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Vérification du Fonds de recherche et de conférence du Fonds d'Initiatives pour l'Asie et le Pacifique

(Septembre 2001)

Résumé

Contexte

Durant les mois de juillet et d'août 2000, la Division de la vérification interne (SIV) a effectué une vérification du Fonds de recherche et de conférence, élément de programme du Fonds d'Initiatives pour l'Asie et le Pacifique (FIAP). L'objectif du Fonds consiste à soutenir en Asie et au Canada les initiatives qui visent à enrichir les connaissances de base de l'Asie-Pacifique, à renforcer les liens avec la région et à aider les Canadiens à y oeuvrer. Le Fonds est géré par la Section de la planification et de la coordination régionale - Asie-Pacifique (PNSP). Lors de l'exercice financier 1999-2000, le Fonds a été doté d'une somme totale de 434 000 $.

Le Fonds finance les projets qui répondent aux critères des Directions générales de l'Asie du Nord et du Pacifique (PND) et de l'Asie du Sud et du Sud-Est (PSD). Le financement n'est pas directement accessible au public. Il dépend en effet de l'évaluation faite par la direction qui vérifie la participation multiple, condition de l'Entente de contribution. PNSP, pour sa part, recommande l'approbation d'un projet en tenant compte des propositions émises par PND et PSD. Par contre, même si PNSP recommande l'approbation d'un projet et son financement, les responsables de secteur de PND et PSD demeurent directement responsables des projets subventionnés.

Antérieurement à la vérification, PNSP avait constaté des lacunes dans le processus de collecte des renseignements et d'établissement des rapports. Il a donc mis au point pour les exercices financiers 1995-1996 à 1999-2000 des dossiers personnalisés à partir des documents dont il disposait. L'initiative est bonne, puisqu'elle a permis d'établir des dossiers et des chiffriers correspondants donnant l'information de base d'un projet. D'ailleurs si cette initiative est maintenue, elle permettra à PNSP de mieux gérer les projets et déterminer la documentation à fournir par la direction bénéficiaire ou d'origine ainsi que de connaître l'état du projet en général.

Constatations

La vérification a permis de déterminer plusieurs secteurs où il y a place à l'amélioration :

  • Les conseils donnés à LIND et à LISD au sujet de la gestion de l'information sont minimes. Des lignes directrices détaillant des processus particuliers pourraient être données aux nouveaux agents de projets afin de faciliter le transfert d'information et de connaissances et, ainsi, la gestion globale du programme.
  • Si les mesures en faveur du financement sont conservées dans les dossiers, il n'y a par contre que peu de renseignements sur les retombées obtenues dans la perspective du programme.
  • Comme le programme n'est pas contrôlé de façon cohérente et systématique, il est difficile de déterminer si le projet en général et les bénéficiaires en particulier respectent les objectifs fixés.
  • En raison du roulement de personnel et du manque d'uniformité, Il n'y a pas eu de collecte de l'information de base sur les programmes. Dans la majorité des échantillonnages, les renseignements clés, concernant particulièrement le processus de proposition, d'évaluation et d'approbation des projets, manquaient ou étaient si minimes qu'il a été impossible de vérifier si l'admissibilité du candidat avait été évaluée de façon exhaustive, ou de connaître les modalités d'approbation du projet.
  • L'équipe de vérification n'a pu retrouver, pour aucune des années financières faisant l'objet d'examen, de documentation sur les budgets définitivement approuvés. De plus, LINSLI ne reçoit souvent que tard pendant l'année financière le budget confirmé du Fonds. Ainsi, des crédits d'environ 75 000 $ ont été périmés pour l'année financière 1999-2000. Cette situation pourrait être évitée si LINSLI faisait ses appels de propositions de manière plus formelle et systématique et les directions pourraient planifier leurs ressources et avoir des propositions prêtes à intervalles réguliers tout au long de l'année.

Malgré le manque de pratiques formelles dans certains secteurs, LINSLI a tout de même géré le programme de façon compétente.

Introduction

1.1 Survol

1.1.1 Le Fonds d'Initiatives pour l'Asie et le Pacifique (FIAP) comprend sept éléments : le Fonds de recherches et de conférences, le Fonds Asie-Pacifique, le Réseau des Centres d'éducation canadiens, le Fonds central de l'APEC , la Korean Peninsula Energy Development Organization, le Centre for Dialogue de l'université Simon Fraser et la Chambre de commerce du Canada, dont le financement annuel total s'élève à 2,6 millions de dollars.

