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Vérification des services financiers - gestion des comptes débiteurs

(Janvier 2004)

Résumé

Le présent rapport présente les résultats consécutifs à la vérification des méthodes de gestion des comptes débiteurs (C/D) au Ministère. La vérification avait pour but de déterminer dans quelle mesure les C/D étaient gérés conformément aux saines méthodes de contrôle et aux exigences législatives et réglementaires.

Au Ministère, le solde des C/D était de 24,3 millions de dollars au 28 février 2002. Sur ce montant, 10,3 millions de dollars étaient comptabilisés à tort comme comptes débiteurs et 12 millions de dollars ne seront peut-être jamais recouvrés. Nous concluons, et SMF se montre d'accord avec nous, que seuls 2 millions de dollars ou 9 p. 100 du solde des C/D comptabilisé au 28 février 2002 peuvent être considérés comme recouvrables. Cela indique que le Ministère aurait pu gérer ses comptes débiteurs avec une plus grande diligence par le passé. Cela indique aussi, qu'à l'avenir, les intervenants appropriés devraient accorder une attention plus soutenue à ce domaine.

On ne rapproche pas sur une base régulière les comptes de contrôle du grand livre général (GLG) du SGI concernant les C/D et les données du grand livre auxiliaire. On ne procède pas non plus régulièrement à un examen et à la clôture en temps opportun de plusieurs comptes transitoires du GLG, ayant des répercussions comptables sur le plan des C/D et des dépenses recouvrables. Cette situation peut avoir des répercussions négatives sur l'intégrité des données financières du Ministère.

Les responsables de la gestion des C/D se sont plaints du fait que la fonctionnalité en matière de rapports du SGI ne répond pas à leurs besoins d'information. À titre d'exemple, dans le cas des comptes recouvrables dans les missions, le personnel des services financiers doit s'astreindre à un processus laborieux pour surveiller les soldes des comptes des employés, qui ne sont pas intégrés dans le module des C/D du SGI. Il conviendrait de revoir la fonctionnalité du SGI en vue d'accroître l'efficacité des méthodes de gestion des C/D.

Les politiques et procédures ministérielles existantes ne définissent pas de façon précise et complète le rôle, les responsabilités et les pouvoirs des principaux intervenants chargés de la gestion des C/D et des dépenses recouvrables par le Ministère. Par conséquent, le cadre de responsabilisation s'en trouve affaibli, pendant que le risque de non-recouvrement des comptes s'aggrave.

La fonction de calcul des intérêts du module des C/D du SGI est entrée en service en décembre 2001. Il s'agit là d'une initiative positive. Toutefois, les dépenses recouvrables dans les missions et les C/D relatifs aux licences d'importation et d'exportation ne sont pas inclus dans le module des C/D, de sorte qu'aucun intérêt n'est appliqué sur les comptes en souffrance. Cette façon de faire n'est pas conforme aux exigences du Règlement sur les intérêts et les frais administratifs. Le Ministère ne dispose d'aucune politique officielle sur le remboursement des dépenses recouvrables auprès des employés, où l'on énoncerait les conditions qui s'appliquent, notamment la perception d'intérêts sur les montants en souffrance. Les C/D des employés atteignaient 420 000 dollars au 28 février 2002. Il s'ensuit que non seulement le Ministère enfreint le règlement, mais il se prive aussi de gains d'intérêt potentiels.

Les procédures de constatation des revenus n'étaient pas bien appliquées pour comptabiliser les revenus consulaires (RC) perçus par le Ministère et correspondant à la vente de passeports. Au 20 mars 2002, 22,5 millions de dollars de RC perçus n'avaient pas été consignés dans les registres comptables du MAECI. Par conséquent, les méthodes comptables doivent être améliorées afin d'assurer la comptabilisation en temps opportun des RC perçus.

En conformité avec le Règlement sur la radiation des créances de 1994, le Ministère a établi un Comité de radiation des créances (CRC) qui remet en question, le cas échéant, les données relatives au rendement en matière de recouvrement, sur lesquelles s'appuient ses décisions.

Nous sommes préoccupés par les méthodes comptables utilisées pour établir les comptes débiteurs relatifs au Programme de développement des marchés d'exportation (PDME). L'expérience démontre que la majorité de ces comptes débiteurs sont éventuellement radiés ou annulés par note de crédit lorsque le bénéficiaire soumet un Rapport sur les recettes et les ventes NUL. À notre avis, le Ministère se sert de son processus de facturation pour déterminer le montant de la dette des bénéficiaires, alors que ce montant devrait être connu avec certitude avant l'émission d'une quelconque facture. L'utilisation du processus de facturation à cette fin constitue une pratique administrative encombrante et coûteuse. De plus, elle « force » le Ministère à présenter les créances au CRC en vue de faire approuver leur radiation, ce qui ajoute de nouveaux frais administratifs au processus.

La provision pour créances douteuses du 31 mars 2001, au montant de 8,7 millions de dollars, avait été établie en contravention des principes comptables généralement reconnus (PCGR). Pour déterminer de façon réaliste et raisonnable la valeur de réalisation nette des comptes débiteurs, il faudra procéder à un examen et à une analyse détaillés du solde de chacun des comptes débiteurs lors des exercices à venir. SMF est du même avis, et les efforts qu'elle a récemment déployés indiquent qu'elle s'occupe de cette question.

Le Bureau du vérificateur général (BVG) a rédigé une lettre de recommandation rapportant ses conclusions à la suite de l'examen des contrôles généraux s'appliquant au traitement des opérations informatisées et automatisées. Les conclusions du BVG, de pair avec notre déclaration de vérification d'attestation de qualité au sujet des contrôles manuels, constituent une évaluation globale de la pertinence du cadre de contrôle de la gestion établi afin de gérer les C/D.

En résumé, SMD a pris des mesures afin de valider l'intégrité des données concernant les C/D et les dépenses recouvrables enregistrées dans le SGI. De plus, on s'emploie à renforcer le cadre de contrôle de la gestion, par une clarification des rôles, des responsabilités et des pouvoirs, l'adoption de procédures et de certains contrôles clés et l'amélioration de la fonctionnalité du SGI. Non seulement ces mesures contribueront à rendre plus efficaces les pratiques ministérielles de gestion des C/D, mais elles permettront aussi de les aligner sur les principes de la fonction de contrôleur moderne.

