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Vérification du bureau de l'ambassade du Canada à San Salvador

(Février 2003)

Sommaire

Une vérification des programmes suivants : Promotion du commerce international (PCI), Services consulaires et Programme d'administration a été menée à San Salvador, mission satellite de la mission centrale de Guatemala, les 6 et 7 mai 2002. On n'a cependant pas eu le temps d'examiner le Programme des relations générales. Cette vérification s'est déroulée parallèlement à la vérification de la mission de Guatemala. Il s'agissait de la première vérification de cette mission depuis son ouverture en 1996.

Gestion de la mission

La mission, dirigée par une chargée d'affaires (FS-02) ayant peu d'expérience en gestion d'un programme à l'étranger, s'engage dans un changement notable. Bien qu'un protocole d'entente entre la mission centrale et la mission satellite ait été mis à jour récemment et que l'on constate une augmentation du nombre de visites des gestionnaires de programme, la mission cherche toujours à recevoir davantage d'orientation et de directives de la mission centrale. Le chef de mission devra porter davantage attention à ce Bureau pour solutionner des questions plus générales soulevées dans le présent rapport. Un accord de responsabilité doit être établi afin de préciser les attentes à l'égard de cette mission. On constate peu de rapports politiques et économiques; en outre, la mission n'a pas été proactive à se faire connaître par des activités d'information. La chargée d'affaires consacre la majeure partie de son temps à résoudre des questions consulaires et administratives. La mission se sent limitée en raison de ses lacunes technologiques et ses locaux insuffisants et du fait qu'elle ne dispose pas d'un budget qui lui est propre. Toutefois, avant que le Ministère ne s'engage à augmenter les ressources de la mission et ses locaux à bureaux, il est nécessaire de déterminer clairement quelles sont les attentes à l'égard de cette mission, et ce dans l'ensemble des programmes.

Gestion de la mission - rapport détaillé

Promotion du commerce international (PCI)

Un agent commercial (AG), de niveau LE-08, dirige ce programme sans recevoir beaucoup de directives du nouveau gestionnaire de programme de Guatemala. Le gestionnaire de programme croit qu'il y a des possibilités de développement commercial au Salvador. Toutefois, une approche mieux structurée, sous la forme d'un plan de travail, est nécessaire si l'on veut profiter de ces occasions d'affaires. L'AG devrait aussi recevoir des buts et des objectifs mesurables afin d'améliorer sa responsabilisation.

PCI - rapport détaillé

Services consulaires

Il s'agit d'un programme d'intervention directe géré par un adjoint consulaire et administratif qui occupe ce poste depuis peu. Le titulaire a reçu peu de formation en services consulaires. Compte tenu de l'augmentation du volume de passeports, il faut examiner si la mission centrale doit encore délivrer les passeports au nom de cette mission satellite.

Services consulaires - rapport détaillé

Programme d'administration

L'agent d'administration de la mission (AAM) s'occupe efficacement de l'administration quotidienne. Malgré cela, un nouvel agent-gestionnaire consulaire (AGC) viendra joindre la mission cet été. Cette mission doit travailler en étroite collaboration avec la mission centrale dans le domaine de la détermination des budgets et de l'établissement des rapports financiers. Il faudrait modifier les procédures de paiement pour s'assurer que la mission centrale exerce le pouvoir de paiement avant que le paiement soit distribué aux fournisseurs. Il serait avantageux pour la mission de conclure des accords financiers lui permettant de disposer de son propre compte bancaire officiel et d'avoir accès au SGI. Le nombre de travailleurs qualifiés laissait aussi entendre que San Salvador pourrait être admissible à posséder son propre mini-serveur. Ce mini-serveur permettrait de solutionner les nombreuses difficultés éprouvées actuellement sur le plan technologique par la mission.

Programme d'administration - rapport détaillé

État des recommandations

Le présent rapport renferme dix-neuf recommandations, dont neuf visent directement la mission de San Salvador, cinq la mission de Guatemala, la mission centrale, et cinq autres l'Administration centrale. Compte tenu des réponses reçues, la mission de San Salvador a réussi à mettre en oeuvre les neuf recommandations, la mission centrale en a mis en oeuvre trois, alors que deux sont sur le point de l'être. Deux recommandations à l'Administration centrale ont été mises en oeuvre, alors que les trois autres sont sur le point de l'être.

