Affaires étrangères, Commerce et Développement Canada
Symbole du gouvernement du Canada

Affaires étrangères, Commerce et Développement Canada

international.gc.ca

Document archivé

L'information archivée sur le Web est disponible à des fins de consultation, de recherche ou de tenue de dossiers seulement. Elle n’a été ni modifiée ni mise à jour depuis sa date d’archivage. Les pages archivées sur le Web ne sont pas assujetties aux normes Web du gouvernement du Canada. Conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada, vous pouvez obtenir cette information dans un format de rechange en communiquant avec nous.

Vérification des outils d'ordinateurs de bureau

(Mai 2001)

1.0 Sommaire

  • La Direction de la vérification (SIV) et la Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie (SXD) ont constaté qu'il fallait sonder le personnel du MAECI afin d'évaluer dans quelle mesure les outils électroniques courants du Ministère facilitaient le travail des utilisateurs et le niveau général de satisfaction de ces derniers.
  • Les données ont été recueillies au moyen d'un sondage fait par Internet (un échantillon représentatif de 644 questionnaires remplis) et d'entrevues avec le personnel de l'administration centrale et des missions.
  • La plupart des employés du MAECI utilisent le progiciel standard. Les programmes les plus utilisés (Outlook Mail, WordPerfect, Netscape, Jetform, Quick View Plus, Outlook Calendar) le sont dans l'ensemble du Ministère.
  • Le progiciel (standard) fourni par le MAECI était utilisé à cause de son accessibilité, de sa convivialité et de sa fonctionnalité. Quand le personnel n'utilise pas un logiciel courant, c'est d'abord parce qu'il n'en a pas besoin pour son travail.
  • Au moins quatre employés sur dix (43 %) du MAECI utilisent des applications non standard, d'abord pour échanger des fichiers avec des partenaires externes ou quand le MAECI n'a pas de programmes dotés de fonctions équivalentes.
  • Les pratiques d'échange d'information sont surtout internes au Ministère même si presque le tiers des employés doit transmettre de l'information à des clients externes. Le courrier électronique et les unités de disque partagées (les unités «I») sont les principaux moyens d'échange d'information.

Voici certaines recommandations :

  • Réévaluer le programme de formation actuel afin qu'il reflète davantage les besoins des utilisateurs.
  • Élaborer et mettre en oeuvre un plan de communication afin d'améliorer la connaissance que possède le personnel des lignes directrices actuelles en ce qui concerne l'échange et le stockage d'information dans les référentiels logiciels de l'organisation.
  • Compte tenu de l'utilisation généralisée du progiciel Microsoft, étudier les options qui s'offrent en vue de réduire les coûts d'obtention de permis.
  • Évaluer le caractère adéquat des ressources consacrées au soutien technique, par exemple en faisant des comparaisons avec d'autres organisations et des points de repère externes.

2.0 Contexte

  • SIV et SXD ont constaté qu'il fallait réaliser trois vérifications relatives à SXD au cours de l'exercice 2000-2001.
  • L'une des trois vérifications mentionnée était la «vérification de l'utilisation efficace des outils de bureau».
  • SIV a effectué la vérification entre août et novembre 2000.
  • L'objet de la «vérification de l'utilisation de outils de bureau» consistait à vérifier dans quelle mesure les outils électronique standard du MAECI facilitent le travail des utilisateurs. La vérification a porté sur les grands points suivants :
    • Quel sont les programmes standard utilisés et comment les utilise-t-on?
    • Quels sont les programmes non standard utilisés et comment les utilise-t-on?
    • Quelles sont les pratiques d'échange d'information des utilisateurs?
    • Quel est le degré général de satisfaction des utilisateurs en ce qui concerne les outils électroniques standard du MAECI?

3.0 Méthode de la vérification

  • Étape préliminaire du sondage
    • Entrevues préliminaires et examen de la documentation (y compris un examen des conclusions des sondages précédents).
    • Sondage fait par Internet pour recueillir l'information.
    • Analyse des résultats du sondage et élaboration des conclusions préliminaires.
  • Étape de l'examen détaillé
    • Entrevues détaillées avec des représentants de quatre missions.
    • Entrevues détaillées avec des représentants de trois bureaux de l'administration centrale.

