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Vérification de la gestion des documents

(Mai 2001)

Sommaire

Une vérification de la gestion des documents a été effectuée de septembre à novembre 2000 afin d'évaluer la gestion des documents imprimés et électroniques du MAECI. La vérification a porté sur les activités de quatre missions, de trois bureaux de l'Administration centrale et des groupes de la Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie (SXD) qui assurent un soutien fonctionnel au Ministère. Ont été exclus de la vérification les documents électroniques contenus dans les systèmes de gestion fonctionnelle du MAECI comme WIN Exports et PeopleSoft.

La vérification a permis de constater que les unités de travail ont généralement mis au point et tiennent leur propre processus de gestion des documents imprimés et électroniques. Par conséquent, elles utilisent une diversité de pratiques pour répondre à leurs besoins d'information. Les documents imprimés sont détenus par certains employés ou dans les classeurs de l'unité. À quelques exceptions près, ces documents sont généralement transférés au système central de dépôt des documents ou éliminés uniquement lorsque l'espace de classement vient à manquer dans les unités. Les sections transfèrent régulièrement les documents aux services de l'Unité centrale de traitement des documents (CPU) de SXD. Les missions font de même, bien qu'elles n'envoient que très peu de documents aux bureaux de dépôt des documents (connus autrefois sous le nom d'archives).

Il existe une plus grande diversité d'endroits où entreposer les documents électroniques que les documents imprimés. Il n'est donc pas surprenant que leur gestion ne soit pas aussi uniforme. On peut trouver les documents électroniques dans le Corporate Automated Texte Storage (CATS); le Classified Corporate Automated Text Storage (CCATS); les lecteurs de réseau partagés (lecteurs I:\); les lecteurs de réseau personnels (lecteurs H:\); les dossiers de courrier électronique personnels et organisationnels; les serveurs Intranet et Internet; les dossiers publics Outlook ainsi que des disquettes et des disques compacts individuels.

Le CATS est le répertoire des documents électroniques ministériels non classifiés. Les documents sont placés dans le CATS par des personnes qui les y envoient en pièces jointes de courrier électronique, ou « cc » à CATS. L'envoi des documents au CATS varie d'une personne à l'autre et dépend de la mesure dans laquelle les employés se rappellent d'envoyer tous les documents clés au CATS. La majorité des employés interrogés ont convenu qu'ils n'envoient pas toujours les documents électroniques au CATS, mais certains ont ajouté que cette omission n'était généralement pas voulue. Les employés ont invoqué l'absence de message leur rappelant d'envoyer des copies au CATS ainsi que le fait de ne pas savoir ce qui devrait ou non y être transmis.

En ce qui concerne l'extraction des documents du CATS, la plupart des personnes interrogées ont répondu qu'elles n'avaient pas essayé de le faire directement. La plupart de celles qui l'ont fait ont dit ne pas avoir eu beaucoup de succès. Cela pourrait être attribuable au fait que le CATS n'est pas bien expliqué aux usagers - par exemple, des documents contenant certains mots clés dans le texte sont protégés et n'apparaissent pas dans les recherches qu'effectuent les usagers ordinaires. Le personnel de l'Administration centrale qui a utilisé le service local d'information de SXD (LIS0) pour effectuer les recherches a eu plus de chance.

Il est rare que les documents électroniques soient transmis lorsque le personnel est muté. Les nouveaux agents ont généralement accès aux documents imprimés de leurs prédécesseurs, mais la plupart ont déclaré qu'ils leur étaient inutiles. Certaines sections partageaient les mêmes lecteurs de réseau (lecteurs I:\) pour obtenir des renseignements critiques sur les programmes. Dans ce cas, les effets du changement de personnel sont moins importants car les dossiers des prédécesseurs restent disponibles, suivant la façon dont ils sont organisés.

Compte tenu de ces pratiques, la plupart des unités de travail ont généralement trouvé des moyens de répondre à leurs besoins d'information courants. Mais la mémoire institutionnelle à long terme qui est conservée dans les dossiers est perdue. De même, la conformité aux exigences de la Loi sur l'accès à l'information et de la Politique sur la gestion des renseignements détenus par le gouvernement est douteuse.

Certaines des personnes interrogées ont exprimé des préoccupations au sujet de leurs propres pratiques, mais ne savaient pas où s'adresser pour obtenir de l'aide. À l'Administration centrale, il faudrait s'adresser au LISO de SXD et dans les missions, aux administrateurs de système. Le personnel des programmes ne sait pas, généralement, que le rôle du LISO est de fournir des directives et des conseils éclairés aux unités de programme sur l'information et les documents. Bien que la Direction des services aux clients (SXC) ait indiqué que le LISO a commencé à s'acquitter de ce rôle, il n'existe aucune indication de cette activité dans les trois bureaux examinés. Le rôle du LISO dans ces bureaux était limité à la recherche.

Les recherches du LISO portent non seulement sur les documents électroniques dans le CATS et le CCATS, mais également sur les documents imprimés placés dans les dépôts ministériels. Ces dépôts sont tenus par l'Unité centrale de traitement des documents (CPU). Il existe un important arriéré de documents, environ 200 000, qui attend d'être classé ou indexé par le personnel de la section CPU. Cet arriéré existe depuis des années. Lors de la vérification de 1985, on avait signalé ainsi 50 000 documents non classés. L'équipe de vérification a constaté un niveau général d'activité dans ces bureaux qui est inférieur à celui auquel on aurait pu s'attendre, compte tenu de l'arriéré. Cet absence d'urgence se reflète dans la charge de travail qui est bien inférieure aux normes de la CPU, qui elles-mêmes ont semblé très peu rigoureuses à l'équipe de vérification. En général, la gestion du LISO et de la CPU semble assez désinvolte.

Il n'existe pas de politique ni de ligne directrice générale qui explique comment les unités de programme, le LISO et la CPU devraient gérer les documents. Les lignes directrices, pratiques et conseils existants sont affichés sur le site intranet de SXD, mais presque tous les employés de programme interrogés n'en connaissaient pas l'existence. Il faut donc présenter une politique générale qui énoncerait une vision globale de la façon dont le MAECI devrait gérer les documents, ainsi qu'un cadre de responsabilisation et des objectifs de rendement, tout en précisant les secteurs où une certaine flexibilité est possible et où elle ne l'est pas. Certaines études récemment réalisées par des consultants et le personnel de SXD dans ce domaine ont également fait état de la nécessité d'une politique claire.

Un certain nombre de recommandations sont résumées dans le Sommaire des recommandations et détaillées dans le rapport. Elles portent sur les points suivants :

  • politique;
  • communications et formation;
  • changements aux processus et systèmes;
  • gestion du LISO et de la CPU.

Deux options sont également présentées. La première consiste à établir une équipe de gestion des documents qui se déplacerait d'une direction à l'autre, étudierait rapidement les pratiques de gestion et élaborerait et mettrait en oeuvre des solutions de gestion des documents adaptées. La seconde consiste à étudier avec la haute direction la possibilité de remplacer les systèmes et les procédures actuels et de mettre en oeuvre une solution complètement nouvelle.

Réponse de la direction

Le Ministère s'emploie activement à donner suite aux conclusions et recommandations de la vérification effectuée à la demande de la Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie. Des mesures ont déjà été prises pour réduire les arriérés, améliorer les communications et la formation et modifier nos politiques de gestion de l'information. Le MAECI travaille également en étroite collaboration avec les autres ministères et les organismes centraux qui oeuvrent à une nouvelle approche de la gestion de l'information au niveau du gouvernement.

Les deux options présentées aux fins d'examen dans le cadre de la vérification sont complémentaires et sont étudiées en parallèle. Un projet de bureau modèle visant à améliorer les pratiques de gestion de l'information au Ministère, direction par direction, a été lancé. Le Ministère a également mis sur pied un projet de gestion intégrée des documents, qui remplacera les systèmes ministériels actuels. Ensemble, ces projets serviront à promouvoir l'objectif d'amélioration des pratiques de gestion de l'information au Ministère.

Sommaire des recommandations

Voici un résumé des recommandations de la vérification :

# ÀRecommandation
1SXDActualiser le système de classification des documents commerciaux utilisés dans les missions afin de tenir compte des nouvelles industries.
2SXDÉlaborer et mettre en oeuvre une stratégie de communication pour communiquer à tout le personnel une perspective ministérielle sur la gestion des documents, en renvoyant aux instructions qui existent actuellement sur le site Web de SXD.
3SXDFournir des renseignements supplémentaires sur la page Web de recherche du CATS afin d'informer les utilisateurs des restrictions aux recherches qu'ils peuvent effectuer.
4SXDEnvisager de placer un message obligatoire dans le programme de courrier électronique exigeant du personnel qu'il décide si chaque message envoyé doit être transmis au CATS.
5SXDActualiser la capacité de classement et d'extraction actuelle du CATS ou envisager de remplacer le système par un outil de recherche viable à l'échelle du Ministère.
6SXDEncourager le personnel des documents à adopter une approche proactive pour aider les unités de programme à établir, utiliser et surveiller leur collection de documents, quel que soit l'endroit où ils sont entreposés.
7SXDÉlaborer une politique de gestion des documents complète propre au MAECI qui tient compte des exigences opérationnelles de l'Administration centrale et des missions ainsi que des exigences liées aux documents ministériels.
8SXDÉlaborer et mettre en oeuvre une stratégie de communication afin que le personnel comprenne et mette en oeuvre la politique.
9ICSECompléter les éléments de base appris dans le programme de formation SIGNET 2000 en adoptant une approche d'apprentissage à plusieurs niveaux afin de renforcer la compétence du personnel dans l'utilisation des programmes électroniques.
10ICSECompléter cette approche par un inventaire des irritants technologiques actuels et une liste des besoins obtenue auprès du personnel à former.
11ICSEReconnaître la valeur du temps que consacre le personnel à ces séances de formation et adopter une approche de « temps minimal, applicabilité maximale ».
12ICSE et SXDEnvisager de rendre obligatoire au moins une partie de la formation en gestion des documents.
13SXCDispenser des cours de formation sur le lieu de travail, afin que le personnel puisse apprendre les diverses pratiques de gestion des documents ainsi que les outils qui s'appliquent à leur type d'activité.
14SXCVeiller à ce que le personnel des services du LISO reçoive lui-même la formation appropriée sur la façon de fournir la formation nécessaire au personnel.
15SXCRappeler régulièrement au personnel qu'ils devrait adopter certaines pratiques essentielles pour améliorer la gestion des documents.
16SXDAdopter une approche proactive pour faciliter la gestion des documents organisationnels à SXD, par le biais du LISO à l'AC, et du bureau des documents et des AS dans les missions.
17SXDAssurer une interaction continue entre les spécialistes de la gestion des documents et leurs clients. Le personnel des documents doit donc comprendre les exigences en matière d'information opérationnelle de leurs clients et donner des conseils sur la meilleure façon de répondre aux besoins d'information des clients et du Ministère.
18SXDEnvisager de créer un petit groupe de travail composé d'experts en gestion de l'information afin de commencer systématiquement l'examen et l'amélioration des pratiques des sections à l'AC.
19SXIÉlaborer un plan contenant des cibles permanentes afin d'éliminer l'arriéré des documents imprimés.
20SXDSurveiller régulièrement les progrès de SXI dans l'élimination de l'arriéré.
21SXIDéterminer et appliquer les exigences minimales en matière d'indexage qui permettraient aux Ministère d'entreposer et d'extraire ses documents imprimés de façon économique.
22SXIRevoir les besoins d'affectation des ressources et les besoins de dotation pour amener les ressources de service à un niveau acceptable.
23SXIEffectuer une surveillance périodique des résultats du traitement en donnant une rétroaction au personnel et aux gestionnaire des sections et en prenant des mesures correctrices au besoin.
24SXISEffectuer périodiquement des tests d'extraction de documents pour évaluer les processus suivis, les délais d'exécution et déterminer où des difficultés sont le signe de problèmes de classification et d'indexage.
25SXCAPrévoir un roulement du personnel du LISO pour avoir des remplaçants bien informés en cas de maladie, de vacances et de formation.
26SXDRevoir le concept de la structure actuelle du LISO et de la CPU, comparer les intentions par rapport à l'expérience réelle et déterminer la structure qui permettra d'atteindre les résultats prévus.
27SXDRenforcer le lien entre le personnel du LISO et de la CPU, soit par un réalignement organisationnel soit en améliorant les contacts déjà existants.
28SXDInstituer un programme de liaison permanente entre le personnel du LISO et de la CPU et les unités de programme pour que le personnel ministériel connaisse les lignes directrices sur la conservation des documents et les respecte.
29SXDDemander au personnel du LISO et de la CPU ou, le cas échéant, aux commis aux documents des missions, d'effectuer des visites périodiques dans les diverses unités de programme afin d'y évaluer la conservation des documents et prendre les mesures appropriées.
30SXDExaminer périodiquement les documents de l'arriéré à la CPU pour voir si l'on peut les éliminer.
31SXC et SXIEncourager une gestion directe au sein du LISO et de la CPU, notamment l'établissement d'objectifs réalistes, de normes de service et de cibles de traitement.
32SXC et SXIEffectuer une surveillance régulière des réalisations, évaluer les raisons des manquements et prendre les mesures correctrices au besoin.
33SXCAEncourager le plus rapidement possible des relations de travail efficaces entre les clients et le LISO pour comprendre les besoins des clients et aider la direction et le personnel à appliquer des pratiques de gestion des documents plus efficaces et efficientes.
34API (SXD)Obtenir le point de vue de la haute direction sur les avantages de mettre en oeuvre des systèmes et des pratiques modernes de gestion de l'information et des documents. Et ensuite, si cela est justifié, préparer une analyse de rentabilité approfondie.