Suite donnée aux recommandations

Notre rapport contient un total de 30 recommandations consécutives à la vérification; sur ce nombre, 17 s'adressent à SMF, 9 à SMS, 2 à TCE et une à EPC et à CFSI respectivement. La direction a répondu à chacune de ces recommandations en indiquant les mesures déjà prises ou ses décisions, ainsi que les mesures à venir. Elle a déclaré avoir mis en oeuvre 24 de ces 30 recommandations. Dans les autres cas, la direction a indiqué les initiatives en cours ou les mesures qu'elle envisage de prendre dans l'avenir.

1.0 Portée, objectifs, approche et calendrier de la vérification

1.1 Portée de la vérification

1.1.1 La vérification a porté sur les pratiques et les contrôles ministériels concernant la gestion des C/D. Plus précisément, la vérification a permis d'évaluer le cadre de contrôle de la gestion, établi afin d'assurer que les comptes débiteurs ne sont pas éliminés des registres comptables du MAECI avant que le Ministère n'en ait reçu le paiement intégral ou qu'il n'en ait autorisé la renonciation, la radiation ou l'annulation en bonne et due forme. Le Bureau des passeports n'a pas été inclus dans notre examen.

1.1.2 La portée de la vérification concernant les revenus du Ministère avait strictement pour objectif de déterminer dans quelle mesure les contrôles clés intégrés aux processus de délivrance des licences d'importation et d'exportation ont été efficaces durant l'exercice 2001-2002. De plus, nous avons évalué la pertinence des contrôles établis en vue d'assurer la comptabilisation des revenus consulaires en temps opportun.

1.2 Objectifs de la vérification

1.2.1 La vérification avait pour objectif global de déterminer dans quelle mesure les C/D étaient gérés conformément aux saines méthodes de contrôle et aux exigences législatives et réglementaires. La vérification avait essentiellement pour but de déterminer :

  • si les méthodes de gestion des C/D au Ministère s'appuient sur des politiques et procédures adéquates et si elles comportent le rapprochement entre les grands livres auxiliaires et les comptes de contrôle ainsi que l'examen périodique des soldes des comptes transitoires connexes;
  • si les produits à recevoir, y compris les intérêts courus sur les comptes en souffrance, sont bien comptabilisés et imputés à la période appropriée;
  • si les C/D sont comptabilisés à leur valeur de réalisation nette sur une base annuelle.

1.3 Approche et calendrier de la vérification

1.3.1 La vérification interne s'est déroulée conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et aux normes de l'Institut de vérification interne pour l'exercice professionnel de la vérification interne.

1.3.2 La vérification a permis d'examiner, à l'Administration centrale du MAECI, les principaux processus administratifs et les contrôles reliés à la gestion des comptes débiteurs. La phase d'examen de cette vérification a eu lieu durant la période comprise entre octobre 2001 et mars 2002 et a essentiellement porté sur les soldes des comptes et les transactions enregistrés entre le 1er avril 2001 et le 28 février 2002.

1.3.3 L'approche adoptée pour cette vérification a consisté en un examen de la documentation pertinente et en une série d'entrevues avec le personnel afin d'acquérir une bonne perception du cadre de contrôle de la gestion s'appliquant aux comptes débiteurs et aux dépenses recouvrables. Des graphiques ont été préparés afin d'indiquer le déroulement des opérations, les mesures de contrôle de prévention et de détection en vigueur, ainsi que les activités de surveillance assurées par les gestionnaires responsables. Un échantillon discrétionnaire de transactions concernant les C/D a été choisi au hasard afin de déterminer dans quelle mesure les contrôles choisis étaient appliqués de façon uniforme et efficace.

2.0 Généralités

2.1 Rôles et responsabilités

2.1.1 La responsabilité de la gestion des C/D et des dépenses recouvrables est partagée entre plusieurs unités de travail au Ministère. Le type de compte débiteur et le fait qu'il appartienne à l'Administration centrale ou à une mission déterminent à qui revient la responsabilité première de gérer l'activité de recouvrement.

2.1.2 Les rôles et les responsabilités sont décrits dans le Manuel de comptabilité du MAECI. Les missions sont chargées de gérer la fonction relative aux C/D dans la mesure où elle a trait aux dépenses recouvrables. Les Services financiers à l'Administration centrale (SMFH) assument les responsabilités suivantes :

  • mettre en oeuvre et administrer la politique et les procédures comptables du Ministère en ce qui a trait au traitement et aux rapports concernant les revenus, les comptes débiteurs, les produits à recevoir et les dépenses recouvrables;
  • veiller à ce que les codes financiers appropriés soient en place pour faire état des revenus, des comptes débiteurs, des produits à recevoir et des dépenses recouvrables;
  • gérer le processus relatif au Comité de radiation des créances, afin de s'assurer que les mauvaises créances sont radiées conformément au Règlement sur la radiation des créances de 1994 et à la politique et aux procédures du MAECI en matière de radiation des créances.

2.1.3 Le gestionnaire des comptes débiteurs (SMFR) assume la responsabilité globale concernant la coordination de la gestion des C/D et des dépenses recouvrables, à l'exception des cas suivants :

  • C/D de Canadiens en difficulté - responsabilité de la Direction générale des affaires consulaires, Services du programme (JPP);
  • C/D du PDME - établis par SMFR à la demande de la Direction de développement des exportations (TCE) sur la base des informations fournies par cette dernière. Le recouvrement des comptes en souffrance relève conjointement de SMFR et de TCE;
  • C/D de la Direction générale des contrôles à l'exportation et à l'importation (toutes les licences) - la responsabilité relève de EPC.

2.2 Données concernant les comptes débiteurs

2.2.1 Le tableau I indique les soldes et les montants importants des C/D en souffrance (plus de 121 jours) au 28 février 2002. Le tableau II fournit des renseignements quant aux possibilités de recouvrement des soldes des C/D par le Ministère.

