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Vérification des services financiers - gestion des avances à justifier

(Mars 2003)

Sommaire

Le présent rapport fait état des résultats d'une vérification des pratiques de gestion des avances à justifier (A/J) du Ministère. La vérification avait pour objet de déterminer dans quelle mesure les A/J étaient gérées conformément aux saines pratiques de la fonction de contrôleur et aux exigences législatives et réglementaires.

Le Ministère enregistre les avances de façon appropriée et uniforme, conformément aux normes comptables reconnues. Les avances demeurent enregistrées comme des comptes d'actif jusqu'au moment où elles sont réglées et où la conformité avec les critères de reconnaissance de la dépense est établie. Les directives en vigueur sur le plan de la politique et des procédures contribuent à l'efficacité de la gestion des avances.

Le Ministère a mis en oeuvre un processus de recouvrement efficace. Les mesures de recouvrement des avances en souffrance sont appliquées rapidement, d'où le nombre relativement faible des avances désignées en souffrance au moment de la vérification. Nous craignons, cependant, que les méthodes de surveillance appliquées par les gestionnaires des centres financiers, à l'AC comme dans les missions, ne soient pas aussi efficaces qu'elles le devraient pour obtenir le règlement rapide des avances par les employés. Plus du tiers des éléments de l'échantillon ont été réglés en retard. Leur règlement peut être attribué en partie aux mesures de recouvrement prises par le Gestionnaire, comptes débiteurs (SMFR). Les gestionnaires des centres financiers à l'AC comme dans les missions comptent trop sur les mesures de recouvrement de SMFR pour voir les employés régler les avances à temps.

Le solde des A/J du Ministère s'établissait à 20 millions de dollars au 31 mars 2002. Les avances de dépôts de garantie temporaires (baux assumés par l'État) représentent la principale composante de ce solde, avec un montant de 6,5 millions de dollars imputés à 296 propriétés et des dates d'échéance s'échelonnant entre 2002 et 2025. L'Administration centrale a demandé que chaque mission (s'il y a lieu) confirme son montant de dépôts de garantie temporaires. Les réponses des missions n'ont confirmé que 44 p. 100 du solde en question, soit 2,8 millions de dollars. Par conséquent, nous nous interrogeons sur l'exactitude du solde enregistré dans le Système de gestion intégrée (SGI).

Les gestionnaires du Ministère approuvent des avances de voyage qui dépassent largement le montant requis pour couvrir les frais de voyage réels. L'échantillon de vérification de 30 avances de voyage a révélé que 58 p. 100 des avances vérifiées dépassaient le montant des frais réels de 200 p. 100 en moyenne. Il y a là de quoi inquiéter l'équipe de vérification, vu que le Ministère a consenti pour près de 17 millions de dollars en avances de voyage au cours de l'exercice terminé le 31 mars 2002.

Des avances pour frais médicaux sont émises aux ERP pour des raisons non médicales. Cette pratique va à l'encontre du Règlement régissant les conditions d'emploi du personnel recruté sur place et ajoute aux coûts administratifs du Ministère.

Des échantillons statistiques distincts ont été extraits parmi les avances de voyage, les avances de réinstallation et les avances pour frais médicaux enregistrés dans le SGI au cours de l'exercice 2001-2002. Les éléments de l'échantillon ont été examinés afin de savoir s'il y avait preuve de fonctionnement efficace des principaux contrôles internes. Les taux d'erreur se situent entre 0 p. 100 et 58 p. 100, la plupart dépassant 15 p. 100. Par conséquent, les résultats de notre échantillon donnent à la direction très peu d'assurance quant à l'efficacité du fonctionnement des principaux contrôles internes durant l'exercice 2001-2002. (Remarque - les taux d'erreur sont basés sur un examen des documents fournis en réponse à notre demande. La demande était claire et précise et, par conséquent, nous n'avons pas jugé nécessaire de faire un suivi auprès des centres financiers des missions et de l'AC pour déterminer s'ils avaient omis par inadvertance de fournir les documents justificatifs dans leur réponse.)

