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Vérification de l'Ambassade du Canada, Vatican

(Décembre 2001)

Sommaire

Une vérification de la mission auprès du Saint-Siège a été effectuée entre le 27 mars et le 5 avril 2001. La dernière vérification datait de 1994. La mission auprès du Saint-Siège a le même programme d'administration que la mission de Rome en Italie. Les deux missions ont été vérifiées simultanément et la vérification du programme d'administration se trouve dans le rapport de Rome.

La mission vient de terminer une année de grande activité, puisque c'était celle du Jubilé au Vatican. Elle se prépare maintenant à la Journée mondiale de la jeunesse qui se tiendra à Toronto en juillet 2002. Le pape et plus d'un million de visiteurs sont attendus à cette occasion. Un poste temporaire a été accordé à la mission pour participer à l'organisation de l'événement, et les préparatifs de celui-ci mobiliseront une partie importante de ses ressources l'année prochaine. La mission a obtenu également un nouveau poste d'adjoint administratif pour une période déterminée de deux ans.

Au moment de la vérification, le chef de mission (CDM) était en poste depuis six mois. Il a instauré une nouvelle approche plus dynamique. La révision des tâches attribuées au personnel, entamée avec l'ancien CDM, se poursuit et les employés traversaient une période d'incertitude. Les descriptions de travail de l'ensemble du personnel devront être revues.

S'agissant d'une petite mission dotée de deux employés canadiens et de trois employés recrutés sur place (ERP), ses capacités sont limitées. Pour réussir, elle doit concentrer ses forces, définir des priorités claires et approuvées par l'Administration centrale.

Ce rapport contient 12 recommandations. A la lumière des réponses reçues de la Mission et de l'Administration centrale, toutes les recommandations ont été mises en application ou sont en voie de l'être.

Fiche de renseignements sur les ressources de la mission

Ressources humaines (ETP)

ProgrammeECERPTotal
CDM (plus chauffeur et domestiques)145
Personnel administratif et du programme134
Total279

Nota : La mission est appuyée également par un consul honoraire ecclésiastique.

Ressources matérielles

BiensPossédésLoués
Chancellerie 1
RO1 
LP 1
Véhicules1 

Informations financières 2000/2001

Salaires des ERP339 876 $
Exploitation396 696 $
Immobilisations45 000 $
Total781 572 $

Gestion de la mission

1.1 Vue d'ensemble

1.1.1 La mission vient d'achever avec succès l'année du Jubilé du Vatican et se prépare à la Journée mondiale de la jeunesse 2002 qui se déroulera à Toronto en juillet 2002. Le pape et plus d'un million de jeunes venant de 150 pays sont attendus.

1.1.2 Le nouveau CDM a instauré dans la mission une approche plus dynamique qui favorise la créativité, un plus grand engagement à l'égard des responsables du Vatican et davantage de rapports à l'Administration centrale et aux autres missions. Les rôles du personnel de la mission, qui avaient commencé à changer avec l'ancien CDM, continuent d'évoluer. Au moment de la vérification, les ERP se trouvaient encore en phase d'adaptation, et la plupart se sentaient mal à l'aise au sujet de leurs tâches et ne comprenaient pas entièrement en quoi consistaient leurs rôles. La mission devra consacrer du temps et de l'énergie pour que ses employés s'adaptent à leurs nouvelles fonctions. Ce processus sera facilité par la création de deux postes à durée déterminée, qui aideront la mission à faire face à ses obligations opérationnelles accrues (elle vient de recruter un adjoint au CDM (LE-06) et un adjoint pour les préparatifs de la JMJ (LE-06).)

1.1.3 Comme toutes les petites missions, celle du Saint-Siège doit chercher en permanence à concilier un programme dynamique avec la réalité de la gestion de ressources limitées. Il est essentiel de définir clairement des priorités, de concert avec l'Administration centrale, pour utiliser au mieux ces ressources restreintes. Le CDM a eu recours à l'entente de rendement à cette fin.

