Barre de menu commune
Fil d'Ariane
Inspection du lieu d'impression des paiements prioritaires
Octobre 2008
(Version PDF, 92 ko) *
1. Introduction
En 1995, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a entièrement revu les processus de paiement du receveur général en mettant en oeuvre le Système normalisé des paiements (SNP). Afin que les ministères puissent offrir un service direct dans des situations particulières, le système de paiements prioritaires du SNP leur offre la possibilité d'imprimer des chèques prioritaires du receveur général dans leurs bureaux (1). Le MAECI administre donc un lieu d'impression des paiements prioritaires à l'Administration centrale.
Le receveur général, par le biais de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, a demandé au dirigeant principal des finances d'attester que le lieu d'impression est dirigé conformément à sa directive. La directive prévoit une inspection de conformité du lieu d'impression tous les deux ans. Cet élément a donc été ajouté au Plan de vérification provisoire de la Vérification interne (ZBD) de 2008-2009.
La plupart des paiements sont réglés de façon centralisée par le receveur général soit par dépôt direct, soit par chèque envoyé par la poste. Le MAECI peut imprimer des chèques de paiements prioritaires afin de libérer des fonds en marge du processus de paiement courant dans les cas suivants (2) :
- paiements aux employés en cas d'urgence : salaire ou avances de voyage;
- paiements touchant des actes juridiques, comme un contrat ou une demande de dommages-intérêts;
- paiements touchant des opérations bancaires spéciales, comme le remplacement d'urgence de chèques perdus, le paiement de contributions pour un dépôt rapide ou en cas d'interruption de service en raison du transfert du dossier d'un client vers une autre région;
- paiements effectués aux autres gouvernements ou aux sociétés d'État, comme les salaires nets saisis en vertu de la Loi d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales;
- paiements qui requièrent une présentation officielle, comme des subventions octroyées en personne par le ministre ou par des députés;
- versements périodiques qui requièrent une mesure administrative spéciale, comme des pensions administrées;
- paiements d'un prêt en échange de billets à ordre;
- paiements à envoyer par courrier diplomatique;
- paiements assortis d'une cote de sécurité;
- espèces pour un service immédiat, comme le dédouanement ou les honoraires du shérif.
L'administration des paiements prioritaires est régie par :
- La Loi sur la gestion des finances publiques(LGFP);
- Règlement sur l'émission des chèques, 1997
- Règlement sur le paiement électronique, 1998
- La Politique sur le contrôle des chèques du receveur général du Conseil du Trésor (chapitre 2-13);
- Les directives 1999-8R1 et 1999-6R1 du receveur général;
- Le Guide d'équipement de sécurité de la GRC.
La présente vérification avait pour but de déterminer si le lieu d'impression des paiements prioritaires est administré conformément aux directives du receveur général. L'inspection a eu lieu le 21 octobre 2008. L'appendice A présente les critères détaillés de la vérification, sa portée, la méthode employée et les lignes directrices en matière de production de rapports.
2. Observations
Les critères détaillés de la vérification couvraient les trois grands domaines suivants :
2.1 Séparation des tâches
L'administration du lieu d'impression respecte une séparation des tâches adéquate. Le dépositaire des chèques, le dépositaire des timbres de signature et le gestionnaire du lieu d'impression sont bien au courant de leurs rôles et responsabilités et comprennent la nécessité de clairement délimiter les fonctions.
2.2 Contrôle du stock de chèques et des timbres de signature
Le stock de chèques et les timbres de signature sont contrôlés de façon appropriée. Les commandes, la réception, l'entreposage, la surveillance et la destruction des chèques se font comme il se doit.
2.3 Préparation et distribution des chèques
La préparation et la distribution des chèques sont contrôlées de façon appropriée. Le dépositaire des chèques s'assure que les paiements ont été convenablement approuvés avant de procéder à l'impression; le dépositaire des timbres examine l'ensemble des documents pertinents afin de s'assurer que les chèques sont convenablement préparés avant la signature. L'impression et la signature des chèques sont limitées et se font dans un endroit sûr.
