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Document archivé
Vérification du Consulat général du Canada, Atlanta
(mars 2003)
- Sommaire
- Gestion de la mission
- Programme de relations politiques et économiques et d'affaires publiques
- Programme de développement du commerce international (PDCI)
- Programme des services consulaires
- Programme d'administration
- Fiche de renseignements sur les ressources de la mission
Sommaire
Une vérification a été menée à Atlanta du 15 au 25 octobre 2001. Elle visait les programmes suivants : Programme de relations politiques et économiques, et d'affaires publiques (PERPA), Programme de développement du commerce international (PDCI), Programme des services consulaires et Programme d'administration. La dernière vérification de ces deux derniers programmes datait d'août 1994. Le consulat de Miami relève de la chef de mission d'Atlanta et fait l'objet d'un rapport séparé.
Gestion de la mission
On recommande un engagement accru de la CDM et des gestionnaires de programme dans les opérations quotidiennes. De manière générale, il faut faire preuve de davantage de rigueur dans la planification, le contrôle et l'évaluation des activités opérationnelles et des résultats; il importe également de renforcer la surveillance et les mécanismes de contrôle afin d'accroître l'efficacité des services administratifs. La mission doit améliorer la planification des programmes, le système de comptes rendus, la communication et la cohésion dans les équipes. Elle doit mettre sur pied un comité des ERP, un Comité d'examen des marchés et un vrai comité de logement efficace.
La mission connaît des difficultés croissantes sur le plan de la coordination opérationnelle avec la mission de Miami et de la supervision de celle-ci. L'administration centrale doit examiner les relations qu'entretiennent les deux missions et étudier les avantages que représenterait le fonctionnement autonome de Miami.
Gestion de la mission - rapport détaillé
Programme de relations politiques et économiques et d'affaires publiques
Le Programme PERPA a donné de bons résultats compte tenu des ressources dont il dispose et de l'ampleur du territoire couvert. Des problèmes se posent tout de même pour remplacer le personnel dont le départ est imminent et pour instaurer une ambiance de travail qui contribue à améliorer le travail d'équipe. Le personnel doit également mieux établir ses priorités de travail - car le travail ne manque pas - afin d'être en mesure de répondre aux demandes concurrentes qui lui sont constamment adressées.
Programme de développement du commerce international (PDCI)
Le Programme de développement du commerce international (PDCI) représente une vraie gageure en matière de gestion. Le vaste territoire à couvrir accueille une grande diversité de secteurs à croissance rapide et 54 des 500 entreprises du palmarès Fortune : tout cela représente des occasions d'affaires exceptionnelles pour le Canada, aussi bien en matière d'expansion commerciale que d'investissement. La CDM, le délégué commercial principal (DCP) et les agents du DCI doivent tous intensifier les visites de liaison avec les entreprises. Il faut gérer le programme avec davantage de fermeté, particulièrement avec le personnel dont le rendement est mitigé. Il faut donc établir un protocole de visites de liaison avec les entreprises et établir des normes de compte rendu de ces visites. Le personnel disposera ainsi d'un exemple à suivre. Le Plan d'activités pour le DCI reste un point litigieux avec l'Administration centrale. En effet, son contenu n'est pas toujours axé sur des secteurs précis. Le personnel du programme est d'avis qu'il faut se montrer plus souple vis-à-vis des questions horizontales (p. ex. : les femmes et le commerce international) et des activités imprévues. Certaines initiatives pourtant jugées importantes par le personnel du programme n'ont pas encore été financées alors qu'il ne reste que cinq mois avant la fin de l'exercice. Le programme n'a pas spécialement réussi la mise en oeuvre de la Nouvelle approche du Service des délégués commerciaux.
Programme des services consulaires
Le Programme des services consulaires de cette mission est géré de façon efficace et efficiente. Ses responsables ont habilement négocié avec deux États pour adopter le Traité sur le transfèrement des détenus. On peut toutefois formuler des recommandations sur la normalisation des plans de travail, l'élaboration d'un plan d'urgence régionale et le rapprochement mensuel des inventaires par le gestionnaire de programme.
Programme des services consulaires - rapport détaillé
Programme d'administration
Une récente rotation des ressources ajoutée au besoin de recruter au moins une autre demi-année-personne imposent des pressions considérables au personnel de ce programme. L'agente d'administration de la mission (AAM) est contrainte d'effectuer de nombreuses tâches ordinaires au quotidien au lieu d'assurer ses fonctions de supervision et de gestion. Par conséquent, la planification est inadéquate et la supervision insuffisante. Nombre des anomalies relevées dans la vérification précédente persistent. La CDM doit faire preuve d'un engagement plus rigoureux et voir à la mise en place de contrôles adéquats et efficaces. Si des plans de travail normalisés étaient élaborés, le personnel disposerait de véritables outils de gestion et d'orientation. Il faut établir des systèmes de planification et de suivi des biens à long terme pour atténuer les préoccupations liées aux LP et à leur entretien. La mission est également appelée à prêter plus d'attention et de rigueur aux achats et à la gestion des documents financiers afin d'observer les politiques et dispositions ministérielles et gouvernementales.
Programme d'administration - rapport détaillé
Recommandations
Le présent rapport contient 57 recommandations, dont 54 doivent être mises en oeuvre par la mission et 3 par l'Administration centrale (AC). La direction de la mission a répondu à chacune des recommandations en indiquant les mesures ou les décisions qui ont déjà été prises, ainsi que celles qui font l'objet de mesures à venir. Sur les 57 recommandations, la direction a fait savoir que 28 avaient été mises en oeuvre. Pour les 29 restantes, la direction a précisé quelles sont les initiatives en cours ou les mesures envisagées.
Fiche de renseignements sur les ressources de la mission
Ressources humaines (ETP)
| Programme | EC | ERP | Total |
| Chef de mission | 1 | 1 | 2 |
| DCI | 3 | 7 | 10 |
| PERPA | 1 | 3 | 4 |
| Services consulaires | 0 | 1 | 1 |
| Services administratifs | 0 | 9 | 9 |
| Total | 5 | 21 | 26 |
Ressources matérielles
| Biens | Appartenant à la couronne | Loués | Loués à titre privé |
| Chancellerie | 1 | ||
| RO | 1 | ||
| LP | 3 | 1 | |
| Véhicules | 2 |
Informations financières 2001-2002
| Salaires ERP | 1 684 324 |
| Exploitation | 874 173 |
| Immobilisations | 35 000 |
| Heures supplémentaires EC | 3 000 |
| Total | 2 596 497 |
