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Ce document a été produit par le Bureau du dirigeant principal de la vérification et ses partenaires, en stricte conformité avec les exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor et du Bureau du contrôleur général. Nous avons mené de vastes consultations, en particulier auprès de la haute direction de notre Ministère et des bureaux de la vérificatrice générale et du contrôleur général.

Cet examen nous a donné l’occasion d’actualiser notre plan de vérification, en fonction de l’évolution des risques et des priorités. Ce document présente une évaluation des réalisations du programme de vérification du MAECI en 2009-2010. Il donne également une évaluation objective des besoins de vérification du MAECI, et de notre capacité de mener à bien les activités des deux années restantes de notre plan de vérification axé sur les risques.

Notre défi en 2009-2010 était de trouver un équilibre entre les activités planifiées de vérification interne et des tâches de vérification urgentes liées à notre décision d’entreprendre l’évaluation des risques liés à la gestion des ressources financières.

Il convient de souligner que cette évaluation a mené à la détermination de projets de vérification prioritaires supplémentaires à réaliser en 2009 2010, projets jugés d’une importance critique pour le Ministère.

Je suis convaincu que nos recommandations de vérifications internes planifiées pour les deux prochains exercices renforceront la gestion financière en mettant l’accent sur une gestion efficace des risques et la gérance des ressources.

L’une des exigences premières de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor est que le dirigeant principal de la vérification produise un rapport d’assurance annuel sur l’état général des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Ministère. Les résultats de notre travail de vérification jusqu’à maintenant et nos recommandations de vérifications futures dans le présent plan actualisé occuperont une place centrale dans notre rapport d’assurance.

J’ai apprécié la collaboration étendue et les efforts conjoints qui ont facilité la planification et la mise en œuvre de notre programme triennal de vérification pour le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.

Yves Vaillancourt
Dirigeant principal de la vérification
Affaires étrangères et Commerce international

SOMMAIRE

Ce document décrit la planification et la sélection axées sur les risques des vérifications internes du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) pour la période de 2010 à 2012. Cette version actualisée du plan de vérification axé sur les risques a été établie conformément aux exigences pertinentes de la Politique sur la vérification interne de 2009 du Conseil du Trésor, de ses directives et de ses lignes directrices.

Le plan de vérification a été préparé à la suite d’une analyse de l’univers de vérification du MAECI, d’un examen des constatations de vérification significatives de rapports de vérification antérieurs, d’entrevues avec la haute direction du Ministère et d’une étape finale de classement en fonction de l’importance relative, du risque, de la pertinence et de la valeur ajoutée.

Dans la sélection des projets de vérification pour 2010-2011, on a également tenu compte de vérifications « en réserve » (des projets de vérification qui n’ont pas été entrepris en 2009-2010) et de la couverture de thèmes de vérification par des vérificateurs externes comme la Commission de la fonction publique, le Bureau du contrôleur général et le Bureau de la vérificatrice générale. Finalement, pendant l’année, la haute direction a proposé des questions particulières de gestion qui, de son avis, justifiaient un examen de vérification, comme la prestation des Services intégrés au MAECI et l’utilisation stratégique des voyages, suggestions qui ont également été examinées au moment de l’élaboration de notre plan de vérification.

Le Comité ministériel de vérification a étudié la sélection des projets lors de sa réunion de février 2010, et ses recommandations ont été intégrées au présent plan. Lorsque les sous-ministres auront approuvé officiellement le plan, le Bureau du dirigeant principal de la vérification prendra les mesures nécessaires afin de réaliser les vérifications approuvées pour 2010-2011.

1. APERÇU DE LA PLANIFICATION

a) Univers de vérification

Le plan de vérification axé sur les risques original pour 2009-2012 présentait des entités à vérifier définies comme étant des processus opérationnels de gestion. Aux fins de la présente mise à jour, nous avons examiné ces sujets de vérification et leur analyse initiale des risques. La mise à jour a également fait ressortir d’autres sujets de vérification, et l’univers de vérification a été révisé. Tous les sujets de vérification ont été examinés, avec évaluation de leurs risques, en vue de la sélection et de la recommandation de projets de vérification pour 2010-2011 et 2011-2012.

b) Responsabilisation de gestion et contrôles fondamentaux

Notre examen et notre analyse des risques ont abouti à la recommandation de six vérifications pour 2010-2011 et de cinq autres pour 2011-2012. Nous avons également étudié comment ces projets enrichiront notre connaissance du MAECI et assureront une couverture adéquate des processus opérationnels du Ministère. L’Annexe E présente les résultats de notre examen des constatations de vérifications antérieures, avec une évaluation de la façon dont les vérifications proposées couvrent les principaux contrôles fondamentaux de gestion.

Notre travail de vérification en 2009-2010 s’est concentré sur la gérance, plus précisément sur l’acquisition d’une meilleure compréhension de l’exposition du MAECI à des risques liés à la gestion financière. Les vérifications recommandées pour 2010-2011 s’inscrivent dans notre examen de la gestion des ressources du Ministère, et de ses progrès dans l’implantation des mesures de gestion découlant du projet sur la gestion financière.

De même, les vérifications de la gestion de l’immobilier et des biens autres que ceux de TI nous aident à mieux comprendre comment le MAECI comptabilise ces dépenses, notamment les processus de consignation, d’évaluation, d’utilisation et de cession.

