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Vérification des contributions versées par l'ambassadeur pour l'action contre les mines (ILX)

(Septembre 2000)

Sommaire

La Direction de la vérification (SIV) a entrepris, au cours de l'automne 1999, une vérification des contributions versées par l'ambassadeur pour l'action contre les mines (ILX) dans le cadre de son examen des subventions et contributions ministérielles.

Le Fonds canadien d'action contre les mines terrestres, qui s'élève à 100 millions de dollars, a été créé en 1998 et est administré par le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI), le ministère de la Défense nationale (MDN), Industrie Canada (IC) et l'Agence canadienne de développement international (ACDI). Le MAECI est chargé d'administrer la dépense d'environ 30 % de ce fonds sur une période de cinq ans (6 millions de dollars par an). Dans le cadre de cette initiative, on a créé au sein du Ministère une unité de soutien des politiques, ILX.

L'équipe de vérification s'est entretenue avec des personnes qui travaillent ou ont travaillé à l'unité et a examiné les procédures administratives et les dossiers de dix-huit projets. Elle a constaté que, dans l'ensemble, l'orientation et les priorités des projets sont bien établies et communiquées au sein d'ILX et que, depuis juin 1999, des évaluations de projet sont menées de façon systématique et qu'il s'agit de rapports de qualité.

Ce processus officiel constitue un bon outil d'évaluation des propositions. En conséquence, l'équipe de vérification a constaté que la qualité et le contenu des dossiers des projets s'étaient améliorés au cours de la deuxième année d'activité de l'unité, surtout sur le plan de l'évaluation des projets. Toutefois, ces points peuvent encore être améliorés dans certains domaines clés, comme la documentation du lancement d'un projet, les accords de contribution proprement dits et le suivi une fois les projets terminés.

Il y a également matière à amélioration dans les processus d'évaluation des contributions, d'approbation et d'évaluation finale des projets. En particulier, il faut conserver au dossier des documents indiquant la source des projets ainsi que leurs rapports de suivi et d'évaluation une fois qu'ils sont terminés. On doit de plus veiller à ce que les accords de contribution soient absolument conformes à la politique du Conseil du Trésor sur le plan des modalités de paiement. Enfin, le niveau de participation aux projets en cours exigé des coordonnateurs de programme doit être réévalué.

Les deux groupes d'ILX semblent parfaitement comprendre leur mandat respectif et posséder les connaissances et les compétences dont ils ont besoin dans leurs sphères de responsabilité spécialisées.

Portée et objectifs

La Direction de la vérification (SIV) a effectué une vérification des contributions versées par l'ambassadeur pour l'action contre les mines (ILX) dans le cadre d'une série de vérifications des subventions et contributions ministérielles. Cette vérification avait pour objet de vérifier la gestion de l'unité et, en particulier, le processus de contribution utilisé.

Aperçu

L'ambassadeur pour l'action contre les mines (ILX) est une unité relativement nouvelle qui a été créée en mai 1998. Avant sa création, les questions liées aux mines terrestres étaient traitées par la Direction de la consolidation de la paix et du développement humain (AGP) et la Direction de la non-prolifération, du contrôle des armements et du désarmement (IDA). ILX comporte onze postes; six d'entre eux sont des postes de durée déterminée. En outre, plusieurs entrepreneurs travaillent pour cette unité.

Il incombe aux ministères et à l'agence susmentionnés d'approuver les décaissements effectués à partir de ce fonds.

En avril 1999, le conseil de gestion a annoncé la répartition suivante des fonds de 100 millions de dollars entre six activités, chacune étant gérée par un ministère.

ActivitéMinistère responsableFonds alloués (en millions de dollars)
1Ratification et universalisation du traitéMAECI25.5
2Coordination internationale, établissement de priorités mondiales et contrôle de la mise en oeuvre du traité
3Destruction des stocks de mines anti-personnelMAECI et MDN7
4Recherche, développement et commercialisation des technologies canadiennesMDN et IC17.5
5DéminageACDI50
6Aide aux victimes

Le conseil de gestion interministériel approuve les programmes, les projets et les sorties de fonds soumis par les ministres pour des activités dans les domaines dont ils ont la responsabilité. Il examine les rapports d'étape et fournit au besoin des conseils en vue de modifier l'orientation. Son mandat est d'assurer la coordination interministérielle des recommandations et des propositions.

