Affaires étrangères et Commerce international Canada

international.gc.ca

Barre de menu commune

• English
• Accueil
• Contactez-nous
• Aide
• Recherche
• canada.gc.ca

Fil d'Ariane

1. Accueil
2. >
3. À propos du ministère
4. >
5. Responsabilité

Vérification des services financiers - gestion des comptes à fins déterminés

(Mars 2003)

• Sommaire
• Portée, objectifs, approche et calendrier de la vérification
• Généralités
• Sommaire des observations et recommandations

Sommaire

Le présent rapport fait état des résultats d'une vérification des pratiques du Ministère reliées à la gestion des comptes à fins déterminées (CFD). La vérification avait pour objet de déterminer dans quelle mesure les CFD étaient gérés conformément aux saines pratiques de la fonction de contrôleur et aux exigences législatives et réglementaires.

Le solde des CFD du Ministère, au 31 mars 2002, pour les six comptes du Grand livre général (GLG) choisis aux fins de la vérification était de 10,9 millions de dollars. Nous ne pouvons pas cacher notre préoccupation quant à l'exactitude du solde de tous les comptes, à l'exception de celui de la Commission canadienne du tourisme (CCT).

La politique du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) en ce qui a trait aux CFD ne fournit pas de données suffisantes pour permettre aux gestionnaires de déterminer de façon constante si les recettes provenant de tiers répondent aux critères d'un CFD ou si les fonds devraient plus exactement être classifiés comme crédits nets ou recettes non fiscales. La Charte des comptes n'explique pas l'utilisation envisagée de chaque compte du GLG. Par conséquent, il y a divers projets en cours qui, à notre avis, ne répondent pas aux critères d'un CFD. Cela nuit à l'exactitude des états financiers du Ministère, dont des affirmations faites quant à l'utilisation de son pouvoir délégué au sujet des crédits nets de 27 millions de dollars. De plus, l'information enregistrée dans le Système de gestion intégrée (SGI) n'est pas assujettie à une surveillance adéquate de la part du personnel du programme et des finances dans les missions et à l'AC. Le rôle et les responsabilités spécifiques en matière de surveillance que devraient assumer les différents intéressés ne sont pas clairement définis. C'est l'absence de toute référence aux responsabilités concernant la surveillance dans la politique des CFD du MAECI qui est l'une des causes principales de cette situation.

La plupart des personnes CFD concernées du Ministère utilisent les engagements comme moyen de repérage des recettes et des déboursés de fonds concernant des tiers. La conjugaison de problèmes liés au SGI et au traitement des opérations a un effet préjudiciable sur la gestion des comptes CFD et sur l'imputation connexe des recettes et déboursés aux engagements appropriés. Les intervenants CFD se servent donc souvent de systèmes autonomes pour la surveillance, le repérage et les rapports concernant le statut des fonds, ce qui entraîne un accroissement des coûts administratifs. Les personnes CFD concernées ne procèdent pas régulièrement au rapprochement des données se trouvant dans leur système autonome et des données figurant dans le SGI. Par conséquent, les gestionnaires peuvent prendre des décisions et faire des affirmations à des tiers en se basant sur de l'information inexacte et incomplète. Il s'ensuit que nous ne pouvons donner à la direction du MAECI l'assurance que les comptes CFD sont gérés avec efficacité.

Des échantillons statistiques ont été extraits parmi les opérations liées aussi bien aux dépenses (débits) qu'aux dépôts (crédits) afin de savoir s'il y avait preuve de fonctionnement efficace des principaux contrôles internes. Les taux d'erreur pour les éléments d'échantillon liés aux dépenses se situent entre 0 p. 100 et 100 p. 100, la plupart dépassant 22 p. 100. Quant aux éléments d'échantillon liés aux dépôts, les taux d'erreur se situent aussi entre 0 p. 100 et 100 p. 100, la plupart dépassant 50 p. 100. Par conséquent, les résultats de notre échantillon donnent à la direction très peu d'assurance quant à l'efficacité du fonctionnement des principaux contrôles à l'interne durant l'exercice 2001-2002. (Remarque - les taux d'erreur sont basés sur un examen des documents fournis en réponse à notre demande. La demande était claire et précise et, par conséquent, nous n'avons pas jugé nécessaire de faire un suivi auprès des centres financiers des missions et de l'AC pour déterminer s'ils avaient omis par inadvertance de fournir les documents justificatifs dans leur réponse.)