Dans le contexte des vérifications prévues qui seront effectuées par des vérificateurs externes, une évaluation de la gestion de la dotation par le MAECI produira d’importants renseignements sur le contrôle de gestion fondamental pour la dimension « personnes ». Finalement, les vérifications demandées par le Conseil du Trésor aideront à mieux comprendre la gestion des subventions et contributions.

c) Consultations

Dans l’établissement de son plan pour 2010-2011, la Vérification interne a tenu compte des éléments suivants :

Vérifications qui aideraient à la mise en œuvre des recommandations pour l’année 2 de l’évaluation des risques pour la gestion des ressources financières et de la vérification de l’affectation des ressources.
Points de vue de la haute direction du MAECI sur les risques, par des entrevues dans tout le Ministère, à l’AC et dans les missions.
Points de vue de vérificateurs externes et d’autres fournisseurs d’assurance et vérifications qui seront effectuées par ces personnes. En 2010-2011, le personnel du DPV travaillera avec des vérificateurs externes à l’évaluation de la gestion interne de la dotation au MAECI (avec la Commission de la fonction publique), de la vérification interne (avec le Bureau de la vérificatrice générale), de la passation de marchés d’aide temporaire (avec la CFP), et de la prestation d’un mandat rattaché à la gestion des eaux (avec le commissaire à l’environnement et au développement durable). Le MAECI pourrait également devoir participer à une vérification de l’élaboration des analyses de rentabilisation, dirigée par le Bureau du contrôleur général.
Évaluation des risques par des cadres homologues responsables d’une supervision dans les domaines de l’inspection, des enquêtes et des évaluations au MAECI.

d) Évaluation des risques

L’évaluation des risques faite dans le cadre de cet examen a été enrichie par la connaissance accrue des programmes du MAECI qu’a acquise le DPV, à partir de nos vérifications réalisées lors du premier exercice du plan, de l’élaboration plus poussée du profil de risque de l’organisation pour le Ministère, et de la participation du DPV à l’examen des priorités changeantes du Ministère.

Le classement définitif des projets de vérification recommandés pour 2010-2011 et 2011-2012 a été fait de la manière suivante :

Examen par la Vérification interne de l’évaluation des risques initiale présentée dans le plan de vérification axé sur les risques pour 2009-2012, afin de valider les renseignements sur les risques en regard de changements dans les priorités et la structure de programme du MAECI. Cet examen a confirmé le besoin de poursuivre un travail de vérification qui contribue à renforcer le régime de gestion des ressources du Ministère.
Évaluation des domaines d’importance (pour l’entité ou le thème examiné). On a envisagé des projets de vérification qui porteraient sur les éléments du Ministère d’une importance financière supérieure, ou auxquels on affecte des ressources considérables, et qui appuient de façon directe et substantielle des priorités et des objectifs du Ministère.

2. VÉRIFICATIONS EFFECTUÉES EN 2009-2010

La Vérification interne du MAECI a beaucoup accompli en 2009-2010. L’achèvement de l’évaluation des risques pour la gestion des ressources financières a joué un rôle central dans notre appui d’une gestion efficace des risques et d’une saine gérance des ressources par le Ministère. Notre contribution à cet élément critique a été renforcée par des vérifications dans des domaines comme l’affectation des ressources, le contrôle des dépenses, la croissance de l’Administration centrale et un rapport d’étape sur la mise en œuvre des réductions découlant de l’examen stratégique.

Le programme de vérification que nous avons exécuté en 2009-2010 ne correspondait pas parfaitement au plan de vérification axé sur les risques approuvé à l’origine et ce, pour de bonnes raisons. La Figure 1 indique ce qui était prévu à l’origine et ce qui a été réalisé, de même que les conséquences des changements nécessaires, en particulier les vérifications qu’il a fallu reporter en 2010-2011 et 2011-2012.

Dix projets de vérification avaient été approuvés pour 2009-2010. À partir du financement disponible, le Bureau du dirigeant principal de la vérification a décidé d’aller de l’avant avec sept des dix vérifications, soit structures ministérielles de gouvernance, affectation des ressources, contrôle des dépenses pour les paiements à risque élevé, information pour la prise de décisions, immobilier, gestion des systèmes et gouvernance des systèmes. Les trois premières vérifications, en italique, ont été réalisées et ont fait l’objet d’un rapport. À cause d’un changement dans les priorités ministérielles et de réductions apportées au budget de la Vérification interne, les autres vérifications qui devaient être achevées en 2009-2010 ont été reportées à 2010-2011, pour être reconsidérées dans le cadre d’une mise à jour.

Figure 1
	1	Vérifications prévues pour 2009-2010	2	Vérifications demandées/du PVAR réalisées en 2009-2010
	PVAR 09-10	Structures ministérielles de gouvernance	PVAR 09-10	Structures ministérielles de gouvernance
	PVAR 09-10	Affectation des ressources	PVAR 09-10	Affectation des ressources
	PVAR 09-10	Contrôle des dépenses pour les paiements à risque élevé	PVAR 09-10	Contrôle des dépenses pour les paiements à risque élevé
Non réalisé – reporté à 2010-2011	PVAR 09-10	Information pour la prise de décision	Nota : Vérifications demandées par la direction en 2009-2010	Évaluation des risques pour la gestion des ressources financières
	PVAR 09-10	Immobilier		Opinion sur la note complémentaire 3
	PVAR 09-10	Gestion des systèmes		Croissance de l’Administration centrale
	PVAR 09-10	Gouvernance des systèmes		Mise en oeuvre des réductions de l’examen stratégique de 2007
	PVAR 09-10	Décisions du CT et mémoires au Cabinet	PVAR 09-10	Couvert partiellement par l’évaluation des risques pour la gestion des ressources financières
	PVAR 09-10	Gestion des biens de TI	Couvert par les activités horizontales du BCG	Gestion des biens de TI
	PVAR 09-10	Gestion des risques	Couvert par les activités horizontales du BCG	Profil de risque de l’organisation

En 2009-2010, le MAECI a affronté de graves difficultés touchant son administration financière et budgétaire. D’autres défis se sont manifestés dans la préparation à la présentation des états financiers du Ministère.

La haute direction a demandé que les quatre projets de vérification suivants soient exécutés en priorité, ce qu’a accepté le DPV.

Projets de vérification

Analyse de la note complémentaire 3, en appui du travail d’approbation des états financiers du Ministère.
Coordination efficace entre l’examen externe de la budgétisation et des prévisions (qui a mené à l’évaluation des risques pour la gestion des ressources financières) et réalisation d’une vérification interne de l’affectation des ressources.
Opinion du vérificateur sur la croissance à l’Administration centrale du MAECI.
Vérification des progrès réalisés dans les réductions découlant de l’examen stratégique de 2007.

Lors de l’examen des états financiers, il est arrivé souvent que les demandes de renseignements complémentaires sur des postes des états financiers soumises par la haute direction et le CMV ne reçoivent pas de réponse en temps opportun. On a donc effectué un rapprochement de la note complémentaire 3. De plus, un manque d’information sur les imputations ministérielles à l’origine des dépenses du MAECI en 2008-2009 a été aggravé par une soudaine insuffisance du budget de fonctionnement du Ministère en milieu d’exercice.