Gestion de la mission

1.1 Survol

1.1.1 San Salvador est une mission satellite de la mission de Guatemala (la mission centrale); elle est dirigée par une chargée d'affaires (FS-02) qui travaille à la mission depuis septembre 2000. Cette dernière relève du chef de mission (CDM) au Guatemala au même titre que l'agent régional de l'ACDI (EX-01), l'autre employé canadien à San Salvador. Elle est responsable de la gestion quotidienne de la mission, qui compte sept employés recrutés sur place (ERP), un employé contractuel à la Section de l'immigration et deux agents de sécurité contractuels. Il y a aussi un stagiaire au programme commercial. Un protocole d'entente (PE), mis à jour entre la mission centrale et la mission satellite en février 2002, établit les rôles et les responsabilités de ces deux missions.

1.1.2 On peut définir cette mission comme étant en voie d'expansion, avec un mandat en évolution et des relations compliquées. En 1999, cette mission était composée d'un employé canadien (EC) et de cinq employés recrutés sur place (ERP). La chargée d'affaires a peu d'expérience et n'a jamais géré de programme à l'étranger. À son arrivée, son prédécesseur lui avait laissé des notes sur la prise en charge des fonctions, et son chef de mission (CDM) lui a communiqué un ensemble d'objectifs à réaliser. La mission aurait avantage à signer un accord de responsabilité qui définirait clairement les objectifs à atteindre. Chaque trimestre, le CDM visite la mission pendant quelques jours et chaque mois, la chargée d'affaires assiste à la réunion du Comité de gestion de la mission (CGM) qui a lieu au Guatemala. Même si le gestionnaire de programme des services commerciaux et d'immigration et l'agent-gestionnaire consulaire (AGC) de Guatemala visitent souvent la mission, il y aurait lieu que le CDM visite et appuie davantage cette mission. Le gestionnaire du Programme des relations générales n'a pas visité la mission de San Salvador, étant donné que celle-ci relève directement de l'Administration centrale en ce qui a trait aux questions de politique et d'économie.

1.1.3 Le personnel de la mission croit aussi que la mission centrale doit donner davantage d'orientation et de directives et qu'il faut améliorer la communication entre les deux missions. La mission ne dispose pas d'un budget qui lui est propre et son pouvoir discrétionnaire se limite aux dépenses inférieures à 500 $; pour les dépenses qui excèdent ce montant, elle doit demander l'approbation de la mission centrale. Les employés se sentent isolés et limités par ce qu'ils appellent une mentalité de « micro-mission ». La chargée d'affaires consacre la majeure partie de son temps à régler des questions consulaires et administratives; les rapports politiques et économiques sont rares, voire inexistants. La chargée d'affaires reconnaît que la mission n'a pas été très proactive au chapitre des activités d'information.

1.1.4 Les rapports hiérarchiques à la mission sont uniques. L'agent commercial (AG), de niveau LE-08, et l'analyste des cas d'immigration (LE-07) relèvent de leurs gestionnaires de programme respectifs au Guatemala. Ils ne relèvent pas du gestionnaire du Programme de relations générales. Par contre, on ne sait trop de qui relève l'agent consulaire et administratif (LE-08). Selon l'organigramme, cet agent relèverait de la chargée d'affaires, mais ces deux personnes croient que l'agent relève de l'AGC de Guatemala. Quant à l'AGC, il soutient que l'organigramme est exact, mais que sa responsabilité se limite à l'évaluation du rendement de l'agent consulaire et administratif, en tenant compte des renseignements reçus de la chargée d'affaires.

1.1.5 Des réunions du personnel sont tenues chaque semaine, bien qu'il n'y ait aucun compte rendu. Les discussions portent principalement sur des questions administratives et sur les activités à venir. Dans l'ensemble, les employés indiquent qu'ils forment une bonne équipe et qu'ils travaillent bien ensemble.

Recommandations à l'intention de la mission de Guatemala

1.1.6 Il faudrait préparer un accord de responsabilité qui serait mis à jour annuellement afin de déterminer, en termes mesurables, les buts et les objectifs de la mission de San Salvador pour l'ensemble des programmes.

1.1.7 Guatemala devrait tenter d'améliorer les communications avec la mission de San Salvador en distribuant à tout le personnel de San Salvador le compte rendu du CGM et en augmentant le nombre de visites du CDM.