Le Bureau du vérificateur général (BVG) a émis une lettre à la direction décrivant les résultats de son examen des contrôles généraux qui sont appliqués au traitement des opérations informatisées et automatisées au Ministère. Les conclusions du BVG au sujet de ces contrôles, combinées à notre attestation de qualité concernant les contrôles manuels, constituent une évaluation globale de la qualité du cadre de contrôle établi pour la gestion des A/J.

1.0 Portée, objectifs, approche et calendrier de la vérification

1.1 Portée de la vérification

1.1.1 La vérification a porté essentiellement sur les pratiques et les contrôles du Ministère concernant la gestion des A/J. Plus précisément, la vérification a permis d'évaluer le cadre de contrôle de la gestion s'appliquant aux trois phases des avances à justifier (initiation, règlement, surveillance) afin de s'assurer que les avances sont approuvées et enregistrées comme il se doit dans les dossiers financiers du Ministère.

1.2 Objectifs de la vérification

1.2.1 La vérification avait pour objectif global de déterminer dans quelle mesure les A/J étaient gérées conformément aux saines pratiques de la fonction de contrôleur moderne et aux exigences législatives et réglementaires. En particulier, la vérification avait pour objet de déterminer si :

  • la gestion efficace des A/J est soutenue par une politique adéquate et de bonnes directives sur le plan des procédures;
  • le Ministère enregistre les A/J de façon appropriée et uniforme, conformément aux normes comptables reconnues;
  • les A/J demeurent enregistrées comme des comptes d'actif jusqu'au moment où elles sont réglées et où la conformité avec les critères de reconnaissance de la dépense est établie.

1.3 Approche et calendrier de la vérification

1.3.1 La vérification interne a été effectuée conformément à la politique du Conseil du Trésor et selon les normes de l'Institut des vérificateurs internes pour ce qui est des méthodes professionnelles de la vérification interne.

1.3.2 La vérification a permis d'examiner les grands processus opérationnels et les principaux contrôles liés à la gestion des A/J, aussi bien à l'Administration centrale du MAECI que dans les missions. La phase examen de la vérification s'est déroulée entre avril et juillet 2002 et a porté essentiellement sur les soldes des comptes et les transactions enregistrées notamment entre le 1er avril 2001 et le 31 mars 2002.

1.3.3 L'approche de la vérification a consisté en un examen global de tous les comptes A/J du GLG. L'examen avait pour but de déterminer l'objet et l'utilisation du compte GLG, d'analyser les données figurant au compte et de donner par écrit une vue d'ensemble des pratiques de gestion des comptes. De plus, nous avons compris le déroulement de la gestion des programmes et les rôles et responsabilités de SMF sur le plan de la surveillance.

1.3.4 Le tableau ci-après montre les comptes A/J du GLG qui ont fait l'objet de notre vérification, compte tenu des risques inhérents qu'ils présentaient et de leur importance.

No au GLGDésignation du compteRemarque
14400Avance temporaire pour frais médicaux EC1
14410Avance pour frais médicaux - ERP1
14545Avances - Réinstallation1
14565Avances - Déplacements1
14460Avance de dépôts de garantie temporaires - Baux assumés par l'État2
14470Dépôts temporaires pour débentures d'école2
14430Avances permanentes petite caisse/volant de liquidité - Missions seulement3
14440Réserve de devises en cas d'urgence3
14640Avances perm. déplacements et fonctionnement - missions3
14009Prêt en cours de PPT4

Remarques :

  1. Vérification complète - examiner les différentes étapes de ces avances : initiation, règlement, surveillance et rapports.
  2. Vérification restreinte - examiner la nature et l'efficacité des contrôles liés à « la gestion, à la surveillance et aux rapports » (c.-à-d. demande faite aux missions de confirmer le solde de leurs comptes) et appliqués par SMFF.
  3. Vérification restreinte - confirmer que l'attestation de fin d'année requise par la politique du CT est exécutée par SMFR.
  4. Vérification restreinte - déterminer le bien-fondé du solde d'ouverture en 2002-2003.

