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Vérification par les services financiers des immobilisations

(Novembre 2004)

Sommaire

Le présent rapport renferme les constatations découlant de la vérification des pratiques du Ministère reliées à la comptabilité des immobilisations. L'objectif de la vérification consistait à déterminer si le Ministère comptabilise de façon appropriée et uniforme ses immobilisations conformément aux normes comptables et aux politiques pertinentes que lui-même et les organismes centraux prescrivent. La portée de la vérification a été axée sur les pratiques liées aux immobilisations qu'ont appliquées durant l'année financière 2002-2003 la Direction des services administratifs à la centrale (SRA), la Direction générale de la sécurité et du renseignement (ISD), la Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie (SXD) et la Direction générale des biens (SRD). Même si la portée de la vérification n'a pas inclus d'examen direct des pratiques liées aux immobilisations qu'appliquaient les missions, certains résultats des vérifications par sondages ont fourni une indication du caractère approprié des processus appliqués à l'étranger.

En général, le Ministère ne comptabilise pas toujours ses immobilisations conformément aux normes comptables et aux politiques pertinentes prescrites. Les acquisitions, les améliorations et les mises hors service reliées aux immobilisations ne sont pas toujours correctement consignées dans le module de comptabilité des immobilisations (CI) du Système de gestion intégrée (SGI). D'après les sondages de vérification effectués, il y avait une sous-évaluation nette de 10,6 millions de dollars(1) des avoirs du Ministère qui s'élevaient à 912 millions de dollars au 31 mars 2003.

À notre avis, cette sous-évaluation n'est pas attribuable à une question de « propriété ». Les principaux détenteurs des immobilisations du Ministère sont conscients du type de biens qui s'inscrivent à l'intérieur de leur sphère de responsabilité. Ils reconnaissent également, quoique à des degrés variables, leur rôle de leader par rapport à la tenue à jour à l'intérieur du SGI de données exactes et complètes sur les immobilisations. Ce sont plutôt des faiblesses sur le plan des processus opérationnels des dépositaires de biens, des politiques financières, des pratiques de formation et de coordination au niveau central et de la configuration du SGI qui, combinées, ont contribué à la sous-évaluation susmentionnée.

La configuration du SGI accroît, en plus, selon nous, la complexité du processus de capitalisation des biens et le risque d'une mauvaise intégrité des données et entraîne des pratiques de contrôle exigeant plus de main-d'oeuvre. La configuration du module de CI du SAP recommandée par le Bureau du programme du Système intégré de gestion financière (SIGF) rationaliserait, si le Ministère l'adoptait, les processus opérationnels de capitalisation des biens des détenteurs d'immobilisations, accroîtrait la précision et l'intégralité des données du SGI sur ces immobilisations et favoriserait l'adoption de pratiques de contrôle plus efficaces.

Si on les néglige, les faiblesses révélées par la vérification continueront d'entraîner une sous-évaluation des données sur les immobilisations déclarées à l'intérieur des présentations annuelles des comptes publics et des états financiers du Ministère. Cette sous-évaluation atteindrait, au fil du temps, un seuil monétaire qui pourrait justifier l'émission d'une réserve relative à la vérification des états financiers du Ministère, si le gouvernement du Canada décidait d'effectuer une telle vérification.

État des recommandations

Le rapport de vérification renferme au total 28 recommandations : 4 s'adressant à ISD, 2, aux Services internationaux et nationaux de gestion financière et d'établissement de contrats (SMF), 1, à la Direction de la planification, de l'analyse des programmes et des budgets (SMP), 10, à la Direction des systèmes de gestion ministériels, des politiques et de la rémunération (SMS), 2, SRA, 4, SRD et 5, SXD. Leur direction a répondu à chaque recommandation en indiquant les mesures déjà adoptées ou les décisions prises et un futur plan d'action. Elle a précisé que 12 des 28 recommandations ont été appliquées. Elle a indiqué pour les 16 qu'il reste à mettre en oeuvre les initiatives en cours ou le futur plan d'action projeté.

1.0 Contexte

1.1.1 La Stratégie d'information financière (SIF) du gouvernement est entrée en vigueur le 1er avril 2001. Elle a changé la méthode de comptabilité du gouvernement, c'est-à-dire l'a fait passer de la comptabilité de caisse modifiée à la comptabilité d'exercice pour toutes les opérations. L'un des aspects clés de ce changement a obligé les ministères et les organismes fédéraux à capitaliser le coût initial d'acquisition d'un bien, à en amortir et à en importer sa valeur à l'exercice au cours de sa vie utile et à déclarer tout gain ou toute perte à la mise hors service de ce bien. Avant l'entrée en vigueur de la SIF, on importait à l'exercice le coût d'acquisition d'un bien durant l'année de son acquisition.

1.1.2 La Politique sur les immobilisations du Ministère (ci-dessous appelée la Politique) précise que tous les biens d'un coût total d'acquisition égal ou supérieur à 10 000 $ doivent être capitalisés. Le tableau qui suit reflète la valeur des immobilisations du Ministère au 31 mars 2003.

Valeur des immoblisations
DU ministère des affaires étrangères et du commerce international (MAECI) AU 31 MARS 2003 (en millier de dollars)
Catégorie de biensCoût de possessionAmortissement cumuléValeur comptable nette
Terrains$192,436$0$192,436
Immeubles$836,582$(320,967)$515,615
Matériel et outillage$118,741$(86,583)$32,158
Véhicules$33,080$(19,338)$13,742
Améliorations locatives$35,843$(4,221)$31,622
Biens en construction$126,883$0$126,883
Total$1,343,565$(431,109)$912,456

2.0 Objectif de la vérification, portée de la vérification, stratégie et calendrier de vérification

2.1 Objectif de la vérification

2.1.1 L'objectif de notre vérification consistait à déterminer si le Ministère comptabilise de façon appropriée et uniforme ses immobilisations conformément aux normes comptables et aux politiques pertinentes que lui-même et que les organismes centraux prescrivent.

2.2 Portée de la vérification

2.2.1 Le tableau qui suit reflète le niveau de référence des dépenses en capital du Ministère pendant les trois dernières années financières.

Niveau de référence des dépenses en capital du MAECI
DE 2000-2001 À 2002-2003 (en milliers de dollars)
Type d'autori-sation2000-2001 (Note no 1)2001-2002 (Note no 1)2002-2003 (Note no 1)
Autorisation disponibleAutorisation employéeAutorisation disponibleAutorisation employéeAutorisation disponibleAutorisation employée
Dépenses en capital$104,728$104,559$177,141$176,523$121,633$121,553

Note no 1 : Les montants correspondent au formulaire A des comptes publics - « Sommaire de la provenance et de l'utilisation des autorisations ».

2.2.2 La somme du niveau de référence des dépenses en capital de l'année financière 2002-2003 totalise pour SRA, ISD, SXD et SRD 93,2 millions de dollars, chiffre qui représente 77 % du niveau de référence des dépenses en capital du Ministère de 121 millions de dollars. La portée de notre vérification a donc été axée sur les pratiques liées aux immobilisations qu'appliquaient ces unités opérationnelles.

2.2.3 La vérification n'a pas inclus d'examen du solde d'ouverture au 1er avril 2001 du compte des immobilisations du Ministère, parce que le Bureau du vérificateur général avait précédemment examiné cet élément et en était arrivé à des conclusions positives.

2.2.4 Si la portée de la vérification n'a pas inclus d'examen direct des pratiques liées aux immobilisations qu'appliquaient les missions, certains des résultats des sondages de vérification ont fourni une indication du caractère approprié des processus appliqués à l'étranger.

2.3 Stratégie et calendrier de vérification

2.3.1 La vérification a été effectuée conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT) et aux Standards for the Professional Practice of Internal Auditing de l'Institute of Internal Auditors. Cet examen a eu lieu entre décembre 2002 et juillet 2003.

2.3.2 L'équipe de vérification a, entre autres, examiné de la documentation et interviewé les principaux détenteurs d'immobilisations du Ministère (c'est-à-dire la Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD), SRA, SRD, SXD et ISD) pour connaître et comprendre leurs rôles, leurs responsabilités, leurs pouvoirs et les processus opérationnels qui y sont reliés. Elle a préparé des ordinogrammes montrant divers modules du SGI utilisés pour capitaliser le coût initial d'acquisition d'un bien et consigner tous les changements subséquents de sa valeur au cours de sa vie utile. Elle en a tiré des échantillons aléatoires de dépenses en capital et de fonctionnement et d'entretien consignées dans le SGI durant les années financières 2001-2002 et 2002-2003.

3.0 Observations sommaires et recommandations

3.1 Respect des normes comptables et des politiques pertinentes

3.1.1 Le Ministère ne comptabilise pas toujours ses immobilisations conformément aux normes comptables et aux politiques pertinentes prescrites, ce qui a entraîné une sous-évaluation nette de 10,6 millions de dollars des avoirs du Ministère au 31 mars 2003, comme le montre en détail le tableau suivant.