1.1.8 Il faudrait préciser le rapport hiérarchique de l'agent consulaire et administratif (LE-08).

Réponses de la mission de Guatemala

1.1.6 La mission travaille à l'élaboration d'un accord de responsabilité qui sera fondé principalement sur le PE qui existe déjà entre les deux missions.

1.1.7 Le compte-rendu du CGM est distribué chaque semaine à tout le personnel. Le nouveau CDM a augmenté le nombre de visites à San Salvador en fonction des besoins.

1.1.8 L'ajout récent d'un AGC EC à San Salvador a réglé la question du rapport hiérarchique et le LE-08 relève maintenant de l'AGC.

Recommandation à l'intention de la mission

1.1.9 Il faudrait maintenir les comptes rendus des réunions hebdomadaires du personnel et les distribuer à la direction de la mission de Guatemala.

Réponse de la mission

1.1.9 Cette recommandation est déjà mise en oeuvre.

Vision de la mission

1.1.10 La mission est limitée par l'espace restreint de la chancellerie; de plus, la situation se dégrade une semaine par mois, lorsque l'agent des visas de Guatemala visite la mission. La chancellerie avait été conçue à l'origine pour six ERP. La superficie sera encore plus restreinte lorsque l'agent-gestionnaire consulaire (AGC), un nouveau poste, arrivera cet été. À moins de prévoir une expansion de la mission, le rôle du nouvel AGC n'est pas clair. L'administration opère actuellement de façon satisfaisante et l'ajout du poste d'AGC aura des répercussions matérielles sur la répartition du travail. Même si des locaux sont disponibles à l'étage supérieur de la chancellerie, la mission est d'avis que le propriétaire serait seulement prêt à louer toute la superficie (432 m2), ce qui excède de beaucoup les besoins de la mission. Actuellement, la superficie de la mission est de 350 m2.

1.1.11 Avant que la mission s'engage à louer d'autres locaux, l'équipe de la vérification est d'avis que l'Administration centrale, en collaboration avec la mission de San Salvador et celle de Guatemala, doit décider du rôle et des responsabilités de cette mission. Élaborer un accord de responsabilité (recommandation 1.1.6) constituerait le point de départ du processus.

Recommandation à l'intention de LGD

1.1.12 La Direction générale, en collaboration avec les missions de Guatemala et de San Salvador, devrait décider de l'avenir de cette mission avant de s'engager à acquérir des locaux additionnels.

Réponse de LGD

1.1.12 LGD examine actuellement la situation de la mission de San Salvador et a indiqué dans son Plan d'activités qu'elle vise à rendre cette mission la plus complète possible et à y désigner un ambassadeur.

LGD approuve les plans en vue d'augmenter la superficie de la mission de San Salvador.

Programme de promotion du commerce international (PCI)

2.1 Survol

2.1.1 Le Programme de PCI à San Salvador est dirigé par un agent commercial (AG), poste de niveau LE-08, qui relève du gestionnaire du Programme commercial au Guatemala. Avant janvier 2002, l'AG relevait directement de la chargée d'affaires. Bien que le gestionnaire actuel du programme visite la mission toutes les trois ou quatre semaines, son prédécesseur n'avait visité la mission que cinq fois en trois ans. Un stagiaire, qui a signé un contrat d'un an en septembre 2001, seconde l'AG dans ses fonctions. De plus, ce dernier peut aussi compter sur l'adjointe administrative de la chargée d'affaires qui consacre 15 % de son temps à l'aider.

2.1.2 Les échanges commerciaux entre le Canada et le Salvador sont restreints, mais augmentent sans cesse. En 2000, les exportations canadiennes ont été de l'ordre de 22,3 millions de dollars et les importations en provenance du Salvador, de 152,5 millions de dollars. Les investissements canadiens sont d'environ 48 millions de dollars et sont principalement axés dans les secteurs de l'activité bancaire et de l'exploration minière. Depuis 1996, l'économie du Salvador montre des signes évidents de croissance. Le Canada s'est engagé dans deux rondes de discussions avec le Salvador, le Guatemala, le Honduras et le Nicaragua dans le but de conclure un accord de libre-échange avec ces pays.

