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Vérification de l'ambassade du Canada à Mexico (y compris Monterrey et Guadalajara)

(Juin 2003)

Sommaire

Les programmes des relations générales (RG), de la promotion du commerce international (PCI), des affaires consulaires et d'administration du Mexique ont fait l'objet d'une vérification du 3 au 14 mars 2003. La vérification des consulats commerciaux de Guadalajara et de Monterrey s'est déroulée du 10 au 12 mars 2003. Trois des sept consuls honoraires du Mexique (soit ceux d'Acapulco, d'Oaxaca et de Puerto Vallarta) ont quant à eux reçu la visite des vérificateurs entre le 10 et le 13 mars 2003. La dernière vérification de la mission du Mexique remonte au mois de juin 1998.

Gestion de la mission

À l'heure actuelle, la mission doit composer avec une charge de travail excessive attribuable au rôle de plus en plus important que joue le Mexique sur les plans bilatéral et multilatéral et au nombre élevé et continu de visites de dignitaires. Or, les ressources n'ont pas augmenté au rythme de la charge de travail. Bien que la mission du Mexique ait obtenu d'excellents résultats jusqu'à maintenant, la charge de travail est gérée à un rythme qui ne saurait être maintenu. Cette situation a créé une pression évidente sur le personnel, entraînant un stress et de l'épuisement professionnel. Il faut appliquer une solution en deux volets. D'abord, il faut répondre aux besoins immédiats en ressources de la mission. Des mesures sont déjà prises à cet égard. Ensuite, la direction de la mission, avec le soutien de l'Administration centrale, doit modifier sa façon de gérer la charge de travail et prendre sans tarder des mesures visant l'amélioration du moral du personnel et l'élimination du sentiment d'aliénation. Nous avons défini des mesures interpersonnelles à l'intention de la direction, par exemple l'adoption d'approches déjà mises en place au Ministère (p. ex., e3)(1) visant à réduire les problèmes associés à l'importance de la charge de travail par rapport au niveau de ressources.

Aussi, compte tenu de la taille et de l'importance accrues de la mission du Mexique, il faut créer un poste de chef de mission adjoint à l'ambassade et un poste de consul général à Monterrey. Le chef de mission adjoint assumerait une partie de la charge de travail du chef de mission (CDM), tandis que le consul général s'occuperait davantage des activités dans le nord du Mexique et assumerait une partie de la charge de travail du personnel de l'ambassade.

Pour régler le problème de surpeuplement des locaux de la chancellerie, on a trouvé une solution en deux volets : on procédera à une réorganisation des locaux et on demandera au Centre d'études canadiennes (CEC) de libérer les locaux qu'il occupe au rez-de-chaussée. Le CEC déménagera en mars 2005, soit à l'expiration du PE conclu avec le Ministère.

La création d'une section des visites au sein du Programme d'administration devrait permettre de réduire le fardeau administratif et logistique que représentent les visites pour les programmes de la mission.

Gestion de la mission - rapport détaillé

Programme des relations générales

Le Canada entretient des liens bilatéraux importants avec le Mexique, comme l'indiquent les priorités stratégiques du Ministère. La charge de travail s'est considérablement accrue depuis l'élection d'un nouveau gouvernement au Mexique en 2000, et le programme a atteint des niveaux d'excellence et d'efficacité enviables. La charge de travail demeure toutefois difficile à gérer, comme c'est le cas dans le reste de la mission. Afin de régler le problème, on affectera un nouvel agent FS 01 à la Section des affaires politiques dès l'été de 2003. Il faut améliorer les communications et la planification stratégique en organisant des séances de réflexion périodiques et des séances de planification. Par ailleurs, il faut prévoir davantage de déplacements et d'activités de communication pour faire connaître les services de la mission dans toutes les régions du pays. Le gestionnaire de la Section des relations avec le Congrès et des affaires publiques a trop de responsabilités, compte tenu de l'importance de plus en plus grande de chaque unité. À court terme, il faudrait transférer les activités de relations avec le Congrès à la Section des affaires économiques; la nouvelle section des affaires publiques serait dirigée par un spécialiste de ce secteur. Certaines recommandations sont formulées au sujet des ressources. Il faut moderniser et réorienter les services de bibliothèque pour offrir de meilleurs services aux programmes de la mission.