On a demandé à la Vérification interne d’effectuer une évaluation des risques pour la gestion des ressources financières afin d’obtenir une analyse anticipée de la fiabilité des prévisions ministérielles. D’autres tâches de vérification ont été menées à bien au début de l’hiver pour donner au Ministère une meilleure idée générale des causes fondamentales de l’insuffisance budgétaire et recommander des pratiques de gestion financière afin d’empêcher cette situation de se reproduire.

Comme les vérifications susmentionnées consistaient en un examen approfondi de la gestion financière du MAECI, trois autres vérifications prévues pour 2009-2010 ont été couvertes par d’autres fournisseurs d’assurance.

La vérification de la gestion des risques a été réalisée du fait que le MAECI faisait partie de la vérification horizontale par le BCG des profils de risque de l’organisation. Le BCG a fait rapport des résultats pour le Ministère en mars 2010.
La gestion des biens de technologie de l’information a également été couverte par le BCG, qui a inclus le MAECI dans sa vérification horizontale de la gestion des biens de TI. Le BCG fera rapport de cette question au Comité de vérification du gouvernement fédéral en septembre 2010.
Les présentations au Conseil du Trésor et les mémoires au Cabinet ont été traités dans le cadre de l’évaluation des risques pour la gestion des ressources financières. Le plan d’action de la direction découlant de cette évaluation aborde l’amélioration de la gestion et de la coordination de cette fonction.

De plus, une vérification obligatoire de la gestion des subventions et contributions du Programme de partenariat mondial a été engagée au quatrième trimestre de 2009 2010, et devrait être achevée au premier trimestre de 2010 2011. Il faut souligner que bien que les dix vérifications planifiées à l’origine pour 2009-2010 n’aient pas toutes été menés à bien tel que prévu, on a cependant réalisé dix vérifications, tel que décrit.

3. VÉRIFICATIONS RECOMMANDÉES POUR 2010-2011

Pour les motifs indiqués, certaines vérifications prévues au calendrier de 2009-2010 n’ont pas été entreprises, et ont été reportées à 2010-2011 pour examen dans le cadre de la mise à jour.

Le plan original de vérification axée sur les risques indiquait 11 autres vérifications à envisager en 2010-2011. À la suggestion de la haute direction, deux autres vérifications ont été ajoutées à notre mise à jour pour 2010-2011, soit la prestation des Services intégrés à l’Administration centrale et sur l’utilisation stratégique des voyages.

Notre actualisation pour 2010-2011 comportait donc l’examen de 18 éléments de vérification. L’examen et le classement par rang de priorité ont d’abord été faits selon le besoin d’exécuter un programme de vérification en complément de l’évaluation des risques pour la gestion des ressources financières, et de parfaire notre connaissance d’importantes composantes de programme du MAECI comme l’immobilier et les biens autres que ceux de TI. L’examen comprenait également une analyse de l’importance relative, du risque et de facteurs clés comme les dispositions de temporisation prévoyant l’examen de certains programmes de paiements de transfert au MAECI. La dernière partie de notre analyse portait sur des consultations avec la haute direction du MAECI et des partenaires externes du Ministère.

À l’issue de cet examen et de l’évaluation des priorités, nous recommandons l’exécution de six vérifications en 2010-2011, avec une vérification supplémentaire en réserve. Les 12 autres vérifications seront réexaminées au moment de la planification pour 2011-2012. L’Annexe C présente ces vérifications plus en détail.

La Figure 2 indique les six vérifications et la vérification en réserve qui seront réalisées en 2010-2011 à l’aide des ressources de la Vérification interne.

Figure 2 – Vérifications prévues en 2010-2011
	1	Vérifications du PVAR et demandées	2	Vérifications obligatoires en 2010-2011
	PVAR 09-10	Immobilier	Demandée par le CT	Autorisation de passation de marchés du GT sur l’Afghanistan
	PVAR 09-10	Information pour la prise de décisions EN RÉSERVE	Demandée par le CT	Subventions et contributions du Programme des relations universitaires
	Demandées par la direction	Vérif. de la prestation des services intégrés	Demandée par le CT	Programme de soutien au commerce mondial
		Suivi de l’affectation des ressources	Demandée par le CT	PE Conseil des normes Enquête sur les points de service
		Vérification des voyages	Demandées par le MAECI	Sommets du G8/G20
	PVAR 10-11	Gestion des biens autres que TI
	PVAR 10-11	Contrôles des rapports financiers	Vérifications par des vérificateurs externes – MAECI choisi pour participer
Pour examen – mise à jour pour 2011-2012	PVAR 11-12	Continuité des opérations	Dirigé par CFP	Vérification de la dotation au MAECI
	PVAR 09-10	Gestion des systèmes	Dirigé par CFP	Étude de la dotation, des services professionnels et de l’aide temporaire au gouv.
	PVAR 09-10	Gouvernance des systèmes	Dirigé par BCG	Élaboration d’analyses de rentabilisation
POUR EXAMEN - MISE À JOUR POUR 2011-2012	PVAR 10-11	Surveillance de l’environnement	Dirigé par BVG	Vérification interne
		Sécurité matérielle	Dirigé par BVG	Gestion de l’eau
		Planification stratégique
		Planification opérationnelle
		Gestion du rendement des RH
		Rémunération et avantages des RH
		Cadre de gestion de programme
		Cycle de vie de la gestion de l’information

Il s’agit donc de :

six vérifications planifiées à partir de notre analyse fondée sur les risques et prévues au plan de vérification,
cinq vérifications financées demandées par le Conseil du Trésor,
cinq vérifications externes réalisées par d’autres organisations, qui touchent le MAECI et exigent un certain niveau de coordination et de soutien de vérification.

Comme on l’a mentionné, les constatations de notre évaluation des risques pour la gestion des ressources financières et d’autres travaux de vérification réalisés en 2009-2010 ont grandement influencé le choix et la priorité des vérifications prévues pour 2010-2011. La direction estime que les mesures prises en 2009-2010 pour renforcer la gestion financière seraient étayées par des vérifications qui informent sur la situation financière du MAECI à court et à plus long terme, et qui font rapport de la fiabilité de l’information financière et non financière servant à la prise de décisions.