2.1.3 L'AG a reçu de la formation sur la Nouvelle Approche des Services des délégués commerciaux. Son gestionnaire de programme au Guatemala ne lui a cependant pas fixé de buts ni d'objectifs spécifiques à atteindre et aucun plan de travail n'est en place. L'AG a récemment reçu pour la première fois une allocation de représentation de 500 $. Il consacre peu de temps à effectuer des visites. Parmi les 25 % à 30 % de son temps passé à l'extérieur du bureau, il rend surtout visite à des ministères en vue d'obtenir de l'information à l'intention des entreprises canadiennes qui soumissionnent des projets gouvernementaux particuliers ou il assiste à des colloques. Il partage son temps à répondre à des enquêtes et à travailler à des activités à plus long terme comme le recrutement d'entreprises pour participer à des salons professionnels. Il reçoit environ 20 demandes de renseignements par mois, y compris celles provenant de sociétés locales et d'entreprises canadiennes. Les réponses sont traitées dans un délai de cinq jours. Lorsque l'AG est à l'extérieur, la mission de Guatemala prépare les réponses. Les principaux secteurs qui lui incombent sont l'environnement, la construction, les aliments et les boissons, les produits pharmaceutiques et les produits technologiques. Une recommandation a été formulée dans le rapport de vérification de la mission de Guatemala afin que le gestionnaire de programme fixe des buts et des objectifs mesurables à l'intention de l'AG et élabore un plan de travail lui permettant d'atteindre les objectifs établis.

Services consulaires

3.1 Gestion du programme

3.1.1 L'adjointe consulaire et administrative (LE-06), sous la supervision de l'AAM, se charge de la gestion quotidienne du Programme. Depuis qu'elle s'est jointe à la mission en octobre 2001, elle a reçu une semaine de formation au Guatemala, qui comprenait une orientation non seulement aux services consulaires, mais aussi à tous les éléments de l'administration. Elle suit des cours de français et consacre quatre heures chaque samedi, sur son propre temps, pour apprendre la langue. Avant la mi-avril, elle a aussi agi à titre de comptable de la mission, mais actuellement son engagement est limité aux services consulaires. Par conséquent, elle se sent plus confiante à l'égard de cette responsabilité, mais, parallèlement, aurait avantage à recevoir d'autres cours de formation en services consulaires.

3.2 Service aux Canadiens

3.2.1 Les passeports, les demandes de citoyenneté et l'attestation des documents sont les trois principaux services offerts. Les passeports sont délivrés au Guatemala, sauf les passeports d'urgence. La mission doit photocopier chaque demande de passeport depuis mars 2001. En vue d'améliorer le délai de livraison pour la livraison des passeports, la mission a commencé dernièrement à expédier des documents à la mission centrale deux fois par semaine, au lieu d'une. La mission avise sa clientèle que le délai de production d'un passeport est de quinze jours, mais le produit en dix jours. Toutefois, compte tenu de l'augmentation du volume et que les demandes reçues à San Salvador sont considérées comme étant des demandes postales, et afin de ne pas compromettre le processus de demandes, la mission de Guatemala insiste pour avoir un cycle de livraison de vingt jours. Cette norme de vingt jours est conforme aux directives de la Direction générale des passeports pour les demandes expédiées par la poste.

3.2.2 La mission a traité 487 passeports dans l'année civile 2001, par rapport à 390 en 2000. Au cours du premier trimestre de 2002, la mission a délivré 157 passeports. Étant donné que les procédures de passeport demandent beaucoup d'efforts en raison de l'exigence de photocopier tous les documents envoyés à la mission de Guatemala, on peut se demander pourquoi la mission de San Salvador ne délivre pas ses propres passeports. Le temps consacré au traitement des passeports serait compensé par la diminution du temps passé à faire des photocopies. La mission a demandé à la Direction générale des affaires consulaires (JPD) d'émettre ses propres passeports et attend une décision à cet égard.

3.2.3 On compte actuellement 855 Canadiens enregistrés auprès de la mission, dont une majeure partie possède une double nationalité salvadorienne-canadienne. On trouve le plus grand nombre de ces Canadiens dans la région métropolitaine de San Salvador. Huit coordonnateurs d'urgence ont été nommés dans huit régions différentes, dont trois à l'extérieur de San Salvador. On a actualisé le Plan consulaire d'urgence en avril 2002.

Recommandation à l'intention de la mission

3.2.4 Il faudrait offrir un cours de formation spécialisé à l'adjointe consulaire et administrative.

Réponse de la mission

3.2.4 En octobre 2002, l'adjointe consulaire et administrative a reçu une formation et la mission prévoit offrir des cours de formation à la réceptionniste en février 2003.