Programme des relations générales - rapport détaillé

Programme de promotion du commerce international (PCI)

  1. Mexico
    Les activités du Programme de PCI de la mission à Mexico se sont multipliées ces trois dernières années et on ne prévoit pas de ralentissement à court terme. Les ressources affectées au Programme sont nettement insuffisantes pour répondre aux besoins opérationnels, comme l'indique le nombre d'heures supplémentaires non rémunérées qu'effectuent régulièrement tous les employés affectés au programme pour s'acquitter de leur charge de travail. La création d'un nouveau poste d'adjoint commercial est recommandée. La délégation d'un plus grand nombre de responsabilités au gestionnaire adjoint du Programme et à d'autres agents canadiens devrait alléger la charge de travail administrative du gestionnaire du Programme. Dans l'ensemble, le Programme est bien structuré, mais des mesures pourraient être prises pour améliorer les communications et l'esprit d'équipe. Il y aurait lieu d'organiser des séances de réflexion annuelles réunissant le personnel des trois missions et des représentants de l'Administration centrale afin de solidifier l'esprit d'équipe et d'améliorer la planification stratégique.
  2. Guadalajara
    Le consulat de Guadalajara doit composer avec l'augmentation de la charge de travail consulaire et l'élargissement des activités du Programme de PCI. Les locaux du consulat sont trop exigus; on pourrait louer des locaux supplémentaires. Il faudra un bureau pour un nouvel adjoint commercial et un nouvel agent commercial, dont l'embauche est recommandée par l'équipe de vérification.
  3. Monterrey
    Le consulat de Monterrey reçoit de plus en plus de demandes concernant l'exécution de divers programmes et services dans le nord du Mexique à l'appui des relations bilatérales. La désignation du bureau de Monterrey comme consulat général et l'augmentation de ses ressources permettraient de répondre plus facilement à ces nouvelles demandes. Nous recommandons l'embauche d'un adjoint commercial et d'un agent commercial supplémentaires, ainsi que l'augmentation des budgets de déplacement et d'hébergement.

Programme de la promotion du commerce international - rapport détaillé

Programme des services consulaires

Le Programme des services consulaires au Mexique est le programme consulaire le plus névralgique du Ministère, compte tenu du nombre élevé de touristes et de résidents canadiens qui voyagent au Mexique et du fait que le Programme compte dix points de services partout au pays. Dans l'ensemble, l'exécution du Programme est efficace; la direction de la mission et l'AC surveillent de près la qualité du service à la clientèle. Compte tenu du rôle important que jouent les consuls honoraires au sein du réseau d'exécution du Programme, il faudrait s'assurer qu'ils reçoivent une rémunération adéquate.

Programme des services consulaires - rapport détaillé

Programme d'administration

L'augmentation du nombre de programmes du MAECI et d'autres ministères exécutés à l'ambassade et dans les consulats, ainsi que le nombre d'organismes provinciaux et d'autres chancelleries qui sont colocataires des locaux nécessitent une augmentation du personnel administratif. L'arrivée, à l'été de 2003, d'un quatrième agent gestionnaire consulaire (AGC) adjoint (EC), et la régularisation d'un poste contractuel d'adjoint à la gestion des biens immobiliers recruté sur place devraient rectifier un tant soit peu la situation. Nous recommandons l'embauche de nouvelles ressources pour l'exercice 2003-2004.

Diverses recommandations visent la mise en place des éléments décrits dans la section relative à la gestion de la mission qui sont nécessaires à l'amélioration du moral du personnel et au rétablissement de la confiance. Ces recommandations se rapportent à des situations qui touchent l'ensemble de la mission.

Le Ministère doit simplifier son SGI pour régler le problème relatif aux systèmes de comptabilité « parallèles ». Même si la mission estime comme exemplaire sa façon de faire, c'est-à-dire la mise à jour manuelle des feuilles de calcul pour faire le suivi des dépenses, le Ministère devrait fournir à la direction de la mission des rapports électroniques conviviaux, de sorte que celle-ci n'ait plus à créer ses propres rapports. Cette situation avait déjà été observée dans le cadre d'autres vérifications de la mission. Les systèmes financiers de la mission du Mexique sont efficaces et les recommandations formulées visent l'amélioration des procédures et l'embauche d'un comptable adjoint.

Il faudrait élaborer un plan de travail annuel sur les télécommunications, afin de créer un équilibre entre les besoins de la mission, ses responsabilités au Mexique en ce qui concerne le maintien du service central du MITNET pour neuf bureaux, et les besoins des huit missions qui sont servis par des employés itinérants. Il faudra peut-être embaucher un troisième spécialiste des télécommunications. Des ententes de responsabilité devraient être établies entre la mission, l'AC, les AS et les EL pour définir clairement les priorités, les objectifs et les résultats souhaités.