Les vérifications internes proposées pour 2010-2011 sont les six premiers projets indiqués ci-après, avec une autre vérification en réserve.

Vérification	Portée et objectifs	Trimestre
Gestion des ressources	Cette vérification de suivi porte sur les progrès du MAECI dans la mise en œuvre de la réponse de la direction à l'évaluation des risques financiers et à la vérification de l'affectation des ressources.	1^er trimestre
Prestation des services intégrés	Cette vérification évaluera si la prestation des services intégrés au MAECI concorde avec les décisions de réduction de l'examen stratégique et avec les objectifs de la transformation.	1^er trimestre
Gestion des biens autres que ceux de TI	Cette vérification évaluera les contrôles établis pour le recensement, la consignation, le contrôle et la cession des biens autres que ceux de TI au Ministère, en conformité avec les politiques et procédures pertinentes.	2^e trimestre
Immobilier	Cette vérification évaluera les processus opérationnels et de gestion dans le domaine de l'immobilier, et l'efficacité du processus de planification pour faire correspondre les décisions sur l'immobilier aux priorités ministérielles.	3^e trimestre
Voyages	Cette vérification portera sur le degré d'efficacité de la structure et du fonctionnement du cadre de gestion du MAECI régissant l'administration des voyages.	4^e trimestre
Information pour la prise de décisions	En réserve : Cette vérification portera sur les contrôles établis pour s'assurer que l'information, les connaissances et les documents de l'organisation sont disponibles en appui de la prise de décisions.
Contrôles de la production des rapports financiers	En réserve : Cette vérification portera sur l’efficacité des contrôles du processus de production de rapports financiers internes et à l’intention des organismes centraux et du Parlement.

4. VÉRIFICATIONS RECOMMANDÉES POUR 2011-2012

Le choix des vérifications internes qu’entreprendra le Bureau du DPV en 2011-2012 repose sur les mêmes critères d’actualisation et de classement que ceux décrits à la section 3 du présent document.

Figure 3 – Vérifications planifiées à réaliser en 2011-2012
Plan de vérification axé sur les risques, vérifications prévues pour 2011-2012	Plan de vérification axé sur les risques pour 2011-2012	Gestion juridique	Vérifications demandées par le CT Inconnues actuellement
		Approvisionnement (et passation des marchés)
		Gestion de plateforme	Vérifications externes par le BVG, le BCG et autres Inconnues actuellement
		Planification des RH
		Gestion des paiements de transfert
		Contrôle des recettes (en réserve)
	Pour examen – mise à jour pour 2011-2012	Continuité des opérations
		Valeurs et éthique
		Gestion de trésorerie – services bancaires et devises
		Relations avec les intervenants
		Cadre de gestion des politiques
		Dotation des RH
		Cadre de gestion des programmes

À ce stade préliminaire, le plan de vérification proposé pour 2011-2012 compte cinq vérifications, indiquées à la Figure 3 (sujets sur fond vert). La vérification des contrôles des recettes est gardée en réserve. Nous effectuerons un nouvel examen de l’importance relative, des risques et d’autres facteurs vers la fin de 2010-2011, pour nous assurer que le dernier exercice du plan de vérification axé sur les risques du MAECI demeure à jour et correspond aux besoins les plus prioritaires.

La Figure 3 indique également les sujets de vérification restants qui figuraient à l’origine dans le plan de vérification, et qui seront réexaminés lors de l’actualisation pour 2011 2012.

Le tableau ci dessous décrit les vérifications prévues pour 2011-2012.

Vérifications 2011-2012	Portée et objectifs
Gestion juridique	Cette vérification comprendrait une évaluation de l'efficacité de la prestation de services juridiques au Ministère en appui de la prestation des activités et programmes ministériels.
Approvisionnement et passation de marchés	Cette vérification porterait sur le cadre de contrôle de gestion pour les activités de passation de marchés au Ministère et établirait le degré de conformité aux politiques gouvernementales pertinentes.
Gestion de plateforme	Cette vérification porterait sur la capacité et les contrôles de la gestion et de l'exécution de la prestation de services administratifs communs aux missions et à l'Administration centrale.
Planification des RH	Cette vérification porterait sur l'efficacité des contrôles de gestion pour la planification des RH au Ministère, le caractère adéquat de l'information de soutien des RH et la conformité aux politiques et aux directives.
Gestion de paiements de transfert	Cette vérification porterait sur la gestion des paiements de transfert (subventions, contributions et autres paiements de transfert) au MAECI afin de s'assurer que l'on applique les politiques, les pratiques et les contrôles internes de gestion appropriés.
Contrôles des recettes	Cette vérification consisterait en un examen de l'efficacité des contrôles de l'identification, de la consignation, de la comptabilisation et de la perception des recettes par le Ministère.

Nous n’avons actuellement qu’une information incomplète sur les vérifications prévues par des vérificateurs externes (comme le BVG et le BCG) et sur le travail demandé par le Conseil du Trésor pour 2011-2012.

Toujours à ce stade préliminaire, nous ne prévoyons pas de vérifications obligatoires pour le MAECI au cours de cette période. Nous ajouterons ces éléments à notre planification pour 2011-2012 à mesure qu’ils seront connus.

5. RECOMMANDATION AU COMITÉ DE VÉRIFICATION DU MAECI

Le Comité ministériel de vérification est prié d’examiner l’ébauche du plan de vérification et de recommander au sous-ministre la mise en œuvre des projets tels que présentés et selon les coûts indiqués pour 2010-2011. Si les priorités de vérification changent au cours de 2010-2011, après avoir obtenu les orientations de la direction, la Vérification interne reviendra devant le Comité ministériel de vérification pour l’informer des changements recommandés.

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Nota : L’Annexe A présente un plan opérationnel des vérifications retenues pour 2010 2011. L’Annexe B présente les vérifications axées sur le risque de 2009-2010 ainsi que les résultats de la première année de mise en œuvre du plan. Les Annexes C (2010 2011) et D (2011-2012) indiquent la nature et les facteurs connexes des vérifications à réaliser pendant ces exercices et des vérifications en réserve.

