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Document archivé
Vérification de la Délégation permanente du Canada auprès de l'Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture (UNESCO) à Paris
(Juin 2004)
- Sommaire
- Aperçu
- Gestion de la mission
- Personnel
- La semaine de 35 heures
- Frais de représentation
- Résidence officielle
- Annexe A - Fiche de renseignements sur les ressources de la Délégation
1. Sommaire
1.1 Une vérification de la Délégation canadienne auprès de l'UNESCO à Paris a été effectuée entre le 20 janvier et le 3 février 2003. La dernière vérification de la Délégation avait eu lieu en 1994. Une vérification des autres missions canadiennes à Paris, à savoir l'Ambassade et la Délégation canadienne auprès de l'OCDE a été menée simultanément.
2. Aperçu
2.1 La Délégation permanente du Canada auprès de l'Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture (UNESCO) occupe des bureaux au siège de l'UNESCO à Paris. Le travail de la Délégation est relativement technique et implique la participation à divers comités pour représenter les intérêts des institutions canadiennes intervenant dans le domaine de l'éducation, la science et la culture.
2.2 La Délégation a établi de bonnes relations de travail avec divers intervenants fédéraux et provinciaux et a su gérer les visites ministérielles ainsi que le flux de visiteurs avec efficacité. A certaines occasions, l'assistance des services de l'Ambassade est mise à contribution.
3. Gestion de la mission
3.1 La Délégation est dirigée par un Chef de mission assisté de deux employées recrutées sur place : une adjointe politique (ERP-9) et une assistante (ERP-5). Toutes les employées sont hautement qualifiées et s'acquittent de leurs tâches à la satisfaction du CDM. Le CDM dispose également d'un chauffeur et de deux employés à la résidence.
3.2 Le travail de la Délégation, autant celui du CDM que celui du personnel recruté sur place, est très apprécié par l'administration centrale. L'ambiance de travail est bonne et l'esprit d'appartenance à l'équipe est très palpable.
3.3 La gestion du personnel, des finances et des ressources physiques est partagée entre la Délégation et l'Ambassade de Paris. Les relations avec l'Ambassade ne sont pas régies par un protocole d'entente pour les services administratifs. Ce protocole d'entente devrait porter sur tous les services fournis par l'Ambassade, les rôles et responsabilités de chacun et devrait contenir les normes de service. Il devrait être revu à l'occasion afin de le mettre à jour.
Recommandation à l'intention de la Délégation et de l'Ambassade
3.4 Un protocole d'entente devrait être établi entre les deux missions pour officialiser le partage des responsabilités des services administratifs.
Plan d'action et délai d'exécution
3.4 Un protocole d'entente, calqué sur celui que nous avons avec notre mission à l'OCDE, est en voie de préparation et sera signé sous peu entre les deux parties concernées.
4. Personnel
4.1 Le Canada souhaite devenir membre du comité exécutif de l'UNESCO et être élu lors des prochaines élections qui auront lieu d'ici octobre 2003. Si cela se concrétise, la Délégation aura nécessairement besoin de soutien au niveau du personnel afin de faire face à la surcharge de travail qui découlera de la présence du Canada au comité exécutif. Un tel niveau de représentativité impliquera davantage de liaison et de rapports à produire. La création d'un nouveau poste d'assistant aux affaires politiques au niveau ERP-06 permettra de combler ce besoin. Si des besoins additionnels se font sentir, la Délégation aura également recours aux services des stagiaires sur une base occasionnelle.
4.2 Le poste de secrétaire/assistante est comblé actuellement par une employée intérimaire. En plus d'assumer des tâches de secrétariat, elle s'occupe également de certains aspects administratifs tels que les paiements de factures. A l'origine, ce poste était occupé par deux employées qui travaillaient chacune à mi-temps. Une des deux employées a démissionné alors que l'autre ***, il nous paraît important que des mesures appropriées soient prises dans les plus brefs délais et que des solutions soient envisagées afin de ne pas perturber la cadence du travail productif que connaît la Délégation.
Recommandation à l'intention de l'Ambassade et de la Délégation
4.3 L'Ambassade et la Délégation devraient communiquer avec l'employée en question *** pour connaître ses intentions et devraient explorer dès maintenant les différents scénarios possibles pour perturber le moins possible le travail productif de la Délégation.
Plan d'action et délai d'exécution
4.3 La titulaire du poste a retrouvé ses fonctions en mai 2003.
5. La semaine de 35 heures
5.1 La mise en place de la semaine de 35 heures pour se conformer à la loi française s'est bien déroulée dans l'ensemble. L'Ambassade a tenu les employés informés durant tout le processus et des séances d'information regroupant tous les employés recrutés sur place ont été tenues. En conclusion, les employés ont confirmé leur satisfaction de la démarche consultative entreprise par l'Ambassade conjuguée aux efforts du CDM de tenir son personnel informé des conditions et procédures envisagées. Dans le cas des deux employés de la résidence, certains ajustements étaient nécessaires compte tenu de la réduction des heures de travail passant de 40 à 35 heures par semaine.
6. Frais de représentation
6.1 L'examen de certaines dépenses de représentation de la Délégation a révélé qu'un contrôle administratif plus rigoureux devrait être exercé afin que le détail des événements soit produit sur le journal des dépenses réservé à cette fin et que les dépenses soumises pour remboursements soient appuyées par des pièces justificatives et non juste par des relevés bancaires. D'autre part, les plafonds de dépenses par personne pour les frais de représentation du CDM devraient être révisés compte tenu que ceux existants datent de 1999 et précédent l'entrée en vigueur de l'Euro.
Recommandation à l'intention de l'Ambassade et de la Délégation
6.2 L'Ambassade, en consultation avec la Délégation, devrait mettre à jour les plafonds de frais de représentation et exercer un meilleur contrôle de vérification des dépenses de représentation soumises. Tous les documents financiers (EXT. 904 et 52) devraient être acheminés avec les pièces justificatives originales à l'Ambassade pour règlement et conservation.
Plan d'action et délai d'exécution
6.2 Les mesures proposées, qui ont déjà été prises par l'Ambassade, s'appliquent à notre mission auprès de l'UNESCO.
7. Résidence officielle
7.1 Depuis plusieurs années la résidence officielle consiste en un logement loué par la Couronne. La résidence, qui respecte les critères de représentation du ministère, est un lieu convenable pour organiser des réceptions officielles données par le CDM. Son emplacement et la disposition des pièces ajoutent aux qualités de cette résidence officielle et justifient son achat. Depuis plusieurs mois, l'Ambassade est en négociation avec les propriétaires dans le but d'en faire l'acquisition mais aucune entente n'a encore été conclue entre les parties.
Annexe A - Fiche de renseignements sur les ressources de la Délégation
Ressources humaines (ETP)
| Délégation | EC | ERP | TOTAL |
|---|---|---|---|
| CDM (plus chauffeur et employés à la résidence) | 1 | 3 | 4 |
| Personnel administratif et du programme | 0 | 2 | 2 |
| Total | 1 | 5 | 6 |
Ressources physiques et matérielles
| Catégorie | Possédées | Louées |
|---|---|---|
| Chancellerie | 1 | |
| RO | 1 | |
| Véhicules | 1 |
Informations financières (2002-2003)
| Salaires des employés canadiens | 107,629$ |
| Salaires des ERP | 271,509$ |
| Exploitation | 225,176$ |
| Immobilisations | 43,000$ |
| Total | 647,314$ |
