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Vérification des contributions pour le bois d'oeuvre

Vérification des contributions pour le bois d'oeuvre

(Février 2000)

• 1.0 Sommaire
• 2.0 Introduction
• 3.0 Objectifs
• 4.0 Portée et démarche
• 5.0 Conclusions de la vérification

1.0 Sommaire

La présente vérification des contributions pour le bois d'oeuvre s'inscrit dans le cadre de la série continue de vérifications des programmes de subventions et de contributions du MAECI.

La présente vérification fait suite à celle de 1996, où l'on avait relevé d'importants points faibles dans le contrôle financier. Depuis 1996, SIV a collaboré de façon ponctuelle et à titre consultatif avec la Direction générale des contrôles à l'exportation et à l'importation (EPD) dans le but d'améliorer ses systèmes et processus.

Cette vérification a consisté en un examen des activités administratives et financières de la section administration et finance de la direction des services d'administration et de technologie (EPC), effectué dans le cadre des ententes conclues entre les gouvernements de la Colombie-Britannique, de l'Alberta, de l'Ontario et du Québec concernant le transfert des revenus perçus par le biais des licences d'exportation de bois d'oeuvre. La vérification a porté sur les opérations financières (paiements des contributions aux provinces et comptes clients - exportateurs de bois d'oeuvre) pour les périodes 1996-1997, 1997-1998 et 1998-1999.

À partir de cette vérification, nous sommes en mesure de conclure que la Direction des services d'administration et de technologie (EPC) de la Direction générale des contrôles à l'exportation et à l'importation (EPD) a fait des progrès considérables dans l'administration financière de l'Accord sur le bois d'oeuvre résineux. En appliquant des mesures de dotation et en mettant en oeuvre une structure de contrôle plus rigoureuse, EPC a appliqué toutes les recommandations formulées à la suite de la vérification de 1996 de SIV, sur lesquelles la gestion de EPC a une influence directe. En outre, nous constatons avec satisfaction que le paiement des contributions aux provinces s'est effectué conformément aux autorisations et qu'il a été correctement calculé. Les recettes et la gestion des comptes clients sont également traitées de façon sérieuse et efficace. Cela est louable étant donné que le personnel doit utiliser un système qui n'est ni commode ni convivial pour la suivie des données et l'établissement de rapports. Le Système de contrôle des licences d'importation (SCLI) n'est pas encore intégré au système de gestion intégré (SGI) du Ministère.

Nos recommandations portent principalement sur l'amélioration d'une situation déjà bien meilleure que lors de la précédente vérification. En mettant ces recommandations en oeuvre, EPC devrait être en mesure d'assumer ses responsabilités administratives financières dans le cadre de l'Accord sur le bois d'oeuvre résineux jusqu'à l'expiration de l'Accord.

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2.0 Introduction

Les « contributions » pour le bois d'oeuvre sont des transferts des droits d'exportation versés par le MAECI aux quatre provinces (C.-B., Alberta, Ontario et Québec) visées par l'Accord sur le bois d'oeuvre résineux. Le MAECI verse aux provinces la plus grande partie des droits d'exportation qu'il recueille auprès des entreprises canadiennes qui exportent du bois d'oeuvre aux États-Unis. L'Accord sur le bois d'oeuvre résineux entre le gouvernement du Canada et le gouvernement des États-Unis d'Amérique, conclu en 1996 pour une période de cinq ans, précise les règles de recouvrement des droits d'exportation auprès des exportateurs. Des accords ultérieurs, conclus avec les quatre provinces, ont fixé les montants des contributions qui doivent leur être transférées. Le montant transféré à chaque province est, en gros, le montant que le MAECI perçoit sur l'exportation de bois d'oeuvre provenant de cette province, déduction faite de la part provinciale des frais engagés par le MAECI pour la gestion du régime des Accords sur le bois d'oeuvre résineux, et des cotisations à un fonds de défense juridique géré par le MAECI.

Les droits d'exportation perçus en vertu de l'Accord sur le bois d'oeuvre résineux constituent la source de revenu la plus importante du MAECI. Durant les trois premières années de l'Accord, le revenu annuel s'est élevé à environ 70 à 100 millions de dollars par année.

Les paiements aux provinces sont habituellement faits dans l'année qui suit l'année au cours de laquelle le bois a été expédié. Par exemple, les droits d'exportation perçus sur le bois entré aux É.-U. entre le 1^er avril 1996 et le 31 mars 1997 (année 1 de l'Accord) ont été reversés aux provinces au cours de l'exercice 1997/98. Par conséquent, les transferts aux provinces sont des revenus de l'année précédente, pour lesquels le MAECI a obtenu une approbation spéciale du Conseil du Trésor.