Tableau I

Comptes débiteurs par principaux groupes de comptes
Montants en souffrance après 121 jours, au 28 février 2002
Groupe de comptesSolde au 28 février 2002Montants en souffrance, plus de 121 jours% du montant en souffrance, plus de 121 jours
Autres ministères fédéraux2 931 385 $197 361 $7 %
Clients de l'extérieur18 577 102 $12 970 295 $70 %
Canadiens en difficulté595 022 $444 429 $75 %
Employés du MAECI420 667 $344 140 $82 %
Droits, licences d'importation et d'exportation2 395 144 $991 830 $41 %
Total24 379 320 $14 938 055 $61 %

Tableau II

Possibilités de recouvrement des comptes débiteurs
au 28 février 2002
1
Solde des C/D au 28 février 2002
2
Moins :
Pertes financières
3
Moins : Radiations anté-rieures
4
C/D actifs
(1) - (2+3)
5
Estimation des C/D non recouvrables
6
C/D recou-vrables
7
% recou-vrable 6/1
24 379 320 $1 305 000 $9 000 000 $14 074 320 $12 000 000 $2 074 320 $9 %

Remarque : le montant de 9 millions de dollars représente des comptes débiteurs reliés au PDME dont la radiation a été approuvée par le Comité ministériel de radiation des créances mais qui ont, néanmoins été reportés au SGI durant la conversion du FINEX au SGI et qui demeurent au solde des comptes GLG 14002 et 14999.

3.0 Sommaire des observations et recommandations 

3.1 Généralités

3.1.1 Au Ministère, le solde des C/D s'établissait à 24,3 millions de dollars au 28 février 2002. Sur ce montant, 10,3 millions de dollars ont été comptabilisés à tort comme C/D et 12 millions de dollars ne seront peut-être jamais recouvrés. Nous concluons, et SMF est du même avis, que seuls 2 millions de dollars ou 9 p. 100 du solde des C/D comptabilisé au 28 février 2002 peuvent être considérés comme recouvrables. Cela indique que le Ministère aurait pu gérer ses comptes débiteurs avec une plus grande diligence par le passé. Cela indique aussi, qu'à l'avenir, les intervenants appropriés devraient accorder une attention plus soutenue à ce domaine.

3.1.2 À cet effet, les résultats de la vérification et les recommandations ont été regroupés sous des rubriques qui correspondent aux domaines auxquels la direction devrait accorder la priorité afin d'assurer une gestion plus efficace des C/D au Ministère.

3.2 Rôles et responsabilités

3.2.1 L'adoption de la SIF a mis en relief la nécessité d'examiner les politiques et procédures existantes au Ministère. Le MAECI a réagi en élaborant et en mettant en oeuvre un « Manuel de comptabilité », complétant le « Manuel de gestion financière » existant. Malgré ces deux manuels, le Ministère n'a donné que des indications incomplètes quant aux politiques et procédures à suivre pour gérer les comptes débiteurs et les dépenses recouvrables.

3.2.2 Les politiques et procédures ministérielles existantes ne définissent pas de façon précise et complète le rôle, les responsabilités et les pouvoirs des différents intervenants chargés de la gestion des C/D et des dépenses recouvrables par le Ministère. L'existence de deux manuels a créé quelque confusion parmi les utilisateurs, car ils ne peuvent déterminer lequel des deux a préséance sur l'autre, du point de vue des politiques et des procédures. En l'absence d'une orientation solide en matière de politiques et de procédures, entre autres, le Ministère se trouve aux prises avec un fort volume de comptes en souffrance dont une grande partie n'est peut-être plus recouvrable.

Recommandations à l'intention de SMS

3.2.3 SMS devrait examiner les politiques et procédures qui régissent actuellement la comptabilisation des revenus, des comptes débiteurs et des dépenses recouvrables et la production de rapports connexes, afin :

  • de relever et de combler les lacunes;
  • de clarifier et de définir par écrit le rôle, la responsabilité et les pouvoirs des intervenants clés.

3.2.4 SMS devrait déterminer lequel des manuels officiels l'on doit suivre dans le domaine des revenus, des comptes débiteurs et des dépenses recouvrables.

Réponses de SMS

3.2.3 Un examen de la politique comptable en ce qui a trait aux revenus, aux comptes débiteurs et aux dépenses recouvrables a débuté en septembre 2003. Dans le cadre de ce processus, SMSP dirigera un groupe de travail composé de tous les intervenants afin d'aborder et de résoudre toutes les questions en suspens au sujet des C/D.

3.2.4 Par suite de l'adoption de la SIF, SMSP a élaboré et publié un Manuel de comptabilité (SIF) à l'intention des employés des services financiers et de comptabilité à l'Administration centrale et dans les missions, pour qu'ils rendent compte de toutes les transactions, conformément aux politiques et pratiques de la comptabilité d'exercice introduites par la SIF. Cette politique est la seule à utiliser pour rendre compte des revenus, des C/D et des dépenses recouvrables. Par suite de l'adoption du Manuel de comptabilité de la SIF, certaines parties des manuels de gestion financière ne s'appliquent plus, étant donné qu'elles sont désuètes et qu'elles font référence à un système financier, à des processus et à des formulaires qui n'existent plus.

3.3 Pouvoirs

3.3.1 Le pouvoir d'opérer des écritures de redressement au journal du SGI n'est pas conféré de façon formelle. Les procédures actuelles ne traitent pas de façon spécifique des différents types de décisions transactionnelles (notes de crédit, détermination des provisions, insuffisances de provisions, etc.) qui ont des répercussions sur les comptes débiteurs, ni ne précisent qui a le pouvoir d'accéder aux données des C/D dans le SGI et de les modifier. Le Ministère risque de se retrouver avec des écritures de redressement au journal qui ne sont pas autorisées et qui peuvent compromettre l'intégrité des données relatives aux comptes débiteurs et aux dépenses recouvrables.

Recommandation à l'intention de SMS

3.3.2 SMS devrait s'assurer que les contrôles d'autorisation du SGI désignent clairement qui a le pouvoir de modifier les données relatives aux C/D dans le SGI, en fonction du montant en cause, et dans quelles circonstances particulières.

