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Vérification de la Délégation permanente du Canada auprès de l'OCDE à Paris

(Avril 2004)

1. Sommaire

1.1 Une vérification de la Délégation permanente du Canada auprès de l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) à Paris a été effectuée entre le 20 janvier et le 3 février 2003. La dernière vérification de la Délégation remonte à 1994. Une vérification des autres missions canadiennes à Paris à savoir l'Ambassade et la Délégation canadienne auprès de l'UNESCO a été menée simultanément.

2. Aperçu

2.1 L'OCDE est une organisation qui offre aux pays membres et un nombre grandissant de pays non membres un cadre pour examiner, élaborer et affiner les politiques économiques et sociales. Les domaines d'intervention de l'OCDE sont nombreux (économie, environnement, développement, gestion publique, agriculture etc.). Il existe au sein de l'OCDE au-delà de 200 comités et groupes de travail. Annuellement, quelque 40,000 experts participent aux réunions des comités de l'OCDE. Ceci révèle la nature hautement technique et spécialisée des domaines d'intervention ce qui par conséquent, nécessite une grande diversité d'expertise au niveau de la représentation canadienne.

2.2 La Délégation a comme mission de gérer et coordonner la participation du Canada à l'OCDE. A cet égard, elle s'assure que les priorités et les intérêts du Canada soient pris en considération dans l'orientation et la programmation de l'OCDE. Le personnel de la Délégation participe à un certain nombre de comités et assure la liaison avec les représentants des autres ministères fédéraux. En effet, comme le travail des comités de l'OCDE touche essentiellement des domaines qui relèvent des questions domestiques, ce sont donc d'autres ministères de compétence qui représentent le Canada à divers comités et assument le travail d'analyse des politiques et de suivi. Plus de 300 représentants canadiens assistent aux réunions des comités et groupes de travail sur une base annuelle. La Délégation dispose de l'infrastructure nécessaire pour faciliter le travail des visiteurs du Canada et donne un bon appui logistique aux délégations.

3. Gestion de la mission

3.1 La Délégation, qui comprend 9 employés canadiens (EC) et 5 employés recrutés sur place (ERP), est dirigée par un Chef de mission (CDM) expérimenté. Tous les employés sont qualifiés et s'acquittent de leurs tâches à la satisfaction du CDM. Le CDM dispose également d'un chauffeur et de deux employés à la résidence.

3.2 Le travail de la Délégation, autant celui du CDM que celui du personnel, est très apprécié par l'administration centrale. Le CDM joue un important rôle au sein de l'OCDE particulièrement au niveau des questions relatives au budget et à la réforme. Le CDM est appuyé dans son travail par un représentant permanent adjoint qui est responsable de la gestion de la Délégation et par un agent d'administration.

3.3 Le CDM se réunit régulièrement avec le personnel. L'ambiance de travail est bonne et les communications sont excellentes. Le principe de la porte ouverte que prône le CDM incite le personnel à apprécier son travail et à rapprocher la haute gestion du personnel.

4. Services administratifs

4.1 La gestion du personnel et des finances est partagée entre la Délégation et l'Ambassade de Paris. En effet, un protocole d'entente sur les services administratifs entre la Délégation et l'Ambassade a été signé en 2001 et définit les rôles et responsabilités ainsi que les attentes des deux parties dans le but d'assurer une coordination optimale. Les relations entre les deux entités sont bonnes et les communications sont bien établies. Une réunion mensuelle entre les deux missions est organisée pour faire le point sur les différents dossiers.

4.2 La Délégation est totalement responsable de l'administration de son budget et les consultations à cet égard se font avec l'administration centrale (EED). Au chapitre de la passation des marchés, avant d'octroyer tout contrat dépassant 2,500$, la Délégation s'assure d'obtenir au préalable l'approbation du comité de révision des contrats institué au sein de l'Ambassade.