Objectifs et portée de la vérification

Une vérification de la gestion des documents a été effectuée de septembre à novembre 2000. Cette vérification visait à évaluer la gestion des documents imprimés et électroniques du MAECI. Les principaux objectifs consistaient à déterminer si le MAECI respectait ses objectifs législatifs et en matière de programme et si, ce faisant, le Ministère en était arrivé à une juste équilibre.

Au MAECI, les agents de programme et les divers employés ont tous des responsabilités en matière de gestion des documents. La Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie (SXD) assume la responsabilité fonctionnelle de la gestion des documents et aide le personnel ministériel à s'acquitter de ses responsabilités en matière de gestion des documents. La vérification a porté sur les activités des groupes de la gestion centrale des documents à SXD, qui assurent une orientation fonctionnelle et aident les sections à l'Administration centrale et dans les missions.

Pour évaluer les pratiques de gestion des documents décentralisées utilisées par les employés du Ministère, on a examiné quatre missions et trois bureaux de l'Administration centrale.

Les missions (Vienne, Lisbonne, Copenhague et La Haye) sont représentatives des divers scénarios de gestion des documents des missions. Elles diffèrent de par la taille et par d'autres facteurs.

Mission Nombre approximatif d'employés Chef de l'administration Administrateur des systèmes Gestion des documents
Vienne100ACM Can.CanadienCommis aux documents
La Haye43ACM Can.LocalCommis aux documents
Lisbonne25ACM Can.LocalSEC. CDM
Copenhague16AAM Loc.LocalSEC. CDM

ACM CAN : Agent consulaire de mission canadien
AAM LOC. : Agent administratif de mission local
CANADIEN : Basé au Canada
LOCAL : Recruté localement
SEC. CDM : Secrétaire du chef de mission

Sont exclus de la portée de la vérification les documents électroniques détenus dans les systèmes de gestion fonctionnelle du MAECI. Ainsi, l'équipe de vérification n'a pas examiné l'information consulaire dans le système COSMOS, les interactions avec les milieux d'affaires canadiens et étrangers dans WIN Exports, les nombreux documents sur les permis d'exportation et d'importation dans le SCLI et l'ECS, les documents sur le personnel dans PeopleSoft ni les documents financiers dans l'IMS.

Introduction

Qu'est-ce que la gestion des documents?

L'information ministérielle est une ressource qui doit être gérée, tout comme les ressources humaines, financières, matérielles et immobilières du Ministère.

Un document est une information présentée dans n'importe quel format, créé ou reçu et tenu par le Ministère, un groupe de travail ou une personne dans le cadre d'opérations commerciales ou la conduite des affaires et conservée à titre de preuve de cette activité. Le Ministère a besoin des documents pour contrôler, appuyer ou étayer l'exécution des programmes, s'acquitter de ses activités, prendre des décisions, justifier les activités du Ministère et fournir des preuves dans le cadre de procédures juridiques.

La gestion des documents est une fonction qui permet au Ministère de respecter ses obligations légales, c'est-à-dire gérer les sources d'information imprimées et électroniques. Le système de tenue des documents ministériels comprend les politiques et les lignes directrices concernant la création, l'identification, la classification, l'extraction, la réception et la transmission, l'entreposage et la protection, l'élimination et la préservation ainsi que le partage de l'information et des documents. Le système de tenue des documents comprend l'espace, l'équipement et le personnel nécessaire pour administrer la fonction de gestion des documents.

Responsabilités

Il incombe à tous les employés, et pas seulement au personnel de gestion des documents, de respecter les obligations en matière de gestion des documents. Chaque employé du Ministère qui crée, reçoit ou garde une information qui sert à contrôler, soutenir ou documenter l'exécution des programmes, est responsable de la gestion de cette information et de faire en sorte qu'elle soit incorporée au système de conservation des documents ministériels. Tous les employés du Ministère sont responsables de créer et de gérer les documents nécessaires pour justifier leurs activités officielles. Toute l'information qu'un employé du gouvernement fédéral collecte ou crée dans l'exercice de ses fonctions est la propriété du gouvernement du Canada.

L'agent principal de l'information (API) du Ministère est responsable d'établir et de tenir le système de conservation des documents ministériels. L'API est également le directeur général de la Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie. Il est chargé de la gestion globale du programme de la gestion de l'information et de la technologie du Ministère. À l'appui de ce mandat, le personnel de la gestion des documents et de l'information collecte, organise, entrepose, tient et extrait les documents et aide les clients des programmes ministériels.

Exigences du gouvernement

Le Ministère est tenu de par la loi de recueillir et de tenir les documents gouvernementaux. La politique du gouvernement du Canada, énoncée dans la Politique sur la gestion des renseignements détenus par le gouvernement et la Loi sur les archives nationales du Canada, articles 5 et 6, exigent que tous les ministères fédéraux :

  • conservent les documents ayant une valeur durable, c'est-à-dire qui étayent l'évolution des politiques, des programmes et des grandes décisions de l'administration fédérale;
  • identifient et documentent les projets, les programmes et les politiques afin de garantir la gestion continue des institutions fédérales et la préservation d'un dossier historique.

On trouvera des renseignements supplémentaires sur les exigences du gouvernement en matière de gestion des documents à l'annexe B.

Programmes ministériels

Tous les programmes du Ministère et les « propriétaires » d'importants fonds de renseignements sont obligés de gérer l'information comme une ressource commune conformément aux lois et politiques du gouvernement. La plupart des secteurs de programme de l'Administration centrale et des missions tiennent des îlots isolés de documents électroniques et imprimés. Les documents électroniques sont mémorisés dans des lecteurs partagés (lecteur I:\), parfois dans des dossiers publics et dans des comptes de courrier électronique personnels et des lecteurs non partagés (lecteur H:\). De nombreux documents imprimés sont entreposés dans des classeurs « de la direction » gérés par les unités et dans des classeurs personnels.

Études en cours

Un certain nombre d'initiatives ont été entreprises récemment au sein de SXD pour étudier les problèmes liés à la gestion des documents et de l'information ministériels et leur trouver une solution. Cinq de ces études ont été entreprises l'an dernier :

Plan d'action sur la gestion de l'information

État : en cours

  • forces et faiblesses actuelles de la gestion de l'information
  • besoins opérationnels
  • lacunes
  • solutions à court, moyen et long terme

Évaluation de l'indexage des documents imprimés

État : terminé

  • déterminer les possibilités d'améliorer l'indexage
  • déterminer les possibilités de réduire l'arriéré des documents imprimés

Examen de la gestion des dossiers

État : en cours

  • améliorer le processus actuel de conservation des dossiers
  • questions d'entreposage
  • type de services et clientèle
  • implications sur la gestion des dossiers dans le milieu de travail électronique

Dossiers publics - Examen et renouvellement

État : terminé

  • trouver et recommander des solutions aux difficultés rencontrées par les utilisateurs et les administrateurs de l'Administration centrale en ce qui concerne les dossiers publics
  • comparer les dossiers publics avec d'autres structures
  • encourager une réflexion sur le rôle des dossiers publics au Ministère.

Projet de regroupement des dossiers ministériels actifs

État : terminé

  • examiner les besoins d'espace pour les dossiers imprimés actifs et semi actifs à l'Administration centrale
  • partie du projet global sur les besoins d'espace
  • commandé par SRA

Compte tenu du nombre de ces études, l'équipe de vérification espère que la direction disposera de l'information nécessaire pour prendre rapidement des décisions et donner suite aux recommandations de la vérification.

Observations

A. Gestion des documents dans les unités de programme

Au cours de la vérification, les pratiques de gestion de documents d'un certain nombre d'unités de divers programmes ont été examinées. Il s'agissait d'unités de l'Administration centrale et de quatre missions en Europe. À la suite de l'examen de ces pratiques, l'équipe de vérification estime qu'elle peut comprendre les pratiques généralement utilisées dans l'ensemble du Ministère. Il y aura toujours évidemment des unités auxquelles ne s'appliquent pas toutes ces observations, mais l'équipe de vérification estime que les pratiques étudiées, malgré leur diversité, présentaient suffisamment de cohérence pour tirer des conclusions générales.

Dans chacune des unités examinées, le personnel et les programmes adoptent différentes méthodes pour gérer leurs documents, à la fois les documents imprimés qu'ils manipulent et les documents électroniques qu'ils reçoivent et transmettent à d'autres. Ces différences proviennent du fait que les unités et les employés ont été laissés à eux-mêmes et ont dû mettre au point leurs propres pratiques, en particulier dans la gestion des documents électroniques.

Un autre élément commun est l'impact qu'a sur la gestion des documents la permutation du personnel, que ce soit à l'AC ou dans les missions. Cette réalité a un effet profond sur la conservation, ou la perte, des documents imprimés et électroniques. Bien que rien ne puisse remplacer les connaissances qu'une personne a accumulées sur certains sujets après avoir occupé son poste pendant un certain temps, l'absence de documents fiables et complets due à de médiocres pratiques de transmission, exacerbe le problème.

