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Vérification des bureaux commerciaux des consulats du Canada, San Francisco et San Jose

(Octobre 2003)

Gestion de la mission et  exécution des programmes

1.1 Aperçu

1.1.1 Le Programme des relations politico-économiques et des affaires publiques (REPAP), le Programme de développement du commerce international (DCI) et le Programme d'administration des missions de San Francisco et de San José ont fait l'objet d'une vérification les 2 et 3 décembre 2002. La vérification précédente remontait à juin 1998. Une vérification a également été menée à la mission centrale de Los Angeles, du 25 novembre au 6 décembre 2002, mais un rapport distinct a été produit pour celle-ci.

1.1.2 Les bureaux de San Francisco et de San Jose sont des missions satellites de la mission centrale de Los Angeles. Ils sont dirigés par un consul et délégué commercial qui relève du CDM de Los Angeles, par l'entremise du consul général adjoint et délégué commercial principal de cette mission. Un délégué commercial canadien, un agent du REPAP recruté sur place, un agent à la promotion commerciale et deux adjoints à la promotion commerciale (APC) relèvent du consul à San Francisco. L'un des postes d'adjoint à la promotion commerciale est actuellement vacant. À San Jose, un poste de délégué commercial canadien est vacant, et deux agents et un adjoint à la promotion commerciale relèvent du consul et délégué commercial de San Francisco.

1.1.3 Les missions de San Francisco et de San Jose sont de petits bureaux qui exécutent de façon efficace les programmes REPAP et DCI en Californie du Nord. Le consul et délégué commercial est respecté du personnel, d'où un esprit d'équipe dynamique et un bon moral. Les employés sont très qualifiés, dévoués et professionnels. La solution à plusieurs problèmes passe par l'aide et la participation de la mission de Los Angeles et de l'Administration centrale (AC). Il faut poursuivre les efforts pour rationaliser et établir des priorités entre les nombreuses exigences contradictoires, surtout en ce qui concerne les tâches attribuées par Los Angeles, qui ont des répercussions sur ces petites missions. Toute décision doit être prise en fonction de l'intention du Ministère, qui est d'accroître la capacité des bureaux du Nord et d'en faire un consulat général.

1.2 Programme REPAP

1.2.1 Avant le printemps 2002, l'agent du REPAP recruté sur place relevait du gestionnaire du programme à Los Angeles. La gestion du programme en Californie du Nord incombe maintenant au consul et délégué commercial de San Francisco. Ce changement améliore la coordination entre les programmes, et l'agent du REPAP est sous supervision hiérarchique directe. Cette mesure facilitera également la transformation à terme des bureaux du Nord en consulat général. Afin de faciliter la gestion de ces nouvelles responsabilités, il faut élaborer un plan concernant le REPAP de la Californie du Nord en collaboration avec le gestionnaire du programme de Los Angeles et le CDM. Le financement du programme devrait également être transféré afin de faire correspondre la responsabilité en matière de ressources et la responsabilité en matière de reddition des comptes.

Recommandation à l'intention de la mission

1.2.2 La mission devrait élaborer un plan relatif au REPAP de la Californie du Nord.

Réponse de la mission

1.2.2 Le plan 2003-2004 relatif au REPAP de la Californie du Nord a été établi en consultation avec la mission centrale de Los Angeles. De plus, en consultation avec cette dernière, NUR et ACA, il a été décidé que les demandes de financement relatives au REPAP de la Californie du Nord seront présentées séparément.

Recommandation à l'intention de la mission de Los Angeles

1.2.3 La mission devrait allouer à San Francisco des fonds d'exploitation pour le REPAP.

Réponse de la mission

1.2.3 Nous avons alloué à San Francisco des fonds d'exploitation pour le REPAP pour l'année financière 2003-2004.

1.3 Programme de DCI

1.3.1 Les deux missions de la Californie du Nord fonctionnent au maximum de leur capacité et pourraient difficilement en faire plus. Comme elles comptent déjà peu d'employés chacune, des derniers se ressentent de l'absence d'un délégué commercial à San Jose et d'un adjoint à la promotion commerciale à San Francisco (postes vacants) sur le plan de la charge de travail, et l'efficacité du programme en souffre également.

1.3.2 Le poste d'adjoint à la promotion commerciale à San Francisco et celui de délégué commercial canadien à San Jose devraient être comblés le plus rapidement possible, avec l'aide de la mission de Los Angeles et de l'Administration centrale au besoin. La dotation du poste canadien permettra de mieux intégrer les deux bureaux, de fournir un éventail plus vaste de services et d'appliquer plus efficacement la Nouvelle approche. Actuellement, la mission de San Jose se concentre largement sur l'accès au capital-risque. Il lui faut chercher d'autres secteurs d'activités, tels que l'investissement en installations nouvelles ou l'expansion de l'investissement traditionnel. En outre, étant donné le repli que connaît le secteur de la haute technologie, on envisage de muter un agent à la promotion commerciale de San Jose à San Francisco.

