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Vérification de l'Ambassade du Canada, Alger

(Janvier 2000)

Résumé

Une vérification des programmes d'administration et des services consulaires à Alger a été effectuée du 14 au 18 mars 1999. La vérification précédente avait eu lieu en février 1993.

Programme d'administration

Alger est un milieu exceptionnellement difficile : les employés canadiens (EC) doivent vivre et travailler dans un complexe et leurs déplacements sont limités ***. Le programme d'administration, malgré cet environnement, répond bien aux exigences du programme et fournit un bon niveau de soutien. L'agente-gestionnaire consulaire (AGC), arrivée en 1998, a dû s'acquitter de la tâche énorme de régler les nombreux problèmes causés par le nouveau complexe qui n'a été occupé qu'en mai 1998. Ces problèmes ont occupé la plus grande partie de son temps ***.

***

Le nouveau complexe et ses problèmes récurrents ont beaucoup exigé des ressources techniques internes. La mission a également dû prendre 60 000 $ dans son propre budget pour remédier à certains de ces problèmes. Il reste encore beaucoup à faire. Une série de mesures nécessaires pour « corriger » la situation a été précisée. L'idée d'ajouter un agent de gestion des biens de la mission (AGBM) au moins à court terme, pour analyser les problèmes et former le personnel devrait peut-être être prise en considération. La qualité du logement des GSM, très inférieure à ce qui est offert aux autres EC, est une question qu'il faut résoudre. Ayant tellement à faire pour s'occuper du nouveau complexe, l'Administration n'a pu s'acquitter des tâches quotidiennes de la gestion immobilière comme la mise à jour de PRIME, la réalisation des inventaires et la préparation des ententes d'occupation.

La mission doit régler plusieurs questions en ce qui concerne le personnel, entre autres la mise à jour des évaluations des ERP, la réalisation d'une enquête salariale, la préparation d'un plan de formation, la régularisation de 21 contrats, y compris celui de 18 gardes de sécurité, et la mise à jour du Guide de mission et du manuel des ERP. Toutes ces questions étaient en voie d'être réglées au moment de l'évaluation. En outre, il faut réévaluer la durée de l'affectation des GSM et l'importance de l'effectif des GSM, qui ont toutes deux des répercussions sur la question du logement des GSM. Il faut également réévaluer la politique de la mission en matière de visites pour qu'elle soit équitable, transparente et appliquée uniformément.

***

L'AGC joue un rôle actif dans la comptabilité et maîtrise bien le budget de la mission malgré les dépenses imprévues reliées à la construction du nouveau complexe. *** De bons contrôles sont nécessaires pour que toutes les recettes perçues soient inscrites correctement et que le solde de la caisse enregistreuse de l'Immigration et des activités consulaires soit effectué chaque jour.

Programme d'administration - rapport détaillé

Programme des services consulaires

Le Programme des services consulaires est géré par l'AGC. La mission réaffecte en ce moment les responsabilités consulaires à l'adjoint administratif recruté sur place. Ce dernier est également administrateur de système et il ne réussit plus à répondre aux exigences de deux gros programmes. Les systèmes de contrôle des passeports de la mission sont bien en place et la mission procède à la mise à jour de son plan d'urgence.

Programme des services consulaires - rapport détaillé

Fiche de renseignements sur les ressources de la mission

Personnel (ETP)

ProgrammesECERPTotal
Bureau du chef de mission (y compris le personnel domestique)246
Affaires commerciales1 1
Services consulaires 11
Administration11415
Immigration1 1
Développement1 1
MDN6 6
Total121931

Ressources matérielles

BiensPossédésLoués
Chancellerie1---
Résidence officielle1---
Logements du personnel5---
Véhicules10---

Renseignements financiers 1997-1998

Dépenses$
Salaires des ERP207 900 $
Opérations1 283 000
Temps supplémentaire des EC20 000
Capital127 200
Total1 638 100

Programme d'administration

1.1 Gestion du programme

1.1.1 L'agente-gestionnaire consulaire (AGC), AS-04 nouvellement arrivée à l'été 1998, comprend très bien les exigences de la mission. *** En raison du déménagement dans le nouveau complexe, et de tous les problèmes qui lui sont associés, le gros de son temps a été consacré aux questions immobilières, de sécurité et de personnel auxquelles fait face la mission.

1.1.2 Le chef de mission appuie fermement l'AGC et s'intéresse vivement à l'administration, particulièrement en ce qu'elle concerne la sécurité personnelle et le bien-être de ses employés. Ses antécédents en sécurité à l'AC sont précieux pour ses fonctions de chef de mission dans un milieu où les problèmes de sécurité abondent. ***

1.1.3 Les priorités administratives ont été (comme elles devaient l'être) la nécessité d'assurer un déménagement sans heurt dans le nouveau complexe, de maintenir une conscience élevée des problèmes de sécurité, d'élaborer et de conserver des plans à court et à long terme d'entretien et de réparation pour le nouveau complexe, et de continuer à compléter et à modifier différentes facettes des nouvelles installations, et à faire effectuer les travaux. L'équipe de vérification croit que, ces objectifs étant ambitieux dans des circonstances normales, l'AGC, dans les conditions très difficiles et compte tenu des exigences qui prévalent à Alger, réussit à relever ce défi.

1.1.4 Le chef de mission et l'AGC sont conscients des problèmes occasionnés par le déménagement dans le nouveau complexe où il n'y a pas de vie privée et où la liberté de mouvement est extrêmement limitée. L'AGC a par conséquent préparé un plan d'action pour une série de projets visant à résoudre ces problèmes, dont certains touchent le côté physique du complexe, tandis que d'autres concernent la délicate question des conditions de vie et du moral du personnel.

Buts et objectifs

1.1.5 La mission n'a pas officiellement fixé de buts et d'objectifs pour les diverses sections de l'administration. Si c'était fait, cela permettrait aux membres du personnel de comprendre clairement ce qui est attendu d'eux et d'établir des critères en fonction desquels le rendement peut être mesuré. L'AGC a beaucoup de pain sur la planche et gagnerait à déléguer autant de tâches que possible aux ERP, en particulier en ce qui a trait au classement. L'AGC a déjà un plan d'action pour amener les dossiers de présences et de congés, les dossiers relatifs à l'immobilier et d'autres dossiers administratifs connexes dans l'aire ouverte et pour déléguer les tâches de classement à l'adjoint administratif recruté sur place.

Recommandation pour la mission

1.1.6 Il faudrait fixer des buts et des objectifs pour chacune des divisions de l'administration et augmenter la délégation des tâches au personnel local.

Réponse de la mission

1.1.6 D'accord. L'AGC a l'intention de mettre sur pied des réunions régulières en novembre, lorsque le roulement du personnel de l'été ainsi que l'installation du SGI et de SIGNET 2000 et la formation qui s'y rattachent seront terminés.