1.1.2 Le Fonds a été initialement approuvé en décembre 1989 *** et renouvelé en novembre 1995 ***. En août 2000, PNSP a présenté au Conseil du Trésor une soumission révisée, demandant un renouvellement de l'autorisation pour une période de cinq ans.

1.1.3 Au cours de l'année financière 1999-2000, le financement de tous les programmes du Fonds s'est élevé à 2,6 millions $, dont 434 000 $ pour le Fonds de recherches et de conférences, somme qui correspond aux crédits restants après le financement de toutes les autres organisations. Le FIAP est financé à 100 % par le crédit 10 (subventions et contributions).

1.1.4 Le Fonds est géré par 3 ETP. Le directeur adjoint (PNSP) assure la liaison principale avec PND et PSD (qui font les propositions de projets). Il lui incombe d'examiner et d'évaluer les propositions en plus de recommander l'approbation d'un projet. Il reste que l'approbation finale dépend de deux directeurs généraux, celui de PND ainsi que celui de PSD, qui signent à leur tour des Ententes de contribution.

Objectifs, portée et méthode

2.1 Objectifs

2.1.1 Cette vérification avait pour objectif global d'examiner les cadres administratifs et opérationnels de la Section de la planification et de la coordination régionales - Asie Pacifique (PNSP) entourant le fonds de recherches et de conférences (FRC), un des éléments du programme d'initiatives Asie-Pacifique, et de donner à PNSP des moyens d'améliorer ses méthodes afin qu'il puisse réaliser pleinement ses objectifs opérationnels. Les opérations de la Direction générale de l'Asie du Nord et du Pacifique (PND) et de la Direction générale de l'Asie du Sud et du Sud-Est (PSD) ont été examinées de manière à:

  • vérifier si elles se conforment à la LIolitique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert
  • réviser les procédures d'administration du programme

2.2 Portée et stratégie d'échantillonnage

2.2.1 La vérification comprenait l'examen de onze projets, de l'exercice financier 1995-1996 à l'exercice 1999-2000.

2.2.2 Les dépenses du FRC pour l'échantillon de vérification totalisaient 676 531 $, soit 38 % de la valeur totale des projets du FRC pour les années ayant fait l'objet d'une vérification. Le tableau ci-dessous, élaboré à partir des renseignements fournis par la gestion de PNSP, présente le budget du FRC réparti annuellement pour l'ensemble des exemples de projet examinés. Les renseignements sur le budget final du FRC n'étant pas disponibles, l'équipe de vérificateurs n'a pu les concilier au budget général des initiatives Asie-Pacifique et avoir ainsi des données complètes.

Exercice financierCréditNombre total de projets pour l'annéeExemples de projetValeur totale des projets du FRCValeur totale des exemples% de la valeur totale du FRC pour l'année
1999-200010165386 772 $181 53 $47 %
1998-19991093487 000 $297 000 $61 %
1997-19981061214 925 $65 000 $30 %
1996-199710161399 145 $90 000 $23 %
1995-199610111309 520 $43 000 $14 %
Grand total58111 797 362 $676 531 $38 %

2.3 Méthode

2.3.1 Voici les principaux éléments de la méthode utilisée:

  • examen de la documentation opérationnelle de LINSLI, des initiatives Asie-LIacifique et du FRC
  • entrevues avec le personnel de LINSLI concernant les opérations et les procédures du FRC et des initiatives Asie-LIacifique
  • entrevues avec le personnel de LIND et du Bureau de l'administration du secteur - Asie-LIacifique et Afrique (LIAM) concernant les procédures
  • élaboration d'un organigramme général
  • série de rencontres avec le personnel du LINSLI dans le but de discuter des résultats de la vérification et des leçons qui en ont été tirées
  • examen d'un exemple de dossiers de projet en regard de la liste de contrôle des dossiers établie pour la vérification des initiatives Asie-LIacifique (voir l'annexe A). Cette liste de contrôle, élaborée par la Direction de la vérification interne (SIV) en collaboration avec LINSLI, inclut la LIolitique du Conseil du Trésor et les exigences spécifiques de LINSLI.

Résultats

3.1 Survol

3.1.1 Les résultats suivants s'appuient sur l'examen des dossiers d'un exemple de projet et sur des entrevues avec les agents de PNSP.