En vertu de l'Accord sur le bois d'oeuvre résineux, le Canada peut exporter une quantité précise de bois d'oeuvre aux É.-U. sans droits d'exportation. Au cours de la première année de l'Accord, cette quantité était de 14,7 milliards de pieds-planche. Cette quantité est considérée comme le « régime de base » (RB). En outre, le Canada peut expédier jusqu'à 650 millions de pieds-planche au titre du « régime de prix inférieur » (RPI). Durant cette même année, ce prix était de 50 $US le millier de pieds-planche. Les expéditions dépassant ce montant sont assujetties à des droits d'exportation plus élevés : le régime de prix supérieur (RPS), soit 100 $US le millier de pieds-planche. D'autres mécanismes prévus par les ententes provinciales permettent d'assurer la répartition des expéditions tout au long de l'année (clauses de quantités trimestrielles par exemple). Également, les prix de 50 $US et 100 $US sont réévalués chaque année en fonction de l'inflation. Le Canada peut également exporter 92 millions de pieds-planche sans droits ou à titre de prime de contingent lorsque le prix moyen du bois d'oeuvre reste au-dessus d'un prix de déclenchement pendant un trimestre entier. Le Canada peut se prévaloir de cette prime de contingent pendant les quatre trimestres consécutifs qui suivent le trimestre au cours duquel le droit à la prime est gagné.

Au début de chaque année contingentaire, la Direction du bois d'oeuvre (EPS) du MAECI attribue aux entreprises canadiennes les parts de contingent du régime de base et du régime de prix inférieur. Les parts de contingent de chaque compagnie sont entrées dans le SCLI de EPC. Le processus d'attribution des parts de contingent est très complexe et a survécu à divers problèmes juridiques.

Chaque expédition de bois d'oeuvre exporté aux É.-U. en provenance de l'une des quatre provinces citées est soumise à la délivrance d'une licence d'exportation par le MAECI. Toutes les licences sont délivrées par le biais du SCLI. L'expédition peut être imputée à la part de contingent du régime de base ou à une prime de contingent de la société, ou être assujettie aux droits d'exportation fixés à l'heure actuelle à 52,93 $US le millier de pieds-planche si la part de contingent du régime de prix pieds-planche inférieur est dépassée (à 105,86 $US le millier de pieds-planche dans le cas contraire).

Les exportateurs font appel à un courtier en douane canadien pour obtenir ces licences d'exportation. La plupart des courtiers sont reliés au SCLI par voie électronique. Lorsque le courtier entre les informations relatives à l'expédition dans le SCLI, le système vérifie si l'exportateur a une part de contingent disponible suffisante et calcule les droits d'exportation auxquels il s'expose, le cas échéant. Si l'exportateur doit payer des droits d'exportation, le courtier les entre sur la licence (qui sert de facture) et classe cette dernière dans le SCLI, dans les comptes clients.

Au MAECI, c'est EPS qui assure principalement l'administration de l'Accord sur le bois d'oeuvre résineux. Toutefois, EPC lui apporte un soutien administratif considérable dans le domaine des finances et des systèmes informatiques. Les exportateurs effectuent des paiements directement à EPC, au MAECI. Les chèques arrivent dans la salle du courrier et sont entrés au registre et transférés chaque jour à EPC. Le personnel de EPC vérifie les licences payées, met à jour les comptes clients dans le SCLI et rend compte des paiements partiels ou excessifs. Les recettes sont alors saisies dans le système financier du Ministère, le SGI, et les fonds sont transférés au bureau du caissier (SBRA) qui se charge de les déposer.

À l'automne 1996, SIV a effectué une vérification des contrôles financiers liés aux revenus perçus dans le cadre de l'Accord sur le bois d'oeuvre résineux. Cette vérification avait révélé des points faibles considérables. Depuis, EPC a apporté de nombreux changements à ses systèmes et processus de recettes.

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3.0 Objectifs

Les objectifs de la vérification étaient les suivants :

1. Vérifier que les paiements de contributions perçus aux termes de l'Accord sur le bois d'oeuvre résineux et versés aux provinces sont conformes aux autorisations et sont correctement calculés.

2. Assurer le suivi depuis la vérification de 1996 par SIV du régime d'exportation du bois d'oeuvre et évaluer la structure actuelle du contrôle financier.

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4.0 Portée et démarche

Cette vérification englobait un examen de la section de l'administration et des finances de la Direction des services d'administration et de technologie (EPC), effectué dans le cadre de la mise en oeuvre des accords entre les gouvernements de la Colombie-Britannique, de l'Alberta, de l'Ontario et du Québec concernant le transfert des portions de revenus provenant des droits de licences d'exportation de produits de bois d'oeuvre.

De plus, nous avons obtenu des informations sur les rapports financiers du Système de contrôle des licences d'importation (SCLI) par le biais de la section des systèmes de licences de génie logiciel de EDP, au sein de EPC. Au cours de notre examen de la « gestion des comptes clients », nous avons fait des recherches et obtenu des renseignements auprès de la Direction du bois d'oeuvre (EPS). Notre vérification a porté sur les opérations financières (paiement des contributions aux provinces) pour les périodes 1996-1997, 1997-1998 et 1998-1999.

Notre démarche a consisté à examiner les processus, systèmes et documents connexes pertinents, et à rencontrer le personnel clé.

