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Vérification des services financiers - activités du Bureau du caissier
(mars 2003)
- Sommaire
- Portée, objectifs, approche et calendrier de la vérification
- Généralités
- Sommaire des observations et recommandations
Sommaire
Le présent document fait état des résultats d'une vérification d'attestation de la qualité au Bureau du caissier (SMFM). Cette vérification visait un double objectif : d'abord, évaluer la qualité des contrôles manuels exercés par SMFM sur les recettes et l'émission des avances, ensuite, déterminer dans quelle mesure le Ministère emploie des méthodes rentables, sûres et pratiques pour payer les frais de voyage des fonctionnaires.
Dans l'ensemble, les processus opérationnels de SMFM comprennent plusieurs contrôles exigeants en main-d'oeuvre, conçus pour protéger les fonds reçus et les chèques de voyage émis. Nos sondages des principaux contrôles choisis révèlent que ces derniers étaient efficaces durant la période d'examen. Par exemple, dans l'ensemble, SMFM procédait rapidement à la compensation des Comptes en attente du caissier et des Fonds en transit du grand livre général. Ce contrôle est essentiel, car il a des retentissements sur l'intégrité de l'information contenue dans les rapports financiers du Ministère. SMFM déposait aussi rapidement les chèques antidatés et vérifiait l'authenticité de la signature (« autorisé par ») sur le formulaire Autorisation de voyager et avance. Toutefois, nous avons relevé certaines lacunes dans le cadre de contrôle qui méritent d'être examinées afin d'atténuer l'exposition aux risques dans ce domaine.
Les fonds reçus par la salle du courrier ne sont pas toujours acheminés directement à SMFM, comme l'exige la politique du Ministère. Ils sont plutôt acheminés vers différents bureaux des programmes à des fins administratives. Ces bureaux retiennent parfois les fonds pendant cinq semaines ou plus, avant de les faire suivre à SMFM pour dépôt. Ces fonds ont représenté au moins 15 millions sur les 185 millions de dollars déposés par SMFM au cours des neuf premiers mois de 2001-2002. Il n'existe aucun contrôle au sein de SMFM qui permette de s'assurer que ces fonds sont reçus pour dépôt au Fonds du revenu consolidé. Par conséquent, nous ne sommes pas en mesure d'attester que toutes les recettes sont promptement déposées et comptabilisées dans les registres financiers du Ministère. Il s'ensuit que les rapports financiers internes et les états financiers de fin d'année puissent être faussés.
Le rapprochement des renseignements liés aux dépôts et aux paiements, contenus dans le SGI, avec le relevé bancaire émis par TPSGC est un contrôle interne fondamental. SMFM a modifié la fréquence de ses rapprochements bancaires, qui sont passés d'annuels à mensuels. Il s'agit là d'une bonne initiative. Notre examen d'un échantillon de rapprochements bancaires a révélé qu'ils étaient bien effectués. Toutefois, personne ne passe en revue les rapprochements bancaires préparés par SMFM. Il faut absolument que le superviseur du Bureau du caissier (SMFM) procède à l'examen et à l'approbation des rapprochements bancaires préparés par SMFM, en raison de leur complexité et de l'importance des dépôts annuels (environ 250 millions de dollars). Cela permettra de mieux s'assurer que ce contrôle clé est fait comme il se doit et qu'il contribue à la protection d'un des principaux biens du Ministère.
Nos sondages ont révélé l'existence, dans le SGI, de chèques sans provision et d'effets en recouvrement (c.-à-d. des traites bancaires non encore compensées) totalisant 252 000 $ en février 2002. De ce montant, 85 000 $ en chèques sans provision provenait des employés, 63 000 $ étaient dus à des chèques sans provision provenaient de tiers de l'extérieur, et 104 000 $, à des traites bancaires non compensées correspondant aux droits exigés pour les services d'immigration. La direction de SMD ne reçoit aucun rapport au sujet du volume, de la valeur et de la provenance des chèques sans provision et des effets en recouvrement, aux fins d'examen et d'analyse. Nous sommes d'avis qu'il y aurait intérêt à produire un rapport de gestion dans ce domaine, car cela serait conforme aux principes énoncés par la politique du Conseil du Trésor en matière de surveillance active, et permettrait d'atténuer l'exposition aux risques éventuels.
