Affaires étrangères, Commerce et Développement Canada
Symbole du gouvernement du Canada

Affaires étrangères, Commerce et Développement Canada

international.gc.ca

Document archivé

L'information archivée sur le Web est disponible à des fins de consultation, de recherche ou de tenue de dossiers seulement. Elle n’a été ni modifiée ni mise à jour depuis sa date d’archivage. Les pages archivées sur le Web ne sont pas assujetties aux normes Web du gouvernement du Canada. Conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada, vous pouvez obtenir cette information dans un format de rechange en communiquant avec nous.

Vérification du Bureau de liaison canadien, Pristina

 (Octobre 2001)

Sommaire

Une vérification des services consulaires et administratifs du Bureau de liaison canadien à Pristina a été effectuée les 18 et 19 juin 2001. La mission, qui est temporaire et obtient un financement supplémentaire du Cabinet, a vu son mandat prolongé jusqu'en 2004.

Cette brève visite avait pour but d'examiner la mission au terme de deux ans d'activité et de rendre compte de sa situation générale. Des réunions ont été organisées avec le chef du Bureau, tous les ERP et le chef de l'Unité d'appui aux projets (PSU).

La mission est bien gérée. Le moral y est très bon, grâce aux qualités de dirigeant et de gestionnaire du chef du Bureau et du représentant de l'ACDI.

Structure en étoile

Pour les services administratifs et consulaires, Pristina est soutenue par Belgrade, Skopje et Bucarest dont elle reçoit des instructions. La structure en étoile n'est pas clairement comprise par les missions intéressées ou par l'Administration centrale. Un protocole d'entente écrit entre les missions centrale et satellites apparaît nécessaire pour définir le rôle de chacun.

Services consulaires

Les services consulaires sont peu développés mais bien gérés compte tenu des ressources disponibles. Le Consul en poste à Skopje effectue de fréquentes visites. La mission fournit des services consulaires de base, comme des informations et une assistance, et a enregistré les résidents canadiens dans le Registre consulaire des Canadiens à l'étranger (ROCA). Comme Skopje n'est pas un point de service complet, Belgrade se charge de la délivrance des passeports et du soutien du programme. Cet aspect mérite également d'être précisé dans un protocole d'entente écrit.

Services administratifs

L'agent-gestionnaire consulaire (AGC) basé à Skopje est l'AGC responsable de Pristina. La mission est satisfaite du soutien qu'elle reçoit de l'AGC. L'AGC se rend chaque semaine à la mission pour diriger les activités des programmes et s'emploie activement à encadrer les ERP. La première année, il a dû consacrer beaucoup de temps à la mission, mais les ERP devraient progressivement assumer davantage de responsabilités.

Gestion de la mission

  • 1.1 Présentation générale
  • 1.2 Structure en étoile

1.1 Présentation générale

1.1.1 La mission est dirigée par le chef du Bureau MAECI (FS-02) et par un représentant de l'ACDI (PM-06). Six employés recrutés sur place (ERP) épaulent les employés canadiens (EC) : un assistant aux affaires politiques, un assistant aux services d'immigration, un chef de bureau, un chef de bureau adjoint/comptable, une réceptionniste et un chauffeur. Le chef du Bureau est arrivé en 1999. Il a supervisé l'aménagement initial de la chancellerie, a acquis des logements du personnel (LP) et a embauché les ERP. Le Bureau est responsable des relations générales au Kosovo, soutient les activités parrainées par l'ACDI (qui incluent une Unité d'appui aux projets - PSU) et fournit des services consulaires aux Canadiens qui vivent et travaillent dans la région.

1.1.2 La mission est bien gérée. Le rapport se contente de relever des points nécessitant des clarifications ou des modifications administratives mineures. Les activités du Bureau sont bien coordonnées et la communication entre les employées est bonne. Toutefois, l'absence d'accord écrit sur la structure en étoile rend difficile la coordination avec Skopje, Belgrade et Bucarest.

