PASSAP et en mettant à jour le tableur Excel de fin d'exercice et de fin de mois, une fois que le rapprochement des postes non soldés CC est terminé.

Mesures prises par la direction et échéanciers

4.4.4 La Direction des systèmes financiers de PPCF révise actuellement la conception de l'interface IRIS-PASSAP, ce qui devrait changer considérablement les procédures de demandes de services et de comptes débiteurs, qui peuvent expliquer les comptes clients non soldés. Grâce à cette révision, nous réduirons le nombre de transactions qui sont inscrites dans les comptes clients; elles tomberont de 15 000 à 50 par jour, ce qui diminue considérablement le temps et le travail de surveillance des comptes clients non soldés. Certaines des procédures de rapprochement obligatoires utilisées précédemment seront informatisées avec la nouvelle conception de l'interface.

4.4.5 Voir la réponse au point 4.4.4

4.5 Passeports délivrés sans paiement ou recettes connexes

4.5.1 PPTC a mis en place une procédure de fin de mois par laquelle les bureaux de délivrance comptent le nombre de passeports en main. Le résultat du compte (nombre et endroit des divers types de passeport) est comparé aux données enregistrées dans PASSAP. Les différences sont signalées à la Direction des services administratifs (PPCA), qui fait enquête.

4.5.2 PPCF a relevé 274 cas en 2006-2007 où un passeport (14) était détenu par le requérant mais sans qu'un paiement (DZ) et sans qu'une recette (RV) correspondantes aient été enregistrés dans PASSAP (cas sans DZ/RV), comme on le verra plus loin. Ces cas ont été inscrits dans une série de tableurs Quattro Pro, qui ont été transmis à l'Unité d'attestation de la qualité financière PPCF pour qu'elle fasse enquête et prenne de mesures correctives.

Exercice 2006-2007 - Cas sans DZ/RV

Bureau de délivranceNombre de passeportsPourcentage (%)
STN15858 %
SD3011 %
STI7226 %
Autre145 %
Total274100 %

4.5.3 L'Unité d'attestation de la qualité financière PPCF a communiqué avec des représentants des bureaux de délivrance appropriés et a demandé une explication des cas « sans DZ/RV » signalés. L'examen, par l'équipe de vérification, de la rétroaction reçue des bureaux de délivrance a montré que les bureaux n'ont pas pu donner d'explication ou ont attribué les cas au non-respect du cheminement du travail (voir ci-dessous).

Exercice 2006-2007 - Explication des cas sans DZ/RV

Bureau de délivranceExplicationTotal
Aucune explication fournieNon-conformité avec les procédures opérationnelles
STN6890158
SD25530
STI64872
Autre14014
Total171 (62 %)103 (38 %)274 (100 %)

4.5.4 L'Unité d'attestation de la qualité financière PPCF a passé manuellement dans PASSAP les écritures liées au cycle de vente, afin de signaler les recettes liées aux 274 passeports. Elle a également passé des écritures dans le compte GL 30015 pour rendre compte du déficit de caisse (pas de paiement reçu pour les 274 passeports délivrés).

4.5.5 PPCF a aussi relevé, en 2006-2007, 628 cas où le passeport était détenu par le requérant, mais sans qu'aucune recette (RV) n'ait été enregistrée dans PASSAP (cas sans RV (15) ). Ces cas ont été inscrits dans une série de tableurs Quattro Pro qui ont été transmis à RCCCD de PPCF aux fins d'examen et de mesures correctives. Les discussions avec RCCCD de PPCF ont montré que des mesures correctives ont été prises, à savoir passer manuellement dans PASSAP des écritures liées au cycle de vente afin de rendre compte des recettes liées aux 628 passeports. Au moment de la vérification, la directrice adjointe, Opérations et systèmes financiers, examinait les raisons pour lesquelles il y avait des cas sans RV.