ANNEXE A : PLAN OPÉRATIONNEL POUR 2010-2011

Annexe A : Plan opérationnel pour 2010 - 2011
Vérification	Trimestre début	Prévision vérificateur/semaines	Coûts salaires	Coûts consultant /vérification	Jours consultant (approx.)	Voyages possibles
Vérifications du plan axé sur les risques
Prestation des services intégrés à l’Adm.	1	60	$90,000	$43,000	60.0	$0
Gestion des biens autres que ceux de TI	2	113	$188,271	$61,000	92.0	avec immob.
Immobilier	3	46	$72,692	$155,000	155.0	$20,000
États financiers de 2009-2010	2	2	$4,000	$15,000	15.0	$0
Contrôles de gestion financière	1	95	$142,500	$85,000	75.0	$0
Voyages – utilisation stratégique	4	56	$91,538	$0	0.0	$0
Information pour la prise de décisions		0	$0	$0	0.0	$0
Suivi de l’affectation des ressources	2	7	$10,500	$0	0.0	$0
Suivi de l’affectation des ressources	4	5	$7,500	$0	0.0	$0
Total partiel des vérifications du plan axé sur les risques		384	$607,001	$359,000	397.0	$20,000
Autre travail d’assurance
Suivi VI (CV)		8	$16,000	$0	0.0	No
Entrée et suivi-présentations au CT (VG)		5	$10,000	$0	0.0	No
Vérification continue		3	$6,000	$20,000	20.0	No
Total partiel autre travail d’assurance		16	$32,000	$20,000	20.0
Total		400	639,001	379,000	417	$20,000
Travail de vérification ministériel (nouvelles demandes de la haute direction ou requises en vertu d’une présentation au Conseil du Trésor – recouvrement des coûts)
Programme de partenariat mondial	1	27	$40,500	$45,000	45.0	No
Vérif. de l’info. financière du G20	3	2	$3,000	$36,200	40.0	No
Vérif. de l’info. financière du G8	3	1	$1,500	$27,700	30.0	No
Progr. de soutien au commerce mondial	4	3	$4,500	$42,500	50.0	Yes
Passation de marchés pour l’Afghanistan – autorisations spéciales	4	3	$7,000	$25,000	25.0	Yes
Conseil des normes – enquête sur les points de service	4	1	$2,000	$7,000	7.0	No
Vérification de l’aide du Programme des relations universitaires	1	2	$4,000	$103,000	103.0	No
Total recouvrement des coûts		39	$62,500	$286,400	300.0
Vérifications horizontales du Bureau du contrôleur général (BCG)
Élaboration d’analyses de rentabilisation (seulement si choisi)		10	$15,000	$0	0.0	No
Total partiel BCG		10	$15,000	$0	0	$0
TOTAL		449	$716,501	$ 665,400	717	$20,000

ANNEXE B : PLAN DE VÉRIFICATION POUR 2009-2010

ANNEXE B : PLAN DE VÉRIFICATION POUR 2009-2010
PROJET	PORTÉE ET OBJECTIFS DE LA VÉRIFICATION	SITUATION/FACTEUR
Structures ministérielles de gouvernance	Le CMV a approuvé un examen préliminaire en vue d'une vérification de la gouvernance en 2008-2009 qui a été retardée, mais néanmoins réalisée en 2009-2010. Le rapport portait sur la clarté et l'harmonisation des rôles et responsabilités, les autorisations et la responsabilisation en matière de gouvernance ministérielle, ainsi que sur l'efficacité des mécanismes visant à assurer la cohérence des décisions de gestion du Ministère.	Terminée. L'examen a été réalisé et un rapport a été présenté au CMV et aux sous-ministres. On a conclu que le rapport et les recommandations étaient suffisamment complets et utiles, et qu'une vérification plus poussée ne s'imposait pas.
Affectation des ressources	Cette vérification devait porter essentiellement sur les processus budgétaires du Ministère, notamment les contrôles de l'affectation des ressources.	Terminée. Les sous-ministres ont demandé un élargissement considérable de la portée de cette vérification, pour un examen externe poussé des ressources du MAECI. Un marché a été accordé à Deloitte, et le rapport a été examiné par le CMV et présenté aux sous-ministres.
Contrôle des dépenses	Examen du degré de conformité aux lois, politiques et directives sur la gestion financière, relativement à la gestion et au contrôle des dépenses du MAECI, plus particulièrement les paiements à risque élevé.	Terminée
Présentations au Conseil du Trésor et mémoires au Cabinet	Inclus dans la portée et les objectifs du rapport sur les structures ministérielles de gouvernance (ci-dessus).	Couvert partiellement par l'évaluation des risques pour la gestion des ressources financières du MAECI.
Gestion des risques	Le MAECI a été choisi pour participer à la vérification horizontale des profils de risque de l'organisation par le Bureau du contrôleur général, afin d'établir si l'on peut efficacement et adéquatement 1) appuyer leur élaboration et leur perfectionnement progressif, 2) réagir à l'évolution du contexte des risques, et 3) établir des interfaces avec les plans d'activités et la gestion du rendement.	Terminée partiellement. Le MAECI a été inclus dans la vérification horizontale des profils de risque de l'entreprise par le BCG.
Gestion des biens de TI	Cette vérification visait à évaluer les contrôles pour le recensement, la consignation, le contrôle et la cession de biens de technologie de l'information au Ministère, et la conformité aux politiques et directives pertinentes.
Immobilier	Cette vérification portera sur les processus opérationnels et de gestion dans le domaine de l'immobilier, et les contrôles connexes dans deux domaines clés, soit l'efficacité du processus de planification pour faire correspondre les décisions sur l'immobilier aux priorités ministérielles, et la santé et la sécurité des employés en conformité des autorisations établies.	Reportée à 2010-2011.
Soutien de gestion de l’information pour la prise de décisions	Cette vérification portera sur les contrôles établis pour s'assurer que l'information, les connaissances et les documents de l'organisation sont disponibles en appui de la prise de décisions.
Gestion des systèmes	Cette vérification portera sur le cadre de contrôle de la gestion de la technologie de l'information, notamment le développement, l'implantation, l'exploitation et la maintenance des systèmes, la gestion du changement, les télécommunications et la gestion des réseaux.	Reportée à 2010-2011. Toutefois, les consultations et l'examen indiquent qu'il ne s'agit pas d'une vérification prioritaire pour 2010-2011. Reportée à 2011-2012 pour réexamen.
Gouvernance des systèmes	Cette vérification consistera en un examen et une évaluation des pratiques ministérielles de gouvernance de la technologie de l'information, de l'incidence des investissements en solutions technologiques et de la gestion de ces investissements.