Réponse de SMS

3.3.2 Le projet de sécurité et d'autorisation (générateur de profil), dirigé par SMS, a permis d'examiner les contrôles d'accès sécuritaire au SGI pour tous les utilisateurs du système. En juin 2003, les nouveaux rôles de SGI définissant l'accès des utilisateurs SGI à la fonctionnalité du système ont été mis en oeuvre à l'Administration centrale. SMS a collaboré avec les gestionnaires du MAECI responsables des comptes débiteurs à l'élaboration des rôles dévolus aux utilisateurs du SGI qui ont besoin d'accéder à la fonctionnalité des comptes débiteurs. Par suite de ce projet, seul un nombre limité d'utilisateurs du SGI ont accès à la fonctionnalité des comptes débiteurs.

3.4 Processus opérationnels du SGI - Rapports concernant les C/D

3.4.1 Tous les gestionnaires responsables de C/D au Ministère n'utilisent pas régulièrement les rapports de gestion existants, ce qui accroît le risque de non-recouvrement de montants dus par les débiteurs. Les rapports existants de classement chronologique des C/D dans le SGI sont présentés au niveau du groupe de comptes. Si cette façon de faire convient lorsque le gestionnaire de comptes est responsable de tout un groupe de comptes, il reste que ce n'est pas toujours le cas, certains groupes de comptes étant gérés par plus d'un gestionnaire de comptes. En pareil cas, le rapport de classement chronologique des C/D n'indique pas les C/D qui relèvent des différents gestionnaires de comptes. De plus, le SGI ne générant pas d'autres renseignements sur les activités de recouvrement (ratios de radiation de créances, statistiques concernant les transactions reliées aux C/D, etc.), on ne peut les colliger pour établir des rapports à l'intention de la direction aux fins d'utilisation et de suivi. En résumé, la fonctionnalité concernant les rapports sur les C/D dans le SGI, en ce qui a trait au classement chronologique et au rendement, ne répond ni aux besoins ni aux exigences des utilisateurs.

Recommandation à l'intention de SMS

3.4.2 SMS, en consultation avec les intervenants, devrait chercher à connaître les renseignements sur la gestion des C/D dont ont besoin les gestionnaires responsables, afin de déterminer si le module actuel des C/D dans le SGI répond adéquatement aux besoins définis et, dans le cas contraire, déterminer quelle fonctionnalité additionnelle est nécessaire.

Réponse de SMS

3.4.2 Comme indiqué au paragraphe 3.2.3, SMSP dirigera un groupe de travail composé de tous les intervenants afin d'aborder et de résoudre toutes les questions en suspens au sujet des C/D. Cela comprendra un examen des besoins en matière d'information concernant la gestion des C/D.

Recommandation à l'intention de CFSI

3.4.3 CFSI, en consultation avec SMS, devrait élaborer et mettre en oeuvre un programme de formation concernant l'utilisation des fonctions reliées à la production de rapports sur les C/D dans le SGI.

Réponse de CFSI

3.4.3 Les besoins de formation concernant l'utilisation des fonctions reliées à la production de rapports sur les C/D dans le SGI seront incorporés au matériel de formation du SGI qui sera publié lorsque la nouvelle version du SGI sera lancée en novembre 2004.

Recommandation à l'intention de SMF

3.4.4 SMF devrait produire un rapport par type de compte débiteur et de débiteur sur une base mensuelle, où figurerait un résumé du rendement en matière de recouvrement (p. ex., période de recouvrement moyenne, taux de recouvrement et de radiation). Le rapport devrait être envoyé aux gestionnaires responsables du Ministère ainsi qu'au niveau approprié de la direction de SMD aux fins d'examen et de suivi.

Réponse de SMF

3.4.4 D'accord. Un rapport comprenant toute l'information recommandée par suite de la vérification vient d'être élaboré. Cette information, qui est communiquée aux gestionnaires de programme clients afin de répondre à leurs besoins, fait également l'objet d'un examen et d'un suivi au niveau approprié de la direction de SMD. La production de ce rapport exige actuellement beaucoup de travail, étant donné qu'il est en grande partie réalisé manuellement. SMFH collaborera avec SMSF afin de trouver une solution plus efficace utilisant le système pour résoudre ce problème.

3.5 Dépenses recouvrables dans les missions

3.5.1 SMF a consulté SMS afin de déterminer la faisabilité d'intégrer dans le module des C/D du SGI les dépenses recouvrables dans les missions, ce qui permettrait de classer chronologiquement le solde de chaque compte débiteur. On a déterminé que ce projet serait faisable, mais qu'il demanderait un important investissement en ressources de SMS et de SMF. SMF a décidé d'investir ses ressources dans d'autres domaines prioritaires, tout en reconnaissant la nécessité d'envisager une solution de rechange. Par conséquent, SMF a indiqué aux missions la façon d'utiliser les champs de texte et d'attribution du module GLG du SGI afin de pouvoir suivre, rapprocher et faire rapport sur les dépenses recouvrables. Toutefois, les missions n'ont pas suivi les directives de façon uniforme. Il s'en est suivi que le compte débiteur GLG dans les missions (14020), qui atteignait 2,5 millions de dollars, comprenait plus de 13 000 postes ouverts au 28 février 2002, dont une importante partie figurait dans les livres depuis plus de huit mois.

Recommandations à l'intention de SMF

3.5.2 SMF devrait rappeler aux missions la nécessité et l'importance de suivre les procédures indiquées, pour ce qui est de l'utilisation du champ de texte du SGI, lorsqu'elles enregistrent les dépenses recouvrables dans le GLG 14020, afin de permettre la surveillance des soldes de chaque compte débiteur.

3.5.3 SMF devrait demander aux missions d'examiner leurs « articles ouverts » respectifs, enregistrés dans le GLG 14020, et d'établir un rapport spécifiant dans quelle mesure ils sont en souffrance et recouvrables.

Réponses de SMF

3.5.2 SMFF a rappelé à toutes les missions les exigences relatives à l'utilisation des champs de texte du SGI lors de l'enregistrement des dépenses recouvrables dans le GLG 14020, dans le cadre des procédures de fin d'exercice 2002-2003.

3.5.3 SMFF demandera aux missions de procéder à un examen en vue de confirmer les soldes d'actif-passif en fin d'exercice 2003-2004.