Résultats de l'échantillonnage par étape d'acquisition des biens
Résumé des répercussions financières
ÉtapeRépercussionNbre d'éléments échantillon-nésNbre d'éléments échantillon-nés représentant des erreursValeur monétaire
Acquisition elle-mêmeSous-évaluation des biens du Ministère (Note no 1)562375$(7,591,000)
AméliorationSous-évaluation des biens du Ministère (Notes nos 2 et 3)13064$(3,285,000)
Mise hors serviceSous-évaluation des gains à la mise hors service des biens2515$500,000
Sous-évaluation des pertes à la mise hors service des biens3131$(233,000)
Sous-évaluation nette des avoirs du MAECI748485$(10,609,000)

Notes

  1. La Politique sur la comptabilité des immobilisations du MAECI n'établit pas qu'il faut ou qu'il ne faut pas capitaliser les coûts reliés aux projets de développement d'applications du Ministère. Un bulletin du Conseil du Trésor paru en octobre 2000 précise cependant que la capitalisation des logiciels allait être obligatoire à compter du 1er avril 2001. Il stipule aussi que les ministères/organismes fédéraux devaient capitaliser les coûts admissibles engagés après le 31 mars 2001 pour les logiciels qu'ils ont achetés et pour ceux qu'ils ont eux-même mis au point indépendamment de la date de début des projets de développement de ces programmes informatiques. L'équipe d'évaluation a sélectionné un échantillon de 23 projets de développement d'applications du Ministère et déterminé que des coûts de 1,8 million de dollars n'avaient pas été capitalisés conformément aux orientations du CT. Il est probable que la sous-estimation nette des avoirs du MAECI aurait été énormément plus élevée que la sous-évaluation des 10,6 millions de dollars signalée si la portée de nos sondages de vérification avait inclus tous les projets de développement d'applications du Ministère terminés ou en cours après le 1er avril 2001.
  2. Les éléments échantillonnés des améliorations se rapportent strictement à des immobilisations. Le montant de la sous-évaluation et la question consistant à savoir si les éléments échantillonnés représentent réellement des erreurs font l'objet d'une discussion avec la SRD en raison d'une divergence de vues au sujet de la façon d'interpréter les exigences de la Politique qui s'appliquent. Le montant inclut, en outre, environ 1,0 million de dollars de dépenses liées à des immobilisations (26 opérations) qui ont été directement engagées par les missions (c'est-à-dire sur lesquelles SRD n'exerçait directement aucun contrôle).
  3. Certains éléments échantillonnés représentaient une dépense unique reliée à un projet d'amélioration ou d'entretien. La sous-évaluation signalée repose sur la valeur monétaire des éléments échantillonnés et ne reflète pas toutes les dépenses reliées aux projets.

3.1.2 Nous concluons que la sous-évaluation nette des avoirs du Ministère est attribuable à des faiblesses sur le plan des politiques financières, de la formation et de la coordination au niveau central, de la configuration du SGI et des processus opérationnels des détenteurs de biens. Les améliorations qu'exige chacun de ces éléments sont décrites ci-dessous.

3.2 Politique sur les immobilisations du Ministère

3.2.1 Le Manuel de comptabilité du MAECI fournit un aperçu de la portée, de l'objectif, des exigences et des définitions clés de la Politique, ainsi que des rôles et des responsabilités se rattachant à son application. Il renferme des renseignements utiles et un point de référence à partir duquel les principaux détenteurs d'immobilisations du Ministère peuvent élaborer leurs processus opérationnels. Nous avons, cependant, noté que la Politique ne précise aucune exigence dans les domaines suivants :

  • Les projets de développement d'applications du Ministère;
  • Les mises à niveau apportées aux logiciels acquis avant le 1er avril 2001 exclues du téléchargement initial dans le SGI des données sur les immobilisations qui reposaient sur des orientations du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT);
  • Les mises à niveau apportées aux logiciels acquis et capitalisés après le 1er avril 2001;
  • Les améliorations locatives apportées aux biens immobiliers loués avant et après le 1er avril 2001;
  • La comptabilité des coûts des aliénations au moment du calcul des gains ou des pertes à la mise hors service des biens.

3.2.2 Si la Politique inclut une section portant sur les « rôles et responsabilités », son contenu est général et n'est pas suffisamment détaillé. Cette section précise que SRD, SXD et ISD ont des responsabilités particulières; ces responsabilités et celles de SRA, de SMD et des missions ne sont, cependant, pas clairement indiquées.

3.2.3 La Politique renferme également une description de concepts généralement liés à la capitalisation des biens. On y décrit, par exemple, l'approche d'un ensemble par opposition à une composante de la capitalisation des biens et l'importance de faire la distinction entre des dépenses « d'amélioration et d'entretien ». Même si elle renferme une description des concepts susmentionnés et d'autres, la façon dont les principaux détenteurs d'immobilisations du Ministère doivent les interpréter d'un point de vue stratégique y est présentée de façon générale et n'y est pas clairement expliquée.

3.2.4 En l'absence de politique explicite, il est plus probable que les dépositaires d'immobilisations du Ministère continueront à comptabiliser celles qu'ils détiennent, à les consigner et à les déclarer de façon incohérente, ce qui nuira, par conséquent, à l'intégrité des données du SGI et à l'exactitude des présentations des comptes publics et des états financiers du Ministère.

Recommandations à l'intention de SMS

3.2.5 En consultation avec SRA, SRD, SXD, SMF et ISD, réviser la Politique en définissant ses exigences relativement aux éléments suivants :

  1. Les projets de développement d'applications du Ministère;
  2. Les mises à niveau apportées aux logiciels acquis avant le 1er avril 2001 exclues du téléchargement initial dans le SGI des données sur les immobilisations;
  3. Les mises à niveau apportées aux logiciels acquis et capitalisés après le 1er avril 2001;
  4. Les améliorations locatives apportées aux biens immobiliers loués avant et après le 1er avril 2001;
  5. La comptabilité des coûts des aliénations au moment du calcul des gains ou des pertes à la mise hors service des biens.

3.2.6 Obtenir de SRA, de SRD, de SXD, de SMF et d'ISD et examiner une description :

  1. des rôles, des responsabilités et des pouvoirs relatifs aux immobilisations qu'on leur a attribués et de ceux attribués au personnel des directions générales à l'Administration centrale et des missions, le cas échéant;
  2. de leur interprétation des principaux concepts de la capitalisation des biens qui s'appliquent à leurs opérations administratives.

3.2.7 Créer une annexe à la Politique pour chacun des principaux dépositaires d'immobilisations du Ministère (c'est-à-dire SRA, SRD, SXD, SMF et ISD) et insérer l'information reçue suivant le point 3.2.6 dans l'annexe pertinente.

3.2.8 Inclure la Politique révisée dans le Manuel de comptabilité du MAECI et informer les dépositaires à l'Administration centrale et dans les missions de l'existence de la version à jour du document.

Plan d'action de SMS et calendrier d'exécution

3.2.5 à 8 D'accord. SMSP révisera, au besoin et en consultation avec les dépositaires, chacun des éléments spécifiés de la Politique. Cet examen débutera en janvier 2004. Toutes les révisions dépendent de la fourniture par les dépositaires de renseignements cruciaux qu'il faut inclure dans la Politique. Une fois qu'on aura reçu toute l'information, on révisera la Politique et on la fera à nouveau paraître sous forme de chapitre 13 dans les manuels de comptabilité de l'Administration centrale et des missions. On fera alors prendre conscience aux dépositaires, et ce, tant à l'Administration centrale que dans les missions, de l'existence de la version à jour du document.

Plan d'action de SMS et calendrier d'exécution mis à jour

3.2.5 à 8 Depuis notre réponse initiale à cette recommandation, SMS a affiché sur son site Web la Politique accompagnée de l'avertissement qu'elle était en cours d'examen. Tous les dépositaires n'ont pas fourni à SMS en octobre 2004 l'information exigée. SMS réunira en décembre-janvier un groupe de travail de tous les dépositaires qui étudiera les recommandations. La révision de la Politique devrait, selon nos prévisions, être terminée d'ici au 31 mars 2005.

3.3 Formation et coordination au niveau central

3.3.1 La période qui a immédiatement précédé l'implantation du SIF a été un moment occupé et mouvementé pour les principaux dépositaires d'immobilisations. On a alors axé, en partie, les efforts sur la vérification de l'intégrité du téléchargement initial des données sur les immobilisations dans le Système de gestion de l'information, la définition des processus opérationnels de capitalisation des biens et l'apprentissage de l'utilisation du SGI afin d'atteindre les objectifs de la Politique.

