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Vérification des contributions ministérielles au Services social international du Canada (SSIC)

(Avril 2003)

Résumé

La Direction de la vérification interne (SIV) a entrepris une vérification de la gestion des contributions versées au Service social international du Canada (SSIC) par la Direction générale des Affaires consulaires (JPD), dans le cadre de son examen des subventions et des contributions du Ministère. Cette vérification avait pour objet de fournir l'assurance que les paiements de contribution étaient versés au SSIC en conformité avec la politique du Ministère sur les programmes de subvention et de contribution et de définir dans quelle mesure le programme de contribution était géré à l'aide de pratiques de contrôle efficaces.

Les dossiers relatifs à l'accord de contribution avec le SSIC ont été vérifiés et jugés conformes à la politique ministérielle. Les critères utilisés pour évaluer le programme de contribution ont été tirés des politiques, directives et procédures du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) et du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Ces critères ont ensuite été étudiés avec les gestionnaires de la Direction générale des Affaires consulaires (JPD) qui les ont acceptés. Indépendamment du fait que les dossiers contenaient de la documentation pertinente et des approbations en bonne et due forme des paiements, les dossiers de programmes pourraient être mieux organisés et plus complets. Les activités du bénéficiaire sont contrôlées par le directeur du Service des programmes (JPP) et des agents de la Gestion des cas (JPO).

Portée, objectifs et méthode

1.1 Portée

1.1.1 La présente vérification était plus particulièrement axée sur les pratiques et les contrôles utilisés par JPD pour gérer les contributions versées au SSIC. L'accord de contribution est en vigueur pour les exercices 2001-2002 à 2005-2006. L'équipe de vérification a vérifié le rôle joué par JPD pour gérer le programme de contribution en conformité avec les politiques du Conseil du Trésor et du Ministère sur les paiements de transfert.

1.2 Objectifs

1.2.1 L'objectif général consistait à définir dans quelle mesure le programme de contribution était géré à l'aide de pratiques de contrôle efficaces et dans quelle mesure il respectait les exigences législatives et réglementaires. Plus particulièrement, l'équipe de vérification s'est attachée à définir les points suivants :

  • si l'accord de contribution était justifié en vertu des autorisations pertinentes;
  • si l'accord de contribution était préparé en conformité avec la Politique sur les paiements de transfert du MAECI;
  • si les modalités et le mode de paiement étaient conformes aux modalités et conditions approuvées par le Conseil du Trésor;
  • si les agents de programme effectuaient un contrôle des projets.

1.3 Méthodes

1.3.1 L'équipe de vérification a examiné les principaux processus administratifs et les contrôles clés associés à la gestion des accords de contribution au sein du MAECI. La phase d'examen de la vérification a été mise en oeuvre pendant les mois de décembre 2002 et janvier 2003.

1.3.2 Nous avons procédé à un examen complet de la documentation pertinente relative au programme et interrogé des membres clés du personnel de la Gestion des cas et du Service des programmes de la Direction des Affaires consulaires, du Bureau de l'administration du secteur (SAM), du Chef, comptes de fournisseurs (SMFS) et de l'Analyse des programmes - Directions générales fonctionnelles (SMPT).

Vue d'ensemble

2.1.1 Le SSIC est un organisme non gouvernemental à but non lucratif qui fournit une aide consulaire aux citoyens canadiens, au Canada et à l'étranger, depuis 1979.

2.1.2 le Conseil du Trésor a approuvé les modalités et conditions du renouvellement de la contribution du Canada au SSIC, d'un montant maximum de 80 000 dollars par an, pour la période quinquennale de 2001-2002 à 2005-2006. Les fonds sont imputés au crédit 10 - Subventions et contributions du Ministère.

2.1.3 La contribution du MAECI représente une source essentielle de financement pour les dépenses d'exploitation du SSIC. D'autres sources de financement proviennent des provinces, des membres et des donateurs. En outre, le MAECI a conclu un marché des services avec le SSIC pour des renvois de cas individuels à 2 000 dollars par renvoi.

2.1.4 SIV a fourni un appui au programme en élaborant un cadre de vérification fondé sur les risques en février 2001. Le niveau de risque global associé au financement du SSIC est faible. Ceci est principalement dû au fait que les montants versés sont relativement limités (80 000 dollars par année) et que le Ministère compte de nombreuses années d'expérience de travail avec le SSIC. Par ailleurs, la Direction de l'évaluation (SIE) a procédé à une évaluation du SSIC. Les conclusions du rapport, qui date du 14 mai 2002, ont signalé que le SSIC offrait un mécanisme de réponse rentable aux Canadiens en détresse, ainsi que des services de haute qualité à un coût moins élevé que ce que le MAECI pouvait offrir à l'interne.

2.1.5 L'accord de contribution prévoit l'engagement, par le SSIC, de fournir au MAECI un rapport annuel de son assemblée générale annuelle, ainsi que les états financiers vérifiés par un cabinet de vérificateurs accrédité. SIV a examiné les rapports annuels pour les exercices se terminant le 31 mars 2001 et 2002 ainsi que les états financiers vérifiés pour les exercices se terminant le 31 mars 2001 et 2002.

2.1.6 Le rapport annuel a permis de dégager des résultats, ainsi que des lacunes et des problèmes importants pour l'année fiscale se terminant le 31 mars 2002. Des services ont été fournis dans 77 pays au cours de l'exercice 2000-2001 et dans 65 pays au cours de l'année fiscale 2001-2002, les cas de protection de l'enfance et de la famille représentant la majorité des services fournis.