Le Ministère a émis plus de 6 000 demandes d'avance durant l'exercice 2001-2002, pour un montant dépassant 10 millions $. Ce niveau de service a exigé près de trois ETP à SMFH et donné lieu à au moins 20 000 écritures dans le SGI. Les avances en chèques de voyage se sont situées entre 150 $ et 23 950 $ en 2001-2002. Sur les 7 millions $ d'avances consenties au cours des neuf premiers mois de 2001-2002, 2 millions (soit environ 30 p. 100) ont été remboursés. À notre avis, la pratique du Ministère qui consiste à faire émettre des avances en chèques de voyage par le Bureau du caissier n'est peut-être ni raisonnable ni rentable, en raison des ressources mobilisées, du nombre et de la valeur des remboursements des frais de voyage (le montant des avances a dépassé les besoins), de l'existence de plus de 850 cartes de voyage et du fait que des services liés aux chèques de voyage sont donnés par les institutions financières ou les banques. Par conséquent, SMD devrait entreprendre une étude pour savoir si les divers mécanismes de paiement relatifs aux frais des voyages gouvernementaux autorisés concilient au mieux coûts, commodité et sécurité.
Le BVG a émis une lettre à la direction décrivant les résultats de son examen des contrôles qui sont appliqués au traitement des opérations informatisées et automatisées au Ministère. Les conclusions du BVG au sujet de ces contrôles, combinées à notre attestation de qualité concernant les contrôles manuels, constituent une évaluation globale de la qualité du cadre de contrôle établi pour la gestion du Bureau du caissier.
En résumé, le cadre de contrôle de la gestion à SMFM comporte des contrôles manuels efficaces qui protègent les fonds reçus ainsi que les chèques de voyage émis. Toutefois, le cadre de contrôle présente des lacunes qui méritent d'être examinées afin d'atténuer l'exposition aux risques dans ce domaine.
Portée, objectifs, approche et calendrier de la vérification
1.1 Portée de la vérification
1.1.1 La vérification s'est limitée aux pratiques et aux contrôles en place à l'intérieur du Bureau du caissier (SMFM), qui se rapportent à la manipulation des recettes et au traitement des avances de voyage. Elle ne s'est pas intéressée aux domaines ci-après qui sont liés aux recettes avant leur acheminement vers SMFM :
- les activités à la salle de courrier SRG, où la majorité des paiements provenant de tiers arrivent à l'AC;
- les processus et contrôles utilisés pour la manipulation des recettes à la Direction des services d'administration et de technologie (EPC), Direction générale des contrôles à l'exportation et à l'importation (EPD), et à la Direction d'Équipe Canada (TCT). Ces deux directions reçoivent à elles seules la majorité des paiements provenant de tiers, après traitement dans la salle du courrier SRG;
- les processus et contrôles des centres financiers qui administrent les remboursements des avances de voyage ou qui peuvent recevoir l'autorisation d'effectuer des paiements, par carte de crédit, de séminaires, conférences ou tout autre service;
- les contrôles généraux qui sont appliqués au traitement des opérations informatisées et automatisées en rapport avec le SGI, étant donné qu'ils ont fait l'objet d'un examen par le Bureau du vérificateur général.
1.2 Objectifs de la vérification
1.2.1 Notre vérification avait pour objectif global de déterminer si les contrôles des recettes et la distribution de chèques de voyage étaient appropriés. En particulier, nous devions déterminer dans quelle mesure :
- les contrôles à SMFM concernant les recettes (espèces, cartes de crédit, chèques et transferts électroniques de fonds) et les avances étaient appropriés;
- le Ministère applique des méthodes rentables, sûres et pratiques pour payer les dépenses de voyages officiels du gouvernement.