3.2 Procédures, administration et gestion du programme

3.2.1 La vérification a mis au jour un certain nombre de problèmes qui nuisent à la gestion efficace du programme. L'équipe de vérificateurs s'est rendu compte que le roulement fréquent du personnel et l'absence de mémoire institutionnelle au sein des directions nuit au travail de gestion. Il est donc très important de mettre en place des procédures qui peuvent être comprises, suivies et transférées rapidement. Bien que les mesures en faveur du financement soient conservées dans les dossiers, il n'y a aucune information sur les retombées obtenues dans la perspective du programme. Voici un résumé des résultats concernant la gestion et l'administration du programme:

  • Comme le programme n'est pas contrôlé de façon cohérente et systématique, il est difficile de déterminer si le projet en général et les bénéficiaires en particulier respectent les objectifs fixés.
  • La collecte de renseignements sur le programme de base fait totalement défaut, à cause du roulement de personnel. Les renseignements clés, particulièrement ceux entourant la proposition, l'évaluation et le processus d'approbation du projet, font défaut ou sont si minimes que pour la majorité des exemples de projet examinés, il a été impossible de vérifier si l'admissibilité du candidat avait été évaluée de façon exhaustive, ou de connaître les modalités d'approbation du projet.
  • L'encadrement des directions concernant la gestion de l'information est minime. LIour faciliter la gestion globale du programme ainsi que le transfert de l'information et des connaissances, les directives devraient être transmises aux nouveaux agents qui pourraient y trouver des précisions sur les procédures spécifiques du programme.

3.2.2 Les procédures inadéquates (concernant les appels de propositions, le contrôle, le soutien) risquent de semer la confusion au sujet du programme, entraîner la péremption des fonds et être la cause d'occasions manquées.

Recommandations adressées à PNSP

3.2.3 Que PNSP, conjointement avec PND, PSD et le PAM, élabore une série de directives qui définissent en détail les procédures clés de la gestion du programme, particulièrement celles qui sont prescrites par la Politique du Conseil du Trésor.

Réponse de PNSP

3.2.3 Avec le soutien du SIV, PNSP élabore les « Directives concernant le fonds de recherche et de conférence : Application, vérification, approbation et procédure de paiement » (annexées). Ces directives sont incluses dans l'appel officiel de PNSP pour les propositions du FRC. Les directions ont été avisées que ce document est aussi disponible sur l'unité de réseau partagé du secteur-P.

Afin de s'assurer que les projets de l'exercice financier 2000-2001 et des exercices suivants sont systématiquement évalués et approuvés, PNSP a élaboré un modèle de proposition et d'évaluation de projet (voir l'annexe A). Le modèle comprend deux formulaires d'évaluation, l'un destiné au responsable de la direction géographique et l'autre à PNSP, ainsi qu'une section réservée à l'approbation du directeur général en charge.

De plus, PNSP a préparé un guide d'évaluation de projet/bénéficiaire (voir l'annexe A) pour les directions géographiques, afin de s'assurer que les projets et les bénéficiaires sont évalués une fois le projet terminé.

3.2.4 Avant l'exercice financier 1999-2000, il n'existait aucun système de classement central, ce qui a comme conséquence qu'il est impossible de conserver la documentation complète d'un projet à un seul endroit et dans un dossier de projet principal. Au milieu de l'an 2000, à la demande de la haute direction du Ministère, PNSP a créé des dossiers de projet individuels qui comprenaient les documents dont il disposait. Ce processus a été suivi pour les exercices financiers de 1995-1996 à 1999-2000. Les dossiers qui en ont résulté et les tableurs connexes (qui déterminent les informations de base du projet) sont une bonne initiative qui, si elle est poursuivie, permettra à PNSP de savoir quels documents n'ont pas encore été reçus du bénéficiaire et de la direction d'origine, ainsi que de connaître l'état d'avancement général d'un projet. La création d'un système de classement central faciliterait le processus de collecte des documents. Il faudrait déterminer où devraient se trouver les dossiers centraux et s'assurer que les directions concernées transmettent des copies de tous les documents d'un projet à PNSP pour qu'ils soient insérés dans le dossier du projet. Les lignes directrices du processus pourraient comprendre une liste des documents requis.