Recommandation à l'intention de SMS

3.5.4 SMS, en consultation avec d'autres intervenants, devrait réévaluer la décision de ne pas inclure les dépenses recouvrables des missions dans le module des C/D du SGI, à la lumière des résultats de la vérification.

Réponse de SMS

3.5.4 SMSF, en consultation avec d'autres intervenants, analysera cette exigence et réévaluera la décision, au besoin. Cet examen sera fait dans le cadre du projet de mise à niveau du SGI lors de l'installation de la version Enterprise 4.7.

3.6 Fonctionnalité du SGI

3.6.1 La Direction générale des contrôles à l'exportation et à l'importation (EPD) enregistre les soldes des C/D individuels dans le Système de traitement des licences d'importation et d'exportation (STLIE) au moment de la vente, et les soldes de ces comptes sont réduits afin de refléter les paiements reçus des débiteurs. À la fin de chaque mois, une écriture de journal est faite par SMFR, afin d'enregistrer le solde net des C/D du STLIE dans le SGI et de comptabiliser les revenus connexes. Cette écriture est inversée au début du mois suivant pour s'assurer que les revenus ne sont pas comptabilisés en double. Même si le processus précité permet de s'assurer que les revenus sont bien comptabilisés et enregistrés dans le SGI, l'information concernant les C/D n'est entrée dans le SGI qu'au niveau sommaire. Par conséquent, il n'est pas possible d'extraire du SGI les comptes clients individuels ni de déterminer depuis combien de temps ils sont en souffrance. La fonction de groupage des comptes clients « ZIPP » du SGI peut être utilisée à cette fin; toutefois, cette fonction n'est pas utilisée à l'heure actuelle. Il faudra établir un grand livre auxiliaire (groupe de comptes clients) dans le SGI pour ce qui est des droits liés à la délivrance de licences d'importation et d'exportation, de sorte que les soldes des comptes clients individuels puissent être effectivement gérés.

Recommandation à l'intention de SMS

3.6.2 SMS devrait, en consultation avec d'autres intervenants, établir un groupe de comptes clients ZIPP au moment où les données relatives aux comptes débiteurs et aux revenus du Système des contrôles à l'exportation et à l'importation (SCEI) sont intégrées au SGI en vue du classement chronologique et du recouvrement des comptes.

Réponse de SMS

3.6.2 La nouvelle application SCEI et l'interface correspondante avec le SGI ont été mises en service en juin 2003. Cela a permis de procéder au groupage des comptes clients. Par conséquent, les soldes des comptes clients individuels relatifs aux droits liés à la délivrance de licences d'importation et d'exportation sont à présent disponibles, de même qu'un rapport de classement chronologique pour ce groupe de comptes.

3.7 Rapprochement des comptes de contrôle du GLG et des grands livres auxiliaires

3.7.1 Les comptes de contrôle des C/D du grand livre général (GLG) ne font pas l'objet d'un rapprochement avec les données du grand livre auxiliaire sur une base régulière. L'équipe de vérification a été en mesure de concilier le solde de la période 9 des comptes GLG 14000 (AMF), 14001 (employés du MAECI) et 14002 (tiers) avec le total respectif figurant au rapport sur les comptes débiteurs mais non avec les grands livres auxiliaires ZOGD, ZEMP, ZEXT et ZDST. L'écart était de 236 206 dollars. Au moment de la vérification, nous n'étions pas en mesure de déterminer la raison de cet écart. Les procédures de rapprochement du Ministère ne sont pas clairement attribuées ni étayées par des documents; il s'ensuit qu'elles ne sont pas implantées comme méthode de travail d'usage au sein de SMF. Un rapprochement systématique permettrait d'assurer l'exactitude, l'intégralité et la fiabilité des comptes de contrôle des C/D du GLG dans le SGI.

Recommandations à l'intention de SMF

3.7.2 SMFH devrait définir et indiquer par écrit les procédures de rapprochement à utiliser pour les comptes débiteurs.

3.7.3 SMF devrait s'assurer que les comptes GLG 14000, 14001 et 14002 font l'objet d'un rapprochement avec les grands livres auxiliaires ZOGD, ZEMP, ZEXT et ZDST sur une base mensuelle. Ce rapprochement devrait être étayé par des documents aux fins de signature et de validation par SMF. Tous les écarts devraient être examinés et les rajustements nécessaires apportés dans les registres des comptes débiteurs du Ministère, en conformité avec les pouvoirs délégués.

Réponses de SMF

3.7.2 D'accord. Les procédures de rapprochement ont été terminées.

3.7.3 D'accord. Cela est fait dans le cas de tous les grands livres auxiliaires des comptes débiteurs.

3.8 Enregistrement des revenus consulaires

3.8.1 Le Bureau des passeports est chargé de passer les écritures comptables dans les registres du MAECI afin de comptabiliser les revenus consulaires (RC) perçus par le Ministère pour la vente de passeports au Canada. Le Bureau des passeports reconnaît une dette envers le Ministère lorsqu'il enregistre la vente de passeports dans ses registres comptables; toutefois, il ne procède pas toujours à la passation des écritures correspondantes dans le SGI pour comptabiliser les RC perçus par le Ministère. Par conséquent, les RC ne sont pas comptabilisés dans le SGI conformément aux exigences de la politique et des procédures du Ministère s'appliquant aux revenus, aux comptes débiteurs et aux dépenses recouvrables. étant donné l'absence d'ententes administratives formelles entre le Ministère et le Bureau des passeports et l'absence de surveillance des écritures relatives aux passeports par SMFR, au 20 mars 2002, des RC au montant de 22 millions de dollars n'étaient toujours pas comptabilisés dans les registres comptables du MAECI. Le fait de ne pas comptabiliser les RC lorsqu'ils sont perçus aura un effet négatif sur l'intégrité de l'information relative aux comptes débiteurs figurant au Rapport de balance de vérification.

Recommandations à l'intention de SMF

3.8.2 SMF devrait s'assurer que tous les revenus consulaires sont comptabilisés et enregistrés dans le SGI chaque mois et à la fin de l'année, conformément aux exigences de la politique et des procédures du Ministère s'appliquant aux revenus, aux comptes débiteurs et aux dépenses recouvrables.