1.3.3 L'allocation des budgets d'exploitation aux missions du Nord est seulement théorique. Afin de faciliter la planification et de renforcer la responsabilisation, la mission de Los Angeles devrait leur attribuer des fonds d'exploitation (voyages, représentation, etc.) officiels.

Recommandation à l'intention de la mission

1.3.4 La mission devrait doter les postes vacants.

Réponse de la mission

1.3.4 On a doté le poste d'adjoint à la promotion commerciale essentiellement en faisant appel à des services temporaires. L'AC ayant aidé récemment la mission à régulariser ce poste, celle-ci pourra attirer et engager un candidat compétent, ce qui a été fait en mai 2003. La mission travaille avec l'AC depuis septembre 2002 à la dotation du poste canadien à San Jose. Nous espérons que la dotation sera faite à l'été 2003.

Recommandation à l'intention de la mission de Los Angeles

1.3.5 La mission devrait allouer des budgets d'exploitation aux bureaux de la Californie du Nord.

Réponse de la mission

1.3.5 Des budgets d'exploitation ont été alloués. À partir de l'exercice 2003-2004, des rapports mensuels relatifs aux budgets d'exploitation et aux dépenses seront fournis au consul et délégué commercial de San Francisco et San Jose.

1.3.6 Si les pratiques de la Nouvelle approche étaient mieux observées, le Programme de DCI en profiterait et cela allégerait le fardeau actuel que constituent l'organisation matérielle et les autres tâches banales. L'Accord de gestion des opérations n'a été utilisé qu'une seule fois. Il peut contribuer à fournir aux clients de meilleurs services tout en allégeant la charge de travail du personnel, en particulier lorsqu'il est conjugué au recours à d'autres fournisseurs de services. Aucune des deux missions n'a la liste d'autres fournisseurs sur son site Web. Le site HORIZONS du Service des délégués commerciaux a été utilisé peu souvent. De plus, il faut produire davantage de rapports de suivi des résultats commerciaux (WIN Accès direct) et de rapports stratégiques. Seulement trois employés ont été formés officiellement à la Nouvelle approche. Or, cette formation donnerait aux employés une bonne base pour qu'ils appliquent constamment la Nouvelle approche, et elle devrait être conjuguée à des initiatives internes pour que les employés soient informés des faits nouveaux et incités à se servir d'outils et à suivre des pratiques qui ont fait leurs preuves.

Recommandation à l'intention de la mission

1.3.7 La mission devrait élaborer une stratégie afin d'incorporer à ses activités les outils et pratiques ayant trait à la Nouvelle approche, y compris la formation.

Réponse de la mission

1.3.7 Les outils de la Nouvelle approche sont utilisés au besoin (Accords de gestion des opérations, réponses types, Unité d'appui aux postes et COAI). La mission fera un suivi auprès de l'AC afin de déterminer où faire figurer les autres fournisseurs qui se trouvent actuellement dans le site Web d'InfoExport de San Francisco/Silicon Valley. Tous les employés, à l'exception de trois, ont suivi la formation concernant la Nouvelle approche. La mission cherche avec le SDC des occasions possibles de formation pour le personnel. Pendant ce temps, les employés ont mis en place des séances informelles de « formation en équipe » pour connaître la Nouvelle approche. Pendant leurs réunions hebdomadaires, ils étudient par eux-mêmes les principes, outils et mises à jour de la Nouvelle approche et forment d'autres collègues.

1.3.8 La couverture des secteurs est inadéquate. En effet, San Francisco se concentre surtout sur le secteur des technologies de l'information, et San Jose sur le capital-risque. Les demandes qui n'ont pas trait à ces secteurs sont envoyées à Los Angeles. Il est donc nécessaire d'élaborer un plan de couverture des secteurs en collaboration avec Los Angeles, en tenant compte du projet d'implantation d'un infocentre dans cette région. Une augmentation progressive des responsabilités sectorielles faciliterait la transition des missions du Nord vers le statut de consulat général à part entière.