Programme d'administration

4.1 Gestion du programme

4.1.1 L'agent d'administration de la mission (AAM), LE-08, est responsable de la gestion quotidienne des services administratifs. Il a sous ses ordres, l'adjointe consulaire et administrative (LE-06), la réceptionniste aux services consulaires (LE-04) et le chauffeur. L'AAM a reçu un cours de formation en services consulaires, en gestion de bureau et en gestion des biens et du matériel. Il devrait aussi recevoir une formation sur le SGI. Il trouve l'AGC de Guatemala très coopératif.

4.1.2 Le rôle de l'AAM a fait récemment l'objet d'une restructuration. Avant avril 2002, il supervisait et aidait l'adjoint consulaire et administratif et s'occupait de toute l'administration, mis à part les finances. L'adjoint consulaire et administratif servait les clients des services consulaires et effectuait la comptabilité de la mission. Cet arrangement a eu pour effet d'entraîner du retard tant dans les activités des services consulaires qu'en comptabilité. Le fait que l'adjoint consulaire et administratif partage son bureau avec trois autres employés, où un photocopieur fonctionne sans arrêt, n'a pas facilité la tâche.

4.1.3 Le nouveau rôle de l'AAM se limite à l'administration, tandis que celui de l'adjoint consulaire et administratif, au travail consulaire. L'AAM supervise le programme des services consulaires et aide l'adjoint consulaire et administratif. Au moment de la vérification, il n'y avait aucun travail en retard.

4.2 Ressources humaines

4.2.1 La mission centrale participe activement à la gestion des ressources humaines qui se rattachent à cette mission. Les comités des concours sont composés généralement d'un employé de Guatemala et les dossiers des concours sont conservés au Guatemala. Des formulaires servant à des vérifications approfondies de la fiabilité sont remplis à San Salvador, mais la véritable vérification et le contrôle des références sont effectués au Guatemala. Les dossiers du personnel sont conservés au Guatemala, même si cette mission tente actuellement d'établir ses propres dossiers, c.-à-d., les CV et les descriptions de poste. Les registres des congés et des présences sont aussi conservés au Guatemala, où ils sont bien contrôlés. Lorsque le poste d'AGC sera ajouté à la mission de San Salvador, il faudra examiner les responsabilités des ressources humaines afin de déterminer s'il faudrait confier davantage de responsabilités à la mission de San Salvador.

4.2.2 Les descriptions de travail des ERP ont été mises à jour en septembre 2001 par la mission centrale. En raison de la nouvelle répartition des tâches entre l'AAM et l'adjoint consulaire et administratif, les tâches actuelles et leurs descriptions de travail ne correspondent pas. Les tâches seront modifiées de nouveau lorsque le nouvel AGC arrivera. Le comité de classification de la mission centrale n'a jamais examiné certaines descriptions de travail, lorsque celles-ci ont été actualisées l'an dernier.

Recommandation à l'intention de la mission

4.2.3 Il faudrait rédiger de nouvelles descriptions de travail des services administratifs et consulaires pour qu'elles décrivent les tâches réelles de ces postes. Il faudrait attendre l'arrivée du nouvel AGC.

Réponse de la mission

4.2.3 Tenant compte de l'arrivée du nouvel AGC en août 2002, les descriptions de travail ont été réécrites en octobre.

Recommandation à l'intention de la mission de Guatemala

4.2.4 Les descriptions de travail des ERP à San Salvador devraient être soumises au comité de classification pour faire en sorte que leur état de classification soit pertinent.

Réponse de la mission de Guatemala

4.2.4 Les nouvelles descriptions de travail seront examinées par le comité de classification.

4.2.5 La mission a eu recours à un employé pour aider l'analyste des cas d'immigration au cours des trois années et demie dans le contexte d'une série de marchés d'urgence. Il s'agit d'un poste « réservé » pour lequel Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) contribue au financement. Ce poste n'est pas numéroté. Étant donné qu'il s'agit d'un poste à long terme et pour maintenir les bonnes relations de travail que l'accord actuel sous-entend, il faudrait régulariser ce poste.

