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Vérification de l'entente de contribution avec Internet des droits humains pour la production de la version 2000 de bilan le système des droits humains à l'ONU
(Novembre 2001)
Résumé
La vérification effectuée par la Direction de la vérification (SIV) de la contribution faite à Internet des droits humains (IDH) s'inscrit dans l'examen des subventions et contributions du Ministère. IDH est une ONG à but non lucratif et un chef de file dans la communication de l'information au sein de la communauté internationale des droits de la personne.
La vérification portait d'abord et avant tout sur la contribution (378 000 $) faite durant l'exercice 2000-2001 pour la production de la version 2000 de Bilan: Le système des droits humains à l'ONU (SDH). L'entente est gérée par la Direction des droits de la personne, des affaires humanitaires et de la promotion internationale de la femme (AGH) du MAECI.
La vérification comportait deux volets : la vérification de l'entente liant le MAECI et IDH et la vérification de la gestion par le MAECI de l'entente. Dans l'ensemble, nous avons constaté que IDH avait respecté les conditions et modalités de son entente avec le MAECI et que les gestionnaires de programme au Ministère avaient fait preuve d'une diligence raisonnable et géré efficacement l'entente au nom du Ministère.
Notre examen de la documentation opérationnelle de DHI et nos entrevues avec le personnel de cette organisation nous ont permis de tirer les conclusions suivantes:
- IDH possède un système solide de contrôles financiers pour garantir une répartition judicieuse des coûts (salaires, frais de production, frais généraux, etc.) du projet du SDH et l'exactitude des rapports financiers.
- IDH utilise ses fonds avec prudence et économie et essaie dans la mesure du possible de réaliser des économies additionnelles dans des domaines comme les salaires et les déplacements.
- Les rapports narratifs et financiers finals produits par IDH pour le projet du SDH révèlent que la production de celui-ci a été réussie. Ils ne renferment pas de commentaires sur les avantages et l'utilité de SDH du point de vue des utilisateurs.
Notre examen de la documentation ministérielle à AGH et nos entrevues avec les gestionnaires de programme nous ont permis de tirer les conclusions suivantes:
- Des changements constants dans le programme servant à financer la contribution destinée à la production du rapport SDH ont créé un fardeau administratif inutile à IDH et au MAECI. L'approbation prévue d'une entente triennale par la Direction de la consolidation de la paix et de la sécurité humaine (AGP) devrait réduire les exigences administratives imposées à IDH et au MAECI.
- L'entente de contribution est conforme à la politique sur les paiements de transfert du MAECI.
- Les pratiques de suivi actuelles du MAECI permettent de garantir que le rapport SDH est produit avec efficience et économie.
- Les exigences de production de rapports que le MAECI impose à IDH devraient être modifiées pour prévoir l'ajout de renseignements sur la valeur et l'utilité de SDH telles qu'elles sont perçues par les utilisateurs du document.
- Le processus de vérification des demandes de paiement comporte suffisamment de contrôles pour garantir que les fonds sont dépensés de la manière prévue et que l'on obtient une valeur en retour.
Introduction
1.1 Vue d'ensemble
1.1.1 Bilan: Le système des droits humains à l'ONU (SDH) est un rapport électronique bilingue (anglais/français) produit annuellement par Internet des droits humains (IDH) et diffusé en ligne à partir de la page d'accueil d'IDH et sur cédérom. Cette publication électronique est produite depuis 1997 avec l'appui de la Direction des droits de la personne, des affaires humanitaires et de la promotion internationale de la femme (AGH) du ministère des Affaires étrangères et du commerce international (MAECI) et des fonds additionnels provenant de l'Agence canadienne de développement international (ACDI).
1.1.2 Le rapport SDH présente les réalisations au chapitre des droits de la personne au niveau intergouvernemental pendant une année civile, tant par pays que par thème. La documentation de l'ONU est résumée, y compris ce qui suit:
- les rapports des États aux organismes créés en vertu d'un traité;
- les rapports des rapporteurs spéciaux, des représentants spéciaux et des groupes de travail de la Commission des droits de l'homme et de la sous-commission;
- toutes les résolutions et décisions pertinentes adoptées dans les tribunes de l'ONU.
1.1.3 IDH tente de rédiger des résumés qui sont objectifs, faciles à comprendre et exempts de commentaires. Tous les résumés contiennent un « hyperlien » menant au rapport source de l'ONU.