1.3 Approche et calendrier de la vérification
1.3.1 La vérification interne s'est déroulée conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et aux normes de l'Institut des vérificateurs internes s'appliquant aux méthodes professionnelles de la vérification interne.
1.3.2 La vérification a permis d'examiner les grands processus opérationnels et les principaux contrôles en vigueur à SMFM. L'examen s'est déroulé notamment entre octobre 2001 et janvier 2002 et a porté essentiellement sur les transactions traitées par SMFM au cours de l'exercice 2001-2002.
1.3.3 Le travail de vérification a comporté l'examen de documents et des entrevues avec le personnel, dans le but de mieux comprendre les activités accomplies et les contrôles en place pour les divers fonds reçus et déposés à la banque. On a préparé des diagrammes pour représenter le cheminement du travail, les contrôles de prévention et de détection en place et les activités de surveillance accomplies par le superviseur au Bureau du caissier.
1.3.4 Nous avons fait des revues générales des principaux processus opérationnels pour vérifier notre compréhension de la gestion du cadre de contrôle. Des sondages de conformité ont également été réalisés sur des transactions choisies au hasard, afin de déterminer dans quelle mesure les contrôles prévus étaient exercés de façon uniforme. Les rapprochements bancaires ont fait l'objet d'un examen poussé, afin de déterminer s'ils étaient complets et exacts.
Généralités
2.1 Structure et ressources de l'organisation
2.1.1 SMFM relève du directeur adjoint, Services financiers à l'AC, par l'intermédiaire du superviseur, Comptes de voyage/services de paiement (SMFP). Les ressources de SMFM se composent de quatre conseillers et d'un superviseur du Bureau du caissier.
2.1.2 Moins de la moitié du temps disponible des quatre conseillers est consacrée aux activités reliées aux dépôts. Deux personnes se concentrent sur le traitement des recettes à déposer provenant des missions et de l'AC, et elles servent en même temps les clients (demandes et remboursements d'avances de voyage, paiements quotidiens du stationnement et autres demandes diverses).
2.1.3 L'essentiel du travail est consacré aux avances de voyage. Les activités comprennent la réception et le traitement des demandes d'avances, l'administration des paiements et des inventaires de chèques de voyage, le traitement des paiements par dépôt automatique, l'inscription des avances dans le SGI, la réception des demandes de remboursement et les remboursements des frais de voyage, la mise à jour du SGI pour refléter la réception des demandes de remboursement de frais de voyage et le traitement des remboursements en vue du dépôt, et l'inscription dans le SGI.
2.1.4 Le superviseur gère les activités quotidiennes, prépare les documents pour l'inscription dans le SGI des transferts électroniques de fonds (TEF) des autres ministères, inscrit dans le SGI les paiements par cartes de crédit provenant de deux projets pilotes menés dans les missions (droits exigés pour les services d'immigration et frais pour l'obtention de passeports), surveille les Comptes en attente du caissier et les Fonds en transit du grand livre général, effectue les rapprochements bancaires et gère l'inventaire principal des chèques de voyage.
2.2 Volume des activités - provenance des dépôts
2.2.1 La principale fonction de SMFM consiste à recevoir et à déposer les fonds acheminés au Ministère et à entrer les écritures dans le SGI. Au cours des neuf premiers mois de 2001-2002, le total des dépôts au compte de banque canadien à l'AC s'est élevé à près de 185 millions $ et on s'attend à ce qu'il atteigne environ 250 millions $ vers la fin de l'année. Le tableau I montre les principales provenances des recettes comprises dans les 185 millions $. Plus de 3 000 écritures ont été faites dans le SGI à ce jour.