3.8.3 SMF devrait conclure des ententes administratives avec les représentants du Bureau des passeports prévoyant la comptabilisation des revenus consulaires sur une base mensuelle.

3.8.4 SMF devrait confier la responsabilité de la surveillance et de la production de rapports concernant toutes les opérations réciproques et les soldes des comptes GLG en fin de mois à une ressource de SMFR.

Réponses de SMF

3.8.2 D'accord. SMFQ assure actuellement la surveillance des revenus consulaires générés par le Bureau des passeports et procède aux écritures comptables requises dans le SGI sur une base mensuelle.

3.8.3 D'accord. Les ententes administratives requises ont été conclues avec les représentants du Bureau des passeports.

3.8.4 D'accord, conformément à la réponse figurant au paragraphe 3.8.2.

3.9 Calcul des revenus d'intérêts

3.9.1 La fonction de calcul des intérêts du module du SGI est en service depuis le 1er décembre 2001. Les intérêts sont automatiquement ajoutés à tous les montants échus des groupes de comptes du module des C/D. Nos vérifications indiquent, dans le cas des comptes compris dans le module des C/D du SGI, que les intérêts appliqués sont calculés avec exactitude, conformément au paragraphe 155.1 (1) de la Loi sur la gestion des finances publiques et au Règlement sur les intérêts et les frais administratifs.

3.9.2 Les dépenses recouvrables dans les missions et les comptes débiteurs de EPC ne sont pas intégrés dans le module des C/D du SGI. Par conséquent, aucun intérêt n'est appliqué aux comptes échus, comme l'exige pourtant le Règlement sur les intérêts et les frais administratifs, et le Ministère se prive de gains d'intérêt potentiels. De plus, le Ministère ne dispose d'aucune politique officielle pour le remboursement des dépenses recouvrables auprès d'employés, qui énoncerait les conditions applicables, dont la perception d'intérêts sur les montants en souffrance.

Recommandations à l'intention de SMS

3.9.3 SMS, en consultation avec SMF, devrait élaborer une politique pour approbation par le Comité exécutif du Ministère, qui énoncerait l'exigence et la raison de la perception d'intérêts sur les dépenses recouvrables auprès des employés. Une fois cette politique approuvée, des mécanismes appropriés devraient être mis en place afin d'appliquer les intérêts conformément à la politique.

3.9.4 SMS devrait veiller à inclure dans le SCEI une fonction de mise à jour et de consolidation des enregistrements et de l'information sur les comptes débiteurs, sous le nom du débiteur, afin que le Ministère puisse rapidement déterminer et analyser la dette totale d'un débiteur, aux fins de la gestion et du calcul des intérêts.

Réponses de SMS

3.9.3 Le Ministère applique actuellement des intérêts à certains comptes en souffrance d'employés, mais comme il a le droit de saisir le salaire de l'employé pour recouvrer les sommes dues, le prélèvement d'intérêts n'est pas toujours nécessaire. Dans le cadre de l'examen de la politique comptable, une analyse poussée des comptes et des règles relatives au prélèvement d'intérêts sera définie pour tous les types de comptes en souffrance et communiquée aux employés du Ministère.

3.9.4 Depuis la mise en service de la nouvelle application du SCEI et de l'interface correspondante avec le SGI en juin 2003, les C/D de EPC sont inclus dans le module des C/D. Par conséquent, les soldes des comptes clients individuels relatifs aux droits de délivrance des licences d'importation et d'exportation sont à présent disponibles, ainsi que le rapport de classement chronologique de ces comptes, et des intérêts sont à présent prélevés sur les comptes en souffrance.

Recommandation à l'intention de EPC

3.9.5 EPC, en consultation avec SMF et jusqu'à ce que l'application du SCEI devienne opérationnelle, devrait commencer à prélever des intérêts sur tous les comptes en souffrance concernant les droits relatifs aux licences d'importation et d'exportation, en se servant des données du STLIE.

Réponse de EPC

3.9.5 Les intérêts seront calculés et prélevés sur les comptes en souffrance dès que l'interface prévue du SGI sera en service.

3.10 Comptes débiteurs du Programme de développement des marchés d'exportation (PDME)

3.10.1 Le Ministère s'est doté d'un Comité de radiation des créances (CRC) et de processus administratifs connexes, lequel recueille les données relatives au rendement en matière de recouvrement et les remet en question le cas échéant. D'une manière générale, le Ministère s'est jusqu'ici conformé aux exigences du Règlement sur la radiation des créances de 1994. Il y a une exception, toutefois; il s'agit des contributions remboursables conditionnelles liées au Programme de développement des marchés d'exportation (PDME). Dans ce cas, le Ministère envoie une facture pour le montant intégral de la contribution afin que le bénéficiaire fournisse le Rapport sur les recettes et les ventes (RRV) requis. Le Ministère se base sur ce document pour déterminer si le bénéficiaire a ou non une dette envers l'état et, dans l'affirmative, établir le montant exact de l'obligation contractée. À notre avis, le Ministère se sert de son processus de facturation pour déterminer le montant de la dette des bénéficiaires, alors que ce montant devrait être connu avec certitude avant l'émission d'une quelconque facture. La responsabilité de déterminer le montant de la dette des bénéficiaires revient à TCE, qui devrait s'en acquitter, dans la majorité des cas, avant d'enclencher le processus de facturation. Le processus de facturation ne devrait pas servir à déterminer le montant de la dette. Avant de demander à SMF d'émettre une facture, les gestionnaires du programme de TCE devraient s'efforcer par tous les moyens d'obtenir le RRV du bénéficiaire.

3.10.2 L'utilisation du processus de facturation comme instrument principal pour déterminer le montant dû à l'état par les bénéficiaires de contributions au titre du PDME constitue une pratique administrative encombrante. De plus, elle « oblige » le Ministère à soumettre les dettes (après réception des RRV nuls) au CRC pour approbation de leur radiation, ce qui vient ajouter un autre palier administratif onéreux. Afin de réduire les démarches administratives, SMF a mis en oeuvre une procédure en vertu de laquelle les comptes débiteurs du PDME sont retirés des registres financiers du Ministère par note de crédit n'exigeant pas l'approbation préalable du CRC. Cette procédure n'est pas conforme aux exigences du paragraphe 8 (2) du Règlement sur la radiation des créances de 1994.

