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Vérification du programme de contribution Horizon le monde en science et technologie

Vérification du programme de contribution Horizon le monde en science et technologie

(Novembre 2001)

• Sommaire
• Introduction
• Objectifs, portée et méthodologie
• Observations et recommandations
• Liste de contrôle - examen de dossier

Sommaire

En janvier 2001, la Direction de la vérification (SIV) a effectué une vérification du programme Horizon le monde en science et technologie (Horizon le monde) dans le cadre de la vérification globale des subventions et contributions du Ministère. Ce programme bénéficie d'un financement annuel de 390 000 $. Il a été créé en juin 2000 à la suite du regroupement du Fonds de coopération scientifique et technologique avec le Japon (FCSTJ) et du Programme de coopération scientifique et technologique avec des partenaires européens (Programme STEP).

Horizon le monde est administré et géré par la Direction de la science, technologie et du partenariat, Service des délégués commerciaux (TBR). Un an avant la vérification, un nouveau directeur de programme avait été nommé; à l'heure actuelle, il met en oeuvre les processus administratifs nécessaires à la gestion de ce nouveau programme. Un certain nombre de changements ont été apportés pour régler les problèmes des deux programmes précédents.

Dans l'ensemble, le programme est bien géré. Toutefois, des lacunes existent au niveau documentaire. Tout au long de la vérification, nous avons relevé les points suivants concernant la gestion du programme Horizon le monde :

• Les méthodes appliquées concernant la transparence et les candidatures soumises semblent raisonnables relativement aux dispositions permettant l'accès au programme par le public.
• Les gestionnaires ont réuni suffisamment d'informations pour évaluer les demandes en fonction des critères qui régissent le programme. Toutefois, l'évaluation et l'approbation des projets ne sont, de manière générale, pas suffisamment documentées.
• Les accords de contribution ont été préparés conformément aux règlements du Ministère. Ils mentionnent donc parfaitement les obligations des bénéficiaires, les obligations de rendre compte, les échéances de versement et la présence d'une clause de vérification.
• Les demandes des bénéficiaires sont examinées en bonne et due forme, et étayées par les documents pertinents.
• Les méthodes établies de rapport et de contrôle des projets semblent permettre de vérifier efficacement si les objectifs des projets sont réalisés et si les fonds ont été reçus.
• En général, les gestionnaires ne rédigent pas de rapports sur les effets et les avantages des projets pour le programme.

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Introduction

1.1 Généralités

1.1.1 Le mandat du programme Horizon le monde en science et technologie (Horizon le monde) consiste à favoriser la collaboration internationale en matière de science et de technologie en aidant les chercheurs canadiens à identifier et à exploiter des possibilités de collaboration de recherche et développement (R-D) avec des partenaires étrangers.

1.1.2 Le Fonds Horizon le monde en Science et Technologie (390 000 $) est né suite au regroupement du Fonds de coopération scientifique et technologique avec le Japon (FCSTJ) (300 000 $) et du Programme de coopération scientifique et technologique avec des partenaires européens (Programme STEP Horizon le monde) (90 000 $). Ce rapprochement a été effectué pour élargir les possibilités de collaboration internationale en R-D.

1.1.3 Les candidats admissibles au financement par Horizon le monde sont des chercheurs (à l'exception des chercheurs du gouvernement fédéral) ayant besoin d'un appui financier pour explorer la possibilité de réaliser des projets de collaboration en R-D. L'aide apportée vise à financer la recherche de possibilités de réaliser des projets de R-D. Elle n'a pas pour objet le financement des activités de recherche scientifique et technique en soi. Le MAECI finance jusqu'à 50 % des dépenses admissibles, jusqu'à un plafond de 50 000 $. Les dépenses admissibles sont les frais de déplacement, d'hébergement et autres dépenses similaires, mais non liées à la recherche en soi, nécessaires à la mise en oeuvre de projets de collaboration en R-D.