Les critères de vérification sont parfaitement respectés. La Liste de vérification de la conformité du lieu d'impression ci-après présente les résultats détaillés. La mention « s/o » indique que la situation ne s'applique pas au lieu d'impression (c.-à-d. réception de chèques endommagés). Les membres du personnel sont parfaitement au courant des mesures adéquates à prendre si toutefois une telle situation devait se produire. Cette vérification ne comporte aucune recommandation.
| Questions de conformité | Oui | Non | S/O | |
|---|---|---|---|---|
| Dépositaire et dépositaire suppléant des chèques | ||||
| 1. | Le dépositaire et le dépositaire suppléant des chèques sont différents du dépositaire des timbres et de son suppléant. (9.2) | 1 | 0 | 0 |
| 2. | Le dépositaire et le dépositaire suppléant des chèques détiennent les clés ou les combinaisons donnant accès au coffre où sont entreposés les chèques. (9.3.4) | 1 | 0 | 0 |
| 3. | Le dépositaire et le dépositaire suppléant des chèques n'exercent pas de pouvoir de payer en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques. (9.2) | 1 | 0 | 0 |
| (Il faut obtenir la liste des fondés de pouvoir en place en vertu de l'article 33.) | ||||
| 4. | Le dépositaire et le dépositaire suppléant des chèques n'exercent pas de pouvoir de dépenser en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. (9.2) | 1 | 0 | 0 |
| (Il faut obtenir la liste des personnes en place en vertu de l'article 34.) | ||||
| 5. | Le dépositaire et le dépositaire suppléant des chèques ne participent pas directement aux autres volets du processus de commande des chèques. (9.2) | 1 | 0 | 0 |
| 6. | Le dépositaire des chèques : (9.3.1) | |||
| 6.1 Commande les chèques auprès de la Division des normes de paiement; | 1 | 0 | 0 | |
| 6.2 Commande suffisamment de chèques pour six mois; | 1 | 0 | 0 | |
| 6.3 Passe commande trois (3) mois à l'avance; | 1 | 0 | 0 | |
| 6.4 S'assure que toutes les commandes sont approuvées par l'agent responsable du lieu d'impression et envoyées par courriel, télécopieur ou courrier à la Division des normes de paiement. | 1 | 0 | 0 | |
| 7. | Le dépositaire des chèques compte les stocks de chèques dès leur réception et consigne les chèques endommagés ou manquants sur le formulaire TPSGC 1405 « Transfert/Reçu » pour les chèques vierges. (9.3.3) | 1 | 0 | 0 |
| 8. | À la réception du stock de chèques, le dépositaire des chèques informe le centre de production par téléphone. (9.3.3) | 0 | 0 | 1 |
| 9. | Le dépositaire des chèques signe, date et renvoie le formulaire TPSGC 1405 au centre de production. (9.3.3) | 1 | 0 | 0 |
| 10. | Le dépositaire des chèques consigne le numéro de référence attribué à l'envoi dans le processus d'inventaire du SNP. (9.3.3) | 1 | 0 | 0 |
| 11. | Chèque endommagé : le dépositaire trace une ligne sur le recto de chaque chèque endommagé et leur appose la mention « VOID » [nul]. (9.3.3) | 1 | 0 | 0 |
| 12. | Chèque endommagé : le dépositaire atteste avoir reçu le stock dans le SNP. (9.3.3) | 0 | 0 | 1 |
| 13. | Chèque endommagé : le dépositaire prend des dispositions pour la destruction des chèques vierges endommagés. (9.3.3) | 0 | 0 | 1 |
| 14. | Chèque endommagé : deux témoins assistent à la destruction des chèques vierges. (9.3.3) | 0 | 0 | 1 |
| 15. | Chèque endommagé : le dépositaire envoie une copie du formulaire TPSGC 1405 annoté au centre de production. (9.3.3) | 0 | 0 | 1 |
| 16. | Chèque endommagé : le dépositaire met à jour le SNP après avoir détruit les chèques. (9.3.3) | 0 | 0 | 1 |
