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Vérification du haut-commissariat du Canada, Harare

(Août 2001)

Résumé

Entre le 19 février et le 1er mars 2001, le Programme de relations politiques et économiques et affaires publiques (PRPEAP), le Programme de développement du commerce international (PDCI), le Programme des services consulaires et le Programme d'administration ont fait l'objet d'une vérification à Harare. Parallèlement à la vérification, l'équipe de vérification a visité les missions satellites de Lusaka et Maputo. Les programmes des services consulaires et d'administration avaient déjà fait l'objet d'une vérification à Harare en juin 1995.

Gestion de la mission

Le chef de mission fait un bon travail de gérer un personnel très compétent et bien informé. Il appuie énormément son personnel, et les communications au sein de la mission sont excellentes. Le moral à la mission est élevé, malgré la détérioration de l'économie et les problèmes de sécurité avec lesquels la mission soit composer. Cette mission n'est pas facile à gérer étant donné qu'elle est responsable de quatre pays : le Zimbabwe, le Mozambique, le Botswana et l'Angola. Les compressions d'effectif proposées par l'équipe de vérification est une question délicate que le chef de mission devra gérer avec doigté.

Gestion de la mission - rapport détaillé

Programme des relations politiques et économiques et affaires publiques (PRPEAP)

Le PRPEAP est bien géré par un conseiller chevronné et appuyé par un personnel compétent. Le conseiller agit avec beaucoup de professionnalisme, et le milieu de travail plaît au personnel. D'après la Direction de l'Afrique orientale et australe (GAA), le volume et la qualité des relations politiques sont excellents. Un spécialiste politique a été chargé de s'occuper de l'Angola pour une période de deux ans. Sa charge de travail sera répartie entre les autres membres du personnel jusqu'à ce que son poste prenne fin en juin 2001.

PRPEAP - rapport détaillé

Programme de développement du commerce international (DCI)

Le PDCI est géré par le conseiller et appuyé par un agent commercial et un adjoint commercial. *** La mission de Harare est actuellement responsable du développement du commerce dans trois pays, outre le Zimbabwe. Cette région suscite peu d'intérêt commercial au Canada. L'élargissement de la mission de Johannesburg, en tant que noyau commercial régional pour l'Afrique du Sud et le cône Sud, comme le prévoit le plan d'activité de la Direction générale de l'Afrique (GGD), pourrait avoir des répercussions considérables sur la charge de travail de la mission. Comme cela suscite actuellement une certaine confusion, il est important de régler sans tarder la question.

Programme de Développement du Commerce International - rapport détaillé

Programme des services consulaires

Le Programme des services consulaires est géré efficacement par l'agent- gestionnaire consulaire (AGC), avec l'aide d'un fonctionnaire consulaire. Il y a eu beaucoup d'activités dans le cadre du programme au cours de la dernière année en raison des troubles politiques dans le pays, et les responsables ont donc mis à jour tous les documents et dossiers clés. On communique régulièrement avec les responsables. La mission est très satisfaite des consuls honoraires en Angola et au Botswana.

Programme des services consulaires - rapport détaillé

Programme d'administration

Le Programme d'administration est bien géré par un AGC compétent. La section comporte amplement de ressources et beaucoup d'employés canadiens. Il faudra examiner le besoin d'avoir trois employés canadiens compte tenu des compressions effectuées à la mission. L'équipe de vérification croit que le poste de FI à Harare ne peut être justifié et qu'il devrait par conséquent être éliminé. Il faudrait également éliminer deux postes de comptables à la section des comptes pour qu'elle soit plus conforme à celles des missions de taille analogue.

La mission réalise des économies annuelles d'environ 250 000 $ en achetant la devise locale auprès d'une agence de voyages.

Tous les biens de la mission appartiennent à la Couronne et sont en excellent état. L'équipe de vérification se demande toutefois si, vu l'étendue du terrain sur lequel elle se trouve, la résidence officielle est adaptée à de la présence du Canada au Zimbabwe. La mission doit examiner les deux logements du personnel dont elle voudrait se défaire pour s'assurer de conserver une bonne diversité de logements. Le nombre de véhicules officiels à la mission est excessif et devra être réduit. Cela influera sur le nombre de chauffeurs. Il faudrait aussi exercer un contrôle plus efficace sur la consommation de carburant par ces véhicules.