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5.0 Conclusions de la vérification

• 5.1 Paiements des contributions aux provinces
  • 5.1.1 Calculs des paiements des contributions
  • 5.1.2 Autorisations de contributions
  • 5.1.3 Fonds de défense juridique
  • 5.1.4 Coûts de la mise en oeuvre et de l'administration
  • 5.1.5 Rapprochement des comptes - Trésor
• 5.2 Suivi après la vérification du régime de contrôle des exportations de bois d'oeuvre effectuée par SIV, en 1996
  • 5.2.1 Insuffisances financières du SCLI
  • 5.2.2 Procédures de rapprochement à EPC
  • 5.2.3 Besoin de ressources financières supplémentaires
  • 5.2.4 Gestion des comptes clients

5.1 Paiement des contributions aux provinces

Dans ce domaine, l'objectif de notre vérification était de vérifier si le paiement des contributions aux provinces était versé en conformité avec les autorisations, et était correctement calculé.

5.1.1 Calculs des paiements des contributions

Les accords sur le bois d'oeuvre résineux conclus entre le gouvernement du Canada et les gouvernements provinciaux de la Colombie-Britannique, de l'Alberta, de l'Ontario et du Québec prévoient que les paiements soient effectués le ou avant le 1^er septembre suivant la fin de l'exercice. L'une des principales variables affectant le montant des paiements aux provinces est que ce montant est basé sur les « droits recouvrés ». Lorsqu'un exportateur demande une licence d'exportation, il lui incombe de verser des droits d'exportation au MAECI. L'expérience montre que, dans la pratique, ces exportateurs attendent en moyenne 20 jours à partir de la date d'exportation pour recevoir leur facture, et mettent 26,5 jours pour la régler. Le MAECI émet des rapports financiers mensuels aux sociétés exportatrices de bois d'oeuvre. Au cours des trois premières années de l'Accord, des 1 196 778 licences délivrées, plus de 36 979 ont été annulées, et une partie de celles-ci ont été réémises. Les licences d'exportation sont annulées à cause de duplications, d'erreurs, ou parce qu'entre-temps, l'exportateur a obtenu des renseignements qu'il ignorait. Les licences d'exportation pour lesquelles des droits ont été versés et qui sont ensuite annulées après l'échéance du 31 août réduisent d'autant le montant des revenus à verser aux provinces. On continue à déceler et à vérifier ces erreurs et omissions longtemps après la fin de l'année d'attribution de la licence.

Les calculs des contributions annuelles aux provinces sont effectués par le directeur adjoint, administration et finance, direction des services administratifs et technologiques (EPC). Habituellement, les calculs sont faits vers le 15 août de chaque année pour l'exercice précédent. Les renseignements financiers nécessaires à la réalisation de ces calculs viennent de diverses sources. La principale source d'information est le Système de contrôle des licences d'importation (SCLI). Chaque année, on extrait du SCLI des rapports résumés et détaillés sur les factures de bois d'oeuvre des provinces. On obtient les informations relatives aux déboursements pour le fonds de défense juridique et les coûts administratifs auprès de la Direction sur le bois d'oeuvre (EPS) et du Secrétariat de planification et de gestion des ressources (SMD) respectivement. Les résultats de notre examen du fonds de défense juridique et des coûts administratifs sont décrits dans d'autres sections du présent rapport.

Ainsi qu'il a été expliqué, les sommes facturées pour les droits de licence, par province, continuent de changer à cause de rajustements, de révisions, d'annulations et de remise de droits. C'est ainsi que, par exemple, les paiements effectués aux provinces pour l'année 3 de l'Accord sont des montants déduits qui se répartissent comme suit :

Montant facturé pour l'année 3

Moins : Comptes clients en souffrance pour l'année 3
Plus : Rajustements pour les années 2 et 3 (rajustements de licence)
Moins : Fonds de défense juridique (max. 10 %)
Moins : Coûts administratifs pour l'année 3
= Montant déboursé pour les provinces pour l'année 3

Nous avons vérifié les calculs des contributions versées par EPC par rapport aux données financières du SCLI. Nos examens comportaient une évaluation de l'exactitude mathématique et une comparaison des totaux sommaires avec les feuilles de calculs financiers préparées par EPC. De plus, nous avons validé les montants versés aux provinces en nous procurant et en examinant des documents justificatifs. À partir de notre travail de vérification, nous avons constaté que les paiements des contributions aux provinces ont été effectués avec exactitude et dans leur intégralité, et qu'ils sont justement présentés dans les dossiers tenus à jour par EPC.

5.1.2 Autorisations de contributions

Outre l'Accord sur le bois d'oeuvre résineux entre le gouvernement du Canada et le gouvernement des États-Unis d'Amérique, les autorisations du Canada qui régissent la gestion des accords sur le bois d'oeuvre figurent dans les documents suivants :

• Modification de la Liste des marchandises d'exportation contrôlée pour y ajouter le bois d'oeuvre résineux;
• Règlement sur le prix des licences d'exportation (Produits de bois d'oeuvre);
• Accords entre le gouvernement du Canada et les gouvernements de la Colombie-Britannique, de l'Alberta, de l'Ontario et du Québec concernant le transfert des parties de revenus perçus sur les droits d'exportation de produits de bois d'oeuvre.