Documents imprimés

Administration centrale

La plupart des agents permutants interrogés à l'Administration centrale disent n'avoir ni le temps ni le besoin d'examiner les documents imprimés qui leur sont laissés dans leurs nouveaux bureaux. Certains laissent les documents tels quels alors que d'autres font un tri, éliminent les documents inutiles et envoient les autres à l'Unité centrale de traitement des documents (CPU). Les nouveaux documents imprimés que les agents ont créé ou ont reçu sont classés en fonction de leurs propres besoins dans leurs bureaux, sont détruits lorsqu'ils le jugent approprié ou transmis à la CPU.

Missions

En général, les agents des missions qui travaillent pour les programmes politiques, économiques, de l'ONU ou d'autres organismes, ont choisi de procéder à des examens limités des documents imprimés qui leur sont laissés par leurs prédécesseurs. Nous avons constaté quelques exceptions, dont certaines sont mentionnées à l'annexe A. Mais il est clair que les agents ont généralement trouvé que la majorité des documents qui leur sont laissés par leurs prédécesseurs sont d'une utilité limitée. L'équipe de vérification n'a pas évalué si ces documents auraient dû être transmis aux bureaux des documents des missions.

Les agents de mission doivent non seulement gérer les documents du MAECI, mais également, dans certains cas, les documents produits par l'ONU ou des organismes à but unique. Il a suffi de visiter leurs bureaux pour constater ce phénomène d'accumulation des documents imprimés.

La plupart des agents, même ceux qui travaillent dans des groupes de même nature, adoptent des pratiques de gestion des documents imprimés différentes. D'autres part, il semble que les commis à la gestion des documents des missions, lorsqu'ils existent, n'offrent qu'une aide très limitée à ces programmes, en dehors d'un classement des documents qui sont transmis aux bureaux des documents (connu auparavant sous le nom d'archives).

Il y a lieu d'examiner plus attentivement le rôle joué par les bureaux des documents des missions. Sur les quatre missions examinées, deux possédaient un bureau des documents où des employés canadiens (CR) se consacraient à cette fonction. Ce personnel ne s'occupe que des documents transmis au bureau central des documents et n'aide pas les agents de programme à gérer leurs documents imprimés, d'où l'accumulation de documents transmis par les agents précédents. Les sections commerciales ont généralement leur propre bureau des documents, sans aide des employés canadiens car un ERP s'acquitte de cette fonction. Deux des quatre missions visitées ont récemment procédé à une destruction annuelle des documents officiels alors qu'une mission n'avait pas éliminé les anciens documents depuis de nombreuses années.

Les documents tenus dans les bureaux des documents des quatre missions étaient organisés à l'aide du système de classification des documents de 1973; l'une des missions était en train de faire un tri et de classer les documents retenus selon le nouveau système RICS utilisé à l'Administration centrale. Il n'existe donc pas d'uniformité dans la classification et la gestion des documents entre l'Administration centrale et les missions. Mais il existe un besoin évident d'intégrer ces systèmes. Plusieurs employés ont dit que le système de classement des sections commerciales doit être actualisé afin de tenir compte des nouvelles industries et technologies.

Recommandation à SXD :

1. Actualiser le système de classification des documents commerciaux utilisés dans les missions afin de tenir compte des nouvelles industries.

Réponse de SXD :

1. Le système de classification des documents utilisé à l'AC (RICS) a été mis au point pour répondre aux besoins du programme commercial. Nous proposons d'encourager les missions à adopter une forme simplifiée du RICS et d'appuyer celles qui choisissent de suivre cette voie.

Documents électroniques

On trouve des documents électroniques à bien des endroits, le CATS étant le lieu d'entreposage officiel. Il existe d'autres options, notamment l'lecteur I:\, les unités H:\ personnelles, le courrier électronique personnel et organisationnel et les dossiers publics. L'utilisation de ces quatre options varie d'une mission à l'autre et au sein des unités de l'Administration centrale. Ces options s'appliquent aux documents non classifiés car le CCATS est la source d'entreposage électronique automatique des documents classés sur le système C4.

Les documents sont placés dans le CATS par les personnes qui les y envoient par pièces jointes de courrier électronique, ou « cc » CATS. La mesure dans laquelle les employés envoient des documents au CATS varie d'une personne à l'autre. Les employés doivent se rappeler d'envoyer tous les documents clés au CATS lorsqu'ils en sont les auteurs ou qu'ils les reçoivent d'une autre source, ou veiller à ce que sur réception d'autres sources du MAECI, le document a déjà été transmis au CATS par l'auteur. La majorité des employés interrogés ont convenu qu'ils n'envoient pas toujours les documents électroniques au CATS, mais certains ont ajouté que cette omission n'était généralement pas intentionnelle. L'idée d'ajouter un message pour rappeler de transmettre une copie des documents au CATS n'est pas unanimement acceptée, certains la favorisant et d'autres la rejetant.

Compte tenu du nombre de possibilités d'entreposage électronique disponibles, il est devenu évident qu'il n'existe aucune uniformité dans la gestion des documents électroniques. Le lecteur I:\ était normalement utilisé dans les missions que nous avons visitées à des fins administratives et d'information générale et non pour entreposer des documents de programme importants. Bien que ce lecteur soit bien organisé dans certaines missions, dans d'autres, il a été décrit comme étant « anarchique » et « désordonné ».

À l'AC, certaines directions utilisent le lecteur I:\ comme principale source d'information sur les programmes. Dans l'une des directions géographiques, la structure existe depuis quelques années et est utilisée. Elle contient des fiches techniques, des notes d'information et un historique de la correspondance des agents jugés essentiels pour les programmes du bureau. Par conséquent, il s'agit de la principale source de mémoire locale de la direction. Même lorsque le personnel est déplacé, les nouveaux agents peuvent accéder à la correspondance, aux notes d'information et autres renseignements sur les programmes de leurs prédécesseurs en utilisant le lecteur I:\. Celui-ci est également devenu la source des documents du site intranet de la direction, ce qui permet aux missions et à d'autres d'accéder à l'information de la direction.

Une division de liaison avec l'entreprise utilise le lecteur I:\ pour mémoriser toutes les FAQ courantes préparées par les divisions d'origine. Leur lecteur I:\ est structuré de façon à identifier ces documents par mois, par ministre et par numéro de référence. Chaque mois, le contenu est transféré sur CD-ROM et dans les dossiers publics de la division. On estime que la responsabilité de transmettre des copies des FAQ au CATS incombe aux divisions d'origine et non à la division de liaison avec l'entreprise.

Dans tous les endroits examinés, les utilisateurs avaient le choix de la gestion du lecteur H:\ et du courrier électronique. Certains ont créé des dossiers structurés pour gérer leur courrier électronique et les documents dont ils étaient les auteurs. D'autres ont classé la plupart des documents sans structure aucune. Certains effacaient régulièrement les documents, selon leur actualité ou la pertinence par rapport à leurs projets, aux sujets ou aux événement en cours. D'autres encore n'avaient pas nettoyé ou organisé leur source d'entreposage des documents électroniques depuis des mois, ce qui correspondait généralement à leurs habitudes en ce qui concerne la gestion des documents imprimés. On trouvera à l'annexe A des exemples précis.

La permutation a des effets importants sur la gestion des documents électroniques. Dans la majorité des cas examinés, les agents qui partent ne remettent pas au nouvel agent une copie des documents électroniques qu'ils ont tenus. Mais nous avons constaté quelques exceptions, où les nouveaux agents pouvaient accéder aux documents électroniques sur disquette ou CD-ROM. Lorsqu'on utilise le lecteur I:\ ou les dossiers publics pour tenir les documents des directions, l'effet de la permutation du personnel sur la mémoire institutionnelle semble être plus limité.

L'utilisation des dossiers publics dans le programme Outlook n'est pas très répandue. De nombreux employés n'en connaissaient pas l'existence et ceux qui étaient au courant ne savaient pas vraiment comment s'en servir. Nous avons constaté trois exceptions dans les unités examinées :

  • une mission avait commencé à utiliser à l'essai les dossiers publics pour gérer ses documents sur les programmes commerciaux, mais avait dû d'abord surmonter des difficultés associées à l'établissement de listes d'utilisateurs (distribution) et élaborer des procédures détaillées;
  • une unité commerciale à l'AC a entrepris un projet semblable;
  • une unité fonctionnelle à l'AC utilise les dossiers publics pour entreposer la correspondance ministérielle clé et des documents d'information.

On trouvera à l'annexe A des détails sur l'utilisation des dossiers publics dans dix des unités examinées.

Effet sur les pratiques courantes - Direction, mission et niveau individuel

Les effets des situations décrites plus haut varient d'un bureau à l'autre et d'une personne à l'autre. Il semble que la majorité, mais non la totalité, des groupes opérationnels gèrent plutôt bien leurs documents pour répondre à leurs besoins immédiats. Mais il manque une vision globale. Au cours des années, leurs prédécesseurs et eux-mêmes ont élaboré des procédures ponctuelles qui sont devenues des normes de fait pour leur secteur. Adaptés aux conditions locales et au fonctionnement particulier de leur unité, ces moyens informels de faire le travail leur convient, mais seulement jusqu'à un certain point.

La plupart des groupes peuvent trouver les documents qu'ils veulent, lorsqu'ils le veulent, bien que cette méthode soit imparfaite et prenne souvent beaucoup de temps. Il en est de même des personnes qui gèrent directement leurs propres documents. Ce type de situation compartimentée, où chacun gère ses propres documents, mène normalement à un isolement de l'information. Pratiquement par définition, le fonds de renseignements avec lequel cet employé travaille est limité, même si cela n'est pas évident au quotidien, tout au moins pour les personnes qui travaillent dans l'unité. Elles disposent des renseignements dont elles ont besoin, en général, sans se douter de la richesse d'information dont elles pourraient disposer, ou d'autres, si les documents du Ministère étaient convenablement indexés et universellement accessibles.

Le manque de connaissance de ces diverses sources d'information crée des redondances entre les diverses unités. Cette situation est souvent la cause des pièces jointes aux nombreux courriers électroniques, où bon nombre des destinataires sont inclus « au cas où ». Toutes ces personnes doivent supprimer, imprimer ou classer leur copie du message. Ce sont également les documents reçus de sources extérieures et qui sont envoyés dans les missions et à diverses unités intéressées de l'Administration centrale et qui créent des copies multiples d'un même document dans plusieurs bureaux au lieu d'être acheminés à un répertoire de référence central. Les unités géographiques de l'Administration centrale peuvent tenir un système de lecteur I:\ de notes d'information, mais comme leurs missions n'y ont pas accès, chaque mission intéressée doit tenir son propre système de documents connexes.

Dans certains secteurs examinés, il semble que le partage de l'information, sous forme imprimée ou électronique, est un processus opérationnel essentiel. Lorsque les documents imprimés sont le support principal, des copies sont conservées et les originaux sont transmises à la CPU, aux bureaux des documents des missions ou placées dans les classeurs des unités de travail pour conserver la mémoire et faciliter l'accès local.

Toutefois, on constate des lacunes. Les données dont on dispose montrent que moins de la moitié de 1 % de tous les documents électroniques non classés sont transmis au CATS. Il est difficile d'évaluer le pourcentage qui devrait être transmis. Si l'information ne figure pas dans le CATS (ou tout autre système partagé), les employés ne voient pas l'intérêt de l'utiliser, de sorte que les nouveaux documents n'y sont pas incorporés et que le cycle continue.

