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Vérification de l'ambassade du Canada, Beijing

(Janvier 2003)

Sommaire

Une vérification des programmes des relations générales (RG), de développement du commerce international (DCI), des services consulaires et des services administratifs a été effectuée du 21 au 30 janvier 2002 à Beijing. La vérification a été menée en parallèle avec la vérification des quatre autres missions établies en Chine, notamment des deux missions satellites de Beijing, les missions de Guangzhou et Chongqing. Une vérification antérieure de ces programmes, à l'exception des Relations générales, a été effectuée en septembre 1997.

Gestion de la mission

Cette mission, qui s'appuie sur un personnel compétent et motivé, est gérée de manière efficace. Le moral est très bon dans toute la mission. Une solide structure de comité est en place et les communications, tant au niveau interne qu'avec les autres missions établies en Chine, sont efficaces. Les programmes de la mission continuent de prendre de l'expansion, surtout le programme d'immigration. La nouvelle annexe qui abrite la section de l'immigration, et qui n'a que 18 mois d'existence, est déjà surpeuplée. D'autres programmes, plus particulièrement les programmes des RG et de DCI, font face à une importante charge de travail. Toutefois, sans un examen approfondi des ressources, il est difficile d'évaluer si ces programmes sont suffisamment dotés en personnel. Il est essentiel d'avoir une vision claire des exigences à long terme de la mission pour pouvoir effectuer une planification appropriée. Les ententes relatives à la gestion en étoile établies entre Beijing et les consulats de Chongqing et Guangzhou doivent être mises à jour.

Gestion de la mission - rapport détaillé

Relations générales

Ce programme polyvalent est très bien géré. Cinq des six agents politiques parlent le mandarin. Nous sommes face à un groupe consciencieux, ingénieux et ambitieux, soutenu par des employés recrutés sur place dynamiques et bien formés. Le moral est excellent et la communication au sein du programme semble très bonne.

Compte tenu de l'importance et de la complexité de l'accession de la Chine à l'Organisation mondiale du commerce (OMC), nous recommandons un renforcement de la section économique par un second expert canadien en politique commerciale. De la même manière, mais pour des raisons différentes, l'initiative de diplomatie ouverte du chef de mission (CDM) devrait recevoir un appui supplémentaire. Ceci signifie qu'un plus grand nombre de ressources que ce dont il dispose actuellement devra être mis à sa disposition. Une étude récemment réalisée par la mission indique que le Canada accuse un certain retard par rapport à la plupart des autres pays de même optique pour projeter son image et ses valeurs par le biais de la diplomatie ouverte.

La formation linguistique demeure un facteur essentiel pour garantir l'efficacité de nos employés en Chine. Il est encourageant de constater que la Direction générale de la gestion du personnel (HPD) partage ce point de vue et continue de lui accorder une haute priorité.

Relations générales - rapport détaillé

Développement du commerce international (DCI)

Le Programme de développement du commerce international (DCI) s'appuie sur une équipe de gestion expérimentée et compétente. Le moral est bon, tout comme la coordination avec d'autres programmes et d'autres ministères fédéraux (AMF). Le programme fait face à une forte charge de travail et un effort considérable est requis dans les domaines de la promotion des intérêts canadiens et de l'accès aux marchés, ainsi que pour conseiller les clients et intervenir de leur part auprès de représentants du gouvernement et par rapport au régime de réglementation.

Le programme de DCI doit adopter une perspective plus stratégique pour établir son programme d'action, réduire la programmation réactive et entreprendre les activités proactives de promotion du commerce qui sont sous son contrôle. À cette fin, il convient d'établir un cadre plus officiel et mieux structuré de planification, de contrôle et de compte rendu des activités de programme et de leurs résultats. En outre, un dispositif de mesure du rendement permettrait au programme de définir en toute objectivité où et comment diriger ses ressources. Renforcer l'application de la Nouvelle approche permettrait également d'accroître la rentabilité du programme et jetterait les bases pour recueillir et générer l'information nécessaire afin d'évaluer le rendement de manière continue.

Développement du commerce international (DCI) - rapport détaillé

Services consulaires

Le Programme des services consulaires est bien géré et la mission fournit des services consulaires efficaces. Le CDM s'intéresse vivement au programme et la mission est fortement soutenue par l'Administration centrale (AC). Le remplacement du personnel expatrié par des employés du Bureau du service diplomatique (BSD), qui sont trilingues, a amélioré la prestation des services. Du fait de la récente activation du formulaire ROCA (Inscription des Canadiens à l'étranger) en direct, la mission devra réexaminer le système et le mettre à jour plus fréquemment pour garantir l'exactitude des renseignements. Un réseau de coordonnateurs doit être mis en place au cours de l'année prochaine.

Services consulaires - rapport détaillé

Services administratifs

Le Programme des services administratifs fonctionne convenablement, bien qu'il pourrait bénéficier d'une équipe de gestion mieux structurée. De nombreuses réalisations ont récemment vu le jour : on peut notamment citer la construction d'une nouvelle annexe et de logements du personnel (LP), la rénovation d'un bureau ainsi que d'importantes améliorations apportées à des LP en location. Ces améliorations apportées aux logements ont entraîné une réduction marquée des rajustements compensatoires. Le programme a également récupéré 510 000 dollars en dépôts de garantie en attente. D'autres économies pourraient être réalisées si la mission comblait un certain nombre des postes attribués à du personnel recruté sur place (ERP) par des employés du BSD, plutôt que par des expatriés dont les salaires sont considérablement plus élevés. Des numéros de poste doivent être attribués à un grand nombre d'employés. Les contrôles financiers des recettes et des dépenses sont efficaces, bien que les remboursements des « droits exigés pour l'établissement » soient source d'inquiétude. Ces remboursements se sont élevés à 703 542 dollars au cours des 28 derniers mois. La mission détient également cinq obligations émises par des écoles évaluées à 75 000 dollars américains, dont elle pourrait peut-être se passer.

Services administratifs - rapport détaillé


Recommandations

Le rapport contient 41 recommandations. Sur ce chiffre, 31 devront être appliquées par la mission et 10 incombent à l'Administration centrale. Compte tenu des réponses reçues, la mission a pris les mesures appropriées en ce qui concerne 17 de ces recommandations et 14 font l'objet d'actions en cours. Dans le cas de l'Administration centrale, deux recommandations ont été traitées et huit sont actuellement en cours de mise en oeuvre.

Fiche de renseignements sur les ressources

Personnel (ETP)

 ECERPTotal
Bureau du CDM167
Développement du commerce international91019
Relations générales7714
Services consulaires123
Services communs188199
CIC157489
Liaison des Forces canadiennes202
ACDI549
GRC213
Solliciteur général112
Total61186247

* Les totaux NE COMPRENNENT PAS les CEC (3 ERP), les représentants provinciaux du Québec (1 EC et 2 ERP) et de l'Alberta (2 EC et 4 ERP), ni celui d'EDC (1 ERP)

Ressources matérielles

BiensPropriété de la couronneLoués
Chancellerie1(avec un bail foncier)
Annexe - Édifice Paynter1 
Annexe - Nord1(avec un bail foncier)
RO1 
LP1840
Véhicules16 

Information financière pour l'exercice 2001-2002

Salaires des ERP N0124 377 968 $
Heures supplémentaires des EC N01173 000
Services opérationnels N0016 492 629
Immobilisations N005468 400
Total11 411 997 $

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Date de modification :
2008-10-17