Le Bureau du vérificateur général (BVG) a émis une lettre à la direction décrivant les résultats de son examen des contrôles qui sont appliqués au traitement des opérations informatisées et automatisées au Ministère. Les conclusions du BVG au sujet des contrôles, combinées à notre attestation de qualité concernant les contrôles manuels, constituent une évaluation globale de la qualité du cadre de contrôle établi pour la gestion des CFD.

En résumé, les fonds concernant les tiers ne sont pas désignés, classifiés, contrôlés et comptabilisés de façon correcte et uniforme, comme l'exigent les saines pratiques de la fonction de contrôleur moderne et la politique ministérielle. Par conséquent, il est difficile pour le Ministère d'avoir confirmation exacte de sa dette réelle envers divers tiers. Cette situation est due en grande partie aux problèmes liés au SGI et au traitement des opérations, à des directives insuffisantes et à la faiblesse des pratiques de surveillance en vigueur.

Haut de la page

1.0 Portée, objectifs, approache et calendrier de la vérification

1.1 Portée de la vérification

1.1.1 La vérification a porté essentiellement sur les pratiques et les contrôles du Ministère concernant la gestion des CFD. Plus précisément, la vérification a permis d'évaluer le cadre de contrôle de la gestion s'appliquant aux CFD afin de s'assurer que les dépôts et les déboursés sont désignés, classifiés, contrôlés et comptabilisés comme il se doit dans les dossiers financiers du Ministère.

1.2 Objectifs de la vérification

1.2.1 La vérification avait pour objectif global de déterminer dans quelle mesure les CFD étaient gérés conformément aux saines pratiques de la fonction de contrôleur moderne et aux exigences législatives et réglementaires. En particulier, la vérification avait pour objet de déterminer si :

• les rôles, responsabilités et pouvoirs en rapport avec la gestion des CFD sont clairement consignés par écrit et exercés de façon intégrale et appropriée par les personnes concernées du Ministère;
• les fonds reçus pour une fin déterminée sont désignés, classifiés, contrôlés, comptabilisés et rapportés comme il se doit.

1.3 Approche et calendrier de la vérification

1.3.1 La vérification interne a été effectuée conformément à la politique du Conseil du Trésor et selon les normes de l'Institut des vérificateurs internes pour ce qui est des méthodes professionnelles de la vérification interne.

1.3.2 La vérification a permis d'examiner les grands processus opérationnels et les principaux contrôles liés à la gestion des CFD, aussi bien dans les missions qu'à l'AC du MAECI. La phase examen de la vérification s'est déroulée entre mars et août 2002.

1.3.3 Nous avons procédé à un examen global des comptes CFD du GLG afin de déterminer leur objet et leur utilisation. Nous avons aussi procédé à l'analyse des données contenues dans les comptes (en particulier pour l'exercice 2001-2002) et mis par écrit comment, à notre sens, les crédits (dépôts) et les débits (déboursés) se sont accumulés dans chaque compte du GLG. Un cadre générique de contrôle de la gestion a aussi été créé puis adapté aux CFD choisis pour l'examen.

1.3.4 Compte tenu de l'information réunie, l'Équipe de vérification a relevé des points à vérifier et pris des décisions quant aux comptes CFD du GLG à examiner - ceux qui figurent dans le tableau suivant :

Remarques :

Haut de la page

1. Couverture complète - l'examen a porté essentiellement sur le fait de savoir si les fonds reçus pour une fin déterminée sont désignés, classifiés, contrôlés, comptabilisés et rapportés comme il se doit, et il a compris la vérification de la conformité d'un échantillon d'opérations.

1a. Couverture complète - en plus des activités de vérification mentionnées au paragraphe 1 ci-dessus, nous avons choisi des « sous-comptes » (engagements) pour mener un examen plus poussé, en raison de la nature unique du sous-compte ou de sa représentativité d'une gamme de sous-comptes CFD inclus dans le GLG.

2. Couverture limitée - l'examen a porté essentiellement sur certaines recettes et certains déboursés enregistrés dans le compte.