Tableau I
| Dépôts à l'Administration centrale au 31 décembre 2001 Analyse des principales provenances des recettes | |
| Provenance des recettes | Montant approximatif |
| Transferts bancaires à partir des missions (excédent des recettes perçues) | 51 M $ |
| Transferts de fonds d'Exportation et développement Canada | 37 M $ |
| Fonds en transit provenant des missions (devises non acceptées dans les banques locales) | 36 M $ |
| Fonds provenant de la Commission canadienne du tourisme pour utilisation dans les missions ou à l'AC | 16 M $ |
| Recettes perçues au titre des licences d'exportation | 15 M $ |
| Comptes divers et en attente | 11 M $ |
| Fonds pour utilisation par les ONG, les Canadiens en difficulté, les bureaux des gouvernements provinciaux, les activités de commandite et les réclamations auprès de l'Iraq | 8 M $ |
| Revenu provenant d'un crédit net - ententes de colocation | 4 M $ |
| Remboursement de prêts à l'affectation | 3 M $ |
| Revenus et comptes à recevoir de PDME | 2 M $ |
| Remboursement d'avances de voyage | 2 M $ |
| Montant total des dépôts au 31 décembre 2001 | 185 M $ |
Remarque : même si le Bureau du caissier ne manipule pas physiquement les deux premiers groupes de fonds, il a la responsabilité du rapprochement de ces dépôts avec le relevé bancaire de TPSGC.
2.3 Volume des activités - avances de voyage
2.3.1 Le deuxième service en importance fourni par SMFM a trait aux avances de voyage. Au cours des neuf premiers mois de l'exercice 2001-2002 :
- plus de 4 200 demandes d'avances de voyage ont été traitées, et l'on prévoit que ce chiffre dépassera 6 000 à la fin de l'année;
- plus de 7 millions $ en chèques de voyage ont été émis;
- plus de 2 millions $ en avances de voyage non utilisées ont été retournés;
- la valeur de l'inventaire des chèques de voyage AMEX était en moyenne d'environ 4 millions $.
2.3.2 Les avances de voyage exigent au moins 20 000 écritures dans le SGI chaque année. Les demandes d'avance exigent au moins trois écritures - l'avance, le règlement final et les frais de service de 1 p. 100 imputés au centre financier qui fait la demande. Si une partie de l'avance doit être remboursée, une quatrième écriture est requise.
Sommaire des observations et recommandations
3.1 Contrôle des recettes à l'Administration centrale
3.1.1 Les fonds liés à la majorité (c.-à-d. 60 p. 100) des registres de caisse à numérotation séquentielle de la salle du courrier SRG ne sont pas envoyés directement au Bureau du caissier pour dépôt, comme l'exige la politique du Ministère. De plus, les chèques sont parfois acheminés par courrier directement au personnel des bureaux des programmes; le processus des registres de caisse de la salle du courrier SRG est ainsi contourné.
3.1.2 D'autres sondages ont révélé que de nombreuses recettes ont été retenues par TCT et EPC pendant des périodes allant jusqu'à cinq semaines, parfois plus. Nous avons aussi remarqué que le Bureau du caissier n'utilise pas les registres de caisse à numérotation séquentielle de la salle du courrier SRG pour vérifier qu'il reçoit tous les fonds envoyés à EPC et à TCT. Par conséquent, nous ne sommes pas en mesure d'attester que tous les fonds reçus par la salle du courrier SRG et acheminés à EPC et à TCT (ou les fonds reçus directement par d'autres bureaux des programmes sans passer par le processus des registres de caisse de la salle du courrier SRG) sont promptement déposés et comptabilisés dans les registres financiers du Ministère, comme l'exigent la politique du Ministère sur la réception et le dépôt de fonds et les règlements du Conseil du Trésor. Cela pourrait fausser les rapports financiers internes et les états financiers de fin d'année.