La plupart des personnes interrogées ont répondu qu'elles n'avaient pas essayé de rechercher des documents directement dans le CATS. Parmi celles qui l'ont fait, la plupart ont dit ne pas avoir eu beaucoup de succès. Cela pourrait être dû au fait que les restrictions d'accès au CATS ne sont pas expliquées aux utilisateurs - par exemple :

  • les documents contenant certains mots clés, comme « protégé » et « confidentiel », dans les dix premières lignes d'un texte sont protégés et n'apparaîtront pas dans les recherches effectuées par les utilisateurs en général;
  • il existe une période d'environ 24 heures entre le moment où le document est transmis au CATS et celui où l'on peut l'extraire;
  • les documents extraits par le CATS et consultés à l'écran montrent les mots clés choisis, mais ne sont pas formatés, bien que la version téléchargée conserve le formatage original.

Si on connaît l'existence d'une note de service ou d'une lettre donnée et qu'elle n'est pas extraite pendant une recherche, celle-ci peut être jugée réussie, sans toutefois être complète. Cette situation a plus d'effets négatifs sur les recherches élargies par sujet que la recherche d'un document donné. Avec une recherche raisonnable par sujet, sous réserve d'un délai raisonnable, nous estimons que dans la majorité des cas, un succès seulement partiel est possible.

Recommandations à SXD :

2. Élaborer et mettre en oeuvre une stratégie de communication pour informer tout le personnel de la perspective ministérielle sur la gestion des documents, en renvoyant aux instructions qui existent actuellement sur le site Web de SXD.

3. Fournir des renseignements supplémentaires sur la page Web de recherche du CATS, afin d'informer les utilisateurs des restrictions aux recherches qu'ils peuvent effectuer.

4. Envisager de placer un message obligatoire dans le programme de courrier électronique exigeant du personnel qu'il décide si chaque message transmis doit être transmis au CATS.

Réponses de SXD :

2. La stratégie de communication mise en oeuvre prévoit d'encourager les employés à consulter nos documents sur l'Intranet pour obtenir des conseils.

3. D'autres renseignements seront ajoutés à la page Web et les employés recevront un texte distinct expliquant les techniques et les limites.

4. Un projet pilote visant à faire l'essai de ce concept commencera bientôt dans quelques unités de l'AC. Le déploiement de cette fonction à tous les utilisateurs dépendra des résultats du projet pilote.

Conséquences des pratiques actuelles - Niveau ministériel

Le Ministère doit respecter les exigences de la loi sur la gestion, la conservation et l'échange des documents. On trouvera à l'annexe B une liste des lois pertinentes. Actuellement, le Ministère ne se conforme pas complètement à bon nombre des exigences législatives.

Nous mettons en doute en particulier la capacité du Ministère à répondre complètement et rapidement aux demandes faites en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Selon le processus actuel, la Direction de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée (DCP) fait la demande de tous les documents pertinents aux unités applicables et au LISO. D'après nos observations concernant les procédures de classement dans les diverses directions, nous doutons fort que les réponses de ces unités soient complètes.

Nous doutons également de la capacité du Ministère à répondre aux exigences de la Loi sur les archives nationales du Canada, en particulier en ce qui a trait à la conservation des documents, notamment les documents électroniques. Nos observations sur la gestion des documents imprimés et électroniques dans les missions et les unités de l'AC justifient cette évaluation.

On s'attend également à ce que le Ministère gère efficacement toutes ses ressources et en assure la garde. Lorsque les ressources sont gérées de façon aléatoire et inefficace, la productivité des ressources humaines en souffre. Si le personnel consacre beaucoup plus de temps qu'il ne le devrait à rechercher une copie accessible et officielle d'un document, il passe beaucoup moins de temps à assumer les tâches relevant des mandats principaux du Ministère. C'est ce qu'a confirmé une enquête récente auprès des agents politiques :

  • « la médiocrité du système de classement impose un fardeau aux agents;
  • l'extraction de l'information importante et utile prend beaucoup de temps;
  • l'information est difficile à échanger, ce qui entraîne un doublement des efforts; »(1)

Pour les besoins courants, les systèmes et les processus existants peuvent être suffisants. Comme nous l'avons vu, les employés et les groupes de travail semblent pouvoir extraire l'information dont ils ont besoin pour régler une situation particulière. Mais ce qui semble difficile, c'est de faire face efficacement à la gestion de dossiers à plus long terme, ceux qui restent ouverts pendant un certain nombre d'années et impliquent aussi peut-être un certain nombre d'employés différents.

On a signalé à l'équipe de vérification une anecdote sur des négociations qui ont eu lieu avec un autre pays au début des années 90 sur un sujet particulier. Lorsque ce sujet est redevenu d'actualité récemment, ni le MAECI (ni le gouvernement étranger d'ailleurs) n'ont pu retrouver les documents sur les pourparlers tenus à l'origine. Chaque partie a alors convenu de ne pas consacrer plus de temps à rechercher les documents et de recommencer à zéro.

Recommandations à SXD :

5. Actualiser la capacité de classement et d'extraction actuelle du CATS ou envisager de remplacer le système par un outil de recherche viable à l'échelle du Ministère.

6. Encourager le personnel des documents à adopter une approche proactive pour aider les unités de programme à établir, utiliser et surveiller leur collection de documents, quel que soit l'endroit où ils sont entreposés.

Réponses de SXD :

5. Le plan d'action sur la gestion de l'information actuel contiendra des recommandations sur notre environnement de GI à moyen terme. Une capacité de recherche à l'échelle du Ministère fait partie des exigences énoncées dans le rapport provisoire.

6. L'aide proactive actuellement fournie sera élargie. Pour commencer, on entreprendra des projets d'amélioration des processus dans trois bureaux.

Que manque-t-il?

En général, dans la mosaïque des services et des niveaux de service offerts, il manque une perspective globale. Il n'existe pas de norme ni de niveau de service uniforme dans l'ensemble du Ministère. Le site Web de SXD contient des lignes directrices, des pratique exemplaires, etc., mais cela ne constitue pas en soi une politique ou une orientation globale sur la gestion des documents dont le personnel peut être tenu responsable. Dans la plupart des cas, le personnel interrogé ne connaissait pas l'existence de cette information. Un agent a résumé la situation en disant que « Je ne suis pas évalué sur mes pratiques de gestion des documents. Ce n'est pas ce pourquoi je suis payé ».

L'intégration générale de l'information, la « mémoire collective » du Ministère n'existe pas, sauf de façon sporadique. Cette situation influe non seulement sur la capacité d'assumer les mandats législatifs et réglementaires, mais également sur l'efficacité nécessaire pour atteindre les objectifs opérationnels. Ce n'est pas parce que les documents peuvent finalement être trouvés que les systèmes sont adéquats.

Recommandations à SXD :

7. Élaborer une politique de gestion des documents complète, propre au MAECI, qui tient compte des exigences opérationnelles de l'Administration centrale et des missions ainsi que des exigences liées aux documents ministériels.

8. Élaborer et mettre en oeuvre une stratégie de communication afin que le personnel comprenne et mette en oeuvre la politique.

Réponses de SXD :

7. Comme première étape dans la formulation de politiques claires, les principes directeurs de la gestion de l'information ministérielle sont à l'étude. La rédaction de la politique suivra bientôt.

8. La communication des politiques figure en première place dans notre stratégie des communications.

Formation - Personnel des programmes

Jusqu'à présent, la formation du personnel de gestion des documents du MAECI a été limitée à des cours de gestion de l'information de nature générale et à la formation originale sur le SIGNET 2000. Aucune formation de suivi n'a été offerte sur les outils électroniques et aucun programme de formation sur la gestion des documents n'a été préparé.

Le fait de présenter des lignes directrices, conseils, suggestions et pratiques exemplaires à divers niveaux sur le site Web de SXD ne constitue pas un plan de formation. Les vérificateurs ont constaté que le personnel des programmes ne connaissait pas l'existence des documents disponibles sur le site Web, dont beaucoup sont excellents et qui renferment des instructions qui, si elles étaient adoptées par le personnel, amélioreraient considérablement les pratiques existantes.

Le personnel permutant et non permutant a besoin de rappels répétés. Sans rappels périodiques de l'existence de ces « conseils et lignes directrices », la majorité des employés continueront de ne pas savoir ce qui est à leur disposition. La méthode appliquée jusqu'à présent n'a pas permis de faire savoir au personnel ce qu'il peut faire pour faciliter les pratiques de gestion des documents.

Recommandations à l'ICSE :

9. Compléter les éléments de base appris dans le programme de formation sur le SIGNET 2000 en adoptant une approche d'apprentissage à plusieurs niveaux afin de renforcer la compétence du personnel dans l'utilisation des programmes électroniques.

10. Compléter cette approche par un inventaire des irritants technologiques actuels et une liste des besoins obtenue auprès du personnel à former.

11. Reconnaître la valeur du temps que consacre le personnel à ces séances de formation et adopter une approche de « temps minimal, applicabilité maximale ».

Réponses de l'ICSE :

9. L'ICSE est doté d'un programme d'apprentissage par niveau pour l'acquisition des connaissances et des compétences en TI. Des modules et des ateliers sont organisés sur des aspects particuliers de la gestion de l'information (dossiers publics, CATS, gestion de lecteur I). On ajoutera d'autres possibilités de formation sur la question plus large de la gestion des documents une fois que les politiques, les procédures, les rôles et les responsabilités des groupes fonctionnels et d'utilisateurs seront précisés. Les modules seront élaborés lorsque l'analyse des besoins sera terminée, ce qui pourrait être fait assez rapidement. On établira des distinctions entre la gestion de l'information à l'AC et dans les missions.

10. Voir ci-dessus. L'ICSE a l'intention de procéder par « analyse des besoins » des groupes ciblés pour la formation plutôt que de dresser une liste des irritants.

11. L'ICSE organise la formation en partant du principe que le temps du personnel est précieux. La formation est conçue de façon à utiliser le moins de temps possible pour atteindre les objectifs énoncés. Ce principe s'appliquerait à la formation sur la gestion de l'information. L'ICSE préparerait un ensemble d'options limitées mais efficaces pour la formation sur la gestion de l'information. Nous ferions en sorte que les modules de formation ne perturbent pas le travail. Un des aspects essentiels consisterait à lier le programme de formation à une stratégie de communication efficace. Le campus virtuel de l'ICSE sert aux modules de formation sur le Web, tant les modules personnalisés que dirigés par un instructeur. Il serait utile pour la formation sur les éléments de base de la gestion de l'information, qui serait également applicable dans les missions. On pourrait adopter des méthodes de formation différentes et de complexité croissante pour les divers groupes ciblés. Un système de gestion de l'information bien conçu pourrait mener à une décentralisation des responsabilités pour ce qui est de l'information à y apporter.

Recommandation à l'ICSE/SXD :

12. Envisager de rendre obligatoire au moins une partie de la formation en gestion des documents.

Réponse de l'ICSE :

12. La formation obligatoire ne sera peut-être pas nécessaire une fois que le système aura été défini. Si la formation obligatoire était jugée essentielle, il faudrait que le comité exécutif ou les administrateurs généraux l'ordonnent expressément et la haute direction devrait intervenir régulièrement pour en assurer le bon fonctionnement.

Réponse de SXD :

SXD a collaboré avec l'ICSE pour veiller à ce que certains aspects de la gestion de l'information soient intégrés au cours de formation destiné aux nouveaux employés.