3. Couverture limitée - l'examen a porté essentiellement sur les activités liées à l'administration financière, à la surveillance et aux rapports du Ministère.

4. Compte non vérifié - les soldes d'ouverture et de clôture du GLG ne présentaient aucune importance, et il y a eu très peu d'opérations, sinon aucune durant l'exercice financier 2001-2002.

1.3.5 Pour chacun des comptes du GLG englobé dans la vérification, il y a eu création d'un programme de vérification de la conformité avec les politiques et les procédures régissant la gestion des CFD. Dans le cas des comptes GLG 24025, 24030 et 24100, un échantillon statistique des débits et des crédits inscrits dans ces comptes durant l'exercice 2001-2002 a été choisi pour cette vérification.

2.0 Généralités

2.1 Rôles et responsabilités

2.1.1 Les rôles, les responsabilités et les exigences en matière de rapports des organismes centraux en ce qui concerne les CFD, sont décrits au chapitre 5, section 6, du Manuel de comptabilité du MAECI.

2.1.2 La responsabilité relative à la gestion des CFD est répartie entre plusieurs unités organisationnelles du MAECI. Il existe dix comptes CFD dans le GLG. Certains concernent un seul programme et centre financier du Ministère, tandis que d'autres concernent plusieurs programmes et centres financiers.

2.2 CFD - Données financières de base

2.2.1 Le tableau ci-après montre les soldes d'ouverture des CFD choisis pour la vérification, le montant des débits et des crédits inscrits durant l'exercice 2001-2002 et les soldes de clôture au 31 mars 2002.

3.0 Sommaire des observations et recommandations

3.1 Directives quant aux comptes à fins déterminées

Haut de la page

3.1.1 Le Manuel de comptabilité du MAECI décrit la politique du Ministère qui s'applique aux CFD. Il décrit la portée, l'objectif et les définitions clés de la politique, ainsi que les rôles et responsabilités connexes. Il fournit des renseignements utiles pour la gestion des CFD; nous avons cependant remarqué quelques lacunes, à savoir :

• critères insuffisants pour la désignation systématique des activités du programme remplissant les conditions pour figurer comme CFD;
• aucune explication sur la façon de distinguer, classifier et administrer les fonds reçus en vertu de crédits nets, d'activités CFD et d'activités génératrices de revenus;
• aucune définition claire des responsabilités en matière de surveillance des agents du programme et des finances du Ministère.

3.1.2 Nous avons relevé une série d'exemples de classifications incorrectes d'ententes de financement qui peuvent ne pas répondre aux critères du Conseil du Trésor s'appliquant aux CFD. Par exemple :

• Le programme des Sommets dirigés par le PM a obtenu des fonds de la part de commanditaires canadiens, pour le Sommet des Amériques. Ces fonds ont été appliqués au coût total de l'événement, tout déficit devant être couvert par des crédits parlementaires. Le projet peut ne pas répondre aux critères du CT pour un CFD, car les commanditaires ont reçu des « biens ou des services » en échange des fonds fournis. Cette pratique constitue normalement une entente sur les crédits nets;
• Les réclamations auprès de l'Iraq amènent la Direction du droit économique, des océans et de l'environnement (JLO) à s'occuper des paiements aux requérants pour le compte des Nations Unies. Des frais de traitement des demandes s'élevant à 888 037 $ se sont accumulés dans ce compte au fil des ans et ils devraient être crédités au Fonds du revenu consolidé et non à un compte de passif CFD;
• La Direction générale des affaires consulaires (JPD) a réalisé des revenus de près de 350 000 $ avec les annonces publicitaires de son opuscule Bon Voyage, mais... de 2002. Cette pratique constitue normalement une entente sur les crédits nets;
• Les résultats de l'échantillon ont révélé qu'un certain nombre d'activités CFD dans les missions ne comportent aucune pièce pouvant justifier l'existence du compte, en raison de la nature de l'activité (Courses Terry Fox, réceptions, affaires sociales et manifestations culturelles). Même si certaines activités peuvent être considérées comme génératrices de dons (un critère pour les CFD selon la politique), la plupart des projets sont plus probablement des activités relevant d'un crédit net, dont les revenus générés viennent contrebalancer les coûts de fonctionnement.

