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Vérification de l'Ambassade du Canada, Bucarest

(juillet 2003)

Sommaire

L'ambassade du Canada à Bucarest, en Roumanie, a fait l'objet, entre le 4 et le 15 octobre 2002, d'une vérification qui a porté sur les programmes suivants : Relations générales, Développement du commerce international (DCI) et Services consulaires et administratifs. La dernière vérification remontait à 1998. Les vérificateurs ont également visité le consulat à Sofia, en Bulgarie, qui relève de l'ambassade à Bucarest, et leurs observations au sujet de ce bureau sont incluses dans ce rapport. Le bureau de Skopje, en Macédoine, a aussi été visité au cours de cette période, et un rapport distinct sera publié pour cette mission satellite de celle de Bucarest. Cette mission est aussi responsable des relations avec la Moldova.

Gestion de la mission

Cette mission est dirigée par un chef de mission d'expérience qui connaît bien la région, puisqu'il a déjà été affecté à Belgrade, et qui est donc sensible aux relations entre les pays concernés. Il mène un groupe consciencieux de gestionnaires de programmes qui travaillent en équipe et dont la plupart possèdent une vaste expérience de la gestion de programmes. Les ressources actuellement affectées à chacun des programmes sont suffisantes pour satisfaire à tous les aspects des exigences opérationnelles. Dans tous les programmes, on a entrepris, à l'issue d'une récente séance de planification, d'élaborer des plans pour la mission et de fixer des objectifs. Il faudrait améliorer les communications pour accroître l'échange de renseignements entre les programmes ainsi qu'entre la direction et le personnel.

Gestion de la mission - rapport détaillé

Programme des relations générales

Il s'agit d'un programme actif qui assure un soutien précieux au chef de mission et produit des rapports appropriés pour l'Administration centrale (AC). Les nombreuses exigences imposées à ses ressources ont nécessité des efforts de planification plus structurés pour aider à définir les objectifs et déterminer leur priorité et notamment pour renforcer le Programme des affaires publiques.

Programme des relations générales - rapport détaillé

Programme de développement du commerce international (DCI)

La nouvelle direction a amélioré la cohérence du Programme de DCI et a mis davantage l'accent sur la nouvelle approche et une démarche plus proactive, qui inclut un plus grand rayonnement dans toute la région d'accréditation. Un processus de planification solide a été entamé, et l'on s'efforce de tenir les membres du personnel au courant des réalisations, outils et exigences de l'AC les plus récents.

DCI - rapport détaillé

Programme consulaire

Le Programme consulaire est bien géré, et des services efficaces sont assurés aux Canadiens. Ses responsables ont un plan de travail en place pour orienter son fonctionnement. Il faudrait mettre à jour le système ROCA et établir un relevé complet des passeports vierges dont on dispose pour faire en sorte que les chiffres entrés dans le PMP sont exacts.

Programme consulaire - rapport détaillé

Programme administratif

Le Programme administratif est bien géré par un AGC qui a beaucoup d'expérience. Il existe un plan de travail détaillé qui a été communiqué à tous les membres du personnel et approuvé par le CGM. Les responsables du Programme ont modernisé certaines résidences des employés et poursuivront cette initiative. Il faudrait accroître la communication pour tenir les membres du personnel au courant des progrès accomplis en rapport avec le projet de la nouvelle chancellerie; il y a également des décisions à prendre au sujet de l'entretien de la résidence officielle. D'autres points mineurs sont soulevés en ce qui a trait aux finances, aux ressources humaines et à l'informatique.

Programme adminstratif - rapport détaillé

Recommandations et réponses de la direction

Ce rapport renferme 26 recommandations, qui s'adressent toutes à la mission. La direction a répondu à chacune de celles-ci pour indiquer les mesures ou décisions prises et les interventions futures. Sur les 26 recommandations, 19, d'après la direction, ont été mises en oeuvre. En ce qui concerne les sept autres, la direction a indiqué les initiatives en cours ou les mesures prévues.

Fiche de renseignements sur les ressources de la mission

Ressources humaines (ETP)

Programme	EC	ERP	TOTAL
Chef de mission	2	4	6
Relations générales	1	2	3
PCI	1	3	4
Développement	1	2	3
Immigration	4	16	20
Services administratifs et consulaires	3	18,5	21,5
Total	12	45,5	57,5

Il y a deux consuls honoraires : un à Sofia, en Bulgarie, et un à Skopje, en Macédoine.

Ressources matérielles

Biens	Possédés	Loués
Chancellerie	0	1
Annexe (sur un terrain loué)	1	0
RO	0	1
LP	0	10*
Véhicules	5	0

*Il y a à la mission un couple dont les deux conjoints sont des employés.

Information financière (2002-2003)

Budget de fonctionnement (N001)	1 736 280 $
Salaires des ERP (N012)	932 091
Heures supplémentaires des EC (N011)	5 000
Immobilisations (N005)	127 400
Total	2 800 771 $

Bureau de l'inspecteur général