ANNEXE C : PLAN DE VÉRIFICATION POUR 2010-2011

ANNEXE C : PLAN DE VÉRIFICATION POUR 2010-2011
PROJET	PORTÉE ET OBJECTIFS DE LA VÉRIFICATION	SITUATION/FACTEUR
ACTIVITÉS DU PLAN DE VÉRIFICATION AXÉ SUR LES RISQUES
Immobilier	Cette vérification portera sur les processus opérationnels et de gestion dans le domaine de l'immobilier, et les contrôles connexes dans deux domaines clés, soit l'efficacité du processus de planification pour faire correspondre les décisions sur l'immobilier aux priorités ministérielles, et la santé et la sécurité des employés en conformité avec les autorisations établies.	Prévue à l'origine pour 2009-2010. Sera terminée en 2010-2011.
Gestion des biens autres que ceux de TI	Cette vérification portera sur les contrôles établis pour le recensement, la consignation, le contrôle et la cession des biens autres que ceux de TI au Ministère, en conformité des politiques et procédures pertinentes.	Prévue pour 2010-2011.Sera terminée en 2010-2011.
Contrôles de la production de rapports financiers	Cette vérification portera sur l'efficacité des contrôles du processus de production de rapports financiers, internes et à l'intention des organismes centraux et du Parlement.	La vérification permettra de suivre les progrès du MAECI tout au long de 2010-2011 dans la mise en œuvre des recommandations clés de l'évaluation des risques pour la gestion des ressources financières portant sur l'élaboration de contrôles de la production de rapports financiers.
Soutien de gestion de l’information pour la prise de décision	Cette vérification portera sur les contrôles établis pour s'assurer que l'information, les connaissances et les documents de l'organisation sont disponibles en appui de la prise de décisions.	Prévue à l'origine pour 2009-2010. En réserve pour 2010-2011.

ANNEXE C : PLAN DE VÉRIFICATION POUR 2010-2011
VÉRIFICATIONS DEMANDÉES PAR LA DIRECTION
Vérification de la prestation des Services intégrés à l’AC	Déterminer si la prestation des Services intégrés au MAECI concorde avec les décisions de réduction de l'examen stratégique et avec les objectifs de la transformation.
Vérification des voyages	Degré d’efficacité de la structure et du fonctionnement du cadre de gestion du MAECI régissant l’administration des voyages, et mesure dans laquelle les contrôles établis assurent la conformité aux politiques et directives pertinentes.
Gestion des ressources	Vérification de suivi sur les progrès du MAECI dans la mise en oeuvre de sa réponse de la direction à l’évaluation des risques financiers et à la vérification de l’affectation des ressources.

ANNEXE C : PLAN DE VÉRIFICATION POUR 2010-2011
ACTIVITÉS DEMANDÉES PAR LE CONSEIL DU TRÉSOR
Autorisations de passation de marchés pour l’Afghanistan	Vérification de la conformité à l’autorisation spéciale de passation de marchés.
Subventions et contributions, Relations universitaires	Vérification des modalités.
Programme de soutien du commerce mondial	Examen préliminaire de la mise en oeuvre du nouveau programme, à réaliser conformément à la présentation au Conseil du Trésor.
PE sur les points de service	Vérification du protocole d’entente avec le Conseil canadien des normes.
Sommets du G-8 et du G-20	Vérification de la conformité aux modalités financières.

ANNEXE C : PLAN DE VÉRIFICATION POUR 2010-2011
PROJET	PORTÉE ET OBJECTIFS DE LA VÉRIFICATION	SITUATION/FACTEUR
Vérifications qui ne seront pas réalisées en 2010-2011. Toutes reportées pour examen en 2011-2012.
Gestion des systèmes	Cette vérification portera sur le cadre de contrôle de la gestion de la technologie de l'information, notamment le développement, l'implantation, l'exploitation et la maintenance des systèmes, la gestion du changement, les télécommunications et la gestion des réseaux.	Devait être entreprise en 2009-2010, reportée en 2010-2011. Compte tenu des priorités de 2010-2011, cette vérification ne sera pas effectuée, réexamen proposé en 2011-2012.
Gouvernance des systèmes	Cette vérification consistera en un examen et une évaluation des pratiques ministérielles de gouvernance de la technologie de l'information, de l'incidence des investissements en solutions technologiques et de la gestion de ces investissements.	Devait être entreprise en 2009-2010, reportée en 2010-2011. Compte tenu des priorités de 2010-2011, cette vérification ne sera pas effectuée, réexamen proposé en 2011-2012.
Surveillance de l’environnement	Cette vérification portera sur l'efficacité du Système de gestion environnementale (SGE) du Ministère pour appuyer la gestion des questions environnementales touchant les opérations matérielles du MAECI.	Devait être entreprise en 2009-2010, reportée en 2010-2011. Compte tenu des priorités de 2010-2011, cette vérification ne sera pas effectuée, réexamen proposé en 2011-2012.
Sécurité (matérielle)	Cette vérification portera sur les contrôles du MAECI pour la sécurité matérielle à l'intérieur du Ministère, afin d'assurer la sécurité du personnel et de protéger l'information et les biens. On évaluera également le degré de conformité aux aspects pertinents de la Politique du gouvernement sur la sécurité.	Mémoire au Cabinet en préparation. On établira après l'annonce de la réponse et des mesures ministérielles si une vérification se justifie.
Gestion des paiements de transfert	Évaluation de la gestion des paiements de transfert (subventions, contributions et autres paiements de transfert) au MAECI afin de s'assurer que l'on applique les politiques, les pratiques et les contrôles internes de gestion appropriés.	Reportée à 2011-2012, harmonisation avec les dispositions de temporisation des subventions et contributions.
Planification stratégique	Vérification du cadre de planification stratégique, notamment l'évaluation des moyens employés par le MAECI pour faire concorder ses programmes avec les résultats stratégiques et l'architecture des activités de programme.	Devait être entreprise en 2010-2011. Compte tenu des priorités de 2010-2011, cette vérification ne sera pas effectuée, réexamen proposé en 2011-2012.
Planification opérationnelle	Cette vérification devait consister en un examen du processus de planification opérationnelle au MAECI, pour s'assurer que les plans opérationnels concordent avec les plans stratégiques.	Devait être entreprise en 2010-2011. Compte tenu des priorités de 2010-2011, cette vérification ne sera pas effectuée, réexamen proposé en 2011-2012.
Gestion du rendement des RH	Cette vérification portera sur l'efficacité et le caractère adéquat des processus et contrôles de gestion du rendement des employés au Ministère, et la conformité aux politiques et directives.	Reportée en 2011-2012.
Rémunération et avantages des RH	Cette vérification portera sur la gestion et le contrôle des activités ministérielles touchant la rémunération et les avantages, et le degré de conformité aux politiques et directives connexes.	Reportée en 2011-2012.
Cadre d’élaboration des programmes	Cette vérification consistera à examiner les contrôles fondamentaux liés aux méthodes et pratiques de planification, d'élaboration, d'approbation et de mise en œuvre des programmes ministériels.	Devait être entreprise en 2010-2011. Compte tenu des priorités de 2010-2011, cette vérification ne sera pas effectuée, réexamen proposé en 2011-2012.
Cycle de vie de la gestion de l’information	Cette vérification consistera à analyser les contrôles régissant la création, la conservation, la récupération et l'élimination de l'information au Ministère, ainsi que la conformité aux lois, politiques et directives (dont les politiques sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels).	Certains éléments de cette vérification pourraient être intégrés à la vérification de l'information pour la prise de décisions.