Le mode de gestion de crise nécessaire ici depuis le déménagement dans le complexe a entraîné l'adoption d'une attitude réactive plutôt que proactive : la planification est constamment mise de côté en raison des situations d'urgence concernant l'édifice, la santé et le confort du personnel et le logement.

1.2 Gestion des ressources humaines

1.2.1 Dans l'ensemble, l'AGC gère efficacement la fonction personnel. Dans le cadre de la vérification de la gestion des ressources humaines, l'équipe de vérification a examiné plusieurs dossiers du personnel, de dotation et de congés et de présences, et interviewé des employés canadiens et des ERP.

Évaluations des ERP

1.2.2 Des évaluations ont été effectuées jusqu'en 1997, y compris. D'autres rapports d'évaluation sont en cours et l'équipe encourage la mission à veiller à ce que tous les rapports d'évaluation soient terminés. Les augmentations d'échelon n'ont pas été retardées parce que les évaluations n'étaient pas terminées.

Manuel des ERP

1.2.3 Le manuel actuel des ERP indique que les deux pauses de quinze minutes devraient être conservées et prises avec l'heure du repas du midi, ce qui n'est pas permis en vertu des règlements actuels relatifs aux ERP. La mission a indiqué qu'elle prendrait des mesures correctives pour que cette pratique cesse et que le manuel soit mis à jour.

Recommandation pour la mission

1.2.4 La pratique d'ajouter deux pauses de quinze minutes à l'heure du repas du midi devrait cesser et le manuel des ERP devrait être modifié.

Réponse de la mission

1.2.4 Cela a été enlevé du manuel des ERP et les gestionnaires de programme ont été avisés que cette pratique n'est pas permise. Cependant, étant donné que de nombreux ERP vont manger chez eux (coutume locale), une heure est nécessaire et la mission continuera à permettre cette pratique au cas par cas.

Guide de la mission

1.2.5 Le dernier Guide de mission a été terminé en 1993. L'AGC, voulant le mettre à jour, a fait parvenir le Guide antérieur aux gestionnaires de programme et elle attend leurs commentaires. Un Guide de mission à jour sera extrêmement utile pour informer les Canadiens qui pensent à occuper éventuellement un poste à Alger des particularités et des difficultés de cette affectation.

Recommandations pour la mission

1.2.6 La mission devrait terminer le Guide de mission dès que possible.

Réponse de la mission

1.2.6 Le Guide de mission a été terminé, approuvé et on l'a fait parvenir à SERV et à TRAN pour la traduction française en avril 1999. La version française a été transmise à SERV au début de juin 1999.

Enquête sur les salaires

1.2.7 L'AGC effectue en ce moment une enquête sur les salaires pour la mission afin de s'assurer que les salaires et les conditions de rémunération offerts par la mission correspondent aux repères locaux. Elle présentera sous peu les résultats de cette enquête à l'Administration centrale (AC) pour que les responsables en prennent connaissance. Un cas en particulier doit être réglé, celui de la cuisinière de la résidence officielle. La titulaire a été rayée de l'effectif en 1993 uniquement pour qu'elle puisse devenir contractuelle et être rémunérée en devises étrangères (en francs français). L'AC avait donné son accord compte tenu des faits que lui avait soumis la mission à ce moment-là. La mission avait expliqué que personne d'aussi qualifié ne pouvait être trouvé pour le poste de cuisinier à la résidence officielle. Le poste a été régularisé en 1994 et, depuis ce temps, une somme est versée en francs français (convertis en devises locales) à la cuisinière. C'est le seul poste pour lequel cette exception a été faite. Récemment, les fluctuations du taux de change ont été telles que, après conversion, la cuisinière est payée l'équivalent d'un poste de niveau 9-1. Dans l'intérêt de la transparence et de l'équité, l'AGC doit se renseigner sur les repères locaux pour voir si des cas similaires existent. En outre, il faut que la mission évalue si le marché a changé suffisamment pour que le poste puisse être comblé si la rémunération offerte est conforme à l'échelle.

Recommandation pour la mission

1.2.8 L'enquête sur les salaires devrait être présentée et un examen détaillé du poste de cuisinier à la résidence officielle devrait être effectué.

Réponse de la mission

1.2.8 L'enquête sur les salaires a été terminée et transmise. Des augmentations de 16,5 % pour les niveaux 7, 8 et 9, et de 12,5 % pour tous les autres postes du personnel de bureau et du personnel autre que le personnel de bureau ont été accordées à partir du 1er avril 1999. Ces augmentations sont entrées en vigueur.

Il y a peu de cuisiniers compétents pouvant préparer autre chose que des mets algériens de base. La mission a rencontré les employés de différents hôtels, dont beaucoup ont été formés en Europe ou dans une grande chaîne hôtelière, qui nous ont fait parvenir des curriculum vitæ. Malheureusement, lorsqu'on considère ce que ces gens gagnent, on voit que le salaire de notre cuisinière est très bas. La mission a l'intention d'effectuer une enquête sur les salaires des cuisiniers/chefs des missions et des hôtels ayant des responsabilités comparables afin de déterminer comment concilier ce poste et ceux des autres ERP sans toutefois perdre la titulaire actuelle.

Formation

1.2.9 Il n'y a pas de plan officiel de formation à la mission. L'AGC a expliqué qu'il a été déterminé que plusieurs membres du personnel devraient suivre de la formation dans l'autre langue officielle. L'équipe de vérification encourage l'AGC à préparer un programme de formation officiel, conjointement avec d'autres gestionnaires de programme, afin de répondre aux besoins de tout le personnel. Cela servirait d'incitatif pour les employés et ferait partie intégrante du processus d'évaluation du rendement.

Recommandation pour la mission

1.2.10 Un programme officiel de formation devrait être préparé conjointement par l'AGC et les gestionnaires de programme.

Réponse de la mission

1.2.10 Bien qu'il soit exact de dire qu'il n'existe pas de programme officiel de formation, la quantité de formation que les EC et les ERP ont reçue à la suite de l'adoption de nouveaux systèmes, de nouvelles procédures et de nouvelles façons de faire empêche la tenue de plus d'activités de formation à ce moment-ci. Plusieurs ERP se sont inscrits à des cours d'anglais dispensés après les heures de travail, qui leur seront remboursés, dans des écoles locales ayant bonne réputation. Lorsque nous aurons franchi l'étape de l'arrivée du SGI et de SIGNET 2000, et lorsque le nouveau personnel sera en place, un programme de formation sera élaboré.

Régularisation de postes

1.2.11 La mission est en voie de régulariser 21 postes, dont 18 sont des postes de gardes de sécurité recrutés sur place. Les trois autres sont ceux d'employés de soutien d'entretien et du mécanicien, des contractuels à l'emploi de la mission depuis peu.