Recommandation à l'intention de la mission

1.3.9 En collaboration avec Los Angeles, la mission devrait élaborer un plan sectoriel pour la Californie du Nord.

Réponse de la mission

1.3.9 San Francisco compte un agent des TIC et un agent chargé de la biotechnologie. Nous prévoyons que le passage au statut de consulat général, impliquera de revoir les secteurs sur lesquels les missions se concentrent. San Jose se concentre sur les logiciels destinés aux entreprises, la nanotechnologie, la photonique et le capital-risque. L'arrivée d'un agent canadien à l'été 2003 permettra de mettre en place un programme complet de promotion de l'investissement.

L'élargissement des secteurs de travail des missions nécessitera des ressources supplémentaires considérables (ETP, plus d'espace, financement pour les programmes et les activités). La mission continuera, avec l'infocentre de Los Angeles, de s'occuper des secteurs « orphelins » jusqu'à ce que l'on obtienne des ressources pour la création du consulat général.

1.3.10 La mission a entrepris, avec des clients commerciaux, plusieurs projets proactifs qui impliquent de gérer les recettes générées par les initiatives fondées sur la participation aux coûts. Dans le passé, ces projets ont parfois été gérés de façon informelle, à l'extérieur des comptes de la mission. Dans son propre intérêt et dans celui des clients du programme, la mission doit revoir et appliquer les lignes directrices concernant la participation aux coûts établies par le Ministère. En outre, en ce qui concerne le Fonds pour services aux clients (FSC), la mission doit respecter les lignes directrices financières affichées sur HORIZONS afin de mettre en place les projets du FSC et d'en faire le suivi comme il se doit.

Recommandation à l'intention de la mission

1.3.11 La mission devrait appliquer les procédures financières ministérielles à l'administration des projets assortis d'une participation aux coûts et des projets du FSC.

Réponse de la mission

1.3.11 Toutes les initiatives fondées sur la participation aux coûts sont gérées de façon officielle dans le cadre des comptes de la mission et au moyen des ententes relatives aux missions d'affaires, le cas échéant. Au cours de l'exercice 2002-2003, la mission a géré quelque 25 projets de fonds pour services aux clients pour lesquels elle a également assuré un suivi. La fonction d'administration est fournie par l'entremise du consulat général de Los Angeles.

Programme d'administration

2.1 Aperçu

2.1.1 À San Francisco tout comme à San Jose, l'administration est assurée par les adjoints à la promotion commerciale. L'administration est réduite au minimum aux deux missions et représente tout au plus de 20 à 30 pour cent de leur temps. Les deux adjoints à la promotion commerciale occupent un poste de LE-06. Ils sont compétents et le personnel est satisfait de leurs services.

2.1.2 Depuis avril 2002, un poste d'adjoint à la promotion commerciale de niveau LE-05 est vacant à la mission de San Francisco. Il ne s'agit pas d'un poste régularisé, mais il est financé d'une année à l'autre par la Direction de l'expansion des affaires aux États-Unis (NUB). La mission espère doter ce poste le plus tôt possible au moyen d'une entente contractuelle, comme cela s'est fait dans le passé. L'administration sera ensuite assumée par la personne qui occupera ce poste. La possibilité de rendre ce poste permanent dépend des résultats des discussions actuelles sur la représentation accrue aux États-Unis.

2.1.3 La mission de Los Angeles a rédigé un Accord de structure en étoile, mais celui-ci n'a jamais été officialisé. Cet accord traite des relations entre des programmes particuliers et l'ensemble des responsabilités liées à l'administration. Il est confus sur plusieurs plans puisqu'il ne précise pas le rôle des AGC par rapport aux missions satellites (c'est-à-dire rôle hiérarchique ou rôle fonctionnel), il utilise les termes AGC et AAM de façon interchangeable et il n'y est fait aucune mention de la mission de San Jose. Les deux missions satellites ont soulevé le fait qu'elles n'ont pas été consultées lorsque la mission centrale a fait l'ébauche du Guide de l'ERP et qu'elle a conçu un site intranet. De nombreux aspects de ces deux initiatives empiètent sur un nombre important de tâches assurées par les missions satellites. Dans le rapport de vérification de la mission de Los Angeles, on recommande que la mission centrale améliore sa communication avec les missions satellites et qu'elle revoie, clarifie et officialise l'accord.