3.3.2 Les principaux dépositaires d'immobilisations ont fait remarquer que la formation fournie avant l'implantation du SIF s'est limitée à une séance d'information d'une journée offerte par le service baptisé Système de gestion intégrée (SMSF). Même si l'organisation de cette séance d'une journée a été une mesure positive, elle n'a pas constitué un programme officiel de formation sur les immobilisations. Les participants à la séance n'ont appris ni à connaître et à comprendre en détail les exigences de la Politique ni la façon d'utiliser la fonctionnalité du SGI pour comptabiliser correctement les diverses opérations qui pourraient intervenir pendant la vie utile d'une immobilisation. On n'a pas non plus fourni de formation ou de séance d'information officielle sur les immobilisations aux dépositaires, aussi bien à l'Administration centrale que dans les missions, depuis l'implantation du SIF le 1er avril 2001. Nos entrevues et les résultats de nos vérifications font ressortir clairement qu'il faut offrir un programme officiel de formation sur les immobilisations.

3.3.3 SMSF a préparé plusieurs documents décrivant la façon d'utiliser le module de CI du SGI pour consigner des opérations particulières portant sur les immobilisations (c'est-à-dire la postcapitalisation, les dévaluations et les réévaluations). Ces documents, bien préparés, n'ont, cependant, été distribués qu'aux membres de SRD. Les avantages qu'on en attend, c'est-à-dire une amélioration des connaissances et une plus grande uniformité, ont donc jusqu'ici été limités.

3.3.4 Les principaux détenteurs d'immobilisations ont fait observer qu'ils ne disposent pas de contact qui fournirait des orientations sur la façon de comptabiliser correctement les diverses opérations portant sur les immobilisations ou de bien utiliser la fonctionnalité du SGI. Ils ont été au fond laissés à eux-mêmes depuis le 1er avril 2001 et obligés de faire face aux défis de l'implantation de la capitalisation des biens, ce qu'ils ont fait d'une façon, selon eux, des plus appropriées. Il faudrait noter qu'on n'identifie pas dans l'ébauche de la Politique SMSP et SMSC comme étant les unités organisationnelles avec lesquelles communiquer pour formuler des demandes de renseignements portant sur la Politique et le SGI, respectivement. On fournit aussi aux dépositaires des numéros de téléphone pour les aider à acheminer de façon appropriée leurs demandes de renseignements. Deux des quatre principaux dépositaires d'immobilisations ont informé l'équipe de vérification qu'ils n'ont pas reçu de copie de l'ébauche de la Politique.

3.3.5 En résumé, l'interprétation des exigences de la Politique et de la façon d'utiliser le SGI pour consigner dans le Système de gestion intégrée les opérations portant sur les immobilisations varie énormément d'un dépositaire à un autre, ce qui est attribuable, en partie, à l'absence autant d'un programme officiel de formation sur les immobilisations que d'une politique de comptabilité de ces dernières officiellement promulguée par le Ministère. Ces lacunes accroissent le risque que les dépositaires d'immobilisations comptabilisent de façon inappropriée les opérations s'y rattachant, ce qui nuirait à l'intégrité des données du SGI et à l'exactitude des présentations des comptes publics et des états financiers du MAECI.

Recommandations à l'intention de la SMS

3.3.6 Communiquer avec l'Institut canadien du service extérieur (CFSI) pour l'informer qu'il faut offrir un programme officiel de formation sur les immobilisations et adapter ce dernier aux besoins tant des dépositaires à l'Administration centrale que dans les missions.

3.3.7 Veillez à ce que les documents décrivant la façon de traiter divers types d'opérations dans le module de CI soient mis à la disposition des dépositaires d'immobilisations.

(Note - La section 3.2 du rapport renferme des recommandations au sujet de la façon de mettre la dernière main à la Politique et de la promulguer.)

Plan d'action de la SMS et calendrier d'exécution

3.3.6 SMSF a rencontré deux fois le CFSI pour examiner les documents de formation actuellement disponibles sur la comptabilité des immobilisations et pour discuter du besoin d'un cours de recyclage sur la fonctionnalité du module de CI du SGI. La formation doit englober le cycle de vie entier des biens, de leur acquisition à leur aliénation, en passant par leur mise hors service, tout en intégrant les exigences de la Politique et les instructions reliées à la fonctionnalité du module de CI du SGI.

3.3.7 SMSF a créé pour la SRD des documents de l'utilisateur afin de répondre à des questions soulevées par cette dernière. Il a, par la suite (durant la vérification), distribué cette documentation aux autres principaux dépositaires responsables des biens du Ministère.

3.4 Configuration du SGI

3.4.1 Le SGI est l'outil que le Ministère a mis à la disposition des dépositaires pour capitaliser leurs biens. Sa configuration actuelle ne facilite, cependant, pas la tenue à jour de données complètes et exactes sur les immobilisations. Le SGI, en particulier :

  • ne permet pas de faire des renvois à de multiples numéros de commande sur des types de documents comme le bon de commande (PO), l'engagement (CO) et la réception de facture (KR). Les dépositaires ne peuvent donc renvoyer ni à une commande (ordre) interne (IO) ni à une commande (ordre) statistique (SO) sur ces documents pour veiller au respect simultané de leurs objectifs en matière de capitalisation des biens et de suivi et de rapport budgétaires. Face à ce dilemme, les dépositaires de biens ont attribué une priorité plus élevée à leurs objectifs en matière de suivi et de rapport budgétaires et décidé, par conséquent, de renvoyer à une SO sur les PO, CO et KR. Ce faisant, on intègre une intervention manuelle au processus de capitalisation des biens, puisque les dépositaires doivent créer une écriture de journal (du type document SA) au moment de l'engagement de la dépense pour consigner leur immobilisation dans le grand livre auxiliaire (le module de CI) et les dossiers financiers du Ministère (le module du grand livre ou GL). Nos sondages de vérification indiquent que cette intervention manuelle ne s'effectue pas régulièrement, ce qui nuit à l'intégrité des données du SGI sur les immobilisations.

    La configuration du module de CI du SAP recommandée par le Bureau du programme du SIGF(2) permet aux dépositaires de renvoyer aussi bien à la fiche immobilisation pour les actifs (FI) qu'à une SO sur des types de documents comme le PO, le CO et la KR. Cette configuration peut donc répondre simultanément aux objectifs en matière de capitalisation des biens et de suivi et de rapport budgétaires des dépositaires, sans qu'aucune intervention manuelle ne soit nécessaire.

    Des représentants du Bureau du programme du SIGF ont déclaré que la configuration du module de CI qu'ils recommandent est actuellement utilisée par 12 des 15 ministères et organismes fédéraux disposant du SAP, y compris le Bureau des passeports. Aucune des personnes interviewées (aussi bien à l'intérieur du Bureau du programme du SIGF que du MAECI) ne pouvait expliquer clairement pourquoi le Ministère a décidé de ne pas adopter la configuration recommandée lorsqu'on a pour la première fois implanté la comptabilité d'exercice, le 1er avril 2001.

    Des représentants du Bureau du programme du SIGF ont également déclaré qu'il serait possible de passer de la configuration actuelle du module de CI du MAECI à celle qu'ils recommandent en l'espace d'une semaine. Des fonctionnaires de SMSF ont, pour leur part, déclaré qu'il serait plus réaliste d'estimer le temps nécessaire pour effectuer ce passage à un mois;
  • ne repère pas l'(les)amélioration(s) apportée(s) à une immobilisation et n'en fait pas rapport séparément;
  • ne comptabilise pas les coûts d'une aliénation au moment du calcul du gain ou de la perte à la mise hors service d'un bien;
  • calcule de façon inappropriée une perte au moment de la suppression des doubles des FI (fiche immobilisation) du module de CI lorsque les biens en question n'ont pas atteint la fin de leur vie utile.

3.4.2 L'équipe de vérification a remarqué que le rapport des opérations portant sur les biens par code de type d'opération produit à partir du module de CI est incorrect. Il n'est pas toujours possible de produire un rapport pour des codes de types d'opérations spécifiés. Les profils d'accès attribués à certains dépositaires de biens empêchent actuellement, en outre, ces dépositaires :

  • d'afficher une liste complète des biens en raison de l'impossibilité de visualiser tous les biens attribués à des « Plants » ou établissements précis (c'est-à-dire des missions);
  • de remplir certaines fonctions de contrôle (c'est-à-dire d'avoir accès aux rapports réels/de plans des commandes internes pour déterminer les coûts imputés à l'IO et réglé sur la FI).

3.4.3 En résumé, la configuration actuelle du SGI oblige la plupart des principaux dépositaires d'immobilisations du Ministère à préparer manuellement un document SA pour consigner l'acquisition d'un bien dans le système financier du MAECI. Cette intervention manuelle ne s'effectue pas toujours et constitue l'une des principales causes de la sous-évaluation signalée des droits de propriété du Ministère. La configuration du module de capitalisation des biens du SAP que recommande le Bureau du programme du SIGF est une solution attrayante, parce qu'elle supprime l'intervention manuelle, ce qui accroît l'efficience et l'efficacité opérationnelles des détenteurs. Il faut aussi collaborer avec le Bureau du programme du SIGF pour définir des solutions afin d'accroître l'intégrité des données du SIG relatives à des améliorations et à la mise hors service d'immobilisations.