ANNEXE D : PLAN DE VÉRIFICATION POUR 2011-2012

ANNEXE D : PLAN DE VÉRIFICATION POUR 2011-2012
PROJET	OBJECTIFS PRÉLIMINAIRES	POINTS À EXAMINER
ACTIVITÉS DU PLAN DE VÉRIFICATION AXÉ SUR LES RISQUES
Gestion juridique	Évaluation de l'efficacité de la prestation de services juridiques au Ministère en appui de la prestation des activités et programmes ministériels.	Prévue pour 2011-2012
Approvisionnement et passation de marchés	Évaluation du cadre de contrôle de gestion pour les activités de passation de marchés au Ministère et du degré de conformité aux politiques gouvernementales pertinentes.	Prévue pour 2011-2012
Cadre de gestion des politiques	Examen des contrôles fondamentaux liés aux méthodes et processus de planification, d'élaboration, d'approbation, de mise en œuvre et de surveillance des politiques ministérielles.	Réexamen pour le prochain cycle de planification triennale des vérifications.
Continuité des opérations	Évaluation du caractère adéquat du cadre de gestion en appui de la planification et de la surveillance de la continuité des opérations, et de la conformité aux exigences législatives.	Réexamen en 2011-2012
Relations avec les intervenants	Examen de l'efficacité des façons dont la gestion de plateforme est reliée aux clients ministériels, de l'établissement des accords sur les niveaux de service et de la rentabilité de la prestation de services.	Seule vérification du PVAR permettant l’examen de certains contrôles fondamentaux de la prestation du service aux citoyens.
Gestion de programme – gestion du rendement	Examen des contrôles assurant la mesure et la surveillance appropriées des résultats des programmes et des activités.	Réexamen pour le prochain cycle de planification triennale des vérifications.
Gestion de plateforme – cadre et capacité	Évaluation de la capacité et des contrôles de la gestion et de l'exécution de la prestation de services administratifs communs aux missions et à l'Administration centrale.	Prévue pour 2011-2012
Valeurs et éthique	La vérification confirmera que les politiques et procédures ministérielles de promotion des valeurs et de l'éthique font partie du cadre de contrôle de gestion.	En réserve pour 2011-2012
Gestion de trésorerie (services bancaires et devises)	Vérification de la fonction de gestion de trésorerie au MAECI.	Recours au programme de vérification élaboré par le Conseil du Trésor pour exécuter cette vérification.
Dotation des RH	Assurance à la haute direction que le Ministère prend les mesures nécessaires pour assurer la conformité à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique.	Déjà couvert par la vérification de la dotation par la CFP. Les résultats de la vérification par la CFP serviront à établir la portée de la vérification de la planification des RH.
Planification des RH	Évaluation de l'efficacité des contrôles de gestion pour la planification des RH au Ministère, du caractère adéquat de l'information de soutien des RH et de la conformité aux politiques et aux directives.	Prévue pour 2011-2012.
Contrôle des recettes	Examen de l'efficacité des contrôles de l'identification, de la consignation, de la comptabilisation et de la perception des recettes par le Ministère.	Prévue pour 2011-2012.

ANNEXE E – COUVERTURE DU CRG ET DES CONTRÔLES FONDAMENTAUX PAR LE PLAN DE VÉRIFICATION

ANNEXE E – COUVERTURE DU CRG ET DES CONTRÔLES FONDAMENTAUX PAR LE PLAN DE VÉRIFICATION
CRG : Couverture coulant des vérifications de 2010-11
Valeurs de la fonction publique
Régie et orientations stratégiques	BCG Analyses de rentabilisation pour les investissements	Politiques et programmes	Personnes	Services axés sur les citoyens	Results and Performance
		CEDD Gestion de l’eau	CFP Vérification de la dotation
		Vérification de l’immobilier	Étude le la CFP : Dotation et aide temporaire
		Subv. et contr.; Prog. Relations universitaires
		Programme de soutien au commerce mondial
		PE : Conseil des normes

	Information pour la prise de décisions	Gestion des risques	Gérance	Responsabilisation
		BVG Vérification interne	Prestation des services intégrés
			Suivi : gestion des ressources
			Vérification des voyages
			Gestion des biens autres que ceux de TI
			Sommets G-8/G-20
			Autor. passation de marches: GT sur l’Afghanistan
			Vérif. contrôles de production de rapports financiers
Apprentissage, Innovation et gestion du changement.