Le poste d'ambassadeur pour l'action contre les mines a été créé en reconnaissance du rôle de premier plan que joue le ministre des Affaires étrangères dans l'initiative antimines. La petite unité de soutien des politiques créée au sein du Ministère (ILX) organise les rencontres des États parties (pays touchés par les mines), établit des rapports sur la conformité du Canada à la Convention d'Ottawa (la Convention sur l'interdiction de l'emploi, du stockage, de la production et du transfert des mines anti-personnel et sur leur destruction) et entretient des relations avec les gouvernements d'autres pays et des partenaires non gouvernementaux en vue de créer des partenariats, de trouver des occasions d'agir et de favoriser la complémentarité des activités internationales se rattachant à l'universalisation, à l'entrée en vigueur, à l'établissement de priorités mondiales et à la coordination internationale. De plus, l'unité élabore le plan de communication gouvernemental pour l'action contre les mines, dans lequel les ministères participants établissent et gèrent leurs propres activités de communication.

Processus de contribution

Le Fonds canadien d'action contre les mines terrestres est consacré à une cause précise; il sert à mettre en application les décisions prises par le conseil de gestion interministériel. Il ne peut être utilisé pour réaliser d'autres priorités des ministères participants. Une fois que le conseil de gestion a approuvé un projet, un programme ou un décaissement dans un secteur d'activité, les fonds nécessaires sont fournis au ministère ou à l'organisme pour la mise en oeuvre à partir des fonds affectés à ce secteur d'activité selon la répartition théorique. Les décisions en matière de décaissements sont prises à chaque exercice dans le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses et les niveaux de référence annuels des ministères participants sont augmenté en conséquence pour la mise en oeuvre de projets et de programmes particuliers, dans le cadre de leur mandat.

ILX se divise en deux groupes : le groupe des opérations, des finances et de l'administration et celui des politiques, de la communication et de la sensibilisation. Ces deux groupes collaborent à des exercices semestriels d'établissement de priorités géographiques où ils définissent leur orientation pour les six mois à venir. Ces exercices permettent de déterminer les pays dans lesquels le Canada envisage de mener une action antimine, de leur accorder un ordre de priorité et d'établir l'orientation des projets qui pourraient être entrepris dans ces pays (p. ex. l'aide aux victimes par opposition au déminage). Des journées de réflexion ont eu lieu en juin 1998, en janvier 1999 et en juin 1999.

Le groupe des opérations, des finances et de l'administration administre le Programme d'initiatives pour l'interdiction des mines et le Programme de destruction des stocks. Il gère aussi le budget de la Direction et supervise le personnel de soutien d'ILX. Il coordonne les activités du Fonds canadien d'action contre les mines terrestres et de son conseil de gestion, agissant entre autres comme principal point de contact pour l'ACDI, le MDN et IC. Il possède également les compétences techniques nécessaires au déminage, au développement des technologies d'action antimines, à l'aide aux victimes et à la destruction des stocks. Enfin, il coordonne les activités d'élaboration des politiques en matière d'action contre les mines qui se rattachent à la défense des droits et aux activités sur le terrain des régions et organismes multilatéraux suivants :

  • l'Europe, l'Organisation sur la sécurité et la coopération en Europe (OSCE), l'Organisation du Traité de l'Atlantique Nord (OTAN) et la Banque européenne d'investissements;
  • l'Afrique et le Moyen-Orient, l'Organisation de l'Unité africaine et la Banque africaine de développement;
  • l'Asie, le forum régional de l'Association des nations de l'Asie du Sud-Est et la Banque asiatique de développement;
  • les Amériques (sauf le Canada et les États-Unis) et la Banque interaméricaine de développement;
  • les Nations Unies, pour ce qui est des activités sur le terrain financées principalement par le Fonds des Nations Unies pour l'enfance et le Programme des Nations Unies pour le développement.