1.3.5 Pour chacun des comptes du GLG englobé dans la vérification, il y a eu création d'un programme de vérification de la conformité avec les politiques et les procédures régissant les avances. Dans le cas des comptes GLG 14400, 14410, 14545 et 14565, un échantillon statistique des débits et des crédits, inscrits dans ces comptes durant l'exercice 2001-2002, a été choisi pour les besoins de cette vérification. En résumé :

  • 180 transactions ont été choisies sur plus de 11 000 transactions dans les comptes 14400, 14410, 14545 et 14565 du GLG;
  • parmi les éléments évalués figuraient le codage financier, l'autorisation en vertu des articles 34 et 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), les documents justificatifs, le bien-fondé du montant octroyé et la rapidité du processus de surveillance et de recouvrement.

2.0 Généralités

2.1 Rôles et responsabilités

2.1.1 La responsabilité de la gestion des A/J est partagée entre plusieurs unités organisationnelles du MAECI et ce, en fonction de l'étape de l'avance : octroi - secteur du programme, SERV ou HPM; règlement - secteur du programme, HPM ou SMFT; surveillance et recouvrement - secteur du programme, SMFR, AC et missions. Les rôles et responsabilités sont énoncés à la section 9 du Manuel de comptabilité.

2.2 Données figurant dans les comptes d'avances à justifier

2.2.1 Le tableau ci-après donne les soldes des A/J et le nombre des postes non soldés au 31 mars 2002, pour les comptes du GLG choisis pour l'examen.

No au GLG
(Rem. 1)
Désignation du compteSolde du compte
au 31 mars 2002
Postes
non soldés
14400Avance temporaire pour frais médicaux EC858 564 $146
14410Avance pour frais médicaux - ERP91 340 $304
14545Avances - Réinstallation36 462 $89
14565Avances - Déplacement359 257 $1307
14460Avance de dépôts de garantie temporaires - Baux assumés par l'État6 520 031 $678
14470Dépôts temporaires pour débentures d'école452 396 $79
14430Avances permanentes petite caisse/volant de liquidité - Missions seulement233 991 $414
14640Avances perm. déplacements et fonctionnement - missions526 940 $206
14440Réserve de devises en cas d'urgence1 062 375 $38
14009Prêt en cours de PPT (voir Remarque 2)8 296 554 $1
Total des soldes des comptes A/J du GLG vérifiés$18,437,910A
Total des soldes de tous les comptes A/J du GLG19 437 910 $B
% des soldes des comptes A/J du GLG vérifiés95 %A/B

Remarques :

  1. Les comptes A/J du GLG ayant fait l'objet de la vérification font partie des comptes de rapports financiers utilisés pour transposer l'information sur les A/J dans les états financiers du Ministère.
  2. Au cours de l'exercice 2000-2001, le MAECI a consenti au Bureau des passeports un prêt de 7 800 000 $. Approuvé par le biais du budget supplémentaire des dépenses, ce prêt porte intérêts.

3.0 Sommaire des observations et recommandations

3.1. Surveillance, recouvrement et rapports

3.1.1 Au nom de l'AC et des missions, SMFR surveille toutes les avances à justifier pour s'assurer que les avances en souffrance sont bien repérées en vue de l'application des mesures de recouvrement. La vérification nous a permis de constater que SMFR est très efficace pour ce qui est du repérage des avances en souffrance et de l'application rapide des mesures de recouvrement. Nous n'avons relevé aucun cas où des avances en souffrance n'avaient pas été repérées aux fins de recouvrement. Nous craignons, cependant, que les méthodes de surveillance à l'AC et dans les missions ne soient pas aussi efficaces qu'elles le devraient pour assurer le règlement rapide des avances par les employés. Les gestionnaires peuvent se servir du Rapport d'avances à justifier comme outil de surveillance; toutefois, ils comptent presque exclusivement sur SMFR pour la surveillance et le recouvrement des avances en souffrance. Plus d'un tiers (34 p. 100) des éléments de l'échantillon ont été réglés en retard. Leur règlement peut être attribué en partie aux mesures de recouvrement prises par SMFR. Au cours de l'exercice 2000-2001, SMFR a envoyé 1 296 premiers et deuxièmes avis de facturation.