1.2 Structure en étoile

1.2.1 Le chef du Bureau rend compte directement à la direction de l'Europe du Sud-Est (RES) à l'Administration centrale. Belgrade se contente de fournir à Pristina un soutien administratif. L'agent-gestionnaire consulaire (AGC) à Skopje est également l'AGC de Pristina du fait de la proximité des deux missions. Le personnel administratif de Belgrade ne se déplace pas à Pristina. Toutefois, l'AGC de Skopje y effectue des visites hebdomadaires. Skopje n'étant pas un point de service complet, Belgrade soutient la mission en se chargeant des saisies dans le SGI et en prodiguant une orientation financière et une assistance consulaire.

1.2.2 La structure en étoile entre Pristina, Skopje, Bucarest et Belgrade s'est formée au cours des deux dernières années sans définition claire des rôles et des responsabilités de chaque mission. À Belgrade, le personnel a indiqué ne pas connaître précisément son rôle dans le soutien à Pristina, où s'arrêtaient ses responsabilités et où commençaient celles de Skopje, et quelles étaient les attributions de Bucarest. Skopje est la mission centrale à tous égards, mais ne dispose pas des ressources qui lui permettraient d'assurer un soutien financier et une assistance consulaire. La délivrance des passeports incombe à Belgrade. Le flux des tâches et des informations n'est pas toujours simple. Le personnel administratif de toutes ces missions ne s'est encore jamais rencontré. Toutes les missions jouent un rôle, mais il n'est pas défini. Le risque de confusion est aggravé par le fait que les AGC à Belgrade et Skopje rendent compte à des chefs de mission différents, qui ne sont ni l'un ni l'autre responsables de Pristina. Dans les missions bien établies, les relations en étoile sont souvent difficiles à gérer et exigent des directives claires pour toutes les parties concernées. Il n'existe pas de protocole d'entente rédigé noir sur blanc entre les missions qui clarifierait les rôles et les responsabilités de chacun. La page intranet SIX contient un guide de rédaction d'un protocole d'entente sur la structure en étoile, qu'il convient de consulter et d'utiliser pour élaborer le protocole d'entente pour Pristina et sa mission centrale (ou ses missions centrales). Il doit être simple, concis et porter sur les interactions entre les missions.

Recommandation à l'intention de RBD

1.2.3 Définir les responsabilités administratives et consulaires entre Pristina, Belgrade, Skopje et Bucarest.

Réponse de RBD

1.2.3 Pristina ne doit pas assumer de responsabilités administratives plus importantes. Rien ne justifie de procéder à des bouleversements dans ce qui est probablement un accord temporaire pour des bureaux financés jusqu'en mars 2004 seulement. La responsabilité du chef de mission en matière de gestion financière, de soutien administratif et de planification consulaire sera donc confiée à Bucarest et les services seront délivrés par le biais de Skopje. Bucarest restera la mission centrale de Skopje. Cette structure sera révisée à l'occasion des plans de représentation à long terme pour les Balkans.

Recommandation à l'intention de la mission

1.2.4 Élaborer un protocole d'entente portant sur les responsabilités administratives et consulaires, conformément aux instructions fournies par RBD, avec les missions concernées.

Réponse de la mission

1.2.4 Nous sommes favorables à la rédaction d'un protocole d'entente dès lors que des relations plus structurées auront été établies.

Services administratifs

  • 2.1 Gestion du programme
  • 2.2 Ressources humaines
  • 2.3 Ressources
  • 2.4 Finances
  • 2.5 Gestion de l'information

2.1 Gestion du programme

2.1.1 Le programme est bien géré par l'AGC à Skopje. L'ouverture du Bureau date de 1999 et il fallait développer toutes les fonctions administratives. L'AGC a concentré ses efforts sur la formation et sur le perfectionnement du personnel, tout en essayant d'atteindre les objectifs administratifs fixés par le plan de travail de la mission. L'année dernière, l'AGC a réduit le rythme de ses visites et il attend aujourd'hui plus d'autonomie de la part des ERP. Sous réserve de leur consacrer du temps et de dispenser la formation adéquate, les ERP des services administratifs seront de plus en plus en mesure de gérer eux-mêmes les fonctions.