Recommandation à l'intention de SMS
3.1.3 SMS, en consultation avec SMF, devrait évaluer s'il y a lieu de poursuivre la pratique consistant à envoyer des recettes liées à TCT, à EPC ou à tout autre programme directement de la salle du courrier SRG aux bureaux des programmes respectifs (au lieu du Bureau du caissier). Si cette pratique est jugée acceptable, la politique du Ministère concernant la réception et le dépôt de fonds devrait être modifiée en conséquence. Sinon, il faudrait adopter des mesures pour que soient respectées les exigences actuelles de la politique, après considération des implications que cela aurait sur le plan des ressources aussi bien pour le Bureau du caissier que pour les bureaux des programmes concernés.
Réponse de SMS
3.1.3 SMS, en consultation avec SMF, déterminera si la politique actuelle doit être modifiée. Dans l'affirmative, cela sera fait d'ici le 30 juin 2003.
Recommandation à l'intention de SMF
3.1.4 Si la décision prise en réponse à la recommandation 3.1.3 est de continuer à envoyer les recettes directement de la salle du courrier SRG aux bureaux des programmes, SMF devrait :
- utiliser les numéros séquentiels des registres de caisse pour surveiller ses recettes et vérifier que tous les fonds sont effectivement reçus au Bureau du caissier et déposés rapidement;
- établir un système de registre de caisse uniforme pour tous les programmes donnant lieu à des recettes directes;
- surveiller le temps qui s'écoule entre l'arrivée des fonds à la salle du courrier SRG et leur dépôt à la banque, afin de déterminer si le délai est raisonnable.
Réponse de SMF
3.1.4 Un registre de caisse uniforme sera établi pour tous les programmes. Cela impliquera la surveillance des dates d'arrivée des recettes.
3.2 Contrôle des recettes provenant des missions
3.2.1 Dans l'ensemble, le Bureau du caissier dépose la plupart des fonds en transit (FET) et procède à la compensation du compte FET du GLG rapidement. Nos sondages révèlent que seules 17 écritures de crédit (13 000 $) sur les 2 500 (26 millions $) entrées au compte FET du GLG au cours des six premiers mois de l'exercice 2001-2002 sont demeurées sans compensation dans le SGI.
3.2.2 Toutefois, pour les exercices précédents, nous avons trouvé 70 écritures de débit totalisant 60 000 $ et neuf écritures de crédit totalisant 49 500 $ qui sont restées sans compensation. Certaines écritures sont restées sans compensation durant des périodes allant jusqu'à trois années financières. La différence entre les écritures de débit et de crédit non compensées (10 500 $) pourrait représenter des FET perdus ou volés. SMF et les AGC des missions ne sont pas informés des écritures au compte FET du GLG qui demeurent sans compensation.
Recommandation à l'intention de SMF
3.2.3 SMF devrait veiller à ce que SMFM examine chaque mois les écritures restées sans compensation dans le compte FET du GLG. Afin que les registres financiers du Ministère soient mis à jour rapidement, il faudrait consigner par écrit les résultats de l'examen et les communiquer à SMFH et aux AGC compétents, en vue d'une solution, avec copie à SMFF pour information.
Réponse de SMF
3.2.3 D'accord. SMFM examine chaque mois toutes les écritures restées sans compensation au compte FET du GLG et communique les résultats à tous les intéressés en vue d'une solution.
3.3 Mesures de protection physiques
3.3.1 Les contrôles de l'accès au Bureau du caissier sont adéquats. Les mesures de sécurité appliquées à la manipulation des recettes entre la salle du courrier SRG et le Bureau du caissier, et entre le Bureau du caissier et la banque pour dépôt, sont également adéquates. Toutefois, la majorité (c.-à-d. 60 p. 100) des registres de caisse à numérotation séquentielle de la salle du courrier SRG n'est pas envoyée directement au Bureau du caissier pour dépôt, comme l'exige la politique du Ministère. Les recettes peuvent être retenues pendant cinq semaines ou plus dans certains bureaux des programmes.