Dans le cadre de notre examen des autorisations de paiements des contributions aux provinces, nous avons passé en revue les documents d'autorisations pertinents et rencontré le personnel clé de EPC et de EPS. Nous avons pu en conclure que les paiements ont été faits en vertu des autorisations accordées.

Les commentaires et propositions suivants visent à aider les gestionnaires dans la gestion générale des paiements des contributions aux provinces.

Cependant, EPC a déjà, par le passé, retenu les services d'un consultant engagé par EPS pour élaborer des méthodes d'établissement des coûts. La méthode actuellement utilisée a été jugée correcte par ce consultant. Nous pensons que la méthodologie actuelle d'établissement des coûts est correcte; toutefois, la direction ne l'a pas encore formellement approuvée. En outre, vu qu'il faudra probablement continuer à encourir des coûts administratifs bien après l'année 2001 (fin de l'Accord), il faut réexaminer la méthodologie actuelle pour déterminer s'il faut prévoir un budget de faux frais pour les coûts de mise en oeuvre et d'administration imprévus.

Au cours de notre vérification, la question de l'établissement d'un fonds de prévoyance a été soulevée avec EPC et avec EPS. Ce fonds permettrait, le cas échéant, de rembourser les producteurs de bois d'oeuvre au cas où elles ou le Canada parviendraient à contester la réglementation sur la classification douanière des É.-U. Le cas échéant, il faudra déployer des efforts considérables pour que le montant du fonds soit raisonnable et reflète les données antérieures disponibles. Au cours de nos discussions avec EPS, nous avons appris que, si des informations sont disponibles sur les affaires en instance, il n'est pas possible d'obtenir des informations sur les droits de licence particuliers faisant l'objet d'une contestation. Apparemment, le problème réside dans la difficulté de faire concorder le type de bois d'oeuvre exporté et les données sur la licence disponibles dans le SCLI.

Recommandations

5.1.2.1 La méthodologie actuelle d'établissement des coûts utilisée pour déterminer les coûts annuels de mise en oeuvre et d'administration en vertu de l'accord doit être officiellement adoptée à titre de politique de la direction générale.

5.1.2.2 Il faut envisager l'établissement d'un fonds de prévoyance pour pouvoir rembourser les sociétés de bois d'oeuvre au cas où elles ou le Canada contesteraient avec succès les réglementations de classification douanière des É.-U. Le montant de ce fonds doit être raisonnable, de sorte qu'il faudra recueillir avec soin des données pour le déterminer.

Réponses de EPD

5.1.2.1 Approuvé. La méthodologie précédemment acceptée par le directeur général sera officiellement approuvée.

5.1.3 Fonds de défense juridique

Dans les modalités et conditions régissant les contributions aux provinces canadiennes pour le transfert des revenus perçus par le biais des droits d'exportation des produits du bois d'oeuvre, figure l'autorisation de retenir des fonds de contribution, afin de compenser les coûts éventuellement engagés pour défendre les intérêts du Canada dans les litiges nationaux et internationaux concernant le régime de contrôle des exportations de bois d'oeuvre aux États-Unis.

Le calcul du montant à retenir dans le fonds de défense juridique est exprimé comme suit :

Le montant exact de la contribution à une province sera calculé en fonction des recettes perçues au titre des exportations de bois d'oeuvre de la province pendant l'exercice financier précédent, y compris tout redressement des recettes perçues au titre des exportations de bois d'oeuvre effectuées pendant les années antérieures, moins toute somme requise pour compenser les frais de mise en oeuvre et d'administration par le MAECI du régime de contrôle des exportations de bois d'oeuvre et moins 10 % des recettes annuelles nettes (total des recettes moins toute remise de droits et moins les frais de mise en oeuvre et d'administration par le MAECI du régime de contrôle des exportations de bois d'oeuvre), jusqu'à un montant cumulé de 20 millions de dollars pour la durée de l'Accord (du 1^er avril 1996 au 31 mars 2001) devant être retenu par le Trésor pour compenser les frais de défense des intérêts du Canada dans le cadre d'actions en justice nationales et internationales intentées pour contester le régime de contrôle des exportations de bois d'oeuvre aux États-Unis (fonds de défense). Après l'expiration de l'Accord sur le bois d'oeuvre, après la cessation des tâches opérationnelles, y compris chaque province recevra un dernier paiement comprenant sa part respective des fonds de défense non engagés.

Nous avons vérifié les calculs des cotisations au fonds de défense juridique effectués par EPC par rapport aux données financières du SCLI. Nos vérifications ont porté sur l'exactitude mathématique et la comparaison des totaux récapitulatifs avec les feuilles de calculs financiers préparés par EPC. L'interprétation et l'application de la formule citée ci-dessus par EPC dans l'accomplissement de ses calculs de fonds à retenir dans le fonds de défense juridique ne tiennent pas compte des coûts engagés par le MAECI pour la mise en oeuvre et l'administration du système de contrôle des exportations de bois d'oeuvre résineux. EPC calcule la retenue de 10 % sur les revenus annuels nets. La formule n'a pas été appliquée à la lettre, mais les montants dont il est question (coûts de mise en oeuvre et d'administration) ne sont pas considérés comme relativement importants, et en tant que tels, il n'est pas nécessaire de faire un rajustement du fonds. D'autre part, le montant maximal autorisé pour cette retenue (20 millions de dollars) a été atteint. En suivant la méthode utilisée par EPC, nous avons pu nous assurer que les calculs ont été faits correctement et complètement, et qu'ils sont étayés par les données financières du SCLI.