3.1.3 Les principales déductions découlant des observations susmentionnées sont les suivantes :

• Diverses activités liées au programme peuvent être classifiées dans les états financiers du Ministère comme CFD alors qu'elles ne répondent pas aux critères du CT s'appliquant aux CFD, et elles doivent donc être reclassifiées;
• Non conformité avec les autorisations de crédits nets;
• Le solde du CFD concernant les réclamations auprès de l'Iraq est inscrit à tort comme une dette, et les revenus divers de l'année précédente correspondants sont sous-estimés.

Recommandations à l'intention de SMS

3.1.4 SMS, en consultation avec SMF et les autres intervenants CFD, devrait renforcer la politique sur les CFD du MAECI en l'adaptant à la nature des activités du programme et aux autorisations de crédit net du Ministère. Pour cela, il doit rendre plus explicites les directives quant à sa portée, son objectif et ses principales définitions, et les rôles et responsabilités connexes.

3.1.5 SMS, en consultation avec les personnes CFD concernées, devrait renforcer la politique sur les CFD du MAECI afin d'y incorporer la nécessité de procéder à une surveillance permanente des CFD et d'assigner des responsabilités spécifiques aux agents du programme et des finances aussi bien dans les missions qu'à l'AC.

3.1.6 SMS, en consultation avec SMF et les autres intervenants CFD, devrait renforcer la Charte des comptes afin de mieux expliquer les structures d'enregistrement et de rapports financiers qui sont requis pour répondre aux besoins opérationnels des gestionnaires du programme et aux exigences de présentation de rapports financiers du Ministère. La définition, l'objet et l'utilisation de chaque compte du GLG, en particulier les comptes peu courants d'actif et de passif, devraient être présentés avec clarté pour qu'ils soient facilement compris et utilisés par les agents du programme et des finances.

Réponses de SMS

3.1.4/3.1.5 D'accord. Le MAECI fait des chapitres 5 à 7 de la Politique sur les comptes à fins déterminées du Conseil du Trésor sa politique financière pour les comptes à fins déterminées. SMSP, en consultation avec tous les principaux intéressés, élaborera une politique pour les CFD propres au MAECI, qui sera reliée à la politique sur les CFD du CT et qui mettra en évidence les exigences propres au MAECI ainsi que les rôles et responsabilités connexes. Cette politique sera prête d'ici le 31 mars 2003.

3.1.6 SMFQ a la responsabilité de tenir une version électronique du manuel de codage du MAECI. Ce manuel se trouvait sur le site intranet du MAECI, mais il a été retiré il y a quelque temps afin de subir des modifications (par SMFQ). Une version révisée sera affichée. De plus, des renseignements détaillés y seront ajoutés dès que la politique sur les CFD du MAECI sera prête. Le manuel sera affiché d'ici le 20 décembre 2002.

Haut de la page

Recommandation à l'intention de SMF

3.1.7 SMF, en consultation avec les personnes CFD concernées, devrait examiner la nature et le statut de tous les projets en cours portés aux comptes CFD du GLG, afin de déterminer s'ils répondent aux critères qui s'appliquent aux CFD. Dans le cas des projets qui ne répondent pas aux critères, mettre en oeuvre les mesures de reclassification appropriées et, au besoin, obtenir l'autorisation de crédit net appropriée.

Réponse de SMF

3.1.7 SMF surveillera les comptes conformément à la politique, dès que celle-ci sera établie et que le codage sera en place. Toutefois, chaque fois que l'on jugera qu'une mesure corrective est requise, SMF fera un suivi auprès des unités organisationnelles du programme pour s'assurer que ces mesures ont été prises.

3.2 Repérage et rapports

3.2.1 Au cours de l'examen des CFD du GLG, nous avons relevé des problèmes liés au SGI et au traitement des opérations, qui ont des incidences sérieuses sur la gestion des comptes du GLG et de leurs sous-comptes, ainsi que sur le traitement connexe des recettes et des déboursés.