1.2 Personnel de la mission

1.2.1 Le CDM est appuyé par un conseiller canadien et par trois employés recrutés sur place : un assistant de recherche (LE 06), un coordinateur administratif (LE 05) et un assistant de communication/réceptionniste (LE 05). Tous les employés sont hautement qualifiés, peut-être même trop pour leurs tâches, et présentent une gamme étendue de compétences. Le CDM dispose également d'un chauffeur et de trois domestiques.

1.3 Rapports de la mission

1.3.1 La mission estime que ses rapports peuvent être utiles à d'autres missions et est en train maintenant d'élargir judicieusement son audience. Les relations avec le Vatican sont à la fois de nature bilatérale et multilatérale. Les objectifs de la mission sont fixés par le MAECI, mais la fréquence de ses rapports est laissée à sa discrétion. Aucun autre ministère n'attribue de tâche à la mission, bien que certains rapports soient susceptibles de les intéresser directement. Nous avons examiné un échantillon de rapports de la mission et les avons jugés de grande qualité.

1.4 Protocole d'entente pour les services administratifs

1.4.1 La mission a le même programme d'administration que la mission de Rome. Les relations avec ce programme sont régies par un protocole d'entente pour les services administratifs, aujourd'hui déposé et qui doit être mis à jour. Ce protocole d'accord doit notamment être élargi afin de porter sur tous les services fournis par le programme d'administration et doit contenir des normes de service. Il doit indiquer les services qui seront ou non assurés, et préciser leur prestataire. Il doit également définir le délai pour la fourniture des services, y compris ceux qui sont rares et urgents. Il doit être révisé au moins une fois par an. La mission peut également souhaiter déterminer avec Rome si d'autres services (de nature non administrative) pourraient être fournis le cas échéant, par exemple des services de traduction ou de presse.

Recommandation à l'intention de la mission

1.4.2 La mission doit renégocier son protocole d'entente pour les services administratifs, afin de le mettre à jour, de l'élargir et d'y inclure des normes de service. Elle doit également envisager d'autres domaines de collaboration avec la mission de Rome.

Réponse de la mission

1.4.2 Un nouveau protocole d'entente pour les services administratifs a été négocié et accepté par les deux missions. Il élargit sensiblement la portée de notre collaboration au-delà des secteurs administratifs. Le nouveau protocole d'entente doit être signé par les deux CDM dans les jours à venir.

1.5 Description de travail

1.5.1 Un examen des descriptions de travail des ERP a révélé qu'elles sont mal rédigées. La formulation était souvent maladroite et les tâches n'étaient pas indiquées clairement et en détail, les titulaires de deux postes doivent rendre compte à deux autorités en même temps. Il convient de reformuler toutes les descriptions de travail. Toutefois, il faut d'abord une période de stabilisation pour que les tâches à inclure dans les descriptions de travail soient précises et complètes et qu'elles reflètent bien le travail à accomplir. Les changements au sein de la mission et la mise à jour du protocole d'entente avec le programme d'administration risquent d'avoir des incidences sur les tâches. Par exemple, alors que les petites missions ont tendance à assumer la responsabilité du plus grand nombre de tâches administratives possibles, la mission aurait peut-être intérêt à s'assurer du soutien du programme d'administration et à recourir à son propre coordinateur administratif pour plus de fonctions.

1.5.2 Lorsque les descriptions de travail auront été reformulées, elles devront être soumises au comité de classification qui les examinera pour s'assurer qu'elles conviennent. Le comité de classification de Rome doit s'en charger et le conseiller de la mission auprès du Saint-Siège doit y participer.

Recommandation à l'intention de la mission

1.5.3 Examiner et reformuler toutes les descriptions de travail des ERP et les soumettre au comité de classification pour évaluation.

Réponse de la mission

1.5.3 La plupart des descriptions de travail des ERP ont été examinées et reformulées (y compris les deux nouvelles descriptions pour les nouveaux employés). Nous sommes également en train d'adapter la description de travail du coordinateur administratif. Elles seront bientôt soumises au comité de classification.