Recommandation pour la mission

1.2.12 Il faut finir de régulariser les postes.

Réponse de la mission

1.2.12 Les demandes pour les 18 postes ont été faites d'urgence en novembre 1998. La mission a converti 209 000 $ des activités en salaires afin d'obtenir ces postes, qui ont été reçus en mai 1999 et étaient rétroactifs au 1er avril 1999. Nous espérons mettre la touche finale aux trois autres postes d'ici à l'automne. Malheureusement, l'enlèvement de fonds au titre de L'ARTRAP 25 du budget de la mission signifie qu'Alger est dans l'impossibilité de financer l'achat de ces postes ERP supplémentaires (un mécanicien et deux manoeuvres).

Accompagnement

1.2.13 Alger est en ce moment une « mission non accompagnée ». Des discussions ont eu lieu entre l'équipe de vérification et divers membres du personnel sur ce sujet. L'équipe de vérification a parlé de deux questions en particulier avec des représentants de trois autres missions. D'abord, il y a le fait que les membres du personnel canadien sont escortés à tous leurs rendez-vous par un garde de sécurité militaire armé. Il a été établi que toutes les visites officielles du personnel national de ces trois missions sont effectuées avec une escorte militaire armée. Leur façon de procéder était toutefois différente de celle de la mission canadienne dans le cas des activités sociales. Une des missions permet à son personnel national de se rendre sans escorte à quelques restaurants et quelques hôtels « approuvés » (la sécurité y est fournie). Les deux autres ne permettent jamais à leur personnel de se déplacer sans escorte. Des élections allaient se tenir à la fin d'avril et il se pourrait qu'elles aient des répercussions sur la sécurité en Algérie. La mission doit revoir sa politique en matière d'escorte après les élections, non seulement en tenant compte de ce que font d'autres missions, mais également avec ISR et en consultant la direction géographique qui s'entretient régulièrement avec les divers ministères des affaires étrangères de pays représentés à Alger.

***

1.2.15 La deuxième question problématique est celle de la politique relative aux visites de nuit. En ce moment, la mission est un poste non accompagné, ce qui signifie que les visiteurs n'y sont pas admis durant la nuit. Le personnel peut recevoir des invités *** en tout temps durant la journée et la soirée. Les employés en poste à Alger ne peuvent y amener un conjoint ni des personnes à charge et les membres de leur famille ne peuvent pas non plus visiter la mission. Afin de compenser pour le stress qui peut être causé par le fait de vivre dans une mission comme celle-là, une somme de 850 $ est fournie aux employés pour leur permettre de sortir du poste toutes les six semaines. Il s'agit d'un avantage non cumulatif et le personnel doit utiliser ses propres jours de congé. La situation de chacun des EC et des ERP est différente et leur point de vue sur la politique relative aux visites de nuit varie considérablement.

Recommandations pour la mission

1.2.16 Il faudrait revoir la politique relative aux escortes en consultant ISR et en tenant compte de ce que font d'autres missions à ce sujet à Alger.

1.2.17 La politique relative aux visites de nuit devrait être revue régulièrement par la mission et il faudrait qu'un consensus soit établi avec tout le personnel. La politique devrait être appliquée à tous de manière transparente et équitable.

Réponses de la mission

1.2.16 La mission est en contact régulier avec ISR pour régler le problème des escortes et plusieurs solutions sont étudiées.

1.2.17 Nous sommes d'accord et cette politique est à l'étude en ce moment. Le consensus attendra jusqu'à ce que le nouveau personnel soit en place (six membres sur douze s'en vont). En attendant, la politique a été expliquée à tout le personnel qui arrive et elle se trouve dans le Guide de mission révisé.

Recommandation pour ISR

1.2.18 ***

Réponse de ISR

1.2.18 ***

***

Recommandation pour ISR

1.2.20 ***

Réponse de ISR

1.2.20 ***

1.3 Ressources matérielles

1.3.1 La section des Ressources matérielles est composée de 11 ERP et de deux employés contractuels. Un commis aux achats et au matériel supervise deux préposés au ménage, quatre chauffeurs, un messager et les deux manoeuvres contractuels. Il y a également un électricien, un homme à tout faire et un peintre qui relèvent directement de l'AGC. Depuis qu'elle est arrivée, 60 % environ du temps de l'AGC a été consacré aux ressources matérielles.

1.3.2 La plupart des problèmes administratifs à cette mission ont été causés par le déménagement dans le nouveau complexe, qui a eu lieu en mai 1998. Ces problèmes ont beaucoup exigé du personnel technique interne et, par conséquent, des marchés ont été passés avec des personnes de l'extérieur pour des réparations importantes. Auparavant, les propriétaires s'occupaient de la plus grande partie des réparations aux logements des employés.

1.3.3 Depuis le déménagement, la mission a dépensé 60 000 $ de son propre budget pour régler certains des défauts du complexe. Il reste encore, toutefois, plusieurs choses à faire pour améliorer les installations, comme l'indiquent les problèmes continuels de fuite des conduites d'eau, d'inondation de la chancellerie et de la résidence officielle et de toits qui coulent.

1.3.4 De l'avis de la mission, il est nécessaire de réaliser une série de projets pour « redresser » la situation. Les problèmes les plus sérieux concernent le système CVC, le panneau d'incendie et le groupe électrogène. La mission mentionne que les problèmes de circulation d'air dans la chancellerie entraînent un accroissement important de l'absentéisme des employés. Une équipe de Black and MacDonald, des spécialistes en mécanique et en électricité d'Ottawa, a visité la mission à la fin de mars 1999 pour corriger les problèmes. Deux visites antérieures n'avaient pas porté fruit. La mission croit que les problèmes associés à ces systèmes s'atténueront si l'entretien est fait régulièrement.

1.3.5 Parce que les systèmes du complexe sont extrêmement perfectionnés et en raison des connaissances techniques nécessaires pour les entretenir, qui ne se trouvent pas facilement sur place, il a été proposé, à la suite de la visite récente de SRP, qu'un contrat d'entretien soit passé avec Black and MacDonald pour que l'entreprise fournisse des pièces, des manuels et de la formation au personnel. Il serait également possible d'ajouter un poste d'agent de gestion des biens de la mission (AGBM) pour résoudre les problèmes continuels d'entretien, comme cela a été fait en d'autres endroits, p. ex., Haïti. Dans ce cas, cependant, il faudrait penser au logement d'un AGBM à moins qu'il ne s'agisse d'une affectation à court terme, auquel cas la personne pourrait demeurer dans un hôtel.

