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Vérfication des contributions versées aux programmes environmentaux internationaux
(Décembre 2004)
Résumé
La Direction de la vérification (SIV) a entrepris une vérification de la gestion des contributions accordées au programme environnemental international, qui relève de la Direction des relations environnementales et du développement durable (ESR), dans le cadre de son examen des subventions et des contributions du Ministère. Cette vérification avait pour objectif de déterminer jusqu'à quel point la gestion du programme de contribution se faisait dans le respect de saines pratiques de contrôle et se conformait aux exigences législatives et réglementaires.
La vérification englobait le financement total de ESR, qui se chiffrait à 4 351 560 $ et qui comprenait 34 subventions et/ou contributions.
La stratégie de vérification de ESR, qui est conforme au Cadre de vérification fondé sur le risque approuvé par le Conseil du Trésor (CT), indique qu'il faut procéder à la vérification de trois bénéficiaires tous les ans. Au moment de la rédaction du rapport, les trois vérifications de bénéficiaires prévues cette année étaient en cours.
La gestion des programmes de contribution se fait dans le respect de saines pratiques de contrôle et se conforme aux exigences législatives et réglementaires. Les accords de contribution sont justifiés et ont été correctement autorisés. En outre, ils sont conformes à la majorité des exigences des politiques du CT et du Ministère en matière de paiements de transfert et respectent le modèle établi par SMD. Les pratiques et processus sont en place de manière à garantir que les fonds du programme sont gérés de façon prudente et que les paiements sont effectués en vertu des politiques. Les dossiers de contribution contiennent la documentation appropriée et font état des approbations obtenues pour les paiements de contribution.
En conclusion, la gestion du programme de contribution se fait dans le respect de saines pratiques de contrôle et se conforme aux exigences législatives et réglementaires. Nous n'avons aucune recommandation à formuler à la suite de la vérification.
Aperçu
1.1.1 Le 12 février 1998, le Conseil du Trésor a approuvé le paiement des contributions visant à soutenir les secrétariats et programmes faisant auparavant partie de la portion internationale du Plan vert.
1.1.2 Les membres du Conseil du Trésor ont donné à Affaires étrangères Canada (AEC) le pouvoir d'accorder des contributions à des programmes, initiatives et organismes environnementaux internationaux ainsi qu'à des secrétariats internationaux chargés d'administrer les accords environnementaux auxquels le Canada participe ou qui appuient les objectifs de la politique étrangère du Canada en matière d'environnement.
1.1.3 La Direction des relations environnementales et du développement durable (ESR) est chargée de gérer plusieurs programmes environnementaux, dont le Programme environnemental international, et d'autres décisions du Conseil du Trésor liés à des engagements préalables, comme ceux concernant les Nations Unies et la Convention sur la diversité biologique.
1.1.4 Les fonds du Programme environnemental international sont destinés à soutenir différentes catégories de dépenses et d'activités, dont certaines sont :
- non discrétionnaires, comme les contributions annuelles fondées sur un barème de quotes-parts;
- discrétionnaires, soit divisées en deux sous-catégories :
- contributions accordées à des accords et organismes environnementaux internationaux pour des activités et des projets;
- contributions accordées à d'autres organismes et ONG en appui à la coopération internationale en matière d'environnement et/ou aux objectifs de la politique étrangère du Canada.
Portée, objectifs et méthodologie
2.1 Portée
2.1.1 La vérification s'est attardée aux pratiques, processus (systèmes) et contrôles administratifs liés à la gestion des contributions des programmes environnementaux internationaux. Les accords de contribution sont en vigueur depuis l'exercice 1997-1998. L'équipe a procédé à la vérification du programme de contribution conformément aux politiques du Conseil du Trésor et du Ministère sur les paiements de transfert.
