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Vérification de la mission permanente du Canada auprès de l'Organisation des États américains, Washington

(Avril 2000)

Résumé

Une vérification des activités de la mission permanente du Canada auprès de l'Organisation des États américains (PRMOAS) a été réalisée les 9 et 10 décembre 1999, conjointement avec une vérification intégrée de la mission bilatérale de Washington. Parce que la majorité des services administratifs de la PRMOAS sont assurés par la mission bilatérale par l'entremise d'une entente sur le partage des coûts, la présente vérification ne comprend pas l'examen de ces services et ne porte pas sur l'interface entre les deux missions.

Selon les résultats de la vérification, la PRMOAS est une installation bien gérée, composée d'agents très motivés et compétents, offrant un milieu faisant ressortir le meilleur chez le personnel. *** Les communications sont jugées excellentes. La charge de travail est lourde et chaque agent a un ensemble bien défini de dossiers à gérer. Les agents consacrent beaucoup de temps à la préparation des réunions de nombreux comités de l'OEA, allant de la sécurité humaine à la promotion de la démocratie, ainsi qu'à la participation à ces réunions. Les résultats du sondage réalisé auprès de plusieurs missions bilatérales du Canada qui traitent avec la PRMOAS sont extrêmement positifs en ce qui touche le travail qui y est fait, de même que le service et la souplesse du personnel.

Comme la relation du Canada avec l'OEA prend de l'ampleur, la PRMOAS semble bien placée pour utiliser sa vaste expérience multilatérale afin de continuer de contribuer de manière constructive à l'OEA et d'exercer son influence sur l'Organisation.

1.0 Aperçu

1.1 La PRMOAS du Canada est une organisation bien gérée, dont le personnel est compétent et dur à la tâche. Tous les agents parlent couramment trois langues : le français, l'anglais et l'espagnol. La relation du Canada avec l'OEA a pris beaucoup d'ampleur depuis que notre pays a adhéré à l'OEA à titre de membre à temps plein en 1990. Le caractère de la mission s'est aussi modifié et sa taille a augmenté au point où le personnel comprend maintenant le chef de mission (CDM), six agents (dont cinq canadiens) et deux employés de soutien, y compris la secrétaire canadienne du CDM. Deux internes apportent également de l'aide aux programmes.

1.2 La relation que le Canada a établie avec l'OEA est encore plus active, tout spécialement depuis le Sommet des Amériques, organisé à Santiago, au Chili, au début de 1998. Le nombre de visites d'Équipe Canada et d'autres visites officielles et de missions commerciales continue d'augmenter et le Canada se prépare à organiser plusieurs événements interaméricains d'envergure au cours des deux prochaines années. L'Assemblée générale de l'OEA (au niveau des ministres des affaires étrangères) doit se tenir à Windsor, en juin 2000, avant le Sommet des Amériques qui aura lieu à Québec, en avril 2001. De plus, en avril 2000, l'Université de l'Alberta tiendra L'OEA simulée, où se réuniront des étudiants d'université de toutes les régions des Amériques. La PRMOAS est le point de mire de toutes les négociations importantes dans une vaste gamme de domaines allant de la sécurité humaine à la promotion de la démocratie.

1.3 ***Les communications sont excellentes et le principe de la porte ouverte que prône le CDM incite le personnel à être franc et ouvert.

1.4 L'équipe de vérification estime que le personnel de la mission est un groupe d'employés travailleurs. La charge de travail est constante et la pression est grande. La charge de travail est surtout tributaire de forces externes, notamment le calendrier général de l'OEA, les visites ministérielles, les demandes de l'AC et des AM, les tensions dans la région, le Sommet de Santiago et les principaux événements à venir que le Canada organisera. Les activités quotidiennes comprennent la préparation intensive à diverses réunions de l'OEA ainsi que les travaux en cours des comités de l'Organisation. S'il y a une période moins occupée, elle vient après l'Assemblée générale qui a lieu en juin, mais l'accalmie dure tout au plus quelques semaines.

1.5 La charge de travail répartie entre les agents de la mission est bien définie. Chaque agent est tenu de gérer plusieurs dossiers (p. ex., les comités politique et juridique, la sécurité dans l'hémisphère et tous les groupes de travail) et chacun d'eux a un suppléant désigné. Les agents consacrent la majeure partie de leur temps à l'OEA, s'occupant de plusieurs comités ou groupes de travail. Certains sont aussi obligés de voyager, selon leur portefeuille. Les agents pensent que la charge de travail est répartie de façon équitable et que les dossiers attribués correspondent en général aux intérêts de chacun. À divers intervalles pendant l'année, les agents participent aux séances de l'OEA par l'entremise de longues réunions des comités et groupes de travail. Tous les ans, le portefeuille des agents est revu et les dossiers sont réattribués.

2.0 Enquête téléphonique auprès des missions clientes

2.1 L'équipe de vérification a réalisé une enquête téléphonique auprès de 12 missions de l'Amérique centrale, des Antilles et de l'Amérique du Sud sur la nature et la qualité des relations entre les missions bilatérales du Canada et la PRMOAS. Les commentaires des répondants sur le travail de la PRMOAS sont tout particulièrement positifs. Le rapport trimestriel de la PRMOAS est mentionné comme un outil précieux pour bien faire comprendre les questions qui comptent pour le Canada et comme un document principal qui les aide à discuter avec l'AMF local. La PRMOAS est perçue comme étant axée sur le service, souple et prête à obtenir de l'information pour les missions bilatérales, même lorsque cette information n'est pas facilement disponible.