4.3 L'agent d'administration s'acquitte bien de ses responsabilités sous la supervision du représentant permanent adjoint. Les dossiers examinés par l'équipe de vérification étaient bien tenus et documentés. Toutefois, un renforcement de ses connaissances des procédures ministérielles serait souhaitable car depuis 1996 qu'il assume les responsabilités d'agent d'administration, il n'a reçu qu'une seule formation formelle.

Recommandation à l'intention de la mission

4.4 Afin de permettre à l'agent d'administration d'acquérir davantage de connaissances administratives et de se familiariser avec les procédures en vigueur au sein du ministère, la Délégation devrait considérer les occasions de formation offertes par l'administration centrale.

Plan d'action de la mission

4.4 Pour maintenir et améliorer les connaissances et les compétences acquises par l'agent d'administration au cours de sa formation de deux semaines donnée en février 2002 à Ottawa, la mission continuera de favoriser la participation de l'agent à des cours de formation appropriés, officiels et non officiels comme auprès des collègues à l'Ambassade.

5. Personnel

5.1 L'équipe de vérification estime que le personnel de la mission est professionnel et dédié à son travail. La charge de travail est surtout tributaire de forces externes, notamment le calendrier général de l'OCDE (réunions des comités et groupes de travail), les visites ministérielles (5 à 7 par an) et le flux de visiteurs qui dépasse les 300 représentants. En général, la Délégation s'acquitte fort bien des nombreuses visites de représentants canadiens qui sont essentiellement concentrées sur deux périodes, à savoir mars-avril et octobre-novembre. La mission s'assure que tout le soutien requis soit fourni aux visiteurs.

5.2 La charge de travail répartie entre les agents de la mission est bien définie. Chaque agent gère plusieurs dossiers tantôt comme représentant du Canada tantôt comme agent de liaison auprès des représentants des autres ministères de compétence. Les agents consacrent la majeure partie de leur temps à l'OCDE s'occupant de plusieurs comités ou groupes de travail. Les agents estiment que la charge de travail est répartie de façon équitable et que la nature du travail très indépendante n'encourage pas la consultation entre les différents agents.

5.3 L'OCDE connaît actuellement une certaine compétition de la part d'autres organisations. En effet, on assiste depuis un certain temps au développement d'autres pôles de réflexion et de recherche sur des questions traditionnellement dévolues à l'OCDE. Ce rôle est dans une certaine mesure maintenant assumé par la Commission européenne à Bruxelles au niveau européen et par l'Organisation mondiale du commerce à Genève.

5.4 Un autre aspect important à signaler réside dans l'intérêt de plus en plus grandissant des autres ministères canadiens au travail effectué par l'OCDE. En effet, bien que l'OCDE ait perdu son monopole sur les questions de commerce vis-à-vis d'autres instances, en réalité elle couvre aujourd'hui plus de secteurs d'intervention que par le passé et se penche sur des questions variées relatives à la santé et à l'éducation, d'où l'intérêt marqué de certains ministères au Canada pour la recherche et la réflexion conduites au sein de l'OCDE.

5.5 Tel que souligné par plusieurs employés canadiens, la nature du travail à l'OCDE a changé ces dernières années, ce qui a eu un impact significatif sur le travail lui-même et sur les responsabilités inhérentes au poste. La réalité et les exigences du travail sont dans certains cas en dessous des attentes des titulaires et il semble exister une certaine déconnexion entre le niveau de certains postes et les fonctions réelles. Dans un tel contexte, il serait approprié de considérer certains postes à la Délégation comme postes pour développement de carrière pour de jeunes agents auprès des institutions multilatérales.

Recommandation à l'intention de EED

5.6 L'équipe de vérification estime qu'une attention particulière devrait être portée lors des prochaines dotations afin d'équilibrer le niveau du poste avec les fonctions à assumer par le titulaire.