1.1.4 Le projet du SDH est dirigé par un comité consultatif international présidé par le MAECI. Ce comité, composé d'experts en la matière des milieux non gouvernemental et intergouvernemental, établit l'orientation générale du rapport SDH et s'occupe des questions de présentation et de diffusion.
1.1.5 Fondée en 1976, IDH a pour mission de donner des moyens d'action aux activistes et organisations qui défendent les droits de la personne et de sensibiliser aux questions liées aux droits de la personne et au rôle de la société civile les organismes et autorités gouvernementaux et intergouvernementaux ainsi que les autres intervenants des secteurs public et privé. De son siège situé à Ottawa, au Canada, elle communique par téléphone, par télécopieur, par la poste et par Internet avec plus de 5 000 organismes et particuliers dans le monde entier qui travaillent pour l'avancement des droits de la personne.
Portée, objectifs et méthode
2.1 Portée et objectifs
2.1.1 La vérification effectuée par la Direction de la vérification (SIV) de la contribution faite à Internet des droits humains (IDH) s'inscrivait dans l'examen des subventions et contributions du Ministère. La vérification a porté d'abord et avant tout sur la contribution (378 000 $) faite durant l'exercice 2000-2001 pour la production de la version 2000 de Bilan : Le système des droits humains à l'ONU (SDH).
2.1.2 La vérification comportait deux volets : la vérification de l'entente liant le MAECI et IDH et la vérification de la gestion par le MAECI de l'entente.
2.2 Vérification de l'entente entre le MAECI et IDH
2.2.1 La portée et les objectifs de ce volet étaient les suivants:
- Évaluer l'intégrité des contrôles financiers entourant l'entente et attester la crédibilité des rapports financiers fournis par IDH en accord avec l'entente.
- Déterminer si les fonds versés en vertu de l'entente ont été utilisés de la manière prévue et avec prudence, eu égard à l'impératif de la rentabilité.
- Déterminer s'il y a eu optimisation des ressources en établissant la mesure dans laquelle les résultats prévus dans l'entente ont été produits.
- Préciser la nature des problèmes rencontrés par IDH en raison de la méthode de financement ponctuelle utilisée par le MAECI pour appuyer la production du rapport SDH.
2.3 Vérification de la gestion de l'entente par le MAECI
2.3.1 La portée et les objectifs de ce volet étaient les suivants:
- Déterminer si l'entente a été rédigée en accord avec la politique sur le transfert de paiements du MAECI.
- Évaluer les mesures prises par le MAECI pour faire en sorte qu'IDH dépense avec prudence et comme prévu les fonds versés en vertu de l'entente.
- Évaluer les mesures prises par le MAECI afin d'optimiser les ressources.
- Cerner des possibilités d'amélioration, à titre de service à la direction.
2.4 Méthode
2.4.1 La méthode utilisée pour effectuer cette vérification a comporté ce qui suit:
1) Un examen de la documentation opérationnelle d'IDH:
- Prévisions financières mensuelles et réclamations pour avances antérieures.
- Demandes de remboursement de frais et documents à l'appui.
- Rapports narratifs et financiers.
- Documents à l'appui des opérations pour les rapports financiers.
- Autres documents pertinents.
2) Des entrevues avec des membres du personnel d'IDH au sujet des opérations et processus liés à l'entente de contribution avec le MAECI.
3) Des entrevues avec des employés de la Direction des droits de la personne, des affaires humanitaires et de la promotion internationale de la femme (AGH) au sujet des mécanismes de gestion de l'entente de contribution du MAECI avec IDH.
4) Un examen de la documentation opérationnelle d'AGH sur la gestion de l'entente:
- Entente de contribution entre le MAECI et IDH
- Demandes de remboursement des dépenses et documents à l'appui présentés par IDH
- Rapports narratifs et financiers présentés par IDH
- Autres documents pertinents sur les résultats produits et les avantages procurés par les activités d'IDH (optimisation des ressources).
Observations détaillées
3.1 Vue d'ensemble
3.1.1 Nos observations détaillées se rapportent aux deux volets distingués dans la portée de la vérification:
- Vérification de l'entente entre le MAECI et IDH.
- Vérification de la gestion de l'entente par le MAECI.