Recommandation à l'intention de la mission

4.2.6 Il faudrait régulariser le poste d'adjoint à l'analyste des cas d'immigration.

Réponse de la mission

4.2.6 Ce poste a été classé comme un poste de durée indéterminée de niveau LE-05. On a demandé une approbation des modèles d'établissement des coûts à CIC en novembre 2002.

4.3 Ressources matérielles

4.3.1 L'AAM assure la gestion des ressources matérielles qui incluent une chancellerie louée par l'État et deux logements loués par l'État à l'intention du personnel (LP). Depuis novembre 2001, on a aussi loué des aires d'entreposage. Les LP offrent un logement correct dans un environnement sécurisé et exigent peu d'entretien. Le Plan de gestion des biens de la mission (PGBM) et l'information contenue dans le système intégré pour la gestion des biens à la mission (PRIME), qui est préparée par la mission centrale, sont à jour. Il en va de même des inventaires pour la chancellerie, des deux logements à l'intention du personnel et du matériel informatique.

4.3.2 Les locaux de la chancellerie sont restreints, mais l'étage supérieur est disponible. Le propriétaire est disposé à louer l'ensemble de l'étage, ce qui excède de beaucoup les besoins de la mission. Toutefois, compte tenu du taux élevé d'inoccupation et de la deuxième phase du centre commercial qui sera bâti prochainement, il semble possible d'acquérir seulement la superficie nécessaire.

4.3.3 On a loué une aire d'entreposage pour entreposer le mobilier en surplus provenant du déménagement de la chargée d'affaires dans un nouveau logement du personnel, qui a reçu un nouveau mobilier à ce moment-là. Cet entreposage coûte 500 $US par mois. La mission reconnaît qu'elle doit se débarrasser de ce mobilier pour éviter ces frais élevés.

Recommandation à l'intention de la mission

4.3.4 La mission devrait aliéner son mobilier en surplus le plus tôt possible.

Réponse de la mission

4.3.4 La présente recommandation est déjà mise en oeuvre.

4.4 Finances

4.4.1 L'AAM est le comptable de la mission. Le niveau de référence de la mission est fixé à 656 777 $, mais l'AGC au Guatemala prévoit un déficit de 70 000 $, parce que l'Administration centrale n'a pas ajusté les coûts du loyer de la nouvelle chancellerie. La mission est financée par une avance permanente de 20 000 $ émise à la chargée d'affaires. La mission tient un compte bancaire non officiel (qui n'est ni enregistré dans le SGI ni avec le Receveur général) au nom du Bureau de l'ambassade canadienne. Ce compte est remboursé deux fois par mois par Guatemala en fonction des décaissements soumis. En janvier 2002, cette avance de 10 000 $US a été augmenté, parce que des chèques étaient refusés pour insuffisance de fonds dans le compte. On a aussi augmenté le niveau de protection contre les découverts, qui est passé de 500 $US à 5 000 $US. La mission n'a pas accès au SGI, le système de gestion financière du ministère. On a examiné les comptes de la mission pour tout un mois, et ils ont été trouvés en bon état.

4.4.2 La mission émet entre 70 et 80 chèques par mois. Les décaissements mensuels moyens varient entre 18 000 $US et 19 000 $US, mis à part les salaires et les loyers qui sont payés par la mission centrale. La liste de paye des ERP est préparée par le personnel comptable de Guatemala. La mission de Guatemala reçoit une fois par semaine la liste des recettes et des dépenses sous forme d'un tableur Quattro-Pro pour inscrire ces données dans le SGI. Toutes les deux semaines, la mission de Guatemala rembourse les dépenses dans le compte bancaire de la mission de San Salvador, moins les recettes qui sont collectées et gardées. Les recettes des services consulaires sont reçues en argent et déposées deux fois par semaine. Par ailleurs, les recettes des services d'immigration sont reçues par chèque ou traite bancaire et expédiées chaque jour par courrier à la mission centrale en même temps que la documentation pertinente à des fins de dépôt et de traitement. On ne pouvait pas expliquer pourquoi ces recettes n'étaient pas déposées dans le compte bancaire de la mission.