4.0 Sondage par Internet -- Méthodologie

  • Sondage par Internet auprès des employés du MAECI.
    • Le questionnaire a été rédigé et distribué.
    • Les données primaires ont été recueillies concernant l'usage des logiciels fournis par le MAECI (standard) et fournis localement (non standard).
    • Échantillon représentatif de 644 questionnaires remplis.
    • La marge d'erreur est de plus ou moins 3,7% dans 95 % des cas.
  • Période de collecte des données
    • Du 28 septembre au 4 octobre 2000.

4.1 Profil des répondants

  • 284 répondants travaillaient à l'administration centrale, et 338, dans les missions.
  • 28 % des répondants étaient des employés recrutés sur place surtout dans les secteurs du commerce et de l'administration (annexe 1).
  • La plupart des répondants étaient du personnel canadien (72 %). De ce nombre, la plupart étaient des agents (53 %) (annexe II).

Lieux de travail des répondants

5.0 Principales conclusions

5.1 Logiciels (standard) fournis par le MAECI

  • La plupart des employés du MAECI utilisent le progiciel standard. L'utilisation des applications individuelles varie d'une utilisation quasi universelle (98 % dans le cas d'Outlook Mail) à une utilisation très limitée (9 % dans le cas de Desktop Outbound Fax).
  • Les programmes les plus utilisés (Outlook Mail, WordPerfect, Netscape, Jetform, Quick View Plus, Outlook Calendar) le sont dans tout le Ministère.
  • Certaines applications (Corporate Applications, Conference Rooms, COSICS) sont davantage utilisées par le personnel de l'administration centrale tandis que d'autres (Contacts Plus, Outlook Public Folders) sont plus utilisées par le personnel des missions.
  • Les logiciels (standard) fournis par le MAECI étaient privilégiés à cause de leur accessibilité, de leur convivialité et de leur fonctionnalité.
  • Là où les utilisateurs n'avaient pas adopté les applications standard, la principale raison fournie est qu'elles n'étaient pas nécessaires à leur travail, c.-à-d. qu'ils n'en avaient pas besoin.
  • La formation constitue un important facteur en ce qui concerne l'adoption et le soutien des programmes fournis par le MAECI. La deuxième raison en importance pour ne pas utiliser le progiciel standard du MAECI était le fait de ne pas avoir reçu de formation plutôt que l'accessibilité de la formation.
  • Certaines applications ne sont pas utilisées comme prévu en raison d'un manque de connaissance des fonctions.

Programmes (standard) les plus généralement fournis par le MAECI

Programmes les plus généralement utilisés

  • Outlook 98: Mail, WordPerfect et Netscape étaient les logiciels (standard) fournis par le MAECI les plus généralement utilisés (voir l'annexe 3 pour la maîtrise de l'utilisation)

Utilisation des logiciels (standard) par endroit

  • Un plus grand nombre d'employés des missions utilisent Public Folders et Contact Plus.
  • Le personnel de l'administration centrale utilise Corporate Applications, Conference Rooms et COSICS plus que les employés des missions.
Logiciels (standard) fournis par le MAECI
(base : tous les répondants)
Personnel de l'administration centralePersonnel des missions
Corporate Applications69 %46 %
Conference Rooms57 %10 %
COSICS47 %30 %
Outlook 98: Public Folders(a)34 %48 %
Contacts Plus9 %24 %
Note : Les écarts dans l'utilisation des programmes standard étaient significatifs quand ils étaient 10 %
  • (a) Ces pourcentages sont probablement trop élevés compte tenu des entrevues effectuées dans les missions et à l'administration centrale. Cela est probablement imputable à une confusion entre les dossiers utilisés par les individus pour envoyer des courriels et les «Public Folders» partagés.