Au 31 mars 1999, le solde réel du fonds de défense juridique par province et après dépenses était le suivant :

Ainsi qu'il a été mentionné, . Au cours de nos discussions avec EPS, on a envisagé la possibilité d'évaluer les coûts juridiques des affaires en instance. On pense que ce serait un bon exercice qui pourrait servir à l'établissement d'un fonds de prévoyance. De plus, cela permettrait d'atteindre un chiffre plus précis pour les budgets supplémentaires de dépenses à l'échéance de l'accord en 2001.

Recommandation

5.1.3.1 Avec la mise en oeuvre de la recommandation (5.1.2.2), envisager la possibilité de déterminer une estimation raisonnable des coûts juridiques futurs, à imputer au fonds de défense juridique.

Réponses de EPD

5.1.3.1 Approuvé.

5.1.4 Coûts de la mise en oeuvre et de l'administration

Ainsi qu'il a été mentionné, les modalités et conditions de l'accord sur les contributions pour le bois d'oeuvre passé avec les provinces ne définit pas précisément les coûts de mise en oeuvre et d'administration. Suite à la vérification de 1996 par SIV des contrôles financiers du bois d'oeuvre, EPS a engagé un consultant pour obtenir des conseils financiers et des lignes directrices. On a ainsi élaboré une méthodologie d'établissement des coûts maintenant utilisée par EPC. Les coûts du temps supplémentaire et des salaires, les coûts d'exploitation et des investissements, déduction faite des revenus des licences, sont imputés aux paiements des contributions aux provinces.

Le tableau suivant donne le détail des coûts pour les années 1, 2 et 3 de l'Accord.

La méthodologie d'établissement des coûts suivie par EPC pour les exercices 1996 à 1999 est la suivante :

Dans ce domaine, notre vérification a porté sur l'exactitude mathématique des calculs, sur l'examen des documents pertinents, et sur l'évaluation de l'ensemble de la méthodologie d'établissement des coûts appliquée pour les années 1, 2 et 3 de l'accord. Nous n'avons pu confirmer ni l'exactitude mathématique des calculs ni examiner les documents pertinents, car EPC n'a conservé aucun document papier justifiant les calculs effectués. Vu l'importance relative des sommes en question et le temps nécessaire pour refaire les calculs, nous éviterons de commenter les chiffres utilisés pour les calculs.

Il est important de mentionner la question des frais généraux dans les calculs. La direction de EPC nous a expliqué que les frais généraux n'ont pas été jugés relativement importants et qu'à ce titre ils n'avaient pas été pris en compte dans les calculs précédents. Vu que les frais généraux s'appliquent à EPC et à EPS et qu'il existe une formule ministérielle pour évaluer les frais généraux, il faudrait essayer d'atteindre un chiffre et d'évaluer son importance relative par rapport au coût global de mise en oeuvre et d'administration. Nous avons conclu que la méthodologie suivie est raisonnable et, mis à part l'absence de documents justificatifs, qu'elle est justement présentée dans les registres de EPC.

Recommandations

5.1.4.1 Il faudrait déterminer les frais généraux associés à la mise en oeuvre et à l'administration de l'Accord. S'ils s'avèrent considérables par rapport à d'autres coûts déjà imputés en vertu de l'accord, il faudra envisager de les inclure dans les calculs futurs des paiements aux provinces.

5.1.4.2 Il faut conserver dans des dossiers les documents justifiant les calculs d'établissement des coûts de la mise en oeuvre et de l'administration.

Réponses de EPD

5.1.4.1 Cette recommandation sera appliquée en consultation avec SMS. Il incombe aux services ministériels de définir les frais généraux. Il faut tenir compte de l'importance du montant des frais généraux par rapport aux coûts de l'ensemble du programme et du besoin éventuel de récupérer des fonds de façon rétroactive si des ajustements devaient être faits. Dès que nous aurons reçu les conseils du Ministère, nous serons prêts à débattre de la question. En fonction de ces deux points, nous nous demandons jusqu'à quel point il faut pousser la question.

5.1.4.2 Approuvé. Un dossier a été déposé au . Les documents justifiant les calculs d'établissement des montants ont été conservés sous forme électronique. En vue de la vérification, des dossiers seront préparés sur papier et déposés au .