Objectifs, portée et méthologie

2.1 Objectifs

2.1.1 L'objectif général de cette vérification portait sur la révision des structures administratives et opérationnelles de TBR régissant le programme Horizon le monde en science et technologie, afin de :

• s'assurer de la conformité du programme avec la politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transferts;
• déterminer l'efficacité des méthodes d'administration du programme;
• définir les possibilités d'amélioration, à titre de service rendu aux gestionnaires du programme.

2.2 Portée et stratégie d'échantillonnage

2.2.1 Avant la création du programme Horizon le monde, le FCSTJ (300 000 $) était administré par TBR, et le Programme STEP était administré en partie par TBR (20 000 $) et en partie par l'Association des universités et collèges du Canada (AUCC) (70 000 $). L'AUCC ne joue plus aucun rôle dans l'administration du programme Horizon le monde. La Direction de la vérification n'a sélectionné aucun projet administré par l'AUCC.

2.2.2 La vérification comportait l'examen de 10 projets, sur une période allant de l'exercice 1999/2000 (STEP et FCSTJ) à l'exercice 2000/2001 (Horizon le monde). La somme de financement totale des projets sélectionnés s'élevait à 239 745 $, somme qui représente 52 % de la valeur totale des projets financés sur cette période. Le tableau suivant présente la répartition du financement par année et par projet sélectionné. Les informations qui y figurent proviennent des renseignements fournis par TBR.

* Deux des projets Horizon le monde sélectionnés aux fins de la vérification n'étaient pas à terme au moment de la vérification. Par conséquent, ces projets ont été évalués jusqu'à l'étape de l'accord de contribution.

2.2.3 Le financement de chaque projet allait de 1 800 $ à 50 000 $. Les dépenses admissibles au financement incluaient les dépenses de déplacement, d'hébergement et autre dépenses similaires non liées à la recherche en soi. La différence monétaire qui existe parfois d'un projet à l'autre s'explique par le nombre de personnes qui ont effectué des déplacements (une personne seule ou une délégation entière) et par la destination (au Canada ou à l'étranger).

2.3 Méthodologie

2.3.1 La Direction de la vérification a procédé comme suit :

• consultation des documents opérationnels de Horizon le monde et de TBR;
• rencontres avec du personnel de TBR et de TAM concernant les opérations et les procédures appliquées par Horizon le monde;
• vérification d'un échantillon de projets en fonction de la Liste de contrôle - Examen de dossier (voir Annexe A). Cette liste de contrôle, qui mentionne les exigences de la politique du CT en matière de paiements de transferts, a été élaborée par SIV.

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Observations et recommandations

3.1 Généralités

3.1.1 Nos observations détaillées sont présentées selon la méthode suivie par les gestionnaires des programmes Horizon le monde, STEP et FCSTJ, jusqu'à l'accord de contribution.

• Transparence et accès
• Processus de candidature
• Évaluation et approbation des projets
• Accords
• Vérifications des demandes de remboursement et paiements
• Contrôles et rapports

3.2 Transparence et accès

3.2.1 Les bénéficiaires du programme sont des groupes de deux candidats ou plus représentant divers organismes de recherche, comme des universités, des centres de recherche (à l'exception des centres de recherche fédéraux) et des entreprises privées qui ont besoin d'un appui financier pour approfondir des possibilités de concrétiser des projets de collaboration en R-D avec des homologues étrangers. Aucune publicité officielle n'a été effectuée autour des programmes STEP et FCSTJ. Ces programmes se sont fait connaître par le bouche à oreille. Après la fusion des deux programmes pour créer le programme Horizon le monde, on s'est préoccupé des questions de transparence pour sensibiliser la communauté scientifique à l'existence de ce programme par la création et l'utilisation d'un site Internet Horizon le monde.

3.2.2 Les candidats apprennent l'existence du programme Horizon le monde par le site Internet du programme, grâce à un lien à partir de la page d'accueil du site du MAECI. Sur ce site, on trouve le formulaire de candidature, bien qu'il ne soit pas obligatoire. L'existence de ce site Web est jugée par les gestionnaires comme un moyen efficace de promouvoir le programme auprès du public et de répondre à certaines lacunes qui existaient en matière d'accessibilité. Ce site Web permet de faire connaître le programme aux candidats admissibles.