Formation reçue concernant les logiciels (standard) fournis par le MAECI

  • Le personnel des missions a reçu plus de formation que celui de l'administration centrale en ce qui concerne tous les logiciels fournis par le MAECI (voir l'annexe 4 pour les résultats globaux).
  • Les entrevues ont révélé que l'accessibilité à la formation n'est pas la principale raison qui explique la formation insuffisante; cela tient davantage au fait que les employés n'ont pas assez de temps pour participer aux séances de formation.
    • «J'ai raté la plus grande partie de la formation en raison de priorités opérationnelles.»
    • «Les outils sont mis à la disposition des gens, mais beaucoup ne prennent pas le temps de les apprendre.»
  • Selon plusieurs personnes interrogées, la formation obligatoire est la solution si on veut s'assurer que tous les employés reçoivent la formation nécessaire.
Logiciels (standard)
fournis par le MAECI
(base : ceux qui utilisent le programme)
Personnel de l'administration centralePersonnel des missions
Outlook 98: Mail71 %93 %
Outlook 98: Calendar60 %88 %
Corel WordPerfect 858 %81 %
Outlook 98: Public Folders47 %83 %
Contacts Plus48 %67 %
Corel Quattro Pro 852 %65 %
Corel Presentations 847 %61 %
Desktop Outbound Fax33 %53 %
SIGNET Metaframe/Citrix43 %53 %
Netscape29 %53 %
Corporate Applications19 %47 %
COSICS25 %37 %
Quick View Plus9 %34 %
Jetform14 %24 %
Conference Rooms6 %27 %
Note : les écarts dans la formation étaient significatifs quand ils étaient 10 %

Raisons de ne pas utiliser les logiciels (standard) du MAECI

  • Les principales raisons de ne pas utiliser les logiciels du MAECI étaient les suivantes : absence de nécessité pour le travail et manque de formation concernant le programme.
  • En comparant les raisons fournies selon l'endroit, on a constaté que le personnel des missions connaît des délais de réponse plus longs que les employés qui travaillent à l'administration centrale.
  • Voici quelques exemples de commentaires personnels à ce sujet :
    • «Je n'utilise pas Public Folders parce que je ne sais pas où ils se trouvent».
    • «De plus en plus de gens ont Word à la maison... trouvent WordPerfect trop compliqué».
    • «Je ne les utilise pas (programmes standard) parce que j'en ai pas besoin... et pas parce que je manque de formation».
    • «Je ne connais pas la raison d'être de certains programmes standard et la manière dont ils pourraient améliorer ma vie... je n'en ai pas besoin pour mon travail».
Cinq principales raisonsRéponses fournies (%)
(base : tous les répondants)
Mon travail ne m'oblige pas à les utiliser51 %
Manque de formation concernant le logiciel42 %
Les logiciels ne possèdent pas les fonctions dont j'ai besoin23 %
Les logiciels sont incompatibles avec mes exigences (p.ex., échange d'information)22 %
Les délais de réponse sont trop longs19 %

Système C4 : utilisation et satisfaction

  • Environ le tiers (32 %) des employés sondés a dit ne pas en avoir besoin du Système C4 pour son travail.
  • 58 % des employés de l'administration centrale n'ont pas besoin d'utiliser le logiciel C4 par rapport à 47 % dans les missions
  • La satisfaction à propos de divers aspect du système C4 (p.ex., convivialité, soutien technique, fonctionnalité, accessibilité et formation) est assez élevée.
  • Les employés des missions (31 %) sont moins satisfaits de la formation reçue concernant le système C4 que ceux de l'administration centrale (46 %).

5.2 Logiciels du MAECI (non standard) fournis localement

Résumé des conclusions concernant les logiciels (non standard) fournis localement

  • Au moins quatre employés sur dix (43 %) du MAECI utilisent des applications non standard (peut-être plus de 50 %, puisque le quart ne sait pas s'il le fait ou non.
  • La principale raison pour laquelle on utilise des applications non standard est la compatibilité p. ex., pour l'échange de fichiers, en particulier avec les partenaires externes.
  • En général les employés pensent qu'ils ont accès au logiciel dont ils ont besoin pour effectuer leur travail, p. ex., s'ils ont besoin d'un logiciel non standard, ils peuvent l'obtenir.

Utilisation de logiciels (non standard) fournis localement

  • 43 % des employés du MAECI ont dit utiliser des logiciels fournis localement.
  • Les employés de l'administration centrale (49 %) utilisent davantage les logiciels fournis localement que ceux des missions (37 %).
  • Internet Explorer et Microsoft Office sont les logiciels (non standard) du MAECI fournis localement le plus souvent (voir l'annexe 5 pour la fréquence d'utilisation générale).
Logiciels (non standard du AECI)
fournis localement
% de ceux qui utilisent le programme
(base : tous les répondants)
Internet Explorer25 %
Microsoft Word24 %
Microsoft Power Point21 %
Microsoft Excel16 %
Microsoft Access15 %
Microsoft Project7 %
Printkey and SnagIt6 %
Microsoft Photo Editor4 %
Lotus 1-2-3*1 %
Lotus WordPro1 %
Note : *écart important entre le personnel de l'administration centrale et celui des missions