Recommandations pour SXC :

13. Dispenser des cours de formation sur le lieu de travail, afin que le personnel puisse apprendre les diverses pratiques de gestion des documents ainsi que les outils qui s'appliquent à leur type d'activité.

14. Veiller à ce que le personnel des services du LISO reçoive lui-même la formation appropriée sur la façon de fournir la formation nécessaire aux employés.

15. Rappeler régulièrement au personnel qu'ils devraient adopter certaines pratiques essentielles pour améliorer la gestion des documents.

Réponses de SCD :

13. Les plans de communication en matière de GI comprennent la préparation de présentations et de documents qui seront utilisés dans ces séances de formation. L'expérience acquise dans trois bureaux choisis sera appliquée à l'élaboration d'outils de communication à l'intention de toutes les unités ministérielles.

14. Les employés du LISO ont été formés pour faire ces présentations. Ils reçoivent une formation supplémentaire pour compléter leurs compétences d'encadrement. Un plan de formation adapté à chaque employé est en cours de préparation.

15. Les plans de communication en matière de GI comprennent des rappels réguliers au sujet des bonnes pratiques dans ce domaine.

Soutien pratique aux unités de programme

Le rôle que les services de LISO devraient jouer pour aider activement les unités de programme dans leurs pratiques de gestion de l'information est clairement énoncé sur le site Web intranet de SXD :

Le LISO fournit des directives et des conseils éclairés sur l'organisation, l'identification, le classement, la conservation et le déclassement des informations et des documents, y compris la gestion des lecteurs. Il conçoit et crée dans les dossiers publics Outlook des structures de groupes de travail à l'intention des clients, offre aux clients des services de recherche et d'extraction de l'information et offre aux employés de l'encadrement sur la recherche de documents dans le CATS et l'extraction de documents. Le LISO veille à promouvoir de bonnes pratiques de gestion des documents et de l'information au sein du Ministère.

Mais jusqu'à présent, très peu de progrès ont été réalisés dans l'exécution de ce mandat. La dotation et la formation sont les causes principales de ce retard, et SXC indique que le LISO ne joue pas ce rôle activement. Tout en espérant que cette situation soit résolue rapidement et que le LISO fasse avancer ce programme, l'expérience passée met en garde contre un trop grand optimisme. Une des façons de mettre en route cette activité serait d'établir un petit groupe de travail de deux ou trois personnes pour donner un premier élan au processus, l'équipe complète du LISO prenant la suite.

Ce petit groupe de travail pourrait commencer par travailler pendant quelques jours ou une semaine avec une direction de l'Administration centrale. Il chercherait d'abord à comprendre les pratiques de gestion de l'information existantes avant de déterminer comment utiliser au mieux les systèmes électroniques et imprimés du Ministère pour appuyer les besoins de cette unité. Cette solution serait présentée à l'unité. Si elle est acceptée, elle serait mise en place et appuyée par une formation sur place du personnel. Les membres du groupe de travail seraient des personnes expertes dans l'organisation et le classement des documents imprimés ainsi que dans l'utilisation des outils électroniques applicables. Après s'être occupé de quelques unités, on intégrerait de nouveaux membres à l'équipe pour les mettre au courant et permettre éventuellement de créer de nouvelles équipes, jusqu'à ce que toutes les unités de l'Administration centrale soient traitées. On pourrait également trouver une méthode pour les missions, en fonction des leçons apprises.

Cette approche comporte sans doute quelques problèmes. D'abord, le groupe de travail utiliserait des ressources qui pourraient autrement permettre au LISO de rattraper son retard. Mais l'équipe de vérification estime que la situation de la gestion des documents chez les clients est telle que quelque chose doit être fait rapidement.

Recommandations à SXD :

16. Adopter une approche proactive pour faciliter la gestion des documents organisationnels à SXD, par le biais du LISO à l'AC, et du bureau des documents et des AS dans les missions.

17. Assurer une interaction continue entre les spécialistes de la gestion des documents et leurs clients. Le personnel des documents doit donc comprendre les exigences en matière d'information opérationnelle de leurs clients et donner des conseils sur la meilleure façon de répondre aux besoins d'information des clients et du Ministère.

18. Envisager de créer un petit groupe de travail composé d'experts en gestion de l'information afin de commencer systématiquement l'examen et l'amélioration des pratiques des unités à l'AC.

Réponses du SXD :

16. Le LISO travaille actuellement avec des unités de l'AC. L'expérience tirée du projet avec trois bureaux servirait de base à des initiatives plus importantes à l'AC et dans les missions.

17. La participation périodique du personnel du LISO aux réunions de personnel divisionnaires s'est révélée efficace et nous encouragerons de nouvelles interactions du personnel du LISO et de la CPU avec leurs clients.

18. Le projet de travail avec trois bureaux visant à améliorer la gestion permettra de créer un groupe de conseillers dans le cadre d'initiatives plus larges à l'AC et à l'étranger.

1. Étude sur les agents politiques, 12 septembre 2000

B. Organisations centrales de gestion des documents

Il existe un certain nombre de groupes et de systèmes centraux participant au traitement, à la tenue et à l'extraction des documents ministériels. Il s'agit de l'Unité centrale de traitement des documents (CPU) et du Service local d'information (LISO), les deux relevant de SXD. Les systèmes électroniques centraux sont le Corporate Automated Text Storage (CATS) et le Classified Corporate Automated Text Storage (CCATS). Il existe un certain nombre de bureaux des documents imprimés « isolés » qui ne relèvent pas de SXD, alors que d'autres secteurs isolés ont conclu un accord avec SXD, mais sont gérés par l'unité locale.

Entreposage des documents

On peut trouver les documents dans les endroits suivants :

  • CATS;
  • CCATS;
  • dossier par sujet imprimé à la CPU;
  • bureau du responsable de secteur (classeurs, ordinateur);
  • systèmes locaux de classement dans les directions générales;
  • l'arriéré de la CPU.

Pour faire une recherche, l'agent du LISO peut avoir à consulter les quatre dépôts centraux de l'information (CATS, CCATS, fichier par sujets imprimé à la CPU et l'arriéré de la CPU) avant de trouver le document demandé, s'il s'agit de documents précis. Pour les demandes d'ordre plus général, il faut faire une recherche dans les quatre.

Il incombe aux organisations requérantes de s'assurer que les documents centraux sont transmis, par voie électronique ou imprimés, au dépôt centralisé. De même, il faut insister sur le principe directeur qui consiste à ne pas envoyer les versions imprimées si le document a déjà été transmis au CATS, car cela augmente inutilement la charge de travail de la CPU et du LISO ainsi que des unités d'exploitation.

Politique

Le Ministère n'a pas de politique particulière sur la gestion des documents. L'organisation chargée de la gestion des documents n'a donc pratiquement aucun pouvoir pour demander aux unités de suivre les normes ministérielles qui existent.

Cette politique est la pierre angulaire de tout programme de gestion des documents. Elle précise les documents qui doivent être tenus, les personnes responsables de leur gestion, la façon dont ils sont détruits ainsi que les raisons pour lesquelles ces règles existent. En général, la politique est l'outil ministériel qui confère explicitement à l'administration le pouvoir de faire appliquer les lois concernant les documents.

En général, le groupe de gestion des documents (ou l'équivalent) a pour tâche de créer les normes, les procédures et les outils normalisés et un programme de formation et d'éducation à l'intention de tout le personnel afin de lui permettre d'assumer ses responsabilités conformément aux lois et aux politiques.

Arriéré des documents dans la CPU

Il existe environ 200 000 documents dans toutes les sections de la CPU qui relèvent de SXD. Cette information a été normalement reçue au cours des cinq dernières années et n'a pas été encore classée ni indexée. La majorité est organisé par date, sujet ou par lieu géographique (par exemple, par pays), selon le secteur source.

Cet arriéré est devenu une réalité acceptée aux sections de la CPU. Les documents sont placés leurs propres classeurs, de longs rayonnages ouverts, et leur propre système d'organisation à chaque endroit.

SXI estime qu'environ la moitié des ressources actuelles serait nécessaire pendant toute une année pour éliminer l'arriéré. La facilité avec laquelle on peut extraire les documents accumulés dépend de leur organisation à chaque endroit. Même si les documents peuvent finalement être extraits, la question reste le temps nécessaire pour le faire. SXI a récemment mis en oeuvre un plan visant à éliminer cet arriéré. Deux personnes supplémentaires ont été ajoutées à l'essai pour voir s'il est possible d'engager du personnel de l'extérieur.

Recommandation à SXI :

19. Élaborer un plan contenant des cibles permanentes afin d'éliminer l'arriéré des documents imprimés.

Réponse de SXI :

19. Le traitement des documents imprimés a été simplifié. On a engagé du personnel supplémentaire à contrat. Dans le cas du plan de communication, on essaiera d'encourager les clients à abandonner les documents imprimés pour des supports électroniques. L'abandon du papier, qui exige beaucoup de main-d'oeuvre, pour le support électronique est considérée comme la solution au problème chronique de l'arriéré.

Recommandation pour SXD :

20. Surveiller régulièrement les progrès de SXI dans l'élimination de l'arriéré.

Réponse de SXD :

20. Pour éliminer l'arriéré et pour améliorer en général la gestion des documents, il faudra mesurer les résultats.

Normes sur la charge de travail et réalité

Il existe des normes pour l'indexage et le classement des documents à la CPU.

Poste à la CPUClassificationNorme
Chef d'équipeSI-3Indexe et classe 125 documents par mois
DocumentalisteSI-2Indexe et classe 175 documents par mois
Technicien des opérations de GICR-3Classe 140 documents par jour
Technicien des opérations de GICR-32,6 mètres de classement par mois

Mais ces normes ne sont pas respectées. Les dernières statistiques internes de SXD, qui datent de 1997 et qui nous ont été remises montrent que :

  • les SI-1 et 2 (niveaux actuels SI-02 et 3) ont indexé 51 documents par mois (30 à 40 % de la cible);
  • les CR-3 et 4 ont classé 100 documents par jour (70 % de la cible);
  • les CR-3 ont classé 2,1 mètres de dossiers par mois (80 % de la cible).

Compte tenu de ce niveau de rendement, et malgré certaines améliorations depuis 1997, l'énorme arriéré de documents non classés et non indexés n'a donc rien d'étonnant. L'indexage et la classification d'une moyenne de cinq à sept documents par jour, même si d'autres tâches doivent être accomplies, est bien en-dessous de ce qui devrait être effectué dans chaque unité.

Une des raisons de cette faible productivité est peut-être le surindexage des documents. Le surindexage est une pratique qui consiste à consacrer beaucoup trop de temps à l'analyse du contenu de chaque document et à identifier plus de mots clés qu'il n'est nécessaire avant la classification et l'indexage. Au nom de SXD, des consultants ont étudié récemment ces pratiques d'indexage et ont découvert que :

« il est évident d'après l'évaluation que la valeur de la fonction d'indexage actuelle ne justifie peut-être pas les ressources importantes nécessaires pour entreprendre ces fonctions au niveau actuel. »(1)

Les consultants ont formulé la recommandation suivante :

« Il faudrait affecter des ressources au sein de la CPU de façon à obtenir les meilleurs résultats (permettre à tous les documents d'être extraits rapidement) plutôt que là où l'effort est le plus grand (indexer les documents imprimés). »1

L'équipe de vérification est d'accord avec cette évaluation et cette recommandation.

En plus du problème d'indexage, il existe de nombreux postes vacants à la CPU et au LISO. Au moment de la vérification, un concours était organisé pour doter neuf des 21 postes SI-02 aux sections de la CPU.