Recommandation à PNSP

3.2.5 PNSP collabore avec PND et PSD pour créer un système de classement centralisé du programme.

Réponse de PNSP

3.2.5 Au cours du deuxième trimestre de l'exercice financier de 2000-2001, PNSP a créé un système de classement centralisé du programme pour les projets qui relèvent du Programme des Initiatives pour l'Asie-Pacifique (IAP). Les dossiers de projets qui sont régis par ce nouveau système remontent à l'exercice financier de 1995-1996.

3.2.6 Il manquait dans tous les dossiers examinés des documents clés sur le processus et le projet. Des renseignements essentiels, en particulier ceux qui concernent la proposition, l'évaluation et le processus d'approbation des projets, sont absents ou tellement limités qu'il est impossible de savoir si une évaluation complète de l'admissibilité du candidat selon les critères du programme a bien été effectuée. L'absence de ce genre d'information ne permet pas à un agent qui n'est pas familiarisé avec le projet d'assumer facilement la responsabilité du dossier.

Recommandation à PNSP

3.2.7 Examiner tous les dossiers de projet du RCF pour vous assurer que leurs documents sont complets.

Réponse de PNSP

3.2.7 PNSP, avec l'aide de SIV, a établi une liste des documents du projet (annexe A) par rapport à laquelle les dossiers de projet du RCF seront vérifiés. Avant de fermer un dossier de projet, PNSP s'assure maintenant que les documents du projet sont bien complets.

3.3 Budget et dépenses du programme

3.3.1 Les chiffres réels du budget pour les années qui ont fait l'objet de la vérification n'étaient pas disponibles. La direction de PNSP a fourni à l'équipe de vérification un résumé du financement du programme (1999-2000). Le financement initial de tous les programmes API était de 2,6 millions de dollars pour l'exercice financier 1999-2000. De ce montant, 1 million de dollars a été octroyé à la Fondation Asie-Pacifique (FAP); 1,124 million de dollars, au Réseau CEC, 434 000 $, au RCF et le solde à été versé aux quatre bénéficiaires restants dans le cadre du fonds IAP. Le financement du RCF se compose essentiellement des fonds qui restent après que les autres programmes API ont été financés.

3.3.2 Du point de vue d'une vérification, il existe des incertitudes quant au processus d'élaboration du budget. L'équipe de vérification n'a pas été en mesure de trouver les documents du budget approuvé final pour le RCF et ce, pour tous les exercices qui ont été vérifiés. Souvent, PNSP n'obtient pas un budget confirmé pour le RCF avant une date tardive dans l'exercice financier, ce qui a contribué pour l'exercice financier 1999-2000 à environ 75,000 $ de fonds périmés. Lorsque le budget final a été confirmé, il était trop tard dans l'exercice financier pour que PNSP puisse demander à PND et PSD des propositions de projet supplémentaires. L'équipe de vérification a été informée que « d'importants changements » avaient été effectués au processus budgétaire pour l'exercice financier 2000-2001. Les informations examinées par l'équipe de vérification, qui comprennent la nouvelle présentation au Conseil du Trésor, ne fournit pas d'informations détaillées en ce qui concerne le processus budgétaire.

3.3.3 L'équipe de vérification a trouvé que les documents du budget approuvé final pour le RCF n'était pas disponible à PNSP, à PND, à PSD, à l'Unité centrale de traitement (UCT) ni au Service local d'information (SLI). Elle a été informée que cette situation est attribuable en grande partie au fait que le financement du RCF provient de l'argent « qui reste » après que la Fondation Asie-Pacifique et le Réseau des centres d'éducation canadiens (Réseau CEC) ont été financés. Le principal problème que rencontre PNSP est l'incertitude concernant le montant du budget final qui varie à différents moments de l'exercice, en raison principalement des contributions « en nature » variables, faites par le Réseau CEC. L'établissement d'un budget général aiderait les directions à planifier les projets et à éviter la péremption des fonds de contribution disponibles, à la fin de l'exercice.

Recommandation à PNSP

3.3.4 Qu'un budget d'ensemble soit établi pour le FARC et approuvé par les agents compétents au début de chaque année financière.

Réponse de PNSP

3.3.4 La nouvelle présentation qui a été faite au Conseil du Trésor en vue d'obtenir le renouvellement pour cinq ans (exercices de 2000-2001 à 2004-2005) du pouvoir de dépenser pour les programmes régionaux de l'Asie-Pacifique, a été approuvée au mois d'août de l'exercice 2000-2001 ***.