3.2.2 L'une des fonctions de gestion financière du SGI servant à la gestion des projets relevant de CFD, est l'Engagement de fonds. Cette fonction permet aux gestionnaires de réserver des fonds pour des dépenses particulières, de repérer les paiements faits par rapport aux engagements et d'éviter un dépassement des dépenses par rapport aux fonds réservés. Même si cette fonction convient dans le cas des budgets de crédit, elle ne procure pas le même degré de contrôle pour les CFD du GLG (dettes). Par exemple, les gestionnaires du programme utilisent diverses méthodes pour le repérage des projets liés aux CFD dans le GLG. Les engagements sont utilisés pour représenter certains projets liés aux CFD, alors que d'autres projets liés aux CFD ne renvoient à aucun engagement lorsque les fonds sont reçus ou les dépenses payées. Certaines missions se servent de leur propre référence de codage des projets dans le champ de crédit du SGI, alors que d'autres ne se servent d'aucune référence de projet. L'absence d'un mécanisme commun de « sous-compte » rend difficile le rapprochement des soldes des fonds affectés aux projets avec l'information relative au programme et avec les niveaux du GLG et du Fonds.

3.2.3 Nous avons relevé un certain nombre de carences en rapport avec les contrôles des sous-comptes des CFD, à savoir :

• Étant donné qu'on n'utilise par constamment une référence à un engagement lors du traitement des recettes et des paiements liés aux CFD du GLG, il y a un grand nombre de dépôts et de dépenses « orphelins » inscrits au GLG sans référence à un engagement;
• À condition qu'il y ait des fonds suffisants dans le Fonds et dans le GLG, les paiements peuvent être effectués par rapport à un projet spécifique (sous-compte) sans que les fonds correspondants aient été déposés dans un CFD du GLG;
• Un engagement peut être établi et augmenté, et les paiements peuvent être effectués en réduction du solde au GLG, sans que les fonds aient été déposés au CFD du GLG.

Par conséquent, il n'y a aucune assurance que la dette figurant dans les états financiers du Ministère reflète l'obligation réelle envers des tiers.

3.2.4 Le SGI ne fournit pas un rapport chronologique complet de toutes les écritures liées aux recettes et aux déboursés concernant une entente de CFD intervenue entre le Ministère et un tiers. Il est possible de produire des rapports distincts pour les dépôts et les déboursés, mais seulement si ceux-ci ont été correctement codés par rapport à l'engagement établi pour le projet. Par conséquent, il est difficile de surveiller les recettes et les dépenses liées à un projet.

Haut de la page

Recommandation à l'intention de SMS

3.2.5 SMS, en consultation avec les personnes CFD concernées, devrait déterminer et mettre en oeuvre des solutions, modifications et processus opérationnels pour le programme du SGI, ainsi que la formation requise en vue d'améliorer les contrôles et l'établissement des rapports concernant les CFD.

Réponse de SMS

3.2.5 D'accord. Il y a différentes façons de gérer les CFD à l'intérieur du SGI, conformément à la politique du Conseil du Trésor (SIV a remarqué l'utilisation des engagements, mais il y a d'autres moyens; p. ex., les Ordres internes, les éléments d'OTP, etc.). SMS et SMF entreprendront une analyse pour déterminer la solution optimale. Cette analyse sera terminée d'ici le 30 juin 2003.

3.3 Résultats des sondages

3.3.1 Des échantillons statistiques distincts ont été extraits parmi les opérations liées aux dépenses (débits) inscrites dans trois CFD du Grand livre général (GLG) : Canadiens en détresse (GLG 24025), ONG et réclamations auprès de l'Iraq (GLG 24030) et Divers (GLG 24100). Un échantillon a été aussi extrait parmi les opérations liées aux dépôts (crédits) inscrits à ces mêmes comptes. On a examiné les éléments de l'échantillon afin de savoir s'il y avait preuve de l'efficacité des principaux contrôles internes. Les tableaux ci-après résument les taux d'erreur relevés pour les éléments examinés de l'échantillon. Les taux d'erreur dans le cas des éléments d'échantillon liés aux dépenses se situent entre 0 p. 100 et 100 p. 100, la plupart dépassant 22 p 100. Quant aux éléments d'échantillon liés aux dépôts, les taux d'erreur se situent aussi entre 0 p. 100 et 100 p. 100, la plupart dépassant 50 p. 100. Par conséquent, les résultats de notre échantillon révèlent que les principaux contrôles internes n'ont pas été efficaces durant l'exercice 2001-2002.