| 17. | Chèque endommagé : deux personnes remplissent un rapport de destruction, formulaire TPSGC 7389, à conserver dans les dossiers pendant au moins six (6) ans. (9.3.3 et 9.6.2) | 0 | 0 | 1 |
| 18. | Le rapport de destruction indique les éléments suivants : (9.3.3) | |||
| 18.1 Le numéro d'installation du lieu d'impression du chèque; | 0 | 0 | 1 | |
| 18.2 La série du chèque; | 0 | 0 | 1 | |
| 18.3 Les numéros du ou des chèques; | 0 | 0 | 1 | |
| 18.4 Le nombre total de chèques détruits; | 0 | 0 | 1 | |
| 18.5 La raison de la destruction; | 0 | 0 | 1 | |
| 18.6 La date de destruction; | 0 | 0 | 1 | |
| 18.7 Le nom des témoins; | 0 | 0 | 1 | |
| 18.8 Les signatures originales des témoins; | 0 | 0 | 1 | |
| 18.9 Tout autre détail expliquant la destruction. | 0 | 0 | 1 | |
| 19. | Le dépositaire des chèques signale tout manque manifeste dans un envoi de chèques vierges à l'Unité de sécurité et d'enquêtes. (9.3.3) | 0 | 0 | 1 |
| 20. | Le dépositaire des chèques tient un registre qui indique le nombre de chèques distribués chaque jour. (9.5.1) | 0 | 0 | 1 |
| 21. | Le dépositaire des chèques tient un registre qui indique que ces chèques sont utilisés dans le processus du SNP ou sont retournés à l'entrepôt. (9.5.1) | 0 | 0 | 1 |
| 22. | Le registre comporte des espaces pour les signatures reconnaissant l'émission et le renvoi des chèques. (9.5.1) | 0 | 0 | 1 |
| 23. | Le dépositaire des chèques s'assure que tous les chèques du receveur général non utilisés sont renvoyés à l'entrepôt, chaque jour. (9.5.1) | 1 | 0 | 0 |
| 24. | Le dépositaire des chèques fait l'inventaire des stocks et procède à une vérification au moins une fois par mois afin de s'assurer que les stocks réels et enregistrés concordent. (9.5.2) | 1 | 0 | 0 |
| 25. | Le dépositaire des chèques signale par écrit l'état de l'inventaire à l'agent responsable du lieu d'impression des chèques. (9.5.2) | 1 | 0 | 0 |
| 26. | Tout écart de l'inventaire des chèques est immédiatement signalé à l'Unité de sécurité et d'enquêtes. (9.5.2) | 1 | 0 | 0 |
| 27. | Toute perte, tout manque, tout vol ou toute destruction non autorisée de stocks de chèques ou de timbres doit être signalé à l'Unité de sécurité et d'enquêtes. (9.6.1) | 1 | 0 | 0 |
| 28. | Le dépositaire des chèques n'a jamais accès aux timbres de signature. (9.3.4) | 1 | 0 | 0 |
| Gestionnaire du lieu d'impression | ||||
| 29. | Les chèques sont conservés dans des coffres dont la liste figure dans le Guide d'équipement de sécurité de la GRC. (9.3.4) | 1 | 0 | 0 |
| 30. | Les chèques sont conservés dans des coffres individuels distincts. (9.3.4) | 1 | 0 | 0 |
| 31. | Les coffres à chèques ne sont pas utilisés pour conserver d'autres biens ou renseignements. (9.3.4) | 1 | 0 | 0 |
| 32. | Les combinaisons des coffres sont changées dès qu'un des événements suivants se produit : (9.3.4) | |||
| 32.1 Le coffre est installé pour la première fois dans le bureau; | 0 | 0 | 1 | |
| 32.2 Toute personne qui connaît la combinaison est mutée, libérée ou n'a plus besoin d'avoir accès au coffre; | 1 | 0 | 0 | |
| 32.3 La combinaison a ou peut avoir été compromise; | 0 | 0 | 1 | |
| 32.4 La combinaison n'a pas été changée depuis douze (12) mois. | 0 | 0 | 1 | |
| 33. | Les demandes de chèques, certifiées en vertu de l'article 33 de la LGFP, pour les chèques à imprimer dans un lieu d'impression de chèques sont autorisées par la fonction AAE du SNP. (9.4.1) | 1 | 0 | 0 |
| 34. | Les employés qui ont accès au stock de chèques vierges n'ont jamais accès aux timbres de signature. (9.3.4) | 1 | 0 | 0 |