Un maximum d'un million de dollars par année est accordé à la Fondation canadienne de l'Asie-Pacifique.

Un montant décroissant et correspondant à un restant est accordé au Réseau de centres d'éducation canadiens (réseau CEC). Comme le réseau CEC devrait être autosuffisant sur le plan financier d'ici cinq ans, les contributions seront réduites chaque année. Elles tomberont de 300 000 $ pour l'exercice 2000-2001 à 100 000 $ pour l'exercice 2004-2005, après quoi elles cesseront.

Un montant d'au moins 250 000 $ par année est accordé à un fonds de prévoyance. Pendant que le montant accordé au réseau CEC diminuera de 50 000 $ par année financière, le fonds de prévoyance augmentera d'autant jusqu'à l'exercice 2004-2005.

Un montant d'au moins 450 000 $ par année est accordé au FARC. Le fonds de prévoyance a servi à alimenter le FARC pendant l'exercice 2000-2001, et PNSP prévoit qu'il en sera ainsi pendant les quatre prochains exercices.

3.4 Demande, admissibilité, révision et autorisation de projet

3.4.1 Des propositions pour le financement de projet sont présentées à PND et à PSD par des organisations non gouvernementales (ONG), le cabinet du ministre des Affaires étrangères (MINA), le cabinet du secrétaire d'État (SSAP) et d'autres secteurs du MAECI. PNSP demande des propositions de projet à PND et à PSD deux ou trois fois au cours de l'année financière. Il ne fait pas d'appels de propositions officiels à intervalles réguliers durant l'année. Les priorités des directions, qui déterminent la nature des propositions de projet, sont décrites dans les plans d'activités annuels des directions.

Recommandations à PNSP

3.4.2 Afin de faciliter l'aspect présentation du processus de propositions de projet, PNSP devrait lancer un appel systématique de propositions normalisées, à intervalles réguliers.

3.4.3 Afin de faciliter le processus de proposition, PNSP devrait définir et communiquer les principaux processus relatifs aux programmes.

Réponses de PNSP

3.4.2 PNSP a développé un modèle de proposition et d'évaluation de projet (annexe A) et a lancé deux appels de propositions officiels depuis l'automne de l'exercice 2000-2001.

3.4.3 Afin de communiquer les principaux processus relatifs aux programmes, PNSP joint à ses appels de propositions officiels les « Lignes directrices pour le Fonds d'aide à la recherche et aux conférences : processus de demande, de révision, d'approbation et de paiement ».

Un bref exposé sur le processus du FARC sera présenté à chaque direction de façon régulière. Cela fera partie des efforts que fait PNSP pour faire connaître ses activités au Secteur de l'Asie-Pacifique.

3.4.4 L'établissement de l'admissibilité du projet et l'évaluation du récipiendaire constituent une étape cruciale du processus de contribution. L'évaluation de l'admissibilité du projet a été la principale lacune relevée pendant l'examen de l'échantillon de dossiers. Il y avait peu de documentation dans les dossiers de projets qui indiquait que les gestionnaires du programme avaient évalué le récipiendaire selon les critères prescrits. Le formulaire de demande ou de proposition de projet se trouvait dans huit des onze dossiers échantillons qui ont été examinés. Dans quatre des onze dossiers, il n'y avait aucun document prouvant que le projet avait été évalué selon les critères généraux et précis qui avaient été prescrits.

3.4.5 Dans six des onze dossiers, des documents prouvaient qu'il y avait eu consultation avec les personnes concernées par le projet (représentants de la direction, SMFG) au sujet de la faisabilité et de l'approbation du projet. Les consultations ont souvent pris la forme de communications par courriel.

3.4.6 Dix des onze dossiers examinés ont montré que le projet avait été approuvé par la personne appropriée, c'est-à-dire le directeur général de PND ou le directeur général de PSD, dont la signature apparaît sur l'entente de contribution.