Programme d'administration - rapport détaillé

Fiche d'information sur les ressources de la mission

Employés (ETP)

ProgrammeECERPTOTAL
Total113041
Bureau du chef de mission246
DCI0.522.5
Relations générales1.512.5
Développement358
Immigration0.10.50.6
Services consulaires/Administration3.917.521.4

Note : Il y a des consuls honoraires en Angola et au Botswana.

Ressources matérielles

Éléments d'actif  Propriété de la couronne  Locaux loués  
Chancellerie10
Résidence officielle10
LP11*0
Véhicules100

* inclut un logement provisoire

Information financière pour 2000-2001

Budget de fonctionnement (N001)857 984 $
Salaires des ERP (N012)328 259   
Travail supplémentaire des EC (N011)23 000   
Immobilisations (N005)160 098   
Total1 369 341 $

Gestion de la mission

1.1 Survol

1.1.1 La mission est dirigée efficacement par un chef de mission hautement respecté par son personnel. Il s'agit de sa première affectation à titre de chef de mission. Il est entouré d'employés canadiens (EC) compétents et bien informés et d'employés recrutés sur place (ERP). Même si l'économie du Zimbabwe est une de celles qui se détériorent le plus rapidement au monde, le moral à la mission est bon. Il ne s'agit pas d'une mission facile à gérer puisqu'elle est responsable de quatre pays : le Zimbabwe, le Mozambique, le Botswana et l'Angola. Harare est aussi la mission centrale pour Lusaka et Maputo. La relation avec Lusaka, qui consiste uniquement en l'entrée, à Harare, de données financières dans le SGI, devrait se terminer bientôt lorsque celui-ci sera accessible en direct à Lusaka. Une entente officielle sur la structure en étoile avec la mission de Maputo est en voie d'élaboration.

1.1.2 Les communications internes à la mission sont excellentes, et l'information circule bien entre les différents programmes. Le chef de mission rencontre régulièrement les gestionnaires de programme. Le Comité de gestion de la mission (CGM) se réunit chaque semaine pour étudier les questions liées à l'administration et aux programmes, de même que les visites prochaines. La mission compte des comités sur la classification, le logement, la santé et la sécurité professionnelles et les ERP. Il y a également un Comité d'examen des marchés. Tous les comités sont bien constitués, et l'on produit et diffuse les procès-verbaux de toutes les réunions. Il serait dans l'intérêt de la mission d'avoir un comité de la technologie chargé de discuter de la technologie, de la formation, du site Internet et des mises à niveau ou nouveaux produits qu'on se propose d'acheter.

1.1.3 La mission n'a pas de plan de formation. Il y en a un pour l'informatique, que l'administrateur des systèmes (AS) a élaboré uniquement pour ses propres besoins. Un plan de formation pour l'ensemble de la mission engloberait tous les programmes et servirait à déterminer les besoins en matière de formation. Cela permettrait d'établir un budget, d'organiser de façon plus efficiente des classes et de demander à l'AC de l'aide dans certaines circonstances. Ce plan de formation pourrait ensuite être lié au processus d'évaluation annuel des ERP. Il devrait également inclure les ERP de la mission de Maputo.

Recommandations à la mission

1.1.4 Mettre sur pied un comité de technologie chargé d'étudier des questions comme la formation, les achats de logiciel et de matériel et la conception et le contenu du site Internet.

1.1.5 Élaborer un plan de formation englobant toutes les fonctions opérationnelles pour les ERP, y compris ceux de la mission de Maputo.

Réponses de la mission

1.1.4 Un comité de technologie sera mis sur pied au cours du deuxième trimestre du présent exercice. Il sera composé d'un AGC, d'un AS et d'un autre EC.

1.1.5 Un plan de formation sera élaboré, avec date d'achèvement prévue du 31 août 2001. Son élaboration sera gérée par l'AGC. On consultera au cours du processus le chef de mission, les gestionnaires de programme, les EC de Maputo et le Comité des ERP.