2.2 Finances

2.2.1 Les deux missions satellites sont financées au moyen d'une avance permanente de 1 200 $US émise au consul et délégué commercial de San Francisco. De ce montant, 200 $US sont alloués à la petite caisse dont le solde est établi tous les trois mois. La mission de San Francisco émet des lettres de facilitation, qui rapportent des recettes consulaires de 33 $US chacune. L'argent recueilli est déposé dans le compte bancaire du consul et délégué commercial et un chèque est émis à la mission centrale pour dépôt. L'argent amassé au cours des douze mois à compter du 1er octobre 2001 se chiffre à 1 287 $US. Le montant recueilli entre octobre 2001 et mars 2002 n'a été envoyé à la mission centrale qu'au début de la nouvelle année. Cet argent est gardé en sécurité, mais conformément au Règlement sur la réception et le dépôt des fonds publics, il devrait être envoyé à la mission centrale pour dépôt aussitôt que le montant atteint 500 $ ou toutes les semaines, selon la première éventualité. Le contrôle de ces recettes à San Francisco est adéquat. Lorsque la mission centrale reçoit l'argent, elle envoie un reçu officiel à San Francisco. La mission de San Jose n'a pas de recettes.

2.2.2 Toutes les semaines, la mission de San Jose fait parvenir trois ou quatre documents d'entrée à San Francisco qui autorise les dépenses (section 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Ces documents, en plus de ceux établis par San Francisco, sont également envoyés par messagerie express à la mission de Los Angeles toutes les semaines. Jusqu'à présent, la mission de San Francisco a traité 126 documents d'entrée depuis le début du présent exercice. Les deux missions satellites ont demandé à leurs fournisseurs de facturer directement la mission centrale dans les limites autorisées (loyers, téléphone, certains services publics et fournitures de bureau). Parfois, la mission centrale envoie le chèque à la mission satellite au lieu de l'envoyer directement aux fournisseurs. Le rapport de Los Angeles recommande de ne plus envoyer les chèques aux missions pour qu'elles les remettent aux fournisseurs.

2.2.3 Les deux missions satellites suivent de près leurs dépenses à l'aide du logiciel EXCEL. Elles ont accès en « lecture seulement » au SGI, mais les deux adjoints à la promotion commerciale ne savent pas utiliser ce système. La mission centrale fournit aux missions satellites des rapports mensuels des dépenses relatives à la réception, aux déplacements et au fonds pour les services aux clients, mais les frais d'exploitation ne sont pas présentés en détail dans aucun rapport financier. Les missions satellites ne reçoivent aucune allocation et dépensent jusqu'à ordre contraire de la mission centrale. La consule et déléguée commerciale a indiqué qu'elle n'a jamais discuté de budget avec la mission centrale. Il est important de fournir aux missions satellites certains paramètres quant à la marge de manoeuvre dont elles disposent pour dépenser. La section du présent rapport consacrée à la gestion de la mission comprend une recommandation à ce sujet. De plus, dans le rapport de vérification de Los Angeles, on recommande que des rapports financiers mensuels présentant les recettes générées et les dépenses engagées soient fournis aux deux missions.

2.2.4 L'examen des journaux de réception montre que les fonds sont utilisés pour la réalisation des objectifs du programme. La plus grande partie de ces fonds sert à payer des repas au restaurant. Ces dépenses ne sont pas toujours bien étayées. La preuve de paiement prend souvent la forme d'un reçu de carte de crédit seulement et n'est pas accompagnée de la facture réelle du restaurant. À Los Angeles, l'AGC a envoyé une note de service aux employés pour leur rappeler qu'ils doivent mieux justifier les dépenses réclamées. On a suggéré d'envoyer cette note de service aux deux missions satellites aussi. Le rapport de vérification de Los Angeles contient également la recommandation de revoir les taux établis par personne pour les diverses fonctions, car les prix en Californie du Nord sont plus élevés que ceux pratiqués dans la région de Los Angeles. Les agents des missions satellites ont indiqué que les taux semblaient peu élevés par rapport aux montants consacrés à la représentation.

Recommandations à l'intention de la mission

2.2.5 Conformément au Règlement sur la réception et le dépôt des fonds publics, les recettes devraient être envoyées au consulat général de Los Angeles pour dépôt.

2.2.6 Les adjoints à la promotion commerciale devraient suivre la formation nécessaire concernant le SGI.

2.2.7 Les réclamations de réception devraient être accompagnées des pièces justificatives voulues (reçus, preuve de paiement de toutes les dépenses et listes d'invités).

Réponses de la mission

2.2.5 Les recettes sont envoyées à tous les mois ou lorsqu'elles atteignent 500 $, selon la première éventualité.

2.2.6 En raison de la plate-forme TI micromission, les adjoints à la promotion commerciale ne peuvent recevoir en ligne la formation relative au SGI. Ces adjoints, y compris les nouveaux employés, suivront une formation à Los Angeles d'ici juin 2003.

2.2.7 Les demandes de remboursement des frais de réception sont bien étayées depuis l'automne 2002. Les procédures continuent d'être appliquées de façon systématique.