Plan d'action de EED

5.6 EED a déjà pris des mesures pour faire coïncider davantage les compétences que requièrent certains postes à la mission de l'OCDE avec le niveau de classification des employés affectés à ces postes. Le poste de premier secrétaire (Affaires politiques), par exemple, qui avait été classifié FS-02 et qui a été occupé par un agent FS-02 jusqu'en juillet 2003, a été récemment reclassifié FS-01, selon les changements d'exigences apportés au poste. Celui-ci a été pourvu par un agent du Programme de perfectionnement du service extérieur (PPSE) à la fin août 2003.

En ce qui concerne les autres postes, comme ceux de conseillers d'ambassade de niveau FS-02 ou EX-01, EED consultera étroitement le chef de mission de l'OCDE au sujet des compétences et de l'expertise que la personne doit posséder pour être en mesure de donner des conseils de fond efficaces et de représenter la mission canadienne.

5.7 Les ERP ont exprimé leur satisfaction de travailler pour la Délégation. Ils apprécient le style de gestion en place et l'ambiance de travail qui règne actuellement à la Délégation. La dotation des postes d'ERP est assumée par l'Ambassade et toutes les procédures de recrutement se font en consultation avec la Délégation.

5.8 Il est à noter que les ERP estiment qu'ils sont régulièrement informés des réunions du comité des ERP et que dans l'ensemble la communication se passe très bien entre eux et l'Ambassade. Bien qu'aucune plainte n'ait été portée à l'attention de l'équipe de vérification, il serait souhaitable que les ERP de la Délégation aient un membre permanent au comité des ERP afin de s'assurer que les intérêts de ces derniers soient pris en considération lors des discussions avec la gestion. Le représentant actuel des ERP de la mission est l'administrateur des systèmes.

5.9 Certains ERP ont souhaité que les cas de reclassement de postes soumis à considération soient réglés et que le personnel concerné soit avisé des décisions prises.

Recommandations à l'intention de la mission

5.10 La mission devrait veiller à ce que les ERP de la Délégation aient un membre permanent au comité des ERP de l'Ambassade de Paris.

5.11 La Délégation devrait se pencher sur les deux cas de reclassement de postes soumis à considération et qu'une décision officielle soit communiquée aux concernés dans les délais raisonnables.

Plans d'action de la mission

5.10 Les ERP de la Mission ont été invités à plusieurs reprises à poser leur candidature pour siéger au Comité des ERP. En effet, les membres du Comité auraient souhaité avoir des représentants de toutes les catégories d'employés ainsi que des membres provenant de tous les Services de l'Ambassade et de toutes les Missions canadiennes à Paris. Reconnaissant les mérites d'une plus grande représentativité, les Gestionnaires ne peuvent cependant pas obliger quiconque à poser sa candidature. Le manque d'intérêt apparent de la part des ERP s'explique peut-être tout simplement par des raisons concrètes d'ordre géographique, notamment celle de la distance à parcourir pour assister aux réunions et du temps requis pour s'y rendre et en revenir (20 minutes minimum pour chaque trajet). Sans le facteur de l'éloignement physique, il y aurait certainement davantage de vocations chez les ERP de la Délégation qui, comme le souligne le rapport, sont satisfaits de leur représentant même si ce dernier ne travaille que deux demi-journées par semaine à la Délégation.

5.11 Il ne reste plus qu'un seul cas de reclassement à soumettre au Comité compétent. Une mise à jour des documents justificatifs (déjà soumis en 2000) sera complétée avant la prochaine réunion du Comité de reclassement qui devrait normalement avoir lieu à l'automne 2003. Dès qu'une décision officielle sera connue, elle sera communiquée à l'employé concerné.

La semaine de 35 heures

5.12 La mise en place de la semaine de 35 heures pour se conformer à la loi française s'est bien déroulée dans l'ensemble. L'Ambassade a tenu les employés informés durant tout le processus et des séances d'information regroupant tous les employés recrutés sur place ont été tenues. En conclusion, les employés ont confirmé leur satisfaction de la démarche consultative entreprise par l'Ambassade conjuguée aux efforts du CDM de tenir son personnel informé des conditions et procédures envisagées.