Recommandations à l'intention de SMS

3.4.4 a. Adopter la configuration du module de CI recommandée par le Bureau du programme du SIGF avant d'achever le travail de développement relié à la version 4.7 du SAP;

b. Offrir aux principaux dépositaires d'immobilisations une séance d'information qui mettra en évidence les différences majeures entre la configuration du module de CI du SAP du MAECI et celle que recommande le Bureau du programme du SIGF, pour que ces dépositaires puissent réviser leurs processus opérationnels internes en conséquence.

3.4.5 Examiner les processus opérationnels pertinents du Ministère et étudier avec des représentants du Bureau du programme de SIGF la possibilité de modifier la fonctionnalité du SAP pour que ce système puisse :

  1. rendre compte de l'(des) amélioration(s) apportée(s) à une immobilisation;
  2. comptabiliser les coûts d'aliénation lorsqu'on déclare un gain ou une perte à la mise hors service d'un bien;
  3. éviter de reconnaître une perte au moment de la suppression des doubles des FI du module de CI lorsque les biens en question n'ont pas atteint la fin de leur vie utile.

3.4.6 Fournir aux dépositaires d'immobilisations des documents d'utilisateur qui décriront les processus opérationnels du Ministère nécessaires pour veiller à l'atteinte des objectifs énoncés au point 3.4.5.

3.4.7 a. Vérifier tous les rapports produits par le module de CI pour s'assurer qu'ils sont corrects;

b. S'assurer que tous les dépositaires d'immobilisations ont un profil de sécurité qui leur permet de visualiser tous les « Plants » (missions) à l'intérieur du module de CI et d'avoir accès à la totalité des rapports pertinents du SGI qui pourraient accroître l'efficacité du contrôle des opérations portant sur les immobilisations.

Plan d'action de SMS et calendrier d'exécution

3.4.4 On a établi la configuration actuelle du module de CI du SGI en se fondant sur des décisions prises durant la mise en application du SIF du MAECI par un groupe de travail créé pour définir les processus opérationnels à utiliser. Ce groupe incluait des représentants des principaux dépositaires de biens du Ministère, y compris SRD, ISD, SXD et SRAM. Le Bureau du programme du SIGF appuie la configuration actuelle du module de CI du SGI. Le Bureau du programme du SIGF appuie la capitalisation des biens lorsque les coûts sont directement reportés à une FI. Il appuie également le report des coûts à des IO réelles qu'on inscrit par la suite sur des FI. Le Bureau du programme du SIGF a conçu ce processus afin qu'on l'utilise pour les biens en construction.

On créera dans le cadre de la prochaine mise du SGI au niveau de la version 4.7 du SAP des groupes de travail avec les principaux dépositaires d'immobilisations, y compris ceux utilisant la fonctionnalité du module de CI, pour examiner des processus opérationnels qui ont changé en raison de modifications apportées au logiciel ou qui exigent des modifications pour diverses raisons. On consultera par l'entremise d'un groupe de travail sur la mise à niveau les dépositaires qui comptabilisent les biens, pour examiner les questions soulevées dans le cadre de la vérification ici visée et déterminer si le MAECI devrait modifier les processus opérationnels actuels et la configuration du SGI qui s'y rattache. Une fois que ce groupe de travail aura pris des décisions, on évaluera les besoins de formation.

3.4.5 a. SMSF s'est adressé au Bureau du programme du SIGF pour lui demander cette fonctionnalité parce qu'il ne l'appuie pas actuellement. Malheureusement, aucun autre ministère/aucun organisme fédéral n'a demandé pareille fonctionnalité. Le Bureau du programme du SIGF exige l'appui de cinq ministères/organismes fédéraux pour amorcer ce type de changement. Cette fonctionnalité ne s'appliquerait qu'à un nombre limité d'autres ministères/d'organismes fédéraux possédant des biens immobiliers, le ministère de la Défense nationale (MDN) et la Gendarmerie royale du Canada (GRC), par exemple. Il est, par conséquent, difficile d'amener cinq ministères/organismes fédéraux à appuyer ce type de changement. SMSF examinera le processus opérationnel relatif aux améliorations avec le groupe de travail sur la comptabilité des immobilisations qui sera mis sur pied aux fins de la mise du SGI au niveau de la version 4.7 du SAP.

b. SMSF s'est adressé au Bureau du programme du SIGF pour demander ce changement. Le Bureau du programme du SIGF n'apportera pas de changement à la fonctionnalité normale du SAP. SMSF examinera ce processus opérationnel avec le groupe de travail sur la comptabilité des immobilisations qui sera mis sur pied aux fins de la mise du SGI au niveau de la version 4.7 du SAP.

c. SMSF examinera ce processus opérationnel avec le groupe de travail sur la comptabilité des immobilisations qui sera mis sur pied aux fins de la mise du SGI au niveau de la version 4.7 du SAP.

3.4.6 Comme nous l'avons noté ci-dessus, on examinera ces processus opérationnels durant la mise du SGI au niveau de la version 4.7 du SAP pour déterminer s'il faut apporter des changements. On évaluera les documents de l'utilisateur et ses besoins de formation une fois que des décisions auront été prises au sujet des changements à apporter aux processus opérationnels actuels.

3.4.7 a. Tous les rapports produits par le module de CI ont été vérifiés durant la vérification et sont corrects.

b. On a examiné et ajusté au besoin la sécurité d'accès pour veiller à ce que les dépositaires d'immobilisations accèdent de façon appropriée à la fonctionnalité du SGI.

3.5 Processus opérationnels de la Direction générale de la sécurité et du renseignement (ISD)

3.5.1 Nous décrivons dans la présente section du rapport les constatations découlant de la vérification reliées aux processus opérationnels de contrôle des immobilisations d'ISD. Les constatations ont contribué à la sous-évaluation des droits de propriété du MAECI signalée à la section 3.1.

3.5.2 ISD ne comptabilise pas toujours, en général, de façon appropriée et uniforme ses immobilisations conformément aux normes comptables et aux politiques pertinentes prescrites. En particulier :

  • On n'y crée pas toujours des FI pour les acquisitions d'un coût unitaire égal ou supérieur à 10 000 $;
  • La valeur d'une FI n'inclut pas toujours tous les coûts reliés à l'acquisition initiale (c'est-à-dire l'achat, l'aménagement, l'expédition et l'installation) d'un bien;
  • La valeur d'une FI reflète, parfois, une estimation du coût initial d'acquisition d'un bien, plutôt que la dépense réellement engagée;
  • À l'occasion, on capitalise des coûts de fonctionnement et d'entretien plutôt que de les engager;
  • On amortit un véhicule blindé en se fondant sur sa date d'achat, plutôt que sur sa date de mise en service comme l'exige la Politique;
  • La valeur d'un bien ne reflète pas les coûts d'amélioration qui y sont reliés.

3.5.3 Les constatations susmentionnées sont attribuables à l'absence d'un document sur le processus opérationnel qui décrirait les principales activités connexes à ce dernier et les rôles, les responsabilités et les pouvoirs d'ISD, des directions générales à l'Administration centrale et des missions relativement au cycle de vie entier d'un bien lié à la sécurité. Elles sont également attribuables à des faiblesses à l'intérieur de la Politique, des pratiques de coordination et de formation du Ministère et du SGI décrites dans les sections précédentes du rapport.

Recommandations à l'intention d'ISD

3.5.4 Passer des écritures appropriées dans le module de CI pour corriger les erreurs notées et relevées durant les comptes rendus de la vérification.

3.5.5 Documenter les processus opérationnels de la Direction générale reliés à chaque phase du cycle de vie (c'est-à-dire l'acquisition, le fonctionnement et l'entretien et la mise hors service) d'une immobilisation en s'attachant, en particulier, à :

a. Décrire les principales activités de la Direction générale et les rôles, les responsabilités et les pouvoirs du personnel de l'Administration centrale et des missions;

b. Mettre en application l'utilisation d'une liste de contrôle pour l'achat des biens de la Direction générale afin de s'assurer que l'on consigne de façon exacte et en temps opportun dans le SGI les immobilisations; (Voir la note ci-dessous.)

c. Pour les biens liés à la sécurité dont se dotent les missions, veiller à ce qu'on prépare la pièce de journal du document SA renvoyant à une IO uniquement une fois la dépense engagée; (Voir la note ci-dessous.)

d. S'assurer qu'il y a consultation entre la Sécurité régionale à l'étranger (ISRA), la Section des services administratifs (ISDF), SRD et les missions lorsqu'ISD finance l'achat local de biens et de services qu'on pourrait définir comme étant des améliorations à des biens immobiliers;

e. Amorcer le processus « Asset Shutdown » pour tout nouveau bien dont les coûts partiels sont engagés avant sa mise en service;

f. Exercer périodiquement une surveillance à l'aide des divers rapports inclus dans les modules de CI et de GA (gestion des articles).

