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Vérification du haut-commissariat du Canada, Pretoria (y compris Johannesburg et Le Cap)

(Juillet 2003)

Sommaire

Une vérification des programmes suivants : Relations générales (RG), Services consulaires et Services administratifs a été menée à Pretoria, entre le 29 avril et le 7 mai 2002, et au Cap, le 2 mai 2002. Une vérification du programme de Développement du commerce international (DCI) en Afrique du Sud a été effectuée à Johannesburg les 2 et 3 mai 2002. La précédente vérification de la mission de Pretoria (y compris les bureaux de Johannesburg et du Cap) datait de mai 1995.

Le programme d'Immigration en Afrique du Sud a fait l'objet d'une vérification séparée mais concomitante à Pretoria par une équipe de Citoyenneté et Immigration Canada. Les problèmes conjointement décelés dans les domaines des finances, des ressources matérielles et humaines ou de la technologie de l'information ont été traités en collaboration. Les aspects de ces problèmes concernant directement le MAECI sont traités dans les sections pertinentes de ce rapport.

Gestion de la mission

La mission est gérée selon le modèle « une mission - trois bureaux ». La mission existe depuis longtemps et elle est bien gérée, en dépit des défis posés par les nombreuses visites de délégations de haut niveau et la prestation de programmes par l'entremise de trois bureaux distincts. Les communications et la coordination du travail entre les bureaux sont excellentes, et des efforts exceptionnels sont déployés pour entretenir un esprit de corps. La CDM consacre aussi du temps à ses responsabilités multilatérales à Nairobi. Elle a donc la responsabilité de quatre bureaux, ce qui accroît la difficulté de la gestion de la mission sans que la qualité en soit amoindrie. Tous les programmes sont bien gérés.

Gestion de la mission - rapport détaillé

Relations générales

Les fréquentes visites de délégations de haut niveau et la pénurie de ressources a créé des rapports hiérarchiques circonstanciés. Le nouveau poste d'agent politique subalterne qui devrait être créé cet été allégera en partie la pression à Pretoria. L'agent politique, qui est le seul EC au Cap, relève à l'heure actuelle du gestionnaire des RG de Pretoria. Vu les multiples rôles qu'il assume au Cap, il devrait plutôt relever de la CDM, avec laquelle il collabore directement. La mission a recommandé à l'Administration centrale la nomination d'un consul général au Cap, mais aucune décision définitive n'a encore été prise. Afin d'alléger le fardeau administratif de cet agent, Pretoria devrait prendre en charge une partie plus importante des tâches administratives du Cap.

Relations générales - rapport détaillé

Développement du commerce international (DCI)

La même situation, en ce qui concerne les visites de délégations, a forcé les responsables de ce programme à adopter également une attitude réactive. On prévoit une augmentation du nombre des visites d'entreprises, et l'Administration centrale (SDC) devrait mettre en place certains outils ainsi qu'une formation adéquate à la visite des entreprises à l'intention des employés de Johannesburg, et des autres missions en général. La mission de Johannesburg devrait accroître sa production de rapports sur WIN Exports en ligne afin qu'ils portent sur tous les services offerts aux entreprises canadiennes. Les quatre autres pays d'accréditation devraient être l'objet d'au moins une visite par an. Les rôles et responsabilités des consuls honoraires de la mission, en ce qui concerne l'exécution du programme de DCI, ont besoin d'être clarifiés et formalisés dans le cadre d'accords écrits individuels, et une liste des prestataires de services additionnels devrait être établie pour chacune de leurs régions.

DCI - rapport détaillé

Services consulaires

Les services consulaires sont bien gérés et le programme fonctionne efficacement. Il faudrait pourtant élaborer des plans consulaires d'urgence pour l'Afrique du Sud, le Swaziland et la Namibie.

Services consulaires - rapport détaillé

Services administratifs

Le programme fonctionne sur le mode spontané plutôt que d'une façon apparemment structurée. Cela donne de bons résultats compte tenu du style de gestion créatif du gestionnaire de programme, mais ce n'est peut-être pas toujours jugé approprié par d'autres. Les rôles et responsabilités ont besoin d'être clarifiés et formalisés pour tous les services administratifs qu'assure Pretoria. De même, les relations, ainsi que les rôles et responsabilités respectifs devraient être clarifiés en ce qui concerne les services fournis à Johannesburg et au Cap. On pense en particulier aux normes et aux niveaux de service, à la formation, aux programmes de visites régulières dans les autres bureaux. Les services touchant la technologie de l'information doivent à cet égard faire l'objet d'une attention particulière. Une procédure permettant aux demandeurs de visas de déposer directement à la banque de la mission les droits requis devrait être développée, sous la supervision directe de la CDM afin d'assurer la réussite de sa mise en oeuvre. Les contrats de service de personnes travaillant depuis longtemps à contrat ou occupant des postes à titre officieux ont besoin d'être régularisés.

Services administratifs - rapport détaillé

État des recommandations

Ce rapport contenait 34 recommandations, dont 32 à l'intention de la mission, et 2 à l'intention de l'Administration centrale. Jusqu'ici, la mission en a appliqué 16, et 16 sont en cours d'exécution. Les deux recommandations adressées à l'Administration centrale ont été mises en oeuvre.

Fiche de renseignements sur les ressources de la mission - Pretoria

Ressources humaines (ETP)

 ECERPTotal
CDM235
Relations générales314
Liaison Défense2-2
Solliciteur général112
Développement international213
Immigration31316
Services consulaires-33
Services administratifs51116
Total183351

Ressources matérielles

BiensLouésPossédés
Chancellerie-1
RO-1
LP812
Véhicules-9

Informations financières 2001-2002
(Comprend Pretoria, Johannesburg et Le Cap)

Salaires ERP (N012)889 300 $
Exploitation (N001)1 283 000 $
EC (Salaires, indemnités, heures supplémentaires)1 204 000 $
Immobilisations (N005)239 700 $
Total3 616 000 $

Fiche de renseignements sur les ressources de la mission - Johannesburg

Ressources humaines (ETP)

 ECERPTotal
Développement du commerce international235
Services administratifs-33
Total268

Ressources matérielles

BiensLouésPossédés
Chancellerie1-
LP-2
Véhicules-1

Fiche de renseignements sur les ressources de la mission - Le Cap

Ressources humaines (ETP)

 ECERPTotal
Relations générales1-1
Services consulaires-11
Services administratifs-33
Total145

Ressources matérielles

BiensLouésPossédés
Chancellerie1-
LP2 *-
Véhicules-3
Stationnement (places)3-

Un LP est utilisé par la CDM lors de ses séjours au Cap.

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Date de modification :
2010-02-09