5.1.5 Rapprochement des comptes - Trésor

L'un des objectifs de la vérification était de vérifier les chiffres du revenu utilisés dans le calcul du remboursement aux provinces, en les rapprochant des chiffres du Trésor. Ce qui a été fait en confirmant que l'unité des finances de EPC suivait un processus à cet effet. Notre processus de confirmation a révélé le point suivant :

Le superviseur, Administration des droits de licence, suit une procédure de rapprochement hebdomadaire, par laquelle il vérifie les recettes provenant des droits des licences et des pénalités, qui sont saisies dans le SCLI. Il les compare alors avec les revenus enregistrés dans le SGI. Nous avons examiné un exemplaire de plusieurs feuilles de rapprochements hebdomadaires pour vérifier l'exactitude du processus. Nous n'y avons trouvé aucune erreur. Suite à ces conclusions, nous avons jugé qu'il n'était pas nécessaire de poursuivre la vérification.

5.2  Suivi après la vérification du régime de contrôle des exportations de bois d'oeuvre par siv de 1996

L'un des objectifs de cette vérification était d'évaluer la structure du contrôle financier en vigueur. Voici notre évaluation de la structure établie à la suite des recommandations qui figuraient dans la vérification de 1996.

5.2.1 Insuffisances financières du SCLI

La vérification de SIV du régime de contrôle du bois d'oeuvre effectuée en 1996 a révélé un certain nombre d'insuffisances financières dans le SCLI. Pour les régler, la solution a été de convertir les fonctions de recettes et de comptes clients du SCLI dans FINEX, qui a ensuite été remplacé par le nouveau système de gestion intégré (SGI). Cette conversion était au départ prévue pour le 1^er avril 1998. Elle a été replanifiée pour le 1^er avril 1999, en phase avec le programme de préparation totale du Ministère. De nouveau, cette échéance n'a pas été respectée. Au cours de nos discussions avec la section du système intégré de la gestion des finances et du matériel (SBRI), nous avons appris que la mise en oeuvre de l'interface SCLI-SGI est maintenant un projet prioritaire du SBRI. L'examen du plan de travail de deux ans du SGI a montré que le lancement d'une fonctionnalité globale sur les comptes clients doit être effectué pour le 30 avril 2000. Dans une note de service datée du 14 octobre 1999, le directeur général de la Direction générale des contrôles à l'exportation et à l'importation (EPD) demandait à la Direction générale de planification et de gestion des ressources (SMD) de confirmer la date de lancement prévue du 1^er avril 2001. À la fin de notre travail de vérification sur le terrain, EPD n'avait toujours pas reçu de confirmation sur la date de lancement.

Entre-temps (après la vérification SIV de 1999), le module financier du SCLI a été amélioré, et des états financiers sont maintenant distribués chaque mois aux producteurs de bois d'oeuvre. De plus, les données sur les comptes clients sont maintenant entrées (dans le cadre du processus de rapprochement quotidien des recettes) dans les comptes du grand livre du Ministère (revenu) pour les années 1996-1997, 1997-1998 et 1998-1999.

Notre vision actuelle de la structure générale du contrôle financier, en gardant à l'esprit que le SCLI n'a pas été conçu pour être un système comptable, est que les recettes et les comptes clients sont saisis correctement, complètement et en temps voulu. Le personnel de EPC et de EPS doit continuer à travailler diligemment et consciencieusement pour que les opérations financières liées au bois d'oeuvre soient correctement entrées dans les comptes.

5.2.2 Procédures de rapprochement de EPC

Le but de notre examen des procédures de rapprochement était de déterminer si EPC respecte les procédures de rapprochement quotidien, afin de déterminer si les erreurs sont correctement décelées et d'évaluer si les comptes clients sont correctement ajustés et équilibrés. Voici nos conclusions à ce sujet.

a) Rapprochement quotidien :

Notre examen d'un échantillon d'opérations pris au hasard nous a permis de constater qu'il existe bien un processus de rapprochement quotidien. Les dépôts sont saisis dans le SCLI par EPC, les revenus sont saisis dans le SGI, et il existe un processus de rapprochement. La validation du processus par la direction assure le contrôle adéquat du processus.

b) Mesures en cas de trop ou de moins perçu :

Nous avons constaté qu'EPC prend des mesures immédiates dès la détection d'un trop ou d'un moins perçu. Les sociétés sont informées du solde de leur compte, et tous les comptes sont rapprochés une fois par mois. Le personnel de EPC fait des heures supplémentaires une fois par mois pour s'assurer que toutes les factures sont rapprochées des montants perçus. C'est à ce moment que l'on règle tous les cas de trop ou de moins perçu.

c) Division des tâches :

Le personnel de EPC est constitué à l'heure actuelle de trois commis au droits des licences. Les tâches sont bien réparties. L'un d'eux est chargé de la saisie de tous les chèques dans le système (SCLI). Un autre est responsable du suivi des demandes, des paiements et des comptes avec arriérés sur tous les dossiers sauf ceux touchant au bois d'oeuvre. L'agent des finances de EPC rapproche les entrées MasterCard et Visa une fois par mois. Les entrées sont immédiatement traitées sur la machine des cartes de crédit et directement saisies dans le SCLI. Ces opérations sont ajoutées aux calculs de rapprochement quotidien. La charge de travail semble également bien répartie.

