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Vérification de la Délégation conjointe du Canada auprès de l'OTAN, Bruxelles

(Octobre 2000)

Résumé

Une vérification des programmes d'affaires politiques et d'administration du MAECI a été effectuée à la Délégation conjointe du Canada auprès de l'OTAN les 22 et 23 mai 2000 et du 29 au 31 mai 2000. La vérification précédente des programmes d'administration avait été effectuée en mai 1994.

Gestion de la mission

La mission est bien gérée, comme l'illustre l'entente officielle de responsabilité du chef de mission (CDM) auprès du MPH ainsi que les objectifs de rendement de cadre supérieur assignés au chef de mission adjoint (CDMA) et au conseiller politique. La communication est efficace : le personnel se réunit chaque semaine et le milieu de travail est de type collégial et matriciel.

Du point de vue des employés de la mission et de l'Administration centrale de chaque ministère, l'intégration des activités du MDN et du MAECI fonctionne extrêmement bien. L'intégration des fonctions administratives est en cours, ainsi qu'on le décrit plus loin dans le présent rapport. On prévoit que cette initiative permettra d'offrir un meilleur service et d'économiser des ressources.

L'équipe de vérification croit qu'il y aurait possibilité de convertir le poste d'agent politique occupé par du personnel recruté sur place en poste doté par un agent canadien affecté par rotation, qui pourrait être un participant au PPSE. Il devient de plus en plus ardu de trouver sur place un candidat qualifié ayant l'autorisation *** pour occuper le poste d'agent politique recruté sur place. De plus, les responsabilités associées au poste évoluent. Parmi les autres enjeux dans le domaine de la dotation, citons le recrutement et le choix des candidats pour les postes à la Délégation et la mise au point d'une stratégie pour doter les postes internationaux à l'OTAN.

Gestion de la mission - rapport détaillé

Programme d'administration

Sous la direction de l'agent d'administration de la mission (AAM), des services administratifs efficaces sont généralement fournis aux programmes et aux employés. Le secteur de l'informatique doit être consolidé; le gestionnaire des systèmes à BRU a surveillé la situation et offert de l'assistance pratique. BRU a la responsabilité de fournir des services pour la résidence officielle et les logements du personnel. Avec l'intégration des services administratifs du MAECI et du MDN à la mission, le moment serait bien choisi pour établir, dans le cadre d'un protocole d'entente (PE), les rôles et les responsabilités de BRU et de la mission pour les différentes tâches administratives.

Programme d'administration - rapport détaillé

Gestion de la mission

2.1 Contexte

2.1.1 Depuis la création de l'Organisation du Traité de l'Atlantique Nord (OTAN) en 1949, le Canada, un des membres fondateurs, y joue un rôle actif. Au cours de la guerre froide et maintenant, avec les troubles dans les Balkans, l'OTAN est au coeur de certains aspects clés de la politique du Canada en matière de défense et d'affaires étrangères. La mission du Canada à l'OTAN est une délégation conjointe qui compte des représentants du MAECI et du MDN. En 1994, il a été décidé de regrouper les représentants du MAECI et du MDN pour former une délégation unique. Les activités de la Délégation et les responsabilités de chaque ministère sont fixées dans un PE. Bien que le représentant militaire relève du chef de l'État-major de la Défense (CED), il est, tout comme son personnel, membre à part entière de la Délégation. La Délégation est dirigée par un CDM qui occupe les fonctions de représentant permanent et d'ambassadeur auprès de l'OTAN.

2.1.2 Les membres de la Délégation conjointe du Canada auprès de l'OTAN, qu'ils soient du MAECI ou du MDN, collaborent afin de promouvoir les intérêts du Canada au sein de l'Alliance. Les rapports entre le MDN et le MAECI sont excellents et cela se répercute sur les réalisations de la mission. Les avantages évidents sont la coordination et les économies de coûts. D'autres membres de l'OTAN envisagent notre modèle comme manière de mener leurs propres affaires.