| 35. | Le lieu d'impression publie un registre officiel de prise d'inventaire et de vérification des stocks tous les trois (3) mois. (9.5.3) | 1 | 0 | 0 |
| 36. | Le lieu d'impression publie un registre officiel de prise d'inventaire et de vérification des stocks chaque fois que le dépositaire ou le dépositaire suppléant des chèques change. (9.5.3) | 1 | 0 | 0 |
| 37. | Deux employés, autres que le dépositaire des chèques, le dépositaire suppléant des chèques, le dépositaire des timbres de signature ou le dépositaire suppléant des timbres de signature, remplissent les registres de compte et vérification réels. (9.5.3) | 1 | 0 | 0 |
| 38. | L'agent responsable du lieu d'impression des chèques confirme le compte de la prise d'inventaire trimestrielle par écrit à la Division des normes de paiement. (9.5.3) | 1 | 0 | 0 |
| 39. | Les personnes chargées du compte vérifient la quantité et les numéros des chèques. (9.5.3) | 1 | 0 | 0 |
| 40. | Chaque boîte ouverte est examinée en détail. (9.5.3) | 1 | 0 | 0 |
| 41. | Les boîtes pleines qui sont ouvertes sont refermées et signées sur le nouveau sceau. (9.5.3) | 0 | 0 | 1 |
| 42. | Un registre doit indiquer la date de la prise d'inventaire, le solde vérifié, les premiers et derniers numéros de série du stock de chèques et les signatures du dépositaire des chèques et des employés qui participent à la prise d'inventaire. (9.5.3) | 1 | 0 | 0 |
| 43. | Tout écart est signalé à l'agent responsable du lieu d'impression des chèques. (9.5.3) | 0 | 0 | 1 |
| 44. | L'agent responsable du lieu d'impression des chèques mène une enquête sur l'écart et informe l'Unité de sécurité et d'enquêtes. (9.5.3) | 0 | 0 | 1 |
| 45. | Le lieu d'impression des chèques n'utilise pas les chèques du receveur général dans les situations suivantes : (9.6.2) | |||
| 45.1 Lorsque les chèques reçus de TPSGC ont été endommagés pendant l'expédition; | 0 | 0 | 1 | |
| 45.2 Lorsque le chèque est abîmé pendant l'impression; | 1 | 0 | 0 | |
| 45.3 Lorsque TPSGC sort une nouvelle formule qui rend alors désuets les chèques précédents. | 0 | 0 | 1 | |
| Remarque : Dans les cas des points 45.1 et 45.2, les chèques peuvent être détruits sans autorisation préalable de la Division des normes de paiement. Dans le cas de chèques désuets du point 45.3, le gestionnaire de la Division des normes de paiement autorise leur destruction. | ||||
| Remarque : Lorsque les chèques sont abîmés pendant le processus d'impression, le SNP met automatiquement à jour le stock afin d'indiquer le statut suivant « Void previously used » [Nul déjà utilisé]. | ||||
| Remarque : Un chèque de remplacement est préparé. | ||||
| a) Un chèque renvoyé à TPSGC qui a été enregistré dans le SNP avec le statut « returned » [renvoyé]; | ||||
| b) Un avis électronique de paiement, par exemple un dépôt direct, qui n'a pas été accepté par une institution financière et qui a été enregistré dans le SNP comme « returned » [renvoyé]. | ||||
| Remarque : Le lieu d'impression n'est pas avisé lorsqu'un chèque de remplacement est émis, sauf si le profil du SNP l'indique. Le chèque de remplacement porte normalement le numéro de paiement d'origine suivi d'un suffixe d'un chiffre qui indique le numéro de tentative de paiement subséquent. | ||||
| 46. | Le lieu d'impression fournit au bénéficiaire le formulaire qu'il doit remplir si un chèque de remplacement est requis immédiatement (c.-à-d. TPSGC 535, 536, 540 et 546-3). (9.11) | 0 | 0 | 1 |
| 47. | Le lieu d'impression des chèques : (9.11) | |||