Le groupe des politiques, de la communication et de la sensibilisation agit à titre de gestionnaire pour le Programme de partenariat pour l'action contre les mines, le Programme de surveillance des mines, le Programme de recherche et de formation sur l'action contre les mines et le Programme de sensibilisation et de durabilité. Il assure la coordination des processus de planification et d'élaboration des politiques au sein d'ILX, y compris la création continue et l'entretien de la base de données sur les mines terrestres et d'autres politiques et outils de planification connexes. Il assure la coordination des activités d'élaboration et de mise en oeuvre d'une stratégie de communication et de sensibilisation pour ILX et le Fonds canadien d'action contre les mines terrestres, tant au niveau national qu'au niveau international. Il possède les compétences techniques nécessaires dans les domaines de la recherche sur le terrain et de la définition des indicateurs de progrès en matière d'action antimines. Il coordonne les activités d'élaboration de politiques en matière d'action contre les mines qui se rattachent à la défense des droits et aux activités sur le terrain des régions et des organismes multilatéraux suivants :

  • les États-Unis;
  • les Nations Unies, pour ce qui est de l'élaboration des politiques, de la Convention d'Ottawa et du principal point de contact avec le Groupe d'appui contre les mines et le Service de l'action antimines des Nations Unies;
  • le protocole sur les mines de la Convention sur certaines armes classiques;
  • Action Mines Canada, le Comité international de la Croix-Rouge, la Campagne internationale contre les mines terrestres et la Société canadienne de la Croix-Rouge;
  • le Fonds canadien d'action contre les mines terrestres;
  • le Centre international de Genève pour le déminage humanitaire.

Les deux groupes d'ILX collaborent pour définir chaque année les objectifs stratégiques du fonds et à déterminer les attributions par programme en vue d'atteindre ces objectifs. Une fois approuvés par le conseil de gestion, ces éléments constituent le cadre de travail pour les activités d'ILX. Les deux groupes ont des mandats distincts et fonctionnent donc de façon relativement autonome.

Des exercices d'établissement de priorités géographiques relatives à l'action antimines sur le terrain ont lieu chaque semestre. Bien que l'on ne rédige pas de compte rendu sur ces journées de réflexion, on établit à l'avance l'ordre du jour pour orienter les discussions et les exposés. Les questions définies dans l'ordre du jour font l'objet de discussions, des décisions sont prises par l'unité, puis un document sur les leçons apprises est produit.

Pendant l'exercice de planification et de réflexion sur les politiques de juin 1999, ILX a mis en place un nouveau processus d'établissement de rapports. Ce processus s'applique, avec de légères variantes, aux deux sections d'ILX. Pour les projets de nature réactive qui portent principalement sur des programmes d'activité sur le terrain, comme les études, la sensibilisation aux mines, l'aide aux victimes et le déminage, le processus suivant s'applique.

1. Chaque ministère, à la réception d'une proposition comportant une demande de contribution du Fonds canadien d'action contre les mines terrestres : i) enregistre la proposition; ii) joint un formulaire de rapport et de suivi à celle-ci et iii) transmet le tout à l'agent de programme concerné au sein du Ministère.

2. L'agent de programme prépare une recommandation au sujet de la proposition et la présente au comité des programmes dans les meilleurs délais. S'il recommande de verser la contribution, il doit démontrer que la proposition est en accord avec les objectifs et les priorités du gouvernement canadien en matière d'action contre les mines.

3. Le comité des programmes, composé de trois coordonnateurs de programmes d'ILX et de deux coordonnateurs de l'ACDI, examine les recommandations des agents de programme et propose un plan d'action qui peut inclure les éléments suivants : i) recommander à l'agent de programme d'entreprendre le projet, peut-être avec des modifications; ii) demander à l'agent de programme de se procurer plus de renseignements; iii) convenir de ne pas donner suite à la proposition; iv) envoyer la proposition à un autre agent de programme pour qu'il y donne suite ou pour qu'il l'examine.