2.2 Survol de la gestion

2.2.1 De plus en plus, l'OTAN devient une organisation de sécurité et de coopération au service de la paix. La sécurité humaine occupe une part importante de son programme. Un des principaux changements survenus à l'OTAN est l'importance extraordinaire qu'elle accorde maintenant à la gestion des crises. Cette tâche occupe une portion considérable du temps de la Délégation et n'existait pas il y a six ans. La section politique représente le Canada au Comité politique et au Groupe de coordination des orientations. Elle se charge de favoriser les intérêts du Canada et de promouvoir ses objectifs et ses valeurs à l'OTAN. Hormis les questions de sécurité humaine (armes légères, déminage, contrôle des armements), le travail de la section est déterminé par les cadres politiques du MDN et du MAECI, les réunions des comités de l'OTAN, les visites et les sommets ministériels, les délégations et les activités de communication. La Délégation participe en permanence à la planification et à la direction des opérations en cours au Kosovo et en Bosnie. En outre, elle fournit régulièrement des rapports et des analyses politiques sur l'évolution de la situation dans la région et les points de vue des Alliés.

2.2.2 Le représentant permanent adjoint et le conseiller politique ont signé des objectifs de rendement qui définissent leurs priorités et leurs responsabilités. Tous les documents de rendement du MAECI suivent de près l'entente de responsabilité du CDM et le plan d'activités ministériel. Le chef de la section politique a défini des sphères de responsabilité et des objectifs pour tous les agents, en prévoyant des rôles de soutien pour chacun. Le programme politique est bien géré ***.

2.2.3 Le personnel se réunit chaque semaine sous la présidence du CDM afin de fixer les priorités et de coordonner les activités à venir. Tous les représentants du MAECI et du MDN participent aux réunions, où on présente un compte rendu des principaux événements, enjeux et faits nouveaux de l'heure. Les membres de la section politique rencontrent le conseiller politique à titre officieux lorsque le besoin s'en fait sentir et des consultations sont ont lieu régulièrement pour dissiper l'incertitude quant aux attentes de travail. La section se réunit chaque trimestre et organise une retraite annuelle, afin d'exécuter un exercice de remue-méninges et de planification.

2.2.4 La charge de travail est lourde et la pression, constante. Les agents travaillent hors de l'horaire normal. Cependant, le nombre d'heures supplémentaires n'est pas excessif, comme c'était le cas durant la crise du Kosovo. La section dispose d'une allocation de représentation de 16 000 $, ce qui est suffisant. Notre examen de la représentation a révélé que les fonds sont utilisés efficacement. La plupart des activités de représentation se déroulent dans les locaux de l'OTAN à l'heure du déjeuner, car à ce moment la plupart des contacts et des délégations sont réunis. Les fonds de déplacement sont utilisés pour des conférences ou des visites ministérielles.

2.2.5 La relation entre le MAECI et le MDN est un effort coordonné et de coopération. Un PE définit cette relation, en établissant les rôles et les responsabilités. La communication est excellente et favorise l'interaction quotidienne entre le personnel de service et les responsables des politiques. Certains comités se composent tant de représentants du MAECI que du MDN, permettant ainsi un remplacement d'une grande efficacité. Les représentants de chaque ministère considèrent ce processus comme très efficace.

2.3 Activités de programmes

2.3.1 La mission du Canada auprès de l'OTAN est très occupée et dispose d'une importante section politique. Sous la supervision générale du représentant permanent adjoint, la direction de la section est assumée par le conseiller politique, secondé par deux conseillers (FS-2), un deuxième secrétaire (FS-1), un agent de programme recruté sur place et un adjoint administratif.