Recommandations au SXI :

21. Déterminer et appliquer les exigences minimales en matière d'indexage qui permettraient aux Ministère d'entreposer et d'extraire ses documents imprimés de façon économique.

22. Revoir les besoins d'affectation des ressources et les besoins de dotation pour amener les ressources de service à un niveau acceptable.

23. Effectuer une surveillance périodique des résultats du traitement en donnant une rétroaction au personnel et aux gestionnaire des unités et en prenant des mesures correctrices au besoin.

Réponses de SXI :

21. L'indexage des documents imprimés a été réduit. D'autres mesures seront prises en fonction des résultats. La transition vers un recours accru à l'électronique sera également un facteur important au moment de prendre des décisions sur l'affectation des ressources.

22. Des postes vacants sont pourvus afin de s'attaquer à cette tâche. Les besoins en ressources et leur affectation sont à l'étude.

23. Nous devons améliorer la mesure des résultats en matière de gestion de l'information. On a réinstitué la collecte des statistiques et l'on peut déjà constater des résultats positifs. On préparera un plan élargi pour la mesure de la GI.

Test d'extraction des documents

L'équipe de vérification a effectué un test d'extraction de 15 documents. Les documents ont été choisis dans le CATS, dans les classeurs de documents imprimés de la CPU ou dans l'arriéré des documents imprimés de la CPU. Le LISO n'a pas eu de véritable difficulté à trouver 12 des 15 documents. Sur les trois autres, un seul n'a pas pu être trouvé. Le temps nécessaire pour effectuer les recherches est allé de deux minutes à une heure, une fois que le personnel du LISO a été disponible. Mais étant donné qu'une personne était malade, il a fallu plusieurs jours pour commencer la recherche de neuf des 15 documents car les employés du LISO sont des spécialistes dans le domaine de leurs clients. Les utilisateurs ne peuvent donc pas commencer la recherche s'ils ne sont pas présents, comme l'équipe de vérification en a fait l'expérience.

Le personnel du LISO a indiqué que lors d'une recherche normale, en interaction avec le client, contrairement à notre test impromptu, les deux autres documents auraient pu être décrits de façon plus complète par un échange entre le LISO et le demandeur. Nous acceptons cette explication et croyons en sa capacité de trouver les documents demandés.

Recommandation à SXIS :

24. Effectuer périodiquement des tests d'extraction de documents pour évaluer les processus suivis, les délais d'exécution et déterminer où des difficultés sont le signe de problèmes de classification et d'indexage.

Réponse de SXIS :

24. La mesure du rendement concernant l'extraction sera incluse dans la nouvelle mesure des résultats de la GI.

Recommandation à SXCA :

25. Prévoir un roulement du personnel du LISO pour avoir des remplaçants bien informés en cas de maladie, de vacances et de formation.

Réponse de SXCA :

25. Les arriérés dans le LISO et la CPU seront réduits afin d'assurer une norme de service adéquate aux clients. Le roulement du personnel est une solution qui sera envisagée.

Organisation des unités de gestion des documents

Le Service de contrôle de l'information pour les bureaux (BICO), qui est en fait un regroupement de la CPU et du LISO, existait au Ministère jusqu'en 1999. L'expérience actuelle de la CPU et du LISO laisse à penser que le modèle du BICO convenait peut-être après tout. Le fait de séparer les gens qui font la recherche de l'information de ceux qui la reçoivent, la classifient et l'indexent crée des problèmes. Le personnel du LISO ne connaît pas le type de document reçu par la CPU et ne sait pas comment ils sont indexés ni où ils sont entreposés. Ce n'est qu'à la réception d'une demande qu'ils doivent trouver les sources d'information à la CPU et ailleurs.

Un autre effet de cette séparation est une diminution de l'efficacité opérationnelle. Les petites unités sont plus touchées par le roulement de personnel, les vacances et les maladies. Les grandes unités qui ont davantage de personnel devraient pouvoir réaffecter les employés au besoin pour répondre aux nécessités opérationnelles et faire face à des problèmes majeurs comme les arriérés.

L'équipe de vérification reconnaît que le modèle organisationnel actuel est le résultat données d'études et de délibérations. Il est relativement nouveau et limité et les unités ne disposent pas encore de tout le personnel formé. Cependant, si on ne constate pas d'améliorations mesurables au cours des prochains mois, il faudra sérieusement envisager de revenir au modèle du BICO.

Recommandations à SXD :

26. Revoir le concept de la structure actuelle du LISO et de la CPU, comparer les intentions par rapport à l'expérience réelle et déterminer la structure qui permettra d'atteindre les résultats prévus.

27. Renforcer le lien entre le personnel du LISO et du CPU, soit par un réalignement organisationnel soit en améliorant les contacts déjà existants.

Réponses du SXD :

26. La recherche de résultats optimums orientera les décisions sur la structure. Les changements apportés au contexte de la GI (abandon du papier; nouveaux outils et politique de la GI) joueront également un rôle important dans l'examen en cours de la structure.

27. Des projets de renforcement des contacts seront entrepris et des dispositions plus officielles seront étudiées pour harmoniser les activités des deux groupes.

Conservation des documents

Certains documents sont gardés trop longtemps, bien que la portée de ce problème soit difficile à quantifier. Les documents transitoires sont tenus dans le système officiel bien au-delà de leur date utile, et il n'est pas évident que les calendriers d'élimination convenus par le MAECI et l'archiviste national soient respectés dans tous les cas.

Le fait de garder trop longtemps les documents expose le Ministère à des conséquences juridiques : si un tribunal ordonne que toute l'information soit remise, toute l'information disponible doit être fournie, pas seulement l'information qui devait être gardée en vertu de la loi. Cette situation peut être problématique, du point de vue du contenu ou de la productivité, dans la mesure où cela exige plus de travail pour recueillir l'information.

Recommandations à SXD :

28. Instituer un programme de liaison permanente entre le personnel du LISO et de la CPU et les unités de programme pour que le personnel ministériel connaisse les lignes directrices sur la conservation des documents et les respecte.

29. Demander au personnel du LISO et de la CPU ou, le cas échéant, aux commis aux documents des missions, d'effectuer des visites périodiques dans les diverses unités de programme afin d'y évaluer la conservation des documents et prendre les mesures appropriées.

30. Examiner périodiquement l'arriéré des documents de la CPU pour voir si l'on peut en éliminer.

Réponses du SXD :

28. Le personnel du LISO et de la CPU seront les principaux participants aux initiatives de communication sur la GI.

29. Le personnel du LISO se rend dans des unités opérationnelles à l'AC. Des initiatives de communication permettront aux employés de mieux comprendre les politiques de conservation. Des liaisons avec les unités opérationnelles comprendront un examen des pratiques de conservation.

30. L'élimination des documents figurant dans l'arriéré est incorporée dans les procédures normalisées et sera accélérée à mesure que de nouvelles ressources y seront consacrées.

Archives centrales

De façon idéale, le personnel devrait pouvoir rechercher les documents électroniques que dans un seul endroit. Il existe bien entendu des facteurs liés à la sécurité dont il faut tenir compte, mais cela ne doit pas cacher le fait qu'il est actuellement difficile de trouver toute l'information sur support électronique.

Pour les documents imprimés, il est essentiel d'avoir un bureau des documents bien organisé qui détient toute l'information, courante et relativement récente, afin de pouvoir répondre aux besoins des clients. Lorsque ce genre de bureau n'est pas pratique, notamment lorsque le personnel a besoin d'accéder rapidement à des fichiers par sujet, les clients devraient continuer de tenir leurs propres documents, mais toujours sous le « contrôle virtuel » du responsable des documents ministériels - SXD. Autrement dit, le Ministère doit savoir que les documents existent, où ils sont et pouvoir les obtenir rapidement.

Techniquement, du point de vue de la gestion des documents, il n'existe pas de « dossier courant », si ce dossier contient l'original ou seulement une copie du document. Si un document est créé dans le cours des activités, il s'agit d'un dossier. De façon plus pragmatique, les premières ébauches et les notes de travail qui n'ont pas été envoyées à d'autres, peuvent être considérées comme « provisoires » et détruites, mais c'est à peu près la seule exception. Bien que cette règle ne soit pas généralement populaire, elle est essentielle pour une bonne gestion de l'information : saisir toute l'information à la création ou à la réception. Une copie exacte du document saisie ailleurs dans la "mémoire ministérielle" peut être détruite au gré de l'utilisateur.

Gestion du LISO et de la CPU

Le LISO et la CPU sont administrés de façon indépendante sans véritable gestion directe. Le temps que nous avons passé dans ces unités nous a permis de constater que le niveau d'activité est inférieur à ce que nous avions prévu, compte tenu de l'arriéré. Rien n'a été fait pour répondre aux normes de service et en particulier pour éliminer l'arriéré des documents non classés et non indexés. Les chefs d'équipe de ces unités fonctionnent en vase clos, sans réelle orientation ou surveillance de la part de leurs gestionnaires. L'équipe de vérification estime que cette situation devrait être traitée le plus rapidement possible. Il n'est pas nécessaire d'entreprendre une autre étude pour commencer à gérer activement ces unités.

Recommandations à SXC et SXI :

31. Encourager une gestion directe au sein du LISO et de la CPU, notamment l'établissement d'objectifs réalistes, de normes de service et de cibles de traitement.

32. Effectuer une surveillance régulière des réalisations, évaluer les raisons des manquements et prendre les mesures correctrices au besoin.

Réponses de SXC et SXI :

31. Des mesures permettant de gérer plus activement le LISO et la CPU sont une priorité pour la Direction générale.

32. La mesure des résultats sera un thème central de l'amélioration de la gestion.

Formation - Personnel du LISO et de la CPU

Jusqu'à récemment, peu de formation a été dispensée aux employés du LISO et de la CPU sur les responsabilités de leur emploi. Il est essentiel que ce personnel comprenne ce qu'est la gestion de l'information, pourquoi cela est important et quels avantages elle procure à la clientèle. Si les employés ne le savent ou s'ils ne peuvent pas communiquer ce message, on ne peut pas s'attendre à ce que les clients le sachent. Les employés du LISO en particulier doivent devenir les « vendeurs » du programme de gestion de l'information, en encourageant et en encadrant tout le personnel dans leur rôle de gestionnaire de leur information. À moins de prendre l'initiative et de devenir membre de l'équipe de gestion des directions opérationnelles, leur pertinence continuera de diminuer. On espère que l'initiative de formation en cours à l'intention du personnel de la CPU et du LISO réglera ce problème.

Recommandation à SXCA :

33. Encourager le plus rapidement possible des relations de travail efficaces entre les clients et le LISO pour comprendre les besoins des clients et aider la direction et le personnel à appliquer des pratiques de gestion des documents plus efficaces et efficientes.

Réponse de SXCA :

33. À la fois par les contacts réguliers (participation du LISO aux réunions divisionnaires) et de projets spéciaux (amélioration des processus avec des directions générales choisies) nous cherchons à comprendre les besoins de gestion et apporter l'aide appropriée.

C. La solution à long terme : Tout recommencer?

Bon nombre des recommandations dans ce rapport vont dans le sens d'un changement progressif qui devrait améliorer la situation actuelle. Mais l'équipe de vérification croit qu'il faut envisager un changement global de la gestion de l'information du Ministère qui permettrait de tout recommencer. Cette solution part du principe qu'il existe un endroit pour tous les documents - imprimés et électroniques - dans le système ministériel et que le personnel doit entreposer tous les documents au bon endroit la première fois. À tout moment donné, l'emplacement de ces documents serait connu.