4. L'agent de programme veille à ce que le formulaire de rapport et de suivi joint à la proposition soit rempli et conservé après l'envoi au comité et à ce que le registre ministériel des propositions soit tenu à jour.

5. L'agent de programme communique aussi souvent que nécessaire avec le comité des programmes pour informer ce dernier du suivi donné à la proposition ou de l'avancement du projet.

Dans le cas des projets de nature proactive, comme ceux entrepris sur la recommandation du conseil de gestion ou du Ministre, il faut produire les mêmes rapports d'évaluation et documents d'approbation, avec de légères variantes quant à la personne à consulter. Dans le cas des projets qui ne comportent aucune activité sur le terrain, moins de consultations des autres ministres sont nécessaires.

Observations

Processus de contribution

Le cycle des contributions comporte les étapes suivantes :

A) réception des propositions,
B) sélection et approbation des projets,
C) préparation des accords de contribution,
D) suivi et fermeture du dossier.

A) Réception des propositions

Pour 3 des 18 dossiers examinés par l'équipe de vérification, il n'a pas été possible de déterminer qui avait lancé le projet. Dans ces trois cas, il y avait eu un échange considérable de courriels entre l'unité, l'ACDI et les bénéficiaires, mais il n'y avait aucune indication quant à l'origine du projet. Cette information, bien qu'elle ne soit pas exigée par la politique du Conseil du Trésor, serait utile pour la gestion d'ILX. Elle aiderait en effet les gestionnaires à définir les tendances quant à l'origine des projets et à déterminer ceux qui proviennent d'ONG par opposition à ceux qui sont issus du MAECI, d'autres ministères ou de MINA. Lorsqu'un projet est lancé par le bénéficiaire, on pourrait verser une demande officielle au dossier. Dans les cas où les projets sont entrepris par l'unité ou par une autre direction générale, on pourrait mettre une note au dossier du projet.

Recommandation à ILX

1. Mettre en place un mécanisme pour que l'origine de chaque projet soit indiquée dans le dossier.

Réponse d'ILX

1. Bien que la politique du Conseil du Trésor n'exige pas que les documents indiquant l'origine des projets soient conservés, ILX convient qu'il est important pour la gestion d'inclure ces documents dans les dossiers de l'unité. Les coordonnateurs de programmes et le personnel administratif touché ont donc reçu la directive de verser une demande officielle au dossier ou d'insérer une note au dossier du projet. Une liste révisée des documents à verser dans chaque dossier a été produite; les documents indiquant l'origine du projet figurent dans cette liste.

B) Sélection et approbation des projets

L'unité s'est améliorée dans ce domaine dans sa deuxième année d'activité. Depuis l'établissement d'un processus d'évaluation structuré et documenté, les mérites d'un projet donné sont maintenant évidents lorsque l'on consulte les dossiers. La correspondance au sujet de certains dossiers examinés indique par ailleurs un désaccord entre les coordonnateurs de programmes de l'ACDI et du MAECI quant à la détermination de l'organisme responsable des propositions de projet. Les deux groupes se réunissent peu pendant la phase de réalisation des projets, puisque les membres utilisent le courrier électronique et le téléphone pour communiquer.

Recommandation à ILX

2. Faire en sorte que les coordonnateurs de programmes de l'ACDI et du MAECI se réunissent régulièrement pour discuter des propositions de projet et consignent les résultats de ces réunions.

Réponse d'ILX

2. L'ACDI et le MAECI se réunissent régulièrement pour discuter des propositions de projet ainsi que des projets en cours. Deux représentants des coordonnateurs de programmes de l'ACDI et du MAECI qui gèrent les projets à examiner participent à ces réunions. ILX convient qu'un compte rendu des discussions devrait être versé au dossier par les coordonnateurs de programme lorsque le résultat de la discussion est une décision pertinente et ceux-ci ont donc été informés de la nécessité de mettre en place, le cas échéant, une telle procédure pour future consultation.