Formation reçue concernant les logiciels (non standard) fournis localement

  • La formation reçue concernant les logiciels (non standard) fournis localement est, en proportion, plus faible que celle reçue à propos des logiciels (standard) fournis par le MAECI.
  • Parmi les logiciels (non standard) les plus utilisés localement, entre un quart et un tiers des utilisateurs ont reçu une certaine formation.
Logiciels (non standard du AECI)
fournis localement
% de ceux qui utilisent le programme
(base : tous les répondants)
Internet Explorer24 %
Microsoft Word24 %
Microsoft Power Point29 %
Microsoft Excel31 %
Microsoft Access37 %
Microsoft Project30 %
Printkey and SnagIt17 %
Microsoft Photo Editor14 %
Lotus 1-2-3*38 %
Lotus WordPro33 %
Microsoft Binder50 %
Note : *écart important entre le personnel de l'administration centrale et celui des missions

Raisons pour lesquelles on utilise les logiciels (non standard) fournis localement

  • La compatibilité avec les exigences du travail et la fonctionnalité des programmes fournis par le MAECI étaient les principales raisons pour lesquelles on utilisait les logiciels (non standard) fournis localement.
  • Voici quelques exemples de commentaires personnels concernant cette question :
    • «Personne n'utilise Corel Presentations...Je reçois des fichiers en PowerPoint»
    • «Le fait d'avoir Microsoft Office m'a été beaucoup utile parce que beaucoup de personnes avec lesquelles je communique 'utilisent.»
Cinq principales raisonsRéponses fournies (%)
(base : ceux qui utilisent des programme fournis localement)
Le programme est compatible avec mes exigences (p.ex., échanger de l'information et y avoir accès).53 %
Aucun programme du MAECI ne possède de fonctions équivalentes.41 %
Les programmes sont plus faciles à utiliser que les programmes du MAECI.30 %
Je connais mieux ces programmes.24 %
Je n'utilise aucun logiciel (non standard du MAECI) localement.20 %

5.3 Pratiques d'échange d'information

Résumé des pratiques d'échange d'information

  • Les pratiques d'échange d'information sont surtout internes au Ministère même si presque le tiers des employés doivent échanger de l'information avec des clients externes.
  • La plupart des employés échangent des fichiers de traitement de texte, ce qui est rendu possible par un solide soutien et la mise en place des logiciels standard du MAECI.
  • Les principaux moyens d'échange d'information sont le courrier électronique et l'unité de disque partagée locale (l'unité «I»).
  • Comme on l'a déjà mentionné, le personnel a accès à un logiciel non standard quand il en a besoin pour faciliter l'échange d'information avec les partenaires externes.
  • L'utilisation des Public Folders est limitée (37 %), ce qui en restreint l'accès dans le Ministère.
  • On s'inquiète de l'organisation de l'information et des fichiers stockés;
    • Contrôle de la version des documents
    • l'organisation des dossiers sur l'unité de disque partagée

L'importance de l'échange d'information

  • 81 % des employés du MAECI affirment que l'échange d'information est très important pour leur travail.
  • Il y a beaucoup d'échange d'information chez les employés du MAECI des missions et de l'administration centrale.
  • 47 % des employés du MAECI échangent des fichiers avec les autres ministères du gouvernement et 35 %, avec les clients externes.
Avec qui échangez-vous des fichiers?Réponses fournies (%)
(base : tous les répondants)
Employés du MAECI des missions78 %
Employés du MAECI de l'administration centrale73 %
Autres ministères gouvernementaux47 %
Clients externes35 %