1.3.6 Le système CVC a une influence énorme sur l'absentéisme des employés. Ce système a aussi une incidence sur la facture d'électricité. Avant le déménagement dans le nouveau complexe, la facture d'électricité de la chancellerie, de la résidence officielle et des logements des employés pour l'exercice 1997-1998 a été de 11 000 $. La facture d'électricité pour la chancellerie seulement pendant un mois est maintenant de 5 000 $, et ce uniquement à cause du système CVC. La mission pense maintenant adopter le gaz naturel pour des raisons d'économie.

1.3.7 La chancellerie est un édifice hermétique et les ERP se sont plaints à l'équipe de vérification de ce qu'ils « travaillent dans des conditions auxquelles nous ne sommes pas habitués ». Dans l'ancienne chancellerie, il était possible d'ouvrir les fenêtres et le personnel pouvait profiter de la brise régulière dont bénéficie Alger. Ouvrir les fenêtres pourraient aider non seulement pour des raisons de santé, mais également du point de vue du moral. Heureusement, dans le cas des logements des employés, les fenêtres ont été modifiées à la dernière minute et les occupants peuvent les ouvrir. La plupart n'utilisent jamais leur système CVC préférant plutôt rafraîchir leur logement en gardant les fenêtres ouvertes. La mission elle-même est préparée à financer les fenêtres de la chancellerie. Elle se renseigne en ce moment sur les coûts et les aspects techniques.

Recommandations pour SRP (information : RAM)

1.3.8 SRP devrait penser à ajouter à Alger, au moins pendant une courte période, un AGBM qui analyserait les problèmes et formerait le personnel. Après cette période initiale, la mission et SRP seraient mieux placés pour évaluer s'il faut avoir un expert technique à temps plein. Si un AGBM était nommé, il ne serait pas nécessaire de passer un contrat d'entretien avec des spécialistes du secteur privé en mécanique et en électricité.

1.3.9 Il faudrait penser à modifier les fenêtres de la chancellerie de manière que le personnel puisse les ouvrir et que le système CVC soit moins utilisé.

Réponses de SRP

1.3.8 Canmet Technical Resources a été à la mission de juillet à novembre 1999. La firme a installé les systèmes, formé le personnel local, commandé les pièces et résolu de nombreux problèmes techniques. Aucun problème mécanique n'a été signalé au cours des deux derniers mois et pendant une visite récente de SRSF les systèmes fonctionnaient comme ils le doivent. SRSF prépare maintenant un contrat pour que Johnson Controls fasse une visite afin de résoudre les problèmes de contrôle non réglés. Un marché a été passé avec un entrepreneur local, représentant de McQuay Manufacturing (le fournisseur de l'équipement), pour qu'il effectue l'inspection et l'entretien réguliers des divers systèmes mécaniques.

Ajouter un poste d'AGBM pour les installations de la mission ne fait pas partie du mandat de SRD. Si Alger désire que ce poste soit ajouté, l'initiative revient plutôt à la mission. La Direction générale a une position proactive sur cette question, surtout en matière de régularité du service et de formation du personnel.

1.3.9 La chancellerie est conçue pour être à un édifice hermétique refroidi par un système central. Pendant une récente visite de SRSF, la température de l'édifice était maintenue à 22 C, tandis que la température de l'air à l'extérieur était de 42 C. Comme chaque secteur ou bureau a ses propres contrôles, la température était fixée par les différents occupants, ce qui indique qu'ils apprécient la climatisation centrale. Si les fenêtres étaient ouvertes, il faudrait fermer la climatisation centrale, ou il y aurait des problèmes graves de condensation (air froid en contact avec air chaud). Les coûts de l'électricité augmenteraient considérablement aussi, si le système central essayait de refroidir de grands volumes d'air extérieur.

Installations récréatives

1.3.10 S'occuper du complexe a empêché l'administration d'effectuer des activités quotidiennes comme la mise à jour de PRIME, la préparation des ententes d'occupation, la réalisation de l'inventaire des oeuvres d'art et la tenue des comptes d'attribution de la chancellerie, de la résidence officielle et des logements des employés. L'AGC a déterminé que ces tâches constituent une priorité pour l'Administration. Les entrepôts et les aires d'entreposage sont en ordre et bien tenus. L'AGC a fait une vente de biens excédentaires en décembre 1998. Les objets ont été vendus à des ERP et à du personnel contractuel à l'aide de soumissions scellées; la vente a rapporté 333 577 DA (8 400 $). Les problèmes de sécurité à Alger ont empêché la tenue d'une vente publique et les autres ambassades ne se sont pas montrées intéressées.

Recommandations pour la mission

1.3.11 La mission devrait mettre à jour son PRIME, tenir les comptes d'attribution pour la chancellerie, la résidence officielle et les logements des employés et faire signer leur entente d'occupation aux EC du complexe.

Réponse de la mission

1.3.11 D'accord, l'AGC rattrape lentement le retard administratif lorsque le temps dont elle dispose et la situation le permettent. Se reporter à la réponse du point 1.1.6.

1.3.12 En ce moment, la mission a une piscine et un court de tennis. Au moment de la visite, le court de tennis n'était pas encore ouvert, mais il devrait l'être sous peu. Le personnel utilise beaucoup la piscine, par contre, pendant les mois d'été. Les visiteurs peuvent se servir de la piscine pendant les fins de semaine, mais, à l'heure actuelle, il n'y a pas de toilettes ni d'endroit où les invités et le personnel peuvent se changer. Pendant une visite antérieure effectuée cette année par SRP, la possibilité de construire ce genre d'installation a été discutée. L'équipe de vérification encourage la mission à continuer à en discuter activement avec SRP.

Recommandation pour la mission

1.3.13 La mission devrait étudier avec SRP la possibilité d'ajouter des toilettes et un endroit pour se changer pour les gens qui utilisent la piscine et le court de tennis.

Réponse de la mission

1.3.13 Sous la chancellerie, il y a des toilettes et des douches que les visiteurs utilisent. Elles se trouvent, cependant, à une certaine distance de la piscine. Il est difficile d'en installer près de la piscine en raison du manque d'espace et des exigences de la plomberie.

Logement des GSM

1.3.14 Les conditions de vie du personnel militaire (GSM) constituent un problème qu'il faut régler. Bien que le PE entre le MAECI et le MDN prévoie que le logement du personnel du MDN en poste à Alger doit être comparable en qualité à celui des employés du MAECI, les GSM vivent en ce moment dans des logements de qualité inférieure (c'est le logement dont ont convenu la Direction générale géographique et ISD. Les GSM doivent maintenant vivre à deux dans des roulottes offrant environ 70 mètres carrés d'espace.

1.3.15 Avant le déménagement dans le complexe, chacun des membres du personnel militaire était affecté à un employé du MAECI et vivait chez lui. Cet hébergement était bien supérieur aux roulottes actuelles. À ce moment-là, les GSM n'avaient pas à verser de quote-part de loyer. Maintenant qu'ils vivent dans des roulottes, on leur demande une quote-part de 107,50 $ par mois (les GSM prétendent qu'ils n'étaient pas au courant de cette dépense avant leur affectation). Ces roulottes provoquent une litanie de plaintes, y compris, entre autres, le peu d'espace, les planchers qui gondolent et les plafonds dont les joints ont été mal faits, la minceur des cloisons et la mauvaise insonorisation des murs extérieurs.