ANNEXE F – CONCORDANCE ENTRE L’UNIVERS DE VÉRIFICATION ET L’ACTIVITÉ DE PROGRAMME DU MAECI

ANNEXE F: CONCORDANCE ENTRE L’UNIVERS DE VÉRIFICATION ET L’ACTIVITÉ DE PROGRAMME DU MAECI
Univers de vérification		Conseils sur la politique internationale et intégration	Diplomatie et défense d’intérêts	Commerce international	Affaires consulaires	Passeport Canada	Plateforme internationale – Soutien à l’AC	Plateforme internationale – Soutien aux missions	Services internes	Total
Processus opérationnel	Sujet de vérification	Conseils sur la politique internationale et intégration	Diplomatie et défense d’intérêts	Commerce international	Affaires consulaires	Passeport Canada	Plateforme internationale – Soutien à l’AC	Plateforme internationale – Soutien aux missions	Services internes	Total
	Affectation budgétaire	$120.3M	$991.9M	$88.3M	$54.5M	$344.2M	$349.8M	$449.6M	$114.5M	$2,513M
Gouvernance	1. Structures ministérielles de gouvernance								Année 1
	2. Présentations au CT et mémoires au Cabinet								Année 1
	3. Gestion des risques								Année 1
	4. Valeurs et éthique								Année 3
Planification ministérielle et affectation des ressources	5. Planification stratégique								NSPR
	6. Planification opérationnelle								NSPR
	7. Affectation des ressources								Année 1
	8. Prestation des services intégrés								Année 2
Élaboration des politiques	9. Cadre de gestion des politiques	NSPR	NSPR	NSPR					NSPR
Élaboration des politiques	10. Surveillance de l’environnement	NSPR
Gestion de programme	11. Cadre et capacité de gestion de programme	NSPR
	12. Gestion du rendement								NSPR
	13. Gestion des paiements de transfert								Année 3
Gestion de plateforme	14. Cadre et capacité de gestion						Année 3	Année 3
	15. Relations avec les intervenants						NSPR	NSPR
	16. Gestion juridique								Année 3
Gestion financière	17. Contrôle des dépenses								Année 1
	18. Contrôles des recettes								Année 3
	19. Contrôles de production des rapports								Année 2
	20. Gestion de trésorerie								Année 3
	21. Approvisionnement								Année 3
	22. Voyages								Année 2
Gestion de l’information	23. Soutien à la prise de décisions						Année 2	Année 2
Gestion de l’information	24. Cycle de vie						Année 2	Année 2
Gestion des biens	25. TI						NSPR	NSPR
	26. Autres que ceux de GI/TI						Année 2	Année 2
	27. Immobilier						Année 2	Année 2
Ressources humaines	28. Planification								Année 3
	29. Gestion du rendement								NSPR
	30. Rémunération et avantages								NSPR
	31. Dotation								NSPR
Gestion de la TI	32. Gouvernance des systèmes						NSPR
Gestion de la TI	33. Gestion des systèmes						NSPR	NSPR
Continuité des opérations	34. Continuité des opérations				Année 3
Continuité des opérations	35. Sécurité (matérielle)						NSPR	NSPR
Nota: NSPR – ne sera pas réalisée. Si des ressources supplémentaires sont accordées en 2011-2012, ce sujet de vérification sera examiné lors de la mise à jour du PVAR pour 2011-2012.

ANNEXE G – PROFIL DE RISQUE DE L’ORGANISATION DU MAECI POUR 2010-2011

Risque	Énoncé de risque
1. Conditions économiques et politiques intérieures et internationales	L’instabilité au pays et à l’échelle internationale affectera probablement la capacité du MAECI d’attirer et de retenir des investissements étrangers au Canada, et sa capacité de faciliter la réussite des entreprises canadiennes à l’étranger. Le protectionnisme dans le domaine financier et du commerce international et l’évolution rapide des politiques économiques et des cadres réglementaires entraveront probablement l’accès aux capitaux internationaux, aux contrats et aux débouchés commerciaux, et pourraient aboutir au non-respect d’obligations internationales, à d’éventuelles poursuites, à la délocalisation d’entreprises canadiennes et à la perte d’emplois locaux. La volatilité de l’économie mondiale créera probablement aussi une plus grande incertitude politique au pays et à l’échelle internationale, qui pourrait influencer les initiatives stratégiques et la prestation de programmes.
2. Capital humain et de savoir	Le MAECI continuera probablement de connaître des difficultés considérables dans le recrutement et le maintien en poste d’un personnel qualifié d’expérience pour le vaste éventail de groupes professionnels clés de son personnel permutant et non permutant, ainsi que pour le personnel recruté localement qui a un rendement supérieur et qui contribue à la mémoire institutionnelle.
3. Services aux citoyens canadiens à l’étranger et protection du personnel, des intérêts et des biens du gouvernement	La sécurité du personnel déployé par le gouvernement du Canada pourrait être menacée par une exposition accrue des lieux de travail des ambassades à des pertes provenant d’incendies, de séismes, d’inondations ou d’actes d’hostilité.
4. Caractère adéquat et intégrité des systèmes de gestion financière, des ressources humaines et d’information pour la prise de décisions et la production de rapports	Un manque de cohérence dans la consignation et la tenue à jour de la mémoire institutionnelle, une interopérabilité déficiente parmi les systèmes financiers, des RH et d’information ministériels, et des lacunes sur le plan de l’intégrité des données pourraient entraver l’amélioration des processus opérationnels, de la planification des ressources, de la production de rapports et de la prise de décisions.
5. Concordance des ressources avec les priorités et la gestion du changement	Le Ministère doit surmonter plusieurs défis de gouvernance et de transition pour aller de l’avant avec la mise en œuvre d’importantes initiatives d’harmonisation des ressources.
6. Communications internes et externes	La dispersion organisationnelle (p. ex. plus de 300 points de service à l’échelle mondiale) et la complexité accrue de la coordination et de la technologie des communications parmi les emplacements internationaux pourraient affaiblir la cohésion et la communication transparente et opportune du message ministériel aux publics ciblés.
7. Poursuites, différends commerciaux ou relatifs à un traité et responsabilités connexes
8. Dépendances internes et externes et harmonisation avec les partenaires : autres ministères et gouvernements étrangers
9. Concordance des ressources avec les priorités
10. Événements imprévisibles
11. Continuité des opérations

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Date de modification :: 2013-01-07

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