Les employés doivent pouvoir accéder à une base de données conviviale pour connaître l'existence et l'endroit des documents qu'ils ont besoin de consulter. En adoptant des normes efficaces et grâce à un effectif suffisamment formé et informé travaillant de façon homogène, chaque utilisateur pourra profiter non seulement des documents qu'il a participé à créer et à entreposer, mais également de tous les autres documents créés par les collègues dans l'ensemble du Ministère, en supposant bien entendu que toutes les exigences en matière de sécurité auront été satisfaites. De plus, cette solution s'appliquerait quel que soit le support des documents, imprimés ou électroniques.

En plus de cet appui aux utilisateurs, on mettrait en place une infrastructure permettant de répondre à leurs besoins et à leurs attentes :

  • des politiques, des normes, des procédures destinées à imposer discipline et homogénéité aux données réunies;
  • des instruments de gestion des documents, comme un programme de classification, des autorisations de conservation et d'élimination et des fonds de documents essentiels pour les plans anti-sinistre.

De façon pratique, le personnel devrait savoir dans quel « dossier » les documents imprimés et électroniques devraient être classés. Par conséquent, chaque dossier dans le classeur de leur bureau, l'aire de classement commune de l'unité et le système de classement électronique devraient être identifiés dans le système central de tenue des dossiers. Il ne serait plus nécessaire de transmettre les documents imprimés ou électroniques à une unité centrale des documents distincte puisque les systèmes locaux et communs à l'unité seraient accessibles à l'ensemble du Ministère.

Cette solution exigerait évidemment des investissements importants dans les systèmes, la formation et sans doute de nouvelles ressources permanentes. Une des observations que l'équipe de vérification a entendue le plus souvent est que le personnel n'a pas le temps de gérer les documents. Mais un plan global comme celui-ci exigerait, de façon réaliste, davantage de temps, au départ, de la part de tous les employés afin de réfléchir à chaque document et décider de la meilleure façon de le traiter. De plus, à chaque nouvelle création de dossier, il faudrait l'ajouter à la liste des dossiers centraux. Mais, il n'est pas certain que de nouvelles ressources seraient nécessaires pour appuyer les unités de programme. Le temps supplémentaire consacré au traitement de chaque document pourrait être compensé par l'élimination de la perte de temps actuelle associée à la recherche de l'information. Sans ressources supplémentaires pour appuyer les unités de programme, tout nouveau mécanisme important de gestion des documents sera voué à l'échec.

Les avantages de ce système l'emporteront-ils sur les coûts? Peut-être, mais pas nécessairement. Étant donné que la majorité des unités que nous avons examinées étaient en mesure de répondre à la plupart de leurs besoins courants, les grands avantages de la nouvelle méthode ne se feraient pas sentir avant un certain temps. Dans cinq ou dix ans, lorsque la plupart des employés actuels seront partis, ces unités pourraient se retrouver dans des situations où il serait utile ou nécessaire de savoir ce qui se passe actuellement. Les autres bénéficiaires seraient les utilisateurs ministériels, comme le bureau de l'AIPRP et les Affaires juridiques qui profiteraient de ce système dès maintenant.

L'équipe de vérification estime que seule la haute direction serait en mesure de décider s'il vaut la peine que le MAECI tente de devenir une organisation de gestion de l'information et des documents de pointe. Alors que l'API pourrait déterminer les coûts de cette orientation, les avantages que représente une exécution améliorée du mandat, devraient être évalués par le comité exécutif.

Le Ministère a entrepris une étude pour savoir quelle orientation il devrait prendre dans ce domaine et pour déterminer les étapes nécessaires. L'équipe de vérification croit qu'il existe au moins deux possibilités de déterminer cette orientation : des changements progressifs ou une transformation radicale.

Recommandation à l'API (SXD) :

34. Obtenir le point de vue de la haute direction sur les avantages de mettre en oeuvre des systèmes et des pratiques modernes de gestion de l'information et des documents. Et ensuite, si cela est justifié, préparer une analyse de rentabilité approfondie.

Réponse de l'API (SXD) :

34. Le projet de plan d'action sur la gestion de l'information actuel définira une cible pour la gestion de l'information au Ministère et les mesures à prendre pour l'atteindre. Sans porter préjudice aux résultats définitifs de l'étude, les rapports provisoires indiquent que l'on recommandera un changement culturel et des avancées technologiques en GI. Ces recommandations conduiraient à la préparation d'une analyse de rentabilité pleinement motivée pour la haute direction.

Annexe A - Exemple de pratiques de gestion des documents

Dans cette annexe, nous voulons illustrer la diversité des difficultés que connaissent les unités du Ministère dans la gestion des documents et les pratiques qu'elles ont mises en place pour y remédier. Voici le résumé des pratiques de gestion des documents dans dix unités, à la fois dans les missions et à l'Administration centrale, qui ont été examinés.

1. Bureau de l'Asie du Sud et du Sud-Est (PSD)

Types généraux de documents

  • Lettres, télécopies, messages, notes d'information, rapports commerciaux à l'arrivée et au départ, imprimés et électroniques

Documents imprimés

  • Rapports d'information, rapports statistiques, FAQ, messages classifiés et non classifiés, cahiers d'information, télécopies, dossiers chronologiques des messages, lettres, notes de service, etc., documents de visite
  • Documents clés transmis à la CPU; les copies peuvent être conservées pour les dossiers courant
  • Extractions effectuées normalement par le LISO pour la CPU
  • Courriers électroniques qui ne sont pas conservés s'ils sont transmis au CATS

Dossiers publics

  • Certains en connaissent l'existence et ne savent pas comment s'en servir; d'autres n'en connaissent pas l'existence

CATS

  • Utilisé largement par tous les employés; certaines recherches individuelles, mais surtout par le biais du LISO

Lecteur I:\

  • Utilisé pour classer tous les modes d'information courante et historique, les feuilles de statistique, la correspondance entre l'AC et les missions et les sources extérieures, etc.
  • Répertoire des documents définitifs des directions (articles également retransmis au CATS)
  • Structure des dossiers gérés y compris les suivis avec le personnel pour maintenir l'actualité des documents
  • Accédée par de nombreux employés pour se tenir au courant des questions liées à un pays, au commerce et à divers sujets

Lecteur H:\

  • Structure de dossier personnalisé par chaque membre du personnel
  • Utilisé pour créer des rapports, notes d'information, feuilles statistiques, lettres, notes de service, etc., avant de transmettre les documents définitifs au CATS et au lecteur I:\

2. Centre des occasions d'affaires internationales (COAI)

Types généraux de documents

  • Le COAI est une unité interministérielle (MAECI et Industrie Canada)
  • Reçoit les demandes de renseignements et les recherches et les fait correspondre à la demande de renseignements d'une mission
  • Utilise diverses bases de données électroniques (Trade Enquiries Sourcing System, WIN)

Documents imprimés

  • Essentiellement dans les classeurs du COAI; classés par année, sujet ou selon un système de numérotation de dossier
  • Tient des copies des lettres pour la signature du ministre, mais ne voit ni ne tient les copies une fois signées
  • Rapports sur les demandes de renseignements commerciaux, correspondance entre le COAI et les missions transmis au LISO
  • Une des difficultés tient au fait que la correspondance à l'arrivée pourrait être prise en charge par Industrie Canada et ne pas être classée au COAI

Dossiers publics

  • Non utilisés

CATS

  • Tente de transmettre la plupart des documents au CATS, mais peut être aléatoire
  • Extraction minimale

Lecteur I:\

  • Ont un lecteur K:\ sur leur propre serveur (en raison de l'utilisation importante du WIN, de Internet et des CD-ROM)
  • Utilisé pour les pratiques exemplaires, les modèles, les exemples de lettre, le calendrier organisationnel
  • Organisé par sujet, largement utilisé et bien organisé

Lecteur H:\

  • L'utilisation dépend des personnes

3. Équipe Canada (TCT)

Types généraux dedocuments

  • Lettres (environ 4 500) envoyées à des participants éventuels de visites commerciales de Équipe Canada; les réponses reçues sont incorporées à une base de données de TCT
  • Les décisions sont souvent prises par téléphone, conférence téléphonique, réunion plutôt que imprimées

Documents imprimés

  • Contrats et documents financiers tenus par l'agent d'administration de TCT
  • Correspondance avec des entreprises tenue par les agents
  • Relativement peu de documents imprimés

Dossiers publics

  • Non utilisés

CATS

  • Dépend de la personne, la plupart ou presqu'aucun transmis au CATS
  • Extraction minimale

Lecteur I:\

  • Utilisation partielle, par exemple, pour afficher une lettre ou un programme à des fins de révision conjointe

Lecteur H:\

  • L'utilisation dépend de la personne

4. Direction de la correspondance (DCC)

Types généraux dedocuments

  • DCC traite environ 25 000 lettres ministérielles par an
  • Chaque lettre reçoit un numéro de dossier et est incorporée au système de gestion informatisé des dossiers

Documents imprimés

  • Lettres et courriers électroniques reçus; les réponses sont sous forme imprimée
  • Les copies des lettres et des réponses définitives sont renvoyées au DCC et classées, par année et numéro de dossier
  • Les fichiers courants et de l'année précédente sont entreposés dans les classeurs de la salle des dossiers de DCC
  • Les fichiers de deux ans sont placés dans des boîtes et actuellement entreposés dans la salle des dossiers de DCC
  • Les fichiers plus anciens sont transmis à SXIS pour être entreposés au sous-sol puis dans un endroit à l'extérieur
  • Un nombre limité de documents de travail sont tenus dans les classeurs des différents bureaux

Dossiers publics

  • Non utilisés

CATS

  • Correspondance non transmise au CATS
  • Utilisé occasionnellement par les rédacteurs pour rechercher des sujets de réponse

Lecteur I:\

  • Largement utilisé
  • Chaque rédacteur a un répertoire dans le dossier de DCC
  • Certains rédacteurs mémorisent les réponses par année, puis par sujet et d'autres simplement par sujet
  • Numéro de dossier utilisé comme nom de fichier

Lecteur H:\

  • L'utilisation dépend de la personne, mais est généralement limitée

5. Direction de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (DCP)

Types généraux dedocuments

  • Les demandes d'accès et la plupart des documents sont fournis par les unités applicables (dans un format expurgé et non expurgé) et conservées
  • Tous les documents sont sous forme imprimée
  • Les documents électroniques sont imprimés
  • Tous les documents reçus de DCP par les unités applicables sont des reproductions - les unités gardent les documents originaux
  • DCP envisage d'utiliser des scanners pour réduire le volume des documents imprimés

Documents imprimés

  • Les fichiers de demandes et de réponses 1999 et 2000 sont tenus dans des classeurs dans l'unité
  • Essaie de transmettre les documents de 1998 à SXIS au sous-sol, mais l'espace est limité

Dossiers publics

  • Non utilisés

CATS

  • Non utilisé
  • Une copie de chaque demande est transmise au LISO qui fait ensuite une recherche dans le CATS

Lecteur I:\

  • L'utilisation est limitée

Lecteur H:\

  • L'utilisation est limitée

6. Vienne (Section commerciale)

Types généraux dedocuments

  • Utilisation importante des bases de données (WIN) pour la gestion des personnes-ressources et le marketing direct
  • Lettres, télécopies et messages imprimés et électroniques d'arrivée et de départ