Méthodes d'échange d'information

  • Les employés du MAECI sont plus susceptibles d'échanger de l'information par courrier électronique et unités de disque partagées.
  • Les employés des missions utilisent les Public Folders plus souvent que ceux de l'administration centrale.
  • Les employés de l'administration centrale (40 %) échangent généralement plus de fichiers de présentation que ceux des missions (25%).
  • Les employés ont accès à un logiciel non standard quand ils en ont besoin pour faciliter l'échange d'information.
  • L'usage limité des Public Folders peut indiquer qu'il y a de la confusion au sujet de la définition ou de l'utilisation de l'outil d'échange d'information.
    • «Je ne connais pas le système de classement du Ministère ni ne sais où le trouver.»
    • «Je n'utilise pas les Public Folders autant que je le devrais parce que les structures prêtent à confusion et ont besoin d'être clarifiées.»
Méthodes d'échange
de fichiers
(base : tous les répondants)
Personnel de l'administration centralePersonnel des missions
Courrier électronique*89 %79 %
Lecteurs partagés81 %86 %
Sur Internet29 %26 %
Dossiers publics*27 %44 %
COSICS20 %19 %
Note : * très différent

Problèmes liés à l'échange d'information

  • La plupart des employés (70 %) ont dit éprouver des problèmes importants en ce qui concerne l'échange d'information fichier.
  • Les programmes incompatibles, les problèmes techniques et les versions incompatibles constituaient les principaux problèmes en ce qui a trait à l'échange d'information fichier.
    • «Tandis que les documents en Word peuvent être convertis en WordPerfect, on ne peut pas faire la même chose entre PowerPoint et Corel Presentations.»
    • «Le contrôle des versions de documents constitue un problème important... il existe une multitude de versions du même document sur disquette, unité : d, unité : h, unité : i.»
Types de problèmes importantsRéponses fournies (%)
(base : tous les répondants)
Programmes incompatibles17 %
Problèmes techniques13 %
Versions incompatibles9 %
Problèmes de confidentialité7 %

5.4 Satisfaction générale

Sommaire de la satisfaction générale

  • En général, les employés du MAECI sont satisfaits du progiciel standard du MAECI même s'il y a des poches d'insatisfaction (15 %).
  • Ils sont moins satisfaits de la formation et du soutien technique reçus.
    • On considère que la formation est offerte, mais qu'elle n'est pas suffisamment adaptée ou flexible;
    • La qualité du soutien ne pose pas problème - la principale préoccupation concernant le soutien technique a trait à l'opportunité de la réponse.
  • La quantité de formation reçue varie selon les endroits; le personnel des missions a reçu plus de formation concernant les logiciels fournis par le MAECI que celui qui travaille à l'administration centrale.

Satisfaction relative aux logiciels (standard) fournis par le MAECI

  • L'insatisfaction générale relative au progiciel standard s'élève à 15 %; 59 % sont satisfaits; 26 % sont ni satisfaits ni insatisfaits.
  • Les employés sont surtout satisfaits d'Outlook Mail, d'Outlook Calendar et de Nestscape et moins satisfaits de Jetform, de Corporate Applications et de COSICS.
  • La satisfaction relative aux logiciels fournis par le MAECI selon l'endroit révèle que les employés des missions sont moins satisfaits de Contacts Plus, de Corel Presentations 8, de Corporate Applications, de Desktop Outbound Fax et de SIGNET Metaframe/Citrix que les employés de l'administration centrale.

Satisfaction relative aux logiciels

Satisfaction générale relative à divers aspects des logiciels (standard) fournis par le MAECI

  • Les répondants étaient très satisfaits de l'accessibilité, de la convivialité et de la fonctionnalité des logiciels fournis par le MAECI.
  • Les attributs qui ont le plus d'incidence sur la satisfaction générale relative aux logiciels fournis par le MAECI sont les suivants : la fonctionnalité, la convivialité et la flexibilité.
AttributsSatisfaction générale
(base : tous les répondants)
Accessibilité58 %
Convivialité55 %
Fonctionnalité56 %
Soutien technique*54 %
Fiabilité53 %
Flexibilité44 %
Caractéristiques relatives à la sécurité (confidentialité)34 %
Capacité des versions37 %
Capacité des programmes35 %
Quantité de formation27 %
Note :*Les différences entre les employés des missions et ceux de l'administration centrale étaient importantes

Rétroaction concernant le soutien technique

  • Le délai de réponse dans les cas d'urgence était préoccupant. On considère que le personnel de soutien technique est très compétent, mais qu'il y a un manque de ressources. Le personnel des missions est moins satisfait du soutien technique que celui de l'administration centrale.
    • «Oui, il y a suffisamment de soutien technique... les réponses rapides sont limitées... habituellement, on obtient une réponse au cours de la journée... il n'y a pas d'aide d'urgence.»
    • «Le soutien technique est bon... il n'y a aucun problème ici. Nous devrions recevoir une formation obligatoire concernant les logiciels. L'ordinateur ne pose pas problème.»
    • «Suffisant, mais non opportun... le soutien pour l'équipement est bon.»
    • «S'il vous plaît, ne changez pas de nouveau le progiciel.... on commence seulement à s'habituer à l'actuel.»
    • « La formation assistée par ordinateur sur Outlook est excellente... cela prend environ cinq minutes... On aimerait en avoir davantage ( p.ex., Contacts Plus, Public Folders).»