1.6 Calendrier de formation

1.6.1 Une formation, dispensée localement ou à l'Administration centrale, pourrait aider les employés à s'adapter à leurs nouvelles fonctions et à acquérir de nouvelles compétences et connaissances. Le processus d'évaluation est le meilleur moyen de cerner les besoins de formation.

Recommandation à l'intention de la mission

1.6.2 Élaborer un plan de formation pour l'ensemble du personnel.

Réponse de la mission

1.6.2 Un plan de formation a été élaboré et nous avons déjà proposé à notre coordinateur administratif de suivre un cours de gestion à Ottawa.

1.7 Politique en matière d'heures supplémentaires et son application

1.7.1 La mission n'a pas une approche cohérente en matière de rémunération des heures supplémentaires. Quand le personnel n'est pas traité d'une manière uniforme, son moral risque de s'en ressentir. La mission de Rome connaît un problème similaire et révisera sa politique en matière d'heures supplémentaires. La mission peut souhaiter coopérer avec Rome afin d'élaborer une politique et des pratiques communes.

Recommandation à l'intention de la mission

1.7.2 La mission doit veiller à pratiquer une politique en matière d'heures supplémentaires qui soit claire, comprise et appliquée de façon cohérente.

Réponse de la mission

1.7.2 Les mesures nécessaires ont été prises pour harmoniser notre politique en matière d'heures supplémentaires, et nous consultons l'ambassade de Rome afin d'appliquer des pratiques communes.

1.8 Création d'un site Web

1.8.1 La mission n'a pas encore de site Web. Comme un grand nombre des Canadiens qui communiquent avec la mission sont des touristes qui prévoient visiter le Vatican, un site Web pourrait être un excellent moyen de fournir des informations générales, de répondre à des questions fréquentes et d'offrir un lien vers les sites connexes (Vatican, ville de Rome, mission à Rome, etc). Ce site pourrait également réduire le nombre d'appels téléphoniques à la mission, libérant ainsi la réceptionniste pour d'autres tâches. La mission à Rome possède l'expérience de la création de sites Web et peut, de concert avec l'Administration centrale, aider la mission à mener ce projet à bien.

Recommandation à l'intention de la mission

1.8.2 Créer un site Web.

Réponse de la mission

1.8.2 Le projet de site Web est en cours de mise en oeuvre. Une proposition générale a déjà été préparée et, avec l'aide de SXIA et de REOP, notre site devrait être opérationnel d'ici fin novembre 2001.

1.9 Journaux d'accueil

1.9.1 Les journaux d'accueil du CDM ne sont pas signés conformément à la politique ministérielle d'accueil et à la LGFP. Le journal complet, y compris les reçus justificatifs, doivent être soumis à la signature d'autres employés canadiens. Nous préconisons que le conseiller et l'AGC procèdent à ces signatures de validation.

Recommandation à l'intention de la mission

1.9.2 Les journaux d'accueil du CDM doivent être signés conformément à la politique ministérielle d'accueil.

Réponse de la mission

1.9.2 Les journaux d'accueil du CDM qui, par erreur, n'ont pas été signés par l'AGC (deux rapports trimestriels) l'ont été. Tous les journaux sont signés conformément aux directives ministérielles d'accueil.

1.10 Réunions avec le programme d'administration

1.10.1 Bien que l'équipe d'administration de la mission réside à proximité, dans l'annexe de la chancellerie de Rome, cette séparation matérielle complique certainement les communications entre la mission auprès du Saint-Siège et l'équipe d'administration. Pour y remédier, des réunions régulières, tenues trois fois par an par exemple, devraient être organisées au Saint-Siège avec l'équipe d'administration, afin que l'environnement de travail et les besoins en services de la mission soient parfaitement compris. Il vaudrait mieux que ces réunions aient lieu au début de l'année financière à l'examen à mi-parcours et en fin d'année financière.

