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Vérification de l'ambassade du Canada, Belgrade

(Mai 2002)

Sommaire

Une vérification des programmes suivants : Relations générales (RG), Promotion du commerce international (PCI) et Services consulaires et administratifs à Belgrade a été menée du 12 au 15 juin 2001. La précédente vérification de la mission date de mai 1996.

Gestion de la mission

La mission s'est concentrée sur le rétablissement des services dans la République fédérale de Yougoslavie (RFY), et des progrès considérables ont été réalisés depuis sa réouverture en août 1999 après son évacuation en mars de la même année. De nouveaux efforts sont déployés par l'Administration centrale (AC) et la mission pour définir l'orientation future et les besoins en ressources de toutes les missions de la région.

Toutefois, la mission doit se montrer plus attentive au développement de plans de travail détaillés au niveau des programmes, afin de mieux définir et contrôler les objectifs opérationnels, les activités et les résultats. Les communications pourraient être améliorées par une utilisation plus efficace de structures formelles et de processus administratifs tels que CGM, retraites, réunions du personnel, Comité ERP, Comité de la santé et de la sécurité, évaluations et plans de formation.

Une mise au point est nécessaire, dans le cadre de consultations avec l'AC et les missions de Skopje et de Pristina, concernant la prestation des services administratifs et consulaires et le rôle de Belgrade en tant que plaque tournante. Un protocole d'entente définissant les responsabilités et les services connexes supprimerait la confusion actuelle et améliorerait l'efficacité et la rentabilité.

Gestion de la mission - rapport détaillé

Relations générales

Depuis la réouverture de la mission, la CDM a reconstruit le programme et lui a redonné beaucoup de dynamisme. Toutefois, sa planification pourrait être améliorée, et l'on devrait développer des plans d'action qui définissent les activités et les stratégies nécessaires à la réalisation des objectifs. En outre, des réunions sectorielles avec les responsables d'autres programmes contribueraient à améliorer les communications et les synergies intra- et inter-programmes.

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Relations générales - rapport détaillé

Promotion du commerce international (PCI)

La Section commerciale est modeste, ne comprenant qu'un agent commercial et un assistant commercial. Peu après la réouverture de la mission, l'agent commercial a mené à bien un large programme de sollicitation auprès d'anciens clients. L'information recueillie lors de ces rencontres a servi de référence pour la mise en place d'une stratégie claire et bien documentée de PCI en République fédérale de Yougoslavie (RFY), compte tenu des innombrables questions délicates soulevées par la campagne de l'OTAN. L'activité commerciale est à la hausse et, si la tendance se maintenait, il pourrait arriver un moment où la section pourrait bénéficier d'une gestion par un délégué commercial expérimenté pour la mise en oeuvre de sa stratégie PCI.

Promotion du commerce international - rapport détaillé

Services consulaires

Le Programme des services consulaires est bien géré et fonctionne conformément aux normes énoncées. Toutefois, il n'y a pas de protocole d'entente régissant les relations de travail entre Belgrade, Skopje et Pristina. Les responsabilités ne sont pas clairement comprises ni affirmées. La mission fait l'impossible pour corriger la situation. Toutefois, la collaboration des missions satellites est insuffisante.

Services consulaires - rapport détaillé

Services administratifs

Le Programme des services administratifs est, globalement, efficacement géré. Toutefois, une attention plus soutenue du CF et des contrôles renforcés, notamment sur la fonction Finances sont nécessaires. Le travail de planification a également besoin d'être renforcé. Chaque sous-section planifie et gère indépendamment ses propres tâches. Une plus grande planification de base est nécessaire, avec une meilleure intégration des diverses fonctions administratives et une amélioration des communications. Le personnel a exprimé le souhait d'être mieux informé des projets de la mission, des événements prévus et des plans touchant les programmes.

La définition de normes pour le service administratif doit être menée à bonne fin. L'ensemble du personnel en bénéficiera du fait qu'elles décriront les attentes au niveau du service et aideront la gestion à mesurer le rendement de la fonction administrative.

Services administratifs - rapport détaillé

Recommandations et réponses de la direction

Ce rapport contient 39 recommandations, qui s'adressent toutes à la mission. La direction a répondu à chaque recommandation en indiquant les mesures ou les décisions qui ont déjà été prises ainsi que celles à venir. Sur les 39 recommandations, la direction a fait savoir que 32 avaient été mises en oeuvre. Pour chacune des sept autres recommandations, la direction a indiqué quelles étaient les initiatives déjà en cours ou les actions futures envisagées.

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Fiche de renseignements sur les ressources de la mission

Ressources humaines (ETP)

Programmes	EC	ERP	Total
Bureau de la CDM	3	4	7
PCI	0	2	2
RG	1	3	4
Promotion	1	0	1
Immigration	2	9	11
Services administratifs	3	19	22
Services consulaires	0	2	2
Sécurité	5	0	5
Total	15	39	54