Bien que le groupe des politiques, de la communication et de la sensibilisation suive le même processus de reddition de comptes que celui des opérations, des finances et de l'administration, il y a des aspects de certains de ses projets qui lui sont propres. Ainsi, une section de consultation pour les projets qui sont culturels et axés sur les multi-médias est toujours en voie d'élaboration et un comité composé de deux membres d'ILX et d'un membre de la Croix-Rouge a été constitué. Les projets dirigés, qui sont élaborés en collaboration avec d'autres organismes comme des ONG ou des établissements d'enseignement supérieur, sont également traités de façon quelque peu différente, étant donné leur nature. Par exemple, l'idée d'un programme des jeunes ambassadeurs a d'abord été approuvée par le conseil de gestion et des mises à jours régulières sur l'élaboration du programme ont été fournies dans des rapports ultérieurs au conseil de gestion.

Pour ce qui est des projets gérés par le groupe des politiques, des communications et de la sensibilisation, depuis juin 1999, on verse au dossier du projet une note décrivant le processus d'élaboration du programme. De plus, des mécanismes d'évaluation précis sont intégrés dans le cycle de chacun de ces projets.

C) Préparation des accords de contribution

Certains accords de contribution signés à ILX posent des problèmes. Tant les accords de contribution que les contrats sont préparés par le personnel d'ILX. Bien que ces documents soient examinés par le Bureau de l'administration du secteur (IAM) et le conseiller ministériel en marchés et contributions (SMFG), une formation additionnelle en préparation et en traitement des documents se serait avérée utile pour l'unité. On a relevé des cas où l'accord de contribution n'était pas conforme aux exigences du Conseil du Trésor quant aux signataires autorisés. En effet, dans 3 des 18 dossiers examinés, la personne qui avait signé l'accord au nom de l'ambassadeur pour l'action contre les mines ne possédait pas un pouvoir de signature délégué conformément aux procédures ministérielles. Alors qu'il était clair que l'ambassadeur avait approuvé la signature des documents en son absence, le sous-ministre adjoint n'avait pas effectué la délégation appropriée.

Les modalités de paiement pour les contributions sont définies par des directives du Conseil du Trésor et sont fonction du montant total de chacune d'elles. On se fonde sur le principe suivant : les gestionnaires de programmes devraient essayer de rembourser les dépenses engagées par les bénéficiaires et éviter d'effectuer des paiements anticipés. Ils peuvent toutefois en consentir si cela s'impose. Les accords de contribution qui ont été examinés ne contenaient pas de clause stipulant que tous les fonds reçus doivent être dépensés avant la fin de l'exercice.

Deux des dix-huit accords de contribution examinés comportaient des modalités de paiement qui n'étaient pas en accord avec les directives du Conseil du Trésor, mais dans tous les cas, ILX avait demandé et obtenu l'approbation de ces modalités.

Recommandations à ILX

3. Mettre en place des procédures faisant en sorte que les accords de contribution soient signés par un agent qui dispose du pouvoir délégué approprié.

4. Pour tous les projets à venir, veiller à ce qu'il soit stipulé dans l'accord de contribution que les fonds reçus doivent êtres dépensés avant la fin de l'exercice.

5. Instaurer des procédures faisant en sorte que les modalités de paiement de tous les accords de contribution soient conformes aux directives du Conseil du Trésor.

Réponse d'ILX

3. Tous les employés d'ILX suivent la politique du Conseil du Trésor pour la signature d'accords de contribution en demandant la signature et l'approbation de la personne responsable. On a précisé à tous les membres du personnel d'ILX que tous les accords de contribution devaient être signés par l'ambassadeur pour l'action contre les mines ou, en l'absence de celui-ci, par le signataire désigné et approuvé par le sous-ministre adjoint de la Politique mondiale et de la Sécurité. Le coordonnateur et le coordonnateur adjoint de la gestion financière effectuent une vérification finale avant de transmettre l'accord à la Direction des services financiers du MAECI.