4.4.3 La mission ne connaît pas son niveau de référence. Aucune donnée ne figure dans le processus budgétaire. La chargée d'affaires a un pouvoir discrétionnaire de dépenser jusqu'à 500 $ et l'AAM, jusqu'à 100 $, mais doit demander l'approbation de l'AGC pour tout montant excédentaire. Le dernier rapport financier de la mission remonte à décembre 2001. En outre, aucun rapprochement bancaire n'a été fait par la mission depuis octobre 2001. (L'AGC a effectué le rapprochement du compte au cours de la vérification.) Il faut que San Salvador participe plus activement au processus budgétaire et examine ses limites de crédit discrétionnaire actuel. Il faut aussi examiner la possibilité d'établir un compte bancaire officiel pour la mission et accorder à San Salvador un accès au SGI de consultation seulement. Le SGI résoudra la question des rapports financiers, mais il faudra offrir à l'AAM de la formation financière sur le SGI.

Recommandations à l'intention de SMFF

4.4.4 Il faudrait examiner la possibilité de fournir à la mission son propre compte bancaire officiel.

4.4.5 La mission devrait avoir un accès au SGI de consultation seulement et on devrait offrir à l'AAM de la formation sur le SGI.

4.4.6 Il faudrait examiner l'envoi des recettes des services d'immigration de la mission de San Salvador à la mission centrale en envisageant la possibilité pour cette mission de les déposer dans son propre compte bancaire.

Réponses de SMFF

4.4.4 SMFF a été en contact avec la mission qui est sur le point de régulariser le « compte non officiel » de la mission de San Salvador. Il faut prendre en compte que cela aura des répercussions sur la charge de travail de la mission.

4.4.5 SMFF approuve entièrement la recommandation à l'effet que la mission ait un accès au SGI de consultation seulement; la mission examine les questions relatives à la largeur de bande.

4.4.6 SMFF a avisé la mission que toutes les recettes des services d'immigration devraient être déposées dans le compte bancaire du San Salvador.

Recommandation à l'intention de la mission de Guatemala

4.4.7 Il faudrait faire participer davantage la mission de San Salvador au processus budgétaire avec la mission centrale, et examiner les plafonds des dépenses discrétionnaires.

Réponse de la mission de Guatemala

4.4.7 La responsabilité du processus budgétaire et de la planification incombe actuellement au nouvel AGC EC, avec le soutien de la mission centrale. Les plafonds des dépenses discrétionnaires seront révisés et augmentés avec l'approbation de la mission centrale.

Traitement des paiements

4.4.8 L'autorisation de dépenser (article 34 de la LGFP) est exercée par la mission de San Salvador alors que l'autorisation de paiement (article 33 de la LGFP) est exercée par la mission centrale. Deux signatures sont requises sur les chèques, dont au moins la signature d'un employé canadien. Parfois, deux ERP signent les chèques lorsqu'aucun employé canadien n'est disponible. Les chèques varient généralement entre 50 $US et 2 000 $US. La mission conserve un fonds de petite caisse de l'ordre de 350 $US et les opérations individuelles sont acceptées jusqu'à concurrence de 25 $US. On pourrait réduire le nombre de chèques si l'on utilisait davantage les fonds de la petite caisse. Ce fonds pourrait être augmenté à 2 000 $US et celui des opérations individuelles, à 200 $US. Ainsi, on pourrait éliminer une grande partie des travaux d'écriture et des signatures requises.

4.4.9 Les chèques délivrés aux fournisseurs en vertu de l'article 33 sont autorisés par la mission centrale. La mission de San Salvador doit attendre que l'opération soit dûment autorisée et saisie dans le SGI avant de délivrer le chèque. Des accords avec d'autres missions satellites nécessitent que la mission centrale produise un rapport du SGI en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP et envoie une télécopie à la mission satellite avant que cette dernière paie ses fournisseurs.

Recommandations à l'intention de la mission

4.4.10 Il devrait toujours y avoir deux signatures apposées sur les chèques, dont l'une provenant d'un employé canadien.

4.4.11 Il faudrait hausser la limite des fonds de la petite caisse et des opérations individuelles afin de diminuer l'obligation d'effectuer des paiements par chèque.

4.4.12 Les chèques ne devraient pas être autorisés avant d'avoir reçu de la mission centrale le rapport du SGI en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP.

Réponses de la mission

4.4.10 On a ajouté le nom de l'AGC sur le pouvoir de signature délégué en matière d'opérations bancaires de l'article 33 de la LGFP. Tous les chèques comporteront deux signatures, dont l'une sera d'un EC.