3.5.6 Fournir à la SMSP, en vue de son inclusion dans la Politique, une description:

a. de son interprétation des dispositions de la Politique qui exigent une bonne dose de jugement;

b. des rôles, des responsabilités et des pouvoirs du personnel de l'Administration centrale et des missions relatifs aux biens sous sa responsabilité.

3.5.7 Solliciter des orientations de SMSP et de SMSF afin d'appliquer des mesures destinées à veiller à ce qu'on tienne compte de tous les coûts pertinents reliés à la mise hors service d'un bien au moment du calcul d'un gain ou d'une perte qui s'applique à ce bien.

Note : Les recommandations 3.5.5 b. et c. ne pourront s'appliquer que pendant une période intérimaire si SMS décide d'adopter la configuration du module de CI du SAP qu'appuie le Bureau du programme du SIGF comme il est recommandé à la section 3.4.4 du rapport.

Plan d'action d'ISD et calendrier d'exécution

3.5.4 Nous sommes d'accord avec les observations et les recommandations formulées dans le rapport de vérification. ISDF a passé les écritures appropriées dans le module de CI, a corrigé toutes les erreurs notées et relevées durant les comptes rendus de la vérification et a créé au besoin de nouvelles FI. Le code d'opération et les nouveaux numéros de FI sont tous documentés pour chacune de ces dernières, ce qui reflète les mesures adoptées.

3.5.5 a. On est en train d'établir la version préliminaire d'un document sur notre processus opérationnel interne dans lequel nous définirons des rôles et des responsabilités et donnerons des instructions particulières pour veiller à ce que les immobilisations soient correctement consignées et contrôlées. Ce document inclura également des détails sur les biens liés à la sécurité comme le Système de détection des intrusions et de contrôle de l'accès (IDACS) et la (ou les) raison(s) pour laquelle (ou lesquelles) on considère ce dernier comme une immobilisation, même s'il se compose de nombreux éléments, plus petits par conséquent. L'ISDF fournira une version finale du document sur le processus opérationnel à intégrer à la Politique lorsqu'on aura mis la dernière main à cette version, qui devrait être terminée à la fin de décembre 2004.

b. Durant la vérification, ISDF a établi une liste de contrôle qu'ont examinée les vérificateurs et qu'a mise en application la Section des services administratifs au cours de la vérification. On conserve cette liste à l'intérieur de la couverture de chaque dossier d'achat d'immobilisation, où on peut consigner toute l'information au moment de la création du bien.

c. Lorsque les missions achètent des immobilisations à l'aide de leurs propres fonds, nous comptons sur elles et/ou la Direction des opérations de la sécurité et de la protection du personnel (ISR) pour nous informer de ces achats. ISD croit qu'il faudrait définir des procédures dans la section qui concerne les missions de la Politique, mais attendra la décision de SMS sur la configuration du module de CI, comme il est noté dans le rapport.

d. On consulte ISRA, SRD et les missions lorsqu'on pourrait définir l'achat local de biens et/ou de services comme une amélioration à un bien immobilier.

e. Nous avons répondu à cette recommandation et l'avons appliquée avec les nouvelles acquisitions d'immobilisations; nous l'avons également intégrée à notre processus opérationnel interne.

f. Le contrôle des immobilisations grâce aux divers rapports inclus dans le module de CI a débuté en janvier 2004 et sera effectué chaque trimestre. Nous avons intégré cette procédure à notre processus opérationnel interne.

3.5.6 Voir 3.5.5 a. ci-dessus.

3.5.7 Cette recommandation serait appliquée parallèlement aux recommandations à l'intention de la SMS 3.2.5 et 3.3.6. ISDF accueillerait aussi favorablement toute autre formation qu'on pourrait offrir et qui serait reliée à la mise hors service d'un bien.

3.6 Processus opérationnels de la Direction des services administratifs à la centrale (SRA)

3.6.1 Nous décrivons dans la présente section du rapport la constatation découlant de la vérification reliée aux processus opérationnels de contrôle des immobilisations de SRA. La constatation n'avait aucune répercussion sur la sous-évaluation des droits de propriété du MAECI signalée à la section 3.1.

3.6.2 SRA consigne toujours ses immobilisations dans le module de CI. Elle ne le fait, cependant, pas toujours conformément aux normes comptables et aux politiques pertinentes prescrites. Notre examen indiquait que quatre des sept immobilisations acquises en 2001-2002 et en 2002-2003 n'ont pas été consignées en temps opportun dans le module de CI.

3.6.3 La constatation susmentionnée est en grande partie attribuable à l'achat peu fréquent d'immobilisations par SRA (c'est-à-dire à son faible volume d'activités sur ce plan) et à un important laps de temps qui s'écoule entre la création du PO et l'établissement de la règle d'inscription d'IO. Elle est aussi attribuable à des faiblesses de la Politique, des pratiques de coordination et de formation du Ministère et du SGI décrites dans les sections précédentes du rapport.

Recommandations à l'intention de la SRA

3.6.4 Documenter les processus opérationnels reliés à chaque phase du cycle de vie des immobilisations (c'est-à-dire leur acquisition, leur fonctionnement et leur entretien et leur mise hors service), tout en mettant, en particulier, l'accent sur la description des activités, des rôles, des responsabilités et des pouvoirs clés du personnel. Voici ce qu'il faudrait intégrer aux processus opérationnels.

a. L'établissement de la règle d'inscription d'IO et de la FI en même temps que la création du PO; *(Voir la note ci-dessous.)

b. L'exercice d'un contrôle périodique à l'aide de divers rapports inclus dans les modules de CI et de GA.

3.6.5 Fournir à SMSP, aux fins de son inclusion dans la Politique, une description :

a. de l'interprétation par la Direction des dispositions de la Politique exigeant une bonne dose de jugement;

b. des rôles, des responsabilités et des pouvoirs du personnel de l'Administration centrale relativement aux biens sous sa responsabilité.

Note : La recommandation 3.6.4 a. ne pourra s'appliquer que pendant une période intérimaire si SMS décide d'adopter la configuration du module de CI du SAP appuyée par le Bureau du programme du SIGF comme il est recommandé à la section 3.4.4 du rapport.

Plan d'action de SRA et calendrier d'exécution

3.6.4 et 5 Nous sommes d'accord avec les constatations et les recommandations dont un aperçu est fourni ci-dessus. Puisque la formation s'est limitée à une seule journée, la Section du soutien matériel à la centrale (SRAM) ignorait qu'il fallait prendre des mesures additionnelles pour veiller à l'établissement d'une règle d'inscription d'IO. On en a depuis informé le personnel de la SRAM et on a établi l'ébauche d'un document sur les processus opérationnels internes dans laquelle on a défini des rôles, des responsabilités, des instructions particulières et des menus pour veiller à ce qu'on consigne et contrôle de façon appropriée et en temps opportun les immobilisations. Ce document inclut également une interprétation par SRAM de la nature de certains articles comme des meubles mis en système et de la (ou des) raison(s) pour laquelle (ou lesquelles) on n'exerce pas de suivi sur eux comme s'il s'agissait d'immobilisations. On a transmis une copie de la documentation sur les processus opérationnels à SMSP pour que cette dernière l'inclue dans la Politique du Ministère. (Application de la recommandation terminée)

Nous serions heureux de bénéficier de la possibilité de suivre une formation additionnelle une fois l'an pour assurer l'uniformité et de faire comprendre la Politique et pour intégrer si nécessaire des changements.

3.7 Processus opérationnels de la Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie (SXD)

3.7.1 Nous décrivons dans la présente section du rapport les constatations découlant de la vérification reliées aux processus opérationnels de contrôle des immobilisations de SXD. Les constatations ont contribué à la sous-évaluation des avoirs du MAECI signalée à la section 3.1.

3.7.2 SXD ne comptabilise pas toujours, en général, de façon appropriée et uniforme ses immobilisations conformément aux normes comptables et aux politiques pertinentes prescrites. En particulier :

  • On n'y crée pas toujours de FI pour les acquisitions de la Direction générale et des missions d'un coût unitaire égal ou supérieur à 10 000 $;
  • On n'y crée pas non plus toujours en temps opportun les FI (c'est-à-dire qu'on crée, parfois, une FI quelque 10 mois après le PO);
  • On ne choisit pas toujours la catégorie de biens appropriée au moment de la création d'une FI;
  • On a créé des FI, mais on n'a pas inscrit de valeur au module de CI (c'est-à-dire qu'on n'a pas créé de commande interne ou qu'on a créé une IO, mais qu'on n'y a pas attribué de coût au moyen d'un document SA);
  • La valeur d'une FI ne reflète pas toujours exactement le coût global d'acquisition du bien (c'est-à-dire que l'on crée parfois une IO, mais qu'on lui attribue deux fois un coût au moyen d'un document SA).