Les rapports d'appréciation

5.13 Bien que les dossiers des ERP de la Délégation soient conservés à l'Ambassade incluant les descriptions de travail, il serait souhaitable que la Délégation garde une copie de chaque description de travail signée par le titulaire du poste. Les derniers rapports d'appréciation des ERP remontent à 2001 alors que celui de l'agent d'administration date de 2000. Étant donné le remplacement prévu du CDM d'ici l'été 2003, l'équipe de vérification est d'avis qu'une attention particulière devrait être accordée à cet effet et que tous les rapports d'appréciation des employés devraient être effectués le plus tôt possible.

Recommandation à l'intention de la mission

5.14 Tous les rapports d'appréciation des ERP devraient être complétés d'ici l'été 2003.

Plan d'action de la mission

5.14 Au courant du mois de juillet, nous avons terminé le rapport de rendement du seul ERP qui n'avait pas fait l'objet d'un rapport aux échéances réglementaires.

6. Accueil officiel

6.1 L'examen des dépenses de représentation de certains employés de la Délégation a révélé qu'un contrôle plus rigoureux devrait être exercé par la Délégation et par l'Ambassade. En effet, le détail des événements n'est pas toujours saisi dans le journal des dépenses réservé à cette fin et les dépenses soumises pour remboursement ne sont pas systématiquement appuyées par des pièces justificatives originales. Dans certains cas, seuls des relevés bancaires sont présentés comme pièces. D'autre part, les plafonds de dépenses par personne pour les frais de représentation du personnel canadien devrait être révisés compte tenu que ceux existants datent de 1999 et précèdent l'entrée en vigueur de l'euro.

Recommandation à l'intention de l'Ambassade et de la Délégation

6.2 L'Ambassade et la Délégation devraient mettre à jour les plafonds de frais de représentation.

Plan d'action de l'Ambassade et de la Délégation

6.2 La Délégation et l'Ambassade travailleront ensemble afin de mettre à jour les plafonds de frais de représentation.

Recommandation à l'intention de l'Ambassade

6.3 Les services financiers de l'Ambassade devraient s'assurer de la conformité complète avec la politique sur l'Accueil officiel à l'étranger des anciennes et des nouvelles réclamations d'accueil.

Plan d'action de l'Ambassade

6.3 La gestion de l'Ambassade tient au strict respect de cette politique pour assurer la conformité complète avec la politique sur l'accueil officiel. Nous avons donc procédé à une mise à jour de nos instructions en nous inspirant des directives de MKM et de vos propres recommandations. Nos nouvelles instructions ont fait l'objet d'une discussion préliminaire au Comité de gestion et un projet final est sur le point d'être déposé pour approbation et mise en vigueur immédiate. Les nouveaux barèmes ont toutefois déjà été approuvés et communiqués aux différents programmes.

Recommandation à l'intention de la Délégation

6.4 Tous les documents financiers (EXT. 904 et 52) relatifs aux frais de représentation devraient être convenablement remplis et acheminés avec les pièces justificatives originales à l'Ambassade pour règlement et conservation.

Plan d'action de la Délégation

6.4 Plutôt que de conserver l'original des formulaires et des reçus à la mission et d'envoyer une copie à l'Ambassade, la mission fera maintenant l'opposé, c'est-à-dire qu'elle enverra les originaux à l'Ambassade et conservera les copies.

