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Vérification de l'ambassade du Canada, Brasilia

(Avril 2001)

Résumé

Entre le 23 et le 27 octobre 2000, le Programme de relations politiques et économiques et affaires publiques (PRPEAP), le Programme de la politique commerciale, le Programme des services consulaires et le Programme d'administration ont fait l'objet d'une vérification. La vérification précédente des Programmes des services consulaires et d'administration était en fait un examen de suivi réalisé au mois de février 1994.

Gestion de la mission

La mission est passée par une période difficile et éprouvante en raison de nombreux drames personnels. Un nouveau chef de mission est entré en fonction en septembre dernier, et le Ministère s'emploie toujours à trouver un remplaçant à l'agent-gestionnaire consulaire (AGC), qui a quitté son poste en juillet 2000.

La mission dispose d'un cadre de responsabilité efficace en ce sens qu'elle a établi son plan de mission, défini des objectifs et des stratégies précis, élaboré des plans de travail pour chaque programme et mis en place une structure de comité adéquate.

Toutefois, il ressort qu'une meilleure coordination et coopération entre les programmes accroîtrait le rendement de la mission. En effet, le fait d'encourager la coopération et l'adoption de pratiques de travail d'équipe contribuerait à augmenter la productivité et à favoriser la collaboration entre collègues. Ainsi, la mission serait plus en mesure d'améliorer les communications entre les membres des différents programmes et dans l'ensemble de son personnel et de faire en sorte que ces derniers disposent de l'information nécessaire pour être productifs. La mission pourrait également réaliser des économies en revoyant l'utilisation et l'organisation des services liés aux coupures de presse. Ainsi, une définition précise des rôles et des tâches qui incombent au poste de réceptionniste et leur intégration dans les programmes de la mission aurait pour effet de rehausser la qualité des services à la clientèle et l'efficacité des programmes.

Gestion de la mission - rapport détaillé

Programme de relations politiques et économiques et affaires publiques (PRPEAP)

Le PRPEAP est bien administré par un agent expérimenté, qui est bien secondé par un personnel compétent. Ce programme se veut un moyen d'intervenir activement dans les relations politiques et économiques et les activités liées aux études universitaires, aux événements culturels et aux relations avec les médias. Il suit des objectifs et des stratégies de travail qui sont, tout comme les demandes continues, établis par ordre de priorité et communiqués aux membres du personnel, qui se voient affectés à des tâches précises. Grâce à des réunions régulières et à la collaboration quotidienne entre le personnel et le gestionnaire de programme, le travail est coordonné et supervisé. On note cependant certains problèmes de moindre importance au sujet de la classification d'un poste et de la relation hiérarchique du secrétaire social.

PRPEAP - rapport détaillé

Programme de la politique commerciale

Le Programme de la politique commerciale constitue une charge de travail lourde et exigeante. *** Néanmoins, ces derniers ont réussi à mener à bien les autres aspects du plan de travail, notamment l'élaboration de documents sur les stratégies, l'organisation de salons, de missions et de conférences et la participation à ces événements, la résolution de problèmes d'accès et le traitement de demandes portant sur le commerce. On envisage à l'heure actuelle d'encourager une meilleure communication ainsi que le travail d'équipe, de manière à aider le personnel en partageant les responsabilités et en lui offrant des services de soutien. La vérification a également permis de relever des écarts par rapport à l'obligation de fournir chaque année au personnel une évaluation.

Programme de la politique commerciale - rapport détaillé

Progamme de services consulaires

L'adjointe consulaire est expérimentée et est en mesure de mener à bien ses tâches sans que l'AGC doive la superviser constamment. De plus, on n'accuse aucun retard relativement à la charge de travail actuelle, qui consiste en grande partie à délivrer des passeports, à traiter des demandes pour des documents de citoyenneté et à émettre des visas à des détenteurs de passeports diplomatiques et officiels. Toutefois, il faut nommer un remplaçant officiel au poste d'adjoint consulaire.

Programme de services consulaires - rapport détaillé

Programme d'administration

Depuis six mois, le Programme est géré sans la supervision d'un AGC ayant reçu la formation adéquate. La responsabilité du programme a été assumée par l'AGC adjointe. En dépit du fait que l'AGC adjointe a répondu au-delà de toutes attentes et qu'elle doit être félicitée pour ses efforts, l'absence d'un AGC a une incidence négative sur l'efficacité du Programme et sur le moral du personnel. En raison du manque de formation et d'expérience en matière de finances de l'AGC intérimaire, peu de vérifications et de bilans sont effectués en vue d'évaluer le travail du comptable assigné au Programme, sans compter qu'elle intervient peu dans la supervision et le contrôle du budget de la mission. Il est essentiel que le Ministère prennent les mesures qui s'imposent pour doter le poste d'AGC le plus tôt possible.

La combinaison des activités de la section chargée de la gestion des biens et de la Chancellerie donne un rendement somme toute satisfaisant, si l'on en juge par la propreté de la résidence officielle et des logements du personnel (LP). Cependant, la Chancellerie nécessite beaucoup d'entretien, de sorte que le budget de fonctionnement annuel qui lui est alloué est considérable. Étant donné l'âge de la Chancellerie et ses systèmes complexes (climatisation et éclairage, par exemple), et en vue des projets d'envergure qui sont prévus au cours des prochaines années, il est recommandé, lors du prochain cycle d'affectations, de nommer un agent de gestion des biens de la mission (AGBM) ayant l'expertise technique nécessaire au poste d'AGC adjoint.

Programme d'administration - rapport détaillé

Fiche d'information sur les ressources de la mission

Employés (ETP)

	EC	ERP	Total
Chef de mission	2	6	8
Promotion du commerce international	1	3	4
PRPEAP	2	5	7
Consulaires		1	1
Administratifs	2	25	27
ACDI	1	3	4
Total	8	43	51

Ressources matérielles

Éléments d'actif	Baux Privés	Baux de la couronne	Propriétés de la couronne
Chancellerie			1
Résidence officielle			1
LP*		2	4
Véhicules			6

*dont un couple d'employés

Information financière pour 2000/01

Salaires des ERP (CV 017)	1 011 500 $
Exploitation (CV 014)	706900
Travail supplémentaire des EC (CV 015)	13300
Dépenses en capital (CV 050)	119200
Total	1 850 900 $

Bureau de l'inspecteur général