Rétroaction sur la formation

Problèmes relatifs à la formation :

  • La formation fournie :

«Il faut différents modèles de formation pour différentes personnes et il faut reconnaître que les gens apprennent différemment et à un rythme différent... il faut différents modèles pour avoir de la flexibilité.»

  • Opportunité des cours offerts :

« Le calendrier de formation n'est pas favorable aux horaires des gestionnaires, il faut de la formation personnalisée.»

  • L'inaptitude du matériel didactique à répondre aux besoins directs des utilisateurs.

« Il faut adapter les cours aux besoins de l'employé (compte tenu de ses besoins, de la quantité des renseignements qu'il utilisera et de sa façon d'apprendre).»

«(Le MAECI) doit imaginer un outil de formation pour l'organisation qui comprend les besoins des utilisateurs... les outils d'apprentissage actuels sont inefficaces, trop techniques et supposent un certain niveau de connaissances.»

5.5 Utilisation efficace

Utilisation efficace des outils de bureau

  • En cherchant à atteindre les quatre principaux objectifs concernant les outils standard, les outils non standard, l'échange d'information et la satisfaction générale, la vérification s'est aussi efforcée d'évaluer si le personnel utilisait les outils d'ordinateur de façon efficace.
  • La possibilité de tirer des conclusions est limitée :
    • Le MAECI ne possède aucune norme ni aucun niveau défini de compétences prévues pour le personnel - les compétences nécessaires varieraient beaucoup selon le poste -- on ne dispose pas de repères externes pertinents et
    • le domaine est subjectif -- les outils de bureau font partie des outils utilisés par le personnel -- la capacité de les utiliser ne signifie pas nécessairement qu'on les utilise de façon efficace.
  • Compte tenu de ces limites, les responsables de la vérification ont relevé certains points qui méritaient d'être relevés.
  • Même si Outlook 98 : Mail est le programme le plus utilisé, les utilisateurs ont tendance à utiliser les caractéristiques de base, p.ex., peu de gens utilisent la caractéristique «filtrer les messages» -- compte tenu des plaintes habituelles concernant la quantité excessive de courriels, une meilleure utilisation de cette caractéristique entraînerait une utilisation plus efficace du programme.
  • Sur le plan du stockage et de l'échange d'information, il existe une vaste gamme de pratiques et d'outils utilisés. Cela suscite de la frustration quand quelqu'un essaie de trouver ou d'échanger de l'information, ce qui réduit l'efficacité générale. L'adoption de pratiques plus courantes dans l'ensemble du Ministère accroîtrait l'efficience et l'efficacité.
  • Outlook 98 : Calendar est beaucoup utilisé; toutefois, peu de personnes l'utilisent comme ordonnanceur -- résultat : il n'existe pas une masse critique qui permet une planification ou une organisation efficace des réunions. Les organisation qui ont adopté ce genre d'outil le trouvent très efficace. Son adoption dans les missions peut être moins utile qu'à l'administration centrale compte tenu du nombre assez important de réunions externes.

6.0 Recommandations

Recommandation à CFSS :

  • Réévaluer le programme de formation actuel afin qu'il reflète davantage les besoins des utilisateurs. Examiner les points suivants :
    • déterminer les programmes les plus essentiels (c.-à.-d. les plus utilisés) et déterminer un ordre de priorité de l'élaboration des cours de formation;
    • définir les compétences minimales requises à chaque niveau en mettant l'accent sur les habiletés plutôt que sur les logiciels:
    • élaborer un programme de formation obligatoire pour le progiciel standard du MAECI pour le nouveau personnel et définir les compétences minimales;
    • évaluer chaque année les exigences relatives à la formation et fournir des cours de recyclage concernant les fonctions de base.