Tableau 1 - Sommaire des déboursés

Tableau 2 - Sommaire des dépôts

Remarques

1. 1. Tous les éléments peuvent ne pas s'appliquer à chaque article de l'échantillon. De plus, les catégories d'élément peuvent être un regroupement de plusieurs éléments utilisé aux fins de la vérification. Cela explique pourquoi le dénominateur peut varier dans les taux d'erreur à l'AC et dans les missions qui figurent dans les tableaux ci-dessus.
2. Un échantillon statistique de 60 opérations de dépenses a été extrait de chaque compte GLG (c.-à-d. 24025, 24030 et 24100) choisi en vue d'un examen poussé. Un échantillon distinct de 60 dépôts inscrits dans ces comptes GLG a également été extrait. L'équipe de vérification a toutefois décidé d'examiner un total de 60 opérations de dépenses et de 30 opérations de dépôt, étant donné le taux d'erreur élevé qui a été constaté.
3. Les taux d'erreur sont basés sur un examen des documents fournis en réponse à notre demande. La demande était claire et précise et, par conséquent, nous n'avons pas jugé nécessaire de faire un suivi auprès des centres financiers des missions et de l'AC pour déterminer s'ils avaient omis par inadvertance de fournir les pièces justificatives dans leur réponse.

3.3.2 Les erreurs les plus fréquentes relevées dans l'échantillon étaient l'utilisation d'initiales et de signatures illisibles pour approuver les transactions financières et l'absence de documents justificatifs, y compris l'entente écrite. La politique du Conseil du Trésor sur les CFD signale la nécessité d'avoir des signatures et des documents justificatifs appropriés, ainsi qu'une entente écrite entre le Ministère et le tiers précisant l'objet des fonds, les rôles et responsabilités respectifs des parties, de même que l'utilisation et la liquidation des fonds fournis. La politique du MAECI est également très précise au sujet de ces exigences. L'absence fréquente d'une entente peut être attribuée au fait que certains CFD établis dans le système financier du Ministère étaient des ententes de crédit net, ou au fait que les agents du programme et des finances n'étaient pas au courant de l'exigence concernant une entente. En l'absence d'ententes appropriées par écrit, l'utilisation des fonds fournis au MAECI peut ne pas être conforme aux intentions du tiers. De plus, si la liquidation des fonds non utilisés, dans le cas de nombreux projets CFD, n'est pas clairement spécifiée dans le cadre d'une entente, elle peut ne pas avoir été créditée, comme elle le devrait, aux recettes diverses et avoir été utilisée à tort à d'autres fins.

Haut de la page

Recommandation à l'intention de SMS

3.3.3 SMS, en consultation avec SMF, devrait aviser les agents financiers qui utilisent leurs initiales pour approuver des transactions financières, de l'obligation de faire figurer ces initiales sur la carte spécimen.

Réponse de SMS

3.3.4 L'exigence concernant l'enregistrement de la signature sur la carte spécimen est précisée au chapitre 28 des Pouvoirs de signature du MAECI, sous le paragraphe 28.3.4. Un rappel sera envoyé d'ici mars 2003.

Recommandations à l'intention de SMF

3.3.5 SMF devrait aviser l'AC et les missions que les agents du programme et des finances sont tenus de s'assurer que les documents justificatifs appropriés sont conservés à des fins de référence, conformément aux politiques de gestion des dossiers du Ministère s'appliquant aux documents financiers.

3.3.6 SMF devrait aviser l'AC et les missions de la nécessité d'avoir une entente écrite avec un tiers et de la nécessité de spécifier que les fonds ont été gérés efficacement et que leur utilisation a fait l'objet de rapports appropriés à l'intention du tiers, le cas échéant.

Réponses de SMF

3.3.5 Cette question sera traitée dans le document de politique du MAECI et figure déjà aux chapitres 5 à 7 de la politique du CT. Le nécessaire sera fait d'ici le 31 mars 2003.

3.3.6 Cette question sera traitée dans le document de politique du MAECI et figure déjà aux chapitres 5 à 7 de la politique du CT. Le nécessaire sera fait d'ici le 31 mars 2003.

Bureau de l'inspecteur général

Navigation principale

Date de modification :

2008-11-03