Programme des relations politiques et économiques et affaires publiques (PRPEAP)

2.1 Survol

2.1.1 Le PRPEAP à Harare est dirigé par un FS-02 d'expérience, un conseiller, qui relève directement du chef de mission. Ce gestionnaire de programme est également chargé du Programme du DCI. La mission est responsable du Zimbabwe, du Mozambique, du Botswana et de l'Angola. Le conseiller est appuyé par une deuxième secrétaire (FS-02) et une agente des affaires publiques et de l'éducation (LE-06). En outre, un spécialiste politique (FS-02) a été affecté à Harare pour suivre et analyser le conflit en Angola et en faire rapport; il devait ainsi contribuer à la participation du Canada au Conseil de sécurité de l'ONU et au Comité des sanctions contre les rebelles d'Angola. Étant donné que depuis janvier 2001 le Canada ne siège plus au Conseil de sécurité, le poste, affecté à Harare depuis septembre 1999, se terminera en juin 2001. La charge de travail correspondante pour l'Angola sera assumée par le conseiller et la deuxième secrétaire.

2.1.2 Le Programme des RPEAP est bien appuyé par le chef de mission et géré de façon professionnelle par le conseiller. L'atmosphère qui règne dans la section plaît aux employés qui s'occupent du programme. Ils ont beaucoup de respect pour le conseiller, qui leur donne la liberté d'action et les pouvoirs discrétionnaires voulus pour gérer efficacement leur charge de travail. GAA considère les nombreux rapports politiques sur la région comme étant très analytiques et d'excellente qualité. Tous les pays d'accréditation sont bien couverts en raison, semble-t-il, des nombreuses visites effectuées par le chef de mission (p. ex., sept visites au Mozambique au cours de la dernière année), le conseiller, la deuxième secrétaire et le spécialiste politique en affectation provisoire, qui s'est rendu en Angola six fois et qui prévoit d'autres visites avant son départ.

Programme politique

2.1.3 À l'exception du dossier de l'Angola, la charge de travail pour le PRPEAP est répartie entre le conseiller et la deuxième secrétaire, qui sont aidés de l'ERP chargée des affaires publiques et de l'agent d'éducation. En plus d'exercer certaines responsabilités de gestion et de cultiver son vaste réseau de contacts, le conseiller fait rapport des faits saillants au Zimbabwe et dans la région. La deuxième secrétaire, qui en est à sa première affectation après avoir passé quatre ans à l'AC et avoir eu diverses affectations à court terme à l'étranger, est chargée de la politique intérieure; elle doit aussi faire rapport sur les questions touchant le Botswana, surveiller la Section des affaires publiques et participer au Programme du DCI. Elle travaille en étroite collaboration avec le conseiller. Elle s'est rendue à de nombreuses occasions au Mozambique et au Botswana et, selon le conseiller, elle comprend bien les enjeux dans ces pays. Cette première affectation comme deuxième secrétaire l'expose à un vaste éventail d'enjeux difficiles qui devrait contribuer grandement à son perfectionnement professionnel.

Programme des affaires publiques

2.1.4 Comme cela s'est produit dans de nombreuses missions en Afrique, la composante des Affaires publiques du PRPEAP a été marginalisée ces dernières années. Malgré l'absence de financement provenant du fonds d'initiative de la mission (FIM), le programme a obtenu certains fonds du budget opérationnel de la mission. Cette année, la somme de 5 000 $ provenant des fonds d'abonnements de la mission a permis de financer des festivals d'art, de film et de musique, et une foire du livre, ainsi que d'acheter une petite quantité de matériel publicitaire. L'agente des affaires publiques et de l'éducation consacre aussi une bonne part de son temps chaque semaine à exercer la fonction de spécialiste en éducation auprès de nombreux étudiants (jusqu'à 40), qui voudraient poursuivre leurs études au Canada. Elle aide également le conseiller et la deuxième secrétaire en menant des recherches, en obtenant des renseignements auprès de ministères et en effectuant, sur demande, certaines analyses politiques. ***

2.1.5 Le poste d'agent des affaires publiques et d'éducation a été classé au niveau LE-06, qui semble inférieur à celui des postes équivalents dans d'autres missions ayant à peu près la même taille. Il faudrait examiner la description du poste et la soumettre aux fins de réévaluation au Comité de classification de la mission.

Recommandation à la mission

2.1.6 Revoir la description de poste de l'agent des affaires publiques et de l'éducation et la soumettre aux fins de réévaluation au Comité de classification de la mission.

Réponse de la mission

2.1.6 Le conseiller politique cherchera à faire reclasser le poste quand on aura déterminé que la titulaire a réussi sa période de probation.