1.3.16 Il faut que le Ministère, en collaboration avec le MDN, revoie la question de la quote-part de loyer des GSM. La mission avait auparavant recommandé un rajustement compensatoire en matière de logement de 100 %. Un rapport récent de SRP propose que ces roulottes soient remplacées en précisant que, « étant donné qu'il existe un besoin de logements à moyen et à long terme, il faudrait peut-être penser à du logement préfabriqué ». Le Ministère doit tenir compte de ce que, si les risques diminuent à Alger et que le besoin de maintenir la force de sécurité actuelle décroît, le nombre d'employés canadiens pourrait augmenter et il pourrait être possible d'en loger certains à l'extérieur du complexe. L'AGC croit qu'il y aurait des acheteurs pour les roulottes si elles étaient mises en vente.

Recommandation pour SBM

1.3.17 Le Ministère, en collaboration avec le MDN, devrait étudier la possibilité de ne pas exiger du tout de quote-part de loyer pour les GSM vivant à Alger.

Réponse de SBM

1.3.17 Le MDN a avisé le MAECI en novembre 1999 qu'il remboursera à quatre membres du personnel militaire leur quote-part de loyer depuis leur arrivée en poste et qu'il renoncera à cette quote-part jusqu'à leur départ du poste ou jusqu'à ce qu'ils emménagent dans des logements de meilleure qualité.

Recommandation pour SRD

1.3.18 SRD, en collaboration avec ISD, devrait évaluer soigneusement toutes les options pour le logement des GSM, surtout si les problèmes de sécurité diminuent, afin de résoudre la question de leur logement.

Réponse de SRD

1.3.18 Avant de déterminer une ligne de conduite sur la question mentionnée ci-dessus, il faudra que la mission et le secteur géographique disent à SRD avec plus de certitude si les postes des GSM seront remplacés par des agents du MAECI et/ou des agents canadiens d'autres ministères lorsque les problèmes de sécurité à Alger diminueront et, si oui, quand ils le seront. En outre, SRD aura besoin que le secteur lui confirme la configuration familiale éventuelle des personnes qui remplaceront les GSM et la durée de leur affectation afin d'établir quel nombre et quel genres de logements conviendraient désormais pour loger convenablement l'effectif élargi.

SRD pense que, si on décide de procéder à la construction de structures d'habitation plus permanentes pour les GSM, ces constructions devraient utiliser soit des unités modulaires de série faites au Canada ou des villas construites surtout par les ouvriers locaux avec des matériaux locaux.

Conformément au point de vue mentionné ci-dessus, SRD a demandé l'aide du chef de mission pour recueillir et lui fournir de l'information sur les coûts de construction locaux, lesquels pourraient être obtenus d'ambassades amies qui ont utilisé les travailleurs et les matériaux locaux pour faire effectuer récemment des projets de construction.

Commentaire de SIV

SIV a été avisée par la mission que le QGDN remplacera les roulottes par du logement convenable.

Véhicules officiels

1.3.19 ***. Les EC en poste à Alger ne peuvent apporter leur propre véhicule ***. La mission emploie un mécanicien contractuel qui dépend de l'AGC par l'entremise de l'adjudant.

1.3.20 L'AGC prévoit régulariser le poste de mécanicien et faire construire un atelier complet de mécanique. Le mécanicien contractuel a pu récemment perfectionner ses compétences grâce à une visite du mécanicien du MDN à Moscou. Les frais de réparation ont été considérablement réduits à cette mission par la réalisation d'***. Ce programme d'entretien préventif a réduit sensiblement *** pour que des réparations y soient effectuées. Doter la mission d'un atelier et d'outils fera disparaître complètement, selon la mission, *** ce qui permettra d'économiser environ 30 000 $ ***. La mission devra évaluer les répercussions environnementales de la construction d'un atelier avant d'aller plus loin.

1.3.21 La mission peut acheter jusqu'à 800 000 litres de coupons chaque année pour l'essence et le diesel réunis. Bien qu'il existe un registre des coupons émis pour les chauffeurs par le commis aux achats et au matériel, celui-ci ne tient pas d'inventaire permanent des coupons qu'il a en main. Il n'est par conséquent pas possible de comparer les coupons dont dispose la mission et ceux dont elle est censée disposer. En outre, il n'existe pas de rapport de l'utilisation des véhicules ni de livre de bord pour chacun des véhicules. Il n'y a donc pas de traces de la consommation d'essence ou de diesel de chacun des véhicules qui permettraient de déterminer l'efficacité des véhicules. L'AGC est consciente de cet état de chose et en a fait une de ses priorités.

Recommandation pour la mission

1.3.22 Il faudrait tenir un registre de tous les coupons d'essence et de diesel commandés et distribués par le commis aux achats et au matériel. L'AGC devrait compter régulièrement les coupons en main et en comparer le nombre et ce qui est inscrit dans le registre.

1.3.23 Il faudrait remplir des rapports de l'utilisation des véhicules à moteur et des livres de bord pour tous les véhicules officiels.

Réponses de la mission

1.3.22 Ces registres existent maintenant et sont tenus par le commis aux achats et au matériel et le comptable. L'AGC vérifie les totaux avant et après chaque achat.

1.3.23 Les livres de bord se trouvent dans tous les véhicules et sont remplis soit par le chauffeur soit par le passager canadien, les rapports de l'utilisation sont remplis par le mécanicien et vérifiés soit par l'AGC ou par l'adjudant.

1.4 Gestion financière

1.4.1 L'agente gestionnaire-consulaire (AGC) est également l'agente financière de la mission. La section des Finances est composée d'un comptable senior et d'une assistante comptable qui sont en poste respectivement depuis 1993 et 1995. La ségrégation des tâches est bien définie dans leurs descriptions de travail. Le fait de recevoir de l'administration centrale de la correspondance anglaise leur cause des ennuis de compréhension. Il faudrait donc s'assurer que toute correspondance adressée à la section des Finances le soit en langue française. Les deux comptables ont reçu la formation sur le Finex des missions: la formation du comptable senior a été faite en français alors que l'assistante-comptable a été dans l'obligation d'assister à des sessions de formation qui se sont déroulées uniquement en anglais. La mission possède, à la Banque extérieure d'Algérie, deux comptes de banque en devises locales, soit le dinar. L'un des comptes est en devises convertibles et l'autre en devises non convertibles. Le bureau de la comptabilité est très bien organisé et les dossiers sont tenus en ordre. Le bureau a une charge de travail constante et les comptables s'acquittent adéquatement des tâches reliées à leur fonction. Le personnel de la mission a indiqué être satisfait de la qualité des services offerts et fournis par la section des Finances.