3.2.3 Au moment où nous avons effectué notre vérification, le site était en période d'actualisation et était inaccessible depuis six mois, car TBR consacrait tous ses efforts à la préparation d'une nouvelle présentation au CT pour 2000. Les travaux de mise à jour du site Web avaient donc été suspendus jusqu'à l'acceptation de la présentation 2000 par le CT. TBR a indiqué que le site serait en ligne « le plus tôt possible ». Une fois le site de nouveau accessible, on espère qu'on se penchera sur la question de l'accès public aux fonds du programme.

3.3 Processus de candidature

3.3.1 Les candidats font leur demande de financement par lettre, par courriel ou par le biais d'une mini-proposition. L'utilisation d'un formulaire de candidature type ne semblait pas évidente pour les projets financés dans le cadre des programmes STEP et FCSTJ. Ces programmes étaient gérés de façon informelle, mais il est manifeste qu'en général un dialogue était établi entre des représentants du Ministère et les candidats pour permettre aux gestionnaires du programme de recueillir les informations indispensables à l'évaluation d'une proposition de projet par rapport aux critères établis.

3.3.2 Au moment où la vérification a eu lieu, le directeur adjoint de la Direction de la science et de la technologie donnait une forme officielle au processus de candidature en demandant aux candidats de répondre précisément aux questions figurant sur le formulaire de candidature. Cette approche permet de clarifier les exigences imposées aux candidats dans le cadre du programme, assure l'homogénéité des types de renseignements fournis par les candidats et facilite le processus d'évaluation des projets.

3.3.3 TBR ne conserve pas les renseignements recueillis sur les candidats et les projets non admis. L'étude des candidats et de leur projet débute dès la prise de contact avec TBR. Les candidats communiquent avec TBR, présentent leurs idées sur un projet éventuel, et si elles ne répondent pas aux critères de financement établis pour ce programme, TBR les oriente vers d'autres programmes de financement susceptibles de correspondre à leur projet.

3.4 Évaluation et approbation des projets

3.4.1 L'évaluation et l'approbation éventuelle d'un projet passent par l'évaluation du mérite du projet et l'aptitude du candidat à mener à bien les activités prévues. Ce processus est informel et nécessite l'obtention d'une rétroaction de la part des protagonistes et l'organisation de discussions de comité entre les deux directeurs adjoints et le directeur de TBR. Ce processus est celui qui était suivi dans le cadre des programmes STEP et FCSTJ.

3.4.2 Le principe de la rétroaction est une procédure en vigueur pour les trois programmes. Les protagonistes du programme Horizon le monde sont des représentants de TBR et des « experts » d'autres ministères et institutions universitaires. Ces protagonistes formulent les conseils scientifiques et technologiques nécessaires pour évaluer les candidatures et l'admissibilité des candidats. Les dossiers des projets ne contiennent pas de documentation précisant le rôle que joue cette rétroaction dans la décision d'approuver ou de rejeter tel ou tel projet.

3.4.3 Nous avons noté que le processus d'évaluation de deux projets portait précisément sur les risques du projet et comportait des vérifications des références des homologues étrangers concernés et une analyse de la situation économique du pays dans lequel le candidat avait choisi de se rendre. De telles évaluations sont utiles, car elles permettent de déceler les risques éventuels et d'établir des stratégies de réduction des risques, donnant ainsi aux projets une meilleure probabilité de réussite.

3.4.4 Les gestionnaires ont recueilli suffisamment de renseignements pour pouvoir évaluer les candidatures en fonction des critères établis. Toutefois, en général, il n'y avait pas de document sur l'évaluation des projets ni de données justifiant l'approbation de financement des projets.