Documents imprimés

  • La section commerciale tient son propre dépôt des documents à l'aide d'un système de classification qui date de 30 ans
  • Les courriers électroniques transmis à la boîte aux lettres commerciale sont imprimés et classés sous forme imprimée
  • Trois endroits pour entreposer l'information : salle de classement (correspondance d'arrivée et de départ), salle d'entreposage (publications et documentation : investissement, sectoriel, gouvernemental et provincial), et les bureaux des agents (information sur le secteur de responsabilité, fichiers de travail, propre correspondance)

Dossiers publics

  • Non utilisés

CATS

  • Transmet rarement les documents au CATS
  • N'est pas utilisé pour l'extraction

Lecteur I:\

  • Utilisé pour les exemples de lettre type, la correspondance et les rapports à partager

Lecteur H:\

  • Les agents utilisent leur lecteur H:\ pour leur propre correspondance

7. Vienne (Section politique)

Types généraux dedocuments

  • Lettres, télécopies, messages, documents de recherche, rapports d'information, imprimés et électroniques, à l'arrivée et au départ
  • Trafic C4 fréquent

Documents imprimés

  • Les documents clés sont transmis au bureau des documents
  • Les documents imprimés des bureaux ne sont pas bien tenus

Dossiers publics

  • Non utilisés

CATS

  • Transmet de nombreux documents au CATS
  • Extraction du CATS environ 10 fois; résultat positif 50 % du temps

Lecteur I:\

  • Utilisé pour l'information de la mission; pas de document sur les programmes

Lecteur H:\

  • Utilise le lecteur H:\ pour les documents de travail qui ne sont pas transmis au CATS; non purgé
  • Informés de la surcharge sur le lecteur H:\, mais sans effet

8. Lisbonne (Section politique et d'affaires publiques)

Types généraux dedocuments

  • Lettres et messages imprimés et électroniques, à l'arrivée et au départ
  • Trafic C4 limité
  • Les affaires publiques tiennent leurs propres documents; l'AP n'a pas le temps de les regarder

Documents imprimés

  • Ne tient pas des documents imprimés sauf pour les documents de travail
  • Envoie les documents importants au bureau des documents
  • La secrétaire du CDM extrait les documents du bureau des documents.
  • Le bureau des documents est en train d'être purgé et converti au RICS

Dossiers publics

  • Non utilisés

CATS

  • Transmet rarement au CATS
  • Pas utilisé pour l'extraction; le personnel a suivi un cours il y a longtemps; savoir perdu

Lecteur I:\

  • Non utilisé

Lecteur H:\

  • Utilise le lecteur H:\ pour créer des documents de travail

9. La Haye (Section commerciale)

Types généraux dedocuments

  • Met au point un nouveau système de classement électronique car une grande partie de la correspondance est sous forme électronique
  • Le volume de papier a donné lieu à l'adoption du classement électronique

Documents imprimés

  • Seuls les documents qui doivent être sur papier seront imprimés (traités, contrats, brochures, coupures de presse, etc.). Le fichier électronique contiendra une référence au document imprimé.

Dossiers publics

  • Seront utilisés pour le nouveau système de classement électronique

CATS

  • N'a pas été utilisé auparavant, mais les documents seront transmis au CATS à l'avenir comme sauvegarde des propres fichiers électroniques de la section

Lecteur I:\

  • Chaque employé de la section a un dossier dans le lecteur I:\ qui est parfois utilisé comme extension du lecteur H:\; sert également pour échanger des documents

Lecteur H:\

  • L'utilisation dépend de la personne; le passage aux fichiers de dossiers publics devrait libérer de l'espace dans les comptes personnels

10. Copenhague (Section des affaires publiques)

Types généraux dedocuments

  • Journaux, brochures, magazines, brochure de la mission, rapports et messages des AP

Documents imprimés

  • Messages et rapports internes, brochures de la mission

Dossiers publics

  • Ne connaît pas

CATS

  • Utilisé de façon limitée pour classer ou faire des recherches

Lecteur I:\

  • Utilisé pour le calendrier des événements de la mission, formules administratives, etc.

Lecteur H:\

  • Utilisé pour créer des rapports, des articles

Annexe B - ETP consacrés à la gestion des documents et taille des ressources documentaires

Personnel de la gestion des documents à SXD

  • CPU - 41 ETP
  • LISO - 22 (une partie du temps passé à l'appui de programmes non liés aux documents)
  • Documents semi-actifs - 7
  • Outils d'extraction de la gestion des documents - 4
  • SXID (applications de soutien, y compris le CATS) - 5
  • Total des ressources spécilaisées de SXD - 79 ETP

Taille des ressources documentaires - Papier

  • 5 000 pieds linéaires de fichiers actifs dans les diverses sections CPU
  • 5 000 pieds linéaires de fichiers semi actifs
  • 4 000 pieds linéaires entreposés dans un endroit indépendant
  • plus de 5 000 pieds linéaires au Centre fédéral de documents

Il existe également de nombreux îlots de gestion des documents imprimés qui sont totalement en dehors du secteur de service de SXD, notamment d'importantes archives qui ne sont pas administrées par SXD. Par exemple :

  • Direction générale des contrôles à l'exportation et à l'importation (3 ETP);
  • Archive de direction (6 ETP);
  • ISIR;
  • SXD;
  • SIV;
  • JLT;
  • JLAP (Archive des traités);
  • Bureaux d'administration de secteur (sauf RAM et EAM).

Taille des ressources documentaires - Électronique imprimé

  • Il existe 19 lecteurs I, chacun ayant une capacité de 59,2 gigabytes (GB)
  • La capacité du serveur du CATS est de 42 GB (Plein à 60 % environ); il serai possible d'ajouter 44 GB sur le réseau UNIX.

Annexe C - Lois et politiques concernant la gestion des documents

Le Ministère est lié par les lois et politiques suivantes qui portent sur la gestion de l'information. Les articles pertinents des lois sont précisés ci-dessous, c'est-à-dire ceux qui traitent de la gestion de l'information et des documents.

Loi sur les Archives nationales du Canada

La Loi sur les Archives nationales du Canada stipule que l'élimination ou l'aliénation des documents des institutions fédérales et des documents ministériels est subordonnée à l'autorisation de l'archiviste national du Canada.

Cela veut dire également que l'archiviste national doit autoriser le transfert du contrôle des documents originaux des institutions fédérales à l'extérieur du gouvernement fédéral.

La loi confère également aux Archives nationales du Canada la responsabilité de la possession, de la garde et du contrôle des documents des institutions fédérales et des documents ministériels qui, de l'avis de l'archiviste national, ont une importance historique ou archivistique.

Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l'accès à l'information prévoit le droit d'accès à l'information du gouvernement fédéral, en consacrant le principe « du droit du public à sa communication ». La loi limite également l'accès à certains types d'information, comme les avis ou recommandations élaborés pour le gouvernement et les documents confidentiels du Cabinet, pendant vingt ans après leur création, mais n'exige pas que cette information soit tenue pendant toute cette période.

Cette loi vise à renforcer la responsabilité du gouvernement à l'égard de l'électorat et à faciliter la participation informée du public à la formulation de la politique publique. Elle cherche à assurer l'équité dans le processus décisionnel gouvernemental et permet l'expression et la confrontation des opinions divergentes dans tout le pays.

La Loi sur l'accès à l'information exige que le gouvernement produise l'information créée à partir d'un document informatisé et selon les moyens normalement à la disposition du gouvernement, tant que cela ne nuit pas de façon déraisonnable aux activités de l'institution. Il s'agit des cas où l'on se sert constamment d'un ordinateur pour produire des documents planifiés et ne peut donc pas servir à d'autres fins.

On a récemment ajouté à la loi un nouveau paragraphe qui prévoit des sanctions contre toute personne qui détruit ou falsifie de l'information du gouvernement dans le but d'entraver le droit d'accès à cette information. Les employés qui contreviennent à ce paragraphe sont coupables de : (1) soit d'un acte criminel passible d'un emprisonnement maximal de deux ans et d'une amende maximale de dix mille dollars, ou de l'une de ces peines; (2) soit d'une infraction punissable sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire et passible d'un emprisonnement maximal de six mois et d'une amende maximale de cinq mille dollars, ou de l'une de ces peines. Cet article ne vise pas les erreurs faites de bonne foi lorsque l'intention n'est pas de tromper.

Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels complète la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels en ce qui concerne les renseignements personnels détenus par les institutions fédérales, et le droit d'accès des individus aux renseignements qui les concernent. De même, la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit également qu'une institution fédérale ne peut recueillir que les renseignements personnels qui ont un lien direct avec ses programmes.

Les renseignements personnels utilisés par une institution fédérale à des fins administratives doivent être conservées pendant au moins deux ans après leur utilisation administrative, à moins que la personne n'en autorise l'élimination ou en cas de demande d'accès à l'information, jusqu'à ce que la personne ait la possibilité d'exercer son droit en vertu de la loi.

Charte des droits et libertés

L'article 8 de la Charte des droits et libertés réglemente les recherches du gouvernement, quel que soit le contexte, pour la recherche des ordinateurs. La charte s'applique au gouvernement dans son rôle d'employeur, en plus de ses autres rôles. La Cour suprême a également décidé que toute personne peut s'attendre raisonnablement au respect de sa vie privée dans son bureau.

Politique sur la gestion des renseignements détenus par le gouvernement

La Politique sur la gestion des renseignements détenus par le gouvernement exige que les institutions fédérales gèrent leurs documents tout au long de leur cycle de vie et les tiennent dans un fonds de renseignements. Le Ministère doit:

  • tenir les documents de valeur durable qui documentent l'évolution des politiques, des programmes et des grandes décisions du gouvernement;
  • déterminer et documenter les projets, les programmes et les politiques de façon suffisante pour assurer la continuité de la gestion des institutions fédérales et la conservation d'un document historique.

Politiques et normes sur la sécurité

Les Politiques et normes sur la sécurité prévoient les exigences permettant de garantir que toute l'information classifiée et désignée du gouvernement fédéral est bien conservée.

Procédures et pratiques exemplaires ministérielles

L'information et les instructions de base figurant aux chapitres 30 à 38 du Manuel de correspondance et de communication de 1986 sont toujours d'actualité pour la gestion des documents et de l'information à l'administration centrale. Le chapitre 39 porte sur la gestion des documents dans les missions. SXI prévoit de réviser éventuellement ces chapitres pour tenir compte du travail électronique au ministère.

Parallèlement à ces chapitres, les employés peuvent consulter les documents suivants sur les procédures et pratiques exemplaires du ministère pour gérer les documents et l'information. Il sont affichés sur l'Intranet à la page "http://intranet.lbp/department/sxd/services/RecordsIM-fr.asp" sur le site de SXD.

  • Gestions des documents et de l'information - Règles de la route;
  • Courrier électronique : Pratiques exemplaires et lignes directrices;
  • Organisation de l'information dans le SIGNET;
  • Créer des dossiers publics;
  • Guide thématique et index du MAECI;
  • Critères de diffusion dans CATS;
  • Suppression ou correction de documents électroniques;
  • Classification et désignation de l'information;
  • Transition - Suggestions pour le transfert de connaissances

1 Évaluation de l'indexage des documents imprimés, 7 septembre 2000

Bureau de l'inspecteur général

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Date de modification :
2010-02-09