1.4.2 Étant une mission satellite, l'entrée des données dans le système financier de la mission, soit le Finex des missions, est effectuée par la mission-mère située à Tunis, Tunisie. La section des Finances à Alger a cependant la capacité d'effectuer la lecture des données dans le système Finex.

1.4.3 ***

1.4.4 Mensuellement, le bureau de la comptabilité génère des rapports budgétaires qui sont remis à l'AGC pour fins de contrôles budgétaires. Peu importe si la construction de la nouvelle chancellerie et des résidences a occasionné des dépenses imprévues, l'AGC a été en mesure de bien gérer les fonds budgétaires alloués. Dans l'ensemble, la mission a une saine gestion financière et le bureau de la comptabilité s'acquitte correctement de sa tâche. Cependant, la vérification a permis de soulever quelques observations notamment en ce qui a trait aux heures d'opération du bureau, aux recettes en espèces et aux revenus de la mission, au pouvoir de signature à l'article 33 de la LGFP, aux dépenses et à la liste de paie.

1.4.5 Une loi locale, régissant le dépôt de dinars dans un compte bancaire en Algérie, exige que la provenance des devises soit clairement établie. Puisque la majorité des dinars perçus par la mission provient du recouvrement des frais de l'immigration et de frais consulaires, il était de pratique courante de joindre à chacun des dépôts un état détaillé des droits d'immigration et consulaires montrant les genres de visas pour lesquels les fonds ont été perçus de clients.

Recommandation pour la mission

1.4.6 ***

Réponse de la mission

1.4.6 La mission a fait cette suggestion au bureau de CIC de Paris il y a quelque temps comme c'est le bureau de CIC d'Ottawa qui approuve. La mission continue d'attendre la réponse. La mission convient que cela simplifierait les processus et elle est prête à modifier la façon de faire, mais n'a pas encore l'autorité nécessaire pour cela.

1.4.7 Pendant une période de près d'une année, la mission a utilisé les dinars qui s'étaient accumulés à la mission pour payer en espèces les entrepreneurs qui effectuaient des travaux reliés à la nouvelle chancellerie. ***

Recommandation pour la mission

1.4.9 La mission devrait joindre un état détaillé des droits d'immigration et consulaires à tous les dépôts afin d'être conforme aux exigences des lois locales.

Réponse de la mission

1.4.9 Nous recommencerons à joindre l'état détaillé indiquant les diverses sources de revenus et les montants. Jusqu'au gel du compte, cette méthode n'avait pas causé de problème, sauf la question fondamentale du droit de la banque d'insister pour qu'une mission diplomatique divulgue ses sources de revenu.

***

Recommandation pour la mission

1.4.11 ***

Réponse de la mission

1.4.11 ***

Heures d'opérations de la section des finances

1.4.12 L'accès au bureau de la comptabilité est bien contrôlé. Seules les personnes autorisées circulent à l'intérieur du bureau. Cependant les comptables sont constamment dérangés par des personnes qui leur posent des questions qui sont d'ailleurs tout à fait légitimes, ou par des appels téléphoniques et cela à toute heure de la journée. Afin d'être en mesure d'effectuer correctement les entrées comptables dans les livres de la mission ou de transmettre des données financières qui soient justes, ce bureau devrait avoir une période à laquelle il serait possible d'accomplir en toute tranquillité les tâches financières reliées aux fonctions de la section.

Recommandation pour la mission

1.4.13 La mission devrait prévoir une période à laquelle la section des Finances sera fermée de façon journalière et en informer tout le personnel de la mission.

Réponse de la mission

1.4.13 Depuis avril 1999, la comptabilité est fermée tous les après-midi. Cela permet aux comptables de travailler sans être interrompus et a été nécessaire pour qu'ils aient du temps pour la formation relative au SGI.

Réponse de la mission

1.4.15 Veuillez vous reporter à la réponse du point 1.4.13. En outre, les comptables peuvent fermer leurs bureaux en tout temps.

Caisse enregistreuse et fonds de l'immigration

1.4.16 La préposée à la caisse enregistreuse perçoit les revenus de l'immigration ainsi que les revenus consulaires. Le guichet de la préposée n'est pas situé à l'intérieur du bâtiment principal de la chancellerie mais dans un local situé près de l'entrée principale qui donne accès à l'intérieur des murs de l'Ambassade. Ce local est également utilisé par les gardes de sécurité canadiens et locaux. À la fin de chaque quart de travail qui se termine à midi, il est de bonne pratique comptable pour l'employé canadien responsable de la caisse d'effectuer le total final de la caisse enregistreuse. Ceci permet de faciliter le rapprochement entre les fonds perçus et les données qui doivent être inscrites sur le formulaire EXT-1203A. L'équipe a noté que le total final de la caisse n'est pas effectué de façon journalière. Il est fréquent que le total final soit effectué seulement une fois par semaine causant ainsi des retards pour les entrées de crédit dans le système financier de la mission et la finalisation des rapports portant sur les périodes en question.

Recommandation pour la mission

1.4.17 La mission devrait s'assurer que le total de la caisse est effectué à la fin de chaque période de travail.

Réponse de la mission

1.4.17 ***

1.4.18 *** les fonds sont remis à la section des Finances qui effectue immédiatement le compte. Un reçu officiel est émis immédiatement au nom de la préposée pour la somme reçue. Si le total final de la caisse a été fait par l'employé canadien responsable de la caisse, la préposée remet alors au comptable le EXT-1203A. Si le total n'a pas été effectué, le comptable n'est pas en mesure de finaliser la transaction et retient les données devant être entrées dans le système financier jusqu'à ce que le total final de la caisse soit effectué. Le total final de la caisse doit être effectué afin que la section des Finances puisse s'assurer que le compte final des transactions enregistrées par la caisse correspond bien aux données inscrites sur le formulaire EXT-1203A.

Recommandations pour la mission

1.4.19 ***

1.4.20 ***

1.4.21 ***

Réponses de la mission

1.4.19 ***

1.4.20 ***

1.4.21 ***

Dépenses

1.4.22 Un principe comptable veut que toutes dépenses apparaissent dans la période financière à laquelle la transaction a été effectuée. La revue des comptes de mission par SIXP a permis de constater que plusieurs demandes de paiement ne sont pas entrées dans le Finex des missions dans la période à laquelle la dépense a été engagée. Certaines dépenses apparaissent deux à trois mois après que le paiement ait été effectué.

Recommandation pour la mission

1.4.23 La mission devrait s'assurer que toutes les transactions financières apparaissent dans la période financière à laquelle elles ont été engagées.