Programme d'administration - rapport détaillé

Mise en oeuvre des recommandations

Le présent rapport de vérification renferme 67 recommandations; 64 d'entre elles visent la mission et 3 visent l'Administration centrale (AC). La direction a indiqué, pour chacune des recommandations, les mesures ou les décisions qui avaient déjà été prises et celles qui étaient prévues. Ainsi, selon la direction, 46 des 67 recommandations ont été mises en oeuvre. En ce qui a trait aux 21 autres recommandations, la direction a décrit les mesures en cours ou prévues.

Sommaire de l'augmentation des ressources

ProgrammeExercice 2003-2004Moyen termeLong terme
DirectionEC  1 CDM adjoint 
Relations généralesEC1 agent politique FS-01poste créé le 1er avril 20031 agent économique FS-01 
  1 agent des relations avec le Congrès FS-02 
ERP1 agent des relations avec le Congrèsconversion d'un poste d'une durée déterminée1 adjoint aux relations générales 
1 adjoint des relations avec le Congrèsconversion d'un poste d'une durée déterminée1 adjoint aux affaires culturelles 
1 adjoint aux affaires culturellesposte de contractuel régularisé  
1 adjoint média   
PCIERP1 adjoint, Agriculture Canada - Mexico 1 adjoint à PCI - Mexico 
1 adjoint à PCI - Monterrey 1 agent à PCI - Monterrey 
1 adjoint à PCI - Guadalajara 1 agent à PCI - Guadalajara 
  1 agent à PCI - Mexico 
Services consulairesERP1 adjoint aux services consulairesposte créé le 1er avril 2003  
AdministrationEC1 AGCA AS-05poste créé le 1er avril 2003 1 technicien (EL)
ERP1 adjoint aux biens immobiliersposte contractuel régularisé1 agent du personnelERP pour soutien aux AMF, au besoin
1 adjoint comptable 1 adjoint aux visites
1 adjoint administratif 1 traducteur (poste contractuel régularisé)
Autres ministèresEC1 spécialiste, agriculture et agro-alimentairedébut été 2003 présence nouvelle et/ou élargie

Fiche d'information sur les ressources de la mission - Mexico

Ressources humaines (ETP)

ProgrammeECERPTotal
CDM2810
Relations générales51318
PCI - Mexico51217
EDC - Mexico11.52.5
Immigration2911
Administration72330
Services consulaires167
- personnel du consul honoraire *044
MDN202
GRC/liaison224
Ressources naturelles01.51.5
Province de l'Alberta112
Total2881109

Les consuls honoraires sont établis à Acapulco, Cancun, Puerto Vallarta, Mazatlan, Tijuana, Oaxaca et San Jose del Cabo. Un ERP travaille à Acapulco, un autre à Cancun, et deux autres à Puerto Vallarta.

Ressources matérielles

BiensDétenusloués
Chancellerie - Mexico10
RO10
LP - Mexico124
Véhicules100

La mission compte actuellement deux couples d'employés.

Information financière, 2002-2003 (comprend Monterrey et Guadalajara)

Budget de fonctionnement4 159 909 $
Salaires des ERP3 933 589 $
Salaires des EC2 879 224 $
Immobilisations281 100 $
Total11 253 822 $

Fiche d'information sur les ressources de la mission - Monterrey

Ressources humaines (ETP)

ProgrammeECERPTotal
PCI13.54.5
EDC - Monterrey01.51.5
Administration et services consulaires011
Total167

Ressources matérielles

BiensDétenusLoués
Consulat01
LP01

Fiche d'information sur les ressources de la mission - Guadalajara

Ressources humaines (ETP)

ProgrammeECERPTotal
PCI134
Administration et services consulaires011
Total145

Ressources matérielles

BiensDétenusLoués
Consulat01
LP01

1. e3 = équilibre, efficacité et excellence. Cette approche ministérielle vise à établir un équilibre entre les priorités et les ressources disponibles. Il s'agit d'un processus officiel destiné à trouver de nouvelles façons de faire et de nouvelles méthodes de détermination des priorités et des mesures connexes à prendre. L'approche e3 est également une nouvelle façon d'aborder les activités, les objectifs et les clients.

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Date de modification :
2008-11-27