4. On a demandé à tous les membres du personnel du programme d'ILX de stipuler dans les accords de contribution que les fonds reçus pour un projet doivent être dépensés avant la fin de l'exercice et d'effectuer un suivi auprès des organismes bénéficiaires pour vérifier que ceux-ci connaissent et comprennent cette exigence.

5. Tous les membres du personnel du programme d'ILX savent que les modalités de paiement des accords de contribution doivent être conformes aux directives du Conseil du Trésor; on leur a demandé de respecter scrupuleusement ces directives et de demander l'approbation des accords de contribution par le comité d'examen des contrats pour ILX. Toutes les exceptions ont été approuvées par le comité d'examen des contrats et, par la suite, par l'autorité financière appropriée du Ministère.

D) Suivi et fermeture du dossier

ILX a élaboré une base de données qui contient des renseignements sur l'état des projets de l'unité. Cette base de données indique le nom de l'organisation bénéficiaire, le titre du projet, le montant de la contribution et le responsable du programme. Elle précise aussi les motifs du financement, le nom de l'agent responsable, si une proposition a été reçue, s'il y a un accord de contribution signé au dossier, si SBRP l'a approuvée, s'il y a une preuve que les fonds ont été dépensés et si les rapports ont été reçus. Cet outil nécessite toutefois un suivi et des mises à jour régulières. De plus, il serait utile d'ajouter des colonnes au formulaire, ce qui aiderait l'agent des finances de l'unité à assurer un meilleur suivi des paiements. Ainsi, des données comme la date d'échéance du rapport intermédiaire, la date du paiement provisoire, la date d'échéance du rapport final et la date du paiement final seraient toutes utiles. Voici les résultats de l'examen des 18 dossiers sélectionnés :

  • trois bénéficiaires n'avaient pas soumis de rapport intermédiaire dans six cas où ils étaient tenus de le faire;
  • parmi les seize bénéficiaires qui étaient tenus de fournir un rapport, dix d'entre eux ne l'avaient pas encore fait.
  • aucun des dossiers ne comportait une analyse effectuée après l'achèvement du projet pour déterminer si celui-ci était ou non un succès; bien que ces discussions aient lieu dans le cadre des journées de réflexion d'ILX, une note au dossier compléterait le processus de suivi et indiquerait que les fonds alloués à un projet ont effectivement été dépensés comme il est stipulé dans l'accord de contribution.

Bien que cette exigence ne fasse pas officiellement partie des directives du Conseil du Trésor, on a suggéré à ILX d'intégrer à ses nouvelles procédures administratives l'obligation de conserver au dossier des données plus précises et analytiques sur les résultats du projet. Compte tenu de cette exigence, on a observé qu'il était souhaitable de verser au dossier une analyse effectuée après l'achèvement du projet et préparée soit par le personnel d'ILX, soit, dans le cas des projets importants, par un consultant embauché expressément à cette fin. Cette analyse porterait sur l'efficacité du projet et déterminerait s'il a réussi à atteindre les objectifs initiaux.

Recommandations à ILX

6. Charger un membre du personnel d'ILX d'effectuer un suivi de tous les projets en cours, de signaler les exceptions aux gestionnaires d'ILX et de mettre à jour la base de données.

7. Ajouter de nouveaux champs à la base de données sur les projets d'ILX pour permettre le suivi des données sur les paiements.

Réponses d'ILX 

6 et 7. Le poste de coordonnateur adjoint de la gestion financière a été régularisé au sein d'ILX et est occupé par un AS permutant ayant reçu une formation complète. On a confié au titulaire de ce poste la responsabilité d'effectuer un suivi de tous les projets en cours, de signaler les exceptions au coordonnateur et à l'ambassadeur pour l'action contre les mines d'ILX. Tous les projets sont enregistrés dans la base de données et comportent un numéro de dossier et les données sont mises à jour à mesure que le projet avance. De plus, le coordonnateur adjoint de la gestion financière a ajouté de nouveaux champs pour permettre le suivi des données sur les paiements, y compris : le montant de la contribution, le budget du programme et la réception du rapport financier final et des observations. Enfin, lorsqu'un paiement à un accord de contribution est effectué, un rapport de SGI est imprimé et est versé au dossier du projet.