3.2 Vérification de l'entente entre le MAECI et IDH
Budget du projet
3.2.1 IDH produit chaque année le budget du projet du SDH, qui est approuvé par le MAECI en conformité avec l'entente de contribution. IDH utilise ensuite le budget comme outil de contrôle pour faire en sorte que les dépenses liées au projet ne dépassent pas les montants approuvés dans le budget. Un examen de l'ébauche du rapport financier final pour le projet SDH (30 avril 2001) révèle que les dépenses réelles globales ont été égales aux montants prévus et que l'écart par rapport à ces montants variait entre 2,8% à 3,3% pour divers postes de dépenses. Cela montre qu'IDH utilise le budget du projet comme un outil de contrôle efficace.
3.2.2 IDH effectue des recherches sur les coûts du projet lorsqu'elle dresse un budget pour le rapport SDH. Les coûts engagés par d'autres ONG pour l'exécution de projets analogues servent de repères. Les coûts d'IDH pour ce projet sont généralement inférieurs à ceux du marché parce que l'organisation peut négocier des tarifs avantageux avec des chercheurs, des rédacteurs, des réviseurs, des traducteurs et des webmestres pour le document SDH. Elle a également accès à des programmes de stages pour les jeunes, ce qui lui permet d'embaucher des stagiaires sans que cela n'entraîne de coût pour le projet.
3.2.3 La décision de ne pas produire un imprimé du rapport SDH et des mesures de réduction de coûts pour les déplacements (sur lesquelles nous reviendrons à la section Utilisation des fonds Déplacements) permettent de réaliser des économies additionnelles. Sans toutes ces économies, le budget de production de SDH serait beaucoup plus élevé.
Répartition des coûts
3.2.4 IDH a un système de contrôles financiers en place pour garantir une répartition judicieuse des coûts pour le projet SDH. L'adjoint de direction d'IDH reçoit les factures et les codes par compte de grand livre et par projet. Le codage est ensuite approuvé par le directeur exécutif, qui remet les factures au comptable aux fins d'examen et de report dans le grand livre.
3.2.5 Généralement, une facture porte sur un seul projet, par exemple de traduction ou de mise en page. Si une facture porte sur des dépenses liées à divers projets, par exemple les fournitures générales de bureau, les articles énumérés sur la facture sont codés en fonction du compte de projet et de grand livre approprié. Les factures pour le téléphone, le télécopieur et la photocopieuse sont automatiquement ventilées par projet. Chaque fois que les employés d'IDH utilisent ces machines, ils entrent un code de projet, ce qui permet au fournisseur de service de produire des factures qui montrent les montants de dépenses imputés aux divers projets en fonction de l'utilisation par les employés.
3.2.6 Pour contrôler l'utilisation par les employés des machines à affranchir et des services de messagers, on emploie des feuilles de contrôle sur lesquelles doivent être indiqués la quantité utilisée et le projet visé. Ces feuilles permettent de répartir les coûts selon les projets.
3.2.7 En ce qui concerne les salaires, tous les employés, sauf trois qui s'occupent du projet SDH, y travaillent à temps plein. Le personnel à temps partiel inclut le webmestre et son assistant; il y a aussi un adjoint administratif à temps partiel. La moitié ou une partie du salaire de ces personnes (selon le cas) est affectée au rapport SDH. La direction travaille en rapport étroit avec ces employés à temps partiel et est certaine que ces affectations salariales sont appropriées.
Crédibilité des rapports financiers
3.2.8 Pour déterminer l'exactitude des rapports financiers d'IDH portant sur SDH, on a remonté de 30 factures, constituant un échantillon aléatoire, au grand livre du rapport SDH pour confirmer que ces factures avaient été reportées correctement et de 30 entrées dans ce grand livre jusqu'aux factures pour vérifier que ces entrées étaient justifiées. Les résultats de ces vérifications fournissent une garantie raisonnable du fait que les rapports financiers produits par IDH pour le rapport SDH sont crédibles.
Utilisation des fonds
3.2.9 Pendant toute la vérification, on a évalué l'utilisation des fonds versés en vertu de l'entente de contribution pour déterminer s'ils avaient été dépensés avec prudence et avec un souci de rentabilité. Parallèlement, les gestionnaires ont été invités à expliquer et à justifier leurs pratiques en matière de dépenses pour le projet SDH.