3.10.3 TCE et SMF conviennent qu'ils doivent utiliser une meilleure méthode pour déterminer avec certitude l'existence d'une dette envers l'état avant que celle-ci ne soit formellement reconnue comme compte débiteur dans les registres comptables du Ministère. Une approche plus rigoureuse s'impose, car la pratique actuelle, qui consiste à déterminer s'il y a vraiment dette en ayant recours au processus de facturation, entraîne des frais administratifs élevés.

Recommandations à l'intention de TCE

3.10.4 TCE devrait prendre toutes les mesures raisonnables afin de déterminer avec certitude s'il y a dette envers l'état avant de demander à SMFR d'émettre une facture. Ces mesures pourraient comprendre, outre la note de rappel, l'émission d'une lettre de rappel de paiement en souffrance où l'on mentionnerait le montant dû en vertu de l'entente, les exigences du Règlement sur les intérêts et les frais administratifs et le délai pour la remise du Rapport sur les recettes et les ventes.

3.10.5 TCE devrait demander aux bureaux d'Industrie Canada/de Développement économique Canada (IC-DEC) de mentionner, dans leur rappel du « délai échu » aux bénéficiaires de contributions du PDME, les dispositions précises de l'entente PDME qui ne sont pas respectées ainsi que le montant de la dette potentielle.

Réponses de TCE

3.10.4 La direction a accepté la recommandation et informé tous les agents commerciaux/coordonnateurs du PDME dans les bureaux du CCI/DEC du nouveau processus de recouvrement fondé sur le RRV dans le cadre d'un programme de formation formel offert à l'automne de 2002. Conformément à cette nouvelle façon de faire, TCE envoie, tous les deux mois, une liste des RRV en retard, classés par agent de projet, aux coordonnateurs du PDME, pour qu'ils les distribuent aux agents commerciaux responsables dans les bureaux du CCI/DEC. Les agents disposent de deux semaines (ou plus) pour faire le suivi auprès des sociétés et aviser les coordonnateurs du PDME de leur situation. Les coordonnateurs regroupent ensuite les réponses des agents commerciaux et les font parvenir à TCE (ou les agents commerciaux prennent contact directement avec TCE) pour que l'on prenne les mesures qui s'imposent (facturation, mise en marche d'un plan de remboursement, etc.). Une description du processus modifié a été distribuée à tous les bureaux du CCI/DEC en octobre 2002.

3.10.5 La direction accepte la recommandation et procédera à sa mise en oeuvre dès que le nouveau système informatique G/X, destiné à remplacer le SIGC d'Industrie Canada, sera entré en service.

Recommandation à l'intention de SMF

3.10.6 SMFH devrait s'assurer que les comptes débiteurs du PDME que l'on envisage de radier (sur la recommandation de TCE) sont soumis au CRC pour approbation avant de retirer les dettes correspondantes des registres comptables du Ministère.

Réponse de SMF

3.10.6 D'accord. La politique a été modifiée afin de tenir compte de cette recommandation.

3.11 Règlement sur la radiation des créances

3.11.1 Au 28 février 2002, environ 334 000 dollars ou 82 p. 100 des 420 000 dollars des dettes existantes d'anciens employés (GLG 14001) étaient en souffrance depuis plusieurs années, certains comptes étant antérieurs à 1998. L'inscription de ces créances douteuses dans les états financiers du Ministère gonflerait exagérément les C/D. Ces comptes devraient être examinés afin de déterminer s'il ne faut pas en radier certains. Si c'est le cas, il faudra obtenir l'approbation du Conseil du Trésor au préalable.

Recommandations à l'intention de SMF

3.11.2 SMF devrait examiner les dettes contractées par d'anciens employés afin de déterminer dans quelle mesure les articles 5(1) et 6 du Règlement sur la radiation des créances s'appliquent. Dans l'affirmative, une demande de pouvoir de radiation devrait être préparée et présentée au Conseil du Trésor.

3.11.3 SMF devrait procéder à l'examen et au rajustement éventuel de tous les comptes du grand livre général utilisés pour inscrire les comptes débiteurs et les dépenses recouvrables, afin de s'assurer que seuls les montants valables y figurent.

Réponses de SMF

3.11.2 D'accord. La présentation est en cours de préparation.

3.11.3 D'accord. SMF procède à l'examen et à la mise à jour des comptes afin de s'assurer que seules les écritures valables demeurent dans les livres. Ce processus d'examen se poursuivra sur une base continue. En outre, nous avons procédé à un examen complet des comptes débiteurs des employés à l'Administration centrale. À la fin de juin 2003, il restait environ 275 000 dollars de dettes depuis longtemps en souffrance. Il convient de noter que ce montant comprend un compte de 175 000 dollars, dont une enquête préliminaire a permis de déterminer qu'il avait été établi par erreur. L'analyse se poursuit, et une décision définitive sera prise sous peu. Le reste se compose essentiellement d'éléments au sujet desquels le processus de recouvrement se poursuit toujours et qui sont confiés à l'ADRC aux fins de recouvrement. Dans l'éventualité où l'ADRC n'obtiendrait pas le remboursement recherché, ces éléments seront soumis au Comité de radiation des créances.

3.12 Provision pour créances douteuses

3.12.1 En vertu de la Stratégie d'information financière (SIF) du gouvernement, les ministères devaient établir une provision pour créances douteuses pour l'exercice qui s'est terminé le 31 mars 2001. Par conséquent, le Ministère a établi une provision au montant de 8,7 millions de dollars. Toutefois, un examen nous a permis de constater que cette provision n'avait pas été établie conformément aux principes comptables généralement reconnus (PCGR). En effet, certains comptes débiteurs du Ministère n'ont pas été pris en considération lors de l'établissement de cette provision. De plus, dans le cas des comptes débiteurs du PDME, la provision a été établie en considérant toutes les créances de façon collective plutôt qu'individuelle. Il s'ensuit que les comptes débiteurs ne sont pas équitablement représentés dans les états financiers du Ministère au 31 mars 2001. SMFR reconnaît que la provision en date du 31 mars 2001 n'a pas été établie conformément aux PCGR.