Ressources

ILX est une unité dirigée par l'ambassadeur pour l'action contre les mines et est dotée de douze employés, dont six occupent des postes d'une durée déterminée qui doivent disparaître en 2003. La première année d'activité s'est avérée très exigeante pour le groupe. Beaucoup de temps et d'énergie ont été consacrés à la mise sur pied et au démarrage de l'unité. Il a fallu embaucher du personnel, trouver des locaux, déterminer la répartition des fonds et établir les critères d'évaluation des projets.

Au cours de la première année, les employés d'ILX ont donc déclaré un grand nombre d'heures supplémentaires. L'équipe de vérification a examiné les demandes de rémunération d'heures supplémentaires présentées pour la période de juin 1998 à décembre 1999. Parmi les cas examinés, mentionnons celui d'une personne qui a déclaré 243 heures pour la période de janvier à mars 1999 et 175,5 heures de plus d'avril à juin. Le dévouement des membres de l'unité est admirable et le nombre d'heures supplémentaires travaillées est justifié pendant la première année d'activité où une importante conférence internationale d'action contre les mines a eu lieu. Toutefois, la nécessité de continuer à faire des heures supplémentaires est discutable. L'ambassadeur a mentionné que les heures supplémentaires sont maintenant strictement limitées.

Il est devenu évident, au cours de la vérification, que l'unité n'avait pas défini de façon systématique son niveau de participation aux projets. Certains coordonnateurs des programmes d'ILX ont consacré un nombre important d'heures à travailler avec les organismes bénéficiaires à la mise en oeuvre des projets. Ils manquent donc de temps durant les heures de travail normales pour exécuter d'autres tâches. Il serait utile de procéder à une réévaluation du niveau de participation exigé de chacun des coordonnateurs, ce qui serait une première étape vers la réduction du nombre d'heures supplémentaires effectuées.

Recommandation à ILX

8. Clarifier le rôle des coordonnateurs de programmes auprès des bénéficiaires à l'étape de la mise en oeuvre des projets.

Réponse d'ILX

8. Les communications entre ILX et le bénéficiaire ont été rationalisées et se feront uniquement par l'entremise du coordonnateur de programmes et du coordonnateur de la gestion financière. Le coordonnateur de programmes qui recevra la proposition accusera réception de la proposition, effectuera une analyse du projet, rédigera l'accord de contribution en collaboration avec le coordonnateur de la gestion financière et veillera à ce que l'accord soit signé par le bénéficiaire et à ce que les deux signataires le comprennent parfaitement. Le coordonnateur de programmes transmettra les demandes de paiement du bénéficiaire au coordonnateur de la gestion financière et il vérifiera que les conditions de l'accord pertinentes soient remplies avant le paiement suivant. Enfin, il est essentiel d'effectuer un suivi pour vérifier que le projet progresse comme prévu et que les fonds sont utilisés comme il est stipulé dans l'accord. Il faut pour cela rester constamment en communication avec le bénéficiaire et obtenir les rapports intermédiaires et final dans les délais fixés. Le coordonnateur de programmes doit conserver un dossier complet contenant tous les documents et la correspondance, lequel s'ajoute à celui qui est tenu par le coordonnateur de la gestion financière.

Rôle de l'ambassadeur

On a créé le poste d'ambassadeur pour l'action contre les mines en reconnaissance du rôle spécial du ministre des Affaires étrangères dans l'initiative contre les mines. Selon des entretiens avec l'ambassadeur et le personnel d'ILX, il incombe à l'ambassadeur de réaliser un équilibre entre les politiques en matière d'action antimines et l'exécution du programme. Il participe à l'établissement semestriel des priorités géographiques. Après l'achèvement de nos travaux de vérification sur place, l'ambassadeur et le sous-ministre adjoint de la Politique mondiale et de la Sécurité ont signé une entente de gestion du rendement.