Notre examen, au cours duquel nous avons étudié la pertinence et la fiabilité du processus relatif aux comptes clients, nous a permis de conclure que ce dernier est judicieux. Par conséquent, nous n'avons aucune recommandation à faire à ce sujet.

5.2.3 Besoin de ressources financières supplémentaires

La vérification de 1996 par SIV comportait des recommandations visant à répondre au besoin de ressources supplémentaires de EPC¹ afin de régler les problèmes de charge de travail et de répartir convenablement les tâches. Dans le cadre de la présente vérification, notre objectif était d'évaluer la situation actuelle en matière de ressources relativement à la charge de travail.

Depuis la vérification de 1996, la direction de EPC a institué un certain nombre de changements organisationnels afin de réussir à régler les questions soulevées dans la vérification de 1996.

La section administrative et financière de EPC est maintenant gérée par un directeur adjoint qui a mis sur pied une unité de cinq ETP qui se consacrent à l'administration financière des revenus du bois d'oeuvre. Cette unité comprend notamment un directeur financier export/import et un agent des finances export/import, qui supervise les trois commis aux finances.

La direction de EPC a demandé que notre vérification soit étayée de commentaires sur l'orientation qu'elle a prise pour régler les problèmes de charge de travail, et sur la pertinence du niveau de dotation actuel de l'unité qui traite les recettes du bois d'oeuvre.

L'un des problèmes que nous avons rencontrés en essayant de répondre à la demande de la direction, est qu'EPC ne compile pas de statistiques sur la charge de travail, dans le cadre d'un processus routinier. Ce qui est compréhensible puisque le SCLI n'est pas un système convivial apte à générer des rapports de sortie. Avec l'aide de EPC, nous avons pu retirer un fichier de données du SCLI qui contenait des renseignements sur les recettes saisies dans le système pour la période du 1^er avril 1998 au 31 mars 1999.

Nous avons pu effectuer une analyse de la base de données pour déterminer des statistiques de volume des recettes.

Recettes de pénalités pour la période allant du 1^er avril 1998 au 31 mars 1999 :

Les rubriques de la base de données étaient les suivantes :

• Date de réception
• Nom de la société
• Code de la société
• Date de facturation
• Numéro de licence
• Date d'entrée aux É.-U.
• Numéro de chèque
• Montant de la facture

À partir de notre analyse de la base de données, nous avons pu extraire les statistiques suivantes sur les recettes :

Ces chiffres montrent la charge de travail qu'implique la gestion des recettes avec une exactitude raisonnable. Toutefois, il faut interpréter ces données avec prudence. Tout d'abord, on ne peut prévoir le nombre de chèques que l'on recevra chaque jour. Ensuite, la saisie des paiements dans le SCLI est un processus en plusieurs étapes qui exige beaucoup de temps et ne représente que la partie finale du processus de rapprochement des recettes. Finalement, on estime que les ressources consacrées au dépôt des recettes (générales) du bois d'oeuvre représentent 40 % de la charge de travail des trois commis aux finances [3 x 40 % = 1,2 ETP].

Suite à notre observation du processus de rapprochement des recettes et de leur saisie dans le SCLI, nous sommes d'avis que l'unité du bois d'oeuvre résineux de EPC est dotée de suffisamment de personnel pour les tâches à accomplir à l'heure actuelle. Toutefois, la direction de EPC devra se pencher plus précisément sur la question avant l'intégration de la fonction des comptes clients au SGI. Il faudra prendre en compte différents facteurs importants; par exemple, le nombre d'étapes à suivre pour saisir le paiement d'une licence, et les conséquences sur la charge de travail future comparativement à la charge de travail actuelle qu'impose la même tâche avec le SCLI.

Recommandation

5.2.3.1 Il faut recueillir des statistiques sur la charge de travail, et les analyser régulièrement pour que la direction puisse résoudre la question de la détermination du niveau de ressources optimal nécessaire à l'administration et à la gestion de l'accord sur le bois d'oeuvre résineux.

Réponse de EPD

5.2.3.1 Approuvé. Étant donné que nous effectuons une évaluation continue de la charge de travail et de la dotation en personnel, nous avons augmenté le nombre d'employés et allons continuer à contrôler les niveaux de dotation de façon périodique.

5.2.4 Gestion des comptes clients

Le but de notre examen dans ce domaine était d'évaluer si les comptes clients avaient été bien gérés entre 1996 et la fin de l'exercice 1998-99. Notre examen a comporté une évaluation du solde actuel des comptes clients, une évaluation des mesures prises par EPC pour le recouvrement des comptes clients, et une analyse pour savoir s'il faut prendre d'autres mesures pour réduire le solde actuel des comptes clients.