2.2 Objectifs
2.2.1 L'objectif global consistait à déterminer jusqu'à quel point la gestion des programmes de contribution se faisait dans le respect de saines pratiques de contrôle et se conformait aux exigences législatives et réglementaires. À cet effet, la vérification s'est plus particulièrement appliquée à déterminer si :
- les accords de contribution étaient justifiés et avaient été correctement autorisés;
- les accord de contribution étaient rédigés conformément à la politique d'AEC en matière de paiements de transfert;
- les modalités et les méthodes de paiement étaient conformes aux modalités et aux conditions approuvées par le Conseil du Trésor;
- les agents du programme assuraient le suivi des projets.
2.3 Méthodologie
2.3.1 Les vérificateurs ont examiné les principaux processus administratifs et contrôles associés à la gestion des accords de contribution à AEC. La période d'examen s'est ainsi étendue de décembre 2003 à février 2004. Les dossiers de contribution touchés portaient sur les exercices 2002-2003 et 2003-2004.
2.3.2 Nous avons effectué une analyse exhaustive de la documentation pertinente du programme tout en rencontrant le personnel clé de la Direction générale des affaires environnementales et du développement durable (ESD) et de la Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD).
Observations
- 3.1 Accords de contribution
- 3.2 Modalités et méthodes de paiements et suivi
- 3.3 Pratiques et processus
3.1 Accords de contribution
3.1.1 Les accords de contribution étaient justifiés et avaient été correctement autorisés.
3.1.2 Les éléments des accords de contribution sont conformes à la majorité des exigences des politiques du Conseil du Trésor et du Ministère sur les paiements de transfert. Les accords de contribution sont en outre conformes au modèle défini par SMD et reçoivent l'approbation de SMFH, qui suggère, au besoin, des corrections avant de verser les paiements aux bénéficiaires.
3.2 Modalités, méthodes de paiements et suivi
3.2.1 Les pratiques et processus sont en place de manière à garantir que les fonds sont gérés de façon prudente et que les paiements sont effectués en vertu des politiques, modalités et méthodes de paiements des accords de contribution. Nous avons trouvé une exception, soit celle concernant un paiement forfaitaire de 150 000 $ effectué sans l'existence d'un accord de contribution (programme GEMS/EAU du PNUE). Toutefois, puisque Environnement Canada joue une rôle de premier ordre dans le programme GEMS/EAU du PNUE, c'est un protocole d'entente interministériel conclu avec Environnement Canada, et non un accord de contribution, qui traite les contributions que verse ESR à cette organisation, ce qui est conforme à la politique du Conseil du Trésor à cet égard. Pour mettre en évidence les bons liens hiérarchiques, ESR voit à ce que toute la documentation et les approbations applicables soient consignés dans ses dossiers pour appuyer l'utilisation des fonds du projet.
3.2.2 De bonnes pratiques sont en place pour assurer le contrôle des résultats. Les agents de ESR surveillent les rapports de projet que leur envoient les bénéficiaires et, au besoin, consultent les autorités compétentes avant de procéder au paiement. Il est fréquent que l'agent de ESR constate de lui-même le travail accompli (p. ex. une conférence, une réunion, une publication, un atelier). Après l'acceptation des rapports ou autres textes, le personnel administratif et/ou l'agent/directeur de ESR examinent les documents soumis en même temps que la demande pour approuver le paiement.
3.3 Pratiques et processus
3.3.1 Nous avons constaté que de saines pratiques de gestion sont en place. L'agent de ESR effectue une évaluation initiale afin de déterminer la justesse de la demande reçue et la disponibilité des fonds. Il cherche également toute autre information dont il aurait besoin et discute de la proposition avec son directeur adjoint ou, et si nécessaire, le directeur. Le directeur et/ou l'agent discute de la proposition avec le directeur général avant de prendre un engagement.
3.3.2 Les dossiers relatifs aux contributions sont bien remplis. Les dossiers de comptabilité et autres documents pertinents sont tenus à jour et font état des montants payés aux bénéficiaires.
