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Vérification du Haut-commissariat du Canada, Kingston

(Avril 2003)

Résumé

Du 20 au 24 mai 2002, le Programme des relations générales, le Programme de développement du commerce international, le Programme des services consulaires et le Programme d'administration ont fait l'objet d'une vérification à Kingston. La mission n'avait pas fait l'objet d'une vérification depuis 1994; il s'agissait d'une vérification de suivi. La mission est responsable des relations avec la Jamaïque, les Bahamas, le Belize, les îles Caïmans ainsi que les îles Turks et Caicos.

Gestion de la mission

La mission est dirigée par une équipe de gestion solide et un chef de mission (CDM) fort compétent. Le Comité de gestion de la mission coordonne et surveille les activités et planifie les événements à venir. Toutefois, l'élaboration d'un plan officiel pour la mission et de plans pour chaque programme améliorerait la supervision et la reddition de comptes. De plus, l'intensification des communications et de la promotion du travail d'équipe, y compris la restructuration du Comité des ERP, favoriserait le moral et l'intégration des programmes.

Gestion de la mission - rapport détaillé

Programme des relations générales (PRG)

Il faudra consacrer davantage d'attention et d'efforts au secteur des affaires publiques, ce qui nécessitera la mise à niveau des ressources actuelles, par exemple en redistribuant la charge de travail entre le bureau du CDM, le Programme d'administration et le PRG et en convertissant en postes d'ERP les postes de SCY au sein du PRG.

Relations générales - rapport détaillé

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Programme de développement du commerce international (PDIC)

Le PDIC, sous la direction du nouveau délégué commercial principal, a adopté une stratégie de travail d'équipe qui a permis de mieux cibler l'orientation du programme et d'améliorer la coordination des activités. Le Programme suit la Nouvelle Approche dans la prestation de ses six services de base à la clientèle. Il faudra toutefois déployer des efforts supplémentaires pour établir des plans et fixer des objectifs en matière de visites. De plus, la réussite de l'initiative Foire commerciale virtuelle nécessitera le soutien de l'AC.

PDIC - rapport détaillé

Programme des services consulaires

Le Programme des services consulaires est bien géré. Les plans d'urgence et les Conseils aux voyageurs ont été mis à jour récemment, et un réseau de coordonnateurs d'urgence est en place. La sécurité et la comptabilité des passeports et du reste du fonds documentaire sont adéquates. Il faudra évaluer la pertinence d'établir un consul honoraire aux îles Caïmans qui remplacerait celui des îles Turks et Caicos. De plus, il faudra examiner les coûts de fonctionnement élevés du consul honoraire des Bahamas.

Services consulaires - rapport détaillé

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Programme d'administration

Le Programme d'administration est bien géré et fonctionne efficacement. La description des objectifs et priorités ainsi que les communications doivent toutefois être améliorées. Il faut également évaluer la configuration des ressources du Programme, particulièrement en ce qui concerne les fonctions du chef de bureau et du gestionnaire immobilier. La fusion de ces deux postes en un poste d'agent-gestionnaire consulaire (AGC) adjoint permettrait de réaliser des économies.

Programme d'administration - rapport détaillé

Recommandations et réponses de la direction

Le rapport de vérification contient un total de 32 recommandations, soit 30 adressées à la mission et 2 adressées à l'Administration centrale (AC). La direction a répondu à chacune en indiquant les mesures ou les décisions déjà prises ainsi que les mesures qui seront prises ultérieurement. Sur les 32 recommandations, la direction a indiqué que 15 avaient été mises en oeuvre. Pour les 17 autres, elle a mentionné les initiatives en cours ou les mesures qui sont prévues.

Fiche d'information sur les ressources de la mission

Ressources humaines (ETP)

Programme	EC	ERP	Total
CDM	2	5	7
Relations générales	2	1	3
Promotion du commerce international	1	3	4
Immigration	4	21	25
Développement	2	2	4
GRC	2	1	3
Administration et services consulaires	2	18	20
Total	15	51	66

Ressources matérielles

Éléments d'actif	Propriétés de l'état	Loués par l'état
Chancellerie	1	0
Résidence officielle	1	0
Logements du personnel	8	6
Véhicule	6	0

Information financière pour 2001-2002

Exploitation (N001)	2 112 432 $
Salaires des ERP (N012)	1 606 565 $
Travail supplémentaire des EC (N011)	8 200 $
Dépenses en capital (N005)	102 200 $
Total	3 829 397 $

Bureau de l'inspecteur général