2.2 La plupart des agents qui ont répondu avaient déjà communiqué par téléphone avec au moins un agent de la PRMOAS et certains, de façon régulière. Avec le temps, certains d'entre eux en sont venus à savoir quel agent s'occupe d'un dossier précis. La PRMOAS a une liste des « points de contact » où figurent les dossiers dont chaque agent est chargé. Il serait utile que chacune de ces missions bilatérales ait cette liste, non seulement pour connaître le nom de l'agent désigné chargé d'un dossier, mais encore pour indiquer aux missions quelles questions sont prioritaires pour le Ministère et le gouvernement.

Recommandation à la mission

2.3 La mission devrait distribuer à toutes les missions bilatérales du Canada dans la région la liste à jour des « points de contact ».

Réponse de la mission

2.3 En plus de l'envoi annuel par la poste à toutes les missions régionales de la liste des « points de contact », la mission a distribué une version révisée qui tenait compte des changements de responsabilité occasionnés par l'arrivée d'un nouvel agent détaché le 7 février 2000.

3.0 Plans de travail

3.1 La charge de travail des agents est surtout tributaire de forces externes. Le calendrier de l'OEA contient le programme de la mission et chacun des comités de l'Organisation a un plan de travail bien établi. Des facteurs internes influent aussi sur la charge de travail. Le CDM a fixé des buts et objectifs clairs pour chacun des agents au début de la session d'automne, le rapport trimestriel de la mission contient une description des priorités pour le trimestre suivant et un chemin critique des activités (Critical Operations Path, COP) a été établi pour les principaux événements à venir que le Canada organisera. Il y a aussi les réunions du personnel auxquelles chaque employé a l'occasion de discuter de son programme. Au dire de tous, les agents savent exactement à quoi s'attendre et les responsabilités de chacun ne portent aucunement à confusion.

4.0 Locaux

4.1 La configuration du bureau, où la majorité des employés sont situés au troisième étage et le reste, au quatrième, est perçue par la mission comme une entrave à la prestation des programmes. Ce problème devrait être réglé au moment de l'agrandissement du troisième étage. Le projet proposé devrait assurer l'intégrité de la PRMOAS à titre de mission multilatérale distincte et optimiser les locaux à bureaux et ceux réservés aux réunions qui sont essentiels au travail de la mission. Néanmoins, le projet coûtera cher, en ce sens que la mission prendra une partie des locaux qu'occupe actuellement la bibliothèque de référence. La reconfiguration des locaux à bureaux dans cet immeuble, même mineure, entraîne des coûts élevés parce que, au moment de la construction, on pensait que l'édifice de la chancellerie serait permanent.

5.0 Administration

5.1 L'agent recruté sur place, le représentant suppléant (EXT305976/RP-08), agit aussi à titre d'agent d'administration de la mission. Plusieurs des responsabilités administratives subalternes sont passées à l'adjoint aux programmes (EXT311386/RP-05). La préparation des prévisions et des rapports financiers de mi-exercice et de fin d'exercice fait partie des tâches de l'agent d'administration. La mission n'a pour le moment pas le matériel nécessaire pour avoir accès au nouveau système de rapports financiers du Ministère, le SGI. Par conséquent, elle compte sur l'information financière fournie par la mission bilatérale de Washington. La mission a besoin d'accéder au SGI, ne serait-ce qu'à des fins de « consultation », et l'agent doit suivre une formation au SGI. Ce poste d'agent recruté sur place a été remanié récemment pour tenir compte de l'élargissement des responsabilités. La description du poste a été soumise au SPSS à des fins de réévaluation. La mission attend les résultats de cette réévaluation.

Recommandations à SMS

5.2 La mission devrait avoir accès au nouveau SGI pour pouvoir suivre ses opérations financières.

5.3 L'agent d'administration et l'adjoint aux programmes de la mission devraient recevoir la formation nécessaire au SGI.

Réponses de SMS

5.2 et 5.3 SMS a maintenant élaboré l'accès au SGI à des fins de consultation et la formation connexe. L'un de nos formateurs sera à Washington du 10 au 17 mars pour donner la formation à des fins de consultation aux utilisateurs de l'ambassade. Nous demanderons à notre ARF de faire en sorte que le personnel de la PRMOAS soit inscrit à cette séance.

5.4 L'administration, dans le bureau, est traitée surtout par l'adjoint aux programmes. Ce travail comporte aussi un élément document important qui accapare plus de trois heures par jour. Beaucoup de documents de l'OEA sont reçus sur copie papier deux fois par jour; ils doivent être catalogués, photocopiés, distribués et classés. Certains documents sont reçus en format électronique de l'OEA à un PC désigné. *** Nous pensons que la mission doit surveiller la situation de près pour garantir que les ressources sont suffisantes.

5.5 Au moment de la vérification, les évaluations des ERP, qui, selon l'ancien régime, étaient un problème à la mission, étaient à jour, sauf celle du poste d'agent RP susmentionné (RP-08). Ce dernier poste a été reclassé LE-09 après la vérification de la mission. Celle-ci fait également savoir que l'évaluation a été faite, signée et acheminée dans les formes le 20 janvier 2000.

Fiche de renseignements sur les ressources de la mission

Personnel (ETP)

 Employés canadiensERPTotal
PRMOAS7512

Ressources matérielles

BiensBail de la couronneBail privé
RO1 
LP 6

Information financière 1999-2000

Dépenses$
Salaires des ERP329 400 $
Opérations540850
Heures supplémentaires des employés canadiens15000
Immobilisations20300
Total905 550 $

Bureau de l'inspecteur général

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Date de modification :
2008-12-16