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Vérification du Consulat du Canada, Seattle

(Avril 2001)

Résumé

Une vérification des programmes RPEAP, DCI, des affaires consulaires et de l'administration a été effectuée à Seattle entre le 14 et le 18 août 2000. La vérification précédente de la mission de Seattle avait été effectuée en août 1993 et avait porté sur le Programme des affaires consulaires ainsi que sur le suivi d'une vérification du Programme d'administration.

Gestion de la mission

Les programmes de la mission sont bien gérés. Le moral dans la mission est bon, comme en témoignent des communications efficaces, un personnel dévoué et professionnel ainsi qu'une gestion en équipe.

Le chef de mission participe à tous les programmes de la mission et a donc un emploi du temps très chargé, comportant de fréquents déplacements et de nombreuses réunions à l'extérieur des bureaux. Cet emploi du temps a poussé à leurs limites les ressources affectées à son bureau et celles de la section RPEAP. Il faut une entente de responsabilité officielle entre le chef de mission et URD afin de clarifier les activités de la mission ainsi que les ressources connexes. En outre, étant donné que le chef de mission est souvent absent, il est important qu'il établisse avec ses gestionnaires de programme des objectifs et des plans de travail clairs, qui peuvent être examinés périodiquement pour lui permettre d'évaluer les progrès et d'intervenir s'il y a lieu.

Gestion de la mission - rapport détaillé

Programme d'affaires publiques et de la relations politiques et économiques (APRPE)

Le Programme RPEAP est bien géré par un agent chevronné et bien renseigné qui s'est entouré d'une équipe qualifiée et professionnelle. Un plan de travail est en place pour la section. Les opérations courantes sont gérées de manière collégiale à l'aide d'une méthode matricielle. Le programme a une lourde charge de travail, qui reflète en partie l'emploi du temps chargé et le style de gestion actif du chef de mission. Il devrait en découler un déficit du budget de voyages de la Section. Les voyages devront être grandement réduits lorsque le budget sera épuisé, ce qui devrait arriver au troisième trimestre. L'équipe de vérification recommande que la mission examine d'abord son budget global afin de trouver des crédits excédentaires pouvant être consacrés aux déplacements liés au RPEAP avant de demander à URD un éventuel financement à court terme.

Programme de relations politiques et économiques et affaires publiques - rapport détaillé

Programme de développement du commerce international (DCI)

Le Programme commercial fonctionne bien et le moral est bon. Des réunions hebdomadaires du personnel tiennent la direction et le personnel informés et font en sorte que les activités requises sont exécutées. Un nouveau poste dans le secteur de l'investissement sera ajouté à la section à l'automne. La nouvelle façon de faire du Service des délégués commerciaux a été acceptée et est mise en oeuvre correctement. L'équipe de vérification recommande que l'on songe à créer un centre d'information afin de réduire la charge de travail relative aux demandes de renseignements.

Programme de développement du commerce international - rapport détaillé

Programme des affaires consulaires

La mission offre des services consulaires rapides et efficaces. L'agent consulaire est très chevronné et tenu en haute estime par la direction de la mission. La charge de travail pour l'année en cours a nettement augmenté, en raison de l'accroissement du nombre d'arrestations de citoyens canadiens. L'équipe de vérification a demandé à JPD d'analyser la charge de travail des ressources et de recommander s'il y a lieu un appui aux ressources.

Programme des affaires consulaires - rapport détaillé

Programme d'administration

Les clients ont exprimé un niveau élevé de satisfaction à l'égard des services offerts par le Programme d'administration. Il y a eu un roulement important dans la section depuis 18 mois, mais une équipe très capable est désormais en place. L'AAM est très chevronnée et compétente. Elle s'intéresse vivement aux questions immobilières, comme en témoigne l'excellence du portefeuille. Elle permet à son personnel de travailler de manière autonome tout en se tenant au courant de tous les aspects et en exerçant un contrôle dans tous les domaines.

Plusieurs questions sont soulevées. Afin d'assurer des services administratifs plus efficaces, il faut établir des objectifs, des plans de travail et des normes de service pour toutes les sections. Afin d'économiser des ressources et d'améliorer la configuration de la chancellerie, SRS devrait examiner les besoins d'espace de bureau. Il faut tenir un registre de tous les formulaires 1203A (Caisse enregistreuse - Sommaire des recouvrements des coûts de l'Immigration) afin d'assurer correctement le transfert des recettes des services d'immigration à déposer.

Il faut des autorisations de voyager pour approuver correctement tous les déplacements des employés de la mission. Le poste de réceptionniste doit être comblé sur une base permanente.

Programme d'administration - rapport détaillé

Fiche de renseignements sur les ressources de la mission

Personnel (ETP)

 Personnel canadienPersonnel recruté sur placeTotal
Chef de mission11.33
Développement du commerce international268
RPEAP145
Services consulaires 11
Services communs 66
Immigration21012
Total62935

Ressources matérielles

ActifsBail privéEn locationEn propriété
Chancellerie 1 
Résidence officielle  1
Logements du personnel  5
Véhicules 2 

Données financières pour 1998-1999

Salaires du personnel recruté sur place (CV 017)1 900 000
Fonctionnement (CV 014)1 300 000
Heures supplémentaires des employés canadiens (CV 015)6 000
Immobilisations (CV 050)22 000
Total3 228 000

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Date de modification :
2008-11-11