Priorités et planification

2.1.7 Les priorités stratégiques et fonctionnelles pour la mission sont énoncées dans l'entente de responsabilité du chef de mission. C'est sur ce document qu'on se base pour établir les buts et objectifs du PRPEAP. Les buts et objectifs des employés chargés du programme sont fixés à l'issue d'une consultation entre la personne concernée et le conseiller. Tous les employés chargés du programme contribuent à l'élaboration d'un plan de travail, qui est examiné et mis à jour semestriellement.

2.1.8 Il pourrait être utile d'utiliser pour le PRPEAP un rapport semblable à celui employé pour le Programme du DCI, qui indique l'état du programme à un moment précis. Cet « instantané » permettrait d'informer l'AC des aspects auxquels on consacre les efforts et les ressources, du calendrier des événements et visites, des enjeux importants que l'on suit et des cas de réussite, surtout dans le domaine des affaires publiques. Ce rapport pourrait être conservé dans l'unité « I » de la mission et être régulièrement mis à jour. Le Service des délégués commerciaux (SDC) considère ce genre de rapport comme une « pratique exemplaire » et le met en évidence sur son site Web « Horizon ». Nous croyons qu'un rapport analogue pourrait être utilisé dans le PRPEAP.

Recommandation à la mission

2.1.9 Adopter l'utilisation d'un rapport instantané pour tenir la direction, tant à la mission qu'à l'AC, au courant des activités et réalisations du PRPEAP.

Réponse de la mission

2.1.9 D'accord. La mission adoptera la formule du rapport instantané pour le PRPEAP.

Développement du commerce international (DCI)

3.1 Survol

3.1.1 Le Programme de DCI est géré par le conseiller qui est aussi chargé du Programme des RPEAP. Les responsabilités courantes sont assumées par une agent de commerce (AC), appuyée par une adjointe commerciale. La deuxième secrétaire participe aussi au programme.

3.1.2 *** L'adjointe commerciale n'est en poste que depuis deux semaines. Le départ de deux employés à long terme reflète la détérioration du climat économique au Zimbabwe. Le pays, qui offrait auparavant des possibilités intéressantes en matière de commerce et d'investissement, n'est plus sur l'écran radar de nombreuses sociétés canadiennes. Le taux d'inflation dépasse actuellement 60 %, les réserves de devises étrangères sont dangereusement basses et la valeur du dollar Zimbabwe est en chute libre. Tout en conservant son dynamisme et en travaillant fort, l'AC trouve ce milieu frustrant et estime qu'il est difficile d'y promouvoir les affaires et l'investissement canadiens. Elle consacre actuellement une bonne part de son temps à régler des problèmes, c'est-à-dire à intervenir au nom de sociétés canadiennes pour obtenir un paiement en monnaie forte. Malgré les difficultés économiques que traverse le Zimbabwe, certaines sociétés canadiennes se sont montrées récemment intéressées à investir dans ce pays.

3.1.3 Il sera difficile de combler le vide créé par le départ de l'AC et de l'adjointe commerciale. Le conseiller devra intervenir plus directement dans la gestion du programme au départ de l'AC. Nous avons bien vu que l'AC essayait d'impartir de son mieux à la nouvelle adjointe commerciale sa connaissance du poste. Avant le départ de l'AC, le conseiller devra s'assurer qu'on s'est convenablement occupé des questions de cession et de mémoire organisationnelle.

3.1.4 Les activités commerciales dont s'occupe l'AC incluent trois des quatre pays pour lesquels la mission est accréditée : le Zimbabwe, le Mozambique et le Botswana. Le spécialiste politique, chargé d'analyser la situation politique en Angola et d'en faire rapport, est également responsable de la promotion du commerce dans ce pays. Actuellement, l'AC partage son temps comme suit : Mozambique - 50 %, Zimbabwe - 40 %; Botswana - 10 %. Comme le Mozambique a actuellement la faveur de la plupart des donateurs occidentaux, il s'y déroule de nombreux projets financés par les institutions financières internationales (IFI). Pour cela, il faut envoyer aux sociétés canadiennes désireuses de soumissionner beaucoup d'information ***. On s'attend également à ce qu'en septembre le ministre du Commerce international mène à Maputo une mission sur les télécommunications. Le Mozambique est un marché difficile à pénétrer pour les PME canadiennes (petites et moyennes entreprises) en raison de la concurrence intense, menée en particulier par les sociétés d'Afrique du Sud, et les difficultés linguistiques.

