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Vérification de l'ambassade du Canada, Santiago

(Février 2002)

Sommaire

Une vérification des programmes suivants : Relations politiques et économiques et Affaires publiques (RPEAP), Promotion du commerce international (PCI), Services consulaires et Services administratifs a été menée à Santiago du 30 octobre au 3 novembre 2000. La vérification précédente, qui portait sur les Services consulaires et administratifs, était une vérification de suivi effectuée en mars 1994.

Gestion de la mission

La mission a bénéficié de récentes initiatives de gestion adoptées par le nouveau chef de mission (CDM). L'équipe de direction a de l'expérience et, sauf au sein des Services administratifs, le moral du personnel est bon et la coopération entre les sections est efficace. Les priorités stratégiques, opérationnelles et de gestion sont fixées selon le cadre de responsabilisation du CDM, à partir duquel les objectifs des programmes ont été établis.

Des plans de travail doivent être préparés pour tous les programmes et ils doivent être utilisés comme outils de gestion et comme guides à l'intention du personnel. Le personnel souhaiterait que l'on mette davantage l'accent sur la communication et que l'on multiplie les occasions d'interaction entre les employés pour favoriser l'esprit d'équipe.

Gestion de la mission - rapport détaillé

Relations politiques et économiques, et affaires publiques

Le programme RPEAP est bien géré, et l'activité est intense tant du côté des relations politiques et économiques que des affaires publiques. Le programme utilise judicieusement le Fonds d'initiative de la mission et le Fonds pour les initiatives de diplomatie ouverte. Il faudrait préparer des plans de travail précis et tenir davantage de réunions opérationnelles.

Relations politiques et économiques, et affaires publiques - rapport détaillé

Promotion du commerce international (PCI)

La charge de travail liée à la PCI est extrêmement lourde et la pression est constante en raison des nombreuses missions, demandes de renseignements et de la gestion des cinq secteurs prioritaires en plus des autres secteurs dignes d'intérêt. De plus, l'Accord de libre échange Canada-Chili (ALECC) commence à être mieux connu et du fait que le Chili sort de sa première récession en quinze ans, on s'attend à des pressions accrues sur le programme.

Le gestionnaire du programme devrait adopter une approche moins opérationnelle et gérer le programme de façon plus structurée. Pour ce faire, il devrait mieux planifier et prioriser le travail et éviter de traiter chacune des demandes. Le programme devra également suivre davantage la Nouvelle approche du Service des délégués commerciaux qui permettra au personnel de se concentrer sur le travail à valeur ajoutée.

Une analyse de rentabilité devrait être faite dans le but d'ajouter deux nouveaux postes de soutien, et l'Infocentre devrait être restructuré en nommant un gestionnaire à temps plein et en répartissant différemment les tâches.

Promotion du commerce international - rapport détaillé

Services consulaires

Le programme consulaire offre un service efficace et rapide. L'agent consulaire et l'adjoint travaillent avec l'AGCA, dont ils relèvent. Le travail actuel consiste surtout à délivrer des passeports et à traiter des demandes de documents de citoyenneté et de passeports diplomatiques et officiels. La mission compte deux consuls honoraires qui travaillent tous les deux très bien avec la mission.

Services consulaires - rapport détaillé

Services administratifs

La gestion des services administratifs pose de graves problèmes. Le programme ne vise pas la prestation de services aux employés canadiens et le soutien des autres programmes, et l'on a constaté des inégalités dans le service. La gestion du programme est réactive, et ne repose pas sur l'application des principes de base en la matière, en particulier pour ce qui est de la planification et du contrôle des finances et des ressources matérielles. Les communications avec les ERP ne sont pas efficaces et le moral en souffre. Les responsabilités et la charge de travail de l'AGCA devraient être révisées afin de voir s'il est toujours nécessaire d'avoir un employé canadien à ce poste.

En ce qui concerne le logement, les politiques ministérielles ont été contournées, les lignes directrices du CT n'ont pas été respectées, et des dépenses inutiles ont été engagées.

En général, les ressources matérielles ne sont pas très bien gérées, notamment en ce qui concerne l'état et l'entretien des logements du personnel (LP). La location d'un LP a soulevé plusieurs problèmes et une mesure corrective est recommandée. L'emploi des fonds pour les réparations des LP est très incohérent et crée des inégalités.

Les gestionnaires du programme ne connaissent pas bien le SGI. Par conséquent, l'administration des finances à la mission n'est pas efficace.

Les ressources humaines et l'informatique sont bien gérées, mais un certain nombre de recommandations ont été formulées pour améliorer l'efficacité générale.

Services administratifs - rapport détaillé

Recommandations et réponses de la direction

Le rapport de vérification contient un total de 46 recommandations. La direction a répondu à chacune en indiquant les mesures ou les décisions déjà prises ainsi que les mesures qui seront prises ultérieurement. Sur les 46 recommandations, la direction a indiqué que 31 avaient été mises en oeuvre. Pour les 15 autres, elle a mentionné les initiatives en cours ou les mesures qui sont prévues.

Fiche de renseignements sur les ressources de la mission

Personnel (ETP)

	EC	ERP	Total
CDM	2	5	7
Promotion du commerce international	3	7	10
RPEAP	2	3	5
Services consulaires	1	1.5	2.5
Services administratifs	1	8.5	9.5
Immigration	1	2	3
Développement	1	1	2
Total	11	28	39