4.4.11 Cette recommandation a été mise en oeuvre avec l'arrivée du nouvel AGC.

4.4.12 Le nouvel AGC signe l'article 33 de la LGFP et on continue d'envoyer la documentation à la mission centrale à des fins de traitement par le SGI.

4.5 Gestion de l'information

4.5.1 Le soutien technique est fourni par l'administrateur des systèmes (AS) au Guatemala. La chargée d'affaires est l'adjointe désignée au soutien du SIGNET, mais n'a reçu aucune formation à cet égard et ne dispose pas du temps nécessaire pour entreprendre ce rôle. Au cours du dernier exercice financier, l'AS a visité la mission à six reprises. La mission aurait avantage à recevoir plus de visites de l'AS. La dernière visite de l'AS à la mission remonte à décembre 2001; toutefois, on prévoyait effectuer un voyage après la vérification.

4.5.2 La mission est dotée de dix postes SIGNET et de quatre ordinateurs personnels autonomes. La mission rencontre continuellement des problèmes techniques, dont bon nombre sont mineurs (p. ex. problèmes d'impression), qui ne peuvent être résolus à l'interne. Bien que la mission ait reçu la mise à jour de micromission MM 2000, les usagers se plaignent de la lenteur et de l'inefficacité du système. Les employés se sentent frustrés par le temps nécessaire au téléchargement du matériel et à l'accès aux courriels.

4.5.3 Par définition, aux fins de la technologie, cette mission n'est désormais plus classifiée comme une « micro-mission ». Avec dix travailleurs qualifiés, elle semble admissible, selon les critères de la SXD, à posséder son propre mini-serveur. Actuellement, le serveur de la mission est situé à Mexico. L'AS a indiqué qu'un mini-serveur à San Salvador réglerait bon nombre des difficultés rencontrées par le personnel. Il faudrait aussi examiner la possibilité de désigner une autre personne, c.-à-d. la réceptionniste, pour agir à titre d'adjointe au soutien du SIGNET (qui dispose du temps et de l'intérêt nécessaire) en vue de résoudre bon nombre des questions techniques mineures qui émergent chaque jour. Cette personne devra travailler en étroite collaboration avec l'AS de Guatemala, qui lui donnera la formation nécessaire.

Recommandation à l'intention de SXD

4.5.4 SXD devrait examiner la possibilité d'installer un mini-serveur à San Salvador, compte tenu du nombre de travailleurs qualifiés et de la frustration actuelle éprouvée par le personnel de la mission.

Réponse de SXD

4.5.4 Il est vrai que la mission de San Salvador a atteint la limite supérieure de notre seuil de soutien en TI; elle a aussi été définie comme étant l'une des vingt et une missions autour du monde qui constituent des points de pression critiques. Nous examinons ces missions afin d'établir les coûts en TI qui permettraient d'améliorer leur performance, y compris les questions liées aux locaux et à la sécurité qui doivent être abordées. Le financement nécessaire à une augmentation des services doit être négocié entre SXD, SRD et le CAS. Un sous-comité du Comité sur la représentation à l'étranger (CORA) examine la meilleure façon de résoudre les questions de financement afin d'améliorer les infrastructures, en tenant compte de l'expansion de ces missions. Nous sommes d'avis qu'il faut augmenter la superficie de la mission de San Salvador et y inclure une salle de serveur (DCC).

Recommandation à l'intention de la mission

4.5.5 La mission devrait désigner un employé autre que la chargée d'affaires pour occuper le poste d'adjoint au soutien du SIGNET. Cet adjoint devrait recevoir de l'administrateur des systèmes de Guatemala la formation nécessaire pour pouvoir accomplir son rôle de la façon la plus efficace possible.

Réponse de la mission

4.5.5 Le nouvel AGC, lui-même ancien administrateur des systèmes, occupe maintenant ce poste.

Fiche de renseignements sur les ressources de la mission

Ressources humaines (ETP)

 ECERPTotal
Affaires Publiques/Politiques112
Affaires Commerciales 11
Immigration 11
Administration et services consulaires 44
Développement1 1
Total279

Ressources matérielles

ActifsEn propriétéEn location
Chancellerie 1
LP 2
Véhicules1 

Information financière 2001-2002

Salaires ERP257 434 $
BUDGET D'EXPLOITATION378843
CAPITAL18000
Temps supplémentaire des EC2500
Total656 777 $

Bureau de l'inspecteur général

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Date de modification :
2008-11-26