3.12.2 Quant à la procédure à suivre pour établir la provision obligatoire pour créances douteuses, ni le Manuel de comptabilité du MAECI ni le Manuel de comptabilité selon la SIF du CT ne fournissent de directives précises. Ils ne font qu'énoncer la nécessité d'établir une provision. Le processus que SMFH a l'intention de suivre pour établir la provision en date du 31 mars 2002 est conforme aux exigences des PCGR (c.-à-d. qu'il prend en considération tous les types de comptes débiteurs). Il est essentiel de procéder ainsi car 61 p. 100, ou 14,9 millions de dollars, des comptes débiteurs inscrits dans le module des C/D du SGI sont en souffrance depuis plus de 121 jours.

Recommandations à l'intention de SMF

3.12.3 SMF devrait appliquer les principes comptables généralement reconnus lors de l'établissement d'une provision pour créances douteuses, notamment :

  • procéder à une analyse du classement chronologique par type de compte débiteur;
  • entreprendre une analyse des caractéristiques des divers comptes débiteurs (type, historique du rendement en matière de recouvrement, autres renseignements pertinents);
  • demander la participation des différents secteurs du programme dont relèvent les comptes débiteurs (PDME - TCE, JPP - Canadiens en difficulté, EPC - Droits relatifs aux licences d'importation et d'exportation, SMFF - Dépenses recouvrables dans les missions) pour ce qui est du montant d'une provision appropriée;
  • calculer le montant/la valeur de la provision, compte tenu du résultat des activités précitées;
  • s'assurer qu'une piste de vérification relative au processus susmentionné est conservée au dossier.

3.12.4 SMF devrait formellement approuver la méthodologie adoptée pour l'établissement de la provision pour créances douteuses, examiner la façon dont elle est appliquée par SMFR et autoriser le montant de la provision annuelle.

3.12.5 SMF devrait étroitement collaborer avec SMSP dans l'examen de la politique.

Réponses de SMF

3.12.3 SMF a pris l'engagement d'appliquer les principes comptables généralement reconnus pour établir la provision pour créances douteuses. À la fin de l'année, plus de 90 p. 100 de la valeur des comptes débiteurs correspondant à des tiers avait trait au PDME. De concert avec TCE, on a décidé que tous les comptes du PDME en souffrance depuis plus de 120 jours seraient considérés comme non recouvrables. Tous les autres comptes seraient considérés comme recouvrables. Le processus est pleinement étayé par des documents.

3.12.4 Cela demeurera la responsabilité de SMFH.

3.12.5 D'accord.

3.13 Classification des comptes

3.13.1 Nous avons constaté que les comptes débiteurs en souffrance au 28 février 2002 comprenaient un montant global de 1,3 million de dollars correspondant aux fonds des missions et services d'immigration, volés antérieurement. SMFH n'a pas été en mesure de confirmer si une charge avait été imputée aux crédits budgétaires des années antérieures pour tenir compte des pertes financières consécutives à ces vols. SMFH évalue la pertinence de considérer ces pertes comme comptes débiteurs. Le Ministère pourrait avoir à rajuster ses registres comptables pour tenir compte de ces pertes/vols.

Recommandation à l'intention de SMF

3.13.2 SMF devrait déterminer si les pertes de fonds des années antérieures ont été bien comptabilisées dans les registres financiers du MAECI, conformément aux exigences de la Politique sur les pertes de fonds et infractions et autres actes illégaux commis contre la Couronne du CT et en se reportant aux principes comptables généralement reconnus (PCGR) de l'Institut canadien des comptables agréés (ICCA).

Réponse de SMF

3.13.2 SMFH fera enquête et procédera aux écritures comptables requises.

3.13.3 Les comptes provisoires des comptes débiteurs à la fin de l'exercice (GLG 17999 - RAYE) n'ont pas été clos comme il se doit avant 1999-2000, car l'écriture de rapprochement était inscrite dans le GLG 24370 (un compte de revenus) au lieu du GLG 17999 - RAYE. Cette erreur a donné lieu à une surestimation des actifs et des revenus comptabilisés les années antérieures de l'ordre de 1,3 million de dollars.

Recommandation à l'intention de SMF

3.13.4 SMF devrait s'assurer qu'un traitement comptable approprié est réservé à la clôture du compte du grand livre général 17999, ce dernier n'étant plus utilisé pour inscrire les comptes débiteurs.

Réponse de SMF

3.13.4 Un traitement comptable approprié a été appliqué pour fermer le GLG 17999. Avec un solde nul, ce compte ne peut plus servir.

3.14 Comptes transitoires

3.14.1 Plusieurs comptes transitoires, qui ont des répercussions comptables sur les C/D et les dépenses recouvrables, n'ont pas fait l'objet d'examens réguliers ni été clos en temps opportun. SMFF a récemment assumé un rôle de surveillance pour ce qui est des comptes transitoires. Les missions ont reçu instruction de procéder à la clôture de tous leurs comptes d'actif et de passif, y compris les comptes transitoires, et de fournir une attestation écrite quant à la validité de leurs soldes.

Recommandation à l'intention de SMF

3.14.2 SMF devrait exercer une surveillance et s'assurer que tous les comptes transitoires, qui pourraient avoir une répercussion sur les soldes du compte GLG relatif aux C/D et aux dépenses recouvrables, sont clos en temps opportun.

Réponse de SMF

3.14.2 SMFF surveille régulièrement ces comptes.

Recommandation à l'intention de SMS

3.14.3 SMS devrait s'assurer que les rôles et responsabilités concernant l'examen et la surveillance de tous les comptes transitoires, qui pourraient avoir une répercussion sur les soldes du compte GLG relatif aux comptes débiteurs et aux dépenses recouvrables, sont clairement attribués et étayés par des documents.

Réponse de SMS

3.14.3 D'accord. SMSP précisera les rôles et responsabilités lors de la modification de la politique.

Bureau de l'inspecteur général

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Date de modification :
2008-10-23