3.4.5 De telles pratiques exposent les décisions à la critique, notamment si les bénéficiaires ne mènent pas leur projet à bien. Nous avons pris note de deux projets approuvés en vertu du programme STEP où des questions ont été soulevées concernant la raison d'être du projet et l'aptitude du candidat à le mener à bien. Dans un cas, le projet a été mené à bien, dans l'autre non.

3.4.6 Le document justifiant l'approbation du financement d'un projet est le formulaire d'autorisation de projet signé qui mentionne le titre du projet, le montant du financement, le pays concerné et le domaine visé par le projet. Les formulaires d'autorisation de projet peuvent être signés par le directeur ou l'un des directeurs adjoints. Tous les dossiers examinés sauf un contenait un formulaire d'autorisation signé.

Recommandation à l'intention de TBR

3.4.7 Être plus rigoureux dans la gestion des documents concernant l'évaluation des projets, l'analyse des risques existants, la stratégie de réduction des risques décelés, les critères justifiant le financement des projets et les recommandations connexes.

Réponse de TBR

3.4.7 TBR va élaborer un « Guide de gestion des dossiers Horizon le monde en science et technologie » pour que les gestionnaires de projets puissent tenir les dossiers à jour selon une méthode type, avec une liste et des documents de contrôle sur les demandes initiales des candidats, les recommandations initiales, les consultations, les évaluations des projets, l'évaluation des risques, les notes de TBR justifiant les décisions et l'appui recommandé, et les dossiers d'approbation et de financement.

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3.5 Accords

3.5.1 Les accords de contribution examinés étaient conformes aux exigences du Ministère. Ces accords :

• précisent le rôle du MAECI dans le processus de financement;
• précisent le montant de la contribution;
• mentionnent les exigences précises imposées dans le cadre du projet, les obligations des bénéficiaires et les obligations de rendre compte;
• mentionnent le calendrier des versements;
• contiennent une clause de vérification;
• comportent la signature du directeur et de l'un des directeurs adjoints.

3.5.2 Il incombe à TBR de contrôler le bénéficiaire du financement, conformément aux modalités de l'accord de contribution.

3.5.3 L'accord de contribution prévoit que les bénéficiaires préparent un rapport final approfondi décrivant l'événement (atelier, réception, etc.), les réunions et les discussions auxquels ils ont assisté, les résultats attendus et les suites qu'ils vont donner à cette initiative. Les rapports de projets finaux sont essentiels pour s'assurer que le financement sert les objectifs du programme. Tous les dossiers examinés contenaient un exemplaire du rapport final remis par les bénéficiaires.

3.6 Vérification des demandes de remboursement et paiements

3.6.1 TBR vérifie les factures et les documents similaires envoyés par les bénéficiaires du programme. Une fois approuvés par TBR, ces documents sont envoyés au Bureau d'administration de secteur - Affaires internationales, Passeport et Affaires consulaires (TAM) pour traitement et paiement. TBR ne conserve aucune facture ni document de paiement, et se fie à TAM pour assurer cette tâche.

3.6.2 Nous avons pu observer, à l'exception d'un projet, que le montant versé aux bénéficiaires était conforme au montant mentionné dans l'accord de contribution.

3.6.3 Pour un projet financé dans le cadre du programme STEP, le montant versé au bénéficiaire dépassait de 10 % le montant précisé dans l'accord de contribution. L'accord de contribution mentionnait la somme de 5 000 $ et le bénéficiaire a envoyé une demande de remboursement de 5 528 $ qui a été approuvée et payée, ce qui laisse supposer qu'une modification avait été convenue, mais non documentée en bonne et due forme. Notre examen des dépenses montre qu'elles étaient conformes à l'accord. Cependant, il nous a été impossible de mettre la main sur un document justifiant une telle augmentation de la somme convenue.

3.6.4 Le directeur adjoint de la Direction de la science et de la technologie n'a pu nous fournir une explication, car cet événement s'est déroulé avant sa nomination au poste de gestionnaire du programme.

Recommandation à l'intention de TBR

3.6.5 Établir et conserver les documents justifiant l'approbation de paiements dont la somme diffère avec la somme convenue dans l'accord de contribution.