Réponse de CFSS :

  • CFSS étudiera les recommandations en détail et évaluera ce qui pourra être fait avec le financement dont il dispose actuellement et soumettra un plan d'action d'ici la fin de juin 2001.

Recommandation à SXD :

  • Élaborer et mettre en oeuvre un plan de communication destiné à accroître la connaissance qu'a le personnel des lignes directrices actuelles visant l'échange et le stockage d'information dans les référentiels logiciels de l'organisation.

Réponse de SXD :

  • D'accord. SXD dressera un plan de communication destiné à améliorer la connaissance que le personnel a des lignes directrices visant l'échange et le stockage d'information dans divers systèmes du Ministère. Cela se fera dans le cadre des projets de gestion de l'information prévus.

Recommandation à SXD :

  • Compte tenu de l'utilisation importante du progiciel Microsoft, examiner les options en vue de réduire les coûts d'obtention de permis.

Réponse de SXD :

  • Le comité de direction de SXD a récemment produit un rapport d'étape qui recommande que l'on maintienne le statu quo en ce qui concerne le progiciel du Ministère au cours des prochains mois. SXD prévoit revoir cette activité au cours de 2001-2002 puisque les discussions au sein du Ministère concernant ce sujet continuent.

Recommandation à SXD :

Évaluer le caractère adéquat des ressources consacrées au soutien technique, p.ex., en faisant des comparaisons avec d'autres organisations et des repères externes.

Réponse de SXD :

  • SXD accepte cette recommandation en principe; toutefois, il convient de signaler qu'il s'agit d'une activité permanente au sein de SXD fin d'établir un équilibre entre les services et les coûts de façon générale.

7.0 Annexes

Annexe I

Sondage auprès des répondants engagés sur place par programme

Répondants = 177
Base : tous les répondants engagés sur place

Annexe II

Sondage auprès des répondants canadiens par niveau

Répondants = 464
Base : tous les répondants canadiens

Annexe III

Niveau de compétence auto-évalué des répondants

 ÉlémentaireIntermédiaireAvancéExpert
Outlook 98: Mail7 %32 %46 %15%
Corel WordPerfect 89 %35 %44 %13%
Netscape13 %34 %34 %19%
Jetform38 %40 %18 %4 %
Quick View+33 %37 %20 %10 %
Outlook 98: Calendar17 %36 %35 %13 %
Core Quattro Pro 834 %38 %23 %6 %
Corporate Applications41 %41 %16 %3 %
SIGNET Metaframe/Citrix36 %39 %19 %7 %
Outlook 98: Public Folders33 %34 %24 %10 %
COSICS62 %23 %11 %4 %
Corel Presentations 839%31 %22 %8 %
Conference Rooms35 %30 %20 %14 %
Contacts Plus32%38 %25 %5 %
Desktop Outbound Fax46 %30 %18 %5 %

Base : Répondants qui utilisent le programme

Annexe IV

Pourcentage de répondants qui ont reçu une formation concernant les logiciels (standard)
les plus utilisés fournis par le MAECI

Formation concernant les logiciels

Base : ceux qui utilisent le programme

Annexe V

Fréquence d'utilisation des logiciels (non standard) fournis localement

  • Internet Explorer et Microsoft Word sont les logiciels (non standard du MAECI) fournis localement qu'on utilise le plus fréquemment
  • Le personnel de l'administration centrale utilise Microsoft Photo Editor et Microsoft Access plus souvent que le personnel des missions.
 Quotidiennement2-3 fois par semaineune fois par semaineune fois aux 2 ou 3 semainesune fois par moismoins d'une fois par mois
Internet Explorer59%21 %9 %6 %3 %3 %
Microsoft Word35 %34 %10 %12 %3 %5 %
Microsoft Power Point5 %9 %17 %28 %14 %28 %
Microsoft Excel16 %24 %24 %16 %12 %9 %
Microsoft Access19 %16 %13 %17 %16 %20 %
Microsoft Project6 %19 %13 %11 %13 %38 %
Printkey and Snagit26 %28 %15 %18 %13 %-
Microsoft Photo Editor7 %29 %11 %36 %7 %11 %
Lotus 1-2-313 %13 %-38 %13 %25 %
Lotus Notes-17 %-17 %-67 %
Microsoft Binder--50 %--50 %

Bureau de l'inspecteur général

Pied de page

Date de modification :
2008-10-24