Suite à notre examen de la gestion des comptes clients, nous sommes parvenus aux conclusions suivantes :

a) Les responsabilités de la gestion des comptes clients sont divisées entre EPC et EPS. EPC envoie des états financiers mensuels aux exportateurs de bois d'oeuvre où figurent les montants dus et les arriérés. De son côté, EPS assure le suivi auprès des sociétés qui ont des arriérés de paiement. Trois administrateurs travaillent à l'heure actuelle au suivi dans le domaine du bois d'oeuvre. Ils relèvent du superviseur de l'unité administrative de EPS.

b) EPS envoie des lettres aux entreprises exportatrices où figurent les montants des arriérés et une demande de règlement. On fait un suivi de ce courrier à 30, 60 et 90 jours. Lorsque le compte d'arriérés dépasse 90 jours, on envoie un préavis de 7 jours à la société. Si le règlement n'est pas effectué, on envoie un préavis de 24 h à l'entreprise avec un avertissement de suspension (selon lequel la société ne pourra plus faire de demande de licence d'exportation). L'expérience montre que l'on suspend rarement le droit des entreprises de demander une licence. Celles qui sont dans ce cas soit ont cessé leur activité, soit exportent illégalement sans licence, soit on cessé d'exporté du bois d'oeuvre résineux. Dès que l'entreprise envoie son règlement, la suspension est immédiatement levée dans le SCLI.

c) En examinant un échantillon de comptes en souffrance pris au hasard, nous n'avons noté aucun point important. Toutefois, nous pensons que le résumé de notre évaluation du processus de gestion des comptes clients serait utile à la direction :

• On nous a expliqué la raison pour laquelle EPS assume la gestion des comptes clients. Le motif nous semble raisonnable. En bref, les sociétés de bois d'oeuvre demandent des licences après avoir exporté aux É.-U. Chaque année, à la fin du mois de mars, les sociétés de bois d'oeuvre rapprochent leurs registres d'expédition avec ceux des courtiers en douane (modifications, révisions et annulations de licences). De nombreuses circonstances atténuantes peuvent expliquer pourquoi une société ne paye pas une licence en particulier. Pour le comprendre, il faut bien connaître l'industrie du bois d'oeuvre. C'est EPS et non EPC qui détient cette connaissance. Le risque serait trop grand de suspendre le droit d'exportation d'une grande entreprise pour une seule licence impayée, alors que les registres montrent qu'elle s'est déjà fait délivrer des milliers de licences et qu'elle a la réputation de payer rubis sur l'ongle.
• La division des tâches au sein de EPS est clairement définie. Cinq administrateurs s'occupent des quatre provinces. Un administrateur gère les rapports des droits de toutes les provinces, pour garantir la continuité et la ponctualité des rapports d'arriérés. Il fait un rapport par semaine (le lundi matin), et les points qui posent problème sont soumises à la discussion. On prépare les lettres de suivi, qui sont signées par le chef de l'équipe. Il incombe au directeur adjoint de EPS de signer les lettres de suspension de licence.
• À certaines occasions, le suivi des dossiers pourrait être plus rapide. Cependant, il y a beaucoup de dossiers à examiner, et avec le système qu'utilise EPS (un système hybride qui n'a pas d'interface avec le SCLI), il faut effectuer un certain nombre de vérifications et de contre-vérifications, puis consulter des renseignements sur les recettes dans le SCLI, afin de s'assurer que les informations sur le recouvrement sont à jour. EPS a fait part de ses préoccupations sur le système utilisé. Ce système est lent, ce qui complique le processus. En le modifiant pour que les utilisateurs aient accès aux profils des sociétés, nous pensons qu'il serait bien plus efficace. EPS dépend des données qui figurent dans le système, alors qu'elles ne reflètent pas toujours les informations réelles.
• À l'heure actuelle, on ne pousse pas vraiment les sociétés à payer leurs comptes à temps. Le délai entre le moment où une société reçoit son premier relevé mensuel mentionnant le montant arriéré et celui où elle reçoit un avis de suspension peut parfois dépasser quatre mois. L'avis aux exportateurs et importateurs de décembre 1998 expose le processus de recouvrement des sommes dues. Pourtant l'inaptitude du SCLI à calculer l'intérêt sur les comptes en souffrance est la principale cause du délai de réception des paiements. Il est tout à fait probable que l'imposition d'intérêts accélérerait les paiements et éviterait la mobilisation d'une partie des ressources nécessaires au suivi des sommes dues.

Le tableau suivant donne une comparaison des soldes des comptes clients par ordre chronologique :

Au 6 octobre 1999, le solde était considérable. Toutefois, la majorité de l'augmentation provient de comptes en souffrance de moins de 30 jours. En outre, ce chiffre reflète une nette amélioration dans la diminution des soldes de 61 à 90 jours. Pour ces comptes >90 jours, un grand nombre sont en attente, et quelques-uns sont en « suspension ».

Sur la base de notre examen, nous sommes en mesure de conclure qu'EPC et EPS ont tous deux fait des progrès notables dans la gestion globale des comptes clients depuis la vérification de 1996 [en juillet 1997, les comptes clients en attente de règlement de plus de 30 jours s'élevaient à 42 millions de dollars]. Les améliorations prévues ainsi que la facturation de frais d'intérêts aux comptes en souffrance amélioreront considérablement une situation déjà bien meilleure que lors de la précédente vérification.

¹ Notre examen portait sur EPC. Nous ne faisons donc pas de commentaires sur les ressources de EPS.

Bureau de l'inspecteur général

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Date de modification :

2012-09-10