4.5.6 ***

4.5.7 La haute direction des Services ministériels de PPCF sait qu'il y a peut-être des cas de non-conformité à la politique de remboursement et au règlement concernant les droits de PPTC. La directrice adjointe, Opérations et systèmes financiers, a communiqué les détails des cas sans DZ/RV et des cas sans RV au Directeur des services financiers. Les Services ministériels de PPTC ont lancé une initiative, le « Cadre de contrôle interne » (CCI), dont les objectifs sont la révision des politiques et procédures de PPTC (au besoin) et la documentation des processus opérationnels, afin de donner une formation efficace au personnel. Le CCI sera probablement un pas dans la bonne direction pour régler les cas sans DZ/RV, étant donné que le personnel de la Direction générale des opérations les attribue, en partie, à des problèmes de procédures.

4.5.8 En résumé, un contrôle de détection efficace est en place pour repérer les cas sans DZ/RV et des cas sans RV. Ces cas ont fait l'objet d'une certaine surveillance de gestion. La haute direction de PPTC a lancé une initiative en 2006-2007 pour améliorer la mesure dans laquelle le personnel se conforme aux règlements et aux politiques sur les droits appliqués par l'organisme. Cette initiative est une bonne mesure.

Toutefois, l'équipe de vérification est d'avis qu'il faudrait déployer plus d'efforts pour déterminer les causes des cas sans DZ/RV et des cas sans RV. Les bureaux de délivrance ont fourni une explication insuffisante pour 62 % ou 171 des 274 cas DZ/RV. Un suivi a lieu pour les 628 cas sans RV, pour en déterminer les causes. ***

Recommandations - Directeur des services financiers

4.5.9 Examiner, en consultation avec le personnel de la Direction générale des opérations, les cas sans DZ/RV et sans RV qui se sont produits durant l'exercice 2006-2007, afin d'en déterminer avec certitude les causes précises.

4.5.10 Mettre en oeuvre des mesures correctives en fonction des résultats de l'examen décrit au point 4.5.9, y compris la création d'un contrôle automatisé dans IRIS qui empêcherait qu'un passeport soit délivré (à l'exception d'un passeport gratuit) à un requérant sans qu'il n'y ait eu auparavant un enregistrement des droits de service ou du paiement.

4.5.11 Tant que le contrôle automatisé indiqué au point 4.5.10 n'aura pas été programmé dans IRIS, continuer de détecter et d'examiner tous les cas sans DZ/RV et sans RV signalés et de mettre en oeuvre les mesures correctives appropriées.

Mesures prises par la direction et échéanciers

4.5.9 La Direction générale des opérations surveillera, examinera et résoudra les cas où les droits ne sont pas perçus ou les services ne sont pas sélectionnés dans IRIS (F12). Elle établira et mettra en oeuvre des procédures visant à empêcher que les transactions liées aux droits ne soient contournées (F12 dans IRIS). PPCF documentera tous les cas liés aux problèmes techniques d'interface et veillera à leur trouver une solution. Les autres cas seront transmis à la Direction générale des opérations aux fins de suivi.

Responsable : Direction générale des opérations

4.5.10 La Direction générale des opérations surveillera, examinera et résoudra les cas où les droits n'ont pas été perçus ou les services n'ont pas été sélectionnés dans IRIS (F12). Elle établira et mettra en oeuvre des procédures visant à empêcher que les transactions liées aux droits ne soient contournées (F12 dans IRIS). ***

4.5.11 PPCF adoptera officiellement les procédures pour repérer tous les cas et en informer la Direction générale des opérations. Celle-ci aura la responsabilité d'officialiser les procédures visant à identifier les causes (insuffisance de la formation, manque de fonctionnalité d'IRIS besoin de transfert électronique, aucun paiement reçu, argent manquant, etc.). Cette information servira à cerner d'autres changements possibles à apporter à IRIS ou aux procédures.