3.3.2 La politique du Ministère concernant la réception et le dépôt des fonds est muette sur la question de la sécurité des fonds reçus par les bureaux des programmes et il n'existe aucune procédure détaillée à la disposition des divers détenteurs de recettes.
Recommandation à l'intention de SMS
3.3.3 Si SMS décide de modifier la politique concernant la réception et le dépôt de fonds (voir recommandation 3.1.3) pour permettre aux bureaux des programmes désignés de recevoir des fonds, il devrait, en consultation avec SMF, rédiger des procédures visant à protéger ces fonds.
Réponse de SMS
3.3.3 Sous réserve de la décision prise au titre du paragraphe 3.1.3, la politique sera modifiée le cas échéant.
3.4 Rapprochements bancaires
3.4.1 On procède aux rapprochements bancaires régulièrement, mais cela demande beaucoup de travail. Il n'y a pas, dans le SGI, de programme de rapprochement bancaire automatisé pour les dépôts faits par le Bureau du caissier, alors que cette fonctionnalité existe pour les dépôts des missions. Par conséquent, les rapprochements bancaires mensuels sont faits à la main.
3.4.2 Depuis décembre 2001, les paiements par carte de débit/de crédit (CD/CC) sont entrés un à un dans le SGI. Le nouveau processus accélère l'entrée et le repérage de ces transactions dans le SGI. Néanmoins, il exige encore la tenue d'un registre manuel où sont inscrites toutes les recettes, et impose un processus de rapprochement bancaire exigeant en main-d'oeuvre, étant donné que SMFM doit pouvoir déterminer quels paiements par CD/CC, entrés dans le SGI, correspondent au dépôt quotidien qui figure dans le relevé de la banque.
3.4.3 SMFP n'examine ni ne signe le rapport de rapprochement mensuel préparé par le superviseur du Bureau du caissier. Il n'a pas été envisagé qu'il le fasse quand les rapprochements mensuels ont commencé en avril 2001.
Recommandation à l'intention de SMF
3.4.4 SMF devrait déterminer si le logiciel SAP comprend une fonction de rapprochement bancaire automatisé qui pourrait s'appliquer aux dépôts de l'Administration centrale. Dans l'affirmative, il faudrait entreprendre une analyse de rentabilité de la mise en oeuvre de cette fonction informatique.
3.4.5 SMF devrait envisager la mise en oeuvre d'un système Point de vente (PDV) afin de réduire la charge de travail que représentent le traitement et la comptabilisation des paiements par carte de débit/de crédit et les dépôts.
3.4.6 SMF devrait veiller à ce que SMFP examine et signe le rapport de rapprochement bancaire mensuel préparé par SMFM.
Réponse de SMF
3.4.4 La fonction de rapprochement bancaire automatisé de SAP porte essentiellement sur les chèques en circulation. Elle pourrait très bien convenir dans le cas des ententes en vigueur dans les missions, mais elle a des limites dans le contexte de l'AC. Bien que le processus de rapprochement soit partiellement automatisé, l'AC effectue régulièrement de nombreux types de transactions bancaires dont l'automatisation intégrale n'est pas jugée rentable.
3.4.5 Le processus de paiement par carte de crédit/carte de débit fait l'objet d'un essai pilote dans deux missions et il porte essentiellement sur deux types de recettes - immigration et affaires consulaires. Le Bureau du caissier traite une multitude de recettes dont le volume ne cesse de croître. Plusieurs options sont actuellement à l'étude, mais la solution idéale serait une interface automatisée entre IMS et le système de carte de crédit.
3.4.6 D'accord; les rapprochements bancaires mensuels ont commencé à partir de février 2002.
3.5 Chèques sans provision
3.5.1 Dans l'ensemble, le Bureau du caissier traite rapidement les chèques sans provision et les effets en recouvrement (traites de banque n'ayant pas fait l'objet d'une compensation) reçus de la banque. En février 2002, 252 000 $ en chèques sans provision ou en effets en recouvrement étaient enregistrés dans le SGI.