Poste d'agent politique recruté sur place

2.3.2 Un poste d'agent politique recruté sur place a été créé en 1998 et fait maintenant partie de l'organisation. Le poste est actuellement occupé pour une période déterminée, qui se termine le 1er juillet 2000. On prévoit prolonger cette période d'un an. Deux facteurs incitent la mission à convertir ce poste en poste d'agent canadien permutant. Premièrement, il s'avère très difficile de trouver sur place un candidat qualifié ayant l'autorisation de sécurité requise. Deuxièmement, les responsabilités associées au poste ainsi que le nombre et les qualifications des personnes nécessaires pour agir comme substituts changent. Le deuxième facteur se verra accentué avec le départ de deux agents expérimentés au cours de l'été. À la lumière de cette évolution, la mission, en consultation avec l'Administration centrale, devrait envisager la possibilité d'affecter au poste un employé débutant de la catégorie FS.

Recommandation à la mission

2.3.3 Documenter, en consultation avec IDR, s'il serait justifié d'accorder le poste d'agent politique recruté sur place à un employé débutant de catégorie FS.

Réponse de la mission

2.3.3 Les consultations avec IDR se poursuivent quant au bien-fondé de convertir le poste d'ERP en poste de FS-1. On prévoit que la Délégation fera officiellement une demande en ce sens à l'Administration centrale en octobre 2000.

Dotation des postes à la Délégation

2.3.4 Comme le rôle de l'OTAN évolue et que son travail gagne en complexité, la contribution de chaque employé est critique. Afin de retenir les services du meilleur candidat disponible, il faudrait consolider la coordination et la coopération entre le MDN et le MAECI dans le domaine de la sélection et de la nomination du personnel.

Recommandation à la mission

2.3.5 Consulter le MDN pour établir un accord, sous le régime duquel les deux ministères participeraient au processus de sélection pour les postes où une interface interministérielle est nécessaire.

Réponse de la mission

2.3.5 Le roulement annuel pour les postes occupés par des agents canadiens à la Délégation sera examiné périodiquement par le CGM. Les postes pour lesquels il y aura changement de personnel seront signalés au MAECI et au MDN afin de faciliter les consultations entre les deux ministères, à Ottawa, sur les affectations futures à la Délégation.

Dotation des postes internationaux

2.3.6 Pour ce qui est de la nomination de Canadiens aux postes internationaux de l'OTAN, la mission aimerait avoir une approche plus stratégique et focalisée pour que ses candidats soient retenus pour des postes de direction. À l'heure actuelle, un seul Canadien occupe un poste d'un échelon plus élevé que celui de directeur. On estime que la nomination de Canadiens à des postes permettant d'influencer les politiques permettrait de *** soutenir cette importante organisation. On a souligné que les candidats aux postes internationaux sont souvent en fin de carrière, ce qui annule les avantages du perfectionnement professionnel ainsi acquis pour le ministère.

2.3.7 La mission dispose d'un système grâce auquel tous les postes supérieurs vacants sont communiqués à Ottawa (CFP, MAECI, MDN). La mission peut fournir aux candidats intéressés des formulaires de demande de même que tout renseignement nécessaire pour faciliter le processus. En matière de recrutement, la CFP offre un soutien passif et non actif. Il faudrait examiner la question du point de vue du MAECI et du gouvernement du Canada, en la considérant comme un mécanisme de perfectionnement professionnel des cadres et une source précieuse de renseignements à l'appui des intérêts du Canada à l'OTAN. La question doit être abordée dans le contexte des initiatives de perfectionnement professionnel du MAECI qui s'inscrivent dans le cadre de la Stratégie d'ensemble en matière de ressources humaines du Ministère.

Recommandation à HPD-HPC

2.3.8 Avec le soutien de la CFP, élaborer une stratégie de dotation comprenant la nomination de Canadiens à l'OTAN dans le cadre des initiatives de perfectionnement professionnel du MAECI.

Réponse de HPD-HPC

2.3.8 HPC fera le suivi auprès de la CFP pour mettre au point une stratégie plus active visant à placer des Canadiens à l'OTAN et assurera la coordination avec HPF afin de suivre les possibilités pour doter ces postes, à partir de l'effectif du MAECI.