5.0 Projet de cadre de contrôle interne

5.1.1 La Direction des services ministériels de PPTC a lancé une initiative, le Cadre de contrôle interne (CCI), en 2006-2007, en prévision de l'adoption, par le Conseil du Trésor, d'une politique sur le contrôle interne. Voici les objectifs de cette initiative :

  • S'assurer que les contrôles internes de PPTC sont entièrement conformes aux exigences de la politique du Conseil du Trésor sur le contrôle interne, d'ici le 1er avril 2010;

  • Réviser les politiques et procédures de PPTC, au besoin;

  • Documenter les processus opérationnels pour donner une formation efficace aux employés et éliminer la perte de la mémoire institutionnelle;

  • Fournir des sources de référence et des outils efficaces au personnel.

5.1.2 Plusieurs des recommandations de l'équipe de vérification montrent le besoin de renforcer les contrôles internes de la gestion de caisse et des recettes de PPTC, grâce à la documentation des processus opérationnels, à l'établissement de normes de documentation, à l'amélioration des pratiques de surveillance active et à un suivi des lacunes observées fait auprès des intervenants à l'interne. L'orientation des recommandations va donc dans le sens des objectifs de l'initiative CCI de PPTC. C'est pourquoi l'équipe de vérification considère cette initiative comme un moyen important par lequel PPTC pourrait répondre aux observations issues de la vérification.

5.1.3 La Direction des services financiers de PPFC a élaboré un plan d'action pour mettre en oeuvre l'initiative CCI à l'intérieur de trois ans (de 2006-2007 à 2008-2009). Ce plan a été préparé dans les grandes lignes, avec indication des principales tâches par exercice et forte prise en compte des exigences concernant les ressources. Toutefois, l'équipe de vérification est d'avis qu'il faudrait un plan d'action plus détaillé étant donné l'importance de l'initiative CCI tant sur le plan de la conformité aux exigences de politique du Secrétariat du Conseil du Trésor que de la réponse aux observations issues de la vérification.

Recommandations - Directeur des services financiers

5.1.4 Élaborer un plan détaillé de mise en oeuvre de l'initiative CCI qui :

  • Décrit les tâches à accomplir;

  • Donne une estimation de l'effort exigé pour mettre en oeuvre chaque tâche;

  • Présente une stratégie de ressourcement;

  • Attribue à des membres du personnel précis la responsabilité de mener à terme les tâches définies;

  • Établit des dates repères aux fins de surveillance et de présentation de rapports.

5.1.5 Soumettre le plan détaillé de mise en oeuvre du CCI, élaboré conformément au point 5.1.4, au directeur général, Services ministériels, aux fins d'approbation.

5.1.6 Fournir des rapports périodiques sur la situation du plan de mise en oeuvre du CCI au directeur général, Services ministériels.

Mesures prises par la direction et échéanciers

5.1.4 PPCF soumettra un plan détaillé pour l'exercice en cours et y inclura les activités indiquées dans la réponse de la direction.

5.1.5 Voir le point 5.1.4.

5.1.6 Après approbation, des mises à jour trimestrielles, ou plus fréquentes, seront remises au directeur des finances.

Annexe A - Objectifs et portée de la vérification

Cadre de contrôle de la gestion - Bureaux de délivrance
Objectif de la vérification (OV)Portée de la vérificationExercice
OV-1.1 Évaluer le cadre de contrôle de la gestion par rapport à l'efficacité, au bien-fondé et à la pertinence des politiques, procédures, processus et systèmes de recettes qui ont été établis par PPTC.Contrôles en place pour traiter, enregistrer et protéger les recettes à cinq (5) bureaux de délivrance.
  • Pouvoirs, responsabilités et reddition de comptes.
  • Caractère satisfaisant de l'information, de la communication et de la formation.
2006-07
OV-1.2 Évaluer la conformité aux politiques et procédures de PPTC.Réception, dépôt et enregistrement des fonds publics.
  • Remboursements et remises.
  • Petite caisse et fonds d'appoint.
  • Gestion de caisse et des recettes.
2006-07
Contrôles des dépôts et des recettes - PPCF
OV-2 Évaluer le bien-fondé du processus de rapprochement des dépôts bancaires suivi par l'Unité d'attestation de la qualité financière de PPCF.Rapprochement des dépôts bancaires faits par les bureaux de délivrance du Canada.
  • Exclusion - dépôts faits par les agents réceptionnaires et les missions.
  • Exclusion - dépôts inscrits dans le compte GL 61200 au moyen de l'interface RGGL.
2006-07
OV-3 Évaluer le bien-fondé des contrôles exercés par la Direction des services financiers de PPCF pour s'assurer que les recettes liées aux services rendus par PPT sont inscrites avec exactitude dans PASSAP.Processus de fin d'exercice pour rapprocher les données de recettes d'IRIS et de PASSAP.
  • Processus mensuel pour examiner et rapprocher les postes non soldés des comptes clients.
  • Processus périodique pour enquêter sur les passeports délivrés à un requérant sans enregistrement dans PASSAP de l'information correspondante relative au dépôt et aux recettes.
2006-07