3.1.5 L'AC semble bien organisée dans l'exécution de ses activités courantes. Les objectifs du programme sont clairs, et il y a un plan de travail bien développé pour chacun des quatre pays précisant les secteurs prioritaires à cibler et les activités prévues pour atteindre les objectifs. L'AC utilise efficacement la technologie, y compris un certain nombre de sites Internet comme Strategis d'Industrie Canada, le site UN Development Business On-Ligne et les sites de la Banque mondiale, de la Banque africaine de développement, d'IFI Net et de l'EIU (Economic Intelligence Unit). Elle consulte aussi fréquemment le site Horizon du SDC et utilise largement WinExport pour se renseigner sur les sociétés et suivre celles qui visitent la région. On trouve une excellente information sur le programme commercial dans l'unité « I » de la mission, y compris un calendrier mensuel des événements, un registre de la correspondance d'arrivée et de sortie, une liste des visiteurs et missions gérés, le plan de travail du programme et les activités prévues. Le rapport « instantané » des activités du programme, qu'appuie fermement le SDC, est produit et diffusé à l'interne. Ce rapport devrait également être envoyé à la Direction du commerce avec l'Afrique subsaharienne de l'AC (GGTT).

3.1.6 Une question qui préoccupe la mission est l'expansion du bureau commercial de Johannesburg et ses répercussions sur la charge de travail de la mission de Harare. Dans son plan d'activité pour l'exercice 2001-2002, la Direction générale de l'Afrique (GGD) propose que, pour améliorer les relations économiques et commerciales avec l'Afrique du Sud et le cône Sud, on recrute pour le bureau de Johannesburg un agent de commerce sur place qui parle le portugais. Cela s'inscrit dans la Stratégie commerciale pour l'Afrique, selon laquelle le bureau de Johannesburg (comme ceux de Nairobi et d'Abidjan) deviendra un centre régional chargé d'aider les sociétés canadiennes désireuses de faire des affaires dans la plupart des pays de la Conférence pour la coordination du développement de l'Afrique australe (CCDAA) (Botswana, Malawi, Mozambique, Zambie et Zimbabwe). L'Afrique du Sud est la première et souvent la seule escale pour de nombreuses sociétés canadiennes qui font des affaires dans la région. Au début février, la mission a envoyé un message à GGD pour connaître les répercussions de l'expansion de la mission de Johannesburg sur ses opérations commerciales. Cette question doit absolument être réglée aussitôt que possible pour que les rôles et responsabilités en matière de soutien commercial dans la région soient clairement énoncés.

Recommandation à GGD

3.1.7 La direction générale devrait informer la mission de l'incidence qu'aura l'ajout d'un poste d'agent de commerce recruté sur place au bureau de Johannesburg, comme le recommande le plan d'activités de la Direction générale de l'Afrique pour 2001-2002.

Réponse de GGD

3.1.7 Les prévisions actuelles du commerce dans la région ne justifient pas pour l'instant la création de ce poste. Si la situation évolue, on consultera la mission au sujet de l'incidence que ce poste aurait sur ses activités.

Programme des services consulaires

4.1 Gestion du programme

4.1.1 La mission assure des services consulaires efficaces et au bon moment. Le Programme des services consulaires est dirigé par l'AGC, et les activités courantes relèvent d'un agent consulaire (LE-07) sérieux et compétent qui est en poste depuis 18 ans. Un adjoint administratif (LE-05) assure des services d'appoint. Ces deux personnes ont suivi une formation en services consulaires. Les entrées de Cosmos sont tenues à jour. L'AGC prévoit effectuer des visites au Mozambique, au Botswana et en Angola.

4.2 Service aux Canadiens

4.2.1 L'agent consulaire est chargé de la prestation des services aux citoyens canadiens ainsi que des services de passeports et de citoyenneté pour le Zimbabwe, le Mozambique, le Botswana et l'Angola. Il y a 654 Canadiens inscrits au Zimbabwe, 248 au Mozambique, 219 au Botswana et 133 en Angola.