Salaires
3.2.10 Les salariés à temps plein travaillant au projet SDH incluent un directeur, un coordonnateur, des rédacteurs principaux et débutants et un adjoint de recherche. Les employés à temps partiel incluent un webmestre, un adjoint pour le Web et un employé de soutien administratif.
Avantages sociaux
3.2.11 Une analyse des avantages accordés aux employés d'IDH a révélé que tous ceux dont le contrat d'emploi est d'une durée inférieure à 12 mois touchent une prime de 12 % tenant lieu d'avantages et que les employés permanents touchent des avantages à un taux de 18,8 %. Ces taux se comparent aux normes pour l'administration.
Déplacements
3.2.12 Les politiques en matière de déplacements que suivent les employés d'IDH sont décrites dans le guide de 1999 énonçant la politique s'appliquant aux employés d'Internet des droits humains. Les dépenses en matière de déplacements autorisées par IDH sont inférieures à celles prévues par le règlement du Conseil du Trésor (CT) étant donné qu'IDH ne peut pas absorber les montants autorisés par le CT. Pour obtenir un remboursement des frais de déplacement, les employés doivent présenter une demande de remboursement accompagnée des reçus originaux. IDH applique des mesures de réduction des coûts, qui incluent par exemple l'hébergement chez des membres du réseau IDH plutôt qu'à l'hôtel, dans des villes coûteuses.
Matériel
3.2.13 IDH n'a guère de dépenses au chapitre du matériel; elles incluent les coûts liés au Web et à un disque optique et ceux d'entretien des ordinateurs. L'organisation vérifie les prix exigés par divers fournisseurs pour s'assurer d'obtenir un bon prix.
Frais généraux
3.2.14 Le taux d'affectation de 15 % pour les frais généraux d'IDH a été décidé par le Comité des finances du Conseil d'administration. Il a été établi à la lumière d'une comparaison avec d'autres OGN et des organismes gouvernementaux. Ce taux se compare favorablement au montant réel des frais généraux d'IDH, qui incluent:
- une partie du salaire du directeur exécutif, du personnel administratif et du comptable;
- le loyer;
- la location de matériel;
- la photocopieuse;
- les fournitures de bureau;
- les réparations et l'entretien.
Frais de production du rapport SDH
3.2.15 La mise en page et la traduction sont les principaux postes de dépenses pour le projet SDH. En 1999, ces dépenses ont été assumées directement par le MAECI. En 2000, elles ont été payées par IDH. Celle-ci a fait appel au même entrepreneur, qui a été rémunéré au même taux, pour la prestation des services de mise en page, à l'instar du MAECI, et elle a versé à un traducteur à temps plein un salaire correspondant au salaire de base des traducteurs au Ministère.
Opérations entre personnes apparentées
3.2.16 IDH a une filiale américaine, Human Rights Internet, Inc. Sa direction a signalé que, bien que HRI Inc. ait très peu d'opérations chaque année, son existence est importante. Elle doit avoir une présence aux États-Unis (compte de banque et case postale) pour maintenir son statut d'organisme de charité dans ce pays. Cela est essentiel parce que certaines organisations américaines ne donnent qu'à des fondations américaines.
Mesure du rendement (optimisation des ressources)
3.2.17 Les rapports narratifs et financiers finals produits par IDH pour le projet SDH semblent indiquer que la production de SDH a été réussie. Ces rapports satisfont aux exigences de l'entente de contribution. Ils montrent que les fonds ont été engagés de la manière prévue et que les résultats attendus (versions électroniques et sur cédérom de SDH 2000) ont été produits.
3.3 Vérification de la gestion de l'entente par le MAECI
Processus de demande et d'approbation
3.3.1 Des changements constants dans le programme de financement de la contribution à la production du rapport SDH ont imposé un fardeau administratif inutile à IDH et au MAECI. Jusqu'à maintenant, IDH a été obligée de préparer chaque année une nouvelle proposition en vue d'obtenir un financement, en accord avec les fonds disponibles. L'approbation attendue d'une entente triennale relevant de la Direction de la consolidation de la paix et de la sécurité humaine (AGP) devrait réduire les exigences administratives tant pour IDH que pour le MAECI.