| 47.1 S'assure que le bénéficiaire a rempli le bon formulaire; | 0 | 0 | 1 | |
| 47.2 Vérifie que le formulaire a été rempli de façon appropriée; | 0 | 0 | 1 | |
| 47.3 Consigne la réception du formulaire dûment rempli et imprime le chèque de remplacement conformément aux procédures indiquées dans le guide de l'utilisateur du SNP. | 0 | 0 | 1 | |
| 47.4 Signe le formulaire TPSGC 535, 536, 540 ou 546-3 ou la demande écrite afin d'indiquer que le chèque de remplacement a été émis, la date d'émission et le lieu qui a émis le chèque de remplacement. | 0 | 0 | 1 | |
| 48. | Le stock de chèques vierges ou de timbres de signature n'est pas transféré vers un autre lieu lors de la fermeture d'un lieu d'impression des chèques. (9.13) | 0 | 0 | 1 |
| Remarque : La DNP demande au responsable du lieu d'impression des chèques de transférer les chèques non utilisés au centre de production compétent ou de les détruire et de conserver le rapport de destruction dans ses dossiers pendant au moins six (6) ans. La méthode d'expédition est indiquée. | s/o | s/o | s/o | |
| 49. | Le lieu d'impression des chèques qui ferme met à jour le SNP et s'assure que le solde du module d'inventaire est à zéro si les chèques sont transférés ou détruits. (9.13) | s/o | s/o | s/o |
| Imprimeurs de chèques | ||||
| 50. | Un chèque ne doit jamais être placé entre les mains d'une personne qui a le pouvoir de dépenser ou de payer relatif au paiement en question. (RG 9.4.4 et Politique sur le contrôle des chèques du receveur général du CT, chapitre 2-13, section 4 a)) | 1 | 0 | 0 |
| 51. | Des renseignements suffisants doivent accompagner chaque chèque afin que la personne qui les distribue puisse identifier correctement chaque bénéficiaire. (RG 9.4.4 et Politique sur le contrôle des chèques du receveur général du CT, chapitre 2-13, section 5) | Hors de la portée | ||
| 52. | Lorsque le bénéficiaire du chèque est un particulier, la demande de chèque doit indiquer le nom de famille du bénéficiaire ainsi qu'au moins un prénom et une initiale. (RG 9.4.4 et Politique sur le contrôle des chèques du receveur général du CT, chapitre 2-13, section 6) | Hors de la portée | ||
| 53. | Le contrôle de l'accès au système informatique et de communication doit se faire par le biais de mots de passe, uniques pour chaque utilisateur. | 1 | 0 | 0 |
| 54. | Le contrôle de l'accès aux dossiers, aux bases de données, aux ordinateurs et aux autres ressources du système par des mots de passe partagés (aussi connus sous le nom de mots verrous) est interdit. | 1 | 0 | 0 |
| 55. | Les imprimeurs de chèques n'ont pas accès aux timbres de signature. | 1 | 0 | 0 |
| Dépositaire et dépositaire suppléant des timbres | ||||
| 56. | Le dépositaire et le dépositaire suppléant des timbres sont différents du dépositaire des chèques et de son suppléant. (9.2) | 1 | 0 | 0 |
| 57. | Le dépositaire et le dépositaire suppléant des timbres n'exercent pas de pouvoir de payer en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques. (9.2) (Il faut obtenir la liste des fondés de pouvoir en place en vertu de l'article 33.) | 1 | 0 | 0 |
| 58. | Le dépositaire et le dépositaire suppléant des timbres n'exercent pas de pouvoir de dépenser en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. (9.2) (Il faut obtenir la liste des fondés de pouvoir en place en vertu de l'article 34.) | 1 | 0 | 0 |
| 59. | Le dépositaire et le dépositaire suppléant des timbres ne participent pas directement aux autres volets du processus de commande de chèques. (9.2) | 1 | 0 | 0 |