Recommandation à l'intention de SMF

3.1.2 SMF devrait aviser les gestionnaires des centres financiers à l'AC et des missions de leur responsabilité de surveiller les avances sans délai, et leur rappeler qu'ils ne doivent pas compter sur SMFR pour s'en charger.

Réponse de SMF

3.1.2 D'accord. SMF a récemment mis en oeuvre une activité de surveillance pour rappeler aux gestionnaires des programmes qu'il leur incombe de voir à ce que les employés règlent rapidement les avances.

3.1.3 Le SGI ne comporte aucune fonction de classement chronologique des A/J. Les Services financiers à l'AC (SMFH) reconnaissent qu'une fonction de cette sorte serait de nature à améliorer les méthodes de surveillance et de rapport et, à cet effet, ils ont soumis au Comité de gestion du changement une demande en vue de faire ajouter cette fonction au SGI. À la fin de la vérification, cette demande n'avait toujours pas eu de suite.

3.1.4 SMFR ne fait pas de rapport officiel à l'intention de SMFH au sujet des soldes des comptes A/J du GLG. Selon SMFH, SMFR ne fait des rapports qu'exceptionnellement. À part les rapports exigés pour les Comptes publics, aucun rapport sur le solde des A/J (soldes par type, avances en retard, résultats du recouvrement, etc.) n'est préparé en vue d'un examen et des mesures à prendre par la direction.

3.1.5 En résumé, la fonction de rapports sur les A/J du SGI en ce qui concerne le classement chronologique et les résultats obtenus, ne répond pas aux besoins et aux exigences des utilisateurs, ce qui vient affaiblir la responsabilité comptable.

Recommandation à l'intention de SMS

3.1.6 SMS, en consultation avec les intéressés, devrait accorder son attention au besoin d'une fonction de classement chronologique des A/J dans le SGI.

Réponse de SMS

3.1.6 D'accord. Cette question recevra la priorité et sera intégrée au plan de travail de SMSF qui sera prêt d'ici le 31 mars 2004.

Recommandation à l'intention de SMFR

3.1.7 SMFR devrait produire tous les mois un rapport d'étape pour les A/J par type, débiteur et montant, afin de résumer les résultats du recouvrement (p. ex., période de recouvrement moyenne, mesures de recouvrement prises). Ce rapport devrait être envoyé aux gestionnaires appropriés du Ministère et aux gestionnaires de niveau approprié de SMD, en vue d'un examen et des mesures à prendre.

Réponse de SMFR

3.1.7 D'accord. Des rapports améliorés provenant du SGI conjugués à l'information contenue dans un tableur devraient répondre à cette exigence. Le travail en ce sens a déjà commencé.

3.1.8 La Direction des opérations à l'étranger et des services bancaires (SMFF) a demandé aux missions de confirmer par écrit la validité de chaque compte d'actif, de passif et en suspens relevant de leur centre financier. On leur a aussi demandé de donner à leur gestionnaire de mission SMFF le solde de chaque compte, accompagné d'une déclaration du chef de mission certifiant l'exactitude du solde. Cette demande de confirmation est une méthode acceptable si l'on veut obtenir de la gestion des missions une déclaration concernant la validité du solde des comptes d'actif et de passif. Malheureusement, toutes les missions n'ont pas fait parvenir la confirmation obligatoire. Par exemple, les réponses aux demandes de confirmation ont fluctué entre un maximum de 96 p. 100 pour les Amériques et un minimum de 21 p. 100 pour l'Afrique. Quarante quatre pour cent (44 p. 100) seulement des Avances de dépôts de garantie temporaires (Baux assumés par l'État) et des Dépôts temporaires pour débentures d'école ont reçu cette confirmation de validité. Des messages de rappel ont été expédiés aux missions qui n'ont pas encore envoyé leur confirmation, et SMFF envisage de lancer une initiative de suivi plus rigoureuse. L'absence de surveillance active de la part des missions accroît indûment la charge de travail administratif de SMFF.