1 PPCA, la Direction des services administratifs, s'est assuré qu'il ne s'agissait pas de cas de délivrance de passeports gratuits.

2 Les cas « sans RV » diffèrent des cas « sans DZ/RV », car le paiement du client (à savoir DZ) est enregistré dans PASSAP.

3 L'équipe de vérification s'est rendue dans les bureaux de délivrance suivants : Ottawa, Winnipeg, Toronto, Montréal, Laval et les Services de traitement national.

4 Les dépôts aux fins de rapprochement comprennent les paiements en espèces et par carte de débit ou de crédit. PASSAP, au moyen d'une structure d'attribution de codes, enregistre séparément les paiements en espèces ou par carte de débit ou de crédit par bureau, par mois et par date de règlement.

5 L'interface de SGBT enregistre, dans PASSAP, les dépôts effectués à la Banque du Canada par les bureaux de délivrance.

6 35 bureaux de délivrance x 12 mois = 420 + 4 tableurs de rapprochement associés au Centre de renouvellement entre les mois d'avril et de juillet 2007 + 1 tableur de rapprochement pour Mississauga (216).

7 Les excédents et les déficits sont quantifiés par comparaison entre le montant inscrit dans PASSAP au moyen de l'interface SGBT/PASSAP (à savoir, les dépôts selon la Banque du Canada) et le montant inscrit dans PASSAP au moyen de l'interface IRIS/PASSAP (à savoir les dépôts selon Passeport Canada).

8 Les modes de paiement sont en espèces ou par carte de débit et de crédit.

9 Ce chiffre représente un déficit net provenant du total des débits de 112,7 k$ (à savoir, le déficit) et du total des crédits de 103,5 k$ (à savoir, l'excédent).

10 La Direction des services financiers PPCF a établi un seuil de 87 $ pour déterminer les cas où il faudrait faire une analyse de l'excédent ou du déficit net du mois. Le seuil est passé à 261 $ pour les mois de février et de mars 2007.

11 Une écriture de redressement est reportée dans PASSAP, au besoin, afin de redresser le montant des dépôts utilisé aux fins de rapprochement. Par exemple, le transfert du dossier d'un requérant, accompagné du PPT-218, entraîne une écriture de redressement inscrite dans PASSAP afin de répartir le transfert du paiement entre les deux bureaux pertinents. (Remarque - à compter du 13 mars 2007, une nouvelle procédure de transfert élimine la nécessité d'enregistrer une écriture de redressement dans PASSAP pour transférer les dépôts entre bureaux appropriés).

12 L'entrevue avec l'employé RCCCD de PPCF qui a préparé les tableurs de rapprochement des recettes de 2006-2007 a révélé qu'il a accédé à PASSAP et a « copié/collé » les données sur les recettes dans les tableurs. Cependant, il n'y avait pas de notes insérées à cet effet dans les tableurs, et la source de l'information sur les recettes de PASSAP n'était donc pas clairement indiquée.

13 Valeur approximative de 3 k$ (360 x 87 $).

14 PPCA s'est assuré qu'il ne s'agissait pas de cas de délivrance de passeports gratuits.

15 Les cas sans RV diffèrent des cas sans DZ/RV, car le paiement du client (à savoir, DZ) est enregistré dans PASSAP.

Bureau du dirigeant de la vérification


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Date de modification :
2012-03-20