Programme d'administration

3.1 Gestion de l'administration

3.1.1 La responsabilité courante de l'administration appartient à l'agent d'administration de la mission (AAM). L'AAM est secondé par un adjoint administratif recruté sur place, un chef du registre qui est un agent canadien, deux commis au registre recrutés sur place, un chauffeur-messager de même qu'un réceptionniste à temps partiel. L'administrateur des systèmes, un agent canadien, est sous la responsabilité hiérarchique de l'administrateur de systèmes de BRU, mais à la mission il doit suivre les directives du conseiller politique.

3.1.2 En septembre 1997, les tâches associées au poste d'AAM ont changé et une nouvelle description de travail a été mise au point et présentée au MAECI pour classification. Le niveau AS-3 a été proposé. L'examen de la classification n'a pas encore eu lieu et devrait faire l'objet d'un suivi par IAM. Si le niveau AS-3 est approuvé à l'issue de l'examen, le Ministère devra peut-être verser au titulaire actuel du poste une rémunération d'intérim pour la période qui va de septembre 1997 à aujourd'hui.

Recommandation à IAM

3.1.3 Soumettre le poste d'AAM à un examen de la classification et communiquer les résultats au titulaire du poste.

Réponse d'IAM

3.1.3 IAM entreprendra l'examen de la classification du poste d'AAM à OTANB d'ici la fin de l'année.

3.1.4 Certains problèmes antérieurs ont nécessité l'intervention répétée du représentant permanent adjoint parce que les sections administratives du MAECI et du MDN fonctionnaient séparément. Le MDN et le MAECI ont donc décidé d'intégrer leurs activités administratives. Sept postes administratifs du MAECI et quatre postes du MDN seront intégrés. Le poste d'AAM a été reclassifié au niveau AS-5 pour son prochain titulaire, un employé civil du MDN. Les tâches rattachées à ce poste changeront considérablement au cours de la présente période d'affectation, lorsque les sections administratives du MAECI et du MDN à OTANB seront fusionnées.

3.1.5 Parmi les responsabilités du nouveau poste, citons la supervision de tous les employés administratifs, la prestation d'un soutien administratif à la mission et la coordination des services administratifs fournis par BRU. Le poste se verra également assigner la responsabilité de la planification civile d'urgence, actuellement assumée par un haut fonctionnaire de niveau FS-2. Cela permettra au responsable d'interagir avec d'autres parties de l'OTAN et d'établir les contacts appropriés. L'AAM sera aussi le premier contact pour toutes les questions de ressources humaines, y compris les vacances et les nominations au sein du personnel international de l'OTAN, de même que pour le projet de nouveau bâtiment de l'OTAN. On envisage la possibilité que *** soit le nouvel agent de niveau AS-5 au lieu du conseiller politique.

3.1.6 Le CDM a signé une entente de responsabilité avec MPH, qui fixe les objectifs administratifs de gestion prudente du budget de la mission ainsi que de détermination d'une solution satisfaisante au sujet du nouveau siège de l'OTAN. L'AAM ne s'est pas vu attribuer d'objectifs précis, car l'exécution des services administratifs est répartie entre l'AAM d'OTANB et BRU. Compte tenu des changements aux responsabilités de l'AAM et de l'entrée en fonctions d'un nouveau GSM à BRU, il serait opportun que le personnel administratif à OTANB et BRU se rencontrent et discutent de leurs rôles et responsabilités respectifs. L'accord conclu devrait prendre la forme d'un protocole d'entente, afin que les rôles et les responsabilités soient clairs pour les CDM et les employés.

Recommandation à la mission

3.1.7 En consultation avec l'AGC de BRU, préparer un protocole d'entente établissant les rôles et responsabilités liés aux questions administratives à BRU et à la mission.

Réponse de la mission

3.1.7 L'AAM d'OTANB et l'AGC de BRU se sont rencontrés pour discuter de l'examen et de la réorganisation des fonctions administratives et financières au sein de la Délégation conjointe du Canada auprès de l'OTAN. La rencontre visait à préparer l'établissement d'un PE décrivant les rôles et responsabilités de BRU et d'OTANB. L'élaboration du PE débutera en octobre.