3.7.3 SXD a récemment mis au point le Système de gestion des biens liés à la technologie de l'information (ITAMS) comme principal outil de suivi et de gestion de tous ses biens, indépendamment de la valeur de ces derniers. Ce système n'est, cependant, pas intégré au grand livre auxiliaire des biens du SGI, parce qu'il n'existe aucun lien direct entre le fichier de l'ITAMS et la FI dans le module de CI. La Direction générale est donc obligée d'identifier manuellement le fichier de l'ITAMS correspondant à la FI lorsqu'il faut ajuster la valeur d'un bien (en cas de dévaluation, de mise hors service, etc.) dans le module de CI. Cela réduit l'efficacité opérationnelle et accroît la probabilité qu'on ne mette pas à jour en temps opportun le module de CI, ce qui risque de nuire à l'intégrité des données du SGI sur les immobilisations. L'équipe de vérification a remarqué qu'on n'effectue pas actuellement l'identification manuelle. Cette faiblesse aura, si on ne la corrige pas, d'énormes répercussions, parce que le Ministère prévoit investir 13,5 millions de dollars dans de nouveaux serveurs durant l'année financière 2003-2004 dans le cadre du projet de renouvellement de l'infrastructure (PRI).

3.7.4 Les constatations susmentionnées sont attribuables à l'absence d'un document sur le processus opérationnel qui décrirait les principales activités connexes à ce dernier et les rôles, les responsabilités et les pouvoirs de SXD, des directions générales à l'Administration centrale et des missions relativement au cycle de vie entier d'une immobilisation liée à la TI. Elles sont également attribuables à des faiblesses de la Politique, des pratiques de coordination et de formation du Ministère et du SGI décrites dans les sections précédentes du rapport.

Recommandations à l'intention de SXD

3.7.5 Passer des écritures appropriées dans le module de CI pour corriger les erreurs notées et relevées durant les comptes rendus de la vérification.

3.7.6 Compte tenu de l'acquisition et de la mise hors service d'immobilisations reliées au PRI, documenter aussitôt que possible les processus opérationnels de la Direction générale liés aux immobilisations en s'attachant à :

a. décrire les rôles, les responsabilités et les pouvoirs des dépositaires des Directions de SXD, des directions générales à l'Administration centrale et des missions pour chaque phase du cycle de vie (c'est-à-dire l'acquisition, le fonctionnement et l'entretien et la mise hors service) d'une immobilisation;

b. attribuer la responsabilité de créer un PO, une IO et une FI à SXMP;

c. s'assurer que l'information consignée dans l'ITAMS sert à maintenir et à vérifier l'intégrité des données que renferme le module de CI;

d. exercer périodiquement un contrôle à l'aide des divers rapports inclus dans les modules de CI et de GA.

3.7.7 Fournir à SMSP, aux fins de son inclusion dans la Politique, une description :

a. de son interprétation des dispositions de la Politique qui exigent une bonne dose de jugement;

b. des rôles, des responsabilités et des pouvoirs des dépositaires des Directions de SXD, des directions générales à l'Administration centrale et des missions relativement aux biens sous sa responsabilité.

3.7.8 Créer un document de référence qui décrira le type d'immobilisations que comprend chacune des catégories de biens liés à la TI incluses dans le module de CI.

3.7.9 Évaluer, en consultation avec SMSF, la possibilité et la rentabilité d'utiliser le module des systèmes de projet (SP) du SGI afin de consigner les immobilisations de la Direction générale dans le système financier du Ministère. Si l'on décide d'abandonner le module des SP : (Voir la note ci-dessous.)

a. Il faudrait établir un système manuel de suivi qui devrait fournir l'assurance qu'on impute les coûts d'une immobilisation à une IO au moment de la réception d'une facture (au moyen d'un document SA) lorsqu'on a renvoyé à une SO dans la zone « Commande » du PO;

b. Il faudrait établir une SO pour l'inscription d'immobilisations et y renvoyer sur la ligne de crédit de tous les documents SA créés dans le but d'imputer des coûts à une IO afin de prévenir une surévaluation du solde disponible dans les budgets des centres financiers de SXD.

Note : Si SXD décide de ne pas utiliser le module des SP et SMS, d'adopter la configuration du module de CI du SAP appuyée par le Bureau du programme du SIGF comme il est recommandé à la section 3.4.4 du rapport, les recommandations 3.7.9 a. et b. ne pourront s'appliquer que pendant une période intérimaire.

Plan d'action et calendrier d'exécution de SXD

3.7.5 Nous disposons maintenant de rapports pour nous aider à contrôler les erreurs. Même si les écarts repérés durant la vérification ont été corrigés, on a récemment découvert d'autres erreurs auxquelles il faudrait s'attaquer avant la fin de septembre 2004. Ces autres erreurs se sont produites durant l'opération liée aux créditeurs à la fin de l'exercice parce que l'engagement du PO ne pouvait être reporté à la prochaine année financière. (Application de la recommandation terminée)

3.7.6 a. Le processus de capitalisation des biens est maintenant documenté et intégré dans les procédures courantes d'achat et de facturation. En outre, pour faciliter les processus de déploiement et de contrôle des biens requis associés à ce projet (c'est-à-dire l'expédition, l'installation et la mise hors service/l'aliénation), SXMP a détaché un membre de son personnel du secteur de la gestion des biens et de l'inventaire pour l'affecter au projet pendant la durée de la mise en oeuvre. Ces autres processus qui incluent des rôles, des responsabilités et des pouvoirs seront documentés dans la nouvelle politique sur la gestion des biens liés à la TI en cours d'élaboration (en novembre 2004).

b. SXMP et SXMF ont mis en place depuis août 2003 un solide processus opérationnel définissant des rôles et des responsabilités dont la répartition entre les deux sections a été clairement établie. La responsabilité de créer des PO et des FI a été attribuée à SXMP et celle de créer des IO, ce qui inclut le processus de décapitalisation, à SXMF. En dépit de quelques problèmes mineurs qui ont exigé des ajustements, le processus est documenté, établi et fonctionne. (Application de la recommandation terminée)

c. SXMP et SXMF ont pris l'initiative de créer un document sur le processus opérationnel (une liste de contrôle) et l'ont mis en application en août 2003. Ce document définit des rôles et des responsabilités, ainsi que des procédures détaillées pour assurer la capitalisation et la décapitalisation des biens. L'un des objectifs importants de la création de cette liste de contrôle consiste à veiller à ce que nous disposions d'un mécanisme pour saisir en mémoire tous nos biens amortissables de leur création jusqu'à leur mise hors service et pour utiliser nos systèmes actuels (l'ITAMS, par exemple) comme bras de levier afin de faciliter cette saisie. L'ITAMS a été modifié pour inclure les FI. Même si la production de rapports au moment de l'aliénation des biens se fait automatiquement, l'entrée initiale des données doit, en réalité, encore s'effectuer manuellement. On fournit mensuellement à SXMF un rapport de toutes les FI en usage et mis hors service à des fins de vérification des données ou de décapitalisation des biens, selon le cas. (Application de la recommandation terminée)

d. D'accord. On fournit à SXMF un rapport mensuel de toutes les FI en usage et mis hors service à partir de la base de données de l'ITAMS. Nous produisons aussi un rapport mensuel de tous les articles achetés dans le cadre de l'« IMIT » et nous effectuons une vérification pour nous assurer que des FI ont été créées au besoin. (Application de la recommandation terminée)

3.7.7 Même s'il y a eu de brèves discussions avec SMSP, cette recommandation n'a pas jusqu'ici été respectée, en raison d'autres priorités. SXMP a commencé à rédiger une nouvelle politique sur la gestion des biens liés à la TI qui englobera différentes questions portant sur ces derniers (c'est-à-dire leur acquisition, leur certification, etc.) et a l'intention de discuter les exigences de capitalisation avec les SMSC et SPD (Date d'achèvement de l'application de la recommandation : novembre 2004)

3.7.8 Nous convenons que ce serait un outil utile, surtout pour les agents des approvisionnements de la « IMIT ». Il existe déjà une liste et les gens qui l'utilisent actuellement la connaissent assez bien. On a entrepris un examen qui a été interrompu en raison d'autres priorités. Puisqu'il existe une liste et que nous l'utilisons actuellement, nous ne considérons pas qu'il s'agit d'une question très pressante et nous avons l'intention de reprendre l'examen susmentionné en septembre 2004. SXMP est aussi en train d'étudier à fond la possibilité de créer un nouveau catalogue électronique pour faciliter l'achat de biens liés à la TI. Nous examinerons la possibilité d'intégrer à ce moment-là ces renvois à l'intérieur du nouvel outil.