4.2.2 Il n'y a pas de prisonniers dans les pays d'accréditation, toutefois un Canadien, qui se trouve actuellement au Canada, doit subir un procès au Zimbabwe. Des ententes ont été conclues et la documentation requise a été signée pour faire en sorte que cette personne retourne au Zimbabwe à la date de son procès.

4.2.3 Les plans consulaires d'urgence sont actuels. Vu la situation politique au Zimbabwe, la mission a activement entretenu des rapports avec les Canadiens inscrits et les 16 responsables pour le pays.

4.2.4 Durant la période précédant les dernières élections au Zimbabwe, beaucoup de demandes de citoyenneté et de passeports ont été traitées. Par conséquent, presque tout le travail consulaire a été achevé; il en restera donc vraisemblablement très peu à accomplir en ce qui concerne les passeports et la citoyenneté si l'instabilité politique s'intensifie.

4.2.5 Depuis février 2000, le Zimbabwe connaît des pénuries de devises fortes. La mission n'a pas de caisse d'urgence.

Recommandation à la mission

4.2.6 Communiquer avec PAM, SMF et JPD pour obtenir une caisse d'urgence.

Réponse de la mission

4.2.6 La mission communiquera avec PAM, SMF et JPD en juin 2001 et commencera à établir une caisse d'urgence de 10 000 $ US.

4.3 Passeports

4.3.1 Entre 20 et 25 passeports sont délivrés chaque mois. Les recettes ne sont pas déposées lorsqu'elles atteignent 500 $. Un stock de fonctionnement de passeports et d'étiquettes se trouve ***. Nous n'avons pas constaté d'écarts lors du dénombrement des passeports. L'agent consulaire délivre des « reçus officieux » aux Canadiens qui veulent avoir un reçu en plus de leur passeport.

Recommandations à la mission

4.3.2 Veiller à ce que les recettes soient déposées chaque semaine ou lorsqu'elles atteignent 500 $.

4.3.3 Remettre des reçus officiels uniquement sur réception des recettes.

Réponses de la mission

4.3.2 Mesure mise en oeuvre.

4.3.3 Mesure mise en oeuvre.

4.4 Consuls honoraires

4.4.1 La mission compte deux consuls honoraires, un au Botswana et l'autre en Angola. La mission s'est dite très satisfaite de ces deux personnes, avec lesquelles elle communique régulièrement. Leurs dépenses sont remboursées lorsqu'elles présentent une réclamation. Le système fonctionne bien.

4.4.2 En Angola, les recettes sont perçues en dollars US. Le consul honoraire traite une vingtaine de passeports par année. Son adjoint délivre un « bordereau à titre gracieux » pour les recettes, qui sont conservées jusqu'à ce qu'un EC du Zimbabwe puisse les percevoir. Les fonds ne sont pas déposés dans un compte de banque. Cette pratique est en place depuis longtemps. Bien qu'il soit possible de faire des rapprochements pour les recettes relatives à la délivrance de passeports d'urgence, il n'en va pas de même pour les recettes relatives aux services consulaires étant donné qu'on n'utilise pas de reçus officiels et que les fonds ne sont pas déposés dans un compte de banque.

Recommandations à la mission

4.4.3 Fournir au consul honoraire des reçus officiels et lui indiquer comment les utiliser.

4.4.4 Veiller à ce que les recettes pour les services consulaires en Angola soient déposées dans le compte de banque du consul honoraire et comptabilisées.

Réponses de la mission

4.4.3 Mesure mise en oeuvre.

4.4.4 D'accord. La mission discutera des options avec le consul honoraire en Angola et mettra le système en oeuvre au plus tard le 31 juillet 2001.

4.5 Admission au Canada

4.5.1 L'agent consulaire occupe un poste « réservé » de CIC. Elle consacre la moitié de son temps aux questions en matière d'immigration et l'autre moitié, aux services consulaires. Elle a reçu une formation du ministère de l'Immigration à Pretoria et Nairobi. Elle relève de l'AGC, qui obtient ses directives de Pretoria pour les questions d'immigration. Le Canada n'exige pas encore de visas des Zimbabwéens de sorte que la charge de travail de CIC n'est pas très lourde. Les visas sont bien protégés. On en a fait un dénombrement, sans constater d'écarts.

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Bureau de l'inspecteur général

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Date de modification :
2008-11-11