3.4 L'entente
3.4.1 L'entente de contribution est conforme à la Politique sur les subventions et contributions du MAECI.
3.4.2 L'entente de contribution précise:
- les conditions de la contribution;
- les résultats escomptés;
- les obligations du MAECI et d'IDH;
- les conditions de paiement;
- le droit du MAECI de vérifier les comptes et registres d'IDH;
- les mesures de contrôle, y compris les rapports comptables et narratifs provisoires et finals.
3.4.3 L'entente prévoit que le rapport final doit inclure une description et une analyse de ce qui suit:
- les activités et réalisations en rapport avec le projet;
- les problèmes rencontrés;
- les mesures prises;
- les résultats obtenus et les leçons apprises;
- les conclusions et recommandations;
- un plan détaillé de distribution de SDH.
3.5 Vérification et règlement des demandes de paiement
3.5.1 En accord avec l'entente de contribution, la somme totale de 378 000 $ est payée à IDH en cinq versements suivis d'un paiement final. Le processus de paiement commence lorsqu'IDH envoie par télécopieur au MAECI une facture accompagnée des documents à l'appui. Ceux-ci incluent:
- un compte pour le paiement précédent;
- un budget révisé;
- un rapport narratif provisoire destiné à AGH.
3.5.2 Les gestionnaires de programme examinent les documents à l'appui pour déterminer s'ils sont convenables, en s'assurant de la conformité avec les conditions de paiement énoncées dans l'entente de contribution, et effectuent un paiement à IDH.
3.6 Contrôle et production de rapports
3.6.1 Les gestionnaires de programme contrôlent le projet SDH pendant tout son cycle de vie. Le MAECI est représenté au Comité consultatif international qui se réunit une fois l'an. Les gestionnaires communiquent aussi constamment avec les cadres d'IDH pour se renseigner sur l'avancement du projet, tandis qu'IDH produit des rapports narratifs et comptables provisoires et finals, ainsi que le prévoit l'entente de contribution. Ils utilisent le budget initial du projet SDH présenté par IDH comme outil dans leur examen des états comptables sommaires soumis par cette dernière.
3.6.2 Les rapports produits par IDH montrent que les fonds ont été engagés de la manière prévue et que les résultats escomptés ont été produits, c'est-à-dire le rapport SDH. Ils ne renferment pas de données sur l'utilisation et l'utilité de SDH du pont de vue des clients. AGH pourrait donc exiger d'inclure dans les rapports finals des mesures du rendement (résultats et répercussions).
3.6.3 Les principaux utilisateurs de SDH sont:
- les activistes et organisations populaires de promotion des droits de la personne;
- le personnel et les délégués de l'ONU;
- les missions et ambassades;
- les gouvernements;
- les universitaires et étudiants;
- le grand public.
3.6.4 IDH mesure actuellement la valeur et l'utilité apparentes de SDH pour ses clients des manières suivantes:
- témoignages d'utilisateurs;
- envoi de questionnaires aux clients et acheteurs;
- sondages en ligne;
- sondages téléphoniques auprès de spécialistes de l'ONU;
- formulaires d'évaluation destinés à être remplis par des universitaires (p. ex. professeurs de droit, spécialistes de l'ONU);
- fréquence de correspondances sur des moteurs de recherche génériques;
- discussions de réseautage à des réunions auxquelles IDH participe;
- nombre d'occurrences sur le site du SDH;
- nombre de demandes de cédéroms et nombre de cédéroms distribués gratuitement.
3.6.5 À l'heure actuelle, IDH ne résume pas collectivement dans un rapport ces mesures de la valeur et de l'utilité du rapport SDH. Or AGH pourrait utiliser un rapport de rendement présentant les avantages et le succès du projet SDH et les répercussions favorables perçues par les clients comme preuve de la valeur de sa contribution à IDH.
Recommandation destinée à AGH
3.6.6 Modifier les exigences de production de rapports imposées à IDH pour exiger d'inclure des données sur l'utilisation et l'utilité du rapport SDH d'après les perceptions des utilisateurs du document.
Réponse d'AGH
3.6.6 Nous croyons comprendre qu'IDH a entrepris de créer des mécanismes de rétroaction multiples comme complément aux méthodes de rétroaction actuelles. AGH veillera à ce que les ententes de contribution futures incluent une disposition obligeant IDH à faire régulièrement rapport des commentaires qu'elle reçoit. Nous l'aiderons également à mettre au point des mécanismes de rétroaction plus efficaces.