3.7.9 Avec le « gel des programmes » qu'a imposé SMS l'été dernier, on a convenu qu'il faudrait effectuer manuellement le suivi des immobilisations, étant donné qu'elle est en train de mettre à niveau le système financier du Ministère. On a maintenant mis en place un processus manuel qui fonctionne bien. On craint nettement que l'utilisation du module des SP entraîne ultérieurement plus de travail, parce qu'il exige beaucoup de temps et est compliqué.

SMS a depuis lancé une nouvelle fonctionnalité pour le module de réservation de fonds qui nous permettra de coder les PO, les PR (demandes d'achat), les CO et les documents SA suivant ce module. Nous pouvons continuer, à l'aide de ce module, à utiliser des IO pour le processus de capitalisation des biens liés à la TI. Nous prévoyons étudier cet aspect plus à fond. La recommandation doit être appliquée le 1er avril 2005.

3.8 Processus opérationnels de la Direction générale des biens (SRD)

3.8.1 Nous décrivons dans la présente section du rapport les constatations découlant de la vérification reliées aux processus opérationnels de contrôle des immobilisations de SRD. Les constatations ont contribué à la sous-évaluation des avoirs du MAECI signalée à la section 3.1.

3.8.2 SRD a établi des processus opérationnels appropriés pour assurer la capitalisation de l'acquisition des biens immobiliers du Ministère. Nos vérifications d'un échantillon aléatoire de dépenses liées au Plan d'investissement à long terme (PILT) et aux programmes de renouvellement des baux des chancelleries et des résidences officielles indiquent qu'on consigne actuellement ces dépenses de façon uniforme et appropriée dans le grand livre auxiliaire des biens (c'est-à-dire le module de CI) et qu'on les capitalise dans les dossiers financiers du Ministère (c'est-à-dire le module du GL), sauf :

  • les coûts du mobilier, des biens liés à la sécurité et aux télécommunications/à la TI et des biens de valeur, qui ne sont pas toujours imputés à la catégorie appropriée de biens ou engagés, selon le cas;
  • les immobilisations acquises au moyen du Programme de réaménagement intérieur.

3.8.3 À notre avis, la comptabilité des dépenses d'amélioration et d'entretien n'est ni uniforme ni toujours effectuée conformément aux exigences stipulées à la section 5.6 de la politique promulguée durant l'été 2001. Comme il est indiqué à la section 3.1 du présent rapport, SRD n'est pas pleinement d'accord avec cette conclusion, puisqu'il y a divergence de vues au sujet de l'interprétation des exigences de la politique.

3.8.4 Notre examen des dépenses d'améliorations locatives de l'année financière 2002-2003 a montré que ces dépenses ont été imputées aux fonds N001 (fonctionnement et entretien - F et E) et N005 (capital). Il s'agit, à notre avis, de dépenses en capital, qui devraient donc être uniquement imputées au fonds N005. C'est une question budgétaire qui concerne le Ministère sur laquelle SRD n'exerce directement aucun contrôle, parce que la Direction générale a traditionnellement reçu de SMD du financement suivant les niveaux de référence des fonds N001 et N005 pour des dépenses d'améliorations locatives.

3.8.5 Depuis l'implantation du SIF, SRD a traité une seule opération de dévaluation d'un montant de 18 800 $. Notre examen indique que l'opération a été correctement justifiée, étayée et traitée à l'intérieur du module de CI.

3.8.6 SRD traite correctement la mise hors service des biens immobiliers et des véhicules dans le module de CI. Les gains ou les pertes à leur mise hors service ne sont, cependant, pas toujours exact(e)s, parce que :

  • le SGI ne comptabilise pas correctement le ou les coûts d'une aliénation;
  • SRD n'est pas avisée en temps opportun lorsque les missions aliènent des biens.

3.8.7 Les constatations susmentionnées sont attribuables, en partie, à l'absence d'un document sur le processus opérationnel qui décrirait les principales activités connexes à ce dernier et les rôles, les responsabilités et les pouvoirs de SRD, des directions générales à l'Administration centrale et des missions relativement au cycle de vie entier d'un bien immobilier, d'un véhicule et d'autres immobilisations non liées à la TI et à la sécurité. Ces constatations sont également attribuables à des faiblesses de la Politique, des pratiques de formation et de coordination au niveau central et du SGI décrites dans les sections précédentes du rapport.

Recommandations à l'intention de SRD

3.8.8 Passer des écritures appropriées dans le module de CI pour corriger les erreurs notées et relevées durant les comptes rendus de la vérification au sujet du Programme de réaménagement intérieur.

3.8.9 Documenter les processus opérationnels de la Direction générale reliés à chaque phase du cycle de vie d'une immobilisation (c'est-à-dire son acquisition, son fonctionnement et son entretien et sa mise hors service), en s'attachant, en particulier, à :

a. décrire ses principales activités connexes, ainsi que les rôles, les responsabilités et les pouvoirs des dépositaires des Directions de SRD, des directions générales à l'Administration centrale et des missions. Voici ce qu'il faudrait intégrer aux processus opérationnels.

b. Un examen, avant la clôture d'un projet, des coûts imputés aux éléments de la structure de répartition du travail (SRT) du Service de décoration intérieure, des Services de matériel et des Biens de valeur afin de s'assurer qu'on les transfère à la catégorie appropriée de biens ou qu'on les impute à l'exercice, selon le cas.

c. L'obtention, au début d'un projet immobilier, d'un ou de numéros de FI de représentants d'ISD et de SXD pour les biens qui ne font pas partie des biens immobiliers et la création de la ou des règles appropriée(s) d'inscription pour les éléments pertinents de la SRT.

d. L'utilisation du rapport par ligne d'article des commandes d'achat du SGI pour veiller à ce que les acquisitions de SRPD d'un coût unitaire de plus de 10 000 $ soient capitalisées.

e. L'établissement de critères pour désigner de façon uniforme et appropriée les projets d'amélioration et d'entretien.

f. La documentation de l'utilisation des critères suivant le point 3.8.9 e. ci-dessus et l'assurance que l'on définit suffisamment les énoncés de délimitation et les évaluations de coûts des formulaires d'approbation de projet (FAP) de la Section de l'entretien et de l'exploitation des biens immobiliers (SRSF) pour appuyer la décision de traiter un projet comme une initiative d'amélioration ou d'entretien.

3.8.10 Fournir à SMSP, aux fins de son inclusion dans la Politique, une description :

a. de l'interprétation par la Section des dispositions de la Politique qui exigent une bonne dose de jugement;

b. des rôles, des responsabilités et des pouvoirs des dépositaires des Directions de SRD, des directions générales à l'Administration centrale et des missions relatifs aux biens sous sa responsabilité.

3.8.11 Communiquer les résultats de la vérification aux conseillers de l'administration géograhique du secteur (CAS) et aux missions, tout en soulignant l'importance d'aviser en temps opportun la Direction générale des décisions au sujet des véhicules, de l'amélioration des biens immobiliers et des autres immobilisations des missions qui ne sont pas liées à la TI et à la sécurité, pour permettre de mettre à jour les données du SGI le cas échéant.

Plan d'action de la SRD et calendrier d'exécution

3.8.8 SRD a postcapitalisé tous les biens de plus de 10 000 $ acquis au moyen du Programme de réaménagement intérieur durant les années financières 2001-2002 et 2002-2003.

3.8.9 a. SRD a obtenu de la documentation de SMSF sur la gestion des biens et mis à jour les processus pour définir les rôles et les responsabilités de la Section de la gestion financière (SRDZ) touchant toutes les phases du cycle de vie d'un bien. (Application de la recommandation terminée)

SRD est en train de documenter toutes les autres responsabilités de ses Directions, des directions générales à l'Administration centrale et des missions et affiche sur sa page Web des avis en conséquence à toutes les parties. (Travail en cours)

b. SRD a examiné tous les projets liés au PILT et aux chancelleries et résidences officielles terminés durant les années financières 2001-2002 et 2002-2003 pour répertorier les biens de plus de 10 000 $ acquis aux termes des éléments de la SRT du Service de décoration intérieure, des Services de matériel et des Biens de valeur. Elle a aussi créé des FI pour chacun et a changé les valeurs des biens des FI immobiliers en FI individuelles.

c. SRD a rencontré ses homologues en matière de gestion des biens à ISD et à SXD et défini quels éléments de la SRT tirés du modèle courant pour chaque secteur devraient être capitalisés et lesquels peuvent être imputés à l'exercice.