Recommandation à l'intention de SMF

3.1.9 SMF devrait veiller à ce que l'exercice de confirmation des comptes d'actif et de passif, engagé par SMFF, produise les résultats souhaités.

Réponse de SMF

3.1.9 D'accord. SMF examinera le résultat de l'exercice de confirmation.

3.1.10 Le Ministère a établi un compte de contrôle du grand livre général pour chacun des divers types d'avances. Le Rapport des avances à justifier (RA/J), auquel on peut accéder par le module de gestion financière du SGI, facilite l'ouverture et la tenue de comptes à recevoir distincts pour les avances à justifier, en plus de fournir un résumé par employé. Même si le RA/J indique le total des avances dues par employé et par type d'avance, il ne donne pas le total de toutes les avances dues par l'ensemble des employés, de sorte qu'il ne permet pas d'effectuer le rapprochement avec les comptes des A/J du GLG. Comme le SGI ne comporte pas cette fonction, on ne peut procéder au rapprochement des avances à justifier (comparaison entre le total du montant dû par l'ensemble des employés d'après le RA/J et le total de tous les comptes de contrôle des A/J du GLG) afin de relever immédiatement les erreurs.

Recommandation à l'intention de SMS

3.1.11 SMS, en consultation avec SMF, devrait chercher des solutions à apporter au programme du SGI pour améliorer la fonctionnalité du RA/J, afin de faciliter le rapprochement entre les données sur les avances à justifier par employé et le total des soldes des comptes de contrôle concernés du GLG.

Réponse de SMS

3.1.11 D'accord. Cette question sera considérée comme une priorité et intégrée au plan de travail de SMS. Sera traitée d'ici le 31 mars 2004.

3.2 Résultats des sondages

3.2.1 Des échantillons statistiques distincts ont été extraits parmi les avances de voyage, les avances de réinstallation et les avances pour frais médicaux inscrites dans le SGI durant l'exercice 2001-2002. On a examiné les éléments de l'échantillon afin de savoir s'il y avait preuve de l'efficacité des principaux contrôles internes. Le tableau ci-après résume les taux d'erreur relevés pour les éléments examinés de l'échantillon. Les taux d'erreur se situent entre 0 p. 100 et 58 p. 100, la plupart dépassant 15 p. 100. Par conséquent, les résultats de notre échantillon donnent à la direction très peu d'assurance quant à l'efficacité du fonctionnement des principaux contrôles internes durant l'exercice 2001-2002.

Avances à justifier
sommaire des taux d'erreur de l'échantillon
exprimés en pourcentage des éléments vérifiés
Catégorie d'élémentAvances pour frais médicauxAvances pour réinstallationAvances pour frais de voyage
% EC% ERP% AC% Missions% AC% Missions
Exactitude du codage financier0/35=00/12=00/23=01/19=51/12=81/13=8
Certification appropriée en vertu de l'article 34 de la LGFP (Remarque 2)7/34=210/5=01/22=58/19=421/36=35/33=15
Certification appropriée en vertu de l'article 33 de la LGFP (Remarque 2)7/39=180/6=05/20= 254/20=203/17= 186/21=29
Documents justificatifs appropriés15/40=383/12= 254/42= 1020/38=530/12=00/13=0
Bien-fondé du montant de l'avance (Remarque 3)s/os/os/os/o7/12= 585/13=39
Rapidité du processus de surveillance et de recouvrement6/18=331/6=174/11= 363/8=387/12= 585/13=39