3.2 Ressources humaines

3.2.1 Deux ERP ont demandé un entretien particulier avec l'équipe de vérification. Des points ont été soulignés sur des questions relatives au travail et ces points ont fait l'objet de discussions avec l'AAM. Les gestionnaires de la mission doivent s'assurer qu'il existe un processus permettant aux ERP de communiquer leurs préoccupations à la direction. Un comité des ERP serait un mécanisme efficace.

Recommandation à la mission

3.2.2 Constituer un comité des ERP.

Réponse de la mission

3.2.2 La Délégation convient de la nécessité de créer un comité des ERP. Ce point sera à l'ordre du jour d'une réunion du CGM en octobre.

Classification du poste d'adjoint administratif recruté sur place

3.2.3 La gestion des ressources humaines est coordonnée par l'AAM, avec l'assistance de l'adjoint administratif recruté sur place. Il existait deux postes de soutien administratif et l'un d'eux a été transféré au bureau du CDM. À la suite de ce transfert, l'adjoint administratif recruté sur place a dû assumer des responsabilités supplémentaires. Une description de travail révisée a été préparée afin d'être présentée à l'AGC de BRU pour examen de la classification. Le comité de classification ne s'est pas encore réuni pour discuter de ce poste. L'AAM soutient qu'un organigramme révisé a été transmis à BRU dans le cadre de l'exercice de classification mais l'AGC dit ne pas l'avoir reçu. L'AGC actuel a le pouvoir d'agir au nom de la mission et l'examen de la classification devrait être effectué avant son départ.

Recommandation à BRU

3.2.4 Veiller à ce que le comité de classification termine l'examen de la classification du poste d'adjoint administratif recruté sur place le plus tôt possible.

Réponse de BRU

3.2.4 La classification a été terminée en juillet 2000.

3.2.5 Les dossiers sur les congés des ERP sont tenus par l'adjoint administratif. Une déclaration de congé annuel est remise au personnel. Le temps supplémentaire est payé comptant dans le cas des chauffeurs, tandis que les autres employés se voient accorder un congé compensatoire.

3.2.6 L'OTAN suspend ses activités pour toute la période du temps des Fêtes, ce qui empêche les employés de la mission de se présenter au travail. Les employés utilisent donc trois de leurs jours fériés (jour de Noël, lendemain de Noël et jour de l'An) pour couvrir une partie du temps où ils ne sont pas au travail et des congés annuels pour compléter. Comme les employés n'ont pas le choix à ce chapitre, la direction de la mission a adopté une pratique permettant aux employés d'obtenir plus de congés que le nombre auquel ils ont droit en vertu de leur contrat de travail. L'employé doit travailler huit heures par jour durant 10 mois et six heures et demie par jour durant deux mois. Pour ramener le tout à une journée standard de sept heures et demie, l'employé reçoit quatre congés de plus durant la période des Fêtes et quatre autres congés annuels, pour couvrir les jours fériés de l'OTAN. L'examen du processus comptable révèle que tout est conforme. La mission surveille la situation attentivement pour s'assurer que les variations causées, par exemple, par une année bissextile sont traitées comme il se doit.

3.2.7 Il existe un système qui avertit les gestionnaires de programme lorsqu'il faut évaluer un ERP. Malgré cela, de nombreuses évaluations demeurent en retard pour des employés ayant atteint leur niveau de traitement maximal.

Recommandation à la mission

3.2.8 Évaluer tous les ERP, y compris ceux qui travaillent à la résidence officielle, même si l'employé reçoit son traitement maximal.

Réponse de la mission

3.2.8 Tous les ERP seront évalués au cours du prochain cycle d'évaluation, y compris ceux qui reçoivent leur traitement maximal.

3.3 Finances

3.3.1 L'AAM est l'agent financier désigné et autorise les dépenses aux termes de l'article 34 de la LGFP. Le comptable de BRU autorise les dépenses d'OTANB aux termes de l'article 33 de la LGFP. Le budget de fonctionnement de la mission pour l'exercice 1999-2000 s'élève à 1 213 776 $. Tous les frais de logement des employés sont portés au débit du budget de BRU. OTANB transmet les dépenses approuvées à BRU pour qu'elle soient saisies dans le SGI. Pour les dépenses locales mineures, la mission dispose d'une petite caisse de 15 000 FB (535 $), contrôlée efficacement par l'adjoint administratif.