Réponse de la mission

1.4.23 Les Finances ont reçu des instructions claires. Les dépenses apparaissent maintenant dans la période financière pendant laquelle le paiement a été effectué.

1.4.24 La majorité des paiements sont autorisés à l'article 34 de la LGFP par l'AGC. Cependant, l'article 33 est signé par le comptable. L'examen des cartes de spécimen de signature (EXT-53) montre que les deux comptables ont obtenu le pouvoir de payer de l'actuel chef de mission. La lecture du Manuel de la gestion financière, chapitre 28, indique que le pouvoir de payer ne peut être délégué qu'aux personnes suivantes : le chef de mission, le chef de mission adjoint, l'agent désigné de la gestion financière de la mission et le Conseiller de la gestion financière du Programme d'aide.

Recommandation pour la mission

1.4.25 La mission devrait revoir le pouvoir de payer accordé aux comptables et analyser si l'article 33 pourrait être signé conformément aux instructions contenues dans le Manuel de la gestion financière.

Réponse de la mission

1.4.25 L'article 33 est maintenant signé par l'un ou l'autre des trois autres EC ayant pouvoir de payer.

Feuille de paie

1.4.29 Actuellement, les employés qui accusent réception de leur salaire en signant la liste de paie sont en mesure de voir le salaire de leurs collègues. Une façon plus discrète de signer la liste de paie devra être développée. Le comptable a proposé d'utiliser un carton avec une fenêtre qui montrerait seulement à l'employé concerné les détails portant sur son salaire. Les données portant sur le traitement et les déductions reliées au salaire d'un employé sont de nature personnelle et il est de mise de prendre les dispositions nécessaires pour protéger cette information.

Recommandation pour la mission

1.4.30 La mission devrait s'assurer que les informations portant sur le salaire des ERP sont protégées et que les listes de paie sont signées de façon telle que les seules données visibles sur la liste au moment de la signature soient celles reliées à la personne qui reçoit le paiement.

Réponse de la mission

1.4.30 L'enveloppe à fenêtre semble très bien fonctionner.

Contrats

1.4.31 La section des Finances possède un dossier pour chacun des contrats accordés par la mission. Les contrats vérifiés ont été préparés et signés correctement par les personnes responsables. Cependant l'équipe a noté que onze (11) gardes de sécurité recevaient une rémunération même si leurs contrats étaient échus depuis plus de deux mois. La mission ne possède pas de moyen de contrôle, telle une liste des entrepreneurs actifs, qui lui permettrait de voir rapidement quand la date d'échéance d'un contrat approche.

Recommandations pour la mission

1.4.32 La mission devrait revoir les onze contrats qui sont échus et en préparer de nouveaux.

1.4.33 La mission devrait produire une liste permettant de connaître à l'avance la date d'expiration des contrats.

Réponses de la mission

1.4.32 Les contrats de ces 11 gardes ont été régularisés. Veuillez vous reporter à notre réponse au point 1.2.12.

1.4.33 En cours, manuellement, étant donné que nous ne voulons pas avoir à recréer tout cela après l'arrivée des nouveaux systèmes.

Remboursement des droits d'établissement

1.4.34 Les demandes de droits d'établissement soumises à la mission par les clients sont expédiées à notre mission à Paris afin d'y être traitées. Les demandes de remboursement proviennent donc de la section de l'Immigration de Paris qui avise la mission lorsqu'un remboursement est dû. SIXP a noté lors de la revue des comptes de mission que le chargé de programme de l'Immigration n'avait pas autorisé, à l'article 34 de la LGFP, les demandes de paiement reliées aux remboursements des droits d'établissement qui font partie intégrante de son programme. La signature apparaissant à l'article 34 était celle de l'AGC.

1.4.35 Les pièces justificatives qui sont remises à la section des Finances afin d'être jointes aux demandes de paiement ne permettent pas d'affirmer si un remboursement a déjà eu lieu et s'il s'agit d'un paiement légitime. Par exemple, la pièce justificative jointe à une demande de paiement d'août 1998 est une photocopie d'une lettre datée du 5 octobre 1995, adressée par Paris au requérant. La lettre demandait au client de payer les droits applicables à sa demande. Pour fins de contrôle, la section des Finances avait fait une photocopie des papiers d'identité du client avant de lui remettre les fonds et de lui demander d'accuser réception des fonds. La signature du chargé de programme de l'immigration n'apparaît sur aucun des documents. Le nom de la personne qui a fait la demande à partir de Paris est également inconnu.

1.4.36 L'AGC et le chargé de programme de l'Immigration devront unir leurs efforts afin de mettre en place un processus qui permettra d'établir hors de tout doute la légitimité des sommes qui sont remboursées aux clients. Il faudra s'assurer que la signature du Chargé de programme de l'Immigration est sur toutes les demandes de paiement en question.

Recommandation pour la mission

1.4.37 La mission devrait s'assurer que toutes les demandes de paiement qui sont acheminées vers la section des Finances sont adéquatement justifiées pour permettre d'établir la légitimité des remboursements.

Réponse de la mission

1.4.37 Auparavant, le chargé de programme de l'Immigration signait ces demandes de paiement. Le chargé de programme admet le bien-fondé de la recommandation et est prêt à recommencer à signer ces demandes.

Formation linguistique

1.4.38 *** ne sont pas en mesure de parler, d'écrire ou de lire la langue anglaise. Beaucoup de correspondance provenant de l'administration centrale leur est adressée en anglais seulement, causant ainsi une difficulté de compréhension. Même si l'arabe et le français sont les langues de travail en Algérie, une formation en langue anglaise serait bénéfique pour et l'organisation. Des efforts devraient également être déployés de la part des divisions de l'administration centrale afin d'acheminer plus de correspondance en français à la section des Finances. Afin de faciliter la tâche des comptables, il est fortement recommandé qu'ils reçoivent une formation en langue anglaise. L'AGC devrait s'assurer que le contenu de la correspondance anglaise adressée a été bien compris.

Recommandation pour la mission

1.4.39 La mission devrait prendre les dispositions nécessaires afin de permettre d'accéder à des cours de langue anglaise.

Réponse de la mission

1.4.39 *** suivent en ce moment, en dehors des heures de travail et de leur propre chef, des cours d'anglais qui leur seront remboursés. Veuillez vous reporter aussi à notre réponse au point 1.2.10.

Fonds d'urgence

1.4.40 Il semble exister un problème avec le système financier qui empêche le transfert de l'avance au nom.

Recommandation pour SBRA

1.4.41 SBRA devrait transmettre des instructions nettes et précises à la mission pour le transfert de nom. Alger étant une mission satellite, l'entrée des données se fera à partir de Tunis.

Réponse de SBRA

1.4.41 SBRA communiquera avec la mission et indiquera au personnel comment faire les entrées nécessaires dans le système pour que le SGI accepte le nom du nouveau détenteur du fonds.