2.2 Ressources humaines

2.2.1 La mission compte six ERP hautement qualifiés. Le chef du Bureau a noué une relation de travail étroite avec son équipe et participe activement à son développement. Il rencontre chaque semaine l'ensemble du personnel, a organisé une journée de réflexion visant à trouver de nouvelles idées, renforcer l'esprit d'équipe et élaborer un plan de travail détaillé pour la mission. Grâce à ses qualités de dirigeant et à l'atmosphère de confiance qui règne au sein du Bureau, les employés constituent une équipe soudée et très motivée.

Formation des ERP

2.2.2 En dépit de la nature temporaire de la mission, elle aurait tout à gagner à ce que ses ERP suivent une formation plus structurée. Du fait de l'absence de collègues expérimentés, la formation théorique revêt plus d'importance dans cette mission. Des initiatives de formation ont été mises en oeuvre. Ainsi, le chef de bureau adjoint a récemment participé à une réunion consulaire à Athènes, le chauffeur a suivi un cours sur la prudence au volant au Guatemala, et l'assistant aux services d'immigration CIC a suivi une formation à Vienne. Chaque fois qu'un employé participe à une conférence ou à une réunion régionale, il acquiert de nouvelles connaissances qu'il partage avec ses collègues une fois de retour au bureau. Des cours destinés au gestionnaire des biens/matériels et à l'assistant aux affaires politiques et économiques seraient les bienvenus.

Assistant de l'ACDI

2.2.3 Jusqu'à récemment, la mission employait sous contrat une Canadienne au poste d'assistant de l'ACDI. Celle-ci ne travaille plus à la mission car elle a accepté un poste à l'Unité locale d'appui aux projets. Il n'y a donc plus d'assistant de l'ACDI et la mission a l'intention de créer un poste d'ERP à durée déterminée de niveau 09 pour l'agent de programme ACDI. La mission a demandé à l'ACDI un financement pour ce poste, mais on n'a aucune trace de cette décision. La mission doit veiller à ce que le ministère communique avec l'ACDI pour déterminer le niveau de financement et obtenir l'autorisation de recruter un employé supplémentaire avant de pourvoir ce poste.

Recommandation à l'intention de la mission

2.2.4 Avant d'embaucher un nouvel employé, obtenir l'autorisation de l'ACDI pour le poste d'agent ERP envisagé et veiller à ce que le poste soit classifié et qu'un numéro correspondant y soit attribué.

Réponse de la mission

2.2.4 C'est chose faite. Le poste a été numéroté et classifié.

ERP canadienne

2.2.5 La mission emploie une ERP canadienne, mais ne retient pas les impôts et les cotisations de retraite canadiens sur son salaire. Au moment de la vérification, l'employée ne possédait pas de dispense délivrée par l'Agence canadienne des douanes et du revenu qui l'exempterait de ces retenues.

Recommandation à l'intention de la mission

2.2.6 Consulter Belgrade (la mission responsable du paiement des salaires) concernant le règlement régissant l'ERP canadienne et veiller à ce que les retenues obligatoires soient opérées.

Réponse de la mission

2.2.6 Des déductions sont effectuées depuis septembre.

Classification des postes d'ERP

2.2.7 Deux postes ont été reclassifiés depuis l'ouverture de la mission, mais HRL n'a pas reçu les dossiers des mesures de classification correspondantes. Le poste de chauffeur a été converti de Asst-00 en Asst-04. Le deuxième poste de chauffeur n'est pas pourvu, mais un assistant aux affaires politiques (Asst-06) a été recruté à la place. Pour justifier ce choix, la mission explique que le chauffeur accomplit également des tâches de bureau et qu'un assistant aux affaires politiques était plus nécessaire qu'un deuxième chauffeur. RAM a approuvé ces changements. Toutefois, la mission n'est pas habilitée à effectuer des reclassifications. Les changements de classification requis ne peuvent donc pas se faire sans l'autorisation de HRL. Il faut donc consulter HRL et les mesures de reclassification doivent être mises en oeuvre.