3.4.7 Le formulaire d'évaluation de projet, dont la direction d'origine ou PNSP s'était servi pour évaluer la proposition, ne se trouvait dans aucun des dossiers. On a expliqué à l'équipe de vérification que cela tenait principalement au fait que le chargé de dossier de PND/PSD responsable de la préparation de la proposition (de concert avec le bénéficiaire) et le directeur adjoint de PNSP connaissent très bien les objectifs du programme et les bénéficiaires et « savent » donc si un projet est réalisable ou si un bénéficiaire est admissible avant de recevoir la proposition de projet. Certes, une consignation par écrit de la décision améliorerait le suivi des projets et faciliterait le développement du suivi du bénéficiaire. Un document écrit atténuerait aussi certains problèmes éprouvés par les nouveaux employés en leur permettant de déterminer l'admissibilité d'un projet et de connaître l'état d'avancement d'un projet. Le chargé de dossier de PND/PSD qui est directement responsable du projet devrait peut-être être consulté pour la préparation de ces éléments d'information.

3.4.8 Les documents justificatifs, ceux concernant notamment l'admissibilité du projet, sont importants pour en vérifier la pertinence et en justifier le financement. De plus, PNSP doit adresser une nouvelle présentation au Conseil du Trésor à l'automne 2000 aux fins de financement. Une augmentation de la documentation du programme facilitera la création du « plan d'affaires et d'activités » de PNSP.

Recommandation à PNSP

3.4.9 En vue de la décision finale d'approbation ou de rejet du projet, PNSP devrait préparer un formulaire d'évaluation ou un résumé écrit indiquant le montant du financement.

Réponse de PNSP

3.4.9 Pour assurer l'évaluation et l'approbation systématique des projets à partir de l'exercice financier de 2000-2001, PNSP a créé un modèle de proposition et d'évaluation des projets présentés (annexe A). Le modèle contient deux formulaires d'évaluation : l'un à remplir par le responsable de la direction géographique, l'autre par PNSP. Une section est réservée à l'approbation du directeur général.

3.5 L'accord de contribution

3.5.1 Les dossiers de projet ont été passés en revue afin de vérifier leur mécanisme de financement, p. ex. subvention, contrat ou contribution. Même si tous les dossiers de projet vérifiés ont été financés au titre du Crédit 10 (Subventions et contributions), il est possible de faire valoir, dans le cas de deux dossiers examinés, qu'un « produit » a été livré à l'État. Par exemple, RCF a financé un projet de recherche visant à analyser le climat politique et économique d'un pays de l'Asie du Sud-Est et à évaluer son potentiel d'investissement. Le MAECI a reçu une copie des résultats de recherche jointe au rapport du bénéficiaire. L'argument en faveur du financement par voie de contribution découle, dans ce cas, des modalités approuvées dans la présentation au Conseil du Trésor, qui précise qu'un projet devrait « combler une lacune au niveau des connaissances». En ce qui concerne ce dossier, on peut soutenir qu'une telle lacune a été comblée. De plus, le projet a été parrainé par une organisation non gouvernementale (ONG) canadienne. Le travail a été réalisé dans le cadre d'un partenariat entre des universitaires canadiens et japonais. Par ailleurs, le rapport de recherche a servi à prouver que le projet a été mené à terme.

3.5.2 L'administration de PNSP a souligné qu'il y a parfois des « zones grises » entre le financement par contribution et celui par contrat. Comme les modalités d'approbation des présentations au Conseil du Trésor sont vagues, le comité de vérification a déterminé que le financement par contribution était légitime pour l'échantillon de projets analysés. De plus, PNSP obtient l'autorisation du directeur adjoint, marchés (SMGF) à chaque accord de contribution. À partir d'août 2000, les ententes seront examinées par le gestionnaire des services de paiement (SMFP).

3.5.3 L'évaluation de SMFP permet de s'assurer que le projet a été évalué en fonction des principes régissant une contribution (par rapport à une subvention ou un contrat) et que la contribution représente un mécanisme de financement adapté au projet. La vérification a révélé que, dans sept cas sur dix, la preuve que l'entente a été approuvée par SMFG se trouvait dans les dossiers. Depuis août 2000, cette responsabilité est transférée à SMFP.

Recommandation à PNSP

3.5.4 S'assurer d'inclure une copie de l'approbation de SMFG dans tous les dossiers de projet. Pour les projets débutant après août 2000, veiller à ce qu'une copie de l'approbation de SMFP figure dans tous les dossiers de projet.

Réponse de PNSP

3.5.4 La responsabilité de l'approbation des ententes de contribution a été transférée à SMFH.

PNSP a mis au point avec SIV une liste de contrôle de la documentation des projets avec laquelle il vérifie les dossiers et s'assure qu'une copie de l'approbation du SMFH figure parmi les documents.