3.5.2 Aucun rapport de situation n'est préparé à l'intention de SMD sur le volume et la valeur des chèques sans provision ou des effets en recouvrement n'ayant pas fait l'objet d'une compensation, même si les données existent dans le SGI et dans les registres manuels. À noter :
- les paiements non provisionnés, par rapport aux avances à justifier ont totalisé 85 000 $;
- les paiements non provisionnés faits par des tiers à l'AC ont totalisé 63 000 $;
- des droits exigés pour les services d'immigration totalisant 104 000 $, qui ont été envoyés par les missions à l'AC sous forme de traites bancaires entre autres, n'ont pas fait auparavant l'objet d'une compensation par la banque.
Recommandation à l'intention de SMF
3.5.3 SMF devrait veiller à ce que des rapports sur le volume, la valeur et la provenance des chèques sans provision et des effets en recouvrement soient préparés aux fins d'examen et d'analyse par la direction.
Réponse de SMF
3.5.3 D'accord; des rapports ont été institués à partir de mai 2002; on recueille en même temps de l'information au sujet des chèques périmés.
3.6 Chèques postdatés
3.6.1 Les chèques posdatés sont gérés rapidement, même si cette tâche accapare beaucoup de temps. Ils sont notamment liés au PDME et au programme des Canadiens en difficulté. Ils sont classés d'après leur date d'échéance, avec copie des documents justificatifs. On tient un registre manuel où l'on consigne consigne les renseignements relatifs à chaque chèque et la date du dépôt. Toutefois, il est difficile de déterminer le nombre de chèques classés ou le nombre de chèques déposés au cours de l'année.
3.6.2 La situation des chèques postdatés peut changer dans le temps, selon les modifications apportées à l'accord concernant le PDME, la faillite de sociétés ou autres circonstances. Chaque changement de situation alourdit la charge de travail du Bureau du caissier, étant donné qu'il faut procéder à la mise à jour du registre manuel.
Recommandation à l'intention de SMF
3.6.3 SMF, en consultation avec TCE et JPP, devrait réexaminer la pratique qui consiste à accepter les chèques postdatés des clients, vu la charge de travail qu'elle impose au Bureau du caissier, le risque d'oubli, par le client, de l'échéance de paiement et des répercussions possibles sur l'exécution des programmes du Ministère qui donnent lieu à des chèques postdatés.
Réponse de SMF
3.6.3 On déconseillera désormais l'acceptation de chèques postdatés. Les directions seront encouragées à obtenir des remboursements sous forme d'imputation préautorisée par carte de crédit ou de prélèvements bancaires automatiques. Lorsque cela n'est pas possible, les chèques seront administrés conformément au système de registre de caisse uniforme.
3.7 Avances de voyage
3.7.1 Le Ministère a compté plus de 6 000 demandes d'avance au cours de l'exercice 2001-2002. Ce niveau de service a exigé environ trois ETP à SMFM, qui ont été consacrés aux services liés aux avances de voyage et aux remboursements, y compris l'entrée d'environ 20 000 écritures dans le SGI. Les contrôles de SMFM s'appliquant à l'émission des avances sont appropriés.
3.7.2 Les avances par chèques de voyage en 2001-2002 se sont situées entre 150 et 23 950 $, le premier montant représentant un déplacement d'une seule journée et le deuxième, une affectation officielle temporaire d'une durée de trois mois. Sur les 7 millions $ d'avances émises jusqu'en décembre 2001, 2 millions ont été remboursés, ce qui représente environ 30 p. 100 du montant total des avances émises.
3.7.3 Il n'y a pas eu d'examen officiel par SMFM de la pertinence du volume et du montant des avances émises, même si certaines personnes à SMF doutent de l'utilité de ce service. De plus, alors que le Ministère compte plus de 850 détenteurs de cartes de voyage, aucune surveillance n'est exercée sur l'utilisation de ces cartes.