Recommandation à l'intention de la mission

2.2.8 Consulter HRL et s'assurer que le processus de reclassification est achevé pour confirmer les changements.

Réponse de la mission

2.2.8 Ce sera fait d'ici le 1er novembre 2001.

Avantages sociaux des ERP

2.2.9 Lors de leur embauche, on avait indiqué aux ERP qu'ils bénéficieraient d'un régime de retraite et d'assurance médicale. Ces avantages sociaux ne leur sont toujours pas assurés. La mission n'a pas réuni d'informations sur les salaires et les prestations auprès d'employeurs de référence. Il se peut que ces employeurs n'offrent pas ce genre d'avantages sociaux. Néanmoins, ils doivent fournir des informations de référence à HRL pour lui permettre de déterminer quels seront les avantages sociaux approuvés.

Recommandation à l'intention de la mission

2.2.10 Réaliser une enquête sur les avantages sociaux et transmettre les résultats à HRL.

Réponse de la mission

2.2.10 Une enquête sur les avantages sociaux des ERP a été menée par la mission et les données ont été soumises à HRL pour examen.

2.3 Ressources matérielles

2.3.1 La mission a loué une maison qu'elle a transformée en chancellerie, et deux logements du personnel (LP). La chancellerie est une maison individuelle, située en centre ville. Elle a été aménagée en 2000 et son intérieur a été rénové. Elle est équipée de portes de sécurité, d'un secteur à accès libre pour les bureaux, d'une zone protégée où travaille le chef du Bureau et d'une salle de sûreté qui abrite le télécopieur protégé. La somme de 300 000 $ au total a été consacrée à l'aménagement initial et différentes améliorations ont été apportées depuis, comme l'installation d'un générateur de réserve, d'un système de contrôle d'accès, d'un éclairage et de portes intérieures. L'avant du bâtiment est gazonné, ce qui permet d'accueillir des petites réunions ou des manifestations. La chancellerie est bien éclairée, possède des bureaux suffisamment vastes pour loger l'ensemble du personnel, est fonctionnelle et assez spacieuse pour accueillir des visiteurs et du personnel supplémentaire. Le loyer annuel de 83 000 $ est raisonnable compte tenu du prix demandé ailleurs dans la ville pour des logements de cette qualité. Eu égard à la taille de cette mission, au coût des aménagements et au loyer, l'espace de bureau dont dispose la mission est satisfaisant.

2.3.2 La mission, avec l'autorisation des autorités locales, a déblayé et nivelé un terrain municipal situé devant la chancellerie qu'elle utilise comme parking. La zone est suffisamment grande pour accueillir les trois véhicules de la mission. Une clôture a été installée pour des raisons de sécurité. L'utilisation de cet espace est gratuite. La mission n'a pas signé d'accord écrit correspondant avec la municipalité.

2.3.3 L'équipe de vérification s'est rendue dans les deux LP loués. Ils sont adaptés aux EC et à leurs familles. Du fait de leur emplacement, l'un permet de rejoindre la chancellerie à pied et l'autre en quelques minutes de voiture. Ce sont des appartements de trois chambres, l'un étant un peu plus grand que l'autre. Tous deux ont été aménagés aux frais de la mission.

PRIME

2.3.4 PRIME, la base de données de la Direction générale des biens, contient des informations sur les trois propriétés de la mission. Toutefois, on n'y trouve pas la superficie exacte des deux LP ni les prévisions d'évolution du loyer de la chancellerie et des LP. Ces prévisions revêtent une importance particulière puisque le mandat de la mission a été prolongé jusqu'en 2004.