SRD a aussi obtenu des « FI d'IEC » (AUC AMR) de chaque secteur au début d'un projet à appliquer aux règles d'inscription pour chacun des éléments pertinents de la SRT. Il s'agit d'un processus permanent.

d. La SRD a intégré un processus mensuel au moyen duquel le gestionnaire de biens à SRDZ prépare chaque mois le rapport sur les bons d'achat pour s'assurer que toutes les immobilisations de plus de 10 000 $ acquises par SRPD sont correctement comptabilisées. Il s'agit d'un processus permanent.

e. On est en train de documenter l'interprétation par SRD d'un projet d'entretien plutôt que d'un projet d'amélioration suivant le point c., ci-dessus, du Plan d'action de la direction.

f. SRD veillera à ce qu'on décide de traiter un projet comme une initiative d'amélioration plutôt que comme une initiative d'entretien suivant des critères documentés, en s'assurant que le fondement des décisions est bien documenté (FAP) et en mettant à jour les critères à l'aide des nouvelles situations exigeant une bonne dose de jugement. (Travail en cours)

3.8.10 a. SRD est en train d'examiner la Politique du MAECI et pour les exigences de cette dernière qui d'après SRDZ exigent une bonne dose de jugement fournit à SMSP son interprétation des pratiques en usage à la Direction générale des biens.

b. SRD est aussi en train de fournir à la SMSP le lien menant à la page Web de la Direction générale des biens qui renferme les rôles et les responsabilités du reste du Ministère, dont fait état le point 3.8.9 a., ci-dessus, du Plan d'action de la direction.

3.8.11 SRD a rédigé et adressé un message à diffusion générale Signet rappelant aux missions et aux CAS l'importance de l'aviser de toutes les mesures prises au sujet des immobilisations non liées à la TI et à la sécurité pour assurer la comptabilité appropriée de chacun, indépendamment du service qui finance ces mesures, le cas échéant. (Travail en cours)

Recommandations à l'intention de SMP

3.8.12 SMP devrait, en consultation avec les dépositaires compétents, effectuer un examen ministériel pour déterminer dans quelle mesure les sommes d'argent prévues dans les crédits 1er et 5 servent à financer des dépenses qui ne sont pas compatibles avec « the ambient » des crédits. Si les résultats de l'examen indiquent qu'il faut modifier en permanence le financement des crédits, SMP devrait :

  1. rendre compte du ou des changements dans la présentation au CT de la Mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR) du Ministère;
  2. mettre à jour la présentation au Parlement du Budget principal des dépenses du Ministère lorsqu'on reçoit confirmation que les membres du CT ont approuvé la présentation de la MJANR;
  3. réviser en conséquence les niveaux de référence pour les dépenses en capital et de fonctionnement et d'entretien des gestionnaires de centre financier.

Plan d'action de SMP et calendrier d'exécution

3.8.12 SMS promulguera le 1er avril 2005 une nouvelle politique ministérielle qui précisera un seuil de 10 000 $ par article pour déterminer ce qui constitue une dépense en capital à partir du crédit 5 du Ministère. Les acquisitions d'articles d'un coût de 10 000 $ et plus chacun seront imputées au crédit 5; celles des articles d'un coût de moins de 10 000 $ chacun seront imputées au crédit 1er. Cela clarifiera les règles indiquant à quel crédit il faut imputer les dépenses et permettra de consigner et de contrôler les immobilisations et d'en faire rapport plus facilement.

En août 2004, la SMP aura consulté des intervenants pour déterminer les montants à virer du crédit 5 au crédit 1er afin d'harmoniser de façon appropriée les budgets des Secteurs avec les nouvelles exigences en matière de dépenses de F et E et en capital suivant la politique susmentionnée de SMS.

En septembre 2004 (la première occasion qui s'offrira de le faire), SMP rendra compte du changement dans la MJANR de l'automne 2004 du Ministère. Cela entraînera une harmonisation appropriée avec les exigences du Ministère des affectations de dépenses de F et E et en capital dans le Budget principal des dépenses 2005-2006 (qui reposera sur les ressources approuvées pour la première année, c'est-à-dire 2005-2006 également, de la MJANR de l'automne 2004).

En juin 2005, SMP révisera les niveaux de référence des directions générales conformément aux niveaux de référence du Ministère approuvés pour la MJANR de l'automne 2004.

3.9 Processus opérationnels des Services internationaux et nationaux de gestion financière et d'établissement de contrats

3.9.1 Nous décrivons dans la présente section du rapport les constatations découlant de la vérification reliées aux processus opérationnels de contrôle des immobilisations de SMF.

3.9.2 L'intérêt de SMF vis-à-vis des immobilisations se situe principalement sur le plan de l'intégrité des données du SGI servant aux rapports financiers. Le rôle de SMF consiste donc à s'assurer de la mise en place de contrôles financiers suffisants pour améliorer la qualité des données du SGI sur les immobilisations. SMF exerce à cette fin une certaine surveillance. Il identifie, par exemple, périodiquement les IO et les SRT dont les coûts n'ont pas été inscrits sur une FI. Même si SMF exerce une certaine surveillance, il est possible d'améliorer ses pratiques comme le montre ce qui suit :

  • L'un des principaux contrôles financiers consiste à veiller au rapprochement entre des détails d'un grand livre auxiliaire et l'information sommaire tenue à jour dans le GL. SMF n'a pas jusqu'ici rapproché l'information détaillée qu'on trouve dans le module de CI (c'est-à-dire le grand livre auxiliaire des biens) avec les comptes de contrôle des immobilisations tenus dans le module du GL;
  • SMF a établi des procédures en fin d'exercice suivant lesquelles les missions doivent certifier les soldes que renferment des comptes précis du GL, ce qui est positif. Les missions ne sont, cependant, pas obligées de certifier l'exactitude et l'intégralité des données sur les immobilisations que contient le module de CI;
  • Les rapports disponibles à partir du module de CI peuvent servir à des fins de surveillance. Le rapport « Shell » sur les biens (Asset Chell Report) pourrait, par exemple, servir à identifier les FI qui n'ont pas été remplies depuis un certain temps et qui exigent une intervention de la part du gestionnaire de centre financier compétent. Les SMF n'utilisent pas l'« Asset Shell Report » à des fins de surveillance.

Recommandations à l'intention de SMF

3.9.3 Documenter ses processus opérationnels de contrôle des immobilisations en mettant l'accent sur la description des rôles, des responsabilités et des pouvoirs attribués au personnel. Voici ce qu'il faudrait intégrer aux processus opérationnels.

a. Un rapprochement périodique de l'information détaillée que contient le module de CI avec l'information sur les comptes de contrôle des biens tenue à jour dans le module du GL.

b. L'obligation pour les dépositaires de biens des missions et de l'Administration centrale d'attester de l'exactitude et de l'intégralité des données (sauf de l'information sur la dépréciation et la valeur comptable nette) que renferme le module de CI dans le cadre des procédures en fin d'exercice des Services. Les SMF devraient aussi s'assurer que les dépositaires de biens de l'Administration centrale ont donné suite de façon appropriée aux attestations des missions.

c. Un contrôle de l'état des FI que renferme l'« Asset Shell Report » et l'exercice d'un suivi auprès du dépositaire de biens compétent lorsqu'aucun coût n'a été inscrit sur une FI dans les quatre mois ayant suivi sa création.

d. L'assurance qu'on tient à jour de la documentation appropriée au sujet de l'application des procédures de contrôle décrites suivant les points 3.9.3 a., b. et c., ci-dessus.

3.9.4 Fournir à SMSP, aux fins de son inclusion dans la Politique, une description des rôles, des responsabilités et des pouvoirs attribués au personnel.

Plan d'action et calendrier d'exécution de SMF

3.9.3 Il est entendu que ce sont les dépositaires de biens qui doivent exercer les responsabilités et les rôles principaux relatifs aux processus opérationnels. Les Services financiers à l'Administration centrale (SMFH) documenteront leurs rôles et leurs responsabilités relativement aux processus.

a. SMFQ effectuera ce rapprochement chaque année à la fin de l'exercice.

b. SMF inclura l'exigence relative à une attestation des immobilisations en inventaire dans ses procédures en fin d'exercice qu'il communiquera aux missions et à l'Administration centrale. Il veillera aussi à ce que les dépositaires de biens de l'Administration centrale aient pris des mesures appropriées dans le SGI, lorsque qu'elles seront justifiées.

c. SMFQ appliquera le processus de contrôle et de suivi chaque trimestre.

d. La documentation relative aux points 3.9.3 a., b. et c., ci-dessus, sera tenue à jour à SMFH.

3.9.4 SMFH fournira la documentation sur les rôles et responsabilités (à l'intérieur du processus de contrôle des immobilisations) à SMSP. (Application de la recommandation terminée)


1 Il est probable que cette sous-évaluation aurait été énormément plus élevée si la portée de nos sondages de vérification avait inclus tous les projets de développement d'applications du Ministère terminés ou en cours après le 1er avril 2001.

2 Groupe basé au CT responsable des services de coordination centrale et de soutien aux ministères/organismes fédéraux utilisant le logiciel SAP.

Bureau de l'inspecteur général

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Date de modification :
2009-02-09