3.3.2 Pour le moment, les paiements du MAECI sont traités par BRU et ceux du MDN (environ 350 000 $ par an), par la base de l'OTAN à Geilenkirchen (Allemagne). Cet arrangement sera examiné par le nouvel AAM, qui déterminera s'il serait préférable que BRU traite les paiements du MDN au lien de l'OTAN. Si BRU assume cette fonction, cela se répercutera sur la charge de travail de sa section finances.

3.3.3 Les niveaux de référence sont accordés sur la base des dépenses de l'exercice précédent. Ils sont répartis par centres de coûts pour chaque gestionnaire de programme de BRU, de la BREEC et d'OTANB. Les gestionnaires de programme ne se réunissent pas officiellement pour fixer les niveaux de référence. Ils sont attribués en fonction des montants de l'exercice précédent et les gestionnaires sont enclins à dépenser tous leurs crédits. L'équipe de vérification a découvert, en examinant les procès-verbaux des CGM, que les budgets ne font pas l'objet de discussions. Les gestionnaires de programme ne préparent pas, au début de l'année, de plan de travail précisant les activités prévues et leur coût pour discussion avec le CDM. L'exercice favoriserait la réduction des coûts, si les gestionnaires discutaient ouvertement de leurs besoins et de ce qu'ils seraient en mesure de faire différemment.

Recommandation à la mission

3.3.4 Faire en sorte que les gestionnaires de programme débattent des niveaux de référence au CGM et que tout ajustement demandé soit l'objet de discussions et d'une approbation, en collaboration avec BRU.

Réponse de la mission

3.3.4 Maintenant, de l'information sur les niveaux de référence est communiquée à chaque réunion du CGM. Tout ajustement y fera l'objet d'une discussion et devra être approuvé par l'ambassadeur, en consultation avec BRU.

Représentation officielle

3.3.5 Les demandes de remboursement présentées par le CDM et certains agents ont été vérifiées pour garantir leur conformité à la politique sur les activités de représentation officielle et aux lignes directrices de la mission sur la représentation. Le CDM a approuvé ses propres demandes en vertu de l'article 34 de la LGFP et l'AAM les a contresignées, sans toutefois examiner les documents justificatifs pour vérifier l'exactitude des montants demandés. Si on achète du vin, etc. en vrac et qu'on porte immédiatement ces denrées au débit du budget de représentation officielle, il faut tenir un dossier inventaire précisant l'utilisation des achats pour chaque événement. Actuellement, on omet de le faire. Un agent a remboursé le montant d'une demande pour l'achat de vêtements et des montants demandés de façon inadéquate en relation avec certains événements. À la fin de chaque exercice, les documents justificatifs originaux pour chaque demande doivent être transmis à la section finances de BRU pour assurer la sécurité des dossiers. Un des agents a omis de le faire.

Recommandations à la mission

3.3.6 Faire examiner et approuver les demandes de remboursement du CDM par un autre agent ayant le pouvoir de signer en vertu de l'article 34 de la LGFP.

3.3.7 Tenir un inventaire pour les achats en quantité afin de préciser l'utilisation qui a été faite de la marchandise, pour chaque événement.

3.3.8 À la fin de l'exercice, transmettre à la section finances de BRU tous les documents justifiant les montants demandés, afin d'assurer la sécurité des dossiers.

Réponses de la mission

3.3.6 Cette recommandation a été mise en oeuvre. Les demandes de remboursement ont été examinées et approuvées par l'AAM.