Recommandation à l'intention de la mission

2.3.5 Mettre à jour les informations de la base de données PRIME pour la mission, afin d'inclure la superficie exacte de toutes les propriétés et les prévisions de loyers.

Réponse de la mission

2.3.5 Ce sera fait d'ici peu et les informations seront communiquées à l'AGC à Skopje qui les saisira dans la base de données PRIME.

Véhicules officiels (VO)

2.3.6 La mission dispose de trois véhicules : deux Jeeps Terrano et un camion blindé Suburban. La mission emploie un chauffeur. Lorsqu'ils ne font pas appel au chauffeur pour les fonctions officielles, les EC conduisent eux-mêmes les véhicules. En fin de semaine et pendant les congés, les EC utilisent les Jeeps Terrano pour leurs déplacements personnels et paient le tarif normal de location de véhicules de loisirs. Le chef du Bureau conduit lui-même la voiture pour faire les trajets quotidiens entre son LP et le bureau. Compte tenu du coût élevé d'acheminement de voitures particulières au Kosovo et des difficultés pour souscrire une assurance, le Bureau d'administration du secteur (RAM) estime que c'est une exception admissible aux règles relatives à l'utilisation personnelle de véhicules officiels.

2.4 Finances

2.4.1 La mission a été désignée en tant que centre financier distinct et un budget de référence lui a été attribué. Sur la base de sa première année d'existence, la mission a établi des prévisions pour l'exercice budgétaire en cours. Elle utilise les engagements du SGI pour contrôler son budget. Toutefois, il existe à l'heure actuelle une quarantaine d'engagements différents, ce qui génère un travail superflu compte tenu de la taille du budget. Ce nombre d'engagements risque de compliquer à l'excès la gestion budgétaire. Un GL distinct est attribué à la plupart des dépenses qui peuvent être suivies sur cette base. Différents engagements sont utiles pour budgétiser séparément des grandes dépenses du type loyers, services publics, formation linguistique, aide temporaire ou projets spéciaux.

Recommandation à l'intention de la mission

2.4.2 Réduire le nombre d'engagements en fonction des dépenses prévues qui doivent être suivies séparément.

Réponse de la mission

2.4.2 Ce point a déjà été discuté avec le comptable à Belgrade. Nous remettrons à Belgrade une liste beaucoup plus courte d'engagements principaux au début de la semaine prochaine. La liste actuelle des engagements sera alors réduite en conséquence.

Compte bancaire de l'ACDI

2.4.3 La mission possède un compte bancaire officiel en deutschmarks (DM) qui est rapproché dans le SGI et un deuxième compte non officiel en DM pour les dépenses de l'ACDI. L'Administration centrale ne l'a pas autorisée à ouvrir ce deuxième compte qui n'est pas saisi dans le SGI. Ce compte génère des transferts inutiles avec l'autre compte, alourdit la charge de travail du comptable et complique les contrôles. Les dépenses de l'ACDI sont codifiées dans le SGI au moyen de numéros d'ordre interne à des fins de suivi; par conséquent, des comptes séparés ne sont pas nécessaires et ne sont en général pas autorisés. Dans les faits, la mission a cessé d'utiliser ce compte, mais il reste ouvert et contient un solde minime.

Recommandation à l'intention de la mission

2.4.4 Fermer le compte bancaire non officiel.

Réponse de la mission

2.4.4 Il vient d'être fermé.

Compte de caisse

2.4.5 Parallèlement au compte bancaire officiel, la mission conserve un compte de caisse officiel enregistré dans le SIG. Il exige la même quantité de travail qu'un compte bancaire, puisqu'il faut enregistrer les virements, les paiements et les rapprochements. Les espèces et les recettes disponibles ne dépassent pas en général 2 000 DM. À l'origine, avant l'ouverture d'un compte bancaire commercial à Pristina, la mission utilisait uniquement un compte de caisse. Depuis qu'elle a ouvert un compte bancaire, les chèques et les autres moyens de paiement sont utilisés beaucoup plus fréquemment. La mission pourrait envisager de fermer ce compte de caisse et d'utiliser à la place une avance sur petite caisse de 2 000 DM, prélevée sur le compte bancaire officiel.