Remarques

  1. Tous les éléments peuvent ne pas s'appliquer à chacun des articles de l'échantillon. De plus, les catégories d'élément peuvent être un regroupement de plusieurs éléments utilisé aux fins de la vérification. Cela explique pourquoi le dénominateur peut varier dans les taux d'erreur à l'AC et dans les missions qui figurent au tableau.
  2. Trois types d'erreur ressortent de ces taux :
    • la signature n'a pu être validée par rapport à une carte spécimen de signature (Remarque 4);
    • les personnes ayant signé n'avaient pas la délégation de pouvoir voulue pour le faire (Remarque 4);
    • la signature autorisant l'avance était incomplète (initiales seulement).
  3. Les avances pour frais de voyage ont été les seules à faire l'objet d'une vérification de leur bien-fondé.
  4. Il nous a été impossible de déterminer, d'après la documentation fournie à SIV, si la personne occupait un poste de façon intérimaire avec délégation de pouvoirs appropriée.
  5. Les taux d'erreur sont basés sur un examen des documents fournis en réponse à notre demande. La demande était claire et précise et, par conséquent, nous n'avons pas jugé nécessaire de faire un suivi auprès des centres financiers des missions et de l'AC pour déterminer s'ils avaient omis par inadvertance de fournir les pièces justificatives dans leur réponse.

3.2.2 Notre vérification d'un échantillon de 30 avances de voyage (15 à l'AC et 15 dans les missions) nous a permis de constater qu'une grande partie des avances dépassaient le montant des dépenses qu'il aurait été raisonnable de prévoir. Notre vérification des avances de voyage émises à l'Administration centrale a révélé que 58 p. 100 d'entre elles dépassaient le montant des frais réels de 200 p. 100 en moyenne. La vérification de l'échantillon des avances de voyage émises dans les missions a révélé que 39 p. 100 d'entre elles dépassaient le montant des frais réels de 185 p. 100 en moyenne. Une explication possible serait que les gestionnaires approuvent les avances sans exiger un itinéraire de voyage et qu'ils ne disposent donc pas de suffisamment d'information pour remettre en question le montant de l'avance demandée. Moins de 10 p. 100 des avances de voyage de l'échantillon s'accompagnaient d'un itinéraire que l'on pouvait consulter.

3.2.3 Le Ministère ne peut démontrer qu'il fait preuve de la diligence nécessaire lorsqu'il accorde des avances de voyage qui dépassent des montants jugés raisonnables compte tenu des frais réels. Cette pratique crée des exigences inutiles quant au montant d'espèces nécessaire chaque jour.

Recommandation à l'intention de SMF

3.2.4 SMF devrait aviser l'Administration centrale et les missions que les voyageurs se doivent d'établir un itinéraire.

Réponse de SMF

3.2.4 SMF a récemment mis en oeuvre une opération de surveillance permanente pour rappeler aux gestionnaires des programmes qu'ils ont la responsabilité de rappeler à tous les voyageurs qu'ils sont tenus d'établir un itinéraire et de prendre toutes les dispositions nécessaires conformément à la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor. De plus, notre site Web contient un didacticiel en direct créé pour cette directive, sans compter que des sessions d'information à l'intention des gestionnaires des programmes se sont tenues en septembre 2002.

3.2.5 Nous avons remarqué dans certains éléments de l'échantillon que l'on ne pouvait établir le droit à l'avance ou l'autorisation d'après les pièces justificatives fournies à SIV aux fins de la vérification. Par exemple :

  • les signatures de l'approbation ne pouvaient être validées par rapport aux cartes spécimen de signature (initiales seulement);
  • les avances étaient approuvées par des personnes sans délégation de pouvoir;
  • les pièces justifiant le droit aux avances de réinstallation ne figuraient pas au dossier;
  • les formulaires de confirmation des affectations ne figuraient pas au dossier.