| 60. | Un lieu d'impression possède seulement deux (2) timbres de signature. (9.3.1) | 1 | 0 | 0 |
| 61. | Si plus de deux timbres de signature sont nécessaires, une demande écrite doit être présentée au gestionnaire, Division des normes de paiement. (9.3.1) | 0 | 0 | 1 |
| 62. | Le dépositaire des timbres de signature accuse réception des timbres. Une copie du mémoire signé est envoyée à la Division des normes de paiement. (9.3.2) | 0 | 0 | 1 |
| 63. | Le dépositaire des timbres de signature du lieu d'impression des chèques informe immédiatement la Division des normes de paiement si les timbres ne sont pas reçus à la date indiquée. (9.3.2) | 0 | 0 | 1 |
| 64. | Les timbres de signature sont conservés dans des coffres dont la liste figure dans le Guide d'équipement de sécurité de la GRC. (9.3.4) | 1 | 0 | 0 |
| 65. | Les timbres de signature sont conservés dans des coffres individuels distincts. (9.3.4) | 1 | 0 | 0 |
| 66. | Les coffres contenant les timbres de signature ne sont pas utilisés pour conserver d'autres biens ou renseignements. (9.3.4) | 1 | 0 | 0 |
| 67. | Le dépositaire et le dépositaire suppléant des timbres ont accès au coffre contenant les timbres de signature. (9.3.4) | 1 | 0 | 0 |
| 68. | Personne d'autre n'a accès aux coffres contenant les timbres de signature. (9.3.4) | 1 | 0 | 0 |
| 69. | Les combinaisons des coffres sont changées dès qu'un des événements suivants se produit : (9.3.4) | |||
| 69.1 Le coffre est installé pour la première fois dans le bureau; | 0 | 0 | 1 | |
| 69.2 Toute personne qui connaît la combinaison est mutée, libérée ou n'a plus besoin d'avoir accès au coffre; | 1 | 0 | 0 | |
| 69.3 La combinaison a ou peut avoir été compromise; | 0 | 0 | 1 | |
| 69.4 La combinaison n'a pas été changée depuis douze (12) mois. | 0 | 0 | 1 | |
| 70. | Les employés qui ont accès aux timbres de signature n'ont jamais accès au stock de chèques vierges. (9.3.4) | 1 | 0 | 0 |
| 71. | Les chèques sont signés dans un lieu dont l'accès est restreint au personnel autorisé. (9.4.3) | 1 | 0 | 0 |
| 72. | Le dépositaire des timbres de signature est chargé de signer le chèque après s'être assuré qu'il a été convenablement préparé. Le dépositaire vérifie les détails pour s'assurer que : (9.4.3) | |||
| 72.1 Les détails sur le chèque concordent avec la demande de paiement d'origine; | 1 | 0 | 0 | |
| 72.2 Le numéro de chèque entré dans le SNP concorde avec le chèque réel utilisé; | 1 | 0 | 0 | |
| 72.3 Dans le cas d'un chèque de remplacement, il compare les détails sur le chèque avec l'avis de TPSGC dans le SNP et confirme que l'agent ministériel autorisé a approuvé le chèque de remplacement; | 1 | 0 | 0 | |
| 72.4 S'il y a lieu, les formulaires juridiques adéquats TPSGC 535, 536, 540 ou 546-3 ou les demandes écrites ont été remplis. | 1 | 0 | 0 | |
| 73. | Les formulaires juridiques et les demandes écrites sont conservés pendant six (6) ans. (9.4.3) | 1 | 0 | 0 |
| 74. | Le dépositaire des timbres de signature détruit les timbres de signature en les coupant deux fois à l'horizontale en travers de la signature et quatre fois à la verticale. (9.6.4) | 1 | 0 | 0 |
| 75. | Un employé autre que le dépositaire des timbres de signature, le dépositaire suppléant des timbres de signature, le dépositaire des chèques ou le dépositaire suppléant des chèques assiste à la destruction. (9.6.4) | 1 | 0 | 0 |
| 76. | Un rapport de destruction est rempli lorsque les timbres de signature sont détruits. (9.6.4) | 1 | 0 | 0 |
| 77. | Le rapport est rempli et signé par le dépositaire des timbres de signature et le témoin. (9.6.4) | 1 | 0 | 0 |