Recommandation à l'intention de la mission

2.4.6 Envisager de fermer le compte de caisse et le remplacer par une petite caisse provenant du compte bancaire officiel.

Réponse de la mission

2.4.6 Compte tenu de la situation actuelle à Pristina, certaines dépenses doivent être réglées en espèces. Ce besoin devrait diminuer à mesure que la confiance dans le système bancaire croît. Un compte de petite caisse sera ouvert et on cessera d'utiliser le compte de caisse pendant deux mois à titre d'essai. La mission décidera ensuite de fermer le compte de caisse si la petite caisse s'avère suffisante.

Registres comptables

2.4.7 La mission tient un chiffrier pour toutes les opérations et l'envoie à Belgrade qui le saisit dans le SGI. Belgrade effectue les rapprochements mensuels. Au début, les rapprochements étaient signés par le CDM à Belgrade, mais aujourd'hui le chef du Bureau à Pristina s'en charge, ce qui est plus logique. La mission transmet également à Belgrade toutes les copies papier des bordereaux mensuels. Comme Belgrade reçoit le tableau de ventilation mensuel, les registres comptables originaux ne sont pas nécessaires et peuvent être archivés à la mission.

Recommandation à l'intention de la mission

2.4.8 Transmettre à Belgrade uniquement le chiffrier des opérations comptables pour saisie dans le SGI.

Réponse de la mission

2.4.8 Nous venons de le faire.

2.5 Gestion de l'information

2.5.1 La mission ne dispose pas du système Micromission 97 (MM97). Elle utilise des postes de travail achetés localement, reliés en réseau local (LAN) et à un fournisseur local d'accès à Internet. La mission recevra la nouvelle plate-forme SIGNET Micromission cette année, ce qui permettra à l'ensemble de son personnel d'accéder à la messagerie ministérielle et aux systèmes professionnels. Son travail s'en trouvera grandement facilité.

2.5.2 Les employés de la mission gèrent leurs propres fichiers dans chaque section et leurs propres dossiers électroniques. La mission dispose d'une chambre forte qui sert au stockage de dossiers classifiés. Le système CATS n'est pas utilisé pour l'archivage des courriels et des dossiers électroniques car la mission n'a pas encore accès à SIGNET. Dès qu'elle recevra sa plate-forme SIGNET, elle pourra archiver ses dossiers dans le système CATS du ministère. Comme la mission existe depuis deux ans, un programme d'archivage doit être mis en place pour garantir la conservation des dossiers essentiels. De même, les dossiers physiques doivent être conservés et un plan d'archivage futur devra être disponible lorsque le mandat de la mission sera terminé.

Recommandation à l'intention de la mission

2.5.3 Une fois le nouveau système SIGNET pour les micromissions installé, mettre en place un archivage systématique des fichiers électroniques essentiels.

Réponse de la mission

2.5.3 Cet archivage sera réalisé dès que la nouvelle plate-forme SIGNET sera installée.

Fiche de renseignements sur les ressources de la mission

Ressources humaines (ETP)

ProgrammeECERPTOTAL
Chef du Bureau101
Représentant de l'ACDI101
CIC011
PERPA011
Services administratifs/consulaires044
Total268

Ressources matérielles

BiensPossédésLoués
Chancellerie 1
LP 2
Véhicules 3

Informations financières 2001-2002

Salaires ERP130 000 $
Exploitation + immobilisations372 433 $
Immobilisations17 000 $
Heures supplémentaires EC7 500 $
Total526 933 $

Bureau de l'inspecteur général

Pied de page

Date de modification :
2008-11-26