3.2.6 Dans les cas où les avances avaient été approuvées par des personnes sans délégation de pouvoir, celles-ci occupaient peut-être des postes de façon intérimaire sans pouvoir de signature. Toutefois, on ne nous a pas remis des documents (document de nomination intérimaire et carte de spécimen de signature connexe) à cet effet.

3.2.7 Au cours de la vérification, nous avons demandé au Conseil du Trésor (CT) de dire si l'on pouvait accepter des initiales pour les besoins des articles 33 et 34 de la LGFP. Selon le Conseil du Trésor, la signature est obligatoire, et elle doit correspondre exactement à celle qui figure sur la carte de spécimen.

Recommandations à l'intention de SMF

3.2.8 SMF devrait signaler aux gestionnaires à l'AC et dans les missions :

  • que la signature figurant sur la carte de spécimen est obligatoire pour toute attestation en vertu des articles 33 et 34;
  • qu'il faut absolument faire suivre les documents et cartes de signature pertinents à l'appui des nominations intérimaires;
  • qu'il est important de conserver toutes les pièces justifiant l'autorisation et l'octroi des avances.

Réponses de SMF

3.2.8 Le chapitre 28 - Pouvoirs de signature, que l'on peut consulter sur le site Web de SMD, fait état de ces exigences. Un examen de la délégation des pouvoirs est en cours et, dès approbation, un message pour diffusion générale sera envoyé pour signaler les changements et renvoyer au chapitre 28. Cela sera mené à bien d'ici le 30 juin 2003.

3.2.9 Notre examen des avances pour frais médicaux ERP consenties en vertu de l'alinéa 4.2.14 du Règlement régissant les conditions d'emploi du personnel recruté sur place révèle ce qui suit :

  • certaines des avances consenties l'ont été pour des raisons non médicales (séries de retenues bimensuelles effectuées sur la paye appliquées au solde de l'avance et absence de l'estimation exigée des frais médicaux);
  • l'absence de formulaires de demande d'avance permet de croire que les employés ne pouvaient prouver que les frais liés à l'avance étaient admissibles à un remboursement d'un régime de soins médicaux ou d'hospitalisation;
  • on peut se demander si le remboursement d'avances sur une période de plus de six (6) mois répond aux critères du Règlement selon lesquels on ne doit accorder une prolongation que dans des « circonstances exceptionnelles ».

3.2.10 Le Ministère n'a pas le pouvoir d'accorder des avances pour frais médicaux aux ERP pour les aider à payer des dépenses de type « non médical ». Cette façon de procéder entraîne des coûts administratifs supplémentaires, étant donné que le Ministère doit recouvrer ces avances autorisées à tort. De plus, cette application inappropriée du Règlement peut créer de la confusion chez les ERP et susciter de faux espoirs en leur faisant croire qu'ils peuvent compter sur ces avances pour régler des affaires personnelles.

Recommandation à l'intention de HRL

3.2.11 HRL devrait signaler aux missions que les avances en vertu de l'alinéa 4.2.14 du Règlement et des Lignes directrices s'appliquant aux ERP ne sont accordées que dans le but exclusif de payer des frais médicaux, et qu'en particulier :

  • l'employé doit pouvoir clairement démontrer qu'il a droit à un remboursement des frais médicaux pour lui-même ou ses personnes à charge en vertu d'un régime en vigueur, avant d'obtenir une avance;
  • les raisons de toute décision de prolonger la période de remboursement au-delà de la réception par l'employé du remboursement des dépenses admissibles ou au-delà du délai de six mois stipulé par le Règlement, selon la plus rapprochée de ces deux éventualités, doivent être justifiées par écrit, et les pièces justificatives conservées aux dossiers du programme de la mission.

Réponse de HRL

3.2.11 HRL accepte de fournir à toutes les missions des précisions à ce sujet, et elle le fera dans les plus brefs délais.