3.7.4 À la lumière de ce qui précède, la pratique du Ministère qui consiste à émettre des avances de voyage par le biais du Bureau du caissier, compte tenu de la valeur et du volume atteints, n'est probablement ni raisonnable ni rentable pour les motifs suivants :
- le nombre et le montant des remboursements des avances de voyage (le montant des avances consenties dépasse les besoins);
- le volume des ressources consacrées à l'administration de cette pratique;
- l'existence de plus de 850 cartes de voyage;
- le fait que ce genre de service est donné par les établissements financiers.
Recommandation à l'intention de SMS
3.7.5 SMS devrait entreprendre, à la lumière de la Politique sur les voyages du CT et du Projet sur l'actualisation de la politique gouvernementale sur les voyages, un examen des divers mécanismes de paiement des dépenses des voyages gouvernementaux autorisés, pour déterminer si ces mécanismes concilient au mieux coûts, commodité et sécurité.
3.7.6 À la lumière des résultats de la mesure recommandée au paragraphe 3.7.5, SMS devrait élaborer une politique ministérielle, pour approbation par le Comité de direction, qui énoncerait des pratiques exemplaires en matière d'avances de voyage, de chèques de voyage, de dépôts automatiques et de cartes de voyage.
Réponse de SMS
3.7.5 SMS examinera les divers mécanismes de paiement des dépenses de voyage dès que les détails du nouveau contrat concernant les voyages en service commandé seront connus, et formulera des recommandations d'ici mars 2003. (La date pourrait être repoussée, si la publication de l'information concernant le contrat du gouvernement est retardée.)
3.7.6 D'accord. SMS élaborera une politique au sujet des mécanismes de paiement d'ici mars 2003, pour approbation par le Comité de direction ministériel. (La date pourrait être repoussée si la publication de l'information concernant le contrat du gouvernement est retardée.)
3.8 Frais de service de 1 p. 100
3.8.1 SMF impute aux centres financiers des frais de service de 1 p. 100 pour l'émission des chèques de voyage. Cette pratique ne fait l'objet d'aucune autorisation de la part du Comité de direction. De plus, la politique du CT n'autorise pas l'imputation intraministérielle de frais entre crédits budgétaires pour les services communs. Cela s'est fait par le passé quand les frais de service ont été parfois imputés au Fonds N005 ou N053 (crédit d'investissement) avec un crédit correspondant au Fonds N001 (crédit F&E).
3.8.2 Les revenus générés par les frais de service de 1 p. 100, qui dépassent 100 000 $ par année, sont crédités au centre financier de SMF. Cela donne lieu à plus de 6 000 écritures de frais de service dans le SGI pour environ 250 centres financiers et mobilise près du quart d'un ETP à SMFM. Sur le nombre total de ces écritures, 2 000 correspondaient à moins de 10 $ et 1 000 à moins de 5 $.
Recommandation à l'intention de SMF
3.8.3 SMF devrait cesser d'imputer les frais de service de 1 p. 100 en raison des restrictions de la Politique sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits du CT et du processus exigeant en main-d'oeuvre que représente l'inscription de milliers d'écritures dans le SGI.
Réponse de SMF
3.8.3 En imputant des frais de service, on fait payer aux clients les coûts directs en frais de service de 0,35 p. 100 qu'AMEX facture au Ministère, pour lesquels SMF n'a pas obtenu de niveau de référence. L'administration des chèques de voyage est de toute évidence un processus exigeant en main-d'oeuvre, et SMF s'efforce de remplacer ces derniers par des cartes individuelles de voyage (CIV) et par les dépôts automatiques, méthodes plus conformes aux principes de la fonction de contrôleur moderne et au projet sur l'actualisation de la politique gouvernementale sur les voyages.