1.5 Gestion de l'information

1.5.1 La mission compte un administrateur de système (AS). Le poste est occupé par un ERP. La description de travail de sa position inclut également des tâches consulaires. L'équipe a recommandé à la mission de modifier la description de travail pour que les tâches consulaires ne fassent plus partie des fonctions journalières de l'AS. Le personnel de la mission a indiqué à l'équipe être satisfait des services reçus par l'AS.

Recommandation pour la mission

1.5.2 La mission devrait modifier la description de travail de l'AS afin que les tâches consulaires ne fassent plus partie de ses fonctions.

Réponse de la mission

1.5.2 L'AGC est en train de réorganiser sa section, ce qui inclut le transfert de tâches consulaires de l'administrateur de système à l'adjointe consulaire et administrative (en ce moment un poste de secrétaire). La titulaire actuelle de ce poste le quittera sous peu et il semble logique d'effectuer le transfert après son départ.

1.5.3 En janvier 1998, l'AS a reçu une formation à l'Administration centrale d'une durée de trois semaines pour le Signet et d'une semaine pour Octel. Seule la formation de base a été procurée à l'AS. Une décision avait été prise à l'Administration centrale de ne pas lui procurer la formation dite intermédiaire car la mission allait migrer au Signet 2000+ l'année d'après, soit en 1999. La migration est prévue pour l'automne. En avril 1998, le système Softel qui gère les appels téléphoniques a été installé à la mission. La formation de l'AS a été de courte durée. Cependant, un manuel d'instructions lui a été remis pour lui permettre de régler les problèmes mineurs qui pourraient survenir. Le système Softel n'a pas été programmé pour permettre d'analyser la provenance et la direction des appels. Une programmation adéquate permettrait de s'assurer s'il y a de l'abus de la part des utilisateurs. L'AS a indiqué recevoir une très bonne coopération du gestionnaire régional des systèmes (GRS) de Paris et de la technicienne recrutée sur place localisée à Rome. Si des ennuis sérieux surviennent avec ces systèmes, l'AS s'est dit convaincu de les résoudre avec l'aide du GRS et du EL.

Recommandation pour la mission

1.5.4 La mission devrait s'assurer que le système Softel est programmé de telle sorte que l'analyse des appels téléphoniques puisse être effectuée.

Réponse de la mission

1.5.4 Jusqu'à l'arrivée de SIGNET 2000, nous suivions tous les appels de la façon prescrite. Malheureusement, cela n'est plus possible parce que l'ordinateur portable utilisé pour Softel n'est pas prêt pour l'an 2000 et qu'il n'est pas non plus possible de lui ajouter la mémoire supplémentaire nécessaire, et que la mission n'a pas les fonds pour acheter un nouveau PC prêt pour le passage à l'an 2000. La mission a été avisée que ce PC ne dépend pas du nouveau SIGNET et nous ne pensons pas que des fonds seront disponibles avant l'exercice 2000-2001.

1.5.5 L'AS accomplit de façon adéquate les fonctions se rattachant à son poste. Entre autres, il s'assure plusieurs fois par jour que les utilisateurs du réseau n'ont pas d'ennuis avec leurs systèmes et les imprimantes, et que le back-up journalier du serveur principal a été effectué correctement. La pièce où sont installés les deux serveurs est très bien entretenue et l'ordre y règne. L'équipement informatique qui sera éventuellement prêté au personnel de la mission s'y trouve. Les disques durs ont été effacés et chargés avec les logiciels appropriés. Un formulaire contenant les termes et conditions du prêt a été préparé et sera utilisé lors du prêt. L'AS procure également de la formation, lorsque c'est nécessaire Par exemple, il organise et donne de la formation aux employés qui désirent savoir comment utiliser une composante d'un logiciel comme le traitement de texte Word Perfect ou le chiffrier électronique QuattroPro ou de pièce d'équipement, tel un scanner.

Octel

1.5.6 Le système OCTEL de messagerie électronique fonctionne très bien sur le réseau Mitnet. Cependant, il n'est pas opérationnel sur le système téléphonique local. Les services d'une réceptionniste sont donc requis pour les appels de provenance locale. À cause des nombreuses pannes de courant à Alger, il est fréquent qu'OCTEL tombe en panne. Un redémarrage du système s'impose donc après chaque panne.

L'an 2000

1.5.7 Les serveurs actuels ne sont pas compatibles avec l'an 2000. Le système Signet 2000+ sera introduit à la mission à l'automne 1999. L'AS a apposé sur toutes les pièces d'équipement électronique les collants requis qui permettent d'identifier la compatibilité de l'équipement avec l'an 2000. L'AGC et l'AS ont complété et fait parvenir à l'administration les données demandées dans le « Year 2000 Compliance Kit ».

Communications protégées

1.5.8 La mission utilise le terminal satellite portatif comme télécopieur sécuritaire. Des tests sont effectués fréquemment pour s'assurer de son bon service. La mission possède cinq téléphones STU111.

Registre de dossiers

1.5.9 À cause du climat politique, la mission conserve un minimum de dossiers nécessaires à ses opérations. Plusieurs dossiers importants ont été expédiés à l'administration centrale avant le déménagement de l'ambassade dans les nouveaux locaux.

Programme des services consulaires

2.1 Gestion du programme

2.1.1 Le programme consulaire est géré par l'AGC. Il y a peu d'activités consulaires à cette mission et le gouvernement local ne considère pas comme canadiennes de nombreuses personnes ayant les deux nationalités. L'AGC effectue en ce moment, et a presque terminé, la mise à jour du plan d'urgence. Les mesures de contrôle de la garde des documents (comme les passeports et les étiquettes) sont efficaces.

2.1.2 En raison des craintes relatives à la sécurité, les Canadiens qui visitent la mission prennent en général rendez-vous avant de se rendre au complexe, puis sont escortés dans la propriété où les services consulaires leur seront dispensés.

2.1.3 La division des tâches est quelque peu inhabituelle, l'administrateur de système recruté sur place effectuant le travail consulaire. L'AGC a l'intention de remplacer l'adjointe administrative cet été et de déléguer les tâches consulaires au nouveau titulaire. La seule exception, ce sera l'inscription des citoyens à l'étranger (ROCA) qui continuera d'être effectuée par la réceptionniste. L'AGC fera une demande de formation consulaire pour ce nouvel adjoint administratif.

Recommandation pour la mission

2.1.4 Les tâches de soutien du programme consulaire devraient être transférées dès que possible du poste d'administrateur de système (ERP) au poste d'adjoint administratif.

Réponse de la mission

2.1.4 L'adjointe administrative actuelle quittera la mission sous peu, et il semble logique d'effectuer le transfert après son départ.

Bureau de l'inspecteur général

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Date de modification :
2008-12-16