2.1.7 Les vérificateurs attitrés ont soumis une opinion claire et sans réserve sur les états financiers du SSIC au 31 mars 2002, conformément à des principes comptables généralement reconnus.

Observations et recommandations

3.1 Rapport annuel et états financiers vérifiés

3.1.1 L'annexe A de l'accord de contribution décrit les engagements convenus par le SSIC. Un engagement énonce que le SSIC fournira au MAECI un rapport annuel de l'assemblée générale annuelle du SSIC ainsi que des états financiers vérifiés par un cabinet de vérification accrédité. Cet engagement a été rempli pour l'exercice se terminant le 31 mars 2001, mais ni le rapport annuel, ni les états financiers vérifiés n'avaient été produits, au moment de la vérification, pour l'exercice se terminant le 31 mars 2002. Avant que la vérification soit achevée, le bénéficiaire avait fourni le rapport annuel et les états financiers vérifiés mais ceci, 10 mois après la fin de l'exercice. Il est capital que ces rapports soient reçus et examinés par JPD car ils constituent un élément important de son cadre de contrôle de la gestion.

Recommandation à l'intention de JPD

3.1.2 JPD devrait faire en sorte de recevoir et d'examiner le rapport annuel et les états financiers vérifiés au cours du premier trimestre suivant la clôture de l'exercice du SSIC.

Réponse de JPD

3.1.2 On a discuté du fait qu'il est important que JPD reçoive le rapport annuel et les états financiers vérifiés du SSIC dans les plus brefs délais avec le directeur exécutif du SSIC. Ce dernier veillera à ce que, à l'avenir, les rapports soient soumis à la Direction des affaires consulaires en temps opportun pour être examinés par le personnel des services consulaires. On entreprendra, selon les besoins, des activités de suivi.

3.2 Contrôle, paiements de contribution et gestion des dossiers de programmes

3.2.1 JPP contrôle les rapports financiers trimestriels et les demandes de paiement présentées par le bénéficiaire et prépare les rapports trimestriels sur la qualité du rendement, lesquels sont fondés sur des évaluations du rendement soumises par JPO. JPD reçoit et examine les commentaires de JPP avant d'approuver la demande de paiement pour le compte du programme. La demande est ensuite transmise au Conseiller de l'administration du secteur (SAM) où un autre examen est entrepris, puis le paiement est certifié en vertu de la section 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Pour finir, SMFS certifie le montant demandé en vertu de la section 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

3.2.2 Le rapport trimestriel sur la qualité du rendement préparé par JPP est un résumé de toutes les évaluations de la qualité des services du SSIC déclarés par les agents de gestion des cas. Les rapports sur la qualité du rendement fourniront une cote de satisfaction globale des services fournis par le SSIC. Sur une échelle de 1 à 10, les scores ont été régulièrement supérieurs à 8.

3.2.3 En ce qui concerne le mode de paiement décrit dans l'annexe B de l'accord de contribution, ce dernier prévoit le versement de paiements anticipés fondés sur des prévisions trimestrielles. SAM ne possédait pas un exemplaire intégral de l'accord de contribution et tous les paiements ont été effectués à partir d'un rapport des coûts réels déclarés; par conséquent, tous les paiements ont été effectués après coup. Le SSIC peut et doit demander les versements anticipés autorisés dans l'accord de contribution.

3.2.4 En règle générale, les dossiers de programme étaient incomplets et confus. Les documents comprenant la piste de vérification depuis la proposition de programme jusqu'à l'approbation de ce dernier étaient classés pêle-mêle et, dans certains cas, étaient manquants bien qu'ils aient été retrouvés par la suite. Certains dossiers contenaient un assortiment de documents tels que des factures relatives au marché de services, des demandes de paiement relatives à l'accord de contribution ainsi que des formulaires d'évaluation de la qualité et des rapports trimestriels sur le rendement. Dans la section 6.2 a) de la politique sur les subventions et les contributions du Ministère en vertu de la gestion des programmes de subventions et de contributions, il est stipulé que les dossiers comptables et dossiers de programme requis ainsi que d'autres documents pertinents doivent être tenus à jour pour fournir une preuve documentaire des décisions rendues (tant les accords initiaux que toute modification apportée ultérieurement) ainsi que pour permettre la communication des montants payés aux bénéficiaires des paiements. Il est ensuite énoncé que SXIS peut aider les différentes divisions pour tout ce qui concerne la tenue des dossiers, p. ex., la création et la gestion de dossiers, ainsi que le délai de conservation de ces derniers. Nous suggérons à JPD d'envisager de créer un premier dossier pour les propositions soumises au Conseil du Trésor, les approbations et l'accord de contribution, un deuxième pour les factures relatives au marché de services, un troisième pour les paiements liés à l'accord de contribution et un quatrième pour les formulaires d'évaluation et les rapports trimestriels sur le rendement.

Recommandation à l'intention de SAM

3.2.5 SAM devrait détenir un exemplaire intégral de l'accord de contribution, y compris des procédures de paiement.

Réponse de SAM

3.2.5 SAM est désormais en possession d'un exemplaire intégral de l'accord de contribution, y compris des procédures de paiement.

Recommandation à l'intention de JPD

3.2.6 JPD devrait organiser ses dossiers de programmes en bonne et due forme et faire en sorte que l'on puisse avoir accès facilement à toute la documentation requise.

Réponse de JPD

3.2.6 Des arrangements ont été pris avec SXIS pour qu'un membre de leur équipe travaille conjointement avec le personnel de JPP, afin de mieux organiser les dossiers de programmes. Ce projet a été mené à bonne fin le 14 mars 2003.

Bureau de l'inspecteur général

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Date de modification :
2008-12-01