2.3 Informatique

2.3.1 Les deux missions sont dotées d'une plate-forme micromission et leurs systèmes connaissent des ralentissements en raison de la technologie fournie. Plusieurs postes SIGNET sont tombés en panne au cours des six derniers mois et leur disque dur devra être changé. Ironiquement, ces missions situées dans l'un des plus grands couloirs technologiques d'Amérique sont aux prises avec des systèmes lents et du matériel qui tombe en panne. Ces problèmes peuvent être attribuables en partie à une largeur de bande insuffisante. Les missions aimeraient que l'administrateur de système de la mission centrale vienne plus souvent. Les adjoints à la promotion commerciale sont désignés adjoints de soutien du SIGNET (ASS), mais ils n'ont pas reçu de formation. L'Accord de structure en étoile stipule que l'administrateur de système de Los Angeles doit se rendre dans les missions satellites deux fois par mois, ce qui n'a toutefois pas été respecté. Dans le rapport de vérification de Los Angeles, on recommande notamment que la mission centrale envisage d'augmenter la fréquence des visites, selon le budget. Lorsqu'on a informé la Section des opérations à l'étranger et du soutien aux clients (SXCH) des résultats de la vérification, elle a indiqué qu'elle prévoyait une visite à la mission centrale et dans les missions satellites au début de la nouvelle année, afin d'étudier des options possibles de connectivité.

Recommandation à l'intention de la mission

2.3.2 Les ASS des missions de San Francisco et de San Jose devraient recevoir la formation voulue. Il faudrait demander à l'administrateur de système du consulat de Los Angeles de fournir cette formation le plus rapidement possible.

Réponse de la mission

2.3.2 L'AC étudie actuellement la situation des TI dans le contexte d'une représentation accrue aux États-Unis. La mission a demandé que l'AC effectue une vérification des TI afin de connaître la situation. Une mise à niveau de la largeur de bande a été effectuée à San Francisco mais non à San Jose. Pendant ce temps, l'administrateur de système fera des visites bimensuelles conformément au protocole d'entente. L'administrateur de système à Los Angeles a donné la formation nécessaire aux AAS.

2.4 Ressources matérielles

2.4.1 Actuellement, les locaux des deux missions sont suffisants. La mission de San Jose continuera de louer des bureaux au mois jusqu'à ce qu'une décision concernant son avenir soit prise. À San Francisco, le bail de la chancellerie se termine le 30 juin 2003. Si la mission de San Francisco devient un consulat général, il serait possible de louer un espace adjacent à la chancellerie à partir d'avril 2003, ce qui doublerait la superficie actuelle qui est de 3 200 pi2. Si cet espace suffit et que le Ministère saisit l'occasion, il épargnerait des sommes importantes.

2.4.2 La mission de San Francisco loue deux places de stationnement appartenant à un autre immeuble, l'une pour le véhicule officiel et l'autre pour la voiture personnelle du vice-consul et délégué commercial. Chaque place coûte 475 $US par mois. Il est difficile de justifier la location de la deuxième place puisque que le vice-consul n'a utilisé sa voiture personnelle qu'une seule fois pour le travail au cours de la dernière année. En outre, le système de transports en commun de San Francisco est jugé excellent. La mission doit revoir sa décision de louer deux places de stationnement et vérifier s'il serait possible de louer une place à meilleur prix près de la chancellerie.

2.4.3 Il n'existe aucun inventaire du matériel et des fournitures de bureau à la mission de San Francisco. Les comptes de distribution de San Jose sont à jour. Les plans de gestion des biens de la mission (PGBM) des deux missions satellites sont terminés.

Recommandations à l'intention de la mission

2.4.4 La mission devrait éliminer une des places de stationnement et tenter de trouver une place à meilleur prix pour l'autre.

2.4.5 Les comptes de distribution du matériel et des fournitures de bureau devraient être mis à jour.

Réponses de la mission

2.4.4 La mission a éliminé une des places de stationnement et tente de trouver une place moins chère pour l'autre.

2.4.5 Fait en mars 2003.

Fiche de renseignements sur les ressources de la mission

Ressources humaines (ETP)

ProgrammeCanadiensERPTotal
Chef du bureau1 1
Relations générales 11
DCI268
Total3710

Ressources matérielles

BiensPossédésLoués
Chancellerie 2
LP (locations privées) 2
Véhicules 2

Information financière (2002-2003)

Budget d'exploitation (N001)Financé par Los Angeles
Salaires des ERP (N012)Financés par Los Angeles
Temps supplémentaire des employés canadiens (N011)Financé par Los Angeles
Capital (N005)Financé par Los Angeles
Total0

Bureau de l'inspecteur général

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Date de modification :
2008-10-23