3.3.7 Des inventaires sont maintenant tenus afin d'indiquer l'utilisation des achats, pour chaque événement.

3.3.8 Tous les documents seront transmis à la section finances de BRU à la fin de l'exercice.

Formation au SGI

3.3.9 L'adjoint administratif recruté sur place prépare, rassemble et code les comptes pour qu'ils soient saisis dans le SGI par la section finances de BRU. OTANB n'a pas accès au SGI et, par conséquent, ne peut générer ses propres rapports. SMF a accepté d'installer le SGI à OTANB, si les employés reçoivent de la formation sur le système.

Recommandation à la mission

3.3.10 Fournir de la formation de base à distance sur le SGI au nouvel AAM canadien et à l'adjoint administratif recruté sur place.

Réponse de la mission

3.3.10 Les possibilités de formation à l'utilisation du SGI ont été cernées; l'AAM et l'adjoint administratif recruté sur place commenceront leur formation en octobre. Une fois la formation complétée, le SGI sera installé sur les postes de travail de l'AAM et de l'adjoint administratif.

3.4 Ressources matérielles

3.4.1 La mission verse un droit annuel à l'OTAN pour la location de la chancellerie, le nettoyage général et l'entretien. Le bureau n'est pas une chancellerie ordinaire. Elle fait partie de l'immense siège de l'OTAN, un bâtiment étroit d'un étage de construction modulaire, où les pièces sont reliées par des corridors. Les bureaux sont adéquats mais l'espace, restreint. SRD a remis à neuf le mobilier de bureau avant la vérification. Le personnel a vivement apprécié le résultat. Le mobilier remplacé est prêté à l'OTAN pour trois ans, après quoi il sera remis à la mission pour élimination. IAM prépare actuellement une présentation au Conseil du Trésor pour cet accord de contribution.

3.4.2 L'OTAN prévoit construire un nouveau siège; la date provisoire de la fin des travaux a été fixée en 2009. Un représentant de la mission participe aux discussions de planification sur les exigences de la mission en matière de locaux.

3.4.3 La mission compte quatre véhicules officiels. Deux d'entre eux sont consacrés aux déplacements du CDM et du représentant militaire, les deux autres sont d'usage général. La coopération avec BRU est bonne lorsqu'il s'agit d'affecter un véhicule à une délégation, etc. Un système de demande de véhicule est en place et contrôlé par l'AAM.

3.4.4 La résidence officielle n'est pas vaste. La salle de séjour suffit à peine, pour les activités de représentation. Il n'y a rien qu'on puisse faire à un prix raisonnable pour corriger la situation. Les zones de réception et privées de la résidence ont subi des rénovations d'une ampleur considérable, quoique la remise à neuf de la suite pour invités ne soit pas tout à fait achevée. Les terrains sont attrayants, comportant une piscine et un terrain de tennis. Afin de rehausser la sécurité et de protéger les résidents des regards, la hauteur des portes et des clôtures a été relevée.

3.4.5 La question de l'attribution de logements au personnel à OTANB est abordée dans le rapport de vérification de BRU, cette mission étant responsable de l'administration de tous les logements des employés.

3.5 Informatique

3.5.1 *** Une fois le problème cerné, des mesures concrètes ont été prises par la mission pour le régler. La mission a fait parvenir de la correspondance sur cette situation à HPF pour qu'une décision soit prise. Bien que le problème ne soit pas encore entièrement résolu, l'équipe de vérification est persuadée que les mesures prises jusqu'à présent sont appropriées.

Recommandation à HPF

3.5.2 Déterminer quelle ligne de conduite adopter ***.

Réponse d'HPF

3.5.2 ***

***

Fiche des renseignements sur les ressources de la mission

Ressources humaines (ETP)

ProgrammePCERPTotal
Bureaux représ. perm. et CDM145
Représ. perm. adjoints2-2
Politique-économique617
Soutien de la défense235
Administration24,56,5
Représ. militaires314
Représ. militaires adjoints10414
Total2617,543,5

Information financière 1999-2000

Salaires ERP684 576 $
Fonctionnement + immobilisations578 729 $
Temps supplémentaire PC9 000 $
Total1 272 305 $

Bureau de l'inspecteur général

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Date de modification :
2011-05-18