7. Gestion de l'information

7.1 La gestion de l'information relève de l'administrateur des systèmes (AS). Ce dernier travaille à mi-temps à la Délégation. Toutefois, bien que le protocole d'entente précise que le AS est à temps partagé entre la Délégation et le Centre culturel canadien, où il assume les mêmes fonctions, en réalité il n'est présent sur les lieux de la Délégation que deux demi-journées par semaine. Ce faisant, les employés sont souvent appelés à se débrouiller par eux-mêmes pour régler les problèmes qui surviennent. L'équipe de vérification estime qu'afin d'assurer un bon soutien technique des technologies de l'information de la Délégation, cette dernière devrait nommer parmi les ERP un administrateur-adjoint de systèmes et le former à assister les utilisateurs en cas de problèmes mineurs qui surviennent en l'absence de l'administrateur. D'un autre côté, compte tenu du nombre important de visiteurs qui utilisent l'infrastructure technologique de la Délégation, il serait approprié de doter la Délégation d'une présence plus régulière d'un administrateur de système ou du moins avoir une gestion plus efficace de la ressource allouée à cette fin. Pour ce faire, la Délégation et l'Ambassade devraient étudier les diverses possibilités qui permettront d'assurer à la Délégation un niveau de soutien approprié.

Recommandation à l'intention de la Délégation et de l'Ambassade

7.2 La Délégation devrait définir ses besoins en termes d'assistance technique et d'un commun accord avec l'Ambassade, trouver une solution optimale qui permettrait à la Délégation de bénéficier d'un soutien technique mieux adapté à ses besoins.

Plan d'action de la Délégation et de l'Ambassade

7.2 La Délégation et l'Ambassade continueront d'examiner ensemble d'autres possibilités d'agencement en vue d'assurer une couverture plus continue de la Délégation, par exemple intégrer l'administrateur des systèmes à temps partiel à l'équipe des AS de l'Ambassade.

Recommandation à l'intention de la Délégation

7.3 La Délégation devrait nommer parmi ses ERP un administrateur-adjoint de systèmes et le former pour être en mesure d'apporter assistance aux problèmes techniques mineurs.

Plan d'action de la Délégation

7.3 La Délégation aurait besoin d'un poste supplémentaire de ERP à temps partiel afin de soutenir l'équipe des AS. Nous pensons que la solution mentionnée au paragraphe 7.2 serait plus efficace et plus rentable.

7.4 Des membres du personnel se sont plaints de la fréquence des pannes du système électrique qui selon eux sont causées par une surutilisation des systèmes de la mission. Diverses pistes ont été soulevées mais aucune solution n'a été adoptée. Des efforts devraient être faits en consultation avec l'Ambassade pour évaluer la cause réelle des pannes et y remédier de façon définitive.

Recommandation à l'intention de la Délégation et de l'Ambassade

7.5 La Délégation et l'Ambassade devraient étudier la cause des pannes électriques et trouver une solution acceptable pour y remédier.

Plan d'action de la Délégation et de l'Ambassade

7.5 Les panneaux électriques de la mission seront remplacés en août 2003.

8. Résidence officielle

8.1 La résidence officielle consiste en un logement loué par la Couronne. Sous les auspices de l'actuel CDM, des travaux majeurs de réparation ont été effectués à la résidence officielle. Cette dernière est un appartement fonctionnel disposant d'aires de réception et de service de taille appropriée. De l'avis de l'équipe de vérification, il s'agit d'une résidence de qualité qui respecte les critères de représentation du ministère tout en étant un lieu convenable pour organiser des réceptions officielles données par le CDM dans le but de promouvoir les intérêts du Canada.

Ressources de la Délégation

Ressources humaines (ETP)

DélégationECERPTotal
CDM (plus chauffeur et employés à la résidence)134
Personnel administratif et du programme85*13
Total9817*

* La Délégation dispose de 16 postes dont celui de documentaliste assumé par deux ERP à temps partiel.

Ressources physiques et matérielles

CatégoriePossédéesLouées
Chancellerie1 
RO 1
Véhicules1 

Informations financières (2002-2003)

Salaires des employés canadiens1,018,235$
Salaires des ERP361,342$
Exploitation489,009$
Immobilisations35,000$
Total1,903,586$

Bureau de l'inspecteur général

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Date de modification :
2008-10-17