Recommandation à l'intention de la mission

1.10.2 La mission devrait rencontrer régulièrement l'ensemble de l'équipe d'administration.

Réponse de la mission

1.10.2 Les deux CDM communiquent régulièrement ainsi que l'équipe d'administration, avec la mission auprès du Vatican à laquelle elle fournit des services très efficaces. Maintenant que les employés sont de retour des vacances d'été, la mission organisera bientôt une réunion avec l'équipe d'administration au complet.

1.11 Informations financières

1.11.1 La mission n'a pas l'accès immédiat aux informations sur l'état de ses budgets. Elle reçoit ces informations périodiquement, ou sur demande, du programme d'administration. Pour permettre à la mission de disposer de données en temps voulu pour prendre ses décisions, elle doit être dotée du SGI pour simple lecture, et le personnel doit être formé pour extraire les informations requises.

Recommandation à l'intention de la mission

1.11.2 La mission doit demander qu'on lui fournisse le SGI pour simple lecture et la formation correspondante.

Réponse de la mission

1.11.2 La mission dispose maintenant du SGI pour simple lecture.

1.12 Avances et paiements en espèces

1.12.1 Le programme d'administration verse au personnel des avances en espèces. Les paiements aux employés de la RO sont également effectués par le CDM. Pour réduire la charge administrative et les risques pour le personnel et les fonds, tous les paiements aux employés doivent être effectués directement par virement sur leurs comptes bancaires.

Recommandation à l'intention de la mission

1.12.2 Tous les paiements au personnel doivent être virés directement sur leurs comptes bancaires.

Réponse de la mission

1.12.2 Déjà mis en oeuvre.

1.13 Personnel de remplacement

1.13.1 Dans une petite mission, l'absence temporaire d'un employé a une incidence sur les activités. De même, dans une mission où l'on travaille souvent le dimanche, les employés peuvent être contraints à faire plus d'heures supplémentaires qu'ils ne le souhaiteraient. Dans ces deux cas, la mission devrait constituer une liste d'employés ou d'entrepreneurs qui peuvent facilement remplacer un employé absent ou compléter le personnel pendant les visites ou en cas d'urgence. Même si elle reste en contact avec les employés en retraite, elle doit également envisager de recourir à des employés à temps partiel de la mission de Rome, car ils connaissent déjà les activités de la mission. On pourrait aussi envisager de demander aux chauffeurs de Rome de travailler les fins de semaine afin de réduire le nombre d'heures supplémentaires accomplies par le chauffeur du CDM.

Recommandation à l'intention de la mission

1.13.2 Dresser une liste d'employés ou d'entrepreneurs à temps partiel afin de remplacer le personnel permanent pendant ses absences.

Réponse de la mission

1.13.2 Un système plus rationnel de remplacement du personnel absent est désormais en place et une liste d'employés disponibles et possédant une expérience du travail en ambassade a été établie pour cette mission.

1.14 Comité des ERP

1.14.1 Bien que la mission soit trop petite pour avoir son propre comité des ERP, ces derniers auraient tout à gagner à ce qu'au moins un d'entre eux au Saint-Siège soit membre du comité des ERP de Rome.

Recommandation à l'intention de la mission

1.14.2 La mission doit veiller à ce qu'un de ses ERP soit membre du comité des ERP de Rome.

Réponse de la mission

1.14.2 C'est chose faite. Notre coordinateur administrateur est désormais membre du comité des ERP de Rome.

1.15 Fumeurs à la chancellerie

1.15.1 Actuellement, certaines personnes fument à la chancellerie. Cette pratique est contraire à la politique ministérielle et expose les contrevenants à des sanctions disciplinaires.

Recommandation à l'intention de la mission et de RWD

1.15.2 Des sanctions disciplinaires doivent être prises à l'encontre de tout employé surpris en train de fumer dans la chancellerie.

Réponse de la mission

1.15.2 Des mesures ont été prises pour que la politique ministérielle en la matière soit respectée.

Réponse de RWD

1.15.2 Les sanctions disciplinaires qui s'imposaient ont été prises en la matière.

Bureau de l'inspecteur général

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Date de modification :
2008-10-24