3.2.12 Notre examen en rapport avec la DSE 42 (avances pour frais médicaux/ dentaires des ERP) nous a permis de constater que dans les cas où les demandes d'avance dépassaient 500 dollars, l'estimation requise des coûts ne suffisait pas à justifier 90 p. 100 de l'avance (en vertu de l'alinéa 42.01(c) de la DSE) dans environ un tiers des avances vérifiées.

Recommandation à l'intention de HPM

3.2.13 HPM devrait aviser les missions qu'il faut respecter les conditions et l'esprit de la DSE 42 pour ce qui est de l'estimation des frais médicaux à engager.

Réponse de HPM

3.2.13 Un message à tous les chefs de mission et à tous les AGC sera envoyé sous peu à cet effet.

3.2.14 SMFF a récemment évalué si toute les petites caisses et les volants de liquidité demeuraient nécessaires. Il s'agit là d'une bonne initiative pour ce qui est de la gestion des espèces, que SMFF devrait envisager d'étendre. La vérification des avances permanentes détenues par le personnel des missions, nous a permis de constater une faible fréquence de roulement (une ou deux fois par an), ce qui amène à se poser des questions sur la nécessité ou le montant de ces avances. Il se peut que les avances permanentes soient détenues par des personnes qui n'ont pas démontré, par l'utilisation qu'elles en font, la nécessité de disposer en permanence de ces fonds. Les avances permanentes entraînent une diminution des disponibilités de fonds de fonctionnement, et des coûts d'administration.

Recommandation à l'intention de SMFF

3.2.15 SMFF devrait demander aux missions d'évaluer et de justifier le besoin d'avoir encore des avances permanentes (fonctionnement, voyages et petite caisse).

Réponse de SMFF

3.2.15 D'accord. La justification des avances permanentes constitue à présent un élément important de l'opération de surveillance permanente de SMF.

3.2.16 Au cours de notre vérification des fonds de petite caisse des missions, nous avons remarqué des cas où la petite caisse a été réapprovisionnée, mais que l'écriture comptable passée dans le SGI pour consigner la transaction ne fournissait pas assez de détails sur la véritable nature des dépenses. L'écriture consistait en un débit imputé aux dépenses de la petite caisse et un crédit au « Fournisseur - comptes à payer ». Vu le grand nombre de comptes GLG auxquels on peut imputer les dépenses, on serait en droit de s'attendre à ce que la classification des dépenses sous « petite caisse » ne soit utilisée que dans des circonstances exceptionnelles. Au cours de l'exercice (2001-2002), ce compte (GLG 43230) a été crédité de 70 990 dollars. Ces transactions de crédit montrent que les missions imputent les dépenses de la petite caisse au bon compte de dépense et corrigent les débits antérieurs imputés au compte de petite caisse. Toutefois, à la fin de l'exercice 2001-2002, le compte GLG 43230 montrait un solde de clôture de 361 042 dollars. Même si l'on considère que le montant en question n'a pas trop d'importance, il faudrait encourager la pratique qui consiste à solder le compte GLG 43230 en débitant le compte de dépenses concerné, vu le très grand nombre de codes de dépenses dont on dispose pour imputer correctement les dépenses de la petite caisse.

Recommandation à l'intention de SMF

3.2.17 SMF devrait envisager d'enlever le compte GLG 43230 de sa charte des comptes pour s'assurer que les dépenses de la petite caisse sont imputées aux comptes de dépenses GLG concernés. Au cas où cette option ne serait pas adoptée, l'Administration centrale et les missions devraient savoir que le compte GLG 43230 ne peut être utilisé qu'exceptionnellement (c.-à-d. quand un code de dépense ne figure pas dans l'actuelle charte des comptes de dépenses GLG).

Réponse de SMF

3.2.17 SMF n'est pas d'accord pour enlever ce compte GLG; toutefois, il reconnaît que ce compte est utilisé trop fréquemment. Par conséquent, SMF examine actuellement tous les débits imputés à ce compte, et elle informera les missions des procédures d'imputation correctes.

Bureau de l'inspecteur général

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Date de modification :
2008-10-14