Marchés

Un certain nombre de marchés accordés par l'unité sont financés par le budget de fonctionnement de l'unité, plutôt que par les fonds de contribution du crédit 10. Certains membres du personnel d'ILX se sont inquiétés que les contraintes imposées par les politiques ministérielles et gouvernementales en matière de marchés nuisaient à la capacité de l'unité de remplir son mandat. Ils affirmaient qu'ils perdaient de bons fournisseurs fiables parce qu'ils ne pouvaient pas prolonger les contrats de service au-delà de la période de 20 semaines, ce qui a posé des problèmes à l'unité, car elle n'a pas pu trouver un entrepreneur à court préavis et les échéances sont devenues difficiles à respecter.

Ils ont également soulevé la possibilité d'utiliser un système d'offres permanentes, lesquelles ne sont pas utilisées dans l'unité; pourtant, elles permettent de faire appel, à court préavis, à des entrepreneurs compétents. Pour la plupart des marchés d'ILX, on fait appel à un fournisseur unique au lieu de recourir aux services internes qui sont très demandés et par conséquent, qui ne peuvent respecter les courts délais de l'unité. Mentionnons à titre d'exemples de ce type de services obtenus par contrat la traduction et les communications.

Recommandation à ILX

9. Examiner avec le conseiller de l'administration du secteur et la Direction des services financiers la possibilité d'établir un système d'offres permanentes pour certains besoins constants d'ILX en matière de marchés.

Réponse d'ILX

9. ILX a utilisé dans le passé un système d'offres permanentes lorsque cela s'était avéré dans l'intérêt supérieur du Ministère de le faire et que la procédure était en accord avec les directives du Conseil du Trésor, surtout dans le secteur B. ILX serait favorable à l'utilisation des offres permanentes dans l'avenir si l'occasion se présentait, et cette option sera examinée par le conseiller de l'administration du secteur et par la Direction des services financiers.

Vérification de certains bénéficiaires

Tous les accords de contribution d'ILX contiennent une clause sur la vérification des bénéficiaires. ILX ne s'est toutefois pas prévalu de cette clause. L'utilisation régulière de cette clause pourrait pourtant réduire au minimum le risque de mauvaise utilisation des fonds du Ministère, tenir au courant ILX des pratiques financières des bénéficiaires et lui permettre de définir les points à améliorer dans les systèmes de ces derniers.

Recommandation à ILX

10. Mettre en place en fonction du risque un programme de vérifications des états financiers intermédiaires des bénéficiaires. ILX pourrait effectuer lui-même les vérifications en demandant au bénéficiaire qu'il lui soumette ses états financiers vérifiés ou pourrait confier cette tâche à un agent.

Réponse d'ILX

10. ILX convient qu'il est important d'effectuer des vérifications des états financiers intermédiaires des bénéficiaires. L'ambassadeur pour l'action contre les mines et l'équipe d'ILX ont convenu que les vérifications de certains bénéficiaires ou projets soient effectuées par des organismes, sous contrat. Le droit d'ILX de procéder à une vérification figure dans tous les accords de contribution. La première vérification est donc prévue pour le troisième trimestre de l'exercice 2000-2001. Les bénéficiaires ou les projets qui feront l'objet d'une vérification seront sélectionnés après discussion et consultation avec le personnel d'ILX, de façon à prendre une décision en connaissance de cause.

L'équipe de vérification a effectué la vérification des états financiers de deux bénéficiaires pour s'assurer de l'exactitude des données soumises. Elle a ensuite fait des recommandations précises à ces deux bénéficiaires. Ces recommandations se trouvent dans deux rapports distincts (Vérification des contributions ministérielles à la campagne internationale pour l'interdiction des mines terrestres, Vérification des contributions ministérielles à Action Mines Canada).

Bureau de l'inspecteur général

Pied de page

Date de modification :
2008-10-31