Réponse de TBR

3.6.5 TBR pense que l'unique exception relevée par SIV dans l'approbation des remboursements est une erreur involontaire. Dans les autres cas, le montant payé aux bénéficiaires correspond au montant précisé dans l'accord de contribution. Toutefois, si une telle exception venait à se reproduire, elle serait documentée en bonne et due forme.

3.7 Contrôles et rapports

3.7.1 Les processus de contrôle des gestionnaires du programme sont continus tout au long du déroulement des projets. Les responsables du programme se mettent en communication avec les bénéficiaires en fonction du calendrier de déroulement des projets, permettant ainsi l'intervention du MAECI pour en assurer la réussite le cas échéant. Ils demandent aux bénéficiaires de remettre un rapport final à l'issue du projet. Généralement, les rapports sont remis à temps, malgré quelques exceptions pour lesquelles les gestionnaires du programme doivent assurer un suivi.

3.7.2 De manière générale, les rapports de projet finaux contiennent suffisamment d'informations pour évaluer la réussite du projet. Les rapports finaux contiennent une description de l'événement suivi, et du déroulement des réunions et discussions qui ont eu lieu. Ils mentionnent également la nature des contacts établis en vue de collaborations scientifiques futures.

3.7.3 Pour les dossiers que nous avons étudiés, les rapports ont été remis à temps et comportaient les pièces justifiant que le projet avait donné les résultats escomptés.

3.7.4 En vertu des modalités du programme Horizon le monde approuvées par le Conseil du Trésor, le MAECI doit préparer un rapport annuel sur les résultats immédiats du programme, afin de faciliter son processus de gestion. Ce rapport doit comporter :

• des précisions sur les budgets, dépenses et fonds inutilisés dans le cadre du programme;
• une liste des projets financés et le résumé de chacun d'eux;
• des informations sur la réussite ou l'échec des projets selon les objectifs du programme;
• une évaluation des activités subséquentes au financement;
• des informations sur le nombre de demandes reçues par rapport au nombre de projets financés.

3.7.5 Par ailleurs, tous les trois ans, le MAECI doit produire un rapport d'impact du programme. Ce rapport doit :

• contenir une évaluation des répercussions à long terme du programme relativement à son objectif principal : servir les intérêts commerciaux et économiques du Canada à l'étranger en encourageant la collaboration scientifique et technologique avec l'étranger;
• être rédigé principalement à partir de sondages visant à évaluer l'augmentation de la collaboration en R-D et la croissance des échanges grâce au programme.

3.7.6 Les gestionnaires du programme ont indiqué que les rapports d'évaluation du programme détaillant les répercussions et les avantages des projets financés dans l'année par le biais du programme ne sont pas prêts.

Recommandation à l'intention de TBR

3.7.7 Pour se conformer aux modalités approuvées par le SCT dans le cadre du programme Horizon le monde, TBR doit :

• préparer un rapport annuel évaluant les avantages du programme.
• préparer une révision du programme pour rédiger un rapport d'impact du programme, conformément aux exigences du CT. Ce rapport devra être remis en 2003.

Réponse de TBR

3.7.7 TBR va élaborer un « Guide de gestion des dossiers Horizon le monde en S-T » où figurera :

• l'obligation de conserver les dossiers de TBR aux fins d'évaluation du programme par le biais d'un rapport annuel des résultats immédiats.
• l'obligation de conserver les dossiers de TBR aux fins d'évaluation du programme tous les trois ans par le biais d'un rapport d'impact du programme.

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LISTE DE CONTRÔLE - EXAMEN DE DOSSIER

Numéro d'échantillon :

Candidat/Société (bénéficiaire) :

Élément de programme :

Subvention /Contribution

Contribution remboursable ? Oui / Non

Crédit : 1 / 10

Montant de la subvention/contribution/du contrat :

Description du projet :

Délai prévu du projet :

Vérifié par (vérificateur et date) :

4 octobre 2000

Bureau de l'inspecteur général

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Date de modification :

2008-10-24