3.6 Suivi et établissement des rapports

3.6.1 La direction d'origine, PND ou PSD, est la principale responsable de la gestion de la mise en oeuvre du projet. Il lui serait donc plus facile de préparer une évaluation, car elle est bien informée des objectifs spécifiques du projet et elle sait dans quelle mesure ceux-ci répondent aux exigences globales du programme. Comme PNSP est tenu d'obtenir les principaux dossiers du programme, il peut veiller à la préparation des évaluations.

3.6.2 Il incombe principalement à la direction d'origine (PND ou PSD) d'assurer le suivi du bénéficiaire selon les modalités de l'accord de contribution. Ce dernier comporte des dispositions relatives aux responsabilités et obligations respectives du bénéficiaire et du donateur et il permet à PNSP de suivre les exigences particulières des projets, les obligations des bénéficiaires, les exigences en matière d'établissement des rapports et le calendrier des paiements, et de démontrer que les projets financés répondent aux objectifs du programme.

3.6.3 PNSP n'a pas appliqué de méthodes de suivi uniformes et systématiques; toutefois, l'équipe de vérification a constaté que les rapports finaux préparés par les bénéficiaires offrent un résumé des résultats obtenus par les projets, en fonction des objectifs du programme. Ces rapports sont indispensables pour s'assurer que le financement contribue à la promotion des objectifs du programme (pour démontrer aussi que le financement est justifié) et pour obtenir des informations sur la valeur ajoutée du projet.

3.6.4 La vérification a démontré que, dans 10 cas sur 11, le bénéficiaire a soumis au responsable du projet au MAECI des rapports sur l'état d'avancement des projets, des rapports d'étape ou des rapports d'activité. Toutefois, en aucun cas, il n'y a eu d'évaluation du projet ou du bénéficiaire par PNSP, PND ou PSD, au moment de la fermeture du dossier de projet. De telles évaluations sont utiles au Ministère, car elles peuvent servir à établir un mécanisme de suivi du bénéficiaire, qui pourrait s'avérer utile si l'intéressé présente ultérieurement une autre demande de financement

3.6.5 Malgré les lacunes ou l'absence d'un mécanisme de suivi, la vérification a établi que, dans 8 cas sur 11, le projet a produit les résultats escomptés. C'est ce qui ressort des rapports narratifs et/ou des factures fournis par le bénéficiaire conformément aux dispositions de l'accord de contribution.

3.6.6 Le suivi pourrait prendre la forme d'une « note au dossier » qui résumerait le projet, le montant du financement accordé, les objectifs initiaux et les résultats réels. Ces informations pourraient constituer les données de base d'un système qui permettrait de déterminer les bénéficiaires admissibles et limiterait le risque de voir attribuer un financement à des candidats aux antécédents peu convaincants. Cela permettrait aux gestionnaires du programme de répondre aux questions de la direction concernant le programme, tout en contribuant au système de suivi global. En outre, les personnes qui ne sont pas familières avec le programme pourraient ainsi obtenir des informations sur les projets en cours.

Recommandations à l'intention de PNSP

3.6.7 PNSP, en collaboration avec PND et PSD, doit obtenir de tous les bénéficiaires les rapports de projet manquants et en inclure une copie au dossier du projet.

3.6.8 PNSP, avec l'aide de PND et PSD, doit établir des rapports périodiques d'évaluation du programme indiquant le budget, les dépenses, les fonds inutilisés, la liste et les résumés des projets, ainsi que le degré d'atteinte des objectifs du programme.

Réponses de PNSP

3.6.7 PNSP recueille présentement les rapports sur l'état des projets pour l'année financière 2000-2001. La plupart des rapports de projet manquants pour l'année financière 1999-2000 ont été obtenus et PNSP poursuit ses recherches auprès des directions concernées pour obtenir ceux qui ne lui ont pas encore été acheminés.

3.6.8 Des évaluations périodiques du programme ont été réalisées et un tableur contenant toutes les informations susmentionnées a été élaboré. De plus, PNSP a préparé à l'intention des directions géographiques un guide d'évaluation des projets et des bénéficiaires afin de s'assurer que les uns et les autres fassent l'objet d'une évaluation à l'achèvement du projet.

Suivant

Bureau de l'inspecteur général

Pied de page

Date de modification :
2008-12-01