| 78. | Le rapport de destruction est envoyé à la Division des normes de paiement. (9.6.4) | 1 | 0 | 0 |
| 79. | Le dépositaire des timbres de signature signale toute perte, tout manque, tout vol ou toute destruction non autorisée de timbres de signature à l'Unité de sécurité et d'enquêtes. (9.6.1) | 0 | 0 | 1 |
| 80. | Les timbres de signature ne sont pas transférés vers un autre lieu lors de la fermeture d'un lieu d'impression des chèques. (9.13) | 0 | 0 | 1 |
| 81. | Le lieu d'impression des chèques qui ferme détruit l'ensemble des timbres de signature utilisés. (9.13) | 0 | 0 | 1 |
| 82. | Un rapport de destruction est envoyé à la Division des normes de paiement à la fermeture d'un lieu. (9.13) | 0 | 0 | 1 |
| 83. | Les nouveaux timbres de signature sont renvoyés à la Division des normes de paiement à la fermeture d'un lieu. (9.13) | 0 | 0 | 1 |
| 84. | Sur chaque chèque émis figurent : [3 (1)] | Hors de la portée | ||
| 84.1 la signature du receveur général ou d'un signataire autorisé; | ||||
| 84.2 la signature du sous-receveur général ou d'un signataire autorisé; | ||||
| 84.3 le nom du bénéficiaire; | ||||
| 84.4 un montant précis; | ||||
| 84.5 aucune modification apportée au montant ou au nom du bénéficiaire. | ||||
| 85. | Chaque chèque issu indique la date : [3 (2)] | |||
| 85.1 d'émission; | ||||
| 85.2 à laquelle le paiement est dû; ou | ||||
| 85.3 à laquelle le paiement doit être fait. | ||||
| 86. | Lorsque le receveur général autorise la signature de chèques par l'utilisation de matériel capable de reproduire la signature des personnes indiquées au paragraphe [3 (1)], ces chèques sont signés de cette façon. [4] | |||
| Personnel de sécurité | ||||
| 87. | Le personnel qui a accès aux chèques vierges et aux timbres de signature a (au moins) une cote de fiabilité approfondie. (9.2.1) | 1 | 0 | 0 |
| 88. | L'Unité de sécurité et d'enquêtes demande à la police ou à la GRC de mener une enquête dans les cas suivants liés au stock de chèques : | |||
| 88.1 Manque manifeste de chèques vierges reçus; (9.3.3) | 0 | 0 | 1 | |
| 88.2 Tout écart de l'inventaire mensuel des stocks; (9.5.2) | 0 | 0 | 1 | |
| 88.3 Tout écart dans la prise d'inventaire officielle; (9.5.3) | 0 | 0 | 1 | |
| 88.4 Toute perte, tout manque, tout vol ou toute destruction non autorisée. (9.6.1) | 0 | 0 | 1 | |
| 89. | L'Unité de sécurité et d'enquêtes signale les détails au gestionnaire de la Division des normes de paiement, TPSGC dans les cas suivants liés au stock de chèques : | |||
| 89.1 Manque manifeste de chèques vierges reçus; (9.3.3) | 0 | 0 | 1 | |
| 89.2 Tout écart de l'inventaire mensuel des stocks; (9.5.2) | 0 | 0 | 1 | |
| 89.3 Tout écart dans la prise d'inventaire officielle; (9.5.3) | 0 | 0 | 1 | |
| 89.4 Toute perte, tout manque, tout vol ou toute destruction non autorisée. (9.6.1) | 0 | 0 | 1 | |
| 90. | L'Unité de sécurité et d'enquêtes informe le directeur, Direction des enquêtes et de la sensibilisation à la fraude, TPSGC dans les cas suivants liés au stock de chèques : | |||
| 90.1 Manque manifeste de chèques vierges reçus; (9.3.3) | 0 | 0 | 1 | |
| 90.2 Tout écart de l'inventaire mensuel des stocks; (9.5.2) | 0 | 0 | 1 | |
| 90.3 Tout écart dans la prise d'inventaire officielle; (9.5.3) | 0 | 0 | 1 | |
| 90.4 Toute perte, tout manque, tout vol ou toute destruction non autorisée. (9.6.1) | 0 | 0 | 1 | |
| 91. | L'Unité de sécurité et d'enquêtes tient le gestionnaire, Division des normes de paiement, et le directeur, Direction des enquêtes et de la sensibilisation à la fraude, informés de l'évolution de l'enquête et de ses résultats dans les cas suivants : | |||
| 91.1 Tout écart de l'inventaire mensuel des stocks; (9.5.2) | 0 | 0 | 1 | |
| 91.2 Tout écart dans la prise d'inventaire officielle; (9.5.3) | 0 | 0 | 1 | |
| 91.3 Toute perte, tout manque, tout vol ou toute destruction non autorisée. (9.6.1) | 0 | 0 | 1 | |
| 92. | L'Unité de sécurité et d'enquêtes demande à la police municipale ou à la GRC de diriger l'enquête sur la perte, le manque, le vol ou la destruction non autorisée de timbres. (9.6.1) | 0 | 0 | 1 |
| 93. | L'Unité de sécurité et d'enquêtes signale les détails de toute perte, tout manque, tout vol ou toute destruction non autorisée de timbres de signature au gestionnaire, Division des normes de paiement, et au directeur, Direction des enquêtes et de la sensibilisation à la fraude. (9.6.1) | 0 | 0 | 1 |
| 94. | L'Unité de sécurité et d'enquêtes tient le gestionnaire, Division des normes de paiement, et le directeur, Direction des enquêtes et de la sensibilisation à la fraude, informés de l'évolution de l'enquête sur la perte de timbres de signature et de ses résultats. (9.6.1) | 0 | 0 | 1 |
| Total des critères de vérification : 124 | 61 | 0 | 63 | |
*Les zones grisées dépassent la portée de la vérification - même si elles se rapportent aux paiements prioritaires, elles ne font pas partie de l'inspection d'un lieu d'impression.
3. Conclusion
Le lieu d'impression des paiements prioritaires est administré en parfaite conformité avec les directives du receveur général, et le dirigeant principal des finances peut maintenant fournir l'attestation requise à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
Appendice A : À propos de la vérification
Objectifs et critères de vérification
Objectif de conformité du lieu d'impression
Déterminer si le lieu d'impression est administré conformément aux directives du receveur général.
Critères
Le lieu d'impression doit respecter tous les aspects des directives du receveur général. Les résultats de la rubrique « Observations » du présent rapport fournissent une liste complète des éléments abordés lors de l'inspection du lieu d'impression.
Portée
La vérification s'est limitée à une inspection du lieu d'impression du MAECI. N'étaient pas compris : l'examen des opérations de paiements prioritaires faits par le MAECI, ni la mise à l'épreuve de mécanismes de contrôle indirectement liés au lieu d'impression.
Méthode employée
- Inspection des lieux
- Examen et analyse de la documentation
- Entrevues avec la direction et le personnel
Calendrier
Planification : 2 au 6 juin 2008
Inspection : 2 au 4 juillet 2008
Projet de rapport : 11 juillet 2008
Rapport final : 18 juillet 2008
*La période prévue pour l'inspection a été retardée à la demande de la direction en raison du calendrier des vacances. L'inspection a eu lieu le 21 octobre 2008.
Rapports
Le gestionnaire du lieu d'impression a été informé de tout problème de non-conformité à la fin de l'inspection. Une ébauche du rapport de vérification interne a été préparée et a fait l'objet de discussion avec le gestionnaire du lieu d'impression et le dirigeant principal des finances. La réponse et les plans d'action de la direction n'ont pas été inclus dans le rapport final, car aucune recommandation n'a été formulée lors de la vérification.
Bureau du dirigeant de la vérification
* Si vous avez besoin d'un plugiciel ou d'un logiciel tiers pur accéder